Presentaties Firm Ground bij Workshop Toegankelijke pdf Forum Standaardisatie

Transcriptie

1 Presentaties Firm Ground bij Workshop Toegankelijke pdf Forum Standaardisatie Documenten en toegankelijkheid, wat je als organisatie moet weten presentatie Iacobien Riezebosch Pdf-audit presentatie Bram Duvigneau Documenten en toegankelijkheid, wat je als organisatie moet weten Forum Standaardisatie, 23 november 2017 Iacobien Riezebosch, Firm Ground Veel van je content bestaat uit pdf's Deze pdf's zijn zelden tot nooit goed bruikbaar voor iedereen of goed toegankelijk. 1

2 Meestal geen grip op pdf Bruikbare content De bezoeker wil een taak uitvoeren De bezoeker gebruikt meer en meer alleen mobiele apparaten De bezoeker heeft niet altijd toegang tot een printer De bezoeker heeft vaak geen goede internetvaardigheden of geen goede computervaardigheden Niet iedereen kan een formulier op papier tekenen of invullen Er is geen gemiddelde bezoeker Demo Bram Duvigneau 2

3 Pdf is ook webcontent Bruikbare en toegankelijke content Content in pdf's maak je daarom ook toegankelijk en bruikbaar. Nu overheidsbeleid, wettelijke verplichtingen (meer volgt voor publieke sector). 3

4 Een pdf Een toegankelijke pdf Hoe een toegankelijke pdf in elkaar zit kun je ook teruglezen op documenten-entoegankelijkheid.nl: Hoe zit een toegankelijke pdf in elkaar? 4

5 Hoe maak je een toegankelijke pdf? Hoe je een toegankelijke pdf maakt kun je ook nalezen op documenten-entoegankelijkheid.nl: Hoe maak je een toegankelijke pdf? Voorbeelden Problemen, misvattingen en blinde vlekken Informatie in pdf is niet altijd voor iedereen beschikbaar Voorbeeld losloopgebieden in een gemeente WATERBERG Losloopgebieden E35 A12 20 ARNHEM- CENTRUM BERG EN HEIDEWEG 26 ARNHEM NOORD ARNHEMSESTRAATWEG LAREN STEINSELAAN etc. 5

6 Geen interne standaard Niet elke pdf is goed te bekijken op mobiel 6

7 Drukwerk is geen webcontent Kan bezoeker navigeren met bladwijzers? 7

8 Kan bezoeker navigeren met bladwijzers? 8

9 Leesvolgorde 9

10 Leesvolgorde Ook pdf moet aanpasbaar zijn 10

11 Handtekening Plaats geen getekende documenten online. Vertrouwelijke informatie 11

12 Een gescand document is niet toegankelijk Verlies van informatie, zoals metadata en codelaag. OCR'en zorgt niet voor toegankelijkheid. Veel software is ongeschikt 12

13 Geschikte software nog niet goed gebruikt Medewerkers leren nu verkeerd gebruik aan in diverse trainingen Onvoldoende kennis bij en afstemming met trainers Een pdf is bewerkbaar Een pdf up-to-date houden is lastig Verouderde informatie Dode links Meerdere versies in omloop Veel stappen in publicatieproces opgemaakte pdf 13

14 Toptaken en processen? Niet iedereen kan printen of tekenen. Vaak geen duidelijke afzender of context 14

15 Security Organisaties delen onbedoeld inlognamen Privacy en politieke gevoeligheid Onbedoeld worden namen gedeeld Vinden en archiveren Een toegankelijke pdf met de juiste metadata is beter te vinden en geschikter voor archivering Gebruik open standaarden zodat een document op lange termijn betrouwbaar kan worden weergegeven 15

