Onenigheid over landaanwinning Gemeente Oostzaan

Transcriptie

1 Rapport Gemeentelijke Ombudsman Onenigheid over landaanwinning Gemeente Oostzaan RA oktober 2006 Samenvatting De buurman van verzoekster, een houthandel, heeft volgens haar op illegale wijze land gewonnen. Dit is ten koste gegaan van de sloot die zich tussen de beide tuinen bevindt. Verzoekster meent dat bij deze aanwinning asbesthoudend materiaal gebruikt is. Het eindresultaat is in strijd met het bestemmingsplan. Verzoekster verzet zich hiertegen en heeft gedurende de afgelopen jaren een aantal gerechtelijke procedures gevoerd en is hierbij vaak in het gelijkgesteld. Zij dient medio 2005 een klacht in over het handelen van drie ambtenaren. Zij kan zich niet vinden in de klachtbehandeling door de gemeentesecretaris en in overleg wordt besloten de zaak voor te leggen aan de Gemeentelijke Ombudsman. Uit het onderzoek van de ombudsman blijkt dat de motivering van de gemeente bij de klachtbehandeling ontbrak. Wat betreft de klachten over de ambtenaren wordt -ook door de gemeente zelf- geconstateerd dat er onzorgvuldigheden zijn begaan. Het handelen van de gemeente is overwegend niet behoorlijk. Oordeel De onderzochte gedragingen zijn: Voor wat betreft de klachtbehandeling: onzorgvuldig; Voor wat betreft het handelen van ambtenaar A: onzorgvuldig; Voor wat betreft het handelen van ambtenaar B: niet behoorlijk; Voor wat betreft het handelen van ambtenaar C: niet behoorlijk.

2 Aantal pagina s: 2/7 Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 10 januari 2006 schriftelijk ingediend en betreft het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Oostzaan (hierna: het College). Het gevraagde onderzoek heeft betrekking op: de behandeling van een klacht over drie ambtenaren. Bevindingen achtergrond verzoek De buurman van verzoekster, een houthandel, heeft volgens haar op illegale wijze land gewonnen. Dit is ten koste gegaan van de sloot die zich tussen de beide tuinen bevindt. Verzoekster meent voorts dat bij deze aanwinning asbesthoudend materiaal gebruikt is. Voorts is het eindresultaat in strijd met het bestemmingsplan. Verzoekster verzet zich hiertegen en heeft gedurende de afgelopen jaren een aantal gerechtelijke procedures gevoerd, en is hierbij vaak in het gelijkgesteld. Verzoekster dient hiernaast een mondelinge klacht in over drie ambtenaren. De klacht wordt behandeld door de gemeentesecretaris. Hij spreekt met verzoekster, die hierop haar klachten schriftelijk bevestigt. De gemeentesecretaris spreekt hierna met de ambtenaren en legt hun relaas mondeling aan verzoekster voor. Verzoekster vindt dit niet bevredigend en dringt aan op een schriftelijke reactie. De gemeentesecretaris spreekt hierop nogmaals met de ambtenaren. Zijn conclusie is dat er niks fout is gegaan. Het College heeft de klachtbehandeling besproken en goedgekeurd. Van deze goedkeuring krijgt verzoekster een schriftelijke bevestiging op 2 november Verzoekster is van mening dat zij op deze wijze niet kan beoordelen of de conclusies van de klachtbehandeling voldoende gesteund worden door de feiten. In verband met de bevoegdheid van de Gemeentelijke Ombudsman per 1 januari 2006 over de gemeente Oostzaan, wordt in overleg besloten de zaak aan hem voor te leggen. De klachten gaan over het volgende. 1. Verzoekster constateert na de hoorzitting die in het kader van haar bezwaar tegen de aanlegvergunning gehouden is, wezenlijke fouten in het verslag van de bezwaarcommissie. Zij laat dit aan de gemeente weten en verzoekt om de brief waarin zij dit constateert aan te hechten aan het advies. Dit wordt haar door Ambtenaar A toegezegd. Verzoekster heeft twijfels of dit wel echt gebeurd is, omdat het advies bij de Raad van State en de Milieu-inspectie is aangekomen zonder dat de brief erbij zat. 2. Tijdens bovengenoemde hoorzitting heeft Ambtenaar B de commissie verkeerd voorgelicht. Zo stelde hij dat de breedte van de demping van de sloot een halve meter tot één meter bedroeg, terwijl hij wist dat uit kadastrale tekeningen blijkt dat deze drie meter bedroeg. Voorts is er een beschoeiing aangebracht. De reden hiervoor was niet, zoals ambtenaar B stelde, het afkalven van land, maar een eis van Uitwaterende Sluizen.

