Dordrechtse Krachtsport-en Atletiek Vereniging HERCULES Opgericht 5 juli 1896 Koninklijk Goedgekeurd 4 december 1905, 27 oktober 1913, 11 maart 1925

Transcriptie

1 Dordrechtse Krachtsport-en Atletiek Vereniging HERCULES Opgericht 5 juli 1896 Koninklijk Goedgekeurd 4 december 1905, 27 oktober 1913, 11 maart 1925 en 3 juli 1954 Aangesloten bij de K.N.K.F., K.N.A.U. JAARVERSLAG

2 Inhoudsopgave pagina 2 Agenda pagina e ledenvergadering d.d. 27 maart 2013 pagina 4 Secretaris pagina 13 Werkzaamheden verenigingsmanager pagina 18 Wedstrijdorganisatiecommissie (WOC) pagina 20 Jurycommissie pagina 21 Wedstrijden atletiek baan pupillen pagina 22 Nederlandse Kampioenschap Estafette pagina 23 Sprintgroep pagina 24 Dwars Door Dordt 7 april 2013 pagina 25 VGZ Halve Marathon 23 maart 2013 pagina 26 Trainingslopen/Hercules Unive lopen pagina 27 Schapenkoppen Sportpark Cross 28 december 2013 pagina 28 Beginnersgroep atletiek pagina 29 Coördinator training wegatletiek pagina 30 Jeugdcommissie atletiek pagina 32 Maandag- woensdagavond trainingen loopgroepen pagina 34 Recordcommissie atletiek pagina 35 Nordic Walking en sportief wandelen pagina 40 Aerobic en zumba pagina 41 Fitness pagina 42 Worstelen pagina 43 Thaiboxing@Hercules pagina 46 Kantine pagina 49 2

3 Op woensdag, 2 april 2014, aanvang uur, vindt in de kantine de 118e algemene ledenvergadering van de DK & AV Hercules plaats. Het bestuur nodigt alle leden van HERCULES uit voor deze ledenvergadering. Als agenda wordt voorgesteld: 1. Opening en vaststelling van de agenda 2. Uitreiking prestatie-en aanmoedigingsprijzen jeugd 3. Terugblik door de voorzitter 4. Ingekomen stukken en mededelingen - Drechtstadloop 5. Notulen ledenvergadering van 27 maart Jaarverslag 2013 van de secretaris, afdelingen en commissies 7. Financieel verslag 2013 van de penningmeester, verslag kascontrolecommissie 8. Begroting 2014, bezuinigingen en verhogen inkomsten 9. PAUZE 10. Jubilarissen, prestatie-en aanmoedigingsprijzen senioren/masters, Herculeszuil 11. Uitreiking prijzen Hercules Unive lopen en halve marathon 12. Verkiezingen bestuur en commissies: Aftredend en niet herkiesbaar het algemeen bestuurslid Pim Kaufmann Aftredend en herkiesbaar de secretaris Jan van Dalen Verkiezing algemeen bestuurslid Remco Gillissen Verkiezing algemeen bestuurslid Vacatures, hoe deze op te vullen? O.a. - Commissieleden afdelingen atletiek en jeugd - Kascontrolecommissie - Leden Wedstrijd Organisatie Comité baan - Diverse andere commissies, zoals, activiteiten, klussen, redactie, jeugd 13. Rondvraag boekingen hal, bedrijfshulpverlening, EHBO jeugd, kantine assortiment, openingstijden fitness Sluiting Dordrecht, 15 maart 2014 Jan van Dalen secretaris bestuur Leden zijn in de gelegenheid om onderwerpen aan de agenda toe te voegen. Deze agendapunten met eventuele toelichting(en) dienen uiterlijk 14 dagen van te voren in het bezit te zijn van het bestuur. De op de vergadering betrekking hebbende stukken worden t.z.t. gepubliceerd op de website. Indien niet beschikt wordt over internet zullen deze bij de secretaris opvraagbaar zijn, per e- mail herculesdordrecht.nl of via een briefje in het postbakje in de kantine. Alle activiteiten van Hercules komen na uur te vervallen. 3

4 Verslag 117 e algemene ledenvergadering DK & AV Hercules Op 27 maart 2013 Aanwezig: 60 leden (zie presentielijst) 1. Opening vergadering en vaststelling agenda De voorzitter, Adrie den Haring, opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De agenda is akkoord. 2. Uitreiking prestatie- en aanmoedigingsprijzen jeugd Het bestuur kent de volgende prijzen toe: Prestatieprijs atletiek junioren: Mirte Kok (geb. 21 november 1999) Deelname aan de Nederlandse Kampioenschappen, meisjes pupillen D2. 8 e plaats kwalificatiegroep, verspringen 4.42 meter, 7 e plaats finale hoogspringen 1.40 meter. 7 Clubrecords op de volgende nummers: hoogspringen 1.46, 1.50, 1.50; estafette 4 x 60 meter 32.95; 60 meter horden Alies van Berkum (geb. 26 januari 1998) Deelname aan de Nederlandse Kampioenschappen, meisjes pupillen D2. 2e plaats polsstokhoogspringen 3.10 meter. 2 Clubrecords op: 400 meter Prestatieprijs ploegen: Camille van de Brug (geb. 20 september 2000), Mirte Kok (geb. 21 november 1999), Charity Bouman (geb. 30 augustus 1999), Hilde den Engelsen (geb. 20 april 1999). Nk estafette 30 september 2012, 4 x 60 meter meisjes MD in een nieuw clubrecord Aanmoedigingsprijs atletiek jeugd: Charity Bouman (geb. 30 augustus 1999) Deelname aan wedstrijden in Nederland, Gorinchem, Amsterdam, Steenbergen, Amstelveen, Dordrecht, Alkmaar in België, Gent. 16 Clubrecords op de volgende nummers bij de meisjes MA, MB, MC en D: 1000 meter , , ; 800 meter ; 600 meter ; hoogspringen 1.46, Algemene beschouwingen van de voorzitter De voorzitter memoreert het overlijden van vier leden en een oud lid in het afgelopen jaar: Pieter van Houwelingen (77 jaar), Gerrit Koremans (69 jaar), Ger van de Griend (70 jaar), Jens van der Meulen (40 jaar) en Henk Spin (81 jaar). De vergadering neemt een moment van stilte in acht ter herdenking. Adrie heeft zes jaar het voorrecht gehad om voorzitter te zijn van Hercules Terugblikkend ziet hij een redelijk goed jaar maar helaas wel een daling van het ledental. Het bestuur kwam in 2012 op sterkte en had veel steun van de verenigingsmanager Frank de Visser en de combinatiefunctionaris Nathalie Keijzer, waarvoor dank. 4