16 Mensen vinden pdf's niet makkelijk Veel bezoekers met hulpapparatuur vonden pdf lastig te gebruiken......en vroegen naar informatie in HTML. Gebruikersonderzoek Gov.uk, november 2016 Pdf is niet makkelijk... Doorgaans is een pdf niet makkelijk voor de bezoeker, en niet makkelijk of goed voor de organisatie. Doel Doel is toegankelijke, bruikbare, actuele en betrouwbare informatie en dienstverlening Het doel is niet (een site vol) toegankelijke pdf's Welke eisen en verplichtingen zijn er? Wetgeving en beleid Onder andere: Landelijk beleid digitale toegankelijkheid en digitale overheid Grondwet artikel 1 VN-verdrag geratificeerd inzake rechten mensen met een handicap of chronische ziekte Wet Gelijke behandeling wonen, werk, onderwijs, openbaar vervoer, goederen en diensten Algemene norm toegankelijkheid Europese richtlijnen > nationale wetgeving 2018 websites, intranetten, documenten, apps Standaarden WCAG 2.0 EN Open standaarden, zoals HTML, pdf/a, pdf 1.7 Processtandaard digitale toegankelijkheid in ontwikkeling... format toegankelijkheidsverklaring 16

17 Het kan ook anders Denk verder dan het format pdf Voorbeeld: Defensie Magazine (Platform Rijksoverheid) Divosa-Werkwijzers in HTML 17

18 Artikelen over best practices Op documenten-en-toegankelijkheid.nl vind je artikelen over de voorbeelden: Van pdf naar HTML: de divosa-werkwijzers Defensie Magazine: van papieren tijdschriften naar online magazines (in HTML) Aanpak voor organisaties met veel online pdf's Veel organisaties weten niet waar ze staan Je kunt niet goed een probleem oplossen als je de aard en omvang niet kent Je kunt geen prioriteiten stellen of budget regelen Het toegankelijk maken van pdf's (focus op eindproduct) is geen efficiënte aanpak of goede eerste stap Inventory en audit van documenten Als je meet, dan kun je het probleem begrijpen Als je het probleem kan begrijpen, dan kun je het aanpakken en oplossen Als je het probleem inzichtelijk kan maken, dan kan je budget en capaciteit regelen Als je het probleem begrijpt, dan kun je quick wins of prioriteiten vaststellen Als je meet, dan kan je voortgang meten 18

19 Pdf-audit Forum Standaardisatie, 23 november 2017 Bram Duvigneau, Firm Ground Casus gemeente Aanleiding: We moeten pdf's toegankelijk maken, kunnen jullie helpen? Eigenlijke vragen Hoeveel pdf's hebben we? Hoe toegankelijk zijn onze pdf's? Moeten we die nu allemaal toegankelijk gaan maken? Is dat haalbaar? Hoe zorgen we ervoor dat nieuwe pdf's direct goed gemaakt worden? Moeten we nog aan andere verplichtingen voldoen voor onze pdf's? Zijn er ook uitzonderingen? Pdf-audit Firm Ground Nulmeting als start Een audit van de bestaande pdf's Documenteren van de processen waarmee pdf's tot stand komen Inventariseren van intern beleid voor het publiceren van documenten Kick-off van onderwerp: wat is een pdf en wat komt er bij kijken? Training om interne kennis te vergroten Advies voor vervolgstappen Data verzamelen en combineren Onder andere: statistieken kwaliteit (metadata en eigenschappen toegankelijk document) open standaarden gebruikte software aanmaak- en bewerkingsdatum 19

20 Handmatig onderzoek Clusteren van documenttypes Handmatig onderzoek op succescriteria 'meest gedownload' en documenttypes Context losstaande pdf onderzoeken Processen voor bezoeker, 'toptaken' en formulieren Handmatig onderzoek naar eventueel alternatief en bereikbaarheid alternatief Interviews en beleidsdocumenten Onderzoek randvoorwaarden en processen organisatie, waaronder: beleid regels kennis software capaciteit inkoop Resultaten cijfers In de presentatie zijn ter illustratie cijfers gedeeld van een gemeente. Zoals: het totaal aantal documenten het totaal aantal pdf's documenten en pdf's vanaf 1 januari 2015 Pdf's vanaf 1 januari 2015 Deze pdf's zijn nader bekeken: het percentage gecodeerde pdf's en het percentage ongecodeerde pdf's. De aanwezigheid van een codelaag zegt niets over de kwaliteit van de codelaag en voldoen aan succescriteria. Er zijn geen toegankelijke pdf's aangetroffen. pdf's zijn opgesplitst in de pdf's die in het Raadsinformatiesysteem staan en overige documenten. Daarvan is bekeken: de grootte van de online aangeboden pdf's het aantal pdf's dat in open standaard wordt aangeboden (op basis van de versie zoals aangegeven in het bestand) en pdf's die in gesloten standaard worden aangeboden de documenttitels, vaak ontbreekt deze of is deze niet beschrijvend 20