3 Aantal pagina s: 3/7 3. Ambtenaar C heeft niet adequaat opgetreden na de meldingen van verzoekster inzake meldingen over illegale stortingen van asbest, ondanks dat hij dit had toegezegd. Bovendien heeft hij, toen er een onderzoek gedaan werd, het onderzoek op de verkeerde plekken en op de verkeerde hoogte laten uitvoeren. Dit is gebeurd terwijl verzoekster foto s had ingediend bij de gemeente met de juiste plekken. Onderzoek De ombudsman verzoekt de gemeente op 3 februari 2006 om de bevindingen van het klachtonderzoek, de conclusies van het onderzoek en de motivering hierbij op papier te zetten. De gemeente reageert op 30 maart 2006 door het procesverslag van de klacht op te sturen. Hierin staan gespreksverslagen met de betrokken ambtenaren, de reactie van verzoekster hierop en de reactie van de ambtenaren daar weer op. De conclusie van de gemeentesecretaris is dat er geen feiten of zaken zijn geweest waarbij hij vraagtekens zou moeten zetten. De ombudsman stelt vast dat uit dit procesverslag niet valt op te maken op basis waarvan de gemeentesecretaris tot zijn conclusie komt. Hij verzoekt daarom op 22 mei 2006 om een feitelijke onderbouwing en voorzover mogelijk gedocumenteerd. reactie van het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Oostzaan De gemeente reageert op 24 augustus De klacht over ambtenaar A. Ambtenaar A. heeft inderdaad toegezegd de brief bij het advies te betrekken. De dossierstukken zijn na de hoorzitting overgedragen aan de vakambtenaar. Hierbij was de brief van verzoekster. Niet zeker is of de brief aangehecht dan wel bijgevoegd was. Ambtenaar A. heeft hierbij nadrukkelijk gevraagd de brief te betrekken bij de beslissing op bezwaar dan wel bij vervolgacties. De vakambtenaar bevestigt dit. De verantwoordelijkheid voor het verdere proces ligt bij de vakambtenaar. De vakambtenaar kon zich niet meer exact herinneren of hij de brief op de juiste wijze in het dossier gedaan had, maar hij gaat er wel vanuit dat dit zo gebeurd is. De vakambtenaar staat bekend als zeer volledig en gedetailleerd. Uit documentonderzoek blijkt dat er een pakket stukken waaronder de brief van verzoekster naar de Raad van State is gefaxt. Eveneens is een pakket naar VROM gefaxt; hiervan staat niet vast dat de brief van verzoekster erbij zat. Voorts is er een interne aantekening van de vakambtenaar, waarop het verzoek van Ambtenaar A. geschreven staat. Ook is er een fax van de vakambtenaar aan een externe adviseur waarin wordt gevraagd de brief bij het advies te betrekken. Er is geen overzicht van de stukken die Ambtenaar A. naar de vakambtenaar gestuurd heeft. In zijn algemeenheid wordt het hele dossier overgedragen. De klacht over ambtenaar B. Ambtenaar B geeft aan dat hij zich bij de hoorzitting wellicht verkeerd heeft uitgedrukt. Hij kan zich niet meer precies herinneren wat hij gezegd heeft (de hoorzitting vond plaats in 2004).

4 Aantal pagina s: 4/7 Hij stelt de omvang van het aangewonnen land niet te hebben willen bagatelliseren en ook geen valse voorstelling van zaken hebben willen geven. Hij meent zich te herinneren dat hij gezegd heeft dat de demping naar achteren toe breder wordt. Er is echter geen gebruikgemaakt van een pleitnota. Het College merkt op dat in het verslag van de hoorzitting staat dat Ambtenaar B gezegd heeft dat de demping tussen een halve en een hele meter is. Het is niet onmogelijk dat dit een voorstelling van de houthandel betreft. De kadastrale meting heeft plaatsgevonden in juli Deze was bekend bij de gemeente. De opmerking van Ambtenaar B was daarom onzorgvuldig. Er is echter geen reden om aan te nemen dat dit opzettelijk gebeurd is. Wat betreft de eis van de Uitwaterende Sluizen; dit betrof geen eis maar slechts een mogelijkheid om aan de overtreding een einde te maken. De beslissing op bezwaar is hoe dan ook in het voordeel van verzoekster geweest. Documentonderzoek: tekening van het kadaster, brief van Uitwaterende Sluizen van 8 januari De klacht over ambtenaar C. Na signalering van verzoekster dat er asbesthoudend puin gestort zou zijn, heeft Ambtenaar C contact gelegd met de betrokken houthandel. Het bedrijf stelde dat dit niet aan de orde was. Toen verzoekster een verzoek om handhaving deed, is aan de houthandel gevraagd met bewijzen te komen aangaande het gestorte puin. De gemeente sommeerde bodemonderzoek te doen. Toen bleek dat dit onderzoek volgens het verkeerde protocol was uitgevoerd, heeft de gemeente zelf onderzoek laten doen. Ambtenaar C heeft bij de opdrachtverstrekking niet aangegeven waar wel of niet onderzocht moest worden. Het uitvoerende bureau heeft bepaald waar het onderzoek gebeurde. Ambtenaar C acht het mogelijk dat verzoekster hem heeft aangegeven waar asbest gestort zou zijn. In het dossier zijn de foto s van verzoekster niet teruggevonden. Het College acht het aannemelijk dat verzoekster deze ingediend heeft en betreurt dat deze niet meer terug te vinden zijn. Het is echter onduidelijk of dit aan Ambtenaar C valt toe te schrijven. Evenmin is hiermee vast te stellen dat hierna (zoals gesteld) geen actie ondernomen is. Met de geschetste gang van zaken kan al snel een jaar gemoeid zijn. Het College heeft geen reden om te vermoeden dat Ambtenaar C het onderzoek heeft proberen te beïnvloeden. Door zijn handelen is bij de handhavingverzoeken een controle op asbest toegevoegd. Wanneer verzoekster de plekken had aangegeven hetgeen waarschijnlijk is, maar niet vast staathad het op de weg van de gemeente gelegen om deze informatie door te geven aan het onderzoeksbureau. Bij het onderzoeksbureau zijn de foto s evenmin bekend.

