Handleiding Stappenplan en Klachtenregeling

Transcriptie

1 Handleiding Stappenplan en Klachtenregeling Uitleg Stappenplan In de wijk Randenbroek/Schuilenburg kan de aanvrager de volgende informatie bij de werkgroep Buurtbudget vinden en ontvangen. Hierna te noemen werkgroep 1. Het is de aanvrager duidelijk waarvoor wel/niet een buurtbudgetbijdrage kan worden gevraagd, waar en voorwelke datum een aanvraag gedaan kan worden en hoe deze ingediend te worden. a. Het geld van het Buurtbudget wordt niet zomaar gegeven. Een aanvraag moet aan voorwaarden voldoen. Zo moeten meerdere bewoners uw idee ondersteunen en het plan moet de leefbaarheid in de buurt verbeteren. Laat eventueel een handtekeningenlijst rondgaan en dat u zelf ook actief dient te zijn om het idee uit te voeren. b. De ingediende plannen worden gewogen door de werkgroep en de gemeente bekijkt of de plannen vallen binnen haar beleid. c. Per organisatie mag er maximaal 3 aanvragen worden ingediend. d. Uw aanvraag kunt u voor die datum inleveren, die jaarlijks wordt vastgesteld door de werkgroep van de Wijkvereniging het Klokhuis. Uw aanvraag kunt U inleveren bij het Klokhuis, dit ter attentie van de Werkgroep van de Wijkvereniging Het Klokhuis R/S of mailen naar klokhuisbb@gmail.com. U kunt deze gegevens ook vinden op de website daar staan alle formulieren die u nodig heeft om een aanvraag in te dienen. e. Zodra de datum bekent is, worden de flyers gedrukt en via vrijwilligers huis aan huis bezorgt in de wijken Randenbroek en Schuilenburg. f. De aanvragers van het vorige jaar, krijgen per mail het stappenplan en de klachtenregeling. Tevens zit bij de mail ook het aanvraagformulier voor het komende jaar g. Nieuwe aanvragers kunnen deze gegevens ook downloaden via de website, of via mail aanvragen. h. In Wijkcentrum het Klokhuis heeft de werkgroep een postvakje en een informatiemap aan de balie. Daar kan men u ook aan een aanvraagformulier helpen, ook per ! Daar weet men ook aan welke voorwaarden een aanvraag moet voldoen. Bewoners kunnen aanvragen die in vorige jaren niet geaccepteerd werden opnieuw inleveren. i. Werkgroep Buurtbudget Randenbroek/Schuilenburg T.a.v. aanvraag BuurtBudget 2016 Weberstraat VC Amersfoort Pagina 1 van 5

