Geen geraniums in Geuzenveld Gemeente Amsterdam Stadsdeel Geuzenveld-Slotermeer

Transcriptie

1 Rapport Gemeentelijke Ombudsman Geen geraniums in Geuzenveld Gemeente Amsterdam Stadsdeel Geuzenveld-Slotermeer 17 juli 2009 RA Samenvatting Een buurtbewoner wil zijn buurt in Amsterdam-Geuzenveld gezelliger maken en vraagt in februari 2008 het stadsdeel geld voor vier plantenbakken met geraniums voor de J.M. den Uylstraat. Een half jaar later wijst het stadsdeel dit initiatief af omdat het niet aan de daartoe gestelde criteria voldoet. Welke criteria dit zijn, is niet duidelijk. Daarop wendt hij zich tot de ombudsman. Het stadsdeel kan niet meer achterhalen waarom de afhandeling zo lang heeft geduurd. Oude medewerkers zijn weggegaan en de afgekeurde bewonersinitiatieven zijn niet bewaard. Wel zullen er in 2009 bloembakken met geraniums geplaatst worden. Dit is niet gebeurd. De ombudsman oordeelt dat het optreden van het stadsdeel ten aanzien van het burgerinitiatief als een gemiste kans kan worden aangemerkt. Oordeel De onderzochte gedragingen zijn onbehoorlijk.

2 Pagina : 2/6 Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 3 december 2008 schriftelijk ingediend en betreft de gemeente Amsterdam, stadsdeel Geuzenveld-Slotermeer, sector Burger afdeling Wijken. Het gevraagde onderzoek heeft betrekking op: de afhandeling van een aanvraag bewonersinitiatief; de afhandeling van een klacht. Bevindingen achtergrond van het verzoek Op de site van het stadsdeel Geuzenveld-Slotermeer onder Wonen en leefomgeving staat te lezen dat iemand een goed idee mag uitvoeren als daar de buurt gezelliger van wordt. Het stadsdeel regelt de ondersteuning in de vorm van geld en begeleiding. Verzoeker dient op 13 februari 2008 een aanvraag in bij het stadsdeel Geuzenveld-Slotermeer voor een budget bewonersinitiatief voor de plaatsing van vier lease geraniumplantenbakken gedurende de zomermaanden 2008 in de middenberm J.M. den Uylstraat kruising Willem Dreesplantsoen. Op 16 juni en op 5 augustus 2008 rappelleert verzoeker het stadsdeel omdat hij nog geen reactie op zijn aanvraag heeft ontvangen. Het stadsdeel wijst de aanvraag op 18 augustus 2008 af, omdat het bewonersinitiatief niet voldoet aan de criteria die hiervoor zijn gesteld. Naar aanleiding van de afwijzing schrijft verzoeker op 21 augustus 2008 een brief aan de portefeuillehouder wijkgericht werken en bewonersparticipatie, omdat niet is aangegeven aan welke criteria getoetst is. Verzoeker ontvangt hier geen reactie op en op 16 oktober 2008 dient hij een klacht in bij het stadsdeel over het niet beantwoorden van zijn brieven en het onvoldoende motiveren van de afwijzing. Het plaatsen van de zomerbakken heeft dan geen zin meer, omdat de zomer inmiddels al voorbij is. Ook geeft verzoeker aan dat hij zich niet serieus genomen voelt. Verzoeker vindt dat de gang van zaken de bewonersparticipatie en het vertrouwen in het stadsdeel niet bevordert. Hij heeft zijn klacht volgens de regels van de stadsdeelgids ingediend, maar ontvangt geen ontvangstbevestiging of een uitnodiging voor een gesprek Begin december 2008 wendt verzoeker zich tot de ombudsman die de zaak bij het stadsdeel aankaart. Het stadsdeel laat weten dat de rappelbrieven van 16 juni en 5 augustus 2008 en de klachtbrief van 16 oktober 2008 ontvangen zijn, maar nog niet beantwoord. Op 10 december 2008 beantwoordt de wijkmanager de klacht. Hij deelt mee de brief van 21 augustus 2008 niet beantwoord te hebben (namens de portefeuillehouder), omdat er diverse werkzaamheden waren met een hogere prioriteit. Hiervoor biedt hij verontschuldigingen aan. Het stadsdeel neemt verzoeker, net als alle bewoners van het stadsdeel, wel serieus. Vervolgens wordt aangegeven dat bewonersinitiatieven moeten bijdragen aan het bevorderen van leefbaarheid en sociale cohesie. Verzoekers initiatief voldoet hier niet aan en is dan ook afgewezen. Op het niet beantwoorden van de brieven van 16 juni en 5 augustus 2008 wordt niet ingegaan. In reactie op nadere schriftelijke vragen van verzoeker van 13 december 2008 over de onderbouwing van de afwijzing schrijft het stadsdeel op 9 januari 2009 dat bewonersinitiatieven bij moeten dragen aan sociale cohesie en leefbaarheid en betrekking moeten hebben op één of meer van de volgende punten: het

