Huisartsenpraktijken VELP. Jaarverslag

Transcriptie

1 Huisartsenpraktijken VELP Jaarverslag 2014 Rozendaalselaan LD VELP Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp er. 1

2 Inhoud 1. Korte terugblik Missie & Visie Praktijkdoelstelling Patiënten Zorgprogramma s Personeel & Praktijkorganisatie Kwaliteitsbeleid Gevoerd kwaliteitsbeleid Plannen Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp er. 2

3 1. Korte terugblik 2014 was een jaar met veel veranderingen in de praktijken van Velp. In de eerste 9 maanden van het jaar is veel tijd en energie besteed aan voorbereiding van de accreditatie. Veel activiteiten in de praktijken zijn geprotocolleerd en een aantal belangrijke processen geharmoniseerd. Dit is een inspannend proces daar het een samenwerking en integratie van 8 huisartsenpraktijken betreft. Er is veel tijd en energie is geïnvesteerd in het professionaliseren van het personeelsbeleid. Helaas werden de praktijken in 2014 ook getroffen door uitval en ziekte zowel van medewerkers als door huisartsen. In juli 2014 hebben twee collega huisartsen in ons centrum hun praktijk neergelegd in verband met bereiken van pensioengerechtigde leeftijd. Gelukkig is de transitie naar opvolging goed verlopen en zijn de extra inspanningen op het gebied van accreditatie in oktober 2014 beloond met accreditatie door de NPA. 2. Missie en Visie De missie van de Huisartsenpraktijken Velp is het doen leveren van hoogwaardige, duurzame, veilige en toegankelijke medische gezondheidszorg aan patiënten die in Velp en Rozendaal wonen. Dit doen wij vanuit een brede visie op de gezondheidszorg waarbij wensen van de samenleving, zorgvragen van patiënten en demografische ontwikkelingen belangrijke uitgangspunten vormen. Wij vinden dat huisartsenzorg generalistische medische zorg, laagdrempelig toegankelijk voor de gehele populatie in de eigen woonomgeving moet zijn. Hierbij zijn continuïteit van zorg en een persoonsgerichte benadering van de patiënt belangrijk. Dit bereiken wij ook door middel van constructieve samenwerking met alle disciplines binnen ons gezondheidscentrum maar ook met partners daarbuiten zoals de huisartsenpost, het locale Rijnstate ziekenhuis en andere eerste en tweedelijns zorgverleners en instellingen. Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp pag. 3

4 Wat bieden de praktijken: - Eerste aanspreekpunt voor al uw vragen over gezondheid - Evenwichtig aanbod van verdere diagnostiek en behandeling in de huisartspraktijk en het Eerstelijns Centrum. - Langdurige relatie met u, uw omgeving en uw leefsituatie om uw hulpvraag goed te kunnen beantwoorden. - Continue bereikbaarheid op de praktijk of de huisartsenpost, waar de urgentie van uw vraag wanneer en hoe aan bod zal komen. - Goede samenwerking met andere aanbieders van gezondheidszorg in en buiten Velp/Rozendaal. Waar gaan wij van uit dat: - We onze zorg gezamenlijk leveren; het delegeren van taken aan andere teamleden; de doktersassistentes, de praktijkondersteuners, huisartsen in opleiding onder eindverantwoordelijkheid van de eigen huisarts van de patiënt. - Gezondheidszorg een gezamenlijke inspanning met de patiënt is. De patiënt is mede bepalend en heeft een eigen verantwoordelijkheid. - De richtlijnen van het Nederlands Huisarts Genootschap en de lokale afspraken in de regio leidend zijn. Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp pag. 4

