Dordrechtse Krachtsport- en Atletiek Vereniging HERCULES JAARVERSLAG 2009

Transcriptie

1 Dordrechtse Krachtsport- en Atletiek Vereniging HERCULES Opgericht 5 juli 1896 Koninklijk Goedgekeurd 4 december 1905, 27 oktober 1913, 11 maart 1925 en 3 juli 1954 Aangesloten bij de K.N.K.F., K.N.A.U. JAARVERSLAG 2009 [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 1

2 Op maandag, 22 maart 2010, aanvang uur, vindt in de kantine de 114e algemene ledenvergadering van de DK & AV Hercules plaats. Het bestuur nodigt alle leden van HERCULES uit voor deze ledenvergadering. Als agenda wordt voorgesteld: 1. Opening en vaststelling van de agenda 2. Uitreiking prestatie- en aanmoedigingsprijzen jeugd 3. Algemene beschouwingen van de voorzitter 4. Ingekomen stukken en mededelingen 5. Notulen ledenvergadering van 23 maart Jaarverslag 2009 van de secretaris, afdelingen en commissies 7. Financieel verslag 2009 van de penningmeester, verslag kascontrolecommissie 8. Begroting PAUZE 10. Jubilarissen, prestatie- en aanmoedigingsprijzen senioren/masters, Herculeszuil 11. Verkiezingen bestuur en commissies: Aftredend en herkiesbaar Adrie den Haring (voorzitter) Aftredend en niet herkiesbaar Joop Venhorst (bestuurslid) Vacatures: - Penningmeester en 2 bestuursleden - Commissieleden afdelingen atletiek en jeugd - Kascontrolecommissie - Toezichthouder fitness - Wedstrijdsecretaris atletiek - Diverse andere commissies, zoals, activiteiten, klussen, - Trainingscoördinator 12. Trainers problematiek dinsdag/donderdag. 13. Rondvraag 14. Sluiting Dordrecht, 10 januari 2010 Jan van Dalen secretaris bestuur Leden zijn in de gelegenheid om onderwerpen aan de agenda toe te voegen. Deze agendapunten met eventuele toelichting(en) dienen 14 dagen van te voren in het bezit te zijn van het bestuur. De op de vergadering betrekking hebbende stukken zijn gepubliceerd op de website. Indien niet beschikt wordt over internet zullen deze bij de secretaris opvraagbaar zijn, per secretaris@herculesdordrecht.nl of via een briefje in het postbakje in de kantine. [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 2

3 Verslag 113 e algemene ledenvergadering DK & AV Hercules op 23 maart Opening en vaststelling agenda De voorzitter, Adrie den Haring, opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Als eerste geeft hij het woord aan wethouder Lagendijk. De heer Lagendijk vertelt dat hij nu ongeveer twee jaar wethouder van Sport is. De kennismaking met al die sporten in de stad heeft zijn leven verrijkt: de toewijding voor de sport, de technische kant, jezelf overtreffen, samen dingen doen en kunnen verliezen. De mooiste kennismaking is met al die mensen die de sport organiseren. Het geweldige enthousiasme, verantwoordelijkheidsgevoel en doorzettingsvermogen van degenen die sporten maar ook die het organiseren. Een vereniging staat of valt met mensen die zich voor de organisatie inzetten. Zij geven kwaliteit aan de samenleving. Het zijn vakmensen die zich niet de hele dag op hun borst kopen kloppen. Mensen die op de achtergrond bezig zijn en waar je een beroep op kunt doen. We zetten die af en toe in het licht met de Johan de Witt speld. Deze staat voor de uitdrukking Jongens van Johan de Witt, dat zijn mensen waarop je kunt rekenen. De Johan de Witt speld die ik bij me heb, is bestemd voor Piet Barends. De wethouder geeft een korte samenvatting van de verdiensten van Piet. Hij is sinds 1 september 1964 lid van Hercules. Als atleet was hij redelijk succesvol, onder meer clubkampioen en eerste op een regionaal kampioenschap. Hij is nog steeds actief in de masterclass 65-plus. Sinds 1970, maar mogelijk eerder, verricht Piet vrijwilligerswerk. Hij nam het initiatief in 1997 voor een nieuwe atletiekhal die in 2001 in gebruik is genomen. Hij is sinds 1999 secretaris van de Stichting Overdekte Accommodatie Reeweg. Hij heeft bergen werk verzet en doet dat nog steeds. Piet is een verenigingsman in hard en nieren. Aan hem zijn al veel blijken van waardering uitgereikt, zoals de Sportprijs Dordrecht in Wethouder Lagendijk reikt hem de speld met oorkonde uit. Ook neemt Piet bloemen in ontvangst. De voorzitter feliciteert hem namens het bestuur en de leden van harte. 2. Uitreiking prestatie- en aanmoedigingsprijzen jeugd Piet Barends heeft de prestaties en inzet van de leden bijgehouden voor het bestuur en aan de hand daarvan heeft het bestuur een besluit genomen over toekenning van de prijzen. Prestatieprijs 2008 junioren: Kevin Waas (onder meer voor 60 m indoor en 100 m). Aanmoedigingsprijzen: Isa Zuijderduijn (verspringen), Ruben Overbeeke (werpnummers: kogelstoten, discuswerpen en kogelslingeren). In 2008 waren er twee Nederlandse kampioenen bij de club die het bestuur in het zonnetje zet: Marijke Valk (indoor- en outdoor polsstokhoogspringen B junioren) en Pamela Kiel (indoor kogelstoten senioren en outdoor kogelstoten B junioren). Verder zijn er prijzen voor de worstelafdeling. Het bestuur wenst allen veel succes en reikt bloemen, oorkondes en cadeaubonnen uit. 3. Algemene beschouwingen van de voorzitter De voorzitter vertelt dat er in 2008 hoogte- maar ook dieptepunten waren. Er zijn vijf leden overleden: Pieter Eland, Bouke de Jong, Hans van Pelt, Henk Smits en Chris de Tree. De vergadering neemt een moment van stilte in acht. [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 3