5 De financiën van de vereniging zijn gezond en solide gebleven. Gelukkig zijn ook de financiën van de Stichting Overdekte Accommodatie Reeweg weer op orde. Met veel enthousiasme en inzet zijn er diverse evenementen en activiteiten georganiseerd. Vrijwilligers hebben ervoor gezorgd dat Hercules een krachtige en gezonde vereniging is gebleven. Met applaus worden de vrijwilligers bedankt. Twee vrijwilligers zijn in 2012 onderscheiden vanwege hun inzet voor Hercules en voor andere organisaties. Jan van Dalen kreeg een Koninklijke onderscheiding en Maarten Vogelezang een gemeentelijke onderscheiding De Johan de Wittspeld. De voorzitter noemt activiteiten die op sportgebied plaatsvonden. De geweldige prestatie van Iris Pruysen op de Paralympics met een 4 e plaats bij het verspringen. Tijdens de NK estafettes in Amstelveen werden twee clubrecords gevestigd. Op de baan (outdoor) en in de sporthallen (indoor) zijn goede prestaties geleverd, waarbij jeugdige talenten van Hercules in het oog sprongen. Aan landelijke en regionale wedstrijden en competities werd deelgenomen. De beginnersgroep bij de wegatletiek blijft in een behoefte voorzien. Hercules verloor VGZ als sponsor voor de trainingslopen en de halve marathon. Inmiddels is de Halve van Hercules aangesloten bij het Unive Grote Rivieren Circuit. Zowel de Halve van Hercules als de Dwars door Dordt trokken meer lopers dan in voorgaande jaren. De voorzitter benadrukt dat naast prestatie plezier in de sport belangrijk is. Op maatschappelijk gebied was Hercules actief. De satellietclub in de wijken Krispijn, Wielwijk en Crabbehof voorziet in een behoefte. Begin april werd in de sporthal een sportdag georganiseerd onder de naam Special Hero Day en als vanouds was er de schoolatletiek. Het ledenaantal bij sportief wandelen nam toe. Bij de worstelafdeling bleef het ledental stabiel. Het clubkampioenschap van 24 juni kreeg uitgebreid aandacht in het Algemeen Dagblad. De fitness en aerobics lopen na jarenlange groei terug in aantal leden. Het onderdeel lady fitness is vanwege zeer geringe deelname beëindigd. De streetdance is met een uur uitgebreid voor een andere leeftijd groep. Om te laten zien wat de jongens en meisjes konden, hebben zij een spetterende show streetdance en hiphop in de sporthal gegeven. Zumba bleek in de eerste helft van 2012 zo populair, dat er een ledenstop moest worden ingesteld. Na de zomervakantie is de ledenstop opgeheven. De afdeling Thaiboxing is weer gegroeid. Door jeugdleden is deelgenomen aan enkele sportgala s in het land. Diverse commissies verrichtten allerlei ondersteunende en belangrijke werkzaamheden. De voorzitter is trots op Hercules: krachtig, sportief, gezellig, maatschappelijk betrokken en financieel gezond. Hij wenst de vereniging nog een lang bestaan toe en de nieuwe voorzitter succes. Voorzitter van Hercules zijn, is een boeiende, afwisselende, uitdagende en soms lastige functie. Hij wenst alle ereleden, leden van verdienste, leden, vrijwilligers, bestuursleden, medewerkers en anderen veel goeds en gezondheid toe. 4. Ingekomen stukken en mededelingen Iris Pruysen heeft zich afgemeld in verband met training op Papendal. 5. Notulen ledenvergadering van 19 maart 2012 Punt 2, Prestatieprijs ploegen: nieuw clubrecord minuten, moet zijn nieuw clubrecord seconden. Het verslag wordt verder ongewijzigd goedgekeurd. 6 Jaarverslag 2012 van de secretaris, afdelingen en commissies De secretaris bedankt iedereen die heeft meegewerkt aan het jaarverslag. Hij loopt het jaarverslag op hoofdlijnen door. Andre Brouw, penningmeester, is alsnog toegetreden tot het bestuur. Met Petra de Wit en het bureau Pi-Ad is naar tevredenheid voor ondersteuning gezorgd. Jammer genoeg trad Jacqueline van der Plas als bestuurslid af. Met de toetreding van Katja Dielessen tot het 5

6 bestuur is de verbinding met de jeugdatletiek weer tot stand gebracht. De secretaris dankt de notuliste, verenigingsmanager en combinatiefunctionaris voor hun ondersteuning. Een groot aantal vrijwilligers zet zich in voor de vereniging. Als waardering voor hun inzet ontvangen zij jaarlijks de vrijwiligerspas en een krentenstol. Tweejaarlijks is er een vrijwilligersavond. Bij representatie is er aandacht voor fijne maar ook verdrietige zaken. Het bestuur is afhankelijk van de leden om daarover geïnformeerd te worden. Dat kan het beste via de verenigingsmanager Frank de Visser. Dan kan er worden gezorgd voor bloemen of een kaart. De vereniging neemt deel aan diverse overleggen. Met de beheerder van de hal de Stichting Overdekte Accommodatie Reeweg en met Parthenon vindt overleg over de hal plaats. Helaas bleek een derde ingang die Hercules graag wilde, te duur te zijn. Het aantal ontvangen mails is enorm toegenomen, wat veel druk legt op het secretariaat. Om bekendheid van de vereniging te krijgen, kiest het bestuur hoofdzakelijk voor vrije publiciteit, omdat adverteren erg duur is. René Blankenstein produceert met zijn bedrijf Studio 66 het clubblad. Na de zomervakantie stopt hij daarmee. Het bestuur zal later tijdens de ledenvergadering de leden raadplegen hoe zij de informatievoorziening in de toekomst graag zien. Een werkgroep is bezig met vernieuwing van de website. De vertrouwenspersonen hebben in het afgelopen jaar enkele kleine zaken gedaan. Dit jaar staat voorlichting over een bepaald onderwerp op de rol. In het jaarverslag is een overzicht opgenomen van de werkzaamheden van de verenigingsmanager Frank de Visser. De Wedstrijd Organisatie Commissie baan (WOC) heeft geen bezetting meer. Ondanks deze beperking is het toch gelukt om wedstrijden te organiseren, waarvoor hulde. Het is belangrijk op korte termijn mensen te vinden die in de commissie plaats willen nemen. Bij de jeugdafdeling is een ouderavond georganiseerd. Communicatie vindt plaats via een digitale nieuwsbrief met de naam Pupillenalert. Nathalie Keijzer heeft zich ingezet voor de schoolatletiek. Op basis van de ervaring van vorig jaar is een andere opzet gekozen die succesvol bleek te zijn. De jeugdcommissie ondernam diverse activiteiten. Naar het Nederlands kampioenschap estafette gingen veel leden en familieleden mee als supporter. Er werden twee clubrecords behaald. In 2006 is de sprintgroep in het leven geroepen. Dit blijkt een stabiele groep te zijn. Dwars door Dordt werd voor de 65 e keer georganiseerd. Daarom werd er een apart klassement voor Herculesleden bijgehouden. De VGZ sponsorde voor de laatste keer de halve marathon. Het was mooi weer en over de opkomst was het organisatiecomité tevreden. Helaas nam de deelname aan de trainingslopen af. Andries Boneschansker nam de training van de beginnersgroep over van Arnold Hendriks. Omdat jaarlijks slechts een zeer beperkt aantal lopers ervoor koos om na de beginnersloop door te gaan en lid te worden van Hercules, heeft het bestuur dit jaar gekozen voor een iets gewijzigde aanpak. Daarbij wordt eerder de keuze voorgelegd om lid te worden. Brenda Andriese is trainerscoördinator van de wegatletiek en zette het trainersoverleg op. Ook zorgde ze voor het cursusaanbod van assistent-trainer. Chris van der Veer leidde in dat kader negen mensen op die daarmee een certificaat behaalden. De wegatletiekgroep van maandag en woensdag varieert trainingen met wedstrijden. Piet Barends zorgde voor een verslag van de recordcommissie. Conny van Dijk vertrok uit de jurycommissie. Gelukkig nam Anja van Giels het werk over. Nordic Walking en sportief wandelen geven een uitgebreid beeld van hun activiteiten. Bij de aerobics blijkt veel verloop van leden te zijn. Zumba was enorm populair, waardoor er tot de zomervakantie een ledenstop was in verband met gebrek aan ruimte. Voor een betere controle van het lidmaatschap is een pasjesregeling ingevoerd. 6