5 4. Praktijkdoelstellingen Wij bieden laagdrempelige en persoonlijke huisartsenzorg. Wij zien ons als eerste aanspreekpunt voor al uw vragen over gezondheid. Onze praktijken zijn iedere werkdag van het jaar geopend en zijn telefonisch goed bereikbaar. Spoedafspraken op medische indicatie worden altijd dezelfde dag gepland. We proberen een afspraak die minder urgent is toch zoveel mogelijk binnen 2 werkdagen te plannen. Wij vinden dat patiënten een eigen verantwoordelijkheid hebben voor hun gezondheid en willen hen hiervan ook bewust maken. We willen bijvoorbeeld dat patiënten zelf contact opnemen voor het opvragen van uitslagen van onderzoeken. Bij ernstige afwijkingen proberen we zo snel mogelijk zelf te bellen. Wij beoefenen alleen de reguliere geneeskunde, dus geen alternatieve geneeskunde. We werken zo veel mogelijk volgens landelijk geaccepteerde richtlijnen en protocollen (NHG) gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek. Wij staan verantwoord en veilig medicijngebruik voor. Dit houdt in dat wij in onze praktijk en met de Velpse apotheker afspraken hebben over controle van medicijnen bij voorschrijven, herhaling, aflevering en gebruik. Daarnaast hebben we een doorkiesnummer waarbij de mogelijkheid voor onze patiënten is om 24 uur per dag herhaalrecepten aan te vragen. Wij streven ernaar om chronische zorg voor mensen met Diabetes Mellitus, CVRM en COPD protocollair uit te voeren volgens regionale ketenzorgprotocollen. De huisarts is medisch eindverantwoordelijk voor de zorg. Wij passen onze praktijkorganisatie aan de veranderende zorgvragen en demografische ontwikkelingen van onze populatie. In Velp is het percentage ouderen bijvoorbeeld ver boven het landelijke gemiddelde. We hebben in het Eerstelijns Centrum een samenwerking met de Ouderenpraktijk Bertholet. Er wordt is gestart met POH-GGZ ter ondersteuning van de huisartsen en om verschuiving van zorg op te vangen. Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp pag. 5

6 We werken continu en systematisch aan kwaliteitsverbetering van onze zorg en vinden we het belangrijk om mee te doen aan (huis)artsenopleiding en nascholing. Regelmatig hebben we een (huis)arts in opleiding in onze praktijk werken. In heel 2014 is er een AIOS (Huisarts in opleiding) geweest. Van januari t/m augustus 2014 was dat Dhr D. (Dominic) Ridder en van september t/m december 2014 was dat Dhr T.(Tijmen) Thomesen. De AIOS werkt onder begeleiding / supervisie van Mw Verbeeten. We willen graag dat patiënten zich welkom voelen en dat ze vriendelijk, adequaat en behulpzaam bejegend worden. We hebben geen relaties met de farmaceutische industrie. Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp pag. 6

7 5. Patienten Op waren patiënten ingeschreven in de Huisartsenpraktijken Velp. Patienten wonen in het geografisch gebied van de praktijken, namelijk Velp en Rozendaal. De opbouw van de populatie is in de tabel hieronder weergegeven. Leeftijd in jaren Totaal >95 Mannen Vrouwen Totaal Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp pag. 7

8 6. Zorgprogramma s De huisartsenpraktijken Velp bieden verschillende zorgprogramma s aan. Hierbij wordt onder eindverantwoordelijkheid van de huisarts gestructureerde chronische zorg aangeboden. Veelal wordt dit gedelegeerd door Praktijk Verpleegkundigen uitgevoerd. De zorg voor Diabetes Mellitus en het Cardio Vasculair Risico management wordt in 2014 samen met Stichting Een Plus Samenwerking (hoofdcontractant) geleverd. Vanaf 2015 hebben de huisartsen besloten de ketenzorg te contracteren bij de Zorggroep Arnhem en omstreken. Overzicht van de aantallen patiënten in ketenzorg per huisarts. Jan 15 Okt 14 Juli 14 April 14 Jan 14 Jan 13 DM CVR DM CVR DM CVR DM CVR DM CVR DM CVR WO BR K&L RS RH MM JV SA Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp pag. 8

9 7. Infrastructuur, praktijkorganisatie en personeel Infrastructuur De Huisartsenpraktijken Velp bestaan uit een samenwerking van 8 huisartsenpraktijken die de populatie van Velp en Rozendaal bedienen van huisartsenzorg. De huisartsenzorg wordt vanaf juni 2010 op een locatie vanuit het Eerstelijns Centrum Velp op de Rozendaalselaan 34 in Velp aangeboden. In het gebouw bevinden zich naast 8 huisartspraktijken een apotheek, huisartsenlab SHO, fysiotherapie praktijken, de praktijk ouderengeneeskunde, podotherapie, ergotherapie, ceasar therapie, dietiek, thuiszorgorganisatie Innoforte en Stichting Een Plus Samenwerking. De huisartspraktijken hebben zich georganiseerd zich in twee identieke units van 4 huisartspraktijken. Een op de begane grond en een op de eerste etage welke goed te bereiken is met zowel trap als lift. De praktijkruimten zijn rolstoel toegankelijk. Er zijn ruime gemeenschappelijke wachtruimten per etage. Op iedere unit is een gemeenschappelijke balie waar patiënten zich kunnen melden en contact kunnen leggen een de dokters assistente. Er is ook een backoffice waar telefoonverkeer wordt afgehandeld en administratieve werkzaamheden worden uitgevoerd. In het niet vrij voor patiënten toegankelijk gedeelte van de huisartsunit bevinden zich spreekkamers, een behandelkamer en andere behandelruimten. De huisartsunits zijn voorzien van alle noodzakelijke apparatuur die jaarlijks worden gecontroleerd en geijkt. Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp pag. 9

