Dordrechtse Krachtsport- en Atletiek Vereniging HERCULES JAARVERSLAG 2008

Transcriptie

1 Dordrechtse Krachtsport- en Atletiek Vereniging HERCULES Opgericht 5 juli 1896 Koninklijk Goedgekeurd 4 december 1905, 27 oktober 1913, 11 maart 1925 en 3 juli 1954 Aangesloten bij de K.N.K.F., K.N.A.U. JAARVERSLAG 2008 pag 1

2 Op maandag, 23 maart 2009, aanvang uur, vindt in de kantine de 113e algemene ledenvergadering van de DK & AV Hercules plaats. Het bestuur nodigt alle leden van HERCULES uit voor deze ledenvergadering. Als agenda wordt voorgesteld: 1. Opening en vaststelling van de agenda 2. Uitreiking prestatie- en aanmoedigingsprijzen jeugd 3. Algemene beschouwingen van de voorzitter 4. Ingekomen stukken en mededelingen 5. Notulen ledenvergadering van 31 maart 2008 Notulen buitengewone ledenvergadering van 18 februari Jaarverslag 2008 van de secretaris, afdelingen en commissies 7. Financieel verslag 2008 van de penningmeester, verslag kascontrolecommissie 8. Begroting PAUZE 10. Jubilarissen, prestatie- en aanmoedigingsprijzen senioren/masters, Herculeszuil, geslaagden 11. Verkiezingen bestuur en commissies: Vacatures: - Penningmeester - Bestuurslid - Afgevaardigde Hercules in Stichting Overdekte Accommodatie Reeweg - Kascontrolecommissie - Toezichthouder fitness - Wedstrijdsecretaris atletiek - Diverse andere commissies, zoals jeugd, jury, activiteiten, klussen, materiaalbeheer. 12. Rondvraag 13. Sluiting Dordrecht, 10 januari 2009 Jan van Dalen secretaris bestuur Leden zijn in de gelegenheid om onderwerpen aan de agenda toe te voegen. Deze agendapunten met eventuele toelichting(en) dienen 14 dagen van te voren in het bezit te zijn van het bestuur. De op de vergadering betrekking hebbende stukken zijn gepubliceerd op de website. Indien niet beschikt wordt over internet zullen deze bij de kantinemedewerkers opvraagbaar zijn. pag 2

3 Verslag buitengewone ledenvergadering DK & AV Hercules d.d. 18 februari Opening vergadering en vaststelling agenda De voorzitter, Adrie den Haring, heet de aanwezigen welkom en speciaal Marijke Valk. Zij is aan het begin van deze ledenvergadering aanwezig om in het zonnetje gezet te worden vanwege haar Nederlands kampioenschap polsstok hoogspringen bij de B-junioren. Met de felicitaties krijgt zij bloemen uitgereikt. Na deze vrolijke gebeurtenis houdt de vergadering een moment van stilte wegens het overlijden van oud-voorzitter Jan Reinders op 19 augustus 2007 in de leeftijd van 82 jaar en oud bestuurslid Joop van Slooten op 29 november 2007 in de leeftijd van 79 jaar. De agendapunten 3 en 4 worden in verband met de aanwezigheid van Herman Renes omgewisseld. 2. Ingekomen stukken en mededelingen De voorzitter leest een mail van Kees de Pee voor, die aangeeft dat de Dwars Door Dordt loop door zal gaan. De voorzitter heeft veel waardering voor de leden die de kar gaan trekken. Paul Schellekens coördineert de jeugdloop. Kees helpt Peter Slijkoord bij de coördinatie van vrijwilligers en hekkenplan en heeft Maarten Vogelenzang om assistentie gevraagd. Mensen die wil helpen kunnen bij Kees de Pee terecht. Gaat de Dwars Door Dordt loop wel door in verband met te weinig sponsors? Kees antwoordt dat het probleem van het al dan niet doorgaan niet te maken had met sponsors, maar de beschikbaarheid van vrijwilligers om de organisatie op zich te nemen. 4. Protocol ongewenste omgangsvormen Herman Renes is vertrouwenspersoon van NOC*NSF (Nederlands Olympisch Comité/ Nederlandse Sport Federatie) en is door het bestuur uitgenodigd om uitleg te geven over het Protocol Ongewenste Omgangsvormen. NOC*NSF rekent tot ongewenste omgangsvormen: seksuele intimidatie, discriminatie, pesten, fysiek geweld, andere vormen van (verbale) agressie. De landelijke organisatie is blij dat het bestuur van Hercules wat doet aan dit onderwerp en een standpunt hierover inneemt. Er is niet altijd direct duidelijk dat er sprake is van ongewenste omgangsvormen. Het sluimert en vaak ziet men pas achteraf dat het gaande was. In 1997 is NOC*NSF met beleid t.a.v. ongewenst gedrag begonnen en dan gericht op seksuele intimidatie. Dit lijkt in de sport het meest voor te komen. Hercules heeft ervoor gekozen verder te kijken dan alleen seksuele intimidatie. In de praktijk is gebleken dat ongewenst gedrag iedereen kan overkomen. Machtspositie speelt vaak een grote rol. Er kan sprake zijn van overwicht van de pleger. Ook komt het voor dat het slachtoffer een bepaalde afhankelijkheid heeft van de ander. Vooral jonge sporters vormen een kwetsbare groep. Zij zoeken meer de grenzen op en zijn daardoor kwetsbaarder. Dit neemt niet weg dat er ook in andere leeftijden slachtoffers kunnen zijn. Er is vaak sprake van een machtsverhouding, waardoor er een hoger risico is. Een ander risico kan liggen in de pag 3

