Handboek Hub juli 2016

Transcriptie

1 Handboek Hub juli 2016

2 INHOUDSOPGAVE Leeswijzer 5 1 Dienstverlening van de Hub Verzorgen van de toespraak bij de uitvaart en het leiden van de gehele uitvaartdienst 1.2 Gesprek-bij-leven en voorgesprek 1.3 Begeleiden nabestaanden bij nieuwe vormen van afscheid nemen 2 Opleiding Spreken bij uitvaarten Profielschets humanistisch uitvaartbegeleider 2.2 Intake Informatiepakket Eerste kennismaking met de Hub Verschillende doelen van de intake Toetsing entreevoorwaarden Aanmelding en akkoordverklaring, invorderingsclausule lening Snuffelstage: een kijkje in de keuken 2.3 Opleiding Intake-,cursus en stageformulier Verschillende doelen van de opleiding Beoordeling, toelating tot de stage Verdiepingsdagen 2.4 Praktijk van de stagebegeleiding en ondersteuning van stagiairs Hoe zijn de stages georganiseerd Aandachtspunten rond de stage Kijk- en doestages Verschillende doelen van de stage Evaluatie, toetsing en beoordeling Stage syllabus 2.5 Toelichting bijlagen 3 Vrijwilligersbeleid van de Hub Vrijwilligerswerk in algemene zin 3.2 Bijzondere aard van het vrijwilligerswerk bij de Hub 3.3 Vrijwilligersbeleid van de Hub en regionale werkgroepen 3.4 Rechten en plichten Vrijwilligersovereenkomst Vergoedingen Verzekering Functioneringsgesprekken en eventueel beëindigen vrijwilligersrelatie 3.5 Intervisie en deskundigheidsbevordering Intervisie 3.6 Kwaliteit Handboek Hub, juli

3 4. Pr en communicatie Pr-Beleid 4.2 Ambassadeurschap 4.3 Publiciteit Aandachtspunten voor pr en publiciteit 4.4 Interne communicatie Extranet Nieuwsbrief Contactblad Visitekaartjes, briefpapier- en enveloppen 4.5 Externe communicatie Website Folder Overig pr-materiaal Advertenties 4.6 Pr-groep 4.7 Communicatieplan 5. Regionale werkgroepen 23 Regionale indeling 5.1 Taken van het bestuur Reglement regionale werkgroep Beheer financiën, vergoedingen en tarieven Inhoudelijk en financieel jaarverslag Klachtenreglement regionale werkgroep Verzekering Kwaliteitsbeleid in het algemeen Deelname aan landelijke overleggen 5.2 De coördinatie 5.3 Begeleiding en deskundigheidsbevordering Stagebegeleiding en ondersteuning vrijwilligers Intervisie Deskundigheidsbevordering 5.4 Kwaliteitsbewaking; evaluatieformulieren 5.5 Werving nieuwe vrijwilligers 5.6 Werven van cliënten en onderhouden van contacten met uitvaartverzorgers 5.7 Profielen functionarissen regionale werkgroep 6. Stichtingsbestuur en raad van toezicht Stichtingsbestuur Doel en doelstelling Bestuur Beleidscyclus Uittreksel Kamer van Koophandel Landelijke klachtenreglement Verzekering Handboek Hub, juli

4 6.2 Raad van toezicht Samenstelling Vergadercyclus Verzekering 7. Landelijke ondersteuning Algemeen 7.2 Opleiding 7.3 Jaarlijkse, landelijke themadag 7.4 Interne en externe communicatie 8. Overzicht bijlagen 32 Lijst van afkortingen Hub Stichting Humanistische Uitvaartbegeleiding HV Humanistisch Verbond Hub'er Spreker bij uitvaarten, aangesloten bij de Hub Handboek Hub, juli

5 Leeswijzer De leeswijzer beschrijft in hoofdlijnen doel en opzet van dit handboek Het Handboek Hub geeft inzicht in de werkzaamheden die binnen de Hub worden uitgevoerd in het kader van de humanistische uitvaartbegeleiding. Het handboek is ter informatie en ondersteuning van de werkzaamheden van de regionale werkgroepen en kan naar eigen inzicht gebruikt en verspreid worden. Het hele handboek inclusief bijlagen zijn op het extranet te vinden. Verplicht en vrijblijvend De meeste formulieren die als bijlage aan het handboek zijn toegevoegd zijn naar eigen inzicht te gebruiken. Een aantal formulieren zijn echter landelijk vastgesteld en hebben een verplicht karakter zoals: Formulieren ten behoeve van de opleiding: Intake-,cursus en stageformulier Aanmeldingsformulier inclusief regeling opeisen cursusgeld lening; Daarnaast zijn de volgende documenten landelijk vastgesteld: Statuten; Leidraad voorgesprek en gesprek-bij-leven; Reglement regionale werkgroep; De vrijwilligersovereenkomst; De beroepsprocedure bij opzegging van een lid van de regionale werkgroep; Klachtenreglement regionale werkgroepen: (Alle regionale werkgroepen dienen een klachtenreglement te hebben. Daarvoor kan het landelijk vastgestelde reglement uit de bijlage of een eigen reglement met dezelfde strekking gebruikt worden.) Bijlagen Per hoofdstuk wordt naar diverse checklists, formulieren en documenten verwezen, deze zijn als bijlagen aan het handboek toegevoegd. In de lopende tekst wordt steeds in vet naar de betreffende bijlagen verwezen. De formulieren en checklists worden zo nu en dan vernieuwd op basis van veranderingen in het werk en nieuwe inzichten. Op de meeste formulieren staat een datum die aangeeft hoe recent het formulier is. Wanneer er een nieuwe versie van een formulier verspreid wordt, is het van belang het formulier in het handboek te vervangen voor de meest recente versie. Het handigst is het handboek met de bijlage op te slaan op de eigen harde schijf het spaart veel papier. Handboek Hub, juli