10 Praktijkorganisatie Op de begane grond bevinden zich de praktijken van; Mw. E. Bruinsma Mw. Koenders & Hr. A.A.S.M. van Roosmalen Mw. Wools Hr. Van Loenhout tel tel tel tel Op de eerste etage bevinden zich de praktijken van; Hr. R.M. van Hasselt Hr. M.P. Meermans Mw. J.E.H. Verbeeten Hr. J.F. van Santen & Mw. Bosman tel tel tel tel De Huisartsen zijn lid van de Huisartsvereniging Velp en de Kostenmaatschap Huisartsen Velp. In 2013 is een praktijkmanager huisartsenzorg aangetrokken om de huisartsen te ondersteunen in de uitvoering en organisatie van de veelal gezamenlijke bedrijfsvoering. Hierdoor is het mogelijk geworden om een groot aantal zaken te verbeteren en professionaliseren. Ook zijn alle huisartsenpraktijken aangesloten bij de Centrale Huisartsendienst Regio Arnhem (CHRA) waarin de avond -, nachten weekend diensten zijn georganiseerd. Eind 2014 is de CHRA opgegaan in een nieuwe regionale huisartsorganisatie waarin de regionale huisartsenvereniging, huisartspost en regionale zorggroep samenwerken. Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp pag. 10

11 Bereikbaarheid was voor 2014 Openingstijden De praktijk is op werkdagen geopend van 8.00 uur tot uur. Tijdens de overige uren is de huisartsenpost van de Regio Arnhem bereikbaar op tel.nr Telefoon Er wordt gebruik gemaakt van een keuzemenu. Uitsluitend voor die gevallen waarbij medische hulp geen moment kan wachten, kan men gebruik maken van de spoedoptie in het keuze menu (toets 1). Hiervoor is een carrousel geïnstalleerd die de SPOED telefoontjes met voorrang duidelijk weergeeft, middels een harde (andere toonsoort) toon in de Back Office. Als men kiest voor keuze 3 dan krijgt men de assistente aan de lijn. De Doktersassistente trieert, maakt de afspraken en men kan aan haar korte vragen stellen. Spreekuur Alle acht praktijken werken uitsluitend volgens afspraak. Afspraken kan men, bij voorkeur, maken tussen 8.00 en uur. Als men aangeeft dat er meerdere vragen te bespreken zijn of wanneer men een langer gesprek wil, dan houdt de assistente daar rekening mee bij de planning van het spreekuur. Iedere praktijk heeft een eigen telefoonnummer en daardoor krijgt de patiënt meestal een voor hem/haar bekende assistente aan de lijn. In de middaguren lukt dit niet altijd, daarom adviseren wij de patiënt om zoveel mogelijk in de ochtenduren te bellen. Telefonisch spreekuur Het telefonisch spreekuur is bedoeld voor het stellen van korte vragen aan de huisarts. Men kan hiervoor een afspraak maken via de assistente. Zij spreekt met de patiënt af wanneer de huisarts belt. Visites Aan het eind van de ochtend, of in de middag worden huisbezoeken afgelegd door de verschillende huisartsen. De patiënt kan tussen 8.00 en uur een huisbezoek aanvragen. In de praktijk zijn er meer mogelijkheden om onderzoek te doen, in principe wijzen de doktersassistentes de patiënten erop om alleen een visite aan te vragen als het onmogelijk is om naar de praktijk te komen. Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp pag. 11

