jaarverslag 2015 jaarverslag 2015 Havenbogen - 1 -

Transcriptie

1 jaarverslag

2 inhoudsopgave 1 inleiding 2 praktijk en organisatie 2.1 samenstelling 2.2 locatie 2.3 gebouw 2.4 praktijkuitrusting 2.5 opleiding 2.6 praktijkorganisatie 2.7 bereikbaarheid 2.8 website Havenbogen / consult 2.9 doktersassistenten en praktijkondersteuners (POH) 2.10 automatisering 2.11 overlegstructuur 2.12 klachtenregeling 3 team 3.1 samenstelling 4 patiëntenzorg 4.1 samenstelling patiënten en mutaties 4.2 modernisatie en innovatie 5 categorale patiëntenzorg 5.1 ketenzorg 6 kwaliteitsbeleid 7 samenvatting - 2 -

3 1 inleiding Voor u ligt het jaarverslag 2015 van huisartsenpraktijk Havenbogen. Wij willen met dit verslag iedereen die bij onze praktijk betrokken is een goed en helder overzicht bieden aangaande de zorg die door ons geleverd wordt. Op deze manier willen wij de huisartsenzorg binnen onze praktijk transparant maken. Het verslag zal u een indruk geven van onze visie op huisartsenzorg, onze organisatie en medewerkers, de inhoud en omvang van de door ons geleverde zorg, ons kwaliteitsbeleid en onze plannen voor de toekomst was wederom een bewogen jaar, waarin een aantal belangrijke zaken zijn veranderd om onze kwaliteit van zorg hoog te houden of te verbeteren. Een jaar van durven te veranderen en keuzes maken. Wij als team zijn trots op onze behaalde resultaten van het afgelopen jaar. Wij wensen u veel plezier bij het lezen van dit jaarverslag! - 3 -

4 2 praktijk en organisatie 2.1 samenstelling Huisartsenpraktijk Havenbogen is in 2003 geopend en bestaat uit 3 huisartspraktijken, te weten praktijk den Exter (2003), praktijk Gan (2006) en praktijk Löbker (2014). De 3 praktijken vormen de Hagro Havenbogen en hebben samenwerkingsafspraken op allerlei vlakken, zoals bijvoorbeeld behandelprotocollen, waarneming en verdeling van de praktijkkosten. Een belangrijk uitgangspunt voor onze samenwerking is dat elke praktijk gelijkwaardig is. 2.2 locatie De praktijk bevindt zich in het centrum van Schiedam aan de Nieuwe Haven 245. De apotheek tegenover onze praktijk is halverwege het jaar gesloten. Er zijn plannen om het lege pand in te richten als kantoor van de thuiszorgorganisatie van Frankenland. Ons pand grenst verder aan het woon- en verzorgings- en verpleegcomplex van de Frankenlandgroep. De wijk bestaat voornamelijk uit woningbouw van de jaren dertig. De patiënten komen veelal uit het westen van Schiedam, waarbij circa 10% van de patiënten in een achterstandswijk woont. Inmiddels werken wij al weer ruim anderhalf jaar met veel plezier in noord, onze tweede locatie bij zorgcentrum Harg/Spaland. De meeste patiënten zijn inmiddels op de hoogte van onze tweede locatie en waarderen de mogelijkheid om een afspraak in noord te kunnen maken. 2.3 gebouw Onze praktijk is gelijkvloers en uitstekend toegankelijk voor rollator-, rolstoel- en scootmobiel gebruikers