6 1 Dienstverlening van de Hub Dit hoofdstuk beschrijft de verschillende soorten dienstverlening van de Hub, vooralsnog zijn dit: Verzorgen van de toespraak bij de uitvaart en het begeleiden van de gehele uitvaartceremonie; Gesprek-bij-leven of voorgesprek; Begeleiden van de nabestaanden bij nieuwe vormen van afscheid nemen. De dienstverlening van de Hub is gebaseerd op de doelstellingen van onze missie. Daarin staat dat de Stichting Humanistische Uitvaartbegeleiding in heel Nederland uitvaartbegeleiding biedt vanuit een humanistische inspiratie. Dat betekent dat de uitvaartbegeleider uitgaat van de uniekheid van elk mens en zijn/haar geleefde leven. Dit komt tot uiting door maatwerk te leveren en de nabestaanden te begeleiden, die op hun eigen wijze en vanuit hun levensovertuiging vorm willen geven aan het afscheid nemen van de overledene. Om deze doelstellingen te realiseren is het noodzakelijk vast te leggen wat de nabestaanden mogen verwachten van de uitvaartbegeleider. 1.1 Verzorgen van de toespraak bij de uitvaart en het begeleiden van de gehele uitvaartdienst. De inhoud van een uitvaarttoespraak wordt voornamelijk bepaald door de wensen van de nabestaanden. Als er een gesprek-bij-leven heeft plaatsgevonden spelen de wensen van de overledene daarbij mede een grote rol. Het spreekt voor zich dat de toespraak geschreven wordt vanuit de belevingswereld van de overledene en nabestaanden; schrijfstijl en woordgebruik dienen daarbij aan te sluiten. Welke stappen moeten worden gezet om de gevraagde dienstverlening tot een voor alle betrokkenen passend afscheid te laten zijn: Het verzoek om een spreker komt via de coördinator bij een van de vrijwilligers van de werkgroep. In het geval een familie of een uitvaartverzorger rechtstreeks een spreker benadert, meldt de spreker het verzoek aan de coördinator. De spreker neemt contact op met de nabestaanden om een afspraak te maken. In het gesprek dat gehouden wordt met de nabestaanden, verzamelt de spreker informatie over het leven van de overledene en datgene wat de nabestaanden van belang vinden voor de inhoud van de toespraak. Daarbij komt aan de orde op welke wijze de nabestaanden hun inbreng willen en kunnen geven. De spreker overlegt tijdens het gesprek wat zijn of haar rol zal zijn: dat kan beperkt zijn tot het houden van de toespraak, of dat kan mede de rol van ceremoniemeester inhouden. Dat betekent meestal, dat een woord van welkom en het bedanken van de overige sprekers tot de taak van de humanistische spreker wordt gerekend. De uitvaartondernemer blijft verantwoordelijk voor de gehele plechtigheid. Samen met de spreker en in nauw overleg met de nabestaanden worden alle onderdelen van het afscheid tot een samenhangend geheel gemaakt. Ingrediënten hiervoor zijn: muziek, toespraken, overdenkingen, rituelen, gedichten en natuurlijk de toespraak van de spreker. In de voorbereiding naar het afscheid tast de Hub'er zo mogelijk bij meerdere sprekers af wat hun bijdrage zal zijn, zodat doublures kunnen worden vermeden. Van belang is te weten hoeveel tijd beschikbaar is in de aula. Als de nabestaanden niet op de hoogte zijn, heeft de uitvaartverzorger deze informatie. Handboek Hub, juli

7 Een spreker kan de aandacht van de aanwezigen gemiddeld tien minuten vasthouden. In de beperktheid zit vaak de kracht. De tekst van de toespraak wordt afgedrukt op het briefpapier van de Hub na afloop van de plechtigheid overhandigd aan de nabestaanden in de daarvoor bestemde map. 1.2 Gesprek-bij-leven en voorgesprek Er wordt veel vrijer en openlijker gesproken over zaken als doodgaan, begraven, cremeren. Er is een groeiende behoefte om het afscheid van een dierbare te omringen met zelfgekozen uitingen. Dit is voor een deel het gevolg van het wegvallen van de voor sommige vertrouwde gebruiken in de kerk. Aan de andere kant wil de mens van deze tijd zelf bepalen wat er met hem gebeurt, nadat hij is overleden. In de wens zelf vorm en inhoud te geven aan een op termijn te houden afscheidsplechtigheid past het gesprek-bij-leven. Deze vorm van uitvaartbegeleiding kent haar eigen werkwijze die zich duidelijk onderscheidt van andere vormen van hulpverlening zoals stervensbegeleiding, die geen deel uitmaken van de dienstverlening van de Hub. Op welke wijze wordt een "gesprek-bij-leven" gehouden en wat wil de betrokkene, wat er wordt vastgelegd over een te zijner tijd te houden afscheid? Het verzoek voor een gesprek-bij-leven komt via de coördinator bij een van de leden van de werkgroep, die kenbaar heeft gemaakt beschikbaar te zijn voor deze dienstverlening. Wanneer het verzoek rechtstreeks bij de Hub'er binnenkomt, meldt deze dit bij de coördinator. Er is nu sprake van een cliënt die zijn wensen voor zijn afscheid vast wil laten leggen. Dan kan het gaan om de inhoud van een toespraak, de inhoud van de plechtigheid, maar ook om het vastleggen van verantwoordelijkheden rond het afscheid. De Hub'er gaat in gesprek over het leven van de cliënt en verzamelt bouwstenen voor een passend afscheid. De Hub'er die het gesprek heeft gevoerd, maakt hier een verslag van op een wijze dat dit verslag ook door derden kan worden gebruikt als er een afscheidsplechtigheid voorbereid moet worden. Er wordt op basis van het gesprek in principe nog geen toespraak gemaakt, tenzij dit anders wordt afgesproken. De cliënt bewaart het definitieve verslag, op papier dan wel digitaal. De bij het gesprek betrokken Hub'er kan natuurlijk zelf een kopie van het verslag bewaren. Een uitwerking van deze punten staat in het leidraad voorgesprek en gesprek-bij-leven. De leidraad is opgenomen in de bijlagen. Voor dit aspect van ons werk is de folder 'Uw leven en uw afscheid' beschikbaar. 1.3 Begeleiden nabestaanden bij nieuwe vormen van afscheid nemen De behoefte groeit om het afscheid van een overledene te omringen met "unieke, memorabele" gebeurtenissen. Een van de oudste vormen is onder meer het uitstrooien van de as van overledene. De uitvaartondernemers die de crematoria beheren hebben deze dienstverlening al jaren in hun aanbod opgenomen. Hierbij wordt soms ook een beroep op de uitvaartbegeleiders van de Hub gedaan. Bijlagen hoofdstuk 1 1. Leidraad voorgesprek en gesprek-bij-leven. Handboek Hub, juli

8 2 Opleiding 'spreken bij uitvaarten ' van de Humanistisch Uitvaartbegeleiding Dit hoofdstuk beschrijft alle aspecten van de opleiding van de Hub: Profielschets spreker bij uitvaarten op humanistische grondslag, Intake Opleiding Praktijk van de stagebegeleiding en ondersteuning van stagiaires Toelichting bijlagen 2.1 Profielschets spreker bij uitvaarten op humanistische grondslag, De belangrijkste momenten in het opleidingsproces zijn: de intake, de opleiding en de stage. Tijdens elk van deze momenten vindt een beoordeling plaats waarbij een kandidaat getoetst wordt op geschiktheid voor het werk van spreker. Bij alle drie de momenten vormt de profielschets humanistisch uitvaartbegeleider de basis voor de beoordeling: Profielschets spreker bij uitvaarten De spreker is iemand die op basis van zijn humanistische levensvisie op professionele manier vorm geeft aan de voorbereiding en uitvoering van (onder meer) de toespraak tijdens een uitvaart. Om die professionele manier te garanderen dient een deelnemer op het einde van de opleiding aan de volgende eindtermen te voldoen: De deelnemer kan in eigen woorden verwoorden (kennis): organisatie van de Hub het humanisme en de rol van de humanistische beweging in Nederland; kenmerken van de uitvaartwereld in Nederland; het verloop van rouwprocessen; de inhoud en functie van rituelen; de rol van teksten en muziek in een uitvaart. De deelnemer kan (vaardigheden): in een voorgesprek tot een optimale uitwisseling van informatie komen; materiaal verzamelen voor een 'toespraak op maat'; geconcentreerd luisteren en correct interpreteren; een 'toespraak op maat' in correct Nederlands of in een in Nederland gesproken streektaal schrijven; voor een groot publiek duidelijk en aantrekkelijk spreken; het unieke van een overledene in de toespraak tot zijn recht laten komen; inspelen op de behoeften van de nabestaanden; zich inleven in de positie en gevoelens van anderen; helder en duidelijk de eigen (on)mogelijkheden als spreker formuleren; nabestaanden stimuleren om zelf vorm en inhoud aan de uitvaart(toespraak) te geven; een 'veilige' relatie opbouwen zonder daarbij de functie als spreker uit het oog te verliezen; inspelen op steeds weer nieuwe situaties; werken onder tijdsdruk; uitleggen wat het humanisme is en de rol van het humanisme in de toespraak Handboek Hub, juli

