ACTIEPLAN BESTRIJDING FRAUDERISICO S. Gemeente Lingewaal. April 2017

Transcriptie

1 ACTIEPLAN BESTRIJDING FRAUDERISICO S Gemeente Lingewaal April 2017

2 1. Inleiding De accountant is op grond van zijn beroepsregels verplicht controlewerkzaamheden uit te voeren ter zake van frauderisico s. Het onderkennen van zulke risico s krijgt binnen die beroepsgroep steeds meer aandacht. Dat blijkt onder meer uit een in mei 2016 verschenen discussienota van de beroepsvereniging over de aanpak van fraude en uit het feit dat alle accountants in het kader van de permanente educatie in 2017 verplicht een training 'frauderisicofactoren' moeten volgen. De aanpak van fraude kan inmiddels worden gezien als een speerpunt in de accountantscontrole. Dat blijkt ook uit het feit dat een interne frauderisicoanalyse bij de benoeming van de accountant in oktober 2016 benoemd is als een extra aandachtspunt voor de controle Ook in de managementletters is eerder aandacht gevraagd voor de totstandkoming van een dergelijke analyse. Om frauderisico s adequaat te kunnen bestrijden, moet een organisatie zich eerst bewust zijn van de aanwezigheid van deze risico s en van de processen waarin zij zich voordoen. Een frauderisicoanalyse is essentieel voor dit bewustzijn. Zo n analyse is voorts onmisbaar om te kunnen vaststellen of voldoende beheersmaatregelen zijn getroffen of dat aanvullende maatregelen nodig zijn. Dat betekent overigens niet dat ieder (rest)risico moet worden afgedekt. De beroepsregels geven aan dat de organisatie oordeelsvormingen kan maken over de aard en omvang van de interne beheersingsmaatregelen die het wil implementeren en over de aard en omvang van de risico's die het wil aanvaarden. Het kan kortom een bewuste keuze zijn om frauderisico s tot op zekere hoogte te accepteren. Soms kan dat ook niet anders, gezien de schaal van onze gemeente die bijvoorbeeld beperkingen stelt aan de mogelijkheden tot functiescheiding. Het nut van een frauderisicoanalyse wordt volmondig onderschreven. Er zijn in het verleden op deelgebieden maatregelen genomen die gericht zijn op de bestrijding van fraude, maar het is nu tijd voor een integrale aanpak. Met de bijgevoegde frauderisicoanalyse wordt daarin voorzien. Met medewerking van alle afdelingen is een beeld verkregen van de maatregelen die al getroffen zijn en van maatregelen die nog genomen zouden kunnen worden om het risico op fraude verder te beperken. De concrete acties die uit de analyse naar voren komen en de eerstkomende periode op de agenda staan, worden samengevat in dit actieplan. 2. Fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik Fraude (in enge zin) heeft betrekking op handelingen van raadsleden, collegeleden en ambtenaren. Bij een ruimere uitleg van het begrip, omvat het ook misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Daarbij gaat het om derden buiten de organisatie (extern), zoals burgers, klanten en leveranciers van de gemeente die misbruik of oneigenlijk gebruik maken van middelen of diensten van de gemeente. In de bijgevoegde analyse zijn zowel frauderisico s als risico s op M&O geïnventariseerd. De term fraude wordt in dit actieplan in ruime zin gebruikt, derhalve met inbegrip van M&O. 3. Toelichting op de Frauderisicoanalyse Bij het opstellen van de risicoanalyse is de publicatie Gemeente Governance Fraude, managen van frauderisico s geeft voorsprong! Van Deloitte uit juni 2007 als vertrekpunt gebruikt. De gemeentelijke accountant, de heer R.A. van Vught, is overigens een van de opstellers van deze publicatie. In de bijgevoegde frauderisicoanalyse worden eerst frauderisico s beschreven die zich in principe op alle afdelingen kunnen voordoen. Voor het overige zijn de geïnventariseerde risico s in de frauderisicoanalyse per afdeling gerubriceerd. Per risico wordt aangegeven wat het risico inhoudt en wordt een overzicht gegeven van mogelijke beheersmaatregelen, waarbij wordt beschreven in hoeverre die maatregelen al zijn geïmplementeerd en wat we eventueel aanvullend nog zouden kunnen doen. 2