4 positie van de trainer. Hij heeft invloed op de sporter en dat kun je uitleggen als een positieve benadering, maar de valkuil is macht. Een trainer met macht kan de grens over gaan. Wat kan een vereniging doen? Hercules heeft een protocol opgezet. De leden kunnen die zien op de website. Dit protocol is ontwikkeld om mensen duidelijk te maken waar de vereniging voor staat, hoe er gehandeld wordt bij ongewenst gedrag en wat de mogelijkheden zijn als mensen tegen ongewenst gedrag aanlopen. Het gaat om bewustwording, zoals in deze vergadering. Een open cultuur is belangrijk. Kijk ook naar onveilige plekken in je vereniging. Zorg voor een veilige omgeving. In het Protocol Ongewenste Omgangsvormen zijn uitgangspunten geformuleerd. Waar gesproken is over medewerker gaat het om ieder die op vereniging aanwezig is, zoals de sporters zelf, trainers, bestuur enzovoort. Belangrijk in het protocol is de intentieverklaring van het bestuur: ongewenste omgangsvormen worden niet getolereerd en indien nodig neemt het bestuur sancties. De dader wordt op alle manieren aangesproken, maar de melder gaat hier vrijuit. Herman reageert dat het heel belangrijk is om als vereniging om aan waarheidsvinding te doen. Het is niet zo, dat wat gemeld wordt altijd waar is. Wel is het zo dat het gevoel van iemand die ongewenst gedrag meldt, bepalend is. Daarom is het belangrijk dat iemand die een klacht onderzoekt aan hoor en wederhoor doet. Mensen, ook de daders, hebben recht op rehabilitatie. Een van de oplossingen als je ongewenst gedrag ervaart, is de persoon zelf aan te spreken. 80% van de gevallen wordt opgelost door de ander aan te spreken, maar kennelijk vinden we dat toch heel moeilijk. Lukt het niet op die manier, dan kun je contact opnemen met het bestuur. Lukt ook dat niet, dan is contact met een vertrouwenspersoon mogelijk. In het protocol is de aanstelling van externe en interne vertrouwenspersonen genoemd. De vereniging heeft hiertoe een aantal personen bereid gevonden. Tevens heeft Hercules een klachtenregeling opgesteld. Deze regeling komt aan de orde, wanneer het contact met de vertrouwenspersoon geen bevredigend resultaat heeft opgeleverd. Kan de melder gelijk aangifte doen en voorgaande mogelijkheden overslaan? Dat kan uiteraard, maar bij aangifte moet sprake zijn van een strafbaar feit. Er kan ook van beide sprake zijn: intern een klacht indienen bij de vereniging, terwijl het tegelijk een politiezaak is. NOC*NSF heeft een speciale website: Het telefoonnummer is 24 uur per dag bereikbaar. NOC*NSF heeft vertrouwenspersonen voor zowel slachtoffers als beschuldigden. Zijn er kosten verbonden aan het doen van een melding bij NOC*NSF? Voor Hercules en haar leden niet. Het kan zelfs een anoniem meldpunt zijn. Het meldpunt draait op subsidie. Biedt NOC*NSF juridische ondersteuning? pag 4

5 Bij zo n geval zal sprake zijn van verwijzen. Er is wel wat juridische kennis, maar er is geen advocaat. Als slachtoffer bij een zedenmisdrijf heb je recht op bijstand van een juridisch adviseur. De secretaris dankt Herman voor zijn uitgebreide toelichting en vraagt namens het bestuur aandacht voor het inrichten van een klachtencommissie met minimaal drie mensen. Deze moet worden ingesteld door de ledenvergadering en niet door het bestuur. De klachtencommissie betreft een onafhankelijke commissie, waar mensen een klacht kunnen indienen. De commissie onderzoekt de klacht en rapporteert aan het bestuur. Het bestuur neemt aan de hand van de rapportage een beslissing over de klacht. In het clubblad en op de website zal een oproep worden geplaatst. Herman Renes is de externe vertrouwenspersoon voor Herculesleden. Remco Gillessen (kickboksen) en Carine Banga (atletiek) worden op de jaarvergadering voorgedragen als interne vertrouwenspersonen. Het protocol dat voor Hercules geldt, is afgeleid van het protocol van de Stichting Accommodatie Reeweg. Parthenon heeft in grote lijnen hetzelfde protocol. De vertrouwenscommissie rapporteert aan het bestuur. In hoeverre is het bestuur daar aangehouden? Artikel 8 van de klachtenregeling spreekt van een dwingend advies. De secretaris antwoordt, dat het bestuur grote waarde hecht aan de rapportage van de commissie. Mocht het bestuur twijfels hebben, dan kan het om een mondelinge toelichting vragen. Omdat het om een dwingend advies gaat, zal het bestuur daar niet gemakkelijk vanaf afwijken. Een van de aanwezigen heeft nog wat taalkundige opmerkingen en zegt toe deze te mailen. Na deze uitgebreide toelichting gaat de ledenvergadering akkoord met het protocol en de bijbehorende procedure voor de klachtenregeling. 3. Visie en Jaarplan beleid 2008 De secretaris, Jan van Dalen, geeft uitleg over het ontwikkelen van de visie en het jaarplan voor de vereniging. Hercules heeft de afgelopen 5 jaar een grote groei doorgemaakt. De vereniging heeft nu ruim leden. In het verleden waren er afdelingsbesturen. Nu is het bestuur gecentraliseerd. Dit maakt het op bepaalde gebieden moeilijker, want de bestuursleden kunnen niet overal mee bezig zijn. Gelukkig zijn er veel vrijwilligers die het bestuur ondersteunen. - Visie De Werkgroep Optimale Samenwerking Parthenon (WOSP) deed in zijn advies een aantal aanbevelingen voor beleid. Eén daarvan was het meer professioneel aansturen van de dagelijkse zaken. Hiertoe is een verenigingscoördinator aangesteld. De vereniging dient ook richting aan te geven wat zij wil. Het bestuur heeft besloten om geen dik rapport te maken, maar iets wat behapbaar blijft. Enkele jaren geleden is begonnen met het formuleren van pijlers. Deze zijn voorgelegd aan de afdelingen. Het bestuur heeft met de afdelingen van gedachten gewisseld over hun wensen en ideeën voor de toekomst. Vorig jaar is een beleidscommissie benoemd en met ondersteuning van Sportservicepunt is een visie geformuleerd. Daarbij is tevens gekeken naar plannen die er al lagen, zoals van Piet Barends. pag 5

6 De secretaris licht de visie toe en gaat in op vragen. In de aanleiding staat dat de vereniging genoeg leden heeft. Daarmee lijkt het of het bestuur zegt: Er hoeft niet meer bij. De secretaris antwoordt dat het bestuur al in 2006 is begonnen met het ontwikkelen van het beleidsplan. Het ging toen goed met de vereniging. Daarna zijn er nieuwe sportscholen gekomen, waardoor er een nieuwe situatie is ontstaan en het ledenaantal op enkele onderdelen daalde. Bij het onderdeel atletiek ligt een ambitie bij de jeugd. Daarvoor moet het bestuur wel randvoorwaarden scheppen, zoals het kunnen aanstellen van juiste trainers en begeleiders. De fitness is inmiddels gemoderniseerd en er is nog ruimte voor groei. De worstelafdeling wil graag groei. Bram merkt hierbij op dat de worstelafdeling al een beetje groeit, maar hij weet niet of die nieuwe leden geregistreerd staan. De secretaris vervolgt dat het bij kempo en kickboksen van belang is dat deze afdelingen aangeven wat ze willen, bijvoorbeeld de huidige situatie handhaven of groeien. Waarom is boksen niet genoemd? Was het niet beter iemand in te huren die geen eigen boksschool heeft? Wat gebeurt er na einde project 4 jaar? Boksen is eind vorig jaar gestart in het kader van Tijd voor vechtsport en betreft een samenwerking met de KNKF (Koninklijke Nederlandse Krachtsport Federatie). De coördinatie van dit project ligt bij Kees de Pee. De manier waarop nu les gegeven wordt, is de goedkoopste weg. Anders moet je apart iemand laten komen en dan zijn de kosten veel hoger. Boksen is niet in het beleidsplan opgenomen, omdat het een project betreft. Het is nu nog te vroeg om aan te geven hoe de vereniging daarmee verder wil in de toekomst. Ten aanzien van de organisatiestructuur geeft de secretaris aan dat het bestuur de zelfstandigheid van de afdelingen waardeert. Op die manier hoeft het bestuur alleen aan te sturen. Ondanks dat Hercules een grote vereniging is, moeten we t.a.v. de ledenwerving wel alert blijven. Hercules vraagt een grote inzet van vrijwilligers, maar mensen willen zich niet altijd meer helemaal binden aan een organisatie. Vaak zijn ze alleen beschikbaar voor een loop of activiteit. Op dit moment zijn er geen grote problemen met de accommodatie, maar we moeten er wel voor waken of we deze kunnen blijven onderhouden. Bij de financiën wordt ook het sponsorbeleid genoemd. Sponsors kunnen het leuk maken om wat extra zaken te realiseren. Tot slot zijn de externe relaties in de visie genoemd, die van belang zijn om een positie als vereniging te behouden en te verstevigen. - Jaarplan De visie geeft richting aan Hercules voor meerdere jaren. Vervolgens zijn de uitgangspunten uit de visie verwerkt in een jaarplan beleid Bij elk onderdeel is een bestuurder als verantwoordelijke genoemd. Zij zien toe op de voortgang van de plannen. De secretaris licht de onderdelen van het jaarplan toe. De verenigingsgids, genoemd onder profilering, is in ontwikkeling en ook wordt er gewerkt aan de huisstijl. pag 6

