De onbekende bestemming van een kinderdagverblijf Stadsdeel Oud-Zuid

Transcriptie

1 Rapport Gemeentelijke Ombudsman De onbekende bestemming van een kinderdagverblijf Stadsdeel Oud-Zuid 25 juli 2007 RA Samenvatting Verzoekster wil een kinderdagverblijf beginnen en informeert bij de balie van het stadsdeel of dit in strijd is met het bestemmingsplan. Zij begrijpt dat er geen probleem is om, wat betreft het bestemmingsplan, het kinderdagverblijf te beginnen. Het stadsdeel laat verzoekster vervolgens schriftelijk weten dat het beginnen van een kinderdagverblijf in strijd is met het huidige bestemmingsplan en dat dit reeds tijdens het gesprek aan de balie is meegedeeld. Hierna wendt verzoeksters zus zich nogmaals tot de balie van het stadsdeel. Ook zij stelt dat haar is meegedeeld dat er geen problemen met het bestemmingsplan zijn. Het stadsdeel ontkent dat dit gezegd is. Over de contacten aan de balie kan de ombudsman geen oordeel vellen gezien de tegenstrijdige verklaringen. Wel had het stadsdeel van de contacten een zakelijk verslag moeten maken en dit in het dossier moeten voegen. Door dit na te laten is onzorgvuldig gehandeld. De schriftelijke informatievoorziening van het stadsdeel is behoorlijk. Oordeel De onderzochte gedraging is: voor wat betreft de informatieverstrekking aan de balie: geen oordeel; voor wat betreft de administratieve nauwkeurigheid: onzorgvuldig; voor wat betreft de schriftelijke informatievoorziening: behoorlijk.

2 Aantal pagina s : 2/6 Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 3 oktober op het spreekuur ingediend en betreft het Stadsdeel Oud-Zuid. Het gevraagde onderzoek heeft betrekking op: de informatieverstrekking over de vraag of het gebruik van een pand als kinderdagverblijf in overeenstemmig met het bestemmingsplan is. Bevindingen voorgeschiedenis Op het moment dat de zaak speelt is voor het in het geding zijnde perceel de 4 e uitwerking van het bestemmingsplan De Pijp (= het huidige bestemmingsplan) van kracht. Het heeft de bestemming meergezinshuizen A3 (boven winkels en horeca). Een kinderdagverblijf past niet binnen deze bestemming. Op 12 juli 2006 is het bestemmingsplan De Pijp 2005 (= het toekomstige bestemmingsplan) vastgesteld door de stadsdeelraad en ligt het plan ter goedkeuring bij gedeputeerde zaken van Noord-Holland die voor 19 maart 2007 een besluit moeten nemen. Binnen het bestemmingsplan De Pijp 2005 heeft het betreffende pand de bestemming Gemengde Doeleinden Een kinderdagverblijf past binnen deze bestemming voor wat betreft de ruimtelijke kwaliteit. achtergrond van het verzoek Verzoekster wil een kinderopvang openen. Zij kan een pand huren aan de Ceintuurbaan 318. Alvorens het huurcontract te tekenen informeert zij op 28 augustus 2006 bij de balie van het stadsdeel Oud-Zuid of het bestemmingsplan een kinddagverblijf in het betreffende pand toelaat. Haar wordt meegedeeld dat dit kan. Tevens wordt aan haar een afschrift van het toekomstige bestemmingsplan (De Pijp 2005) meegegeven. Verzoekster tekent op 4 september het huurcontract. Op 5 september doet verzoekster een melding exploitatie kindercentrum bij het stadsdeel. Naar aanleiding hiervan krijgt verzoekster op 12 september een telefoontje van een medewerker van het stadsdeel dat er sprake is van strijd met het geldende bestemmingsplan. Het stadsdeel stelt op 21 september schriftelijk dat de baliemedewerker reeds had meegedeeld dat verzoekster een vrijstelling van het bestemmingsplan en een bouwvergunning moest aanvragen. Naar aanleiding van verzoeksters verhaal organiseert de ombudsman op 7 december 2006 een hoorzitting waarnaar de ombudsman nadere vragen aan het stadsdeel voorlegt. Op grond van de stukken, de hoorzitting en de reactie van het stadsdeel op de nadere vragen komt de ombudsman tot de vaststelling van het volgende. de informatieverstrekking aan de balie op 28 augustus De baliemedewerker die verzoekster geïnformeerd heeft op 28 augustus verklaart dat het al weer enige tijd geleden is en dat hij zich verzoekster niet kan herinneren. Hij krijgt regelmatig vragen over bestemmingsplannen. Indien er naast het huidige ook een toekomstig bestemmingsplan bestaat maakt hij altijd van beide kopieën met de bijbehorende voorschriften. Deze werkwijze is afgesproken en wordt door de betreffende medewerker en andere medewerkers consequent toegepast.