21 de opgegeven taal van het document, vaak niet opgegeven, soms verkeerde taal de auteurs, vaak zijn dit persoonsnamen of inlognamen Resultaten handmatig onderzoek Huisstijl Huisstijl niet altijd toegepast op documenten Met de ontwikkelde sjablonen kan geen toegankelijke pdf gemaakt worden Formulieren Formulieren zijn niet toegankelijk Veel pdf-formulieren zijn niet digitaal invulbaar Processen met formulieren zijn niet toegankelijk en niet volledig digitaal af te ronden Meest gedownloade documenten Bevat ook oudere documenten Verschillende soorten content: formulieren, tekst, kaartjes, tabellen Niet toegankelijk, niet altijd in open standaard Gebruikte software Er wordt veel verschillende software gebruikt Niet alle software kan toegankelijke pdf's of volledig toegankelijke pdf's produceren Als de software dit wel kan, worden deze mogelijkheden nog niet benut Kennis juist gebruik software ontbreekt Resultaten - beleid Beleid Relevante beleidstukken zijn onderzocht Mensen zijn geïnterviewd Workflow Verschillende workflows Nog geen workflow ingericht die tot toegankelijk document leidt 21

22 Kennis en middelen Controle, reparatie, keuzes Kennis en vaardigheden Capaciteit en budget Vervolgstappen Betrek en informeer Sessie met alle directe betrokkenen uit de organisatie om het rapport te bespreken Workshop waarin voor een groter deel van de organisatie het onderwerp inzichtelijk wordt gemaakt Processen en beleid aanpassen Bepalen prioriteiten en 'quick wins' op basis van het onderzoek Opstellen ontbrekend beleid Regelen budget en capaciteit voor oplossingen Verantwoording en conformance beleid / wetgeving Verwerken van de resultaten in de toegankelijkheidsverklaring Maatregelen benoemen Stappenplan Informeren management Basis voor meer aandacht op organisatorisch en politiek niveau Processen inkoop aanpassen Geschikte software Neem publicatie van toegankelijke documenten mee bij inkoop nieuwe software Trek ongeschikte software terug Blijf meten Meet voortgang, stel bij en vergroot scope en grip 22

23 Afrondend 1. Uitgangspunt is goede dienstverlening en informatie 2. Pdf is niet zo makkelijk als het lijkt 3. Krijg inzicht in probleem en omvang probleem (feiten en cijfers) 4. Organisatie moet voldoen aan verplichtingen en toegankelijkheidsverklaring aanbieden 5. Betrek de hele organisatie inclusief management en bestuur 6. Verbeter randvoorwaarden en processen 7. Bouw kennis op en schakel waar nodig expertise in Meer informatie Wil je de nieuwsbrief ontvangen? Je kunt je inschrijven voor de nieuwsbrief van documenten-en-toegankelijkheid.nl en de nieuwsbrief van Firm Ground. Informatie nalezen? documenten-en-toegankelijkheid.nl Aanpak, organisatie en best practices Trainingen, pdf-audit en advies: Firm Ground, digitale toegankelijkheid goed geregeld Vragen? Iacobien Riezebosch en Bram Duvigneau Firm Ground digitale toegankelijkheid goed geregeld Over deze hand-out Deze hand-out hoort bij de presentaties die Firm Ground verzorgd heeft voor het Forum Standaardisatie bij de Workshop Toegankelijke pdf op 23 november De informatie in deze hand-out staat niet op zichzelf maar is een samenvatting van de presentatie waarbij onderwerpen en afbeeldingen zijn toegelicht en besproken. Het intellectuele eigendom van deze workshop ligt bij Firm Ground. Deze hand-out is enkel bestemd voor deelnemers aan deze training. Copyright afbeeldingen: documenten en toegankelijkheid.nl. 23