4 Pamela Kiel behaalde het Nederlands kampioenschap kogelstoten. Weliswaar kwam ze uit voor een andere club, maar ze is wel lid van Hercules. In 2008 werd Marijke Valk Nederlands Kampioen polsstok hoogspringen. Dit herhaalde zij in De voorzitter vraagt een applaus voor de bestuursleden, verenigingscoördinator en vrijwilligers, waaraan de club veel steun heeft. Toch maakt hij zich zorgen over het vrijwilligersbestand dat in aantal afneemt. Dit is een maatschappelijk verschijnsel. Hij herhaalt de oproep om Hercules als vrijwilliger te helpen. De projecten Colours of Athletics en Tijd voor vechtsport werden in 2008 voortgezet. Door vertrek van projectleiders vertraagde het project Colours of Athletics. Het bestuur zoekt nieuwe leiders. Box 2008 van het project Tijd voor vechtsport was een succesvol evenement. Hercules doet mee aan het instellen van een combinatiefunctie (voor school en vereniging) en als satellietclub (contact tussen school in een wijk en vereniging). Er was in het voorjaar een grote beginnersgroep en ook aan de Triaslopen deden weer veel mensen mee. De voorzitter spreekt zijn waardering uit voor de organisatoren van de halve marathon en de Dwars Door Dordt, die in een kort tijdsbestek hebben gezorgd dat deze lopen konden doorgaan. Op de baan waren er veel individuele prestaties. In het jaarverslag zijn de uitslagen en records opgenomen. Het ledental stabiliseerde zich. De worstelafdeling breidt zich langzaam uit en er is zelfs deelname aan landelijke wedstrijden. Bij de fitness en aerobics was een groot verloop aan leden. Het streetdance was succesvol. Voor de klimaatbeheersing in de betreffende ruimten is een airco aangeschaft. Het kempo en kickboksen blijft beperkt tot een kleine groep liefhebbers. Met trots zegt de voorzitter dat Hercules financieel gezond is. 4. Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken. De secretaris noemt de afmeldingen voor de vergadering op. 5. Notulen Ledenvergadering van 31 maart 2008 Het verslag wordt ongewijzigd goedgekeurd. N.a.v. punt 8, blz. 13: Bij investeringsplan wordt gesproken over geld reserveren voor een eventueel aparte ingang. Wie betaalt dat? De verenigingscoördinator antwoordt dat hiermee niet is bepaald dat Hercules dit betaalt. N.a.v. punt 8, blz. 14: Wat is de verdeling voor de huur van de kleedkamers? De verenigingscoördinator antwoordt dat dit 1 op 4 is geworden. Dit heeft te maken met het aantal leden van Hercules (75%) en Parthenon (25%). Het positief resultaat van de Stichting wordt ook op die manier verdeeld. Notulen buitengewone ledenvergadering van 18 februari 2008 Punt 4, blz. 7: Het doorgroeien van de jeugd is in andere volgorde, nl. van C naar B naar A. Met in achtneming van deze wijziging wordt het verslag goedgekeurd. 6. Jaarverslag 2008 van de secretaris, afdelingen en commissie De secretaris, Jan van Dalen, heeft het jaarverslag in samenwerking met afdelingen en commissies opgesteld. Ter vergadering geeft hij globaal de inhoud weer. Vorig jaar was er een voltallig bestuur, maar inmiddels zijn Arie Slingerland en Paul Schellekens afgetreden. Het bestuur heeft veel steun van de verenigingscoördinator. Hij vervult als coördinator een belangrijke rol voor de projecten Tijd voor vechtsport en Colours of Athletics. Kees heeft te kennen gegeven zijn dienstbetrekking te willen beëindigen, [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 4

5 vermoedelijk per 1 januari Het bestuur betreurt dit ten zeerste, omdat Kees de meerwaarde van zijn functie heeft bewezen. De vereniging moet op zoek gaan naar een nieuwe duizendpoot. Diverse commissies en afdelingen hebben hun werk gedaan voor de vereniging. De vrijwilligers zijn de kurk waarop de club drijft. De dank voor de inzet van de vrijwilligers kwam in de loop van het jaar op meerdere manieren tot uiting. Zij ontvingen vrijwilligerspassen, in oktober was er een feestavond voor de vrijwilligers in de sporthal en aan het eind van het jaar ontvingen zij een kerstattentie. Het kost veel moeite om diverse functies binnen de vereniging te vervullen. De meest cruciale is de functie penningmeester die nog steeds vacant is. In het afgelopen jaar is stil gestaan bij het overlijden van een aantal leden. Verder nam de vereniging vorig jaar officieel afscheid van Piet Barends als vrijwilliger, hoewel hij nog steeds actief is. Het bestuur kwam veertien maal bijeen. Er was geen bestuurlijk overleg met Parthenon, maar in de uitvoering van sporten weten de verenigingen elkaar te vinden. Het bestuur hoopt het overleg wel weer op te starten. Wel is er bestuurlijk overleg geweest van de Stichting met de beide verenigingen. We betalen steeds meer aan de Stichting, daarom zijn er wel eens pittige discussies. Zo vond Hercules dat er wat gedaan moest worden aan de klachten over het klimaat in de zalen beneden. Omdat de Stichting geen initiatief nam, heeft Hercules voor een airco gezorgd. In 2008 bleek de kwetsbaarheid van het halbeheer door de ziekte van Henny Sienders. Het is duidelijk dat één halbeheerder te weinig is. Vermoedelijk kiest de Stichting dit jaar toch voor uitbreiding van personeel. Hoewel de Stichting de hal beheert, is de hal eigendom van Hercules en Parthenon. Een gemeenschappelijk probleem in de hal is het slechte gedrag van een groep jongeren. Hierover vindt overleg plaats met DZS, de zaalvoetbalvereniging. Er is regelmatig overleg met de Atletiekunie. Ten aanzien van de publiciteit merkt de secretaris op dat er duizend s binnenkomen via info@herculesdordrecht.nl. Hercules slaagt er regelmatig in om in de lokale kranten te komen. Hercules heeft twee vertrouwenspersonen, Carine Banga en Ben Corino. In maart 2009 hebben deze personen een themaochtend gegeven. De statuten zijn naar de notaris gegaan, maar die is van mening dat Hercules teveel in de statuten wil regelen. Diverse zaken horen meer in het huishoudelijk reglement thuis. Er is een bedrijfshulpverleningsplan geschreven. Hercules is overgestapt naar een andere Arbodienst aan de Noordendijk te Dordrecht. In het jaarverslag staan de verrichte activiteiten van de commissies. De Triaslopen zullen volgend jaar naar verwachting onder een andere naam verder gaan in verband met het samen gaan van zorgverzekeringen. Het worstelen zit weer in de lift met het heugelijke feit dat ze weer aan kampioenschappen deelnemen. Margareth en Fred Hesselink organiseerden onder meer de nieuwjaarsreceptie en de barbecue voor beginners. De kantine kent een zeer ruime openingstijd. Het vraagt veel organisatie om de bar te bemensen. Het bestuur heeft hier grote waardering voor. Voor het project Colours of Athletics werd een Hercules sprintuitdaging in Krispijn en in winkelcentrum de Bieshof gehouden. Voor het project Tijd voor vechtsport werd onder meer Box 2008 georganiseerd. De voorzitter bedankt Jan van Dalen voor de samenstelling van het jaarverslag. [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 5