5 Aantal pagina s: 5/7 Eerder onderzoek had aangegeven dat de ophooglaag tussen 0,5 meter en 1,5 meter dik was. Ook bleek uit dit onderzoek dat de samenstelling homogeen was. Het onderzoeksbureau heeft voorgesteld te bemonsteren op 0,5 meter diepte. Ambtenaar C heeft deze bemonstering niet voorgesteld. Dat deze wijze van bemonstering verantwoord is, wordt bevestigd door de onlangs opgerichte Milieudienst Waterland, dat een samenwerkingsverband heeft met Oostzaan. Documentonderzoek laat de correspondentie zien tussen de gemeente en de houthandel en een (verzoek om) offerte van het onderzoeksbureau. Er zijn geen bewijzen gevonden van contacten met de gemeente Zaanstad, of de politie. reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar verzoekster en naar de gemeente gestuurd teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. Zowel verzoekster als de gemeente hebben hiervan gebruikgemaakt. De reacties zijn voor zover relevant verwerkt. Behoorlijkheidsvereisten De ombudsman toetst de gedragingen en handelingen van gemeentelijke instanties aan zogenaamde behoorlijkheidsvereisten. In dit onderzoek is getoetst aan het motiveringsbeginsel, het vereiste van voortvarendheid en de beginselen van adequate organisatorische voorzieningen, fair play en rechtszekerheid. Regelgeving Artikel 9:12, lid 1, Algemene wet bestuursrecht: Het bestuursorgaan stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, zijn oordeel daarover alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Artikel 9, lid 2, Verordening gemeentelijke ombudsman 2006: Bestuursorganen dienen op verzoeken van de ombudsman binnen een maand te reageren, tenzij de ombudsman anders bepaalt. Overwegingen De klachtbehandeling Het motiveringsvereiste houdt in dat de motivering op een individuele zaak is toegesneden, feitelijk juist is, logisch voortvloeit uit het overheidshandelen en kenbaar is. Kenbaar wil zeggen dat de motivering inzicht geeft in de gedachtegang van het bestuursorgaan. Met andere woorden: het moet voor de burger duidelijk zijn welke overwegingen tot het besluit hebben geleid. Dit impliceert dat het resultaat en de conclusies van een klachtbehandeling onderbouwd en schriftelijk aan de klager dienen te worden medegedeeld.