5 Dit jaar zijn de muren in het pand voorzien van een nieuw laagje verf. Spreekkamers, wachtkamers, back-office en front-office zien er weer fris uit. Er worden plannen gemaakt om de wachtkamer verder op te frissen. In 2016 zal dit verder worden uitgewerkt. Ons gebouw is verder beveiligd tegen brand en inbraak. 2.4 praktijkuitrusting Onze gehele uitrusting wordt jaarlijks gecontroleerd en geijkt door de firma Daxtrio Medische instrumenten uit Broek op Langedijk. In 2015 zijn geen grote aankopen gedaan op het gebied van medische apparatuur. Wel zijn 3 scanners aangeschaft om onze organisatie verder te digitaliseren. Ingekomen papieren post wordt nu gescand en digitaal gekoppeld aan het medisch dossier van de patiënt. Wij hebben als doel medische dossiers volledig digitaal te archiveren. Na het inscannen wordt het overtollige papier vernietigd, verzorgd door het gespecialiseerd gecertificeerd bedrijf ASK Mobiele archiefvernietiging. 2.5 opleiding Binnen onze HOED worden artsen opgeleid tot huisarts (AIOS). Samenwerkende partner is ErasmusMC Rotterdam, afdeling huisartsgeneeskunde. Omdat wij het opleiden van nieuwe doktersassistentes belangrijk vinden, bieden wij leerlingen een stageplek aan binnen onze praktijk. In dat kader zijn wij een erkend Calibris leerbedrijf geworden. Verder is Marleen Verbrugge ons team komen versterken als praktijkverpleegkundige in opleiding. Zij hoopt haar opleiding aan de Hogeschool Rotterdam in 2016 af te ronden

6 2.6 praktijkorganisatie Om de patiëntenzorg zo goed mogelijk te stroomlijnen is een dagindeling gemaakt van verschillende soorten spreekuren. Hieronder treft u een tabel aan waarin deze indeling staat beschreven. type spreekuur uren werkdag ma di wo do vrij inloopspreekuur afspraakspreekuur afspraakspreekuur telefonisch spreekuur 7.45 u. tot 8.15 u u. tot u u. tot u u. tot u. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Huisarts Gan is afwezig op dinsdagmiddag. Huisarts Löbker is afwezig op woensdagmiddag. Huisarts den Exter is afwezig op donderdagmiddag. De bezetting in Schiedam noord is als volgt ingedeeld: maandagochtend Yvette van den Bosch maandagmiddag B.S.J. Löbker dinsdagochtend mevr. den Exter donderdagmiddag A.B. Gan vrijdagmiddag mevr. den Exter - 6 -

7 2.7 bereikbaarheid De praktijk, onze HOED, is geopend van 7.45 uur tot uur. Gedurende deze uren is de voordeur geopend en is de praktijk openbaar en vrij toegankelijk. De balie is altijd bemand door een doktersassistente, behalve tijdens lunchtijd van uur tot uur. Gedurende de gehele werkdag is de spoedlijn bemand door een van de doktersassistenten en wordt de lijn aangenomen binnen door de IGZ gestelde norm van 30 seconden. In de ochtenduren tussen 8.00 uur en uur worden patiënten te woord gestaan door een van de doktersassistenten. Tijdens het telefonisch spreekuur van uur tot uur kunnen patiënten vragen stellen aan de huisarts. Van uur tot 8.00 uur worden patiënten geïnformeerd over de avond-, nacht- en weekendregeling via de centrale huisartsenpost door middel van een ingesproken bandje. Hiermee is continue 24-uurs/7 dagen per week huisartsenzorg gegarandeerd voor de patiënt. De huisartsen participeren in de dienstregeling van de centrale huisartsenpost. Bij de start van praktijk Löbker en de praktijk den Exter is onderzocht hoe de telefonische bereikbaarheid van de 2 praktijken georganiseerd moest worden. Na verschillende gesprekken met onze telecom-leverancier is aanvankelijk besloten om het voor de patiënt bekende telefoonnummer te behouden. Achter dit nummer is in de telefooncentrale een keuzemenu geplaatst voor het kiezen van de juiste praktijk of arts (keuze 1 dokter den Exter; keuze 2 dokter Löbker). In de daarop volgende maanden werd duidelijk dat de telefonische bereikbaarheid van de 2 praktijken niet goed was. Onze telefooncentrale kon de belasting onder 1 telefoonnummer niet goed aan, ondanks een aanpassing van de capaciteit. Omdat wij een telefonische bereikbaarheid van onze praktijken zeer belangrijk vinden, is dit probleem opgenomen in ons praktijkverbeterplan. In mei zijn de praktijken Löbker en den Exter telefonisch gesplitst met ieder hun eigen telefoonnummer. Vrijwel direct verbeterde de telefonische bereikbaarheid van deze praktijken. Assistentes konden nu beter gestructureerd per praktijk werken en patiënten hoefden niet meer te vertellen in welke praktijk zij ingeschreven stonden