6 7. Financieel verslag 2008 van de penningmeester, verslag kascontrolecommissie Kees de Pee, verenigingscoördinator, heeft de financiën van de vereniging bijgehouden. Hij licht de financiële stukken toe. Balans De boekwaarde op de inventaris is iets afgenomen, omdat er meer is afgeschreven dan er aan materiaal is aangeschaft. Een aantal materialen is ingeruild. De vorderingen hebben voornamelijk betrekking op de kantine. Daarbij gaat het om derden die hier dranken hebben gebruikt. De post debiteuren is op 400,- na inmiddels voldaan. Ten aanzien van de geldmiddelen heeft het bestuur besloten twee spaarrekeningen te openen, zodat we per rekening onder de grens van blijven. Voor het project Colours of Athletics kunnen we jaarlijks ,- aanvragen om de kosten te dekken, maar in de 2 e helft van het jaar zijn er niet veel activiteiten georganiseerd wegens het vertrek van de projectleiders. De reserveringen zijn conform het investeringsplan. De crediteuren betreffen vaak zaken die in september binnenkomen en aan eind van het jaar nog niet zijn betaald. De overige schulden betreffen de posten die wij beheren en waar de betreffende afdelingen recht op hebben. De balans resulteert in een winst, waar een verlies was begroot. Exploitatieoverzicht De subsidies zijn hoger uitgevallen. Dit komt door een andere manier van registreren. De renteopbrengsten zijn beduidend hoger dan was begroot. De uitgaven voor de jeugd zijn lager in verband met de mogelijkheid om kosten te declareren bij het project Colours of Athletics. De uitgaven voor worstelen zijn hoger door de uitbreiding van het aantal trainingsuren. De uitgaven voor fitness zijn hoger uitgevallen door afschrijvingen. Kascontrole Na deze toelichting doet de kascontrolecommissie bestaande uit Maarten Diekerhof, Jeannete Koene en Dirk Vroon verslag van haar bevindingen. Maarten geeft aan dat de commissie de stukken in een relatief korte tijd heeft bekeken en geen onvolkomenheden heeft gezien. De kascommissie heeft het volgende bekeken: - In hoeverre er een aansluiting is gemaakt met de begroting. - De bankgirobestanden aan het eind van jaar en de aansluiting met de begroting. - Personeelsuitgaven. - Debiteurenbestand. Er is niet gekeken naar de Stichtingsuitgaven. Begin van het jaar was er een achterstand in de contributie, maar dat is in de 2 e helft van het jaar ingelopen. Er is een nieuwe factuur ingevoerd waarop duidelijk de achterstallige betaling is te lezen. De kascontrolecommissie stelt dat op prijs. Er is winst gemaakt. De kantinecommissie heeft haar financiën punctueel bijgehouden. De kascontrolecommissie heeft geen aanbevelingen voor dit jaar en zegt: Ga zo door. Maar we hebben geen penningmeester, daarom dankt de commissie Kees voor zijn inzet. Hij heeft het goed gedaan. De voorzitter dankt de kascommissie voor haar werk. Het bestuur nodigt de ledenvergadering uit om het bestuur decharge te verlenen voor het jaar 2008, waar de aanwezigen mee instemmen. [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 6

7 8. Begroting 2009 De afdelingen die gebruik maken van het gebouw gaan beduidend omhoog vanwege de hogere afdracht aan de Stichting. Dit komt ook doordat de halbeheerder meer ondersteuning gaat krijgen. Hercules zal ongeveer meer moeten bijdragen. De verenigingscoördinator gaat in op een aantal vragen. De meeste leden gebruiken nooit de hal. Hoe wordt er uitgelegd dat wij daaraan moeten betalen? Volgens het door de leden geaccordeerde systeem heeft de hal een exploitatie, waarbij de kosten worden verhaald op beide verenigingen. Dit heeft onder andere betrekking op de huur van de ruimten en de kantine, maar ook de hal. De huurtarieven voor de sporthal worden bepaald door de Sportraad van de gemeente. Daarop hebben wij geen invloed. Als wij meer verhuren aan derden, is dat lucratiever voor de Stichting. De huurprijzen gaan omhoog, maar niet zoveel als dat Hercules noodzakelijk acht. Piet Barends vult aan dat de hal zit praktisch vol. De Stichting heeft afspraken met de verenigingen gemaakt dat de hal maximaal 4 tot 5 maal verhuurd mag worden voor b.v. beurzen. De beheerders van de verenigingshallen in Dordrecht hebben bij de gemeente geknokt om de inflatie vergoed te krijgen. Er is ,- euro beschikbaar gesteld, waarvan Hercules er 3.000,- krijgt. Kees geeft aan dat er meer inkomsten uit verhuur zijn te halen, maar dat gaat ten koste van de eigen trainingen en dat willen we niet. 10 jaar geleden is er ,- gereserveerd voor de fitness. We konden steeds uit eigen reserveringen betalen, waardoor het bedrag niet aangesproken hoefde te worden. Welke subsidies zijn ontvangen? Uit de sporttoto voor de jeugdsport, KNKF, Atletiek Unie (beginnersgroep) en Stichting Dwars Door Dordt. Op pagina 8 en 9 zijn de uitgaven verantwoord. Pagina 10 geeft een analyse van het exploitatieoverzicht. Er is een winst van bijna 10%. De reclame-inkomsten zouden wel wat meer mogen zijn. Het aantal leden komt dichter bij de magische grens van Een aantal leden die niet aan hun contributieverplichting hebben voldaan, zijn afgevoerd. In het investeringsplan dient het totaal bedrag gewijzigd te worden in ,-. Het bestuur doet aan de ledenvergadering de volgende voorstellen: 1. Het beschikbaar stellen c.q. reserveren van de bedragen in de begroting ten laste van het resultaat over 2008, zoals vermeld in het investeringsplan Hierdoor ontstaat een aantal reserveringen die voor langere termijn beschikbaar is. Door het instellen van gereserveerde bedragen kunnen schommelingen in de begroting worden opgevangen en de reguliere exploitatie blijft een evenwichtiger beeld geven. 2. Het uitgangspunt van onze vereniging is dat deze budgettair neutraal moet kunnen opereren, grote uitgaven kunnen uit de ingestelde reserves worden betaald en de begroting kan zonder extreme uitgaven in evenwicht blijven. Eventuele contributieverhogingen worden zodoende bepaald door structurele verhogingen in de begroting die niet uit de reserves dienen worden te gefinancierd. Gezien het resultaat over 2008 lijkt een contributieverhoging voor het zesde opvolgende jaar niet noodzakelijk. Echter gezien de verhoging van de afdracht aan de [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 7