7 Het bestuur onderzocht het aanbrengen van een tourniquet als toegang bij de fitness, maar dat is te duur. Daarom blijft de controle op het lidmaatschap daar via steekproeven. De wens is om de fitness ook open te stellen tussen en 1800 uur. Tot nu toe zijn er echter geen vrijwilligers die dan toezicht willen houden. Er is een nieuw initiatief met de verkoop van proteïnes, dat loopt goed. De deelname aan de lady fitness was te laag, daarom is dat gestopt. Bij thaiboxing was er een grote toename van leden. Margareth en Fred Hesselink zorgden namens de activiteitencommissie voor de nieuwjaarsreceptie. Wegens ziekte van Fred kunnen zij slechts beperkt activiteiten organiseren. Leden die interesse hebben om vrijwilliger te worden voor deze commissie kunnen zich aanmelden. Met het klusteam besparen we veel geld. Voor de kantine was het een onrustig jaar met drie verschillende beheerders. Vanuit de aanwezigen wordt geïnformeerd naar het verslag van de worstelafdeling dat evenals vorig jaar ontbreekt. Bram Franken antwoordt dat hij er niet aan toe is gekomen, maar dat er ook weinig te melden was. Wedstrijden gingen niet helemaal naar zijn zin. De Nederlandse kampioenschappen gingen helaas niet door. Langzamerhand komen er weer wat meer jeugd en senioren bij. Bram hoopt volgend jaar wel een verslag te hebben. 7. Financieel verslag 2012 van de penningmeester, verslag kascontrolecommissie Penningmeester André Brouw vertelt dat de jaarrekening met een verlies is afgesloten. Het afgelopen jaar was er een met hindernissen. Vanwege migratieproblemen van de ING-bank kon ongeveer vijf weken niet worden ingelogd. Dit had negatieve gevolgen, omdat betalingen niet tijdig gedaan konden worden en onder meer het innen van contributie niet mogelijk was. De oorzaken van het verlies in de jaarrekening zijn met name: - Tegenvallende kantineomzet, wat meerdere redenen had. Door de legionella in de douches gingen sporters eerder naar huis. Een aantal grote evenementen, zoals de treintjesbeurs en taekwondo vonden niet in de hal plaats. Het lijkt er bovendien op dat nieuwe leden na het sporten minder lang in het gebouw vertoeven. Het bestuur hoort graag ideeën om daar verandering in te brengen. - De loonkosten van de ID er komen door het wegvallen van subsidie volledig voor rekening van Hercules. - In het laatste kwartaal is het aantal leden teruggelopen. Er was ook een flinke meevaller. De Stichting stortte een groot bedrag terug. Dit kon dankzij het feit dat de nieuwe penningmeester van de Stichting structuur in de administratie aanbracht. De Kascontrolecommissie bestaat uit Peter Haring, Gerda Huiskamp en Maarten Diekerhof. Maarten vertelt namens de commissie dat de jaarrekening in orde is bevonden. De commissie was wat laat geïnformeerd in verband met een probleem van de applicaties. De betalingsproblemen bij Hercules in verband met de ING zijn gelukkig achter de rug. De financiële administratie geeft een goed beeld en ziet er professioneel uit. Daarvoor spreekt de commissie haar waardering uit. Hercules gaat meer steunen op het administratiekantoor en dat geeft meer zekerheid en flexibiliteit. Het zal minder tijd voor onze leden kosten om de administratie bij te houden. De commissie spreekt haar zorgen uit over het afnemen van de investeringsactiva met 24%. Het is belangrijk iets met dit gegeven te doen. De Kascontrolecommissie is ook heel blij met het financieel beleid van de Stichting dat weer op orde is en spreekt haar waardering daarvoor uit. De secretaris bedankt de leden van de kascontrolecommissie voor hun werkzaamheden en rapportage. Gerda Huiskamp en Maarten Diekerhof willen hun werk voor de kascommissie 7

8 stoppen en vragen wie dit van hen wil overnemen. Zij zijn bereid om hun opvolgers te begeleiden. De vergadering verleend unaniem decharge aan de penningmeester en het bestuur voor het gevoerde financiële beleid over Begroting 2013, voorstel contributieaanpassing De penningmeester presenteert de begroting. Tegenover een huurverlaging van de accommodatie, staat een verhoging van het algemene prijspeil, de assurantie en de personeelskosten. Daarnaast zijn de kantine-inkomsten lager geraamd. De penningmeester noemt een aantal risico s. In 2012 is er te weinig geïnvesteerd. Daarom gaat hij in 2013 een inventarisatie maken van de activa die de vereniging bezit met daarbij aangegeven wat binnen vijf jaar aan vervanging toe is. De liquide middelen zijn ondergebracht bij de SNS bank en de ING. Het is beter om de liquide middelen meer te spreiden, zodat het risico t.a.v. afhankelijkheid van een bank zo klein mogelijk wordt. De penningmeester doet namens het bestuur een aantal voorstellen: - De bedragen, zoals voorgesteld in de begroting te accorderen; - het negatieve resultaat over het boekjaar 2012 ten laste van het eigen vermogen te brengen; - in te stemmen met verhoging van: contributie met 1,- per maand; contributie wedstrijdlicenties atletiek vanaf 21 jaar met 0,50; per maand; contributie rustende leden met 0,50; per maand. inschrijfgeld met 2,50; incassokosten achterstallige contributie van 1,- naar 2,50. De vergadering krijgt de gelegenheid tot het stellen van vragen. - T.a.v. de rekening courant halve marathon op pagina 4: Het resultaat 2012 van de halve marathon zou toegevoegd worden aan de reserve van deze loop. De penningmeester bevestigt dit en zal het alsnog in orde brengen. - Waarom wordt de wedstrijdlicentie verhoogd? De licentie is duurder geworden, de vereniging legt er nu geld op toe. - Wordt het lidmaatschap gecontroleerd? Mogelijk zijn er lopers die niet betalen. Het bestuur heeft recent besloten om dit punt actief op te pakken en meer te controleren of sporters wel lid zijn. Bram Franken geeft aan dat hij op basis van de ledenlijst die hij van de administratie krijgt de aanwezigen controleert. De trainers kunnen die lijst dus opvragen. Een aantal aanwezigen geeft aan geen voorstander te zijn van contributieverhoging. Ook wordt het bestuur gevraagd goed te kijken welke keuzes het maakt ten aanzien van de uitgaven. Zo vindt een enkeling de letters op het gebouw overbodig. Het bestuur geeft aan dat bij gelijkblijvende contributie het tekort op de balans groter wordt. Het bestuur kijkt kritisch naar de uitgaven, maar bepaalde kosten zijn nodig om de vereniging te promoten, zodat het ledental op peil blijft of hoger wordt. De voorstellen die de penningmeester namens het bestuur heeft gedaan worden met overgrote meerderheid van stemmen aangenomen. Het bestuur wil met de leden van gedachten wisselen over het contributiestelsel. Dit dateert uit de tijd dat Hercules nog een kleinschalige vereniging was. Een lid kan deelnemen aan één sport, maar ook aan alle sporten binnen de vereniging en dat voor dezelfde contributie. Een 8