2 ... of mailen naar U kunt ook bellen voor meer informatie naar maandag van 09:30 12:00 uur Woensdag van 09:30 12:00 uur j. Indien nodig zal de werkgroep u verzoeken om 1 of meerdere offertes te vragen. Zodat de aanvrager en de werkgroep inzage heeft over de onkosten. 2. Het is de aanvrager duidelijk wanneer en hoe de toekenning plaatsvindt en wanneer hij/zij de uitkomst hiervan ontvangt. Bij de uitslag krijgt de aanvrager te horen waarom hij/zij wel/geen bijdrage krijgt. a. Als een aanvraag niet haalbaar is, bijvoorbeeld omdat het een melding is voor de gemeente Amersfoort, dan wordt deze op de verkiezingsavond niet in stemming gebracht. De aanvragers die dat betreft worden hierover van tevoren ingelicht, dat deze aanvraag naar de gemeente Amersfoort wordt doorverwezen, maar wel zijn ze welkom op de verkiezingsavondavond. b. Werkgroep Buurtbudget Randenbroek/Schuilenburg organiseert jaarlijks een verkiezingsavond voor het Buurtbudget. De vereniging wil zo de wijk meer betrekken bij het toekennen van deze budgetten. Het zijn immers uw eigen aanvragen en die van uw mede-wijkbewoners. c. Om de avond goed te laten verlopen zijn een aantal algemene spelregels opgesteld. Iedereen die een aanvraag doet aan het begin van het jaar wordt voor deze avond in maart of april uitgenodigd. Per jaar kunnen de spelregels wijzigen. d. Er zal een presentator zijn en deze is degene die de aankondigingen doet en u het woord geeft. e. Per aanvraag krijgt u maximaal drie minuten spreektijd om de aanvraag toe te lichten en stemmen te winnen. U moet daarin duidelijk maken wat uw aanvraag is, waarom u dat wilt, wie uw idee steunen en waarom er op uw aanvraag gestemd moet worden. f. Een USB met informatie (PowerPoint presentatie) kunt u op de verkiezingsavond inleveren. De werkgroep zorgt dat de informatie gelijktijdig met Uw presentatie wordt getoond. Dit verhaaltje moet dus staan als een huis. Creatieve vormen om de boodschap duidelijk te maken zijn natuurlijk welkom. Tip: zorg voor een pakkende uitsmijter die blijft hangen bij de toehoorders. g. De kern van de avond: alle Buurtbudget-aanvragers stemmen op elkaars aanvragen. Niet individueel, maar met het groepje mensen dat de aanvraag doet. h. Om het geld goed te kunnen verdelen, heeft de werkgroep een verkiezingsavond in het leven geroepen, dit is om een eerlijke verdeling van de gelden toe te kennen Alleen de aanvrager (s) krijgen 5 stickers om te kunnen stemmen. i. U bepaalt welke aanvrager uw stem krijgt. Dit doet U door de stickers op de stembiljetten te plakken. 1 (één) sticker mag op uw eigen aanvraag, de andere plakt u op de andere stembiljetten. ook maximaal 1 (één) sticker per stembiljet j. De stickers dienen op de vellen papier geplakt te worden waar alle aanvragen op genoemd zijn. Deze vellen hangen in de ruimte waar de avond gehouden wordt en zijn dus voor iedereen zichtbaar. Pagina 2 van 5

3 k. Op de avond zullen na de stemronde alleen de drie aanvragen met de meeste stemmen bekend worden gemaakt. Alle andere aanvragen krijgen binnen twee weken na de verkiezingsavond bericht over de uitslag. Het kost te veel tijd om dit op de avond zelf te doen. Met het aantal stemmen dat uw aanvraag heeft gekregen kunt u wel zelf een inschatting maken op welke plaats U staat. l. In de twee weken na de avond worden de aanvragen op een rij gezet van meeste naar minste stemmen. En vervolgens wordt gekeken welke aanvragen in die volgorde kunnen worden gehonoreerd met een bedrag. Net zo lang tot het Buurtbudget voor dit jaar is verdeeld. Het kan dus gebeuren dat uw aanvraag wel stemmen heeft gekregen maar dat het er te weinig zijn om geld toegekend te krijgen. U kunt uw aanvraag dan het jaar er op weer inbrengen. m. Indien er gelijk aantal stemmen heeft gekregen, dan beslist het aanvraag c.q. stemnummer de plaats of u boven of onder de rode lijn komt te staan. (voorbeeld: gaat voor 14036). n. Voor buurtfeestjes mag hooguit 160,00 aangevraagd worden en dan nog alleen om het feest iets extra's te geven, bijvoorbeeld muziek inhuren, een springkussen huren of een clown laten optreden. Dit betekent voor U, geen etenswaren en drank. o. Bij het niet toekennen van uw aanvraag, krijgt u bericht dat uw aanvraag niet in aanmerking komt voor uitbetaling. Dit kan zijn omdat het een melding is voor de Gemeente Amersfoort, of dat u te weinig stemmen heeft ontvangen om daarvoor in aanmerking te komen. p. Indien u op de verkiezingsavond geen stemmen heeft gekregen, komt u niet meer in aanmerking voor een eventuele vergoeding. q. Het is niet toegestaan om een aanvraag te laten vervallen om deze bij een ander aanvraagnummer onder te brengen. r. Vervalt uw aanvraag, dan vervalt ook het bedrag en dit bedrag gaat terug in de pot van het Buutbudget. 3. Het is de aanvrager die de bijdrage krijgt duidelijk hoe, waar en wanneer deze gemaakte kosten kan declareren en hoelang het duurt voordat hij/zij zijn of haar geld ontvangt. a. Bij toekenning krijgt de aanvrager een bericht van de werkgroep, over de behandeling van de aanvraag. b. Er wordt geen voorschot meer verstrekt, u dient dan een proforma (op voorhand) een factuur door de leverancier op te laten maken en deze bij de werkgroep in te dienen c. U dient als volgt te handeling. U stuurt een factuur voorzien van het Buurtbudget nummer, IBAN nummer aan de Werkgroep Buurtbudget Randenbroek/Schuilenburg, p/a Weberstraat 2, 3816 VC Amersfoort. U kunt deze factuur ook langs brengen in het Wijkcentrum het Klokhuis. Maakt van de factuur een kopie voor uzelf. d. Aan de hand hiervan wordt een declaratieformulier opgemaakt en de penningmeester zorgt voor betaling aan de leverancier of aan de aanvrager. e. De uiterste datum van inlevering is 15 november. Dit is i.v.m. de eindrapportage. Na deze datum kunnen geen aanvragen met het verzoek tot betaling niet meer in behandeling wordt genomen. De werkgroep gaat ervan uit, dat U dan afziet van uw Pagina 3 van 5