8 Stichting ontkomen wij daar niet aan. Om de begroting voor 2009 sluitend te krijgen, stelt het bestuur om per 1 april 2009 een contributieverhoging voor van 1,- per maand en het inschrijfgeld met 2, Op dit moment wordt er 1,- doorberekend per geweigerde incasso inzake contributiegelden, gezien de gestegen kosten stelt het bestuur voor om dit bedrag te verhogen naar 1,50,-. 4. De bedragen zoals voorgesteld in de begroting te accorderen. De aanwezigen discussiëren over de contributieverhoging. Een aantal vraagt zich af of het verstandig is om de contributie te indexeren met het jaarlijkse inflatiecijfer. Zo gaat de contributie telkens geleidelijk omhoog, maar kan ook omlaag gaan. Uiteindelijk wordt geconcludeerd dat jaarlijkse aanpassing een gigantische klus. Het is beter om het zo simpel mogelijk te houden. Bovendien zijn de kosten het uitgangspunt en die zijn niet direct gerelateerd aan de inflatie. Dus is het beter alleen een contributieverhoging door te voeren als dat nodig is. Elly vindt de trainingscursussen van de atletiekunie duur. Zijn die in de begroting verwerkt? Kees antwoordt dat de trainerscursussen uit Colours of Athletics worden betaald, maar dan moet er wel een verhouding van fifty-fifty zijn in activiteiten en overhead. Hij heeft goede hoop dat het project dit jaar weer wordt opgestart. Per 1 juni zal Ricardo Hill als combinatiefunctionaris aan het werk gaan bij Hercules en kan hij zich inzetten voor het project. Elly zegt ervoor open te staan om in het project te participeren. Jan voegt eraan toe dat het wel een speerpunt van het bestuur is om mensen enthousiast te maken voor trainerscursussen. De ledenvergadering stemt in met de begroting 2009 en de voorstellen van het bestuur. 10. Jubilarissen, prestatie- en aanmoedigingsprijzen senioren/masters, Herculeszuil geslaagden De volgende jubilarissen worden in het zonnetje gezet: Joop van den Brink 60 jaar lid Piet Barends 45 jaar lid Peter ten Brink 25 jaar lid Dirk van de Graaf 25 jaar lid Hans Stegeman 25 jaar lid Er zijn prestatieprijzen atletiek voor: senioren: Daan Dicke masters: Piet Meydam lange afstandlopers 2008: Gerda Huiskamp Aan Arnold Hendriks wordt de Herculeszuil uitgereikt voor zijn inzet in de afgelopen jaren voor de beginnersloopgroepen. Door zijn trainingen is het aantal deelnemers enorm gegroeid. Tot slot zet het bestuur Mathieu Wüst en Geert Dekker (niet aanwezig) in het zonnetje voor het behalen van het AT diploma. [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 8

9 11. Verkiezingen bestuur en commissies Bestuur Er zijn twee vacatures in het bestuur. Op dit moment is er geen penningmeester en geen contactpersoon richting de jeugdafdeling. Er zijn geen kandidaten voorgedragen en ook ter vergadering gebeurt dit niet. Het bestuur overweegt om een deel van de administratie bij te laten houden door een administratiekantoor, indien er niet binnen afzienbare tijd een penningmeester wordt gevonden. Stichting Overdekte Accommodatie Reeland Het bestuur van de Stichting Overdekte Accommodatie Reeweg bestaat uit vijf leden, waarvan twee vertegenwoordigers van Hercules, twee vertegenwoordigers van Parthenon en een onafhankelijk voorzitter. Namens Hercules hebben nu Piet Barends en Sjaak Poots zitting in het bestuur. Sjaak beëindigt per 1 augustus 2009 zijn functie, dus dient Hercules een nieuwe afgevaardigde aan te wijzen. Ook de onafhankelijk voorzitter Ab Burgerhout heeft verzocht uit te zien naar een nieuwe voorzitter. Piet Barends licht toe dat hij secretaris is en Sjaak Poots penningmeester. De andere bestuursleden hebben een meer bouwtechnische achtergrond. Sjaak zorgde ook voor de verhuur van de hal en de reclame, maar dat is doorgeschoven naar de andere bestuursleden. Sjaak zet zich ongeveer zes uur per maand in voor de Stichting. Ten aanzien van de voorzitter legt Piet uit dat dit in principe een onafhankelijk bestuurder moet zijn, tenzij beide besturen er schriftelijk mee akkoord gaan, dat het ook iemand van een van beide verenigingen mag zijn. Personen die interesse hebben in de functie kunnen zich melden bij het bestuur van Hercules. Kascontrolecommissie Dick Vroon treedt af. Gerda Huiskamp wordt in zijn plaats benoemd. Toezichthouder fitness De fitness wil de openingsuren uitbreiden met de doordeweekse openstelling van en uur. Derhalve is het bestuur op zoek naar een toezichthouder die op deze uren beschikbaar kan zijn. Wedstrijdsecretaris atletiek Hierbij gaat het om de uitwedstrijden. Jeugdtrainers De jeugdcommissie is dringend op zoek naar mensen die trainingen voor de jeugd kunnen verzorgen of daarbij kunnen helpen. 12. Rondvraag Waar gaan de opbrengsten voor het verhuren van de zaal ten behoeve van evenementen naar toe? De gelden die binnen komen, zijn inkomsten voor de Stichting. Moet er bij verhuur iemand van de Stichting aanwezig zijn voor reiniging van de accommodatie, EHBO etc.? Er doen zich wel eens problemen voor, zoals vernielingen. Het is dan niet duidelijk wie daarop moet toezien of in actie moet komen. De vereniging of organiserende instelling is verplicht een toezichthouder aan te stellen. [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 9

10 In principe is er een halbeheerder, maar die is er niet voor alle zaken. Dat geldt tevens voor de mensen in de kantine. Het bestuur zal deze vraag meenemen naar het overleg met de Stichting dat binnenkort plaatsvindt. Zijn de halbeheerders in dienst van de gemeente? De halbeheerders zijn in dienst van de Stichting. De trainers mogen na het geven van de training gratis een consumptie nuttigen. Het is voor het barpersoneel niet altijd duidelijk wie er trainer is. Binnen het bestuur is al een onderzoek naar mogelijkheden om dit anders te organiseren, bv. het invoeren van consumptiebonnen. Wat zijn de consequenties voor het halbeheer bij een eventueel bestuurloos Parthenon? Parthenon en Hercules zijn eigenaar van de hal en hebben het beheer bij de Stichting gelegd. Dat is een drie-eenheid. Gaat het niet goed met de Stichting, dan zijn de verenigingen verantwoordelijk. In het geval dat een van de verenigingen failliet zou gaan, dan moet de andere vereniging de klappen opvangen. Hercules heeft een aardig vermogen in de hal gestoken. Het is dus niet zo eenvoudig om als vereniging uit deze constructie met de Stichting te stappen. Inmiddels heeft Parthenon een nieuw bestuur, ook voldoet zij ook aan haar financiële verplichtingen. Wat is er te verwachten aan bezuinigingen van de gemeente Dordrecht? Op dit moment zijn er nog geen problemen voor de vereniging. Het organisatieteam van de halve marathon heeft het als zeer teleurstellend ervaren dat een deel van de marathonlopers in de voorbereiding niet aan deze Herculesloop heeft meegedaan. Dit zou te maken hebben gehad met het schema. Het team stelt het op prijs dat de trainers deze loop in de toekomst in hun schema opnemen. Het bestuur begrijpt de wens, zeker wanneer het om een loop van de vereniging zelf gaat. Bij deze dus een beroep op de trainers. Overigens kunnen de mensen niet worden verplicht tot deelname. Er is behoefte aan sport EHBO bij de assistent-trainers van Nordic Walking. Het bestuur zal nagaan of dit in company te regelen is. Is het mogelijk om de trainers herkenbaar te maken met b.v. een button op de kleding? Het bestuur ziet een voorstel hiertoe graag tegemoet. Ad van de Kamp is bezig met het opstellen van een leerboek voor assistent-trainers voor de afdeling Nordic Walking. De cursussen bij de KNAU zijn erg prijzig, daarom willen de trainers met dit handboek zelf de opleiding ter hand willen nemen. Dat werkt kostenbesparend. Binnenkort is het leerboek klaar en zal het aangeboden worden aan het bestuur. Het bestuur is blij met dit initiatief en ziet het tegemoet. Er is niet duidelijk gecommuniceerd over de vervolgcursus AED, waar en wanneer deze plaatsvindt. Dit is een initiatief van de Stichting. Het bestuur zal er alert op zijn. Waarom is Arie Slingerland als bestuurslid opgestapt? Hierop is geen duidelijk antwoord gekomen. [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 10