12 Herhaalrecepten Herhaalrecepten kunnen worden aangevraagd door deze in te spreken op de herhaalreceptenlijn die 24 uur per dag bereikbaar is (toets 2 in het keuzemenu, daarna nogmaals de 2 ). De patiënt heft ook de mogelijkheid om het apotheeketiket of een briefje met de bestelling bij de huisartsenbalie in de herhaalreceptenbak te deponeren. Recepten die vóór uur worden aangevraagd kunnen 2 werkdagen later na uur bij uw apotheek opgehaald worden. Urineonderzoek Urine die gecontroleerd moeten worden kunnen vóór uur bij de assistente afgegeven worden. Avond-/nacht-/weekenddienst De huisartsen van Velp nemen deel aan de Centrale Huisartsendienst Regio Arnhem. De centrale huisartsendienst: huisartsenpost hiervan is gevestigd in Ziekenhuis Velp. Deze dienst is bedoeld voor die medische problemen die niet kunnen wachten tot de eigen huisarts weer aanwezig is. Vakantie waarneming Tijdens vakantie en afwezigheid van huisartsen en assistentes wordt de waarneming verzorgd door één of meerdere collega huisartsen werkzaam binnen de Huisartsenpraktijken Velp. Vaak wordt een waarnemend huisarts aangetrokken om achterblijvende huisartsen te ontlasten. Medewerkers In 2014 hebben 3 doktersassistentes afscheid genomen en er zijn 2 nieuwe doktersassistentes aangenomen. Voor de 8 huisartsenpraktijken werkten in 2014; 7 praktijkhoudende huisartsen, 6 huisartsen met vaste werkdagen, 16 doktersassistentes, 1 oproep Doktersassistente en 5 praktijkondersteuners somatiek (POH). Verder zijn er 2 POH-GGZ vanuit de Zorggroep Arnhem in Velp gedetacheerd voor resp. 24 en 36 uren en er is een Praktijkmanager. Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp pag. 12

13 8. Kwaliteitsbeleid 2014 Door de samenkomst van 8 huisartsenpraktijken in één pand is er hard gewerkt om in alle praktijken uniform te gaan werken. In 2013 is er een start gemaakt met de voorbereidingen voor de NPA en op 14 oktober 2014 heeft dat geresulteerd in het behalen van het certificaat voor werken volgens de door de NHG opgestelde kwaliteitseisen. Hierbij zijn de bestaande processen in de praktijken onder de loep genomen, waar nodig aangepast en uitgeschreven. Enquêtes 1. Gestandaardiseerde patiënten enquêtes zijn afgenomen om een beeld te krijgen van de individuele dienstverlening door de huisarts als de algemene dienstverlening. Daar waar nodig zijn er verbeterplannen opgesteld en is er actie ondernomen. 2. Als onderdeel van de NHG accreditatie is De Risicoscan (NHG) door alle medewerkers ingevuld en n.a.v. deze ingevulde lijst is er een bijeenkomst geweest om de uitkomst te bespreken. (zie upload document NPA) Scholing In de maanden november en december 2014 hebben twee assistentes de opleiding tot LEAN coach gevolgd. Het is de bedoeling dat zij in 2015 LEAN organiseren in de huisartspraktijk gaan introduceren. Er is in 2014 een start gemaakt met de ontwikkeling van een carrousel voor de medewerkers om kennis en protocollen van gedelegeerde taken te trainen en borgen. Bereikbaarheid 1. De huisartsenpraktijken Velp maken al meerdere jaren gebruik van een voice-responsesysteem en een keuze menu. Bij spoed kan de patiënt de wachtrij passeren. Het Advicalls programma laat zien dat de patiënten binnen de gestelde tijd te woord gestaan worden. Er vindt een continu registratie van telefoonactiviteit plaats, die elk moment inzichtelijk is te maken. Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp pag. 13

14 2. In hebben we een extra (waarneem-) carrousel (Advitronics) geïnstalleerd om de patiënten, van de praktijk, waarvan de huisarts met vakantie (tijdelijk afwezig) is, een vast nummer te laten bellen waardoor deze patiënt bij een assistente van een andere praktijk terecht komt. Voorheen moest de patiënt het telefoonnummer van één van de andere artsen opzoeken en bellen en indien deze ook met vakantie was wederom een ander nummer opzoeken. Dat is nu verleden tijd. Dit systeem is veel patiëntvriendelijker. Registratie In 2014 hebben de Huisartsenpraktijken van Velp allemaal ruim voldaan aan de minimale landelijke eisen voor ADEPD registreren in het patiënten Huisarts Informatie Systeem (HIS). Hulpvragen en diagnoses worden nog beter en meer gestructureerd geregistreerd. Overlegstructuren In 2014 is een start gemaakt met meer regelmatig cluster gebonden werkoverleggen. Aanwezig zijn de medewerkers en huisartsen van het betreffende cluster. T.b.v. dit overleg wordt een agenda gemaakt en een doktersassistente/poh notuleert tijdens dit overleg. Deze notulen worden verzonden naar de (werk) mailadressen van alle huisartsen en medewerkers van desbetreffend cluster en door de praktijkmanager opgeslagen op de harde schijf van de samenwerkende huisartspraktijken. Het doel is om werkprocessen beter te stroomlijnen. Functioneringsgesprekken In 2014 is met elke medewerker, die langer dan een jaar in dienst is, door de huisarts en de praktijkmanager een functioneringsgesprek gevoerd. Hiervan zijn verslagen gemaakt. Het functioneringsverslag is toegevoegd aan ieders eigen personeelsdossier. Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp pag. 14