8 2.8 website havenbogen/ consult Op onze website kunnen patiënten informatie vinden en lezen over onze HOED. Onze website wordt druk bezocht en verschillende patiënten weten ons te bereiken via dit medium. Het is gebleken dat het aanbieden van consulten voor zowel de patiënt als de huisarts een uitkomst is. Wij zien een langzame toename van het gebruik van consultatie. Herhalingsrecepten aanvragen via onze website is inmiddels gewoon gebruik en verloopt naar onze wensen. Wij zien graag dat patiënten meer gebruik gaan maken van deze mogelijkheden. 2.9 doktersassistenten en praktijkondersteuners (POH) In 2015 is ons team op 1 positie gewijzigd. Praktijkverpleegkundige Wilma Voskamp heeft afscheid genomen en zoals eerder is vermeld, is Marleen Verbrugge ons team vanaf de zomer ons komen versterken. Zij is echter nog in opleiding via Hogeschool Rotterdam voor praktijkverpleegkundige. Momenteel wordt zij begeleid door haar collega Yvette van den Bosch en de huisartsen. Dit gaat naar ieders volle tevredenheid en wij hopen dat zij haar diploma in 2016 kan behalen. Vanwege persoonlijke omstandigheden is sinds de zomer een van de assistentes niet in staat gebleken te werken. Invalkrachten hebben voor de tijd dat nodig is voor haar waargenomen. Dit is van tijdelijke aard en wij hopen dat zij spoedig weer in ons team meedraait. Hierdoor ontstond een continue verhoogde werkdruk binnen het team. Mede door een goede teamspirit en een positieve instelling van de assistentes is dit op een bewonderenswaardige wijze opgevangen automatisering Onze praktijk maakt nog steeds gebruik van Promedico-ASP als huisartseninformatiesysteem (HIS). Zoals eerder vermeld is het gebruik maken van scanners een stap voorwaarts in het verder digitaliseren van onze organisatie. Medische informatie kan worden gedigitaliseerd en worden gekoppeld aan het medische dossier binnen Promedico-ASP. Dit geldt voor ingekomen brieven maar ook voor medisch dossiers van nieuwe patiënten. Overigens is landelijk een digitaal systeem uitgerold om medisch dossiers aan elkaar over te dragen. In principe is ook - 8 -

9 dit een verbetering op gebied van automatisering en beheer van medisch dossiers. Wij hebben ons protocol ten aanzien van invoeren van medisch dossiers hierop aangepast. Voor de praktijken Löbker en den Exter verliep de elektronische communicatie met onze samenwerkende partners niet goed. Zoals in ons vorig jaarverslag al is gemeld had dit alles te maken met de splitsing van de praktijken. Gelukkig is in de loop van 2015 dit probleem opgelost en verlopen de elektronische lijnen nu wel goed overlegstructuur De praktijk neemt deel aan structureel overleg met onderstaande personen of instellingen in de aangegeven frequentie: overleg overlegfrequentie wie HAGRO 4 x jr huisartsen apotheek Havenbogen en Rembrandt (FTO) gezamenlijk consult met specialisten (jaarlijks wisselend) 4 x jr huisartsen, apothekers 4 x jr huisartsen, specialisten Vlietlandziekenhuis huisartsenteam 4 x jr huisartsen, aios, assistenten, POH s POH s 4 x jr huisartsen, POH s verzorgingshuis Spaland 4 x jr huisarts, afdelingshoofden Spaland assistentenoverleg 8 x jr assistenten P&O inloop huisarts, teamlid - 9 -

10 2.12 klachtenregeling Ingeschreven patiënten die ontevreden zijn over hun behandeling, of de gang van zaken en een klacht hebben, kunnen terecht bij Klachtenregeling WSD. Deze klachtenregeling wordt ondersteunt door Zorggroep Eerste Lijn (ZEL) te Naaldwijk. Op onze website is een link voor de patiënten beschikbaar over deze klachtenregeling. Inmiddels hebben wij een klachtenprotocol opgesteld met een daarbij behorende klachtenformulier. In 2015 is geen enkele officiële klacht ingediend