3 Ook is getracht de risico s te classificeren, door middel van kleurcodes. Een toelichting op die codes vindt u aan het begin van de risicoanalyse. 4. Van risicoanalyse naar Actieplan Met de risicoanalyse hebben we de belangrijkste risico s in beeld. Ook hebben we zicht op de beheersmaatregelen die we eventueel nog zouden kunnen treffen om die risico s verder te reduceren. Uit de analyse blijkt dat er vijftien onderwerpen zijn waaraan een actiepunt kan worden gekoppeld. Daarbij kan het gaan om het implementeren van een beheersmaatregel of om een onderwerp dat nader bekeken moet worden. We hebben de concrete acties die we de komende tijd willen ondernemen in de tabel bij dit actieplan samengevat. Ook daarin zijn de onderwerpen per afdeling gerubriceerd, naast enkele onderwerpen die voor alle afdelingen van toepassing zijn. Tevens hebben we in de bijgevoegde tabel aangegeven wanneer het actiepunt afgerond moet zijn. Soms kan een maatregel met onmiddellijke ingang worden ingevoerd. Andere actiepunten kennen 1 juli of 1 november 2017 als einddatum. Bij de fasering hebben we in aanmerking genomen dat in de reguliere werkplanningen geen rekening is gehouden met dit project, terwijl andere projecten ook een aanzienlijk beslag leggen op de ambtelijke capaciteit. Denk bijvoorbeeld aan de bestuurlijke fusie. 5. Governance van frauderisico s: de rol van de gemeenteraad en het college Governance van frauderisico s vormt geen eenmalige activiteit. Deloitte beschrijft het in de genoemde publicatie als een cyclisch en lerend proces dat periodiek op de agenda van het managementteam, het college en de gemeenteraad moet staan. We hebben dan ook niet de pretentie dat we klaar zijn als de actiepunten uit dit actieplan zijn uitgevoerd. Wij kunnen ons voorstellen dat in 2018, na de evaluatie van het actieplan, nog verder wordt ingezoomd op bepaalde onderwerpen. Daar komen we te zijner tijd, bij de evaluatie van dit actieplan, op terug. Volgens de eerder genoemde publicatie van Deloitte wordt van de raad verwacht dat hij zich, tegen de achtergrond van zijn kaderstellende rol, uitspreekt over het ambitieniveau van de gemeente ten aanzien van het voorkomen van fraude en M&O. Het college is binnen de gestelde kaders belast met de uitvoering en moet daarover periodiek verantwoording afleggen aan de raad. Volgens Deloitte is het van belang dat het college periodiek de frauderisico s inventariseert per activiteit of proces. Waar mogelijk kan deze inventarisatie volgens Deloitte worden gecombineerd met de risicoanalyse in het kader van de rechtmatigheidscontrole. Tegen deze achtergrond stellen wij voor aan de raad een informatienota voor te leggen, waarbij dit actieplan en de achterliggende frauderisicoanalyse ter kennis wordt gebracht van de raad. De raad wordt daarmee in staat gesteld om na te gaan of de voorgestelde werkwijze aansluit bij het ambitieniveau dat hem voor ogen staat. De raad kan daarbij desgewenst kaders stellen en bijvoorbeeld aandachtspunten meegeven voor de verdere aanpak van dit onderwerp. Ook de evaluatie van dit actieplan kan te zijner tijd ter kennis van de raad worden gebracht. 6. De naderende bestuurlijke fusie Gelet op het perspectief van de naderende bestuurlijke fusie zou de vraag kunnen rijzen hoever Lingewaal op dit moment moet gaan met het optuigen van de Governance rond frauderisico s en met de implementatie van beheersmaatregelen. Wij hebben ons niet door dit argument laten leiden. Het belang van een adequate fraudebestrijding is evident en vergt dat we hierin slagen maken. De inspanningen die we nu als Lingewaal plegen zullen bovendien ook ten goede komen aan de nieuwe gemeente. Zij vergroten het fraudebewustzijn van medewerkers en kunnen helpen om de nieuwe procedures en (werk)processen die straks nodig zijn, meteen fraudebestendig neer te zetten. Wij hebben met Geldermalsen en Neerijnen inmiddels ook over dit project gecommuniceerd. Het project sluit voorts goed aan bij de initiatieven op het gebied van integriteit. Tenslotte heeft onze accountant herhaaldelijk aangedrongen op de totstandkoming van de risicoanalyse. Het belangrijkste argument is wellicht dat fraudegevallen in gemeenteland toch met enige regelmaat voorkomen, getuige de perspublicaties op de voorkant van deze notitie. 3

4 7. Het programma van dit Actieplan Hiervoor verwijzen we naar de bijgevoegde tabel. Daarin zijn de acties beschreven en in de tijd uitgezet. 8. Vervolgaanpak De periode tot 1 november 2017 benutten wij voor het uitvoeren van dit actieplan. Na afronding daarvan leggen wij in december 2017 een evaluatie van het project aan het college voor, die vervolgens ook ter kennis kan worden gebracht aan de raad. Bij de evaluatie zullen we ook mogelijke vervolgacties voor 2018 beschrijven. Vooralsnog wordt gedacht aan het verder inzoomen op activiteiten met een hoog risico. De tot dusver uitgevoerde analyse moet gezien worden als een quick scan en voor risicovolle activiteiten is een nadere verdieping wenselijk. Daarnaast zou de afstemming met de interne rechtmatigheidscontrole, de accountantscontrole en de juridische kwaliteitszorg een nuttig onderwerp kunnen zijn. De verschillende controles en activiteiten hebben duidelijke raakvlakken met elkaar. Bijlagen: 1. Tabel bij Actieplan 2. Frauderisicoanalyse Lingewaal 4