7 Het bestuur zou graag een sponsorcommissie in het leven roepen. Enkele jaren geleden lukte dat nog niet. Paul Schellekens werkt aan een jeugdplan. Paul geeft aan daarbij ook te kijken naar de notitie die Piet in het verleden heeft opgesteld en attendeert op de kernpunten die bij het onderdeel jeugd zijn vermeld. Uit ervaring blijkt dat senioren voornamelijk bij de wegatleten zitten. Het bestuur wil graag dat jeugd doorgroeit van A naar B naar C naar senioren. Op die manier hopen we in 2010 een behoorlijke seniorenploeg voor de baan te hebben. De secretaris geeft aan dat bij de wegatletiek sprake is van zowel wedstrijdlopers als recreanten. Er is weer een enorme behoefte aan een wedstrijdcommissie. Veel wedstrijden zijn in de loop der jaren verloren gegaan door gebrek aan organisatie. Een aantal mensen wil na afloop van het werk sporten. Daarom gaat de afdeling Fitness kijken of een openstelling van uur tot uur te realiseren is. Hiervoor zijn toezichthouders in verband met begeleiding nodig. Voor kempo is geen concreet plan vermeld. Dit zal vanuit de afdeling zelf moeten komen. Wat betreft kickboksen heeft Frans Veltien aangegeven de huidige situatie te willen handhaven. Om meer belangstelling te krijgen bij het worstelen moet deze afdeling gepromoot worden. De afdeling is nu heel afhankelijk van Bram. Om die reden is de ambitie een assistent-trainer op te leiden. Er zijn streefdata aangegeven. Hebben de plannen dan vorm gekregen? Nee, maar het is wel de bedoeling dat er op de aangegeven data basisplannen gereed zijn. Hoeveel afdelingen moeten er nog bij komen? Meer afdelingen geeft meer werk. Het bestuur wil het aantal afdelingen niet uitbreiden. Anders wordt het een probleem om alle afdelingen met vrijwilligers goed aan te sturen. Bij Nordic Walking is maart 2008 als streefdatum genoemd. Moet de afdeling dan met een plan komen? Nee, in die maand neemt het bestuur contact op met de afdeling. Advies is om er wel vast over na te denken. Na deze toelichting stelt de ledenvergadering de visie en het jaarplan beleid 2008 vast. 5. Communicatieplan 2008 Willy Diepeveen, onder meer actief als loopster bij de atletiekafdeling, stelde op verzoek van het bestuur een communicatieplan op met als titel Actief en betrokken communiceren. Zij geeft aan met deze titel te willen benadrukken dat een vereniging als Hercules alleen goed kan draaien met een grote inzet van tal van vrijwilligers. Belangrijk is dat zij zich betrokken voelen bij de vereniging en zich daardoor ook actief willen inzetten voor de vereniging. Deze centrale doelstelling is in het communicatieplan verder uitgewerkt. Aangegeven is met wie Hercules communiceert en welke middelen zij daarvoor inzet. pag 7

8 Het plan eindigt met een aantal aanbevelingen. Voor een deel is dit al in uitvoering. Het clubblad en ook de website zijn vernieuwd. Daarnaast verschijnt een nieuwsbrief van het bestuur als er acute zaken zijn te melden. Het bestuur gaat nog een mediaplan opstellen. Ook zal er aandacht komen voor de huisstijl. Aan de hand van de eerdergenoemde visie zal het bestuur nog kijken of en waar er meer betrokkenheid van leden gewenst is. Gebleken is dat de leden van de ene afdeling veel meer prijs stellen op gezamenlijke activiteiten dan de andere afdeling. Naar aanleiding van een vraag over het bereikbaar zijn van het bestuur via de mail ontstaat een gedachtewisseling. Een van de aanwezigen is van mening dat het bestuur met naam, adres en telefoonnummer in het clubblad moet staan. Via de mail zijn ze niet goed bereikbaar, is zijn mening. Op deze manier kun je niet kort en rechtstreeks communiceren. Andere aanwezigen zien het probleem niet zo. Je ziet elkaar vaak, dus is persoonlijk contact goed mogelijk, ook via begeleiders en trainers. In verband met privacy vermeldt het bestuur niet alle persoonlijke gegevens. Naast de mail is het bestuur bereikbaar via het telefoonnummer van de verenigingscoördinator. Ook zijn de telefoonnummers van de bestuursleden bij de begeleiders en trainers bekend. Het bestuur zal dit onderwerp nog een keer bespreken in de bestuursvergadering. De voorzitter bedankt Willy voor de toelichting op het communicatieplan. De vergadering gaat akkoord met het communicatieplan. 6. Rondvraag In het verleden konden atleten een Herculestenue kopen om aan te doen bij wedstrijden. De tenues zijn nog steeds te koop. Paul zal hieraan op de website bekendheid geven. 7. Sluiting Dank voor aanwezigheid. Vastgesteld in de ledenvergadering van 23 maart pag 8