9 De deelnemer toont (houding): motivatie voor het spreken bij uitvaarten; representativiteit; stressbestendigheid; kan geheimhouding in acht te nemen; lerend vermogen; beschikbaarheid en betrokkenheid bij de eigen regionale werkgroep. 2.2 Intake Informatiepakket Mensen die geïnteresseerd zijn in het werk als vrijwillige spreker bij uitvaarten ontvangen een informatiepakket. Dit pakket is landelijk vastgesteld en bevat de volgende stukken: begeleidende brief met daarin de cursusdata; informatie over de Humanistische Uitvaartbegeleiding; folders Hub; folder HV; beginselverklaring van het Humanistisch Verbond; aanmeldingsformulier cursus; eventueel door de regionale werkgroep toegevoegde informatie. Eerste kennismaking met de Hub De intake van nieuwe kandidaten is een belangrijk onderdeel van de humanistische uitvaartbegeleiding. Bij de intake maken geïnteresseerden kennis met de humanistische uitvaartbegeleiding in het algemeen en het werk bij de regionale werkgroep in het bijzonder. Tevens worden geïnteresseerden door de regionale werkgroep beoordeeld op hun mogelijke geschiktheid voor dit werk. Daarin spelen twee belangrijke criteria een rol: In de eerste plaats de mate waarin de kandidaat kan voldoen aan de praktische eisen die het werk stelt: beschikbaarheid, flexibiliteit, betrokkenheid bij vrijwilligerswerk. Met andere woorden: kan en wil iemand zich aan het werk en de regionale werkgroep verbinden? In de tweede plaats de mate waarin de kandidaat zal kunnen voldoen aan bovengenoemde aspecten van de profielschets. Met andere woorden: heeft de kandidaat de juiste vaardigheden en het leervermogen om een goede uitvaartbegeleider te worden? De intake vormt hiermee het eerste beoordelingsmoment in de opleiding. Wanneer iemand volgens de intaker(s) geschikt is, wordt deze aangemeld voor de opleiding. Verschillende doelen van de intake Bij de aanname van nieuwe kandidaten spelen dus verschillende expliciete en impliciete doelen een rol. We zetten enkele doelstellingen op een rij: Kandidaten informeren, interesseren en enthousiasmeren voor het spreken bij uitvaarten; Kandidaten informeren over het werk en de gang van zaken bij de regionale werkgroep en de bereidheid om bij de organisatie van de regionale werkgroep betrokken te zijn. Kandidaten informeren over de cursus en de stage; Kandidaten beoordelen op geschiktheid voor het werk van spreker bij uitvaarten; Kandidaten beoordelen op hun affiniteit met het humanisme en de humanistische beweging. Handboek Hub, juli

10 Toetsing entreevoorwaarden Een belangrijk doel van een intakegesprek is om zoveel mogelijk informatie te verzamelen op basis waarvan besloten kan worden of een kandidaat geschikt is voor de functie van spreker bij uitvaarten. Om tot een zo eenduidig mogelijke beoordeling van kandidaten te komen, is het van belang dat intakers tijdens de gesprekken landelijk dezelfde maatstaven hanteren. Om dit te waarborgen is een aantal toetsingscriteria geformuleerd dat het kader voor de beoordeling biedt. Hieronder staan de belangrijkste criteria op een rij. Het staat de regionale werkgroep vrij deze lijst aan te vullen met specifieke, voor de regionale werkgroep van toepassing zijnde, criteria. Om aan de opleiding te kunnen deelnemen dient een cursist aan de volgende voorwaarden te kunnen voldoen: De deelnemer toont beschikbaarheid voor de regionale werkgroep (dat wil zeggen dat de deelnemer twintig uitvaarten begeleid en twee jaar voor de regionale werkgroep actief is); De deelnemer kan zich overdag (of in de weekenden) enkele dagdelen per uitvaart vrijmaken en is telefonisch goed bereikbaar; De deelnemer onderschrijft de beginselen van het HV en is bij voorkeur lid van het HV; De deelnemer heeft enige affiniteit met het humanisme/de humanistische beweging en heeft oog voor andere levensovertuigingen in Nederland; De deelnemer voldoet aan de in de profielschets genoemde punten op het gebied van houding, kennis, en vaardigheid (zie hierboven). Een goed gestructureerd intakegesprek zorgt ervoor dat alle belangrijke onderwerpen aan bod komen. Het is ook van belang de wijze van beoordeling, interpretatie en scoring van de gegevens uit het intakegesprek op een gestructureerde wijze af te handelen. Het is heel belangrijk dat het proces van beoordelen voor alle betrokkenen - zowel intaker als kandidaat - zo transparant mogelijk is. Zie checklist intake Aan kandidaten moet op een duidelijke wijze uitgelegd kunnen worden waarom zij wel of niet aan de gestelde toetsingscriteria voldoen. Het is ook van belang dat over de kandidaten die tot de opleiding worden toegelaten, duidelijke en zinvolle informatie doorgegeven kan worden aan de trainers van de cursus. Zie intake-,opleidings- en stageformulier Aanmelding en akkoordverklaring, invorderingsclausule lening De geïnteresseerde kandidaten krijgen bij het informatiepakket het aanmeldingsformulier voor de cursus Humanistische Uitvaartbegeleiding. Als een kandidaat geschikt bevonden is om aan de cursus deel te nemen wordt dit formulier ingevuld en ondertekend. Met dit formulier verklaren de deelnemers zich akkoord met de voorwaarden voor de cursus: het betalen van een eigen bijdrage en het terugbetalen van het hele cursusgeld indien de deelnemer zijn werkzaamheden voor de Hub stopt voordat deze 20 uitvaarten heeft gedaan en 2 jaar voor de stichting actief is geweest. Zie aanmeldingsformulier en regeling opeisen opleidingsgeldlening Snuffelstage: een kijkje in de keuken Alle kandidaat die na het intakegesprek geschikt zijn bevonden voor het werk van spreker bieden we een kennismakingstraject aan. Het volgen van dit traject voordat de kandidaat aan de cursus begint, kan de kandidaat meer inzicht in het werk geven. Daarnaast geeft het de regionale werkgroep extra gelegenheid een oordeel te vormen over de motivatie en geschiktheid van de kandidaat. Het kennismakingstraject varieert per regionale werkgroep maar bestaat in ieder geval uit het bijwonen van een of meer uitvaarten, de zogenoemde snuffelstage. Dit kan naar wens worden Handboek Hub, juli