5 Naam activiteit/proces Tabel bij Actieplan bestrijding frauderisico's Nog niet volledig gerealiseerde beheermaatregel(en) Actiepunten Afdeling Frauderisico's alle afdelingen Inkopen en aanbestedingen Bestelling Verplichtingen duidelijk vastleggen Bij verplichtingen boven een nader te bepalen bedrag altijd werken met een opdrachtbevestiging/ opdrachtbon die door de budgethouder of budgetbeheerder moet worden ondertekend. Alle afdelingen 1 juli 2017 Ontvangst en controle Functiescheiding tussen verstrekken opdracht, controle levering prestatie, autorisatie factuur en registratie in de financiële administratie. De kassier en de medewerkers van de financiële administratie hebben geen bevoegdheden tot autorisatie van bestellingen, ontvangst goederen/ prestatie en facturen. Nagaan in hoeverre functiescheiding kan worden gerealiseerd Alle afdelingen 1 november 2017 Inkopen/aanbestedingen Functiescheiding tussen inkoop, budgethouder, registratie facturen en betaling facturen. Mogelijkheid tot functiescheiding bezien Alle afdelingen 1 november 2017 Besluitvorming Besluitvorming In dienst nemen personeel Functionarissen met een financiële functie (inclusief inhuur) Een onafhankelijke functionaris controleert of de besluiten conform het vigerende mandaatbesluit zijn genomen. Frauderisico's met primaat bij B&O Periodiek meenemen in rechtmatigheidscontrole/juridische kwaliteitszorg. (Integriteits)screening personeel bij indiensttreding. Voor functionarissen die een financiële functie gaan verrichten een verklaring omtrent gedrag vragen en deze bewaren in het personeelsdossier (is ook een polisvoorwaarde). Overige opbrengsten Doeluitkeringen/subsidies Functiescheiding tussen aanvrager subsidie, uitvoering/naleving voorwaarden en controle verantwoording. Aandacht nodig voor haalbaarheid functiescheiding, volledigheid Bij de interne controle wordt gebruik gemaakt van aanwezige controleprotocollen. van controleprotocollen en bewaking voorwaarden Centrale registratie en bewaking voorwaarden subsidies en doeluitkeringen. Lonen en salarissen Salarisadministratie Invoer van mutaties worden in functiescheiding verwerkt. Het systeem dwingt dit af. Salarismutaties worden alleen verwerkt op basis van door bevoegd gezag geautoriseerde besluiten. Per personeelslid wordt cijfermatige controle uitgevoerd t.o.v. het in het voorgaande maand uitbetaalde salaris. Er wordt gebruik gemaakt van een standenregister, dat maandelijks wordt bijgewerkt. Salarisuitbetalingen worden gecontroleerd door leidinggevende aan de hand van brondocumenten. Controle betalingen aan personeelsleden buiten de salarisadministratie om. Medewerkerstevredenheidsonderzoeken. Directe lijn naar personeelsfunctionarissen voor melding onjuistheden Functiescheiding tussen aanname en ontslag, bewaren en bijhouden van het personeelsdossier en verwerking in de salarisadministratie. Belastingen en sociale premies Loonheffing en sociale lasten, Aanbieden van cursussen/opleidingen voor medewerkers belast met belastingen en sociale premies. BTW-Compensatiefonds, Interne controle op labelling. Omzetbelasting, Deugdelijke dossiervorming. Overdrachtsbelasting, Jaarlijks verbandscontrole tussen inkopen en btw- en bcf-aangiften in het kader van het BCF. vennootschapsbelasting en Verbandscontrole tussen de financiële en salarisadministratie en de (loon)aangiften. overige heffingen Periodiek intern onderzoek naar de naleving van alle relevante wet- en regelgeving. Functiescheiding tussen opstellen en controle van de juistheid en volledigheid van de aangifte. Ondertekening aangiften door controller/ hoofd B&O. Datum gereed B&O 1 juli 2017 B&O B&O in overleg met de verantwoordelijke afdelingen Per direct (bij nieuwe wervingen) 1 november 2017 Nagaan of borging voldoende is B & O 1 november 2017 Onderzoeken of borging voldoende is. Het risico op fraude of M&O wordt overigens laag ingeschat. B&O 1 november 2017