9 Verslag algemene ledenvergadering DK & AV Hercules op 31 maart 2008 Aanwezig van het bestuur: Adrie den Haring Jan van Dalen Arie Slingerland Pim Kaufmann Paul Schellekens Joop van de Ven Kees de Pee voorzitter secretaris penningmeester bestuurslid bestuurslid bestuurslid verenigingscoördinator Notuliste Willy Diepeveen 1. Opening en vaststelling van de agenda De voorzitter, Adrie den Haring, heet de aanwezigen welkom en opent de vergadering. 2. Uitreiking prestatie- en aanmoedigingsprijzen jeugd In de ledenvergadering van 31 maart 2008 worden traditiegetrouw de prestatie- en aanmoedigingprijzen over het voorgaande jaar uitgereikt. Voor de atletiek worden vijf criteria gehanteerd, te weten: - beste prestatie; - overige prestatie boven de 500 punten; - plaatsen op nationale ranglijsten; - prestaties op nationale kampioenschappen; - verbeterde clubrecords in Piet Barends houdt dit allemaal nauwgezet bij. Aan de hand van deze normen volgt een voordracht aan het bestuur, dat uiteindelijk bepaalt wie voor de prijzen in aanmerking komt. Daarnaast wordt aan atleten die een belofte zijn voor de toekomst en gezien de stijgende lijn in hun prestaties de aanmoedigingsprijs verleend. Over 2007 zijn dit Febbe de Blaey (baanafstanden), Stefan van Prooijen (polsstokhoogspringen), Myrthe van der Stap (discus/speerwerpen, kogelstoten) en Rochelle van Gulik (baanafstanden horden). Bij het worstelen reikt het bestuur de prestatieprijs uit aan het jeugdlid Thomas Venus. Hij werd Nederlands kampioen worstelen jeugd 40 kg Vrije Stijl. Daarnaast huldigt het bestuur Marijke Valk, Nederlands kampioene indoor- en outdoor polsstokhoogspringen junioren meisjes C. Zij kreeg al tijdens Sportprom 2007, waar zij was genomineerd voor sportvrouw van het jaar, van de gemeente Dordrecht een speciale oorkonde. Patrick Overkamp is in verband met studie niet aanwezig. Hij verdient de prestatieprijs voor onder meer discuswerpen en polsstokhoogspringen. Het bestuur wenst hen veel succes en reikt bloemen, oorkondes en cadeaubonnen uit. pag 9

10 3. Algemene beschouwingen van de voorzitter Adrie heeft gemerkt dat zijn functie als voorzitter van Hercules niet te vergelijken is met zijn voormalig voorzitterschap van 25 jaar bij een vakbondsafdeling. Hercules is een grote en complexe vereniging. waarbij veel komt kijken. De ene keer ben je werkgever, de andere keer bestuurder, nog een andere keer toezichthouder bij de fitness en weer een andere keer beginnend loper. Maar de voorzitter ziet het als een uitdaging om samen met de overige bestuursleden Hercules op een hoger niveau te brengen. Gelukkig wordt het bestuur gesteund door vrijwilligers, die veel tijd en energie besteden om alles naar behoren te laten functioneren. Mede door hun inzet is Hercules een grote en krachtige vereniging. Met applaus worden de vrijwilligers daarvoor bedankt. Niettemin constateert de voorzitter dat het aantal vrijwilligers afneemt. Het is een maatschappelijk verschijnsel. Om de vereniging draaiende te houden is het beslist noodzakelijk dat er nieuwe jongere vrijwilligers bijkomen. Dus meld je aan en help Hercules! 2007 bracht ons vreugde: enkele leden behaalden de hoogste plaatsen in wedstrijden. Daarnaast was er verdriet. Twee oud bestuursleden zijn overleden: Jan Reinders (oud voorzitter) en Joop van Slooten (oud secretaris). In de buitengewone ledenvergadering van 18 februari zijn zij herdacht. In 2007 heeft Hercules haar maatschappelijke verantwoording genomen door deel te nemen aan de projecten Colours of Athletics en Tijd voor vechtsport. Het doel is om jonge allochtonen te stimuleren om te gaan sporten ter bevordering van een betere integratie in de Nederlandse samenleving. Bij de atletiek waren er goede prestaties op de baan, zowel individueel als bij de baanploegen. Er werd zelfs deelgenomen in Duitsland. De TRIAS-lopen blijven succesvol. De opbrengst van de halve marathon, georganiseerd door het Hercules Roparunteam, was bestemd voor de bestrijding van jeugdkanker. Het ledental van Nordic Walking stabiliseerde zich. Er waren nieuwe lopen, zoals de Nordic Walking Winter Walking. De worstelafdeling groeit weer. Alhoewel er niet met ploegen werd deelgenomen aan competities, zijn er in individuele wedstrijden eerste plaatsen behaald. In 2006 verloren de fitness en aerobics veel leden vanwege concurrentie van nieuwe sportscholen in de omgeving. In 2007 is er weer sprake van een toename. Kempo en Kickboksen blijven slechts voor enkele liefhebbers. Diverse commissies hebben ondersteunende werkzaamheden verricht. Hercules is financieel gezond en er is weer sprake van een groeiend ledental is met een positief saldo afgesloten wordt weer een grandioos Hercules jaar. 4. Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken. De secretaris geeft de berichten van verhindering door. In het kader van het protocol ongewenste omgangsvormen heeft het bestuur twee vertrouwenspersonen aangesteld: Remco Gillesen en Carine Banga. Binnenkort zal worden bekendgemaakt hoe zij te bereiken zijn. Het bestuur heeft geld vrijgemaakt om een feest of gezellig(e) dag(deel) te organiseren voor de groep vrijwilligers. Degenen die het leuk lijken om iets te organiseren kunnen zich aanmelden bij het bestuur. Ook suggesties voor het evenement zijn welkom. Binnenkort kunnen de vrijwilligers een vrijwilligerspas verwachten. Met deze pas zijn kortingen te verkrijgen. pag 10