11 uitgebreid met een kijk- en/of doestage. Na afloop van dit traject, waarin de toekomstige vrijwilliger met zoveel mogelijk praktijkaspecten te maken krijgt, ook in praktische zin waar het gaat om bereikbaarheid, beschikbaarheid en inzetbaarheid, vindt een afrondend gesprek plaats. In dit gesprek hebben zowel de vrijwilliger als de regionale werkgroep de mogelijkheid een definitief besluit te nemen over het al dan niet deelnemen aan de opleiding en het aangaan van een vrijwilligersovereenkomst (voor meer informatie o.a.: vrijwilligersbeleid Hub Limburg, extranet). 2.3 Opleiding 'spreken bij uitvaarten' Wanneer de kandidaten de intake en het kennismakingstraject doorlopen hebben, worden ze aangemeld voor de opleiding. De opleiding bestaat uit twee weekenden en een verdiepingsdag en beslaat een periode van ongeveer twee maanden. De weekenden worden door een duo van trainers verzorgd. Na de weekenden kunnen de kandidaten bij hun regionale werkgroep met de stage beginnen. Intake-,opleidings- en stageformulier Aanmelding van de kandidaten geschiedt door invulling van het intake-, opleidings- en stageformulier. Dit formulier is een overdracht en leerdocument voor en van nieuwe sprekers van de stichting en is bedoeld als groeidocument door de diverse onderdelen van de opleiding heen. Het wordt digitaal gebruikt en als eerste door de intakers ingevuld te behoeve van de trainers. De intakers kunnen daarbij naast de praktische informatie mogelijke leerpunten aangeven. Na afloop van de opleiding wordt hetzelfde formulier door de trainers ingevuld. De trainers geven daarbij een advies over de geschiktheid van de kandidaat en mogelijke leerdoelen. In het vervolgtraject kunnen de stagebegeleiders samen met de kandidaat aan de slag op basis van de in het formulier genoemde leerdoelen. Deze leerdoelen kunnen worden vastgesteld op basis van de SMARTI-methode. De in het formulier genoemde punten met betrekking tot kennis, vaardigheden en houding zijn gebaseerd op de profielschets van de Hub. Verschillende doelen van de opleiding Het doel van de opleidingsweekenden is de kandidaat te scholen in kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk als humanistische spreker bij uitvaarten. De opleiding bestaat grotendeels in het teken van interviewen, schrijven en spreken in het openbaar met het oefenen van praktijksituaties. Daarnaast is er een inhoudelijke verdieping en gedachtewisseling over sterven, dood, rouw. Er wordt ook stilgestaan bij het humanisme als levensbeschouwelijke stroming en bron van inspiratie in het werk. De twee weekenden sluiten nauw bij elkaar aan. In een gezamenlijk proces wordt geprobeerd om de doelen, die door begeleiding en deelnemers in het begin zijn gesteld, te bereiken. In het eerste weekend wordt er aandacht besteed aan: visies op leven en dood, sterven en rouw, het belang en gebruik van rituelen. Als huiswerkopdracht voor dit weekend dienen de deelnemers een eigen In Memoriam te schrijven. Het eerste weekend staat in het teken van het presenteren van het eigen In Memoriam en de techniek van het interviewen. De doelen van het eerste weekend zijn onder meer: Deelnemers onderling laten kennismaken en inzicht laten krijgen in hun leerwensen en verwachtingen van de opleiding; Deelnemers informatie geven over bovengenoemde onderwerpen; Deelnemers bewust laten worden van de persoonlijke beleving van bovengenoemde Handboek Hub, juli

12 onderwerpen: in hoeverre hebben zij zelf in hun leven met sterven en dood te maken gehad? Deelnemers laten oefenen met presentatie- en interviewtechnieken Aan het einde van het eerste weekend interviewen de deelnemers elkaar en ter voorbereiding op het tweede weekend dienen ze een toespraak voor hun mededeelnemer te schrijven. In het tweede weekend wordt de aandacht gericht op de (technische) vaardigheden van het voorbereiden van een toespraak en op de praktijk van het spreken. Daarnaast wordt er aandacht gegeven aan het humanisme in de toespraak en intervisievaardigheden. Doelen van het tweede weekend zijn onder meer: Deelnemers laten ervaren hoe hun toespraak overkomt; Deelnemers laten oefenen met een andere houding of andere aanpak; Deelnemers inhoudelijk en tekstueel feedback geven: wat was er goed aan de toespraak en wat kan er qua inhoud, maar ook qua schrijfstijl beter? Deelnemers voorbereiden op gesprekken met nabestaanden. Evaluatie Aan het einde van het tweede cursusweekend vindt een evaluatie plaats. Tijdens deze evaluatie worden de bevindingen van de trainers, getoetst op de criteria in de bovenstaande profielschets, met de deelnemer besproken en mogelijke leerpunten meegegeven. Deze bevindingen en leerpunten worden weergegeven op het intake-, opleidings- en stageformulier. Dit formulier dient ook als overdrachtsdocument:, zowel de deelnemer als de intaker ontvangt twee weken na het einde van het tweede weekend een ondertekende versie van het formulier. Workshops Elk jaar organiseert de stichting een tweetal workshops die een onderdeel zijn van de opleiding. Wanneer de deelnemer als spreker is toegelaten tot een regionale werkgroep volgt de deelnemer binnen twee jaar deze workshops. De thema's voor de workshops zijn: Gesprek-bij-leven, voorgesprek Rituelen en symbolen Aan de workshops kunnen ook andere Hub'ers deelnemen. 2.4 Praktijk van de stagebegeleiding en ondersteuning van stagiairs Hoe zijn de stages georganiseerd? Als de deelnemers van de opleiding de weekenden met een goed resultaat hebben afgerond, kunnen zij stage gaan lopen bij de regionale werkgroep waar ze de intake hebben gedaan. In de meeste regionale werkgroepen zijn stagecoördinatoren aangesteld om de stageplekken te regelen. De stagebegeleiding is in handen van de uitvaartbegeleider met wie de stagiair meeloopt. De stagecoördinator behoudt het overzicht. Het evaluatie-/ beoordelingsgesprek wordt ook door hem geleid, meestal samen met een stagebegeleider. Of een of meerdere stagebegeleiders de begeleiding verzorgen, hangt in de eerste plaats af van de praktische mogelijkheden binnen de regionale werkgroep. Wanneer de stage vooral tot doel heeft om de stagiair leermomenten aan te reiken, dan heeft begeleiding door verschillende sprekers de voorkeur. Ligt de nadruk op het zich een oordeel vormen over de geschiktheid en mogelijkheden van de stagiair dan is één stagebegeleider effectiever. Het verdient de voorkeur om vrij snel na de opleidingsweekenden te starten met de stage. Dat komt Handboek Hub, juli