9 idee kan om iemand die een tweede sport beoefent daarvoor 25% extra te laten betalen. De aanwezige leden benadrukken dat de mogelijkheid van deelname aan meerdere sporten tegen één laag tarief juist de kracht is van de vereniging. Diverse leden beoefenen krachtsport ter ondersteuning van het hardlopen en andersom. De vraag is bovendien of dit veel zou opleveren, het is niet bekend hoeveel leden aan meerdere sporten binnen de vereniging doen. Een suggestie uit de vergadering is om te kijken naar het aantal avonden dat iemand per week traint. Hierop wordt door een ander gereageerd dat dit niet te controleren is. Het bestuur bedankt de leden voor hun inbreng en suggesties over beide onderwerpen en zal deze binnenkort in de bestuursvergadering bespreken. 9. PAUZE 10. Jubilarissen, prestatie- en aanmoedigingsprijzen senioren/masters, Herculeszuil Het bestuur kent de volgende prijzen toe: Jubilarissen 25 jaar: Rob Vernes, Henk den Haan, Carin Franken-Kusters; 26 jaar: Elly den Haan-de Rover; 40 jaar: Piet van Helden; 60 jaar: Wim Rietdijk. Certificaat voor assistent-trainer Brenda Andriese overhandigt aan Henk den Haan het certificaat voor assistent-trainer. Daarmee bedankt zij ook de andere looptrainers en hun assistent-trainers voor hun inzet in het afgelopen jaar. Prestatieprijs atletiek masters: Loes de Pee - Veth (geb. 19 november 1951) 11 clubrecords in diverse leeftijdsklassen, gepresteerd over het gehele jaar, op de volgende nummers: dames 60+ masters; kogelstoten 7.16, 7.59, 7.71; discuswerpen 15.79; gewichtslingeren 8.89; kogelslingeren 20.42; 10 mijl Prestatieprijs atletiek senioren: Iris Pruysen (geb. 26 november 1987) Paralympics: Op 1 september 2012 werkte zij de 100 meter af onder de 15 seconden, een persoonlijk record. Op 2 september 2012 sprong zij 4,87 meter, ook weer een persoonlijk record waarmee zij enige tijd op de 3 e plaats stond. Jammer genoeg kwam er een verspringster die haar net de podiumplaats onthield. Al met al een geweldige prestaties! 11 Clubrecords gehandicaptenklasse T/F44 op de volgende nummers: verspringen 4.46, 4.48, 4.53, 4.78, meter meter 15.49, 15.46, 15.23, 15.21, Prestaties geleverd in Nederland, Duitsland en Engeland. Maakt deel uit van het Dutch Parathletics Team van de Atletiek Unie. Is in oktober weer in training gegaan te Papendal voor de Paralympics in 2016 te Rio de Janeiro. Prestatieprijs lange afstandslopers: Gerda Huiskamp (geb. 4 november 1968 Neemt het gehele jaar deel aan wedstrijden met gevarieerde afstanden, zowel op de weg als cross en behaalt daarbij regelmatig het erepodium, zoals 1 e plaats Wantijparkloop, Loop naar de Pomp Noordeloos en 2 e plaats Ooievaarsloop Groot-Ammers, Thiendenlandenloop Schoonhoven, Mardenkro Enclavecross en nog vele 3 e en andere bijna podiumplaatsen. 9

10 Aanmoedigingsprijs wegatleten: Ruud Schwarz (geb. 8 november 1956) Drie jaar geleden bij de beginnersgroep begonnen en nu bij de A-groep, binnen een jaar PR op de 10 km (46:00 min naar 41:30 min), 15 km (1:16 uur naar 1:03 uur), halve marathon (1:38 uur naar 1:34 uur) en de marathon van Rotterdam 2011 in 3:28 uur (met een lichte blessure). Emile Noothout (geb. 6 maart 1984) Van de sprintgroep naar midden- en lange afstandlopen, PR op de 5 en 10 km. (5 km in 20:00 min naar 17:58 min en 2 x 2e bij de Wantijparkloop van Parthenon, 2011 en 2012, 10 km in 39:00 min naar 38:30 min). Niels Anders (geb. 24 september 1983) Toont veel progressie, grote trainingsijver, deelgenomen aan 20 wedstrijden, diverse PR s verbroken, 5 km 18.51, 10 km 39.31, 15 km , 16,1 km , 21.1 km Eervolle vermelding: Ad van de Kamp Ad heeft onderzoek gedaan op het gebied van Nordic Walking en deze informatie aangeboden aan het bestuur van Hercules. Het afgelopen jaar gaf hij een blinde vrouw en haar partner twee maanden een opleiding, zodat ze in de groep kunnen lopen. Janita loopt nu ook af en toe mee in de groep sportief wandelen. Van belang is wel dat er altijd iemand met haar meeloopt. In het laatstverschenen clubblad staat een artikel van Janita en Evert. Herculeszuil De Herculeszuil wordt uitgereikt aan een lid die veel heeft betekend voor de vereniging in brede zin. Dit keer wordt de zuil toegekend aan Kees de Pee. Hij bekleedde lange tijd de functie van penningmeester en zorgde op uitstekende wijze voor een sterke financiële positie van de vereniging. Als verenigingscoördinator was hij onder meer projectleider van Colours of Athletics en Tijd voor Vechtsport, waarmee hij subsidie voor de vereniging wist binnen te halen. Nu is Kees voorzitter van het wedstrijdorganisatiecomité Dwars Door Dordt, heeft hij zitting in het organisatiecomité van de Halve van Hercules, is hij assistent-trainer en is hij bovendien penningmeester in het bestuur van de Stichting Overdekte Accommodatie Reeweghal. Ook heeft hij namens de atletiek zitting in de Sportraad Dordrecht. Kortom een vrijwilliger waar Hercules trots op kan zijn. 11. Verkiezingen bestuur en commissies: André Brouw en Katja Dielessen worden beiden gekozen tot bestuurslid. Voorzitter Adrie den Haring treedt op eigen verzoek af. Kandidaat voor het voorzitterschap, Raphael James, stelt zich aan de leden voor. Hij is lid van Hercules sinds 2010 en zit in de jurycommissie. Sporten die hij in het verleden heeft gedaan, zijn atletiek, honk- en softbal. Al vanaf zijn studententijd heeft Raphael bestuurservaring opgedaan, toen bij de studentenvereniging en later in maatschappelijke organisaties. Hoewel hij eerst goed wikt en weegt alvorens belangrijke beslissingen te nemen, is hij wel doortastend. Bovendien houdt hij er van om met mensen om te gaan en dat is in deze functie natuurlijk belangrijk. Raphael wil streven naar een toename van het ledenaantal, tevreden vrijwilligers en het betaalbaar blijven van de vereniging. Daarbij moet de financiële positie van de vereniging gezond blijven. Ook ziet hij het als een uitdaging om Hercules sportief meer op de kaart te zetten. De vergadering benoemt Raphael James met algemene stemmen tot bestuurslid en voorzitter. De secretaris Jan van Dalen feliciteert Rafael namens de leden met zijn benoeming. 10