11 3 team 3.1 samenstelling Binnen huisartsenpraktijk Havenbogen is een enthousiast team werkzaam bestaande uit: BIG-geregistreerde medewerkers functie medewerker BIG-registratienummer fte huisarts Mw.C den Exter ,0 B.S.J.Löbker ,0 A.B.Gan ,0 M. Bhogal-Statham ,2 2 AIOS-sen praktijk ondersteuner Marleen Verbrugge in opleiding Yvette van den Bosch ,7 POH GGZ Hilde Herweijer ,4 overige medewerkers functie medewerker fte doktersassistenten Trudie de Jong-Gilden 0,57 Monique Vos-Haan 0,68 Petra Heijdra 0,72 Lydia Vink-v.d.Meeberg 0,58 Yvonne Collignon 0,65 Barbara Voskamp 0,47 administratie Robbert Visscher flex

12 4 patiëntenzorg 4.1 samenstelling patiënten en mutaties Huisartsenpraktijk Havenbogen, bestaande uit huisartspraktijk den Exter, huisartspraktijk Löbker en huisartspraktijk A.B. Gan, biedt huisartsgeneeskundige zorg aan 8663 ingeschreven patiënten. Het blijkt dat het aantal ingeschreven patiënten weer is toegenomen (2012: : 8375) en zijn we zelfs, zoals verwacht in 2014, juist licht gegroeid. Ondanks dat groei in patiënten aantallen geen doelstelling op zich is, verwachten wij een voortzetting van deze lijn voor modernisatie en innovatie De financiering voor het verrichten van modernisatie en innovatie (zogeheten M & I) handelingen is in 2015 veranderd. In het contract met de zorgverzekeraar is deze zorg gebudgetteerd, zodat een financiële prikkel wordt weggenomen voor het doen van deze verrichtingen. Onze praktijken verrichten jarenlang een stabiel aantal M&I s, ongeacht de manier van financieren. Het gaat voornamelijk om de verrichtingen IUD plaatsten, chirurgische verrichtingen, MMSE uitvoeren, Cyriax injecties en stoppen met rokenprogramma s

13 5 categorale patiëntenzorg 5.1 ketenzorg Ketenzorg is geprotocolleerde zorg die gericht is op chronische aandoeningen zoals diabetes mellitus en COPD. Om deze zorg te kunnen bieden maken wij gebruik van de ondersteuning die onze regionale zorggroep aanbiedt. Huisartsenpraktijk Havenbogen is bij deze zorggroep aangesloten, genaamd ZEL (zorggroep eerste lijn). In 2015 zijn we gestart met de keten HVZ (geprotocolleerde zorg op gebied van secundaire preventie bij HVZ patiënten). Inmiddels worden patiënten benaderd om hieraan mee te doen en proberen wij deze specifieke groep te controleren en te motiveren voor een goede levensverwachting. In de bijlage van dit jaarverslag leest u onze resultaten per praktijk op het gebied van de ketens DM en COPD. De resultaten van de HVZ keten zijn bij het schrijven van dit verslag niet bekend. In 2016 zullen wij voor deze keten worden gevisiteerd. Geprotocolleerde zorg verlenen wij ook aan kwetsbare ouderen. In 2015 zijn we gestart met een implementatietraject Persoonsgerichte zorg voor kwetsbare ouderen. De zorg rondom kwetsbare ouderen is momenteel grillig georganiseerd, omdat we merken dat we afhankelijk zijn van veranderingen in de zorg op het gebied van wetgeving zoals de WLZ (wet langdurige zorg), veel verschillende thuiszorgorganisaties met ieder hun eigen werkwijzen, gecompliceerde financiering voor huisartsen etc. Ondanks deze ontwikkeling zijn wij van mening de zorg voor ouderen zo goed mogelijk te moeten blijven organiseren. Wij zullen daarin blijvend uitdagend te werk gaan. Wij zijn benieuwd hoe deze specifieke zorg in 2016 eruit zal zien