6 Aantal pagina s: 6/7 De ombudsman constateert dat de behandeling van de klacht weliswaar uitvoerig is geweest, maar dat dit laatste is nagelaten: de klacht is voorgelegd aan de betreffende ambtenaren, deze hebben hierop gereageerd en deze reactie is aan verzoekster voorgelegd. Zij had vervolgens de gelegenheid om te reageren. In de lijn van het genoemde beginsel had vervolgens gelegen om de conclusie van de gemeentesecretaris dat er geen zaken zijn geweest waar hij vraagtekens bij diende te zetten- op papier te zetten en hierbij de motivering aan te geven waarom de gemeentesecretaris tot deze conclusie kwam. De gemeentesecretaris heeft in plaats hiervan de klachtbehandeling voorgelegd aan het College, en aan verzoekster laten weten dat het College zich kon vinden in de conclusies. Dit is geen juiste invulling van de wet en evenmin van het motiveringsvereiste, omdat verzoekster op deze wijze in het ongewisse werd gehouden over de overwegingen die tot de conclusie geleid hebben. Uit de uiteindelijke inhoudelijke reactie van de gemeente blijkt voorts dat een en ander niet vlekkeloos verlopen is (zie voor de beoordeling hiervan hieronder). Het vereiste is geschonden. Hiernaast houdt het vereiste van voortvarendheid in dat een bestuursorgaan slagvaardig en met voldoende snelheid optreedt. Op beide informatieverzoeken van de ombudsman is in dit dossier echter niet binnen de termijn van een maand gereageerd. Evenmin is uitstel gevraagd en diende de ombudsman te rappelleren. Hiermee is in strijd met het vereiste van voortvarendheid gehandeld. Ambtenaar A Het vereiste van adequate organisatorische voorzieningen houdt in dat bestuursorganen hun administratieve beheer en organisatorische functioneren inrichten op een wijze die behoorlijke dienstverlening aan de burgers verzekert. Dit betekent onder meer dat op een redelijk verzoek van een burger efficiënt gereageerd wordt. Aan de ombudsman wordt voorgelegd of een ambtenaar conform zijn toezegging een brief van verzoekster aan het advies van de bezwaarcommissie gehecht heeft. Uit het onderzoek blijkt dit niet. De ombudsman concludeert dat de ambtenaar het verzoek heeft geregistreerd en ook verzocht heeft aan de vakambtenaar om deze bij het advies te betrekken. De toezegging is echter niet gestand gedaan. Het handelen is hiermee onzorgvuldig. Ambtenaar B Onderdeel van het beginsel van rechtszekerheid is het vertrouwensbeginsel. Dit impliceert dat van een bestuursorgaan verwacht mag worden dat gerechtvaardigde verwachtingen door dat bestuursorgaan dienen te worden gehonoreerd. Tijdens de behandeling van een bezwaar mag van de zijde van het bestuursorgaan verwacht worden dat juiste inlichtingen verstrekt worden aan de bezwaarcommissie, de bezwaarde en eventueel aan de beroepsinstanties. Vast is komen te staan dat dit niet het geval is geweest, omdat de ambtenaar informatie heeft verstrekt waarvan vastgesteld had kunnen worden dat deze niet correct was. Of dit bewust gebeurd is, is op basis hiervan niet vast te stellen. De norm is evenwel van groot gewicht. Met name indien de geloofwaardigheid van de overheid sterk in twijfel getrokken wordt, zoals in deze zaak. Het schenden van deze norm is derhalve niet behoorlijk.

7 Aantal pagina s: 7/7 Ambtenaar C Het beginsel van administratieve nauwkeurigheid houdt in dat bestuursorganen nauwkeurig dienen te werken. Aan de overheid geleverde bescheiden dienen zorgvuldig bewaard te worden en adequaat te worden verwerkt. Het betekent voorts dat bij het doorspelen van een verzoek aan een derde partij, de noodzakelijke en relevante gegevens worden doorgegeven. De gemeente geeft toe dat een aantal bescheiden (de foto s) echter niet juist verwerkt is. Voorts stelt de gemeente dat nadere informatie -waarschijnlijk- door verzoekster verstrekt, niet doorgegeven is aan het onderzoeksbureau. Allereerst gaat de ombudsman ervan uit dat verzoekster deze informatie doorgegeven heeft. Vervolgens valt te constateren dat de foto s en de aanvullende informatie niet op de juiste plek zijn aangekomen. Hiermee is gehandeld in strijd met het beginsel. De vraag in hoeverre dit aan ambtenaar C toe te rekenen valt, is in zoverre minder relevant dat de ombudsman de gedragingen van een individuele ambtenaar toerekent aan het bestuursorgaan waarvoor hij werkzaam is. De ombudsman constateert uit de correspondentie wel dat ambtenaar C de contactpersoon is geweest voor het bedrijf waaraan de opdracht verstrekt werd. Tot slot Terzijde overweegt de ombudsman het volgende. Hij heeft kennis genomen van de ontstaansgeschiedenis van deze klacht, het vervolg (de gerechtelijke procedures) en de huidige ontwikkelingen. Een van de doelen van de klachtenprocedure is om verloren gegaan vertrouwen terug te winnen. Gezien bovenstaande geconstateerde onzorgvuldigheden zal dit bij deze klachtbehandeling niet het geval zijn. Om deze reden verwacht de ombudsman van het College in de vervolgprocedure extra aandacht te geven aan de transparantie van het dossier en de motivering van zijn handelen. Oordeel De onderzochte gedragingen zijn: Voor wat betreft de klachtbehandeling: onzorgvuldig; Voor wat betreft het handelen van ambtenaar A: onzorgvuldig; Voor wat betreft het handelen van ambtenaar B: niet behoorlijk; Voor wat betreft het handelen van ambtenaar C: niet behoorlijk.