4 aanvraag en deze vervallen verklaard. Het is niet meer mogelijk om uw aanvraag of een deel daarvan mee te nemen naar het volgende jaar. De zogenaamde reservering. 4. Ook bewoners die niets aanvragen kunnen lezen eventueel via de website en in het Wijkcentrum het Klokhuis hoe de besluitvorming rondom de verdeling van het geld is georganiseerd, welke overwegingen zijn gehanteerd en aan welke initiatieven geld is toegekend en welke afgewezen (en waarom). Hierbij hoeven geen bedragen te worden genoemd. (mag wel). a. De aanvragen worden kritisch bekeken. Wel of niet toekennen. Of het is een aanvraag richting de gemeente. b. Er volgt dan een priotering, welke aanvragen aan de verkiezingen gaan deelnemen. c. De aanvragen van BBQ en straatfeestjes tegen een vast bedrag van 150,00. Deze aanvragen worden altijd goedgekeurd. d. Om transparant te zijn, is er geen bezwaar om de bedragen, dan wel niet te tonen. Zodat iedereen kan zien wat er is aangevraagd 5. De uitslagen staan op de website van de Wijkvereniging. onder de noemer van Buurtbudget. 6. De uitslag wordt aan iedere aanvrager toegestuurd. 7. Deze uitslag hangt ook in Wijkcentrum het Klokhuis en is voor iedereen zichtbaar opgehangen. Pagina 4 van 5

5 Uitleg klachtenregeling Het is de aanvrager duidelijk bij wie deze terecht kan met vragen rondom de toekenning/afwijzing van eigen aanvraag en nadere uitleg rondom besluitvorming verdeling van het geld over het totaal aan initiatieven in de wijk. U het niet eens bent waarom uw aanvraag niet in behandeling is genomen of is afgewezen. Dit wordt als volgt geregeld: De aanvrager kan in eerste instantie met vragen terecht bij de werkgroep buutbudget van de wijkvereniging. Werkgroep Buurtbudget, p/a Weberstraat 2, 3816 VC Amersfoort, of per klokhuisbb@gmail.com. U krijgt binnen 2 weken na datum, bericht van de werkgroep De werkgroep (3 leden van het bestuur van de wijkvereniging) neemt het initiatief om vervolgens met elkaar in gesprek te gaan en duidelijk te verschaffen en deze schriftelijk af te sluiten. De aanvrager kan in tweede instantie terecht bij de klachtencommissie. Deze bestaat uit andere bestuursleden dan de werkgroep. Namelijk de voorzitter van de Stichting Beheer het Klokhuis en de voorzitter van de Wijkvereniging en een ander lid van de wijkverenging. De wijkvereniging kan een andere vorm van onafhankelijke derde partij te organiseren. Hierbij kan worden gedacht aan: De aanvrager kan in derde instantie de gemeente Amersfoort vragen van de afdeling Zuid voor bemiddeling Vastgesteld door de werkgroep Buurtbudget Randenbroek/Schuilenburg op dinsdag 8 juli 2014 te Amersfoort Pagina 5 van 5