11 5. Notulen jaarvergadering 26 maart 2007 Punt 10: Herman wijzigen in Joke Heijmans. Met inachtneming van deze wijziging worden de notulen van de algemene ledenvergadering 26 maart 2007 vastgesteld. 6. Jaarverslag 2007 van de secretaris, afdelingen en commissies De secretaris, Jan van Dalen, heeft het jaarverslag met assistentie van afdelingen en commissies samengesteld. Hij loopt het verslag op een aantal punten door. Tijdens de ledenvergadering vorig jaar is Adrie den Haring benoemd tot voorzitter als opvolger van Harrie Schellekens. Jacqueline van der Plas zal deze vergadering worden voorgedragen voor een bestuursfunctie. Het bestuur streeft naar ruime mate van zelfstandigheid van de afdelingen en commissies. Jan bedankt de vrijwilligers voor hun inzet. Tijdens de bestuursvergaderingen domineerden twee onderwerpen de agenda: Colours of athletics en Tijd voor vechtsport. Daarbij gaat het om jongere allochtonen te interesseren voor sport ten behoeve van integratie. Er is regelmatig overleg over de Stichting Overdekte Accommodatie Reeweg. Hercules maakt zich ernstig zorgen over de toenemende kosten van de hal. Deze stijgende kosten komen ten laste van Hercules en Parthenon. In 2007 is deelgenomen aan regiovergaderingen atletiek van de KNAU. Er zijn drie beleidsstukken vastgesteld door de ledenvergadering: ongewenste omgangsvormen, meerjarenbeleid en communicatieplan. Ook zouden we de statuten aanpakken, maar dat heeft vertraging opgelopen, omdat het concept via de KNAU en de notaris moet lopen. In het kader van bedrijfshulpverlening heeft de Stichting voor de hal een defibrillator aangeschaft. Een aantal leden heeft voor het gebruik hiervan een cursus gevolgd. Hercules is werkgever van meerdere personen en stapte over naar Arbo-dienst MKbasics.nl. Hierdoor hoeven de medewerkers minder ver te reizen bij eventueel bezoek aan de arbo-arts. In het jaarverslag is een overzicht opgenomen met krantenkoppen over Hercules. De ledenadministratie is verder geprofessionaliseerd door de database te koppelen met het incassobestand. Uit het verslag van de jeugdcommissie blijkt dat de jeugd aan allerlei wedstrijden meedoet. Een aantal jeugdleden bereikte de landelijke finale. Van de wegevenementen zijn de TRIAS halve marathon en de TRIAS trainingslopen genoemd. De jeugd doet verslag van verschillende activiteiten, zoals de sprintuitdaging. De recordcommissie geeft de records weer per leeftijdscategorie. In het verslag van de dinsdag- en donderdagtrainingen is onder meer de marathongroep onder leiding van Cor Melger genoemd. Helaas eindigde de marathon 2007 in Rotterdam in een deceptie vanwege het warme weer. De grootte van een aantal trainingsgroepen stijgt zeer fors en daarvoor moet een oplossing worden gevonden. Het aantal juryleden neemt af. Er zijn te weinig mensen die bereid zijn een jurycursus te volgen, waardoor er geen nieuwe aanwas komt. De groei van Nordic Walking is in 2007 gestabiliseerd. We moeten iets extra s bieden om de mensen te interesseren voor Hercules, want Nordic Walking wordt inmiddels op veel plaatsen gedaan. Het verlies van het aantal leden bij aerobics is weer omgezet in een plus. De aerobicsafdeling is voor de jeugd gestart met streetdance. De fitness groeit weer fors. s Avonds is het behoorlijk druk, maar overdag is er nog ruimte. De afdeling wil proberen openingstijden tussen en uur te realiseren, maar dit is afhankelijk van het vinden van een toezichthouder. Er is begonnen met ladyfitness voor allochtone vrouwen, ook andere vrouwen zijn dan welkom. pag 11

12 De worstelafdeling is verhuisd naar het gebouw van MOK. Langzamerhand stijgt het ledenaantal. Bij de worstelafdeling is er behoefte aan een commissie die regelmatig met het bestuur overleg voert over zaken betreffende de afdeling. De verplaatsing van kempo naar de grote zaal en een andere trainingstijd heeft wat leden gekost. In het verslag van kickboksen is uitgelegd wat de doelstelling van de afdeling is en waarom het ledental beperkt is. Er is geen activiteitencommissie, maar Maragareth en Fred Hesselink wilden graag activiteiten organiseren. Daar is de vereniging blij mee. De samenstelling van de kantinecommissie is gewijzigd. Cor van Dijk is Piet van de Merwe gaan ondersteunen bij het kantinebeheer. Voor de kantine zijn gedrag- en huisregels vastgesteld. Van de projecten Colours of Athletics en Tijd voor vechtsport is de doelstelling verwoord. Er is een aantal activiteiten gepland. De invulling is afhankelijk van organisaties. Tot slot is een verslag opgenomen van de maandag- en woensdagavond loopgroepen. 7. Financieel verslag van de penningmeester, verslag kascontrolecommissie Kees de Pee, verenigingscoördinator, heeft de financiën van de vereniging bijgehouden. Hij licht de financiële stukken toe. Uit de balans blijkt dat er een goed resultaat is behaald. We hebben een aantal uitgaven kunnen doen in kader van projecten, zoals materiaal. In de toelichting is onder Inventaris te zien dat de boekwaarde iets is afgenomen. Er zijn meer afschrijvingen dan investeringen. - In 2008 willen we met behulp van een aantal stagiaires van het Wellantcollege en de halbeheerder een inventarisatie van het atletiekmateriaal maken, zodat we weten wat we aan waarde hebben. - Onder tussenrekeningen is vermeld welk bedrag we nog aan de Stichting moeten betalen. Er is subsidie van de atletiekunie toegekend voor de verenigingscoördinator. - Het toekennen van geld voor genoemde projecten gaat verschillend. Bij de atletiekunie kan per kwartaal een maximum bedrag worden aangevraagd. Bij Tijd voor vechtsport moet de vereniging op basis van facturen een exact bedrag indienen. - Onder overige schulden zijn de bedragen genoemd die Hercules in beheer heeft voor onder meer afdelingen. 8. Begroting Kees verwacht dat we aan contributies op ongeveer ,- gaan uitkomen. - Er is in 2007 wat meer subsidie ontvangen van de atletiekunie, maar dat is eenmalig. - De kantine is moeilijk te prognotiseren. Dit hangt ook af van grote evenementen, daarom is het begrote bedrag wat aan de voorzichtige kant gehouden. - Overige baten betreffen onder meer ecotaks, huurkluisjes, bijdrage Dwars Door Dordt. - Er is een bedrag vastgezet tegen een hogere rente. Er is eveneens rente ontvangen op gelden van projecten. - Omdat het clubblad onregelmatig verscheen, was vorig jaar besloten dat adverteerders maar voor een half jaar hoefden te betalen. Voor 2008 wordt weer het volledige tarief berekend. - De personeelskosten zijn in 2007 lager uitgevallen: De tijd waarin de verenigingscoördinator zich inzet voor Tijd voor vechtsport, komt ten laste van dat project. Verder was er een meevaller t.a.v. een ID-baan vanuit de gemeente. Voor 2008 gaan de kosten weer omhoog, omdat de gemeente minder gaat bijdragen aan de ID-baner. - De kosten voor atletiek vallen mogelijk lager uit door het project Colours of Athletics. pag 12