13 de betrokkenheid en motivatie van aanstaande sprekers ten goede en zorgt ervoor dat het leereffect van de drie verdiepingsdagen, waaraan de kandidaat gedurende de stageperiode deelnemer, optimaal benut wordt. Aandachtspunten rondom de stage: De stagecoördinator informeert de coördinator over een nieuwe stagiair voor een kijkstage. De coördinator is erop gericht de stagiairs zo snel mogelijk de stages te laten doorlopen en regelt daartoe het contact tussen een stagebegeleider en de stagiair; De coördinator zorgt ervoor dat de nabestaanden op de hoogte (en akkoord) zijn met de aanwezigheid van een stagiair; De stagecoördinator is aanspreekpunt voor stagiair, stagebegeleiders, intakers, coördinatoren en regiobestuur; De stagecoördinator werkt nauw samen met de sprekers: zij begeleiden de stagiairs bij hun eerste praktijkervaringen; De stagiair maakt tijdens de intake en stage kennis met diverse leden van de werkgroep, die allen hun eigen werkwijze en visie hebben. Dit is behulpzaam bij het ontwikkelen van een eigen stijl. Tegelijkertijd zit er ook een element van persoonlijke kennismaking in: na de stage komt hij of zij niet als een onbekende in de groep. Dat is zowel prettig voor de stagiair als voor de groep; Wanneer zaken niet geheel naar wens verlopen, kan de stagiair zich wenden tot de stagecoördinator of intaker met wie hij of zij gesproken heeft. Wanneer dat niet kan of minder wenselijk is kan de stagiair bij het bestuur van de regionale werkgroep terecht; De stagiair wordt voor de regionale (intervisie)bijeenkomsten uitgenodigd. Kijk- en doestages De stageperiode bestaat doorgaans uit vier stages die in twee delen uiteen vallen: twee kijkstages en twee doestages, eventueel meer als dat nodig blijkt te zijn. Bij de kijkstage(s) loopt de stagiair mee, hij luistert en kijkt hoe er gewerkt wordt en maakt als oefening een schaduwtoespraak. Zo mogelijk wordt er een gelegenheid gecreëerd om deze toespraak uit te spreken. De schaduwtoespraak wordt na afloop met de stagebegeleider besproken. De evaluatie van de toespraak komt in het stagedossier. Bij de doestage zijn de rollen omgekeerd. De stagiair maakt de afspraak en voert het gesprek met de nabestaanden, de stagebegeleider is slechts aanwezig. De stagiair maakt de toespraak, bespreekt deze vóór de uitvaartdatum met de stagebegeleider en past deze zo nodig aan. De stagiair spreekt de toespraak uit. De evaluatie komt in het dossier van de kandidaat spreker. Bij de laatste doestage is indien mogelijk de intaker ook aanwezig. Verschillende doelen van de stage Net als bij de intake en de opleiding spreken bij uitvaarten spelen bij de stagebegeleiding van nieuwe kandidaten verschillende doelen een rol. We zetten weer enkele doelstellingen op een rij. Verschillende doelen van de stage: De stagiair de gelegenheid geven om te leren en kennis te maken met de verschillende visies en de verschillende manieren waarop het werk gedaan kan worden; De stagiair een plek bieden binnen het team van sprekers en zorgen dat deze zich veilig en thuis voelt; De stagiair mogelijkheden bieden om zich te bekwamen en de benodigde vaardigheden te Handboek Hub, juli

14 ontwikkelen; De stagiair beoordelen op geschiktheid. Naast deze algemene stagedoelen wordt er in overleg met de stagiair gekeken naar individuele leerdoelen. Deze kunnen uit de opleiding zijn meegenomen, maar ook in overleg met de stagebegeleider worden geformuleerd. Deze individuele stageleerdoelen kunnen meegenomen worden in het afsprakengesprek met de stagecoördinator. Hiertoe kan gebruik gemaakt worden van het al door de intakers en trainers ingevulde intake-, opleidings- en stageformulier. Evaluatie, toetsing en beoordeling Een belangrijk doel van de stage is stagiairs de mogelijkheid bieden om wat ze in de cursus geleerd hebben in de praktijk te brengen. Aan het eind van de stage wordt getoetst of de stagiair qua houding, kennis en vaardigheden in voldoende mate toegerust is om zelfstandig te kunnen spreken bij een humanistische uitvaart. Tijdens de stage is het van belang dat de stagebegeleider genoeg waarnemingen verzamelt om de stagiair feedback en een beoordeling te geven. Daartoe kunnen stagebegeleiders gebruik maken van stage-observatieformulieren, die gebruikt kunnen worden voor het voorgesprek, het optreden in de aula en de toespraak. De stageperiode bestaat in principe uit twee kijkstages en twee doestages. Om een zekere uniformiteit en transparantie in de beoordeling na te streven, zijn de formulieren evaluatieformulier kijkstage en evaluatieformulier doestage opgesteld. Door het aanhouden van de checklists komen in het evaluatiegesprek na elke stage de belangrijkste punten aan bod. Stage syllabus Lerende volwassenen begeleiden, stimuleren en geruststellen vraagt om andere kennis en vaardigheden dan het begeleiden van een uitvaart. Dat geldt ook voor het volgen en stimuleren van het leerproces, het beoordelen en (in het uiterste geval) afwijzen van stagiairs. Omdat het begeleiden van stagiaires een vak apart is, is het goed aandacht aan de begeleidingsvaardigheden van sprekers te besteden. De syllabus stagebegeleiding is te vinden op extranet. 2.5 Toelichting bijlagen Ter ondersteuning van de praktische uitvoering van de opleiding van nieuwe kandidaten zijn diverse checklists en formulieren gemaakt. Deze zijn als bijlage opgenomen. Het materiaal is bedoeld voor de verschillende betrokkenen (sprekers, intakers, trainers, stagecoördinatoren en stagebegeleiders) en zowel als pdf- en als Word-bestand beschikbaar. Bijlagen hoofdstuk 2 2. Checklist intake 3. Intake-, opleidings- en stageformulier 4. Aanmeldingsformulier 5. Regeling opeisbaarheid opleidingsgeldlening 6. Stage-observatie formulier 7. Evaluatieformulier kijkstage 8. Evaluatieformulier doestage Handboek Hub, juli