3 Aantal pagina s : 3/6 nadere contacten met een medewerkster van het stadsdeel Verzoeksters zus vertelt dat zij op 25 september contact heeft gehad met een medewerkster van het stadsdeel waarbij de medewerkster zou hebben aangegeven dat er zonder problemen (met het bestemmingsplan) een kinderdagverblijf gestart kan worden. De medewerkster verklaart dat het contact op 26 september geweest zou zijn. Zij heeft hierbij aangegeven dat het huidige bestemmingsplan geen kinderdagverblijf toelaat. Zij heeft een afschrift van het huidige bestemmingsplan (voorzien van datumstempel) en pagina 3 van het toekomstige bestemmingsplan (voorzien van datumstempel) aan verzoeksters zuster meegegeven. Dit bevat een deel van artikel 1(begripsbepalingen) van het toekomstige bestemmingsplan. Verzoeksters zuster verklaart dat er op 25 september geen papieren zijn meegegeven. Bij de door verzoekster overgelegde stukken bevindt zich een afschrift van pagina 3 het toekomstige bestemmingsplan met een datumstempel 26 september Verzoekster heeft hierop de aantekening huidige bestemmingsplan gezet. Verzoekster verklaart dat op 26 september, op haar verzoek, aan haar moeder een afschrift van het huidige bestemmingsplan is overgelegd. De medewerkster van het stadsdeel verklaart op 27 september om uur het betreffende deel van het toekomstige bestemmingsplan (voorzien van een datumstempel) aan iemand gegeven te hebben die in verzoeksters naam naar het stadsdeelkantoor gekomen was. Met een marker heeft de medewerkster relevante informatie aangegeven. Verzoeksters advocaat schrijft op 27 september dat hij die dag tweemaal gesproken heeft met de betreffende medewerkster en dat hij begrepen had dat er onder voorwaarden een kinderdagverblijf geopend kon worden. De medewerkster laat hierover het volgende weten. Op 27 september is zij om uur en nogmaals om uur gebeld door verzoeksters advocaat. De advocaat had vragen over het huidige bestemmingsplan. De medewerkster heeft aangegeven dat een deel van het gebouw dat als winkelruimte geregistreerd staat niet zomaar zonder bouw- en gebruiksvergunning als kinderdagverblijf gebruikt kan worden. Ook het toekomstige bestemmingsplan is ter sprake gekomen waarbij de medewerkster aangeeft dat het gebruik als kinderdagverblijf in principe niet met het toekomstige bestemmingplan in strijd is, maar dat dit lang niet alles was. Het stadsdeel heeft van de voornoemde contacten geen aantekeningen in verzoeksters dossier gemaakt. Op grond van het rooster van het loket vergunningen achterhaalt het stadsdeel de data dat de contacten zouden hebben plaats gevonden. Om een en ander uitgebreider te bespreken wordt een afspraak gemaakt voor een servicegesprek op 28 september. Tijdens een servicegesprek kan dieper op de zaak worden ingegaan dan bij telefonische contacten of het bezoek van de balie. Verzoekster zegt deze afspraak op 27 september om uur telefonisch af. De betreffende medewerkster belt een half uur later met verzoekster met de intentie om verzoekster nader te informeren. Verzoekster weigert naar de informatie te luisteren.