13 - De kosten van fitness gaan iets omhoog vanwege de aanschaf van nieuwe apparatuur, hogere afschrijving en meer onderhoud. - De kempo heeft altijd gratis gebruik mogen maken van de sporthal, maar daarvoor moeten we nu betalen. - Voor 2008 is een negatief resultaat begroot van ,-. Dit is exact het bedrag dat wij meer moeten betalen aan personeelskosten. - Vorig jaar is begonnen met een investeringsplan. Dit geeft de besteding van het positieve resultaat aan. Analyse: - Het grootste bedrag aan ontvangsten is de contributie. Dat is op zich goed, maar de reclame zou wat omhoog kunnen. Ieder aangebracht bord levert 50,- premie op. De kantine heeft ,- meer verkocht dan vorig jaar. Er was 8.000,- meer aan inkopen. De inkoopprijzen zijn behoorlijk gestegen. Investeringsplan: - De kantine wordt intensiever gebruikt dan waarop we hadden gerekend. We willen de vloer achter de bar van de zomer opknappen, maar ook naar de apparatuur kijken - Voor aerobics is gliding een nieuw onderdeel. - De après-training is lager begroot, omdat we niet per januari zijn begonnen. - De lichtkrant is niet meer te reparen, daarvoor zal een nieuwe komen. - Voor verbouwing is geld gereserveerd b.v. voor een eventueel aparte ingang. - Voorstel is om aan het verenigingsvermogen 766,- toe te voegen. De volgende voorstellen worden voorgelegd aan de ledenvergadering: 1. Het beschikbaar stellen c.q. reserveren van de bedragen in de begroting ten laste van het resultaat over 2007, zoals vermeld in het investeringsplan voor Hierdoor ontstaat een aantal reserveringen dat voor langere termijn beschikbaar is. Door het instellen van gereserveerde bedragen kunnen schommelingen in de begroting worden opgevangen en de reguliere exploitatie blijft een evenwichtiger beeld geven. 2. Gezien het resultaat over 2007 lijkt een contributieverhoging voor het vijfde opvolgende jaar niet noodzakelijk. Het uitgangspunt blijft dat onze vereniging budgetneutraal moet kunnen opereren, grote uitgaven kunnen uit de ingestelde reserves worden betaald en de begroting kan zonder extreme uitgaven in evenwicht blijven. Eventuele contributieverhogingen worden dan bepaald door structurele verhogingen in de begroting die niet uit de reserves kunnen worden gefinancierd. 3. De bedragen zoals voorgesteld in de begroting voor 2008 te accorderen. De kascontrolecommissie bestaande uit Maarten Diekerhof, Jeanette Koene en Dirk Vroon hebben de financiën gecontroleerd. Maarten geeft namens de commissie aan dat de stukken er uitstekend uitzien. Het kasboek geeft een aansluiting tussen de saldo s van 2006 en De totalen van de bankboeken en diverse overzichten en administraties zijn bekeken. De commissie vraagt aandacht voor de Stichting. Deze kostenpost maakt een groot deel uit van de begroting en neemt steeds toe. Het is zinvol om er vanuit de ledenvergadering de nadruk op te leggen dat het bestuur daarop kritisch moeten blijven kijken. Niet alle gegevens waren tijdens de controle aanwezig, daarom heeft de commissie afgelopen woensdag nog met het stichtingsbestuur een aantal zaken doorgelopen: pag 13

14 1 e Tot nu toe waren de rekeningen van de Stichting op basis van zaalhuur of op basis van oppervlakte. Dit jaar wordt een nieuwe verrekenmodule toegepast die ook van toepassing is op de kleedkamers. 2 e Het nadelig exploitatiesaldo van de Stichting wordt verrekend op basis van ledentallen van Hercules en Parthenon. Tot nu toe verhielden deze zich van 1 op 2. Dit jaar is opnieuw gekeken naar de ledentallen van beide verenigingen, waarbij Hercules er heeft en Parthenon 600. De verhouding wordt nu 1 op 3. 3 e De extra inkomsten uit de huur van de kleedkamers wordt voor de helft teruggesluisd naar de verenigingen de andere helft wordt gereserveerd voor verbetering van de hal. Het bestuur van beide verenigingen heeft inmiddels met het bovenstaande ingestemd. De commissie is geen vreemde zaken tegengekomen en vraagt de algemene ledenvergadering om aan het bestuur c.q. de penningmeester decharge te verlenen. Voorts bedankt de commissie de verenigingscoördinator en de kantinecommissie voor de wijze van administratie. De voorzitter bedankt de kascommissieleden voor hun werkzaamheden. De aanwezige leden verlenen decharge aan het bestuur c.q. de penningmeester voor het jaar De ledenvergadering stemt in met de voorstellen van het bestuur en stelt de begroting vast. Frans deelt mee dat kickboksen inmiddels wat meer is geworden dan een vriendenclubje. De gemiddelde bezetting bestaat uit 20 man. Voor 1 november heeft hij gevraagd om een aantal stootzakken. Die komen er, maar de hangzakken zijn beschadigd. Kees legt uit dat de aanschaf daarvan geen probleem is, maar als reguliere aanschaf van materiaal kan worden gezien. 9. PAUZE 10. Jubilarissen, prestatie- en aanmoedigingsprijzen senioren/masters, Herculeszuil, geslaagden De prestatieprijs bij de senioren is toegekend aan Inge Barends (vnl. discuswerpen en kogelstoten), bij de masters aan Piet Meijdam (idem). De prestatieprijs voor de lange (baan/weg) afstanden ging naar Jeanette Koene. Daarnaast had Hercules in 2007 nog 3 Nederlandse kampioenen. Deze werden hiervoor ook gehuldigd, t.w. Benjamin Joghi, worstelen senioren 66 kg Vrije Stijl; Steven Cote, worstelen senioren 60 kg Vrije Stijl. Naast deze prijzen was er nog een eervolle vermelding voor Arnold Hendriks wegens zijn grote inzet t.b.v. de beginnende loopgroepen. Aan Dinie Grootenboer werd de Herculeszuil toegekend. Dit ten behoeve van haar grote belangenloze inspanningen voor de vereniging. Allen van harte proficiat. Een tweetal leden wordt gehuldigd voor hun langdurig lidmaatschap. Wim Riedijk, 55 jaar, lid sinds 3 maart 1953 en Piet van Helden, 40 jaar, lid vanaf 1 december Het bestuur overhandigt aan alle personen bloemen, oorkondes en cadeaubonnen. Tot slot noemt de secretaris een aantal leden die een certificaat hebben behaald na het volgen van cursussen. 11. Verkiezingen bestuur en commissies Jan van Dalen en Joop Venhorst zijn aftredend en herkiesbaar. Sjaak Poots is bereid de functie van penningmeester op zich te nemen, maar deze is op dit moment niet vacant. pag 14