11 Arie is om persoonlijke reden opgestapt. Hij voelde zich niet meer prettig binnen deze vereniging. Bram geeft aan dat zijn mails en sms slecht zijn beantwoord. Het bestuur biedt zijn excuses aan. Waarom komt het bestuur niet bij wedstrijden van worstelen kijken? Het bestuur geeft aan dat de beschikbare tijd opgeslokt werd door bestuurlijke aangelegenheden. Alle bestuursleden doen het bestuurswerk naast hun beroep. Helaas lukt het niet om dan ook bij wedstrijden aanwezig te zijn. Een van de aanwezige leden doet de suggestie om vacatiegelden te geven. Een aantal goed presterende jonge atletes is overgestapt naar andere verenigingen. Wat wil het bestuur daar aan doen? Atleten die overstappen naar een andere vereniging doen dat meestal, omdat zij menen dat een bepaalde trainer hen meer kan bieden en competitie ontbreekt. Het jaarverslag van kickboksen ontbreekt. De secretaris heeft alle afdelingen aangeschreven, maar geen verslag van kickboksen ontvangen. Hoe staat het met de statuten? De notaris is van mening dat de statuten beperkt moeten zijn en dat er meer in het huishoudelijk reglement moet worden geregeld. Overigens zijn de huidige statuten niet zo oud en dateren van Wat er veranderd moeten worden, betreft het stemrecht voor jeugdigen, uitbreiding van het bestuur en royeren van leden. We hopen dit jaar wat verder te komen. 13. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering. [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 11

12 Verslag secretaris 2009 Tijdens de algemene ledenvergadering d.d. 23 maart 2009 veranderde er niets aan de samenstelling van het bestuur. Ondanks herhaalde oproepen heeft niemand van de leden zich kandidaat gesteld voor de functie van penningmeester. Het bestuur betreurt dit ten zeerste. Het bestuur werd als volgt gevormd: Adrie den Haring voorzitter Jan van Dalen secretaris Pim Kaufmann bestuurslid Joop Venhorst bestuurslid Jacqueline van der Plas bestuurslid. Twee bestuursfuncties blijven vacant, die van penningmeester en die van bestuurslid. Het secretariaat wordt ondersteund door Willy Diepeveen, die optreedt als notuliste bij de bestuurs- en ledenvergaderingen. In de loop van het jaar werd het bestuur uitgebreid met een algemeen lid, echter door omstandigheden trok zij zich eind 2009 terug. Een grote steun voor het bestuur en de vereniging is de verenigingscoördinator Kees de Pee. Door het ontbreken van de penningmeester voerde hij de penningmeester werkzaamheden volledig uit. Om de continuïteit te waarborgen van de evenementen Dwars door Dordt en de Trias Halve Marathon heeft hij zitting genomen in de organisatiecomités. Een belangrijke rol vervult hij in de projecten Tijd voor Vechtsport, Colours of Athletics en de combinatiefunctie. Eind 2008 heeft hij te kennen gegeven om op 1 januari 2010 ontslag te nemen. Echter in goed overleg tussen het bestuur en Kees is besloten nog een jaar door te gaan. Binnen het bestuur is een verdeling gemaakt over de contacten naar de afdelingen en/of commissies toe. Echter door allerlei voorvallen die meer prioriteit behoefden is dit zeer beperkt gebleven. De gevormde commissies kunnen, binnen gestelde kaders, zelfstandig hun werkzaamheden uitvoeren en ontwikkelden daarbij initiatieven, die door het bestuur gestimuleerd en gewaardeerd werden en, zeker niet onbelangrijk, een geweldige steun waren voor het bestuur. HET BESTUUR DANKT DEZE LEDEN, VRIJWILLIGERS VOOR HUN INZET!!!! Als waardering zijn aan alle vrijwilligers van Hercules de vrijwilligerspassen 2009 uitgereikt. Met deze pas is het mogelijk om gebruik te maken van aanbiedingen en kortingen, vooral op het gebied van cultuur, sport, recreatie en educatie in Dordrecht en omgeving. Aan het eind van het jaar is een kerstattentie verstrekt. Om de 2 jaar wordt er t.b.v. de vrijwilligers een zgn. bedankfeestavond georganiseerd. Daar deze in 2008 is gehouden vindt de volgende in 2010 plaats. Daarnaast zijn er toch nog commissies die uitbreiding behoeven. In 2009 zijn er oproepen gedaan om de vacante functies gevuld te krijgen. V.w.b. de jurycommissie is dit gelukt. De jeugdcommissie kan ook nog steun gebruiken. Aan alle ouders van de jeugdleden is een brief gezonden, waarin de problematiek geschetst is en dat hulp zeer wenselijk is. Een aantal ouders heeft gehoor gegeven aan de oproep, maar meer hulp blijft gewenst. De functie van archivaris is nog vacant. De wedstrijdsecretariaten zijn te krap bemensd. Het klusteam behoeft uitbreiding. Van hun werkzaamheden van de afdelingen/commissies zijn verslagen opgemaakt die elders in dit jaarverslag te vinden zijn. Ondanks herhaalde oproepen van het bestuur zijn er geen leden bereid gevonden om de ledenadministratie te beheren. In de loop van het jaar is onderhandeld met een administratiekantoor. In december is met dit kantoor een contract afgesloten om de [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 12