11 De secretaris vertelt dat hij de samenwerking met Adrie den Haring als zeer prettig heeft ervaren. Adrie verkeerde bij zijn aantreden als voorzitter in een moeilijke situatie vanwege familieomstandigheden. Hercules was zijn manier om die situatie te verwerken. Jan bedankt Adrie voor de samenwerking en wat hij voor de club heeft gedaan. Rafael neemt de voorzittershamer over. Hij vestigt de aandacht op de vacatures van diverse commissies. 12. Rondvraag Regelmatig nemen mensen atletiekmateriaal mee naar buiten, terwijl het voor binnen bestemd is. De kasten staan altijd open. Ook trainers van Parthenon gebruiken het materiaal. Mogen wij hen daarop aanspreken? Is het materiaal voor algemeen gebruik? Het bestuur zal dit onderwerp tijdens een bestuursvergadering bespreken. Het materiaal wordt ook vaak door derden gebruikt, zoals verenigingen die de zaal huren. Het bestuur gaat kijken of er een regeling te treffen is, zodat het materiaal in goede staat blijft. Hoe gaan we verder met het clubblad? De secretaris vertelt dat het bestuur nadenkt over ideeën voor de toekomst. Zo zou de papieren versie van het clubblad afgeschaft kunnen worden. Daarvoor in de plaats gaan we dan digitaal, bijvoorbeeld met een nieuwsbrief of alleen met nieuws op de website. Overwegingen die meespelen, is dat niet alle leden een computer hebben en dat de vereniging nu inkomsten van adverteerders in het clubblad heeft. De afdeling Nordic Walking benadrukt goede ervaringen met een nieuwsbrief. Deze nieuwsbrief wordt een paar keer in het jaar per mail naar de leden gestuurd. De afdeling houdt zelf de administratie van de mailadressen bij, dus die taak kan het bestuur delegeren. Voor het beperkte aantal leden dat heeft aangegeven geen mailadres te hebben, verstrekt de afdeling Nordic Walking een papieren versie. Deze aanpak kan een suggestie zijn voor de hele vereniging. In de nieuwsbrief zouden we ook advertenties kunnen plaatsen. Bovendien kan de nieuwsbrief op de website geplaatst worden. De aanwezigen benadrukken dat de leden vooral zelf leuke stukjes moeten schrijven, zodat het niet alleen een opsomming is van prestaties. Het bestuur zal de suggesties meenemen en hierover verder van gedachten wisselen. Kunnen er afvalbakken komen voor plastic flesjes? Het bestuur vindt dit een goede suggestie. Ricardo geeft aan dat hij jaarlijks de dagen van de training moet melden en toch regelmatig op vrijdag moet verkassen. De verenigingsmanager vertelt dat de situatie is onderkend en dat dit voor komend winterseizoen wordt hersteld, zodat er van tot uur getraind kan worden. Hij zal de voetbalvereniging hiervan op de hoogte stellen. Het is handig als er bekend is wie een cursus reanimatie hebben gevolgd, zodat leden weten wie ze in acute situatie kunnen benaderen. De verenigingsmanager stelt voor om hiervan een lijst op te hangen. Worden de kogels nog een keer vervangen? De afdeling kan hiertoe een verzoek indienen. De training op zaterdagochtend met pupillen kon slechts drie keer in de hal plaatsvinden, 11

12 omdat er elke zaterdag wat te doen was. De afdeling wordt zeer laat op de hoogte gesteld als de hal verhuurd is. De verenigingsmanager verwijst naar de vitrine waarin de planning van de hal is aangegeven. Kan er een bordje in de hal worden opgehangen dat voetballen tijdens de atletiektraining verboden is? Telkens moeten kinderen hierop worden aangesproken. De verenigingsmanager verwacht dat een bordje niet veel zal toevoegen. Het is goed om de kinderen erop aan te spreken. Frank zal ook de halbeheerder hierop attent maken. We beschikken over een mooie accommodatie. Er zijn afspraken gemaakt over het gebruik, maar het komt nogal eens voor dat reguliere trainingen vervallen moeten, omdat de hal aan derden is verhuurd. Als er bijvoorbeeld clubkampioenschappen van andere verenigingen zijn, dan kan Hercules geen gebruik maken van de hal. Joke Heijmans, voorzitter van de Stichting Overdekte Accommodatie Reeland, stelt voor om dit een keer in de stichting te bespreken. Maarten Vogelezang vraagt of hij als nieuwe assistent-trainer officieel kan worden aangesteld in verband met de verantwoordelijkheid die hij voor een groep op zich heeft genomen. De secretaris zegt toe te kijken hoe dit geregeld kan worden. Tot nu toe gold alleen een contract, indien sprake was van een vergoeding. Tijdens de wisselingen van de trainingen in de hal willen bepaalde groepen al materiaal klaar zetten, terwijl een andere groep nog traint. Is het mogelijk een overloop in te bouwen? Joke Heijmans geeft aan dat het plaatsen en opruimen van materiaal moet gebeuren binnen de totale tijd die voor de betreffende groep is gereserveerd. Iemand die de hal gereserveerd heeft van 9.00 tot uur moet dit dus regelen binnen die tijd. Het heeft geen zin om een overlooptijd in te bouwen, want dan zouden de training telkens met een bepaalde tijd ingekort moeten worden. 13. Sluiting De voorzitter bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid en sluit de vergadering. Vastgesteld in de ledenvergadering van Hercules op 2 april

13 Verslag secretaris 2013 Bestuur Tijdens de algemene ledenvergadering d.d. 27 maart 2013 zijn Raphael James, Andre Brouw en Katja Dielessen gekozen tot respectievelijk voorzitter, penningmeester en algemeen bestuurslid. Door deze verkiezing is er een compleet bestuur. Het bestuur werd als volgt gevormd: Raphael James voorzitter Jan van Dalen secretaris Andre Brouw penningmeester Pim Kaufmann bestuurslid Brenda Andriese bestuurslid Jos Verveer bestuurslid Katja Dielessen bestuurslid. Het secretariaat wordt ondersteund door Willy Diepeveen, die zorgt voor een uitstekende verslaglegging van de bestuurs-en ledenvergaderingen. De penningmeester heeft steun bij de boekhouding van Petra de Wit. Katja Dielessen, lid van de jeugdcommissie atletiek, is officieel gekozen als bestuurslid. Door haar benoeming is er weer een directe lijn met de jeugdafdeling atletiek. Echter in de loop van het jaar heeft Katja haar bestuursfunctie t.g.v. gezondheids problemen moeten neerleggen. Nathalie Keijzer, de combinatiefunctionaris, nam in voorkomende zaken betreffende de jeugdatletiek, deel aan de bestuursvergadering. Andre Brouw, die het afgelopen jaar al als penningmeester fungeerde, is ook officieel gekozen. Adrie den Haring heeft na 7 jaar afscheid genomen als voorzitter. Het bestuur is verheugd dat snel in zijn opvolging is voorzien in de persoon van Raphael James. Verenigingsmanager De verenigingsmanager (Frank de Visser) is niet meer weg te denken bij Hercules. Hij ondersteunt het bestuur, dat, bestaande uit vrijwilligers, door de complexiteit en grootte van de vereniging niet alles meer kan overzien. De taak van deze functionaris is vooral intern gericht, waarbij de verbinding en communicatie tussen bestuur en afdelingen/commissies en de commissies/afdelingen onderling bevorderd dienen te worden. Hij is het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers en de vrijwilligers en bemiddelt bij geschillen. Daarnaast speelt hij een belangrijke rol in het aantrekken van sponsors. Tevens is hij belast met de verhuur van de sporthal t.b.v. de Stichting Overdekte Accommodatie Reeweg, hetgeen zeer naar tevredenheid verloopt. Combinatiefunctionaris Enige jaren geleden is in samenwerking met de gemeente Dordrecht een combinatiefunctionaris (Nathalie Keijzer) aangesteld. Het doel van het project was jonge allochtonen te stimuleren om aan sportbeoefening te doen ter bevordering van de integratie in de Nederlandse samenleving. De combinatiefunctionaris is in dienst van de gemeente Dordrecht, maar Hercules draagt bij in de salariskosten. De ene helft van de werktijd wordt sportles gegeven aan de basisscholen en de andere tijd wordt besteed aan Hercules, met name bij de jeugd. Een satellietclub van Hercules fungeerde in de wijk Krispijn. Echter door bezuinigingen bij de gemeente Dordrecht is haar contract niet meer verlengd. Het bestuur van Hercules heeft diverse mogelijkheden onderzocht om na te gaan op welke wijze deze functionaris kon worden behouden, maar op financiële gronden is dit niet gelukt. Het bestuur 13