6 Naam activiteit/proces Nog niet volledig gerealiseerde beheermaatregel(en) Actiepunten Afdeling Vorderingen Betalingsregelingen De leidinggevende autoriseert de betalingsregeling op basis van onderliggende documentatie. Het systeem dwingt dit af. Het systeem dwingt autorisatie van een leidinggevende af bij een nieuwe en gewijzigde betalingsregeling. Interne controle op de naleving van de betalingsregeling. Bewaking op nakomen betalingsregeling onafhankelijk van degene die regeling heeft afgesloten. Bij het niet naleven van de betalingsregeling vindt automatisch overdracht plaats aan de deurwaarder. Het systeem dwingt dit af. Bezittingen van gemeenten/eigendommen van derden in beheer gemeente Bezittingen Registreren van het cultuurhistorisch bezit en overige waardevolle zaken. Periodieke onafhankelijke voorraadopname. Beperken toegangsmogelijkheden tot waardevolle zaken. Analyse van verschil tussen telling en registratie. Leges KCC Vergunningen en beschikkingen die bij de balie worden afgerekend Frauderisico's met primaat bij Maatschappelijke Zaken Cliënt wordt bij de balie geattendeerd op de mogelijkheid tot het verkrijgen van een kassabon. Legestarieven zijn voor de cliënten zichtbaar bij de balie. Wijziging van legestarieven kan alleen in functiescheiding. Het systeem dwingt dit af. Functiescheiding tussen het vaststellen van de tarieven, het toekennen en behandelen van de aanvraag, het verstrekken van het document, de betaling, de voorraadregistratie en kasopname. Datum gereed Nagaan of borging voldoende is. B&O 1 november 2017 Onderzoeken of aanvullende maatregelen nodig zijn. B&O 1 november 2017 Tarieven en mogelijkheid verkrijgen kassabon kenbaar maken bij balie. Bezien of er alternatieve waarborgen nodig zijn omdat functiescheiding niet geheel kan worden doorgevoerd. MZ (Burgerzaken) 1 augustus 2017 Verstrekking voorzieningen en persoonsgebonden budgetten Verstrekkingen Wmo en Jeugdwet (voorzieningen en persoonsgebonden budgetten) Functiescheiding tussen het vaststellen van de verordening, behandelen van de aanvraag en dossiervorming, het besluiten op de aanvraag en voorstel tot betaling. De eisen, voorwaarden en normbedragen met betrekking tot het verstrekken van een uitkering zijn vastgelegd in een normenkader. Een onafhankelijke functionaris stelt vast of de procedure wordt nageleefd en/of het besluit in overeenstemming is met het intern en extern wettelijk kader. Deugdelijke dossiervorming op basis van richtlijnen. Het verstrekken van voorzieningen/ budgetten vindt plaats op basis van de authentieke beschikking of een gewaarmerkte kopie. Nieuwe cliënten dienen zich te legitimeren. Voorafgaand aan het verstrekken van een voorziening wordt in de BRP gecheckt of de cliënt een inwoner is van de gemeente. Alle toekenningen worden vastgelegd in de administratie. Jaarlijks vaststellen van de aansluiting tussen de financiële administratie en de registratie van voorzieningen/budgetten Periodiek uitvoeren van heronderzoeken. Bij de cliënt monitoren of de inzet van zorg aansluit bij de behoefte. Frauderisico's met primaat bij Ruimtelijke Zaken Inkopen/aanbestedingen Wet Ketenaansprakelijkheid Periodieke evaluatie/screening van aannemers organisatiebreed met aansluitend actualiseren aannemerslijst. Andere beheermaatregelen zijn momenteel nog niet getroffen. In het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt niet op de ketenaansprakelijkheid ingegaan Grondexploitatie (grondaankopen en verkopen) Grondverkopen In geval van verkoop aan ambtenaren of bestuurders tussenkomst van het college en geen afdoening in mandaat. In de werkprocessen borgen dat nieuwe cliënten zich moeten legitimeren en dat de inzet van zorg wordt gemonitord. Onderzoeken in hoeverre aanvullende beheermaatregelen nodig zijn. Grondtransacties met bestuurders of ambtenaren niet in mandaat afdoen. Per direct invoeren en voorts meenemen bij eerstvolgende aanpassing mandaatbesluit. Maatschappelijke Zaken in overleg met Sociaal Team 1 november 2017 Ruimtelijke Zaken 1 november 2017 (Civiel), in overleg met het inkoopbureau Ruimtelijke Zaken Per direct

7 Grondaankopen In geval van aankoop van ambtenaren of bestuurders tussenkomst van het college en geen afdoening in mandaat. Grondtransacties met bestuurders of ambtenaren niet in mandaat afdoen. Per direct invoeren en voorts meenemen bij eerstvolgende aanpassing mandaatbesluit. Ruimtelijke Zaken Per direct