Vubis Besteladministratie. Provinciaal BibiliotheekSysteem. Provincie Limburg 5 de Directie Cultuur. Tel. 011/ Fax.

Transcriptie

1 PBS Provinciaal BibliotheekSysteem Limburg Provincie Limburg 5 de Directie Cultuur Vubis Sm@rt Besteladministratie Provinciaal BibiliotheekSysteem Correspondentieadres : Provincie Limburg Tel. 011/ Fax. 011/ de Directie Cultuur adres : pbs@limburg.be Universiteitslaan Hasselt

2 INHOUD 1. Boekhoudkundige modellen Verplichtingenmodel Prijzenmodel Factuurmodel Model Vaste bestanden installeren Leveranciers (invoeren) - afo Leveranciersrecords printen Koersinformatie - afo Budgetten - afo Scheidingstekens Bedrag toekennen aan een budget Bestemmingen - afo Locaties - afo Nieuwe locatie invoeren Landcodes - afo Nieuwe landcode invoeren Notificatie - codes - afo Nieuwe notificatie-code invoeren Giftencodes - afo Nieuwe giftencode invoeren Relaties locaties/budgetten (als je gedecentraliseerd werkt) - afo Nieuwe relatie leggen Systeemfuncties - afo 27x Beheer parameters drukwerk - afo Beheer parameters (overige) - afo Opbouw controlebestand budgetstanden - afo Controle van de budgetstanden - afo Beheer parameterisering archivering - afo Invoeren van bestellingen Factuurregistratie Functie Factuurregistratie in het kader van het budgetbeheer Factuurregistratie uitgaande van de bestelling Factuurregistratie uitgaande van de factuur 32 Besteladministratie 2

3 6. AFO 231 : factuurregistratie Identificatie van een factuur Het overzichtsscherm van een factuur Wijzigen algemene gegevens Het noteren van bestellingen op een factuur Invoer individuele eenheidsprijzen, kortingen en BTW Invoeren/verbeteren van de globale bedragen Overzicht van de budgetinformatie Invoeren van een betaalbudget Invoeren/verbeteren van een annotatie Bekijken/verbeteren van het (betaal)boekhoudkundig jaar Afsluiten van de factuur Invoeren extra betalingsbedrag Technische status en data Creditnota s AFO 232 : overzicht facturen Functie Werkwijze Overzicht AFO 233 : Printen financiële transacties Inleiding Werkwijze AFO 234 : Wijzigen factuurnummer Functie AFO 235 : Printen van een factuur AFO 239 : Deblokkeren factuur Functie Werkwijze Hoe kan ik een bestelling schrappen? 59 Besteladministratie 3

4 1. Boekhoudkundige modellen Voordat er begonnen kan worden met de bestelmodule moet er een model ingesteld zijn. Dit model is afhankelijk van hoe men om wil gaan met de boekhoudkundige controle. Deze instelling moet gedaan worden door Geac. Men heeft de keuze uit 4 boekhoudkundige modellen, te weten: - verplichtingenmodel (model 11) - prijzenmodel (model 22) - factuurmodel (model 33) - model 13 (zie model 33) 1.1 Verplichtingenmodel Indien men kiest voor het verplichtingenmodel dan is er geen boekhoudkundige controle; er wordt dan alleen een controle op de verplichtingenstand gedaan na ontvangst van een exemplaar. 1.2 Prijzenmodel Bij het prijzenmodel wordt de verplichtingenstand en de boekhoudkundige stand aangepast bij het invoeren van de prijs van een exemplaar. 1.3 Factuurmodel Kiest men voor het factuurmodel dan wordt de verplichtingenstand en de boekhoudkundige stand aangepast bij betaling van de factuur waarop de bestelling staat. Dit model wordt door PBS gebruikt. 1.4 Model 13 Bij model 13 wordt de verplichtingenstand op nul gezet op het moment van ontvangst van het object en niet op het moment van boeking van de factuur. Om in de besteladministratie te kunnen werken heeft men vaak systeemfaciliteiten nodig. Dit moet men in afo 611 Paswoorden, optie 2 Overzicht per afo aangeven bij het paswoord van de persoon die de bestelmodule gaat gebruiken. Besteladministratie 4

5 2. Vaste bestanden installeren Alvorens men begint met de module Besteladministratie moeten er een aantal vaste bestanden geïnstalleerd worden. Deze vaste bestanden vindt men onder AFO 24 Beheer vaste bestanden. Daaronder staan de diverse AFO-nummers van acties die ingesteld moeten worden AFO 241 t/m Leveranciers (invoeren) - afo 241 Kiest men voor deze afo dan krijgt men een invulscherm. Men kan hier op een aantal manieren zoeken naar een reeds ingevoerde leverancier. Omdat men begint met de bestelmodule staan er nog geen leveranciers in het bestand. Om een nieuwe leverancier in te voeren klikt men op Invoeren. Men krijgt een invulscherm te zien waar diverse gegevens van de leverancier ingevoerd kunnen en moeten worden. Besteladministratie 5