4 Aantal pagina s : 4/6 terzijde Tijdens de hoorzitting constateert de ombudsman dat, ongeacht de uitkomst van zijn onderzoek, het opstarten van de kinderopvang al meer dan drie maanden stil ligt. Hij oppert de mogelijkheid dat er alsnog een servicegesprek komt om de zaak te bespreken. Direct na de hoorzitting wordt er een afspraak tussen verzoekster en het stadsdeel gemaakt. Reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar verzoekster en naar de het stadsdeel gestuurd teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. Bijlage 1 Overzicht van de verklaringen van verzoekster en het stadsdeel betreffende de data van contacten aan de balie en de afschriften van de bestemmingsplannen die overgelegd zouden zijn. Behoorlijkheidsvereisten De ombudsman toetst de gedragingen en handelingen van gemeentelijke instanties aan behoorlijkheidsvereisten. In dit onderzoek is getoetst aan het vereiste van actieve en adequate informatieverstrekking en het vereiste van administratieve nauwkeurigheid. Overwegingen Bestuursorganen dienen burgers met het oog op de behartiging van hun belangen actief en desgevraagd van adequate informatie te voorzien. De lezingen van het stadsdeel en verzoekster over de informatievoorziening aan de balie op 28 augustus en eind september stemmen niet overeen. Verzoekster stelt dat de (balie)medewerkers steeds hebben aangegeven dat het beginnen van een kinderdagverblijf niet in strijd is met het huidige bestemmingsplan. Op 28 augustus zou een afschrift van het toekomstige bestemmingsplan meegegeven zijn. Het stadsdeel stelt dat verzoekster reeds op 28 augustus is geïnformeerd, dat het huidige bestemmingsplan geen kinderdagverblijf in het betreffende pand toestaat maar dat zij een vrijstellingsprocedure kan opstarten. Er zijn toen afschriften van het huidige en het toekomstige bestemmingsplan overgelegd. De door verzoekster overgelegde brief van haar advocaat brengt ook geen duidelijkheid nu hierin staat dat onder voorwaarden een kinderdagverblijf gestart kan worden. Dit kan zowel worden uitgelegd als ondersteuning van verzoeksters standpunt als van het standpunt van het stadsdeel afhankelijk van de invulling van de, in de betreffende brief niet nader genoemde, voorwaarden. Ook de verklaringen wanneer verzoeksters zuster en moeder aan de balie zijn geweest en welke documenten overgelegd zijn stemmen niet overeen. Het datumstempel (26 september 2006) op pagina 3 van het toekomstige bestemmingsplan ondersteunt weliswaar de verklaring van het stadsdeel maar dit biedt geen zekerheid over hetgeen precies gezegd is aan de balie.

5 Aantal pagina s : 5/6 Alles overziend is het voor de ombudsman niet mogelijk om met zekerheid vast te stellen hoe de informatieverstrekking aan de balie feitelijk verlopen is en hij zal zich hier dan ook van een oordeel moeten onthouden. Wel merkt de ombudsman nog het volgende op. Het vereiste van administratieve nauwkeurigheid houdt in dat bestuursorganen secuur moeten werken. Dit impliceert dat sprake moet zijn van deugdelijke dossiervorming. Dit betekent dat van relevante (telefonische) contacten met burgers een zakelijk verslag gemaakt moet worden en in het dossier gevoegd. Eind september was, gezien de melding van verzoekster van 5 september en de brief van het stadsdeel van 21 september, door het stadsdeel een dossier geopend in de onderliggende zaak. Tevens was bekend dat verzoekster en het stadsdeel van mening verschilden over hetgeen er op 28 augustus aan de balie was meegedeeld. Van de contacten met verzoeksters zus en moeder aan de balie die eind september hebben plaats gevonden had het stadsdeel dan ook een zakelijk verslag behoren te maken en in het dossier moeten voegen. Vast staat dat dit niet gebeurd is. Door dit na te laten is onzorgvuldig gehandeld. Tot slot staat vast dat het stadsdeel verzoekster op 21 september schriftelijk informeert over het feit dat zij een vrijstelling van het bestemmingsplan en een bouwvergunning moet aanvragen indien zij op het betreffende adres een kinderdagverblijf wil beginnen en dat de informatieverstrekking in dit opzicht behoorlijk is geweest. Oordeel De onderzochte gedraging is: voor wat betreft de informatieverstrekking aan de balie: geen oordeel; voor wat betreft de administratieve nauwkeurigheid: onzorgvuldig; voor wat betreft de schriftelijke informatievoorziening: behoorlijk.

6 Rapportnummer: RA Aantal pagina s : 6/6 Bijlage 1 Overzicht van verklaringen van de contacten die er aan de balie geweest zijn Huidige bestemmingsplan = 4 e uitwerking van het bestemmingsplan De Pijp Toekomstige bestemmingsplan = De Pijp 2005 Verzoekster Stadsdeel 28 augustus 2006 Verzoekster bij balie. Verzoekster bij balie. Afschrift toekomstige Afschrift huidige en toekomstige bestemmingsplan mee. 25 september 2006 Zuster van verzoekster geen contact aan balie bij balie geweest geen afschrift 26 september 2006 moeder van verzoekster contact geweest aan bij balie geweest de balie. Afschrift van afschrift van huidige huidige en pagina 3 van het toekomstige Beiden voorzien van een datumstempel. 27 september 2006 geen contact contact geweest aan de balie.toekomstige bestemmingsplan meegegeven voorzien van datumstempel.