13 werkzaamheden m.b.t. de ledenadministratie voor de periode van 1 jaar uit te voeren. In de loop van 2010 zal dit geëvalueerd worden. Het bestuur probeert, zoveel mogelijk en indien bekend, zich te representeren bij persoonlijke aangelegenheden. Daarnaast wordt aandacht besteed aan zieken, geboortes e.d. Voor zijn lange staat van dienst is aan Cor Melger ter gelegenheid van zijn afscheid als trainer op 1 oktober 2009 een receptie aangeboden. Voor zijn jarenlange inzet, toewijding en trouw heeft het bestuur hem voorgedragen voor de Johan de Wittspeld van de gemeente Dordrecht. De speld is hem uitgereikt door de wethouder Jan Lagendijk. Het was bestuurlijk gezien wederom een druk jaar. Er werden in 2009 dertien bestuursvergaderingen gehouden. Een greep uit de onderwerpen die werden besproken: voordracht leden sportprom, combinatiefunctionaris, vacatures bestuur en commissies, aansturing afdelingen, personeels- en vrijwilligers aangelegenheden, sportprestaties van onze leden, klachten van leden, schoonmaak- en onderhoud sporthal, arbeidsomstandigheden, ongewenste omgangsvormen, ledenadministratie, sponsoring, aanschaf materieel, kantinebeheer, financiën, subsidies, activiteiten jeugd, overlast huurders, trainingsweekenden, uitbreiding trainers, wedstrijden, worstel aangelegenheden, deelname aan sportstimuleringsprojecten Tijd voor Vechtsport en Colours of Athletics, informatie van de Atletiek Unie, gemeente Dordrecht en Sportraad enz.. Drie onderwerpen die de agenda in 2009 gedomineerd hebben zijn de projecten Colours of Athletic (atletiek), Tijd voor Vechtsport (boksen en ladyfitness), en de Combinatiefunctie. Het doel van de projecten is (jonge) allochtonen te stimuleren aan sportbeoefening te doen ter bevordering van de integratie in de Nederlandse samenleving. Elders in dit verslag is een overzicht van de verrichte werkzaamheden weergegeven. Gezien de grootte van de agenda s en tijdsduur van de vergaderingen, waarbij bepaalde onderwerpen niet goed uitgediept konden worden, vinden er zogenaamde thematische bestuursvergaderingen plaats, waarin over één onderwerp breedvoerig wordt gediscussieerd. In 2009 heeft dit diverse malen plaatsgevonden, waarbij het onderwerp het herstructureren van de loopgroepen werd besproken. In 2009 is 2 maal (voor- en najaar) deelgenomen aan vergaderingen van de atletiekverenigingen in de regio Dordrecht, die onder leiding stonden van de AU. Deelnemers zijn de regionale voorzitters, voor Hercules ook de secretaris, vertegenwoordigers van de AU en de afgevaardigde van de Unieraad. De bijeenkomsten vonden plaats bij Hercules en bij de atletiekvereniging Typhoon te Gorinchem. Een lopend discussie punt was de aanschaf van een regionale elektronische tijdwaarneming. Om dit te beheren was de oprichting van een stichting wenselijk, die dan ook andere regionale zaken zou regelen, b.v. de pupillencompetitie. Echter door de donatie van de gemeente Gorinchem aan Typhoon is de wenselijkheid van een stichting niet meer urgent. De overige verenigingen kunnen de ET nu huren van Typhoon. Wel is verzocht aan de verenigingen om leden op te leiden voor het gebruik hiervan, omdat de leden van Typhoon niet altijd beschikbaar zijn. Daarnaast geeft de AU in dit overleg informatie over de beleidsvoornemens. De vertegenwoordiger vraagt de mening over Unieraadsvoorstellen. Ook is deelgenomen aan een themabijeenkomst, op 27 mei 2009, georganiseerd door de AU te Roosendaal. Het thema was werving en behoud van vrijwilligers. Door de vereniginscoördinator zijn vergaderingen bijgewoond met andere verenigingsmanagers in den lande. Hierbij worden o.a. ervaringen uitgewisseld. Daarnaast participeert hij in het overleg met de gemeente in het zgn. Sportwiel. [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 13

14 In 2009 is er met Parthenon geen bestuurlijk overleg gevoerd. Het bestuur betreurt dit ten zeerste. Afstemming op diverse onderwerpen is wenselijk. Op uitnodiging van Hercules is niet gereageerd. Mogelijk had dat te maken met de onderbezetting van het bestuur. Het bestuur hoopt dat dit in 2010 toch weer opgestart kan worden. Bestuurlijk overleg met de vertegenwoordigers van Hercules, Parthenon en de Stichting Overdekte Accommodatie Reeweg heeft twee maal plaatsgevonden in het zgn. voorzitters- en penningmeestersoverleg. Het gezamenlijk overleg met de besturen is noodzakelijk gezien de gemeenschappelijk belangen m.b.t. de sporthal. Het overleg gaat met name over de afstemming van evenementen georganiseerd door de Stichting in de sporthal en de bijdrage c.q. ondersteuning die de verenigingen hieraan kunnen en willen leveren, alsmede aangelegenheden betreffende het beheer van de sporthal, zoals de begroting, exploitatiekosten, meerjarenramingen e.d. De wens van Hercules om een derde ingang te realiseren heeft nog niet tot concrete plannen geleid. De Stichting onderzoekt de mogelijkheden en de daaraan verbonden kosten. In 2009 heeft de toenmalige halbeheerder een andere baan aanvaard. Een nieuwe halbeheerder is aangetrokken, die zich de werkzaamheden nog eigen dient te maken. Een onderwerp van overleg dat het gehele jaar speelde was de overlast van jongeren van een huurder van de sporthal. Aan het einde van het jaar zijn door de huurder adequate maatregelen genomen om de situatie beheersbaar te maken. Geleidelijk is de situatie verbeterd. In september is het gehele stichtingsbestuur afgetreden. De voorzitter Ab Burgerhout en de penningmeester Sjaak Poots hadden al in 2008 kenbaar gemaakt dat zij zouden stoppen. Het bestuur is naarstig op zoek gegaan naar vervangers. Diverse personen zijn benaderd, echter zonder resultaat. Met een persoon is overleg over de functie van voorzitter. De verwachting is dat er in 2010 duidelijkheid zal zijn. Een aantal stichtingbestuursleden blijft de lopende zaken behartigen, echter dat zal ook op een bepaald moment ophouden. De voorzitter van Hercules en een bestuurslid van Parthenon zullen de bestuursvergaderingen bij toerbeurt leiden. Omdat er vaak onduidelijkheid is over de positie van de Stichting het volgende. Het gebouw is eigendom van Hercules en Parthenon. Het beheer en exploitatie zijn opgedragen aan de Stichting (bestaande uit leden van Hercules en Parthenon met een onafhankelijk voorzitter). Hercules en Parthenon zijn de aandeelhouders en leveren jaarlijks een grote bijdrage aan de exploitatie, dus bij onzorgvuldig gebruik, vernielingen, onnodig energieverbruik e.d. worden de kosten aan de verenigingen, uiteindelijk aan de leden, doorberekend. Met andere woorden bij tekorten dienen de verenigingen dit op te vangen. Hiervoor is een verdeelsleutel, op basis van het ledental tussen Hercules en Parthenon, afgesproken. Dus laten wij zuinig omgaan met onze hal. Dit geldt uiteraard ook voor de gasten. Na een lange voorbereiding is in februari de fitness- en aerobicruimte voorzien van airconditioning. Dit verbeterde het binnenklimaat aanzienlijk, zeker in de zomermaanden. De keuken in de kantine is gerenoveerd en nieuwe apparatuur is aangeschaft. De vloeren van de douches zijn betegeld. De SOAR heeft een concept ontruimingsplan voor de hal gemaakt. Dit in het kader van de bedrijfs-hulpverlenings (BHV) Dit plan dient in het gezamenlijk overleg met Hercules, Parthenon en Stichting te worden afgeprocedeerd. Op grond van de BHV hebben een 20-tal leden de herhalingscursus reanimatie en bedienaar AED gevolgd. In het verslagjaar werden 233 (231) correspondentiestukken geregistreerd en in behandeling genomen. De daling van poststukken t.o.v. voorgaande jaren heeft zich niet doorgezet. Naast deze papieren poststroom worden er zeer vele s door het secretariaat ontvangen. Deze [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 14