14 betreurt dit ten zeerste, omdat zij een belangrijke rol speelde bij de trainingen (maken beleidsplannen), wedstrijden, activiteiten van de atletiek jeugd en de organisatie van de schoolatletiek. Door het vertrek van deze functionaris heeft een herschikking plaats gevonden bij de jeugdafdeling atletiek. Afdelingen, commissies, vrijwilligers De gevormde afdelingen/commissies kunnen, binnen gestelde kaders, zelfstandig hun werkzaamheden uitvoeren en ontwikkelden daarbij initiatieven, die door het bestuur gestimuleerd en gewaardeerd werden en, zeker niet onbelangrijk, een geweldige steun zijn voor het bestuur. Een belangrijke rol richting de afdelingen en commissies is weggelegd voor de verenigingsmanager. Deze dient als intermediair tussen het bestuur en de afdelingen/commissies. Hij is het eerste aanspreekpunt. HET BESTUUR DANKT DEZE LEDEN VRIJWILLIGERS VOOR HUN INZET!!!! Als waardering heeft Hercules voor alle vrijwilligers wederom de vrijwilligerspassen 2013 aangeschaft. Met deze pas is het mogelijk om gebruik te maken van aanbiedingen en kortingen, vooral op het gebied van cultuur, sport, recreatie en educatie in Dordrecht en omgeving. Aan het eind van het jaar is een kerstattentie verstrekt. Om de 2 jaar wordt er t.b.v. de vrijwilligers een zgn. bedank activiteit georganiseerd. In 2013 bestond deze uit een feestavond in de kantine. Daarnaast zijn er toch nog afdelingen/commissies die uitbreiding behoeven. In 2013 zijn er oproepen gedaan om de vacante functies gevuld te krijgen. Binnen de jeugdcommissie hebben wisselingen plaatsgevonden, maar extra hulp blijft nodig. Er heeft zich een persoon aangemeld die het archief van Hercules wilt ordenen en schonen, waarna dit ondergebracht gaat worden bij het gemeentearchief. Het wedstrijdsecretariaat baan/indoor heeft een minimale bezetting, maar is er toch in geslaagd om een aantrekkelijk programma vast te stellen. De functie van jurycoördinator is niet bezet. Bij het klusteam zijn 2 leden, de oudste leden van Hercules, gestopt. De kantine heeft een nieuwe beheerder. Door het ontbreken van een activiteitencommissie zijn buitensportse activiteiten uitgebleven. Bij de elektronische tijdwaarneming (ET) is behoefte aan uitbreiding. Daarnaast is er een groei van trainers, instructors en toezichthouders. Bij de atletiek is het mogelijk om, volgens richtlijnen van de Atletiek Unie, in eigen beheer assistent looptrainers op te leiden, hetgeen nieuwe trainers heeft opgeleverd. In 2013 is in het clubblad en op de website een pagina opgenomen met vacatures. Van hun werkzaamheden van de afdelingen/commissies zijn verslagen opgemaakt die elders in dit jaarverslag te vinden zijn. Waardering Voor hun langdurige vrijwillige inzet voor de atletiek bij Hercules hebben Anneke en Adrie Kleijn, Wim de Rover, Jan de Kok, Cor Melger en Jan van Dalen de waarderingsspeld (blauw met zilver) van de Atletiek Unie ontvangen. Voor Piet Barends de Unie-speld (blauw met goud). Iris Pruysen is voor haar prestaties in 2013 (waar onder het wereldkampioenschap verspringen) gekozen tot sportvrouw 2013 van de gemeente Zwijndrecht. Rosina Hodde, voor haar prestaties (waaronder het Nederlands Kampioenschap 100 meter horden) tot sportvrouw 2013 van de gemeente Dordrecht. Ledenadministratie Het bestuur is uiterst tevreden over de uitvoering van de ledenadministratie door het administratiekantoor Pi-Ad en de samenwerking is voortgezet. Regelmatig wordt overlegd, waarbij afspraken zijn gemaakt over het maandelijks en kwartaallijks aanleveren van 14

15 informatie, zoals aan/afmeldingen van leden, contributie achterstanden. Representatie Het bestuur probeert, zoveel mogelijk en indien bekend, zich te representeren bij persoonlijke aangelegenheden. Daarnaast wordt aandacht besteed aan zieken, geboortes e.d. In 2013 zijn helaas 2 leden overleden. Mochten zodanige gebeurtenissen zich voordoen, meld dit dan aan het bestuur of verenigingsmanager. Overleg Er zijn in 2013 dertien bestuursvergaderingen gehouden. Een greep uit de onderwerpen die zijn besproken: voordracht leden sportprom, combinatiefunctionaris, vacatures bestuur en commissies, aansturing afdelingen, personeels-en vrijwilligers aangelegenheden, sportprestaties van onze leden, klachten van leden, schoonmaak-en onderhoud sporthal, arbeidsomstandigheden, ongewenste omgangsvormen, ledenadministratie, sponsoring, aanschaf materieel, kantinebeheer, financiën, subsidies, activiteiten jeugd, contributie achterstanden, ledenstops, trainingsweekenden, uitbreiding trainers, wedstrijden, worstel aangelegenheden, informatie van de Atletiek Unie, gemeente Dordrecht en Sportraad enz.. Gezien de grootte van de agenda s en tijdsduur van de vergaderingen, waarbij bepaalde onderwerpen niet goed uitgediept konden worden, vinden er zogenaamde thematische bestuursvergaderingen plaats, waarin over één onderwerp breedvoerig wordt gediscussieerd. In 2013 is niet deelgenomen (door omstandigheden en andere agenda verplichtingen) aan de vergaderingen van de atletiekverenigingen in de regio Dordrecht en Rotterdam, die onder leiding staat van de Atletiek Unie. Door de verenigingsmanager zijn vergaderingen bijgewoond met andere verenigingsmanagers in den lande. Hierbij gaat het vooral om het uitwisselen van ervaringen en specifieke problemen. Daarnaast zijn er thema avonden bijgewoond georganiseerd door het sport service punt van de gemeente. Accommodatie Bestuurlijk overleg met de vertegenwoordigers van Hercules, Parthenon en de Stichting Overdekte Accommodatie Reeweg (SOAR) heeft twee maal plaatsgevonden in het zgn. voorzitters-overleg. Daarnaast is er regelmatig overleg tussen de penningmeesters. Het gezamenlijk overleg met de besturen is noodzakelijk gezien de gemeenschappelijke belangen m.b.t. de sporthal. Het overleg gaat met name over de afstemming van de evenementen georganiseerd door de Stichting in de sporthal en de bijdrage c.q. ondersteuning die de verenigingen hieraan kunnen en willen leveren, alsmede aangelegenheden betreffende het beheer van de sporthal, zoals de begroting, exploitatiekosten, meerjarenramingen, onderhoud e.d. Het bestuur is tevreden over het gevoerde financiële beheer en beleid. Hierdoor is er een gedeelte van het huurbedrag teruggestort. In 2013 is de huurafdracht verlaagd. Het bestuur is tevens tevreden over de verhuurwerkzaamheden t.b.v. de Stichting door verenigingsmanager van Hercules. Het oplossen van het legionella probleem heeft te lang geduurd. Dit gold eveneens m.b.t. de temperatuur van de douches. Aanvankelijk schortte het aan informatie aan de leden, maar door regelmatige communicatie van de Stichting over de problemen ontstond begrip. De SOAR heeft een concept ontruimingsplan voor de hal gemaakt. Dit in het kader van de bedrijfshulpverlening (BHV) Dit plan is nog niet geïmplementeerd. Echter na inspectie door 15