14 6 kwaliteitsbeleid 6.1 verbeterplannen In het jaar 2014 hebben we helaas niet alle verbeterplannen kunnen realiseren. Gelukkig is het jaar 2015 anders verlopen, waarin wij echt op een aantal onderdelen hebben kunnen verbeteren. Allereerst is de telefonische bereikbaarheid van de praktijken aanzienlijk verbeterd. Nu elke praktijk via een apart telefoonnummer bereikbaar is, hebben patiënten eerder contact met een van onze assistentes en kunnen ook zorgvragen beter worden gestroomlijnd. Ons doel voor het komende jaar is om achter de telefoon meer structuur te creëren. Assistentes zullen worden gekoppeld aan een (telefoonnummer) praktijk. Door het koppelen van assistentes aan een vaste praktijk, zal het aantal overdrachtsmomenten tussen assistentes verminderen. Assistentes kunnen zo efficiënter werken en vormen zo meer het gezicht van de praktijk. Op het gebied van personeel en organisatie zullen we ons komend jaar verder gaan oriënteren over hoe onze service aan de balie kan worden verbeterd. Wij merken dat patiënten steeds meer met vragen komen aan de balie. Mogelijk dat dit een effect is van meer zorg in de wijk of de steeds meer onduidelijke regels en wetten binnen de verschillende sociale domeinen en de gezondheidszorg. Op deze voor de huisarts nieuwe vraag van zorg zijn wij onvoldoende georganiseerd. Ook hiervoor zullen wij een verbeterplan opstellen om de patiënt beter van dienst te kunnen zijn. Nadat wij in 2014 hebben besloten ingekomen post te scannen, zijn we in 2015 gestart met het professioneel archief vernietigen. Door het uitbesteden van archiefvernietiging en het plaatsen van een afgesloten papiercontainer in de backoffice voor de dagelijkse verwerkte post, ondervinden wij steeds de voordelen van dit verbeterplan. De hele praktijk is het afgelopen jaar voorzien van een nieuwe laag verf. Verder zijn de wachtkamerschermen voorzien van nieuwe software, voor betere en duidelijkere informatie aan de patiënt. Voor het komend jaar zijn verbeterplannen opgesteld op het gebied van klimaatbeheersing voor een aantal spreekkamers,

15 wachtkamerstoelen met leuningen, correcte belettering in de praktijk en aan de gevel. Onze praktijk is nu in het bezit van protocol klachtenregeling. De praktijk was al langer aangesloten bij een klachtenregeling via de ZEL. Maar een duidelijke procedure binnen onze HOED bij klachten hadden we nog niet. Bij een eventuele klacht zijn wij nu in staat gepast te reageren door gebruik te maken van dit protocol

16 7 samenvatting Trots was het team met het behalen van de NHG praktijkaccreditatie. Wij hebben het afgelopen jaar veranderingen durven nemen om onze praktijk te verbeteren. We stonden voor grote beslissingen op gebied van praktijkorganisatie, maar hebben, kijkend naar het afgelopen jaar, een goed gevoel hieraan over gehouden. Ook voor het komend jaar staan we voor belangrijke beslissingen. Onze zorgen liggen voornamelijk op het gebied van personeel en organisatie. De uitdaging ligt in het durven maken van ingrijpende beslissingen in de interne organisatie. Een meer gestructureerde balie, gericht op service aan de patiënt, zal onze organisatie versterken en ten goede komen aan de patiënt. Wij hopen dat we volgend jaar onze NHG praktijkaccreditatie kunnen verlengen door steeds aandacht te besteden aan kwaliteit. Het afgelopen jaar heeft ons team laten zien hoe sterk we zijn als een geheel. De toenemende regeldruk binnen de verschillende sociale domeinen en de gezondheidszorg maakt het ons niet makkelijk. Ons team is gewend om het belang van de patiënt voorop te stellen. Iedere dag staat ons team klaar om alle patiënten te woord te staan en waar mogelijk ook te helpen. Dat is de motivatie die ons drijft. De open en veilige sfeer waarin wij werken is nodig om onze motivatie te borgen. Wij hebben het vaak gezellig op het werk, en ook tijdens onze etentjes verspreid over het jaar. Elk lid van het team heeft zijn of haar talenten en humor ingezet om een bijdrage te leveren aan een mooi jaar, waarvoor onze dank