6 Velden van het scherm Naam De naam van de leverancier kan worden ingevoerd als vrije tekst met een minimale lengte van één karakter. De naam mag niet uit uitsluitend interpunctietekens bestaan. Dit veld is verplicht. Daarnaast kan men gebruik maken van het # teken (spoorwegbalk) om één of meerdere (extra) zoekingangen op te geven. Deze extra zoekingangen worden niet getoond (behalve in AFO 241). Deze mogelijkheid overlapt gedeeltelijk de functie van de beheerdercode (volgende veld). Let op! U kunt meerdere extra zoekingangen opgeven, doch slechts één beheerdercode en deze moet uniek zijn. Code De leverancierscode kan worden ingevoerd als een alfanumerieke en unieke (d.w.z. nog niet gebruikte) code. De invoer van een code is niet verplicht. Het ligt voor de hand zoveel mogelijk memotechnische codes te gebruiken. Straat, nummer Het veld 'straat en nummer' van de leverancier is een vrije-tekstveld. De gegevens opgenomen in het veld kunnen worden geprint als onderdeel van de adresgegevens bij correspondentie met een leverancier (bijv. op bestelbonnen/-lijsten, enz.). Postcode De postcode van de plaats waar de leverancier gevestigd is, wordt ingevoerd als vrije tekst. De gegevens opgenomen in het veld kunnen worden geprint als onderdeel van de adresgegevens bij correspondentie met een leverancier (bijv. op bestelbonnen/-lijsten, enz.). Plaats De gemeente wordt ook ingevoerd als een vrije tekst. De gegevens opgenomen in het veld kunnen worden geprint als onderdeel van de adresgegevens bij correspondentie met een leverancier (bijv. op bestelbonnen/-lijsten, enz.). Landcode Het land waar de leverancier gevestigd is, kan worden ingevoerd als een code die gedefinieerd moet zijn in het beheer van landcodes (AFO 246). Na invoer toont het systeem de verwoording die in AFO 246 aan de code gekoppeld is. Indien bij invoer geen code wordt opgegeven, selecteert het systeem default de landcode die gedefinieerd is in AFO 272 ( Beheer parameters; overige ). De gegevens opgenomen in het veld kunnen worden geprint als onderdeel van de adresgegevens bij correspondentie met een leverancier (bijv. op bestelbonnen/-lijsten, enz.), op voorwaarde dat de leverancier gevestigd is in een ander land dan het land waar de bibliotheek gevestigd is. De ingevoerde landcode heeft verder een invloed op de defaults die bij invoer van de rappel- en annulerings-termijnen door het systeem gehanteerd worden. Lees de beschrijving van AFO 246 voor meer informatie. Contactpersoon De naam van de contactpersoon wordt ingevoerd als vrije tekst. Taal In het veld 'taal' wordt de code ingevoerd van de taal waarin correspondentie met de leverancier gevoerd moet worden. Bij het printen zal het systeem rekening houden met deze taal en de correcte teksten drukken op bestelbonnen/-lijsten, rappels, e.d. Geldige taalcodes zijn : - N: Nederlands; - E: Engels; - F: Frans; - D: Duits; - S: Spaans. Besteladministratie 6

7 Globaal Als globaal kortingspercentage wordt een getal groter dan of gelijk aan nul ingevoerd. Het betreft hier het kortingspercentage dat de leverancier toekent als er in één keer voor minimaal een bepaald bedrag (cf. Spilbedrag hierna) besteld wordt. Het globale kortingspercentage moet duidelijk worden onderscheiden van het individuele kortingspercentage. Spilbedrag Dit is het bedrag vanaf waar de leverancier de algemene korting toekent die ingevoerd is als globaal kortingspercentage. Het spilbedrag wordt ingevoerd als een getal groter dan of gelijk aan nul. Individueel Het individuele kortingspercentage is het percentage dat de leverancier als standaard-korting hanteert. Bij invoer van een bestelling wordt bij het berekenen van de verplichtingen rekening gehouden met dit kortingspercentage. Het is echter mogelijk dit default-kortingspercentage bij elke individuele bestelling te wijzigen. Het individuele kortingspercentage wordt ingevoerd als een getal groter dan of gelijk aan nul. BTW-nummer Het BTW-nummer van de leverancier kan worden ingevoerd als vrije tekst. HR /KvK Gegevens betreffende het handelsregister (België) of de Kamer van Koophandel (Nederland) van de leverancier kunnen worden ingevoerd als vrije tekst. Bankrekening Gegevens betreffende de bankrekening van de leverancier kunnen worden ingevoerd als vrije tekst. Telefoonnummer Het telefoonnummer kan worden ingevoerd als vrije tekst. Faxnr. Het faxnummer kan worden ingevoerd als vrije tekst. Het -adres van de leverancier kan worden ingevoerd als vrije tekst. Actief Voorzien voor toekomstig gebruik. Formaat Voorzien voor toekomstig gebruik. Url Het webadres van de Internetpagina van de leverancier kan worden ingevoerd als vrije tekst. De globale korting staat in verband met het spilbedrag dat is ingesteld. Indien men dit gebruikt bij de leverancier mag het niet gebruikt worden bij de budgetten of omgekeerd. Let op! Indien men een spilbedrag invult wordt de bestelling niet verstuurd alvorens het bedrag bereikt is. Men moet kiezen tussen globale korting of individuele korting, want deze kunnen niet gelijktijdig gebruikt worden. Na het beëindigen van de invoer van de gegevens van een leverancier krijgt men een schermpje met de vermelding: leverancier is opgenomen in drukbestand. Besteladministratie 7

8 Men kan een leverancier op diverse manieren opzoeken. De opties zijn: - via de code, - via het nummer, - op gehele naam of een gedeelte van de naam. Indien men nog gegevens wil wijzigen of aanvullen kan dat in het leveranciersrecord d.m.v. oproepen van de leverancier. De gegevens bij veld 4 Data worden automatisch ingevuld door het invoeren van de landcode. Men kan dit wel manueel wijzigen. Besteladministratie 8