16 de omgevingsdienst gemeente Dordrecht is er de verplichting om dit in 2014 te regelen. 25 leden de herhalingscursus reanimatie en bedienaar AED gevolgd. Zoals voorgaande jaren een uiteenzetting over de verwevenheid van de verenigingen met de Stichting. Het gebouw is eigendom van Hercules en Parthenon. Het beheer en exploitatie zijn overgedragen aan de Stichting (bestaande uit leden van Hercules en Parthenon met een onafhankelijk voorzitter). Hercules en Parthenon zijn de aandeelhouders en leveren jaarlijks een grote bijdrage aan de exploitatie, dus bij onzorgvuldig gebruik, vernielingen, onnodig energieverbruik e.d. worden de kosten aan de verenigingen, uiteindelijk aan de leden, doorberekend. Bij tekorten dienen de verenigingen dit op te vangen. Hiervoor is een verdeelsleutel, op basis van het ledental tussen Hercules en Parthenon, afgesproken. Ga zuinig om met onze hal. Dit geldt uiteraard ook voor de gasten. Maar mocht er een substantieel overschot zijn, dan kan dit verrekend worden met de huurprijzen van de deelnemende verenigingen! Correspondentie In het verslagjaar zijn 180 (in ) correspondentiestukken geregistreerd en in behandeling genomen. Een lichte daling t.o.v Naast deze papieren poststroom worden er zeer veel s door het secretariaat ontvangen. Deze stukken zijn hoofdzakelijk afkomstig van de gemeente Dordrecht, de Atletiek Unie, de Stichting, andere sportverenigingen, studenten/scholieren, leveranciers en allerlei andere instanties. Tijdens de bestuursvergaderingen worden relevante poststukken besproken en in voorkomende gevallen actie hierop genomen. Belangrijke brieven en s werden aan de desbetreffende commissies en personen ter uitvoering of ter informatie verstrekt. Belangwekkende onderwerpen worden aangeboden aan de redactie van het clubblad of webmaster. Het gebruik van het adres: is stijgende. In 2012 zijn ongeveer s ontvangen, in Het gaat om uitwisseling van informatie onderling, maar ook om het verkrijgen van informatie over Hercules, bv. trainingen, lidmaatschap, deelname aan lopen, enquêtes enz. Deze stroom legt een zware druk op de secretaris. Ondanks dat het adres van de ledenadministratie niet meer via de secretaris verloopt, komen er nog wekelijks afmeldingen (ongeveer 170 op jaarbasis) binnen op het info adres. Communicatie Om de naamsbekendheid van Hercules in Dordrecht en omstreken te versterken worden regelmatig persberichten over bepaalde activiteiten bij Hercules naar de media, zoals landelijke-en regionale kranten, regionale televisie, kabelkranten e.d., gezonden. Het gaat dan om vermeldenswaardige uitslagen bij wedstrijden op atletiek-en worstelgebied, aankondigingen van lopen, beginnerscursussen voor loopgroepen of Nordic Walking. De plaatsing is afhankelijk van de ruimte of ander sportaanbod. Ongeveer 40 keer is Hercules in de media vermeld. Gezien de hoge kosten is er geen advertentieruimte gekocht. Bij evenementen e.d. worden posters, flyers gemaakt, die verspreid worden naar allerlei instanties, verenigingen, scholen e.d. In overleg met ons reclamebureau Studio-66 vinden deze uitingen in een frisse, uniforme en herkenbare uitvoering plaats. Informatie naar de leden geschiedde ook nog traditiegetrouw via het clubblad. Het clubblad wordt vervaardigd door Studio-66, echter dit bedrijf had aangekondigd na de vakantie het clubblad niet meer te kunnen maken. Het clubblad van juni 2013 was dan ook de laatste. Het bestuur zocht naar andere middelen om te communiceren met de leden. Om de behoefte te peilen is een enquête onder de leden uitgezet. Hieruit blijkt dat aan digitale communicatie de voorkeur wordt gegeven in de vorm van een digitale nieuwsbrief, website en facebook. In 16

17 oktober is de 1 e nieuwsbrief uitgekomen. Studio 66 bedankt voor het maken en de bezorgers voor het rondbrengen van de clubbladen. In de huidige tijd is het internet niet meer weg te denken. Veel informatie verloopt dan ook via de Hercules website. Snel en actueel. In 2012 is via een enquête onderzocht wat de leden wensen m.b.t. de nieuwe website. Deze input is gebruikt door de werkgroep, die eind van het jaar gestart is met het onderzoeken van mogelijkheden voor een nieuwe website. Na maanden ontwikkelen, testen en het vragen om reacties is de nieuwe website van Hercules op 1 augustus 2013 de lucht ingegaan. Het is een mooi visitekaartje voor Hercules geworden. Bijna dagelijks wordt er nieuwe informatie geplaatst. De leden die hieraan meegewerkt hebben reuze bedankt. Facebook wordt ook goed gebruikt en geraadpleegd. Korte berichten die verwijzen naar activiteiten. Tevens wordt verwezen naar de website voor uitgebreidere informatie. V.w.b. het gebruik van twitter blijkt niet veel behoefte te zijn. Via de lichtkrant in de kantine konden de leden ook vlot en actueel voorzien worden van informatie, maar aan het eind van het jaar is deze defect geraakt. Het bestuur onderzoekt naar mogelijkheden om deze te vervangen door een ander systeem, b.v. een monitor die verbonden is met internet. Die afwisselend clubnieuws, reclames, landelijk nieuws en weerinformatie vertoont. Als laatste communicatiemiddel moet het oude vertrouwde prikbord genoemd worden. Sponsorbeleid De Verenigingsmanager heeft getracht diverse bedrijven te interesseren voor Hercules. Gezien de huidige economische situatie is dit moeilijk. Voor de Herculeslopen/halve marathon is Unive bereid gevonden dit te sponsoren. Daarnaast is Hercules blij met onze vaste locale sponsoren. Door het wegvallen van inkomsten van de advertenties door de verdwijning van het clubblad is gezocht naar andere mogelijkheden om adverteerders aan Hercules te binden. Door het bestuur is een reclame brochure vastgesteld. Hierin staan de mogelijkheden (website, facebook, nieuwe monitor kantine, reclameborden) en prijzen vermeld. Vertrouwenspersoon Carine Banga en Ben Corino zijn de Vertrouwenscontactpersonen (VCP) binnen Hercules en gecertificeerd door het NOC*NSF. Veiligheid voor iedereen binnen Hercules is prioriteit. De VCP ers zijn actief geweest in Het betrof kleine incidenten die via gesprekken konden worden opgelost. In 2013 zijn de VCP s bijgeschoold. Het streven is om in 2014 weer een voorlichtingsavond te plannen. Werkgever Hercules is ook werkgever van vier medewerkers, de verenigingsmanager, een toezichthouder fitness, een kantine medewerker en een aerobics instructor. Eind 2012 is één van onze medewerkers langdurig ziek geworden en is hiervan nog niet hersteld. Hierdoor dient voor vervanging gezorgd te worden, hetgeen extra kosten met zich heeft meegebracht. In 2013 is de uitvoering van de salarisadministratie door het administratiekantoor Pi-Ad gecontinueerd. Vakmanschap Om de kwaliteit van de kennis van de medewerkers, trainers en vrijwilligers op peil te houden ondersteunt het bestuur het volgen van cursussen, zowel als op sport-als organisatorisch gebied. B.v. (bij)scholingen trainers, juryleden, reanimatie, gebruik AED, EHSBO. 17