15 Jacqueline heeft zich beschikbaar gesteld als kandidaat voor het algemeen bestuur. Het bestuur ondersteunt haar kandidatuur. De ledenvergadering herbenoemt Jan en Joop en benoemt Jacqueline tot lid van het algemeen bestuur. Er is een groot aantal vacatures bij commissies. Voor de Vertrouwenscommissie wil het bestuur graag een minimale bezetting van drie leden. Ook is het bestuur dringend op zoek naar een coördinator voor de clubbladbezorging. Dit kost qua tijd ongeveer twee uur per maand. Wanda Groffen is bereid dit op zich te nemen. 12. Ontwikkeling loopgroepen Arie vertelt dat er een paar nieuwe ontwikkelingen gaande zijn bij de atletiekunie. Er komen steeds meer loopgroepen in het land die niet zijn aangesloten bij een atletiekclub. De atletiekunie wil graag dat ze zich bij de unie aansluiten, omdat ze in feite concurrenten van de verenigingen zijn. Misschien moeten wij wel naar een wat andere organisatie van onze vereniging toe. Er is een sportfederatie in Noord-Brabant die sportclinics wil organiseren onder de naam train de trainer. Verder wil Arie dat er wordt nagedacht hoe we met de loopgroepen omgaan. Misschien moeten we naar een professionele trainerscoördinator toe. Arie wil graag hierover de discussie aangaan: wil men deelnemen aan clinics, wil men cursussen volgen, wil men assistent-trainer worden. 13. Rondvraag - Is het mogelijk om als trainer een ledenlijst te krijgen. Je weet niet precies wie er lid zijn en of er mensen zijn die zwart meelopen. Het bestuur zal dit onderwerp in de bestuursvergadering bespreken, maar is hier voorzichtig mee in verband met privacy. Voor de toegangscontrole bij de fitness is dit wel een actueel onderwerp en is het van belang om te kijken hoe we hiermee omgaan. Het bestuur zal hierover later in het jaar verslag doen. - Bram zegt geen reactie te hebben gehad op het nomineren van Benjamin Joghi voor de sportprijs van Dordrecht. Jan sluit alle aanvragen kort met Piet, maar zal er in de toekomst attent op zijn ook bij Bram te informeren. Overigens is Adrie contactpersoon voor Bram en lopen de mails via hem. - Hoe staat het met de brandbeveiliging van de kleedkamers? Zijn de drangdeuren inmiddels veilig? Naar verwachting zullen de zalen weer gebruikt gaan worden bij een rampenoefening dit jaar. Adrie antwoordt dat dit in orde is. - Maarten Vogelenzang geeft aan dat een aantal mensen uit de B-groep dit jaar de organisatie van de halve marathon op zich heeft genomen en ook Kees de Pee heeft hieraan meegewerkt. Alle mensen hebben toegezegd ook de halve marathon 2009 te organiseren. Het bestuur is blij met dit initiatief. Kan de ledenvergadering op een andere dag dan maandag plaatsvinden? Deze vraag is vorig jaar al aangekaart, maar daar is niets mee gedaan. Dit is besproken in het bestuur en er is besloten de maandagavond te handhaven. De meeste bestuurders kunnen het beste op de maandagavond en het gaat om hooguit twee keer per jaar. 14. Sluiting Adrie dankt iedereen voor zijn aanwezigheid en wenst iedereen verder een sportief jaar toe. Vastgesteld in de ledenvergadering van 23 maart pag 15

16 Verslag secretaris 2008 Tijdens de algemene ledenvergadering d.d. 31 maart 2008 werd het bestuur uitgebreid met Jacqueline van der Plas. De secretaris Jan van Dalen en Joop Venhorst traden statutair af. Voornoemde personen werden (her)(ge)kozen door de ledenvergadering. Het bestuur werd als volgt gevormd: Adrie den Haring voorzitter Jan van Dalen secretaris Arie Slingerland penningmeester Paul Schellekens bestuurslid Pim Kaufmann bestuurslid Joop Venhorst bestuurslid Jacqueline van der Plas bestuurslid. Het secretariaat wordt ondersteund door Willy Diepeveen, die optreedt als notuliste bij de bestuurs- en ledenvergaderingen. Hiermede was het bestuur voltallig. Echter kort na de ledenvergadering trad de penningmeester om persoonlijke redenen af. Het bestuur heeft getracht deze functie vervuld te krijgen, hetgeen spijtig genoeg niet gelukt is. Eind december 2008 verrichtte Paul Schellekens geen werkzaamheden meer voor het bestuur. Een grote steun voor het bestuur is de verenigingscoördinator Kees de Pee. Naast de dag dagelijkse werkzaamheden heeft hij in 2008 de penningmeester werkzaamheden volledig uitgevoerd. Het bestuur heeft hem toegestaan om zitting te nemen in de organisatiecomités van de Dwars door Dordt en de Trias Halve Marathon. Dit in het belang van de continuïteit van deze evenementen. Een belangrijke rol vervult hij in de projecten Tijd voor Vechtsport, Colours of Athletics en de combinatiefunctie. Eind 2008 heeft hij te kennen gegeven om op 1 januari 2010 ontslag te nemen. Het bestuur betreurt dit ten zeerste en zal in 2009 op zoek gaan naar een vervanger. Binnen het bestuur is een verdeling gemaakt over de contacten naar de afdelingen en/of commissies toe. Echter door allerlei incidenten die meer prioriteit behoefden is dit zeer beperkt gebleven. De gevormde commissies kunnen, binnen gestelde kaders, zelfstandig hun werkzaamheden uitvoeren en ontwikkelden daarbij initiatieven, die door het bestuur gestimuleerd en gewaardeerd werden en, zeker niet onbelangrijk, een geweldige steun waren voor het bestuur. HET BESTUUR DANKT DEZE LEDEN, VRIJWILLIGERS VOOR HUN INZET!!!! Als waardering zijn aan alle vrijwilligers van Hercules de vrijwilligerspassen 2008 uitgereikt. Met deze pas is het mogelijk om gebruik te maken van aanbiedingen en kortingen, vooral op het gebied van cultuur, sport, recreatie en educatie in Dordrecht en omgeving. Daarnaast is op 4 oktober 2008 ten behoeve van de vrijwilligers in de sporthal een groot feest georganiseerd. Aan het eind van jaar zijn zij voorzien van een kerstattentie. Daarnaast zijn er toch nog commissies die uitbreiding behoeven. In 2008 zijn er oproepen gedaan om de vacante functies gevuld te krijgen. De jurycommissie is nog steeds onbezet. De jeugdcommissie kan ook nog steun gebruiken. De functie van archivaris is nog vacant. De wedstrijdsecretariaten zijn te krap bemensd. Het klusteam behoeft uitbreiding. Van hun werkzaamheden van de afdelingen/commissies zijn verslagen opgemaakt die elders in dit jaarverslag te vinden zijn. Het bestuur probeert zoveel mogelijk en indien bekend zich te representeren bij persoonlijke aangelegenheden. In 2008 zijn de begrafenissen bijgewoond van 2 leden overleden leden, Pieter Eland, (erelid en lid klusteam) en Bauke de Jong (commissielid Nordic Walking). pag 16