15 3 Vrijwilligersbeleid van de Hub Dit hoofdstuk beschrijft alle aspecten van het (aspirant) vrijwilliger zijn bij de Hub: Vrijwilligerswerk in algemene zin De bijzondere aard van het vrijwilligerswerk bij de Hub Vrijwilligersbeleid Hub en regionale werkgroepen De rechten en plichten Intervisie en deskundigheidsbevordering Kwaliteitsbeleid 3.1 Vrijwilligerswerk in algemene zin Vrijwilligerswerk is van alle tijden. Hulp van naasten bij geboorte, ziekte en overlijden komen in allerlei uitingen voor. Dat laten vroege geschriften en schilderijen ons zien. Het denken over vrijwilligerswerk, over kwaliteit, over voorwaarden waaronder vrijwilligerswerk gedaan kan worden is pas in de laatste decennia ontwikkeld. Het was noodzakelijk goed te definiëren wat vrijwilligerswerk is. Er wordt in het algemeen gesproken over vrijwilligerswerk als er sprake is van een structuur, een organisatie waaronder de verantwoordelijkheid voor het werk valt. Veel mensen vinden dat iemand die iedere dag de buurvrouw helpt met opstaan een vrijwilliger is. Volgens de hierboven gegeven definitie is dat dus niet zo. Je bent dan een mantelzorger of een behulpzame buur. Spreken bij uitvaarten is op zich geen vrijwilligerswerk. Dat wordt het als je als spreker bent aangesloten bij een organisatie, die zich bij uitstek richt op vrijwillige dienstverlening en dat is in onze situatie de Stichting Humanistische Uitvaartbegeleiding (Hub) met de regionaal georganiseerde werkgroepen. Het ontwikkelen van en het denken over vrijwilligersbeleid is in de loop van de jaren niet aan de Hub voorbij gegaan. Er is al veel gebeurd in de sfeer van de opleidingen. Toch is er aanleiding het vrijwilligersbeleid binnen de Hub te beschrijven, te beoordelen en te verbeteren, daar waar dat nodig is. Nieuwe vrijwilligers vinden het vanzelfsprekend bij een professionele organisatie een op het vrijwilligerswerk toegesneden beleid aan te treffen. Het past ook bij een uitnodigend werving- en selectiebeleid aan te kunnen geven hoe we met de vrijwilliger omgaan. Daarnaast is er sprake van veranderingen in de wijze waarop nabestaanden de werkzaamheden van de spreker beoordelen. Mensen zijn kritischer geworden waardoor er vaker een beroep op de klachtenprocedure gedaan kan worden. Daarom is het goed in het Handboek spelregels rond het vrijwilligersbeleid op te nemen. 3.2 Bijzondere aard van het vrijwilligerswerk bij de Hub Direct na de oprichting van het Humanistisch Verbond in 1946 werd er al geestelijke verzorging aangeboden aan leden en sympathisanten. De uitvaartbegeleiding, beginnend in de noordelijke provincies, maakte onderdeel uit van de geestelijke verzorging. Hoewel het onderlinge en vrijwillige karakter van het werk is behouden, bleek al snel dat er toch behoefte was aan professionalisering van de opleidingen. De eisen, gesteld aan de sprekers, waren en zijn hoog. Kwaliteit bieden is een eerste vereiste om het vrijwilligerswerk goed te kunnen uitvoeren. Handboek Hub, juli

16 3.3 Vrijwilligersbeleid van de Hub en regionale werkgroepen De Hub kent bestuurlijke, uitvoerende en coördinerende vrijwilligers. In de praktijk hebben diverse leden van de regionale werkgroepen met een combinatie van taken binnen de groep te maken. Alle activiteiten van de vrijwilligers hebben een relatie met de dienstverlening van de Hub. Het is voor de vrijwilligers belangrijk te weten wat de taak die de vrijwilliger op zich neemt inhoudt, wat het tijdsbeslag is en op welke wijze de vrijwilliger ondersteuning krijgt bij de uitvoering van de taak. Als het gaat om de afspraken rond het doen van uitvaarten zal de vrijwilligersovereenkomst voldoende houvast bieden. Bij andere taken binnen de werkgroep is het wenselijk ook afspraken met de vrijwilliger vast te leggen. In de bijlagen wordt een handreiking gegeven aan de werkgroepen met het beschrijven van de taken, zoals de intake. 3.4 Rechten en plichten Vrijwilliger zijn bij de Hub, deel uit maken van een organisatie, is geen vrijblijvende aangelegenheid en brengt met zich mee dat er afspraken gemaakt moeten worden. Voor een belangrijk deel is al bij de intake en bij de opleiding over de rechten en plichten gesproken. Het gaat nu eenmaal bij de dienstverlening van de Hub om hele essentiële zaken in relatie met de nabestaanden. Zij moeten altijd kunnen rekenen op het nakomen van afspraken en volledig kunnen vertrouwen dat hun vraag om begeleiding bij het afscheid van een overledene in goede handen terecht is gekomen. De rechten en plichten van de bestuursleden van de Hub liggen vast in de statuten van de stichting en in de reglementen van de regionale werkgroepen. Voor de bestuursleden van de stichting en de regionale werkgroepen is het lidmaatschap van het Humanistisch Verbond een voorwaarde om benoemd te kunnen worden (met een mogelijkheid voor dispensatie), voor gewone leden is die verplichting er niet, maar is de wenselijkheid uitgesproken. De activiteiten, die we van de vrijwilligers vragen en verwachten moeten zo concreet mogelijk worden omschreven (welke taken, welke tijden en welke eisen). Daarnaast is er een aanbod: Duidelijk wordt aangegeven wat vrijwilligers van de Hub te verwachten heeft, zoals een goede opleiding, begeleiding, intervisie, contact met andere vrijwilligers in de werkgroep, een toegankelijk bestuur, onkostenvergoeding en een vrijwilligersverzekering. Vrijwilligersovereenkomst Het is belangrijk het moment van de afronding van de opleiding en de toetreding tot de regionale werkgroep te markeren met de ondertekening van de vrijwilligersovereenkomst. Met het ondertekenen van de overeenkomst worden de afspraken van de vrijwilliger en de organisatie vastgelegd en kunnen beide daar een beroep op doen als dat nodig blijkt te zijn. De overeenkomst is landelijk vastgesteld zodat voor alle vrijwilligers van de Hub dezelfde rechten en plichten gelden en de rechtsverhouding uniform is vastgesteld. Vergoedingen De vrijwilligers van de Hub krijgen een vaste vergoeding voor de gemaakte kosten als het om het doen van uitvaarten gaat. Daarnaast zijn er andere taken, zoals de werkzaamheden van de coördinatoren en de penningmeesters waarvoor ook een vaste vergoeding geldt. De hoogte van de vergoedingen worden jaarlijks vastgesteld bij de behandeling van de regionale begrotingen. Landelijk geldt hiervoor een bandbreedte. Incidenteel te maken kosten voor opleidingen, vergaderingen en andere bijeenkomsten worden vergoed. Verder zijn de wettelijke regels voor onkostenvergoedingen van toepassing. Zie wettelijke regels voor onkostenvergoedingen van Handboek Hub, juli