9 Als men een bestelling plaatst bij een leverancier en de status staat op automatisch versturen, dan wordt de bestelling onmiddellijk naar het drukbestand gestuurd Leveranciersrecords printen Men heeft de mogelijkheid om een lijst te printen van de leveranciers die in het bestand zitten. Hiervoor gaat men naar AFO 256 Printen gewijzigde leveranciersrecords 2.2. Koersinformatie - afo 242 Indien men kiest voor deze afo wordt er een leeg overzichtsscherm getoond. Om koersen in te voeren klikt men op het icoon Nieuwe code. Als eerste code en koers moet men de lokale munt invoeren, deze is verplicht. Men tikt hier de muntcode, omschrijving voor de munt en de koers van de munt ten opzichte van de Euro in. Voor de Euro geldt een koers van Zodra er een code ingevoerd is verschijnt er een overzichtsscherm met daarin de gedefinieerde codes en koersen. Koerswisselingen moeten manueel aangepast worden, dit gebeurt niet automatisch. Let op! Een eenmaal ingevoerde muntcode kan niet meer worden gewijzigd of verwijderd. Besteladministratie 9

10 2.3. Budgetten - afo 243 Aangezien er nog geen budgetten in het bestand zitten moeten deze er ingezet worden Scheidingstekens Indien men wil werken met opgesplitste budgetten, voor bijvoorbeeld locaties, dan moet men dit doen d.m.v. gebruik van een scheidingsteken. Deze tekens moeten ingevoerd worden in AFO 272 Beheer parameters (overige), optie 3 Overige. Velden van het scherm Delimiter voor deelbudgetten Het scheidingsteken (delimiter) moet voorafgegaan worden door de letter D direct gevolgd door het teken, zonder spatie. Men heeft hier de keuze uit de volgende tekens: - (pipe-teken) - / (slash) - \ (backslash) De overige velden worden gebruikt bij het invoeren van een bestelling. Default land Default besteltype Display-jaar Hier tikt men een code en verwoording in voor het aan te maken budget. Bv. V/CD Volwassen CD s Besteladministratie 10

11 Zodra dit gebeurd is verschijnt er een overzichtsscherm. Om daadwerkelijk met dit budget te kunnen werken moeten er diverse gegevens ingevoerd worden Bedrag toekennen aan een budget Om een bedrag aan een budget toe te kennen moeten er een paar gegevens ingevoerd worden. Velden van het scherm Verwoording Hier wordt de verwoording getoond zoals die ingevoerd is. Spilbedrag Het spilbedrag wordt vaak gebruikt om controle te houden op het nog te besteden budgetbedrag. Indien hier een bedrag ingevoerd wordt krijgt men een waarschuwing zodra er een bestelling gedaan wordt waarbij dit bedrag overschreden wordt. Voorbeeld: Men heeft een nog te besteden bedrag van 200,- Het spilbedrag staat op 50,-. Er wordt een bestelling gedaan van 175,-. Er is genoeg budget, maar er wordt een waarschuwing gegeven omdat men onder het spilbedrag ( 50,-) komt. Blokkeerbedrag Als men hier een bedrag invoert wordt een eventuele bestelling niet aanvaard zodra dit bedrag overschreden wordt. Dit bedrag kan ook negatief zijn. Rekening houdend met bestellingen waar een hoger bedrag aan gehangen wordt dan het werkelijke bedrag is. Besteladministratie 11

12 Bhk.jr -> Het boekhoudkundig jaar Bij deze optie wordt getoond in welk jaar de facturen betaald worden. Vrpl. Jr. -> Het verplichtingjaar Bij deze optie wordt getoond in welk jaar de bestellingen gedaan zijn. De velden boekhoudkundig jaar en verplichtingsjaar zijn voor bijvoorbeeld openbare bibliotheken steeds hetzelfde. Status: Een budget kan 3 verschillende statussen hebben nl. Operationeel : om er mee te werken Geblokkeerd : als men om een bepaalde reden het geld wil behouden dan blokkeert men het budget Niet gebruikt : het budget wordt dit jaar niet meer gebruikt of helemaal niet meer. D.m.v. dubbelklikken op de regel Status wordt deze gewijzigd. Let op! Een toegekende budgetcode kan niet meer verwijderd worden. Transacties (boekh) Hier voert men het toe te kennen bedrag in. Opties van het scherm Overboeking Om een bedrag over te nemen van een vorig jaar. Als dit een keer gebruikt is, moet dit steeds manueel blijven gebeuren. Niet-factuurgebonden speciale verrichting Deze optie wordt bijvoorbeeld gebruikt indien iemand een schenking doet. Toekenning Deze optie wordt gebruikt voor een nieuw budget. Velden van het scherm Bedrag Hier wordt het bedrag voor het budget ingevoerd, zonder punt! Verklaring Een soort van noot, moet ingevuld worden. Ook verplicht(en) Hier moet men een N (van nee) invullen. Zet men hier een J (van Ja) dan kan er verder niks meer met dit budget gedaan. Besteladministratie 12

13 Transacties (verpl) Hier kan je vooraf een bedrag reserveren om bv. tijdschriftenabonnementen te betalen. Opties van het scherm De hier getoonde opties zijn gelijk aan die van Transacties (boekh). Velden van het scherm De hier getoonde velden zijn gelijk aan die van Transacties (boekh). Zodra deze gegevens ingevoerd zijn verschijnt er een overzichtsscherm waarin getoond wordt welke boekhoudkundige transacties er gedaan zijn voor het betreffende budget. Geeft men hier <ENTER> dan komt men weer in het overzichtsscherm van het budget. Is men klaar met het invoeren van budgetten dan verschijnt er een overzichtsscherm met daarin alle gedefinieerde budgetten. Besteladministratie 13

14 Velden van het scherm Nr Dit nummer wordt automatisch door het systeem gegenereerd. Budget De code van het budget wordt hier getoond. Verwoording De ingevoerde verwoording voor het betreffende budget wordt getoond. Boekh. De boekhoudkundige stand. Verpl. De ingevoerde verplichtingenstand. Saldo Het nog openstaande saldo. Opties van het scherm Nieuw budget Klik op deze icoon om een nieuw budget in te voeren. Bekijken budget (+) Met deze icoon kan men de gegevens welke bij een budget ingevoerd zijn bekijken. Schrappen of archiveren budget (+) Indien men op deze icoon klikt wordt het budget uit de operationele budgetten verwijderd. Printen / verzamelen budgetten Indien men kiest voor de optie dan wordt er een scherm getoond met daarin de vragen van / tot welke positie men de gegevens geprint wil hebben. Besteladministratie 14