18 Ondersteuning wedstrijdsecretariaten Door het secretariaat worden de administratieve werkzaamheden verricht t.b.v. de te organiseren wegwedstrijden/lopen (halve marathon, trainingslopen, DDD, baanwedstrijden), zoals het aanvragen van vergunningen bij de gemeente/parkschap, aanvragen van de atletiekbaan en sporthal, sluiten aanvullende verzekeringen, aanvragen assistentie Rode Kruis, informeren media, plaatsen info over lopen op websites, kalender Atletiek Unie, running boekje e.d. Jan van Dalen Secretaris Werkzaamheden verenigingsmanager 2013 Dagelijkse en periodieke werkzaamheden: a. Correspondentie met de leden en afhandeling lopende zaken; b. Assistentie aan de ledenadministratie; c. Contact, overleg en advies met personeel, bestuur, leden, derden, vrijwilligers klusteam, commissies over lopende zaken, als mede te organiseren evenementen, onderhoud, wedstrijden, e.d.; d. Leiding geven aan en contact met personeel en omtrent werkzaamheden, trainingen, clinics en evenementen. Evaluatie van fitness, aerobics en andere lessen. Opzetten van nieuwe projecten ( Yoga-Combi, Care for Woman.); e. Functioneringsgesprekken met de werknemers, documenteren van vakantiekaarten; vakantie, vrije dagen ziekte, etc.; f. Public relations: het promotiebeleid uitoefenen en Hercules en haar activiteiten onder de aandacht brengen bij de media, social media en website; g. Het feliciteren en huldigen van jubilarissen, jarigen, zieken, kampioenen en recordhouders; h. Organisatie van clinics, beurzen, e.d. ter promotie van sport en Hercules in het algemeen, i.s.m. de gemeente of andere organisaties; i. Voorbereiding en organisatie van: Nieuwjaarsreceptie, BBQ-eindloop, vrijwilligersacties, Hercules lopen, e.d.; j. Overleg met KNAU; overlegorgaan verenigingsmanagers Nederland; k. Organisatie cursussen AED/ EHBSO/ IVA, als mede contact met EHBO en Reanimatie Dordrecht over gezondheid en veiligheid; l. Het opzetten van een nieuw reclamebeleid i.s.m. de Stichting Reeweghal; m. Kasbeheer; algemeen en m.b.t. de Hercules Unive Lopen; n. Verkeersregelaarsexamens begeleiden; o. Organisatie RopaPop; p. Oprichten commissie voor ontwikkeling van een nieuwe website; begeleiding en organisatie van overleg en uitvoering; q. Organisatie kantine; vinden van vrijwilligers en kantinebeheerder en beheren van documenten en certificering medewerkers; r. Overleg met Sportbedrijf betreffende atletiek in Dordrecht, samenwerking diverse projecten, algemene zaken; s. Kledingprojecten en trainerskleding baanatletiek, diverse bestellingen T-shirts thaiboksen, streetdance, jeugdatletiek; t. Het organiseren van de schoonmaak van het gebouw en ruimtes van Hercules, speciaal m.b.t. de fitness en aerobics/ruimte. 18

19 Gerealiseerde projecten: a. AED cursus voor medewerkers, vrijwilligers en trainers; b. Vrijwilligersfeest georganiseerd in februari 2013; c. Organisatie Facebook pagina en beheer; d. Beginnersgroep wegatletiek, assistentie en begeleiding, evenals organisatie eindloop en BBQ; e. Cursus Instructie Verantwoord Alcohol Schenken voor barmedewerkers; f. Nieuwe website; organisatie en begeleiding van vrijwilligers en onderzoek naar wensen en mogelijkheden; g. Het opstellen van een nieuw reclamebeleid; verkennen mogelijkheden i.s.m. Stichting Reeweghal om tot een gezamenlijk aanbod van mogelijkheden tot adverteren te komen binnen het complex en de mogelijkheden op het gebied van internet; h. Het opzetten van een nieuwe les; Yoga/Combi; i. Samenwerking Care For Woman; uitgebreid met fitness project; j. Begeleiding organisatie kantinebeheer; tijdelijk beheer, inkoop en organisatie, afspraken met Makro gemaakt omtrent afname, updaten van de documentatie en organisatie op gebied van exploitatie, certificering, en de op gebied van de Hygiënecode. Toetsing aan de nieuwe Horecawet; Tevens organisatie van de IVA training.( Verantwoord Alcohol Schenken) k. Organisatie uitvoering Streetdance jeugd;. l. Het aangaan van een nieuw schoonmaakplan met Drechtwerk. Frank de Visser Verenigingsmanager 19

20 Verslag activiteiten wedstrijdorganisatiecommissie (WOC) 2013 De wedstrijdorganisatiecommissie houdt zich bezig met het organiseren van wedstrijden voor leden van Hercules/Parthenon en leden van andere atletiekverenigingen. De samenstelling van de commissie is op dit moment als volgt: Anja van Giels (Hercules), o.a. algemene ondersteuning en wedstrijdsecretariaat Karla Blommaert (Parthenon), o.a. wedstrijdsecretaris en wedstrijdsecretariaat Erik Groot (Parthenon), chronoloog, Margitte van Houwelingen (Parthenon), jury-coördinatie, EHBO-aanvraag en wedstrijdsecretariaat Nicole Wolters (Hercules), thuis wedstrijdgegevens en deelnemers invoeren. Fred Kuiters heeft dit jaar aangegeven niet de materialen coördinatie op zich te willen nemen, er is dus dringend behoefte aan een vrijwilliger hiervoor. Karla had aangegeven dit jaar minder werk op haar schouders te willen, gelukkig wilde Nicole een stuk van het voorwerk op zich nemen. In het komende jaar zullen de taken worden herverdeeld. Er is een dringende behoefte aan diverse vrijwilligers. In het begin van 2013 is er een jurycursus in Dordrecht geweest, dit leverde weer een aantal nieuwe juryleden op. Er zijn er echter nog steeds te weinig! Alle WOC-leden van het wedstrijdsecretariaat zijn nu ook gediplomeerd jurylid. In 2013 zijn de volgende wedstrijden door de wedstrijdorganisatiecommissie georganiseerd: 12 januari 2013 regio wedstrijd voor CBA-junioren + senioren + masters Deze wedstrijd wordt georganiseerd door de regio. Hercules/Parthenon leveren een deel van de jury en het gebruik van de kantine. 9 februari 2013 regio wedstrijd voor pupillen + D-junioren Deze wedstrijd wordt ook georganiseerd door de regio. Hercules/Parthenon leveren een deel van de jury en het gebruik van de kantine en nemen het wedstrijdsecretariaat voor hun rekening. 23 februari 2013 wedstrijd open inschrijving meerkampen junioren ( ) Deze wedstrijd is open voor inschrijving van andere verenigingen. Uiteindelijk hebben er 189 deelnemers ingeschreven en waren er 10 deelnemers van Hercules, 30 van Parthenon en dus 149 deelnemers van andere verenigingen. De reacties vanuit de deelnemende verenigingen waren wederom erg positief. 30 maart 2013 clubkampioenschappen indoor Op zaterdag 30 maart 2013 vonden de clubkampioenschappen indoor plaats. Totaal schreven er 82 pupillen in, (slechts 31 van Hercules, dit is in enkele jaren meer dan gehalveerd en 51 pupillen van Parthenon). Bij de overige categorieën was de verdeling 36 inschrijvingen voor Hercules en 51 voor Parthenon. Het programma voor pupillen en CD-junioren bestond uit een 3-kamp, voor de pupillen aangevuld met een 600 meter en voor de CD-junioren een extra mogelijkheid voor horden/polsstok/600meter. De rest kon kiezen voor losse nummers. Het was een geslaagde wedstrijd. 20