3 Pagina : 3/6 bevorderen van leefbaarheid (prettig, schoon, heel en veilig samenwonen) en het stimuleren van de werkgelegenheid van wijkbewoners. Het moet betrekking hebben op een van de terreinen wonen, cultuur, educatie of recreatie. Verzoekers bewonersinitiatief voldeed niet aan de criteria. Daarbij komt dat het stadsdeel al bloembakken heeft laten plaatsen in de J.M. den Uylstraat. reactie Geuzenveld-Slotermeer Desgevraagd deelt het stadsdeel de ombudsman het volgende mee. Waarom de beslissing op de aanvraag van 13 februari 2008 pas op 18 augustus 2008 is genomen valt helaas niet meer te achterhalen, omdat de vorige wijkmanager die de aanvraag in behandeling had, sinds augustus 2008 niet meer werkzaam is bij het stadsdeel. Via het registratiesysteem van het stadsdeel valt niet te achterhalen aan welke medewerker de aanvraag van 13 februari 2008 ter behandeling is toegewezen, omdat afgekeurde bewonersinitiatieven in eerste instantie niet bewaard worden. Het is dus ook niet mogelijk om te achterhalen wie nagelaten heeft een en ander terug te koppelen aan verzoeker. De nieuwe wijkmanager die sinds augustus 2008 werkzaam is, reageerde, na overleg met de portefeuillehouder wijkgericht werken en bewonersparticipatie, op 18 augustus op de aanvraag van 13 februari. Hierbij wordt ook verwezen naar de brief van 16 juni De wijkmanager had, door overige werkzaamheden, geen tijd om spoedig op verzoekers brief van 21 augustus te reageren. De klacht van 16 oktober 2008 is verlaat door de wijkmanager beantwoord op 10 december In de reactie biedt de wijkmanager excuses aan voor de verlate reactie. De criteria waaraan bewonersinitiatieven moeten voldoen zijn leefbaarheid en sociale cohesie. Hierbij kan gedacht worden aan prettig, schoon of veilig samenleven. De bewonersinitiatieven kunnen op de terreinen wonen, cultuur, educatie en recreatie vallen en de werkgelegenheid van de wijkbewoners stimuleren. Er heeft in 2008 een gesprek plaats gevonden tussen de vorige wijkmanager en verzoeker. Het stadsdeel kan niet aangeven wanneer dit geweest is. Er is hier ook geen verslag van gemaakt. Er is toen afgesproken dat er bloembakken geplaatst zouden worden in de J.M. den Uylstraat. Verzoeker wilde het liefst geraniums in de bloembakken. Gezien de weersomstandigheden en het bloeiproces van geraniumplanten was dit vorig jaar niet mogelijk. De inhoud van de bloembakken wordt jaarlijks vervangen. Er is toentertijd aan verzoeker uitgelegd dat dit het volgend seizoen wel mogelijk zou zijn. Het komt er op neer dat het plaatsen van de geraniumplanten destijds feitelijk onmogelijk was. De wijkmanager ging ervan uit dat dit reeds in het gesprek tussen de vorige wijkmanager en verzoeker besproken was. Vandaar dat in de brief van 18 augustus 2008 geen uitgebreide uitleg gegeven werd wat de criteria voor bewonersinitiatieven zijn. De wijkmanager was in eerste instantie van plan om verzoeker te horen omtrent zijn klacht. Hij heeft hiervan afgezien, omdat hij zich genoodzaakt voelde eerst excuses aan verzoeker aan te bieden. Ook vernam hij dat de klacht in behandeling genomen was door de ombudsman. Het stadsdeel is, zeker gezien de stand van zaken, uiteraard bereid om verzoeker persoonlijk uit te nodigen voor een gesprek. Het stadsdeel realiseert zich dat het een en ander is misgegaan en zal er alles aan doen om dit in de toekomst te voorkomen. Het stadsdeel laat tot slot weten dat er in 2009 alsnog geraniums in de bakken geplaatst zullen worden maar dat (begin april 2009) nog niet bekend was wanneer dit zal gebeuren. nadere reactie verzoeker Er heeft in 2008 geen gesprek plaats gevonden tussen de vorige wijkmanager (of de huidige) over de bloembakken. Verzoeker is verder van mening dat de geraniumbakken de wijk zouden verfraaien en op deze wijze de leefbaarheid bevorderen. Over de mededeling van het stadsdeel in de brief van 9 januari 2009 dat er al vijf bloembakken zijn geplaatst laat verzoeker weten dat dit onjuist is. Het betreft geen bloembakken maar vijf miezerige plantenbakken. Verzoekers aanvraag (van 13 februari 2008) was nu juist bedoeld om deze plantenbakken te vervangen. Er zijn tot eind juni geen geraniumbakken geplaatst.