15 stukken zijn hoofdzakelijk afkomstig van de gemeente Dordrecht, de AU, de Stichting, leveranciers en allerlei andere instanties. Tijdens de bestuursvergaderingen worden relevante poststukken besproken en in voorkomende gevallen actie hierop genomen. Belangrijke brieven en s werden aan de desbetreffende commissies en personen ter uitvoering of ter informatie verstrekt. Belangwekkende onderwerpen worden aangeboden aan de redactie van het clubblad of webmaster. Van het adres: wordt veelvuldig (ongeveer s) door (niet) leden, organisaties e.d. gebruik gemaakt om informatie te verkrijgen over Hercules, bv. trainingen, lidmaatschap, deelname aan lopen enz. Daarnaast liep ook het adres van de ledenadministratie via de secretaris. Eind december is dit gekoppeld aan het e- mail adres van het administratiekantoor. Om de naamsbekendheid van Hercules in Dordrecht en omstreken te versterken worden regelmatig persberichten over bepaalde activiteiten bij Hercules naar de media, zoals landelijke- en regionale kranten, regionale televisie, kabelkranten e.d., gezonden. Het gaat dan om vermeldenswaardige uitslagen bij wedstrijden op atletiek- en worstelgebied, aankondigingen van lopen, beginnerscursussen voor loopgroepen of Nordic Walking. Dit jaar is er ook weer veel aandacht besteed aan de twee projecten Colours of Athletics en Tijd voor Vechtsport. De plaatsing is afhankelijk van de ruimte of ander sportaanbod. In een aantal gevallen is er advertentieruimte gekocht, b.v. een gehele pagina. Bijzonder is nog te noemen de plaatsing van een advertentie in een speciale krant van de organisatie Pink Ribbon. Deze houdt zich bezig met de strijd tegen borstkanker. Bij evenementen e.d. worden posters, flyers gemaakt, die verspreid worden naar allerlei instanties, verenigingen, scholen e.d. In overleg met ons reclamebureau vinden deze uitingen in een frisse, uniforme en herkenbare uitvoering plaats. Carine Banga en Ben Corino zijn de Vertrouwens Contactpersonen (VCP) binnen Hercules en gecertificeerd na hun opleiding bij NOC*NSF. Veiligheid voor iedereen binnen Hercules is prioriteit en hiervoor is een officieel protocol ongewenst gedrag, dat geldt. De VCP ers zijn actief geweest in 2009, zowel als luisterend oor, reactief en juist ook in preventieve zin zijn naar de diverse partijen presentaties gegeven. Zij werken onafhankelijk en kunnen NOC*NSF inschakelen, waar nodig. Op 14 maart 2009 vond een informatieve bijeenkomst plaats met (jeugd)trainers, toezichthouders, vrijwilligers en bestuurders in de kantine. In 2009 is het protocol dat voor Hercules van toepassing is verder verfijnd en hieruit zijn nieuwe afspraken gemaakt. Deze zullen in 2010 worden toegepast en gecommuniceerd. Daarnaast zullen er ook weer een informatie bijeenkomst worden gepland. Voortvloeiende uit het protocol is de klachtencommissie ingesteld. Hercules is ook werkgever van vier medewerkers, de verenigingscoördinator, de toezichthouder fitness, de dagelijkse kantine medewerker en een aerobics instructor. In 2009 waren er twee langdurig zieken, één is er begin van het jaar volledig hersteld. Één volgde een re-integratie traject. Met de Arbo-dienst, t.w. Mkbasics.nl, is goed overleg over de ziektebegeleiding. Dankzij de verzekering die Hercules heeft afgesloten wordt een deel van het salaris vergoed. Met ingang van 1 januari 2010 wordt de salarisadministratie niet meer uitgevoerd door sportservice Zuid-Holland, maar ook door het administratiekantoor dat de ledenadministratie verzorgd. [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 15

16 Om de kwaliteit van de kennis van de medewerkers, trainers en vrijwilligers op peil te houden ondersteunt het bestuur het volgen van cursussen, zowel als op sport- als organisatorisch gebied. B.v. (bij)scholingen trainers, juryleden, reanimatie, gebruik AED, EHSBO. Door het secretariaat worden de administratieve werkzaamheden verricht t.b.v. de te organiseren wegwedstrijden/lopen (Trias halve marathon, Trias trainingslopen, DDD), zoals het aanvragen van vergunningen bij de gemeente/recreatieschap, aanvragen van de atletiekbaan en sporthal, sluiten aanvullende verzekeringen, aanvragen assistentie Rode Kruis, verkrijgen van aanstellingsbesluiten verkeersregelaars bij de Politie, informeren media, plaatsen info op loop websites, kalender Atletiek Unie, running boekje e.d. Door de te kleine bezetting, de waan van de dag en het reageren op incidenten moest door het bestuur prioriteiten worden gesteld. Hierdoor zijn een aantal voornemens uitgesteld, waaronder evaluatie van het beleids- en communicatieplan, wijzigen van de statuten, aanpassen huisstijl. Jan van Dalen Secretaris [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 16