15 Display-gegevens Kiest men voor deze optie dan worden er andere gegevens van de budgetten getoond. Zoals: - Overb. : indien er overboekingen gedaan zijn voor een budget wordt dat hier getoond. - Toek. : de ingevoerde toekenningen worden hier getoond. - Betaald : het totaal bedrag van de reeds betaalde bestellingen worden getoond. Toon alleen budgetten in gebruik / alle budgetten (aan/uit mode) Bij deze optie kan er gekozen worden om alleen de budgetten te tonen die op dit moment in gebruik, operationeel zijn. Indien alleen de ingebruik zijnde budgetten getoond worden, kan men ook kiezen om alle budgetten te tonen. Globale opties Met deze optie kan men diverse aanpassingen doen voor de budgetten. O.a. overhevelen naar een nieuw jaar. Besteladministratie 15

16 Wijzigen diplay-jaar Met deze optie kan men budgetten oproepen voor een bepaald jaar Bestemmingen - afo 244 Bij de invoer van een bestelling dient u aan te geven wat de bestemming van de bestelling zal zijn. Een bestemming kan identiek zijn aan een locatie, maar kan ook meerdere locaties verenigen. Let op! Het systeem voorziet in een type 'externe bestellingen', waarbij er geen controle op de geldigheid van bestemmings-codes wordt uitgevoerd. Uw instelling (bijv. BIB) heeft twee locaties, nl. BD (bibliotheek) en WP (filiaal). U heeft drie bestemmingen gedefinieerd: Een bestelling van twee exemplaren voor bestemming BD is een bestelling van twee exemplaren voor locatie BD; een bestelling van twee exemplaren voor bestemming BOTH is een bestelling van twee exemplaren voor locatie BD en twee voor locatie WP (in totaal vier exemplaren dus). Terwijl een locatie vrijwel altijd samenvalt met een geografisch identificeerbare locatie is een bestemming een (fictieve) code die het vlot en efficiënt bestellen regelt. Het gebruik van overkoepelende bestemmingscodes (zie BOTH in het voorbeeld) kan het invoeren van bestellingen in bibliotheken met een groot aantal locaties sterk vereenvoudigen. Let op! Bestaande codes mogen te allen tijde worden geschrapt. U bent verplicht voor elke locatie een bestemming te definiëren. Het verdient aanbeveling locatie- en bestemmingscodes te laten samenvallen. Besteladministratie 16

17 2.5. Locaties - afo 245 Bij deze optie kan men aangeven dat er van een andere locatie geprint moet worden dan de locatie waar men aan het werken is. Deze afo wordt gebruikt om centraal bonnen te printen Nieuwe locatie invoeren Om een nieuwe locatie in te voeren klikt men op Nieuwe code. Men krijgt dan de vraag wat de nieuwe invoer- en printlocatie zijn Landcodes - afo 246 Hier worden de codes en de verwoordingen van de landen waar bestellingen gedaan worden ingevoerd. De rappeltermijnen worden hier ook gedefinieerd Nieuwe landcode invoeren Om een nieuwe landcode in te voeren klikt men op Nieuwe code. Men krijgt dan de vraag wat de code, verwoording en de diverse rappeltermijnen zijn. Besteladministratie 17

18 2.7. Notificatie - codes - afo 247 Het systeem voorziet in de mogelijkheid aan een bestelling allerlei soorten berichten te koppelen. Deze berichten kunnen zowel opmerkingen voor louter intern gebruik zijn als de correspondentie tussen leverancier en bibliotheek. Het systeem maakt dus een onderscheid tussen leveranciersnota's en interne nota's. Zowel de interne nota's als de leveranciersnota's hebben twee functies : enerzijds laten zij toe aan een bestelling berichten te koppelen betreffende de bestelling; anderzijds stellen zij u in staat drie soorten printwerk te genereren, nl. leveranciers-, aanvragers- en ontvangstberichten. Het gebruik van notificatiecodes heeft als voordelen een verhoging van de invoersnelheid en van de uniformiteit Nieuwe notificatiecode invoeren Om een nieuwe notificatie-code in te voeren klikt men op Nieuwe code. Men krijgt dan de vraag wat de code en verwoording moeten zijn. Besteladministratie 18