4 Pagina : 4/6 Situatie zomer 2009 reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar verzoeker en naar het stadsdeel gestuurd teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. Hiervan is door verzoeker en het stadsdeel gebruik gemaakt. Deze reacties zijn, voor zover relevant, verwerkt in het verslag van bevindingen. Behoorlijkheidsvereisten De ombudsman toetst de gedragingen van gemeentelijke instanties aan behoorlijkheidsvereisten. In dit onderzoek is getoetst aan voortvarendheid, adequate organisatorische voorzieningen en fair play.

5 Pagina : 5/6 Overwegingen de afhandeling van een aanvraag voor een burgerinitiatief Het vereiste van voortvarendheid houdt in dat een bestuursorgaan slagvaardig en met voldoende snelheid dient op te treden. Aanvragen dienen dan ook binnen een redelijke termijn worden afgehandeld. Verzoeker doet op 13 februari 2008 een aanvraag voor een bewonersinitiatief. Vast staat dat beslissing van het stadsdeel, ondanks een aantal rappels van verzoeker, meer dan een half jaar geduurd heeft. Hiermee is de redelijke termijn ver overschreden en in strijd met het vereiste van voortvarendheid gehandeld. Daarnaast speelt het volgende. Bestuursorganen dienen hun administratieve beheer en organisatorische functioneren in te richten op een wijze die behoorlijke dienstverlening aan burgers verzekert. Dit betekent dat sprake moet zijn van deugdelijke dossiervorming zodat, ook als bepaalde medewerkers niet meer werkzaam zijn bij de organisatie, achterhaald kan worden wat er in een dossier gespeeld heeft. Geregistreerde gegevens moeten niet te snel verwijderd worden. Verder moet duidelijk zijn welke medewerker een zaak in behandeling heeft en moet van relevante (telefonische) contacten met burgers een zakelijk verslag gemaakt worden en in het dossier gevoegd. Vast staat dat het stadsdeel niet kan aangeven welke medewerker de aanvraag heeft afgehandeld omdat afgekeurde bewonersinitiatieven niet bewaard blijven. Tevens kan niet worden aangegeven wanneer een eventueel gesprek tussen de wijkmanager en verzoeker heeft plaats gevonden. Gezien de verklaring van verzoeker en de gebrekkige verslaglegging van het stadsdeel acht de ombudsman het overigens aannemelijk dat zo een gesprek niet heeft plaats gevonden. Nu er meerdere malen sprake is geweest van gebrekkige dossiervorming heeft het stadsdeel gehandeld in strijd met vereiste van adequate organisatorische voorzieningen. de afhandeling van de klacht Het fair play-vereiste houdt in dat een bestuursorgaan de burger de mogelijkheid geeft zijn procedurele kansen te benutten. Dat brengt vanzelfsprekend met zich mee dat een klacht als zodanig wordt herkend en in overeenstemming met de relevante regels wordt behandeld. De Algemene wet bestuursrecht geeft regels voor de afhandeling van klachten. Zo is voorgeschreven dat de klager gehoord wordt. Hiervan kan alleen worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is of indien de klager niet gehoord wil worden. Verzoeker heeft nooit te kennen gegeven niet gehoord te willen worden en het is evident dat de klacht niet kennelijk ongegrond is en verzoeker had dan ook gehoord moeten worden. Dat hiervan is afgezien, omdat nog geen excuses waren aangeboden aan verzoeker en omdat de zaak bij de ombudsman in onderzoek was, kan de ombudsman niet volgen. Het stadsdeel had immers, desgewenst, bij de uitnodiging voor een hoorzitting of tijdens de hoorzitting excuses kunnen aanbieden. Het in behandeling zijn van een zaak bij de ombudsman staat er verder niet aan in de weg dat een klacht verder wordt afgehandeld. Bij twijfel hierover had het stadsdeel contact kunnen opnemen met het bureau ombudsman. Bestuursorganen dienen burgers verder, met het oog op de behartiging van hun belangen, actief en desgevraagd van adequate informatie te voorzien. Dit vereiste is voor de klachtprocedure vastgelegd in artikel 9:12 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht. Hierin staat dat het bestuursorgaan een oordeel moet geven over de klacht. Vast staat dat in de brief van 10 december 2008 niet aangegeven wordt of de gemeente verzoekers klacht gegrond dan wel ongegrond vindt.

6 Pagina : 6/6 Daarnaast wordt uit de reactie op de klacht nog steeds niet voldoende duidelijk waarom de aanvraag is afgewezen. Hoewel de criteria sociale cohesie en leefbaarheid worden genoemd waaraan getoetst wordt, wordt niet aangegeven waarom verzoekers aanvraag niet aan de criteria voldoet. Er is dan ook geen sprake van een voldoende motivering bij de reactie op de klacht. In de reactie van het stadsdeel aan de ombudsman staat overigens dat de afwijzing niet voortvloeit uit het feit dat de geraniums niet zouden bijdragen aan de sociale cohesie en leefbaarheid, maar dat de aanplant, gezien de weersomstandigheden en het bloeiproces van geraniumplanten, in 2008 niet mogelijk was. Nu de klacht op meerdere punten niet in overeenstemming met het vereiste van fair play is afgehandeld heeft het stadsdeel in deze onbehoorlijk gehandeld. Terzijde overweegt de ombudsman nog het volgende. Het stadsdeel wil de burgers, mede door middel van het bewonersinitiatief, betrekken bij de leefbaarheid en sociale cohesie in hun wijk. Dit is goed omdat burgers vaak als beste weten wat er speelt in hun buurt en op welke wijze verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. Het stadsdeel moet initiatieven van burgers dan wel op een zodanige wijze afhandelen dat deze het gevoel hebben dat hun initiatieven serieus genomen worden. In het geval van verzoeker is dit duidelijk niet het geval en is er dan ook sprake van een gemiste kans. Oordeel De onderzochte gedragingen zijn: voor wat betreft de afhandeling van een aanvraag bewonersinitiatief; onbehoorlijk; voor wat betreft de afhandeling van een klacht: onbehoorlijk.