17 Verslag wedstrijdorganisatiecommissie (WOC) 2009 De wedstrijdorganisatiecommissie houdt zich bezig met het organiseren van wedstrijden voor leden van Hercules/Parthenon en leden van andere atletiekverenigingen. De samenstelling van de commissie is op dit moment als volgt: Arjen van Gink (Hercules), o.a. verantwoordelijk voor materialen Anja van Giels (Hercules), o.a. algemene ondersteuning en wedstrijdsecretariaat Jackeline Stam (Hercules), o.a. algemene ondersteuning en wedstrijdsecretariaat Desiree Groot (Parthenon), o.a. algemene ondersteuning en jury-indeling Elbert Dekker (Parthenon), o.a. algemene ondersteuning en jury (vervanging van Elbert bij buitenland reizen is Sandy v.d. Heijdt (Parthenon)) Conny van Dijk, (Hercules) jurywerving Els van Driel, (Hercules) o.a. algemene ondersteuning en wedstrijdsecretariaat Daarnaast is Piet Barends gelukkig nog steeds bereid om mee te helpen en te denken. In 2009 zijn de volgende wedstrijden door de wedstrijdorganisatiecommissie georganiseerd: Open meerkamp junioren op 28 februari 2009 Deze wedstrijd is open voor inschrijving van andere verenigingen. Uiteindelijk hebben er 126 deelnemers ingeschreven en waren er 32 deelnemers van Hercules/Parthenon en dus 94 deelnemers vanuit maar liefst 16 andere verenigingen. De wedstrijd heeft plaatsgevonden van tot uur. De reacties vanuit de deelnemende verenigingen waren erg positief. Clubkampioenschappen indoor 28 maart 2009 Op zaterdag 28 maart 2009 vonden de clubkampioenschappen indoor plaats. Totaal schreven er 58 pupillen van Hercules in en 39 pupillen van Parthenon. Bij de overige categorieën was de verdeling 45 inschrijvingen voor Hercules en 45 voor Parthenon. Het programma voor pupillen en CD-junioren bestond uit een 3-kamp en voor de CDjunioren een extra mogelijkheid voor horden. De rest kon kiezen voor maximaal 4 losse nummers. Het was een leuke wedstrijd die van tot uur duurde. Seniorencompetitie 19 april 2009 Deze wedstrijd is niet aangevraagd, maar toegewezen door de Atletiek Unie en geaccepteerd. Aan deze wedstrijd doen ca. 250 deelnemers van diverse verenigingen mee en voor deze wedstrijd is dan ook een apart draaiboek samengesteld (in te zien voor geïnteresseerden). Onze externe adviseur bij deze wedstrijd was Jan Piet Schreijer. De organisatie is, mede dankzij voldoende juryleden (verplicht 2 per deelnemende vereniging) goed verlopen. Clubkampioenschappen outdoor 3-4 oktober 2009 Bij de clubkampioenschappen outdoor wordt door elke categorie zijn eigen meerkamp afgewerkt en een lange afstand voor de pupillen, daarnaast kan vanaf junioren C worden ingeschreven voor enkele aanvullende losse onderdelen. Vanuit Hercules schreven er 60 pupillen in en er waren 45 deelnemers van de overige categorieën. Een succes was opnieuw in dit geval de 2000 m die apart aan het programma was toegevoegd. Het was een vol programma met opnieuw slecht bezette onderdelen bij de oudere junioren en senioren, komend jaar wordt hierin verandering aangebracht. [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 17

18 Recordindoor 31 oktober 2009 Op 31 oktober vond de recordindoor plaats. Bij deze wedstrijd is een 600 m toegevoegd als los onderdeel voor pupillen t/m C-junioren. Dit onderdeel is erg goed gevallen bij deelnemers en toeschouwers. De wedstrijd vond dit jaar niet plaats in de herfstvakantie. Er schreven 34 pupillen vanuit Parthenon en 45 pupillen vanuit Hercules in die dus de 3-kamp afwerkten en voor een heel groot gedeelte ook de 600 m. De hogere categorieën konden weer inschrijven voor maximaal 4 losse nummers. De dag duurde van tot uur en is heel prettig verlopen. Open meerkamp pupillen op 21 november 2009 Voor deze wedstrijd schreven (slechts) 43 pupillen van Hercules en 20 pupillen van Parthenon in. De rest van de verenigingen (14 in totaal) schreven totaal 63 deelnemers in. Daarnaast waren er twee selecte groepen polsstokhoogspringers die hun wedstrijd afwerkten. Ook bij deze wedstrijd ontvingen wij per weer meerdere bedankjes voor de correcte organisatie. Naast deze wedstrijden is door vrijwilligers van Hercules/Parthenon ondersteuning geboden aan de organisatie en uitvoering van de volgende evenementen/wedstrijden: 10 januari 2009 indoor regio Dordrecht CBA en hoger 14 februari 2009 indoor regio Dordrecht pupillen en D-junioren Schoolatletiek 25 april 2009 pupillencompetitie 19 september 2009 Tot zover het verslag van het jaar 2009 uitgevoerd door de wedstrijdorganisatiecommissie. Els van Driel [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 18

19 Verslag Dwars Door Dordt 29 maart 2009 Met hetzelfde organisatiecomité als in 2008 is de 62 ste editie, onder voorzitterschap van Kees de Pee van Hercules en Peter Slijkoord van Parthenon, uitstekend verlopen. Het was ideaal loopweer en dit was te merken aan de tijden die gelopen werden. Bij de heren was Ruben Scheurwater van atletiekvereniging Parthenon de winnaar in een tijd van 31:46 min. Bij de dames werd het parkoersrecord van 2003 uit de boeken gelopen door Miriam van Reijen van atletiekvereniging Phanos met een nieuwe tijd van 35:05 min. In totaal waren er 1047 deelnemers, waarvan 74 van Hercules km wedstrijd km prestatieloop 163-5km prestatieloop 35-2km jeugdloop 74-1km jeugdloop 9-10km snelwandelen. De reacties na afloop van de wedstrijd waren zeer positief. Namens organisatie DDD, Maarten Vogelezang Verslag Trias Halve Marathon 8 maart 2009 s-morgens zag de dag er nog regenachtig uit, maar toen de lopers om uur van start gingen brak de zon door. De halve marathon van Hercules op 8 maart 2009 vond voor het eerst op een zondag plaats. Nieuw was ook het afwisselend parcours dat onder meer door het nationaal park de Hollandse Biesbosch voerde. Hierop werden veel positieve reacties ontvangen. Naast de halve marathon waren er onderdelen voor de 1, 2, 3, 5 en 10 km en Nordic Walking en sportief wandelen. In totaal namen 194 lopers (inclusief jeugd) deel aan deze dag. Evenals voorgaande jaren waren er weer veel vrijwilligers bereid om voor een geslaagde loop te zorgen en ook het Rode Kruis was paraat. Dankzij de sponsors konden we weer prijzen beschikbaar stellen en aan iedere loper een medaille uitreiken. Het organisatieteam bestond evenals het jaar daarvoor uit Willy Diepeveen, Mieke van der Fluit, Sibrand Komdeur, Kees de Pee, Henk Rotermundt, Karin Stam en Maarten Vogelezang. Veel inzet was er ook van Marcel Verhoef die voor de digitale inschrijving en registratie zorgde. Willy Diepeveen [Jaarverslag DK & AV Hercules 2009] Pagina 19