17 Daarnaast wordt aandacht besteed aan zieken, geboortes e.d. Regelmatig vinden huldigingen plaats bij goede sportprestaties. Voor zijn lange staat van dienst is aan Piet Barends ter gelegenheid van zijn afscheid op 8 november 2008 een receptie aangeboden. Maar Piet blijft gelukkig toch nog ondersteuning aan Hercules verlenen. Het was bestuurlijk gezien wederom een druk jaar. Er werden in 2008 veertien bestuursvergaderingen gehouden. Een greep uit de onderwerpen die werden besproken: voordracht leden sportprom, aanschaf airco t.b.v. fitness- en aerobicsruimte, combinatiefunctionaris, vacatures bestuur en commissies, aansturing afdelingen, personeels- en vrijwilligers aangelegenheden, sportprestaties van onze leden, klachten van leden, schoonmaak- en onderhoud sporthal, arbeidsomstandigheden, ongewenste omgangsvormen, ledenadministratie, sponsoring, aanschaf materieel, kantinebeheer, financiën, subsidies, activiteiten jeugd, trainingsweekenden, uitbreiding trainers, wedstrijden, worstel aangelegenheden, deelname aan sportstimuleringsprojecten Tijd voor Vechtsport en Colours of Athletics, informatie van de Atletiek Unie, gemeente Dordrecht en Sportraad enz.. Twee onderwerpen die de agenda ook in 2008 gedomineerd hebben zijn de projecten Colours of Athletics (atletiek) en Tijd voor Vechtsport (boksen en ladyfitness). Het doel van deze projecten is jonge allochtonen te stimuleren aan sportbeoefening te doen ter bevordering van de integratie in de Nederlandse samenleving. Elders in dit verslag is een overzicht van de verrichte werkzaamheden weergegeven. Gezien de grootte van de agenda s en tijdsduur van de vergaderingen, waarbij bepaalde onderwerpen niet goed uitgediept konden worden, vinden er zogenaamde thematische bestuursvergaderingen plaats, waarin over één onderwerp breedvoerig wordt gediscussieerd. In 2008 heeft dit slechts beperkt plaatsgevonden. In 2008 is er met Parthenon geen bestuurlijk overleg meer gevoerd. Het bestuur betreurt dit ten zeerste. Afstemming op diverse onderwerpen is wenselijk. Mogelijk dat dit in 2009 weer opgestart kan worden. Bestuurlijk overleg met de vertegenwoordigers van Hercules, Parthenon en de Stichting Overdekte Accommodatie Reeweg heeft twee maal plaatsgevonden in het zgn. voorzitters- en penningmeestersoverleg. Het gezamenlijk overleg met alledrie de besturen is noodzakelijk gezien de gemeenschappelijk belangen m.b.t. de sporthal. Het overleg gaat met name over de afstemming van evenementen georganiseerd door de Stichting in de sporthal en de bijdrage c.q. ondersteuning die de verenigingen hieraan kunnen en willen leveren, alsmede aangelegenheden betreffende het beheer van de sporthal, zoals de begroting, exploitatiekosten, meerjarenramingen e.d. Zoals ook gememoreerd in de voorgaande jaarverslagen heeft het bestuur grote zorgen over de oplopende kosten, die afgedragen moeten worden aan de Stichting. Het betreft stijgende exploitatiekosten en huurkosten. In 2008 is het gebruik van de kleedkamers in rekening gebracht. Zoals in het jaarverslag 2007 was vermeld heeft het bestuur regelmatig bij de Stichting geklaagd over de klimatologische omstandigheden in de fitness- en aerobicruimte. De Stichting had toegezegd dit te onderzoeken, echter dit heeft geen bevredigend resultaat voor Hercules opgeleverd. Het bestuur heeft toen zelf het initiatief genomen en besloten uit eigen middelen tot aanschaf. In februari 2009 zal de realisatie plaatsvinden. Daarnaast bestaat nog de wens om een derde ingang te realiseren. De Stichting heeft toegezegd de mogelijkheden te onderzoeken. In 2008 bleek ook de kwetsbaarheid van het halbeheer. Door ziekte van de halbeheerder pag 17

18 ontstonden er problemen m.b.t. het halreserveringen, schoonmaak, inzet assistenten. Noodzakelijke uitbreiding van het personeel is onontkoombaar. Dit zal zeker hogere kosten met zich gaan meebrengen. Het gebouw is eigendom van Hercules en Parthenon. Het beheer en exploitatie is opgedragen aan de Stichting (bestaande uit leden van Hercules en Parthenon met een onafhankelijk voorzitter). Hercules en Parthenon zijn de aandeelhouders en leveren jaarlijks een grote bijdrage aan de exploitatie, dus bij onzorgvuldig gebruik, vernielingen, onnodig energieverbruik e.d. worden de kosten aan de verenigingen, uiteindelijk aan de leden, doorberekend. Met andere woorden bij tekorten dienen de verenigingen dit op te vangen. Hiervoor is een verdeelsleutel, op basis van het ledental tussen Hercules en Parthenon, afgesproken. Dus laten wij zuinig omgaan met onze hal. Dit geldt uiteraard ook voor de gasten. Echter aan het einde van het jaar blijken groepen jongeren met name van de zaalvoetbal voor de nodige overlast te zorgen. Dit is een gemeenschappelijk probleem dat als zodanig dient te worden opgelost. De voorzitter Ab Burgerhout en Sjaak Poots (Hercules vertegenwoordiger) hebben medegedeeld om per 1 augustus 2009 te stoppen met hun werkzaamheden. Het bestuur vindt het jammer dat zij vertrekken. Voor wat betreft de vacature van Sjaak zal uit Hercules een kandidaat dienen te worden voorgedragen. Voor wat betreft Ab zal buiten de vereniging moeten worden gezocht. In 2008 is deelgenomen aan vergaderingen van de atletiekverenigingen in de regio Dordrecht, die onder leiding stonden van de AU, zoals de regiovergaderingen van de voorzitters met vertegenwoordigers van de AU. Deze vinden plaats bij de atletiekvereniging Passaat te Papendrecht. Voorgesteld wordt om een stichting in het leven te roepen, die regionale zaken regelt, zoals de pupillencompetitie, regionale kalender e.d. en het beheren van de regionale elektronische tijdwaarneming. Besluitvorming hierover wordt in 2009 verwacht. Daarnaast geeft de AU informatie over beleidsvoornemens. Ook is deelgenomen aan een themabijeenkomst georganiseerd door de AU te Roosendaal. De 2 thema s waren de verenigingsmanager en combinatiefunctionaris. Door de verenigingscoördinator zijn vergaderingen bijgewoond met andere verenigingsmanagers in den lande. Hierbij worden o.a. ervaringen uitgewisseld. Daarnaast participeert hij in het overleg met de gemeente in het zgn. Sportwiel. In het verslagjaar werden 231 (190) correspondentiestukken geregistreerd en in behandeling genomen. De daling van poststukken t.o.v. voorgaande jaren heeft zich niet doorgezet. Naast deze papieren poststroom worden er zeer vele s door het secretariaat ontvangen. Deze stukken zijn hoofdzakelijk afkomstig van de gemeente Dordrecht, de AU, de Stichting, leveranciers en allerlei andere instanties. Tijdens de bestuursvergaderingen wordt de post besproken en in voorkomende gevallen actie hierop genomen. Relevante brieven en s werden aan de desbetreffende commissies en personen ter uitvoering of ter informatie verstrekt. Belangwekkende onderwerpen worden aangeboden aan de redactie van het clubblad of webmaster. Van het adres: info@herculesdordrecht.nl wordt veelvuldig door niet leden gebruik gemaakt om informatie te verkrijgen over Hercules, bv. trainingen, lidmaatschap, deelname aan lopen enz. Om de naamsbekendheid van Hercules in Dordrecht en omstreken te versterken worden regelmatig persberichten over bepaalde activiteiten bij Hercules naar de media, zoals landelijke- en regionale kranten, regionale televisie, kabelkranten e.d., gezonden. Het gaat dan om vermeldenswaardige uitslagen bij wedstrijden op atletiek- en worstelgebied, aankondigingen van lopen, beginnerscursussen voor loopgroepen of Nordic Walking. Dit jaar pag 18