15 VIM In het najaar van 2014 zijn we gestart om op een gestructureerde manier veilig incidenten te melden. Er is een VIM commissie opgericht en zij bekijken de meldingen en bespreken welke punten er verbeterd moeten worden in het werkproces en voeren verbeterprocessen door. In het clusteroverleg komen de VIM meldingen standaard op de agenda alwaar ze worden besproken. Klachtencommissie In 2014 is er een klachtencommissie aangesteld. Als eerste hebben zij het klachtenformulier bekeken en aangepast zodat deze duidelijker werd om in te vullen en om de klacht te behandelen. De commissieleden komen elke 4 weken bij elkaar. In een cluster overleg komen de klachten standaard op de agenda en worden besproken. Triage Alle doktersassistenten hebben in 2014 de NHG triage training gevolgd en hebben een goed werkende telefoon headset om zo optimaal mogelijk de patiënt te woord te kunnen staan. Papierloos werken is geïntroduceerd met verbetering van registratie in het HIS. NHG-Keurmerk Alle 8 praktijken zijn sinds 14 oktober 2014 voorzien van het NHG-keurmerk. Dit houdt in dat in onze huisartsenpraktijken, onder toezicht van het Nederlands Huisartsen Genootschap, systematisch en continu wordt gewerkt aan kwaliteitsverbetering van de zorg. Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp pag. 15

16 Plannen voor 2015: Kwaliteit verbetering Blijven werken aan kwaliteitsverbetering volgens een vooropgezet plan en alle nieuwe werkvormen en verbeteringen in de huidige werkprocessen borgen en daarmee voldoen aan kwaliteitseisen die de NPA stelt en dit jaar wederom gezamenlijk geauditeerd te worden. De protocollen zullen elk jaar worden herzien en daar waar nodig aangepast worden aan nieuwe richtlijnen. Aanpassen van de praktijk(inrichting) volgens de richtlijnen van het LEAN principe In de maanden november en december 2014 hebben twee assistentes de opleiding tot LEAN coach gevolgd. Doel hiervan is dat zij in het jaar 2015 de inrichting/indeling van de praktijk, een aantal werkprocessen en het voorraadbeheer kritisch gaan bekijken om deze vervolgens aan te passen volgens de richtlijnen van het LEAN principe. Tot nu toe is de indeling van de praktijkruimtes, werkvlakken en kasten niet altijd efficiënt, mogelijk ergonomisch ongunstig en soms rommelig en onoverzichtelijk qua aanzicht. Er zal per praktijkruimte, werkvlak en kast bekeken gaan worden hoe deze punten verbeterd kunnen worden; er zal opgeruimd en geordend worden en d.m.v. stickers en foto s zal er optisch meer duidelijkheid en overzicht verschaft worden. De praktijkruimtes en daarin aanwezige werkvlakken en kasten zullen in logische volgorde aangepakt/aangepast worden. In beide clusters zullen deze veranderingen op dezelfde manier doorgevoerd worden. Bepaalde werkprocessen zullen kritisch bekeken worden om deze efficiënter/doeltreffender te laten verlopen. Er zal bekeken worden of de voorraden van de verbruiksartikelen in de gehele praktijk zo efficiënt mogelijk berekend kunnen worden zodat vermeden wordt dat deze artikelen na de expiratiedatum ongebruikt vernietigd moeten worden. Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp pag. 16

17 De twee genoemde assistentes zullen voortrekkers zijn van dit project, zij zullen hierbij geholpen worden door hun collega s. Eventuele gebruiksartikelen of zaken die nodig zijn om de praktijk volgens de richtlijnen van het LEAN principe in te richten zullen aangeschaft/ingezet worden. We hopen eind 2015 het LEAN principe voor een groot deel doorgevoerd te hebben. Jaarverslag 2014 Huisartsen Velp pag. 17