19 2.8. Giftencodes - afo 248 Bij de invoer van giften dient de schenker ingevoerd te worden. Daarbij zijn er twee opties mogelijk: de naam of een andere identificatie van de schenker (vrije tekst); een code die door het systeem omgezet wordt tot een naam of een identificatie. Het beheer van giftencodes laat u toe een onbeperkt aantal codes te definiëren en deze te koppelen aan een naam of een andere identificatie. Het gebruik van codes bij de invoer van giften laat een uniforme en vooral snellere invoer toe en is daarom vooral van belang bij de invoer van grote aantallen giften van dezelfde schenker. Let op! Giftencodes mogen te allen tijde worden geschrapt en zijn vaak alleen tijdelijk van belang. Bedenk verder dat bij een bestelling niet de code opgeslagen wordt, maar wel de verwoording ervan (m.a.w. een aanpassing van de verwoording van een giftencode in AFO 248 heeft alleen effect op de bestellingen die nadien ingevoerd worden, niet op de bestellingen die al ingevoerd zijn) Nieuwe giftencode invoeren Om een nieuwe notificatiecode in te voeren klikt men op Nieuwe code. Men krijgt dan de vraag wat de code en verwoording moeten zijn Relaties locaties/budgetten (als je gedecentraliseerd werkt) - afo 249 Indien men werkt met een budget per locatie (er wordt geen gebruik gemaakt van een budget wat bestemd is voor de HB om boeken te kopen voor UL). Men kan dit budget dan enkel gebruiken als men in de juiste locatie ingelogd is. Er zijn ook nog parameters die ingesteld dienen te worden voordat het systeem operationeel is. Het systeem voorziet in de mogelijkheid een relatie te leggen tussen locaties en budgetten. Dit is relevant voor díe instellingen waar een onderdeel van de budgetcode (of de volledige code) verwijst naar locaties. AFO 249 stelt u in staat aan te geven hoe de relaties tussen locaties en budgetten er uitzien. Deze optie is irrelevant indien uw systeem slechts één locatie kent of als de budgetcodes niet gerelateerd zijn aan locaties. Voorbeeld. Bibliotheek X heeft vier locaties, nl.: C = centrale F2 = filiaal 2 F1 = filiaal 1 F3 = filiaal 3 In de besteladministratie zijn (via AFO 244) vijf bestemmingscodes gedefinieerd, nl.: C = locatie C F3 = locatie F3 F1 = locatie F1 T = (totaal) locaties C, F1, F2 en F3 F2 = locatie F2 Besteladministratie 19

20 Zie de paragraaf over AFO 244 ( Beheer bestemmingen ) voor een toelichting bij de relaties tussenbestemmingen en locaties. In het budgetbeheer zijn de volgende budgetten gedefinieerd: C-1001 F C-1002 F F F F F Het gedeelte van het budget voor het streepje verwijst naar een locatie, het gedeelte na het streepje naar bijv. een materiaalsoort. In het beheer van relaties tussen locaties en budgetten kan er nu een relatie worden gelegd die er als volgt uitziet : Locatie Onderdeel van budgetcode C C- F1 F1- F2 F2- F3 F3- Bij het invoeren van de budgetcodes bij een bestelling kan dit onderdeel van de budgetcode worden ingevoerd d.m.v. een * (ster). Stel nu dat we een bestelling invoeren waarbij we één exemplaar bestellen voor bestemming T op budget *1001. Het systeem gaat dan achtereenvolgens als volgt te werk : De bestemmingscode T wordt omgezet tot de locaties C, F1, F2 en F3. Om de budgetcodes samen te stellen vervangt het systeem in de opgegeven budgetcode de ster (*) door het aan de locatie gerelateerde onderdeel van de budgetcode (in ons voorbeeld respectievelijk C- F1- F2- en F3-). Dit heeft als resultaat dat het systeem de budgetcodes C-1001, F1-1001, F en F genereert. Op deze manier wordt de invoer van één bestemming (T) op één budget (*1001) door het systeem automatisch gesplitst tot een bestelling voor vier verschillende locaties op vier verschillende budgetten. Dat dit het invoeren aanzienlijk versnelt als er vaak voor meerdere locaties besteld wordt, moge duidelijk zijn Besteladministratie 20

21 Nieuwe relatie leggen Om een nieuwe notificatiecode in te voeren klikt men op Nieuwe code. Men krijgt dan de vraag wat de code en verwoording moeten zijn. Velden van het scherm Locatie Voer hier een geldige locatiecode in. De locatiecode moet een voor uw instelling gedefinieerde locatie zijn (d.w.z. een locatie waarvoor u plaatskenmerken kunt invoeren in de catalogusmodule). (Onderdeel van) budgetcode Voer hier een budgetcode of een deel daarvan in. (Het onderdeel van) de budgetcode wordt door het systeem niet op geldigheid gecontroleerd, d.w.z. u kunt er een willekeurige string invoeren. Bij het invoeren van een bestelling zal het systeem echter wel een controle op geldigheid uitvoeren. (Het onderdeel van) de budgetcode mag echter niet uit alleen interpunctietekens bestaan. Als u deze gegevens hebt ingevoerd verschijnt een overzichtsscherm waarop de gerelateerde locaties en budgetcodes worden getoond. Besteladministratie 21

22 3. Systeemfuncties - afo 27x 3.1. Beheer parameters drukwerk - afo 271 1) Drukwerk (ja/neen) 2) Lay-out Belangrijk als je bestellingen wilt printen. Je moet deze brieven definiëren. Zorg ervoor dat je in een van de blokken het leveranciersbericht definieert. 3) Aantallen Voor de leverancier zet je het best op 1 (tenzij je meer dan 1 brief wil printen). Voor aanvrager en personeel best op 0. Indien je het op 1 hebt gezet dan moet je een printprofiel definiëren, zoniet krijg je een bericht dat alle printprofielen niet gedefinieerd zijn van zodra je een bestelling wilt printen. 4) Aanvragerberichten: indien je dit definieert krijgt de klant een bericht Beheer parameters (overige) - afo 272 Op de eerste 2 opties komen we later terug. De 3 e optie : Overige moet je correct zetten (wat bij deze gebeurd is) 3.3. Opbouw controlebestand budgetstanden - afo 273 Is een AFO die vooral gebruikt zal worden indien er problemen zijn. Maar dan bel je best naar de helpdesk en dan kan dit samen bekeken worden Controle van de budgetstanden - afo 274 De bedoeling van deze afo is : je bestellingen blijven steeds aanwezig in Vubis. Indien je ze wilt verwijderen kan dat via deze afo. Archiveren kan pas een jaar nadat de bestellingen zijn ingevoerd Beheer parameterisering archivering - afo 275 Besteladministratie 22