17 Verzekering Voor alle vrijwilligers bij de Stichting Humanistische Uitvaartbegeleiding en dus bij de regionale werkgroepen werkzaam is een verzekering afgesloten voor ontstane schade tijdens het uitoefenen van hun vrijwilligerstaak. Mocht het nodig zijn een beroep te doen op de verzekering dan kan contact worden opgenomen met een van de leden van het stichtingsbestuur. Evaluatiegesprekken en eventueel beëindigen vrijwilligersrelatie In het vrijwilligers werk is het niet uit te sluiten dat werkzaamheden niet verlopen zoals de bedoeling is of dat een vrijwilliger de taken niet naar behoren uitvoert. Aandacht voor niet goed functioneren is iets dat vaak wordt uitgesteld omdat het meestal niet als gemakkelijk wordt ervaren om er over te beginnen. Vooral niet als de oorzaak moet worden gezocht in het niet meer aankunnen van de afgesproken werkzaamheden. Dat kan bij de Hub gaan om het spreken bij uitvaarten (als er bijvoorbeeld over een spreker relatief veel klachten binnenkomen), maar ook om andere afspraken (deelnemen aan intervisie en bijscholing) en taken die er in een werkgroep vervuld moeten worden. Bij de besturen van de regionale werkgroepen ligt de verantwoordelijkheid om attent te zijn op functioneringsproblemen en samen met de vrijwilliger naar oplossingen te zoeken. Wanneer verbetering niet mogelijk blijkt, is een exitgesprek soms de beste oplossing. (Zie Reglement regionale werkgroep en procedure bij opzegging van een lid door de regionale werkgroep) 3.5 Intervisie en deskundigheidsbevordering. Om de kwaliteit van het werk bij te houden en uitwisseling mogelijk te maken organiseert de regionale werkgroep intervisiebijeenkomsten en deskundigheidsbevordering. Per regionale werkgroep wordt de intervisie op een eigen manier ingevuld en vormgegeven. De regionale werkgroep kan over verschillende thema s deskundigheidsbevordering organiseren en op extranet een lijst vinden met onderwerpen en trainers waar ze een beroep op kunnen doen. Vanuit de stichting wordt deskundigheidsbevordering aangeboden op de diverse landelijke overleggen en op de themadag. Daarnaast biedt de stichting een informatieplatform op het extranet en draagt bij aan het vergroten en bijhouden van kennis via de nieuwsbrief en het contactblad. Intervisie Omdat sprekers in de praktijk vaak nogal solistisch bezig zijn, kan intervisie een belangrijke steun in de rug zijn. Onder intervisie verstaan we een collegiaal overleg, waarbij mensen elkaar inzage geven in hun manier van werken, vanuit het idee dat men juist van elkaar kan leren. Intervisie biedt de mogelijkheid om: ervaringen uit te wisselen erkenning te vinden gebruik te maken van elkaars deskundigheid nieuwe kennis en inspiratie op te doen eigen kwaliteit te toetsen en te verbeteren De organisatie van de intervisie is een taak van het regiobestuur. Er kan een intervisiecommissie worden ingesteld, die de bijeenkomsten voorbereidt en agendeert in overleg met het bestuur van de regionale werkgroep. De wijze waarop de intervisie wordt aangeboden kan verschillen. De intervisiecommissie zal bij haar aanbod rekening moeten houden met de verschillen tussen nieuwkomers en ervaren sprekers. Door regelmatig de wensen en behoeften van de werkgroepleden te enquêteren is aan alles tegemoet te komen. Variatie in het aanbod werkt ook stimulerend. Handboek Hub, juli

18 Enkele algemene uitgangspunten, die voor alle werkgroepen en leden gelden zijn: Intervisie vindt minimaal vier keer per jaar plaats. Met nieuwe werkgroepsleden wordt afgesproken hoe vaak zij aan de intervisie deel nemen. Deze afspraak wordt opgenomen in het vrijwilligerscontract. De intervisiebijeenkomsten kennen meestal een vast programma met een vooraf aangekondigd onderwerp. Daarnaast moet er ruimte gegeven worden om ook andere zaken aan de orde te stellen in kleine groepen. Het besprokene blijft binnen de groepjes: veiligheid en vertrouwen in elkaar is heel belangrijk. Workshops over diverse onderwerpen maken deel uit van de intervisieactiviteiten en kunnen er aan meewerken de kwaliteit van het vrijwilligerswerk te vergroten. Mogelijke onderwerpen of thema s voor intervisie Gebruik van proza en/of poëzie Schrijven is een eenzaam proces: hoe doorbreek je dat? Hoe vraag je hier steun bij? Levensbeschouwelijk aspect in de teksten Humanisme: impliciet of expliciet aanwezig in je werk? Houding en presentatie aan de hand van het bekijken van dvd s en beluisteren van cd s Bijzondere uitvaarten (te denken valt bv. aan moord, suïcide, een beroemdheid) Kinderen: moet je deze al dan niet betrekken? Kan dat op alle leeftijden? En zo ja, hoe? Geef je het Jesse-boekje? Wat te doen als men eigenlijk een dominee of pastor wilde? Verzoeken om specifieke rituelen zoals bijvoorbeeld een gedachtenisprentje Contact met de familie in de aula en eventueel na de plechtigheid Nazorg in de vorm van een nagesprek: wel of niet doen? De relatie en het contact met de uitvaartondernemer, c.q. -verzorger Een van de vragen uit de 100 puntenlijst gemaakt door Hub Fryslân 3.6 Kwaliteitsbeleid Het belang van kwaliteit en het uitvoeren van een kwaliteitsbeleid wordt door de gehele organisatie onderschreven. De uitvoering en handhaving van kwaliteitszorg is voornamelijk in handen van de regiobesturen. De individuele Hub'er dient zich echter bewust te zijn van het belang van de kwaliteit voor het werk van de Hub en aan hem of haar wordt gevraagd bereidheid en betrokkenheid te tonen bij de uitvoering daarvan. In 2013 is de notitie kwaliteitseisen, waarin per onderwerp staat aangegeven aan welke voorwaarden de uitvoering van kwaliteitszorg van de Hub moet voldoen, landelijk vastgesteld. Bijlagen hoofdstuk Vrijwilligersovereenkomst 10. Wettelijke regels voor onkostenvergoedingen 11. Algemene informatie over intervisie puntenlijst ten behoeve van intervisie 13. Notitie kwaliteitseisen 14. Rapport identiteit en profilering Handboek Hub, juli

19 4 Pr en communicatie Dit hoofdstuk beschrijft de verschillende aspecten van het pr- en communicatiebeleid van de Hub Pr-beleid Ambassadeurschap Publiciteit Interne communicatie Externe communicatie Pr-groep Communicatieplan 4.1 Pr-beleid Een oude definitie van public relations (pr) is: Public relations is het stelselmatig bevorderen van wederzijds begrip tussen een organisatie en haar publieksgroepen. 'Public relations' en 'communicatie' zijn haast synonieme begrippen met subtiele verschillen. Uitgangspunten pr-beleid Pr-beleid is een afgeleide van het algemene beleid. Wanneer een regionale werkgroep wil groeien, is een actief pr-beleid (gericht op uitbreiding van de uitvaarten en/of uitbreiding van de sprekers) passend. Het gaat niet alleen om groei, maar ook om naamsbekendheid en de zichtbaarheid. (uitvaartverzorgers moeten de Hub weten te vinden). Daar staat tegenover dat de Hub moet weten wat er in de uitvaartbranche speelt. Het zwaartepunt van pr-activiteiten ligt op regionaal niveau. Regiobesturen kennen van hun regio de situatie en kunnen op grond daarvan bepalen welke pr-activiteiten passend zijn. Zij kunnen ook inspelen op de mogelijkheden die zich in de regio voordoen. Landelijke pr-activiteiten richten zich voornamelijk op de volgende twee zaken: verzorgen van landelijke pr: website, foldermateriaal, advertenties, 0900-nummer, etc. ondersteunen van regionale pr met het aanbieden van standaarden voor persberichten, advertenties, brieven aan uitvaartondernemers, informatiebijeenkomsten, lezingen, etc. 4.2 Ambassadeurschap Hub'ers zijn ook ambassadeurs van de Hub. Zij zijn zich ervan bewust de stichting Hub te vertegenwoordigen tijdens het gesprek met de nabestaanden, voor, tijdens en na een uitvaartceremonie. Ook op momenten dat hun werk als spreker bij uitvaarten of de uitvaartbegeleiding in het algemeen aan de orde is, komen zij in die rol. Dit ambassadeurschap kan elke Hub'er op een persoonlijke wijze invullen. Te denken valt aan eenmalig noemen van de Hub wanneer men zich tijdens een welkomstwoord voorstelt of wordt geïntroduceerd; het overhandigen van een folder aan belangstellenden zoals na afloop van de uitvaartplechtigheid; te vertellen over dit vrijwilligerswerk op formele en informele bijeenkomsten. De respons is over het algemeen zeer positief. Kortom: de Hub'er straalt uit er trots op te zijn als vrijwilliger te spreken bij uitvaarten. Handboek Hub, juli

20 4.3 Publiciteit Ten behoeve van publiciteit en promotie is in 2011 de notitie identiteit en profilering opgesteld. Deze notitie omvat een kernachtige omschrijving van de werkzaamheden en waarden van de Hub. Om de continuïteit van de werkzaamheden van de Hub te kunnen waarborgen, is het nodig bij voortduring aandacht te geven aan de zichtbaarheid en naamsbekendheid van de Hub. Zowel landelijk als regionaal. De drie belangrijkste doelgroepen van de communicatie zijn: 1. De uitvaartondernemers en hun koepels en netwerkorganisatie 2. Geestelijk verzorgers en anderen in zorginstellingen 3. 'Het grote publiek' De communicatie bestaat uit twee sporen en heeft een landelijke en een regionale component. De twee sporen zijn: 1. persoonlijk contact met de uitvaartondernemers en hun koepels/netwerkorganisatie en mensen in zorginstellingen (verpleeg/verzorgingshuizen en hospices) middels geestelijk verzorgers. Het grote publiek middels beursen en informatiebijeenkomsten. 2. publiciteit, die zowel uit free publicity bestaat als uit betaalde publiciteit, in diverse tijdschriften, regionale radio en tv. In deze opzet is het ondersteunende spoor de inzet van communicatiemiddelen die voor allerlei doelgroepen en momenten geschikt zijn, waarbij het landelijke en het regionale niveau elkaar versterken. Op centraal niveau worden middelen voorbereid die op regionaal niveau kunnen worden aangepast en gebruikt. Het stichtingsbestuur en de pr-medewerker Hub richten zich op contacten met landelijk georganiseerde uitvaartondernemers en overkoepelende organisaties, de regionale werkgroepen richten zich op de individuele ondernemers en de regionale organisaties. Aandachtspunten voor pr & publiciteit Bel uitvaartondernemers in de regio voor het maken van een afspraak waarbij informatie wordt gegeven over de diensten van de Hub. Maak gebruik van stoppertjes (kleine tekst als opvulling) in de huis aan huisbladen. Hanteer standaard teksten voor werving van vrijwilligers en uitvaarten (zie extranet). Neem met een eigen stand deel aan regionale beurzen. Lift mee met opendagen van uitvaartondernemers, liefst met een eigen stand. Laat foldermateriaal achter in zorgcentra, bij huisartsen, bibliotheek, etc. Verzend de standaardbrief aan uitvaartondernemers (zie extranet). Doe mee aan voorlichtingsdagen voor senioren in zorgcentra en elders. Biedt medewerking aan bij uitvaartondernemers voor het organiseren van herdenkingsavonden voor nabestaanden. Zoek samenwerking in de regio met andere organisaties die een rol spelen rondom het levenseinde. Biedt aan of maak gebruik van interviewmogelijkheden bij de regionale- of lokale omroeporganisaties en schrijvende pers. Handboek Hub, juli

21 4.4 Interne communicatie Hub'ers krijgen op verschillende manieren informatie en ondersteuning om hun werk mogelijk of gemakkelijker te maken. Extranet Het extranet is een besloten deel van de website en speciaal ontwikkeld voor de sprekers en bestuurders. Hier vinden zij: nieuws, de nieuwsbrieven, de Contactbladen, beleidsstukken en in de materialenbank gedichten, voorbeeld teksten voor uitvaarten en tips. Ook is er ruimte voor het uitwisselen van informatie en ervaringen. Nieuwsbrief De nieuwsbrief verschijnt ongeveer vier maal per jaar en bericht over zaken die in het stichtingsbestuur aan de orde zijn geweest, nieuws en agendaberichten. Contactblad Het Contactblad komt twee keer per jaar uit en bevat artikelen over diverse thema s waarmee uitvaartbegeleiders te maken hebben. Zo verschenen er nummers over een uitvaart na een zelfdoding, over muziek, over levenskunst en over rituelen. Hieraan werken diverse mensen mee, waaronder bij toerbeurt uitvaartbegeleiders van de verschillende regionale werkgroepen. Visitekaartjes, briefpapier- en enveloppen Om de uitvaartbegeleiding onder de aandacht te brengen van uitvaartondernemers of om de toespraken aan de nabestaanden te overhandigen heeft de stichting een eigen huisstijl ontwikkeld met briefpapier, papier om toespraken op te printen, bijbehorende bewaarmappen, enveloppen en visitekaartjes. Bestellingen daarvoor kunnen worden gedaan bij de landelijk medewerker Hub. 4.5 Externe communicatie Website Op de website staat algemene informatie over de humanistische uitvaartbegeleiding: wat het is, wanneer en hoe je er gebruik van kunt maken en hoe je een spreker kunt bereiken. Daarnaast kunnen mensen lezen hoe nabestaanden de uitvaartbegeleiding hebben ervaren. Folders De folder 'Samen passend afscheid nemen' bevat alle informatie die nabestaanden nodig hebben om te besluiten gebruik te maken van de diensten van de Hub. Er staat in wat humanistische uitvaartbegeleiding is, waarvoor je bij de begeleiders terecht kunt en wat de kosten zijn. De folder 'Uw leven en uw afscheid' geeft informatie over een voorgesprek of gesprek-bijleven. Wat kan het doel voor iemand zijn, voor wie is het bestemd, hoe werkt? Overig pr-materiaal Daarnaast maakt de stichting op verzoek van de regionale werkgroepen vlaggen en staande banieren voor beurzen, markten en andere bijeenkomsten. Ook zijn er materialen als balpennen om de uitvaartbegeleiding op heel andere wijze onder de aandacht te brengen. Deze zijn op verschillende manieren en bij verschillende bijeenkomsten te verspreiden. Handboek Hub, juli