23 4. Invoeren van bestellingen. Nu gaan we over naar hoe men een bestelling moet invoeren in Vubis. Dit kan via : AFO 211 AFO 212 invoeren van bestelling in OPAC idem aan 211 (is in Vubissmart niet meer relevant) (Opgepast : indien je geen systeemfaciliteiten hebt in AFO 211 kan je geen bestellingen invoeren noch in 211 noch in 111) Of AFO 111 In het veld Bestelling(en) kan je dubbelklikken of het nr. tikken van het veld Kies je type bestelling (dit is per default wat je gedefinieerd hebt in afo 272 optie 3) Met het model 13 heeft het geen zin om zichtzendingen in te voeren aangezien de verplichtingenstand onmiddellijk op nul wordt gezet omdat de bestelling onmiddellijk wordt ontvangen De keuze voor het type standaardbestelling vervolgwerk of standaardbestelling tijdschrift geeft Vubis tijdens de dialoog een extra subveld bestelopgave waarin u kan specificeren vanaf wanneer het abonnement moet gestart worden. Druk op OKE en je krijgt volgend scherm waar je een Leverancier moet opgeven. Je moet een deel van de naam van de leverancier intikken en dan op zoek klikken zodat je de lijst krijgt met de leveranciers en Vubissmart vermeldt het nummer in het veld. (Indien je de code of het nummer van de leverancier kent mag je dit rechtstreeks intikken) Je kan als extra info een ref. nr ingeven (vb bestelnummer). Dit is een vrij veld. Besteladministratie 23

24 Je tikt in dit scherm bvb. ST van standaard en je krijgt een lijst van de leveranciers waar je uit kiest en de juiste leverancier neemt Besteladministratie 24

25 Waarna je het volgende veld krijgt Het vak Plaatscode(s) => hier wordt de locatie voor het boek aangeduid. Budget => hier kies je het juiste budget Sel. Code => je kan hier een interne code geven Aantal => het aantal exemplaren dat je wilt voor deze locatie en dit budget E. Prijs => prijs per stuk Naam => naam van lener (moet in AFO 431 gekend zijn) Als je al deze velden hebt ingevuld krijg je het volgende scherm Hier kan je nog zaken veranderen indien nodig. Vergeet niet dat indien de bestelling is opgenomen in het drukbestand je deze niet meer kan verwijderen of wijzigen. Je kan wel nog Besteladministratie 25

26 een nieuwe deelbestelling doen. Bovendien is het zo dat afhankelijk van de bestelstatus (lijnen 6 tot en met 12) bepaalde gegevens niet meer kunnen gewijzigd worden. Vb. een verstuurde bestelling kan niet meer van leverancier wijzigen. De volgende statussen zijn mogelijk : 7 Status bestelling : i = ingevoerd g = geblokkeerd (is opgenomen in drukbestand) v = verstuurd vanaf het moment dat de bestelling verstuurd is begint het rappelmechanisme te werken. 8. Ontvangststatus : n = niet p = partieel (van twee deelbestellingen werd slechts 1 ontvangen) t = totaal 9. Factuurstatus : niet van toepassing bij model 13 10, 11,12. Rappel 1,2 annuleringsstatus : n = niet p = partieel (van twee deelbestellingen werd slechts 1 ontvangen) t = totaal Bij de verkorte weergaven van een bestelling kan je deze codes naast elkaar vinden Indien je een bestelling wilt printen moet je best nakijken of de optie verzenden op ja staat. Je hebt de mogelijkheid om deze bestelling direct te printen via het icoontje printen. Indien je echter lijsten wilt per leverancier moet je naar AFO 25 Drukwerk Besteladministratie 26

27 AFO 251 AFO 252 AFO 253 opbouwen tijdelijk drukbestand Je kiest ofwel alle types ofwel selecteer je wat je wilt beheer tijdelijk drukbestand Hier heb je de mogelijkheid om de geplaatste bestellingen na te kijken en indien nodig versturen of de verzending op neen te zetten bij de algemene gegevens. Zo wordt deze bestelling niet opgenomen in het definitief drukbestand. printen definitief drukbestand Annuleren van een bestelling kan enkel gebeuren indien ze niet verstuurd is. Je klikt op 10 en dan X en daarna vuilbakje Ontvangen van items doe je ofwel via 111, via 211 of via 221 Model 13 vereist dat de facturen van de leveranciers worden opgesplitst per budgetcode. Dit betekent dat in het printprofiel de budgetcode mee moet worden gedefinieerd zodat ze ook op de bestelbon wordt afgedrukt. Het is absoluut noodzakelijk dat de leverancier de facturen opsplitst per budgetcode anders moet je zelf manueel met de rekenmachine de factuur opsplitsen per budgetcode. Na ontvangst van een zending ga je best je factuur boeken (doe dit aan de hand van de leverancierslijst die je bij de levering krijgt zodat je budget onmiddellijk de juiste stand weergeeft). Afo 231 Registratie Besteladministratie 27

28 duid de leverancier aan en druk op het icoontje en dan krijg je tik het factuurnummer in en in het volgende scherm dubbelklik je op AG (algemene gegevens) Besteladministratie 28

29 bij type heb je twee keuzes N of C N = normale facturen C = Creditnota s. In dat geval dient het te factureren bedrag negatief te zijn. Boekh. Nr : best leeglaten Valuta : EUR invullen Budget : geef de budgetcode in waarop moet worden afgeboekt. In het volgende scherm dubbelklik je op lijn X en dan verschijnt het betaalscherm waar je het totaal bedrag van de factuur ingeeft. De status van de factuur staat nu op betaald. Het desbetreffende budget in AFO 243 is nu verminderd met het ingevoerde bedrag. Je kan de betaalopdracht steeds terugschroeven door de factuur op te roepen en op de lijn X gaan te staan en dan op het icoontje te klikken en de factuur is verdwenen. Hoe kan je een bestelling terugschroeven? Alles hangt af van de status van de bestelling. Is de bestelling ontvangen dan dient deze eerst ongedaan gemaakt te worden. Zoek het boek op via de titel of andere zoekmethode en ga dan in het onderdeel van de bestelgegevens waar je de ontvangstgegevens hebt. Klik op de lijn en via het linker pijltje annuleer je de ontvangst. Is de bestelling verstuurd maar niet ontvangen dan dien je de verstuurstatus ongedaan te maken door eb en enter te tikken. De bestelling staat nu op ingevoerd. Is de bestelling ingevoerd maar niet ontvangen dan klik je op het icoontje vuilbak en de bestelling is nu geschrapt. Besteladministratie 29

30 Hoe kan je een bestelling annuleren bij een leverancier? Ga naar het veld annuleringsstatus. Zet in het scherm aantal dagen een en dubbelklik op het lijnnummer van de bestelling die moet geannuleerd worden. De annuleringsdatum wordt nu de dag van vandaag. Als u dan s anderdaags via afo 251/253 de annuleringsberichten afdrukt dan is de bestelling geannuleerd. Besteladministratie 30

31 5. FACTUURREGISTRATIE 5.1 Functie Het systeem stelt u in staat facturen van leveranciers te registreren. Deze registratie verloopt ofwel vertrekkend vanuit de facturen (via AFO 231, waar aan een factuur bestellingen gekoppeld worden), ofwel vanuit de individuele bestellingen (via o.a. AFO 223 en AFO 211, waar aan een bestelling één of meerdere facturen gekoppeld kunnen worden). Functies van de factuurregistratie zijn : 1. Het in detail bijhouden voor welke bestellingen reeds een factuur werd ontvangen. 2. Het betalen van facturen. Indien uw systeem als boekhoudkundig-model het factuur -model, volgt heeft deze actie automatisch een effect op de budgetten waarop de bestelling uitgevoerd werd, met name het in mindering brengen van het definitieve te betalen (op de factuur) bij de boekhoudkundige stand van de budgetten en het aanpassen van de verplichtingenstand van de budgetten. 3. Het compenseren van teveel gefactureerde bedragen door middel van creditnota s om op die manier het saldo van het desbetreffende budget weer aan te vullen. 4. Het invoeren van pro-forma-facturen (d.w.z. facturen die betrekking hebben op nog niet ontvangen items), m.a.w. er wordt op voorhand betaald. 5.2 FACTUURREGISTRATIE IN HET KADER VAN HET BUDGETBEHEER Met betrekking tot de factuurregistratie zijn er, indien we het niet-registreren van facturen buiten beschouwing laten, drie strategieën : 1. De globale registratie van facturen, waarbij wel wordt geregistreerd op welke bestellingen de facturen betrekking hebben (met het oog op een correcte terugkoppeling naar de oorspronkelijk gecreëerde verplichtingen), maar waarbij verder geen rekening wordt gehouden met de definitieve eenheidsprijzen van de bestelde werken. Voor de facturatie wordt er in dit model bijgevolg alleen rekening gehouden met de totaalprijs van de factuur, eventueel (manueel) uitgesplitst naar de verschillende budgetten waarop de factuur betrekking heeft. 2. De gedetailleerde registratie van alle prijzen vermeld op de facturen (de eenheidsprijzen van de op de factuur genoteerde bestellingen), zodat het systeem zelf de totaalprijzen van de factuur en de eventuele uitsplitsing naar de verschillende budgetten berekent (inclusief een verdeling van de globale onkosten over deze budgetten). Indien er op een factuur bestellingen op meer dan één budget opgenomen kunnen zijn, verdient de tweede methode de voorkeur, aangezien de totaalbedragen per budget anders manueel berekend moeten worden. Het nadeel van deze methode is echter dat het registreren van de correcte eenheidsprijzen op de uiteindelijke factuur relatief arbeidsintensief is, tenzij men bij het invoeren van de bestelling al over een correcte prijs beschikt, wat bijvoorbeeld bij zichtzendingen vaak het geval is. De hierboven vermelde opties 1 en 2 kunnen door elkaar worden gebruikt. (cf.infra). Aangezien de definitieve eenheidsprijzen vaak niet gekend zijn op het ogenblik dat de bestelling wordt geplaatst, zal het indien mogelijk- efficiënter zijn ervoor te zorgen dat er zich op elke factuur slechts bestellingen op één budget bevinden. In dat geval kan namelijk probleemloos met de eerste methode Besteladministratie 31

32 worden gewerkt, aangezien het volstaat het totaalbedrag van de factuur te specificeren zodat dit op het desbetreffende budget kan worden verrekend. De keuze voor één van deze modellen zal dus nauw samenhangen met de manier waarop de budgetten gestructureerd zijn : wie werkt met zeer ruime budgetten of met leveranciersgebonden budgetten, zal vaak opteren voor een globale registratie. Het voordeel van de gedetailleerde factuurregistratie is uiteraard dat er gewerkt kan worden met zeer specifieke budgetten, waardoor men een ver doorgedreven budgetbewaking kan toepassen. Afhankelijk van de keuze die bij de installatie van de besteladministratie werd gemaakt voor een gedetailleerde of een globale factuurregistratie, zal het systeem geparametriseerd worden voor één van deze modellen. Het als default ingestelde model kan tijdens de factuurregistratie door de gebruiker echter per factuur interactief worden aangepast (cf. AFO 231). 5.3 FACTUURREGISTRATIE UITGAANDE VAN DE BESTELLING Het systeem stelt u in staat op twee manieren factuur en bestelling aan elkaar te koppelen, nl. 1. uitgaande van de factuur (via AFO 231); 2. uitgaande van de bestelling (via o.a. AFO 223 en AFO 211). Er zijn grosso modo- drie redenen om te kiezen voor factuurregistratie op het overzichtsscherm van een bestelling : indien facturen worden geregistreerd op het ogenblik van de ontvangst van de bestelde items; indien er niet wordt gewerkt met externe bestelnummers, die eventueel meerdere bestellingen groeperen; indien de meest efficiënte manier om de gefactureerde bestellingen te identificeren de titel is (of één van de andere gebruikelijke indexen) en niet het bestelnummer, bijvoorbeeld omdat de leverancier dit laatste niet op zijn facturen vermeldt. Voor een meer gedetailleerde beschrijving van de factuurregistratie uitgaande van de bestellingen, verwijzen wij naar de paragraaf over AFO FACTUURREGISTRATIE UITGAANDE VAN DE FACTUUR Bij deze werkwijze wordt er vertrokken van een (lege) factuur en worden de bestellingen gekoppeld aan (of beter : genoteerd op) deze factuur. In de praktijk zal deze werkwijze worden gebruikt indien de bestellingen in kwestie kunnen worden geïdentificeerd d.m.v. het bestelnummer of d.m.v. een (eventueel globaal, d.w.z. voor meerdere bestellingen geldend) extern bestelnummer. Voor een meer gedetailleerde beschrijving van de factuurregistratie uitgaande van de facturen, verwijzen wij naar de behandeling van AFO 231. Verschillen De verschillen tussen de factuurregistratie uitgaande van enerzijds de factuur en anderzijds de bestelling zijn als volgt samen te vatten : Besteladministratie 32

33 1. Als er vertrokken wordt vanuit de bestelling, kunnen zowel ontvangen als niet-ontvangen bestellingen (items) op een factuur worden geplaatst. Een factuur waarop niet-ontvangen bestellingen genoteerd staan wordt een pro-forma-factuur genoemd. 2. Als er vertrokken wordt vanuit de factuur, kunnen alleen die bestellingen die én ontvangen én nog niet genoteerd zijn op een factuur op de betrokken factuur worden genoteerd. 6. AFO 231 : FACTUURREGISTRATIE INHOUD 6.1 Identificatie van een factuur 6.2 Het overzichtsscherm van een factuur 6.3 Wijzigen algemene gegevens 6.4 Het noteren van bestellingen op een factuur 6.5 Bekijken van op de factuur genoteerde bestellingen 6.6 Invoer individuele eenheidsprijzen, kortingen en BTW 6.7 Invoeren / verbeteren van de globale bedragen 6.8 Overzicht van de budgetinformatie 6.9 Invoeren van een betaalbudget 6.10 Invoeren / verbeteren van een annotatie 6.11 Bekijken / verbeteren van het (betaal)boekhoudkundig jaar 6.12 Afsluiten van de factuur 6.13 Invoeren extra betalingsbedrag 6.14 Technische status en data 6.15 Creditnota s Besteladministratie 33

34 6.1 IDENTIFICATIE VAN EEN FACTUUR Nadat u op het AFO-scherm voor AFO 231 gekozen heeft, toont het systeem onderstaand scherm : Het systeem onderscheidt de volgende manieren om een factuur te identificeren : A. Door opgave van een leverancier en een factuurnummer. U dient daarbij de volgende werkwijze aan te houden : 1. Identificeer een leverancier. Gebruik één van de geldige methodes (zoeken op leverancierscode, -nummer of naam) Tik M om de laatst geïdentificeerde leverancier weer op te roepen. 2. Tik het nummer van de factuur die u wilt behandelen Indien het opgegeven factuurnummer reeds bestaat wordt de betreffende factuur geselecteerd (en getoond). Als het factuurnummer nog niet bestaat, wordt een nieuwe ( lege ) factuur gecreëerd. Het systeem aanvaardt de meest diverse strings als geldige factuurnummers. Tik M om de laatst geïdentificeerde factuur weer op te roepen. B. Door opgave van een extern boekhoudkundig nummer dat aan een factuur gekoppeld is. Tik daartoe bij de vraag Leveranc. BN gevolgd door een extern boekhoudkundig nummer. Dit externe nummer is eerder m.b.v. AFO 231 aan een factuur gekoppeld. Lees paragraaf 3 ( Wijzigen algemene gegevens ) voor meer informatie. C. Door opgave van een bestelnummer. Tik daartoe bij de vraag Leveranc. Een G gevolgd door een bestelnummer. Het systeem zal dan de eerste factuur selecteren die aan de opgegeven bestelling gekoppeld is. Methode A levert altijd een factuur op (een nieuwe of een bestaande). De andere methodes kunnen alleen gebruikt worden om bestaande facturen te identificeren. Besteladministratie 34

35 6.2 HET OVERZICHTSSCHERM VAN EEN FACTUUR Het overzichtsscherm van een factuur ziet er als volgt uit : De betekenis van de diverse elementen wordt hierna in detail toegelicht. Op dit scherm zijn de volgende opties beschikbaar : AFOnr : overschakelen naar een andere AFO AG : wijzigen algemene gegevens; AN : invoeren/verbeteren annotatie bij de factuur; A Wnr : bekijken bestelgegevens van het item met lijnnummer Nr; B : bekijken vorige pagina (alleen geldig indien eerder de F-optie gebruikt werd); BBnr : display van bibliografische informatie van het item met lijnnummer Nr; BBU : invoeren van betaalbudgetten; BHJ : bekijken/verbeteren (betaal)boekhoudkundig jaar BU : bekijken van de budgetinformatie; D : bekijken individuele korting en individueel BTW-bedrag voor de getoonde items. Het systeem geeft met behulp van een! (uitroep-teken) achter een lijnnummer aan dat minimaal één van deze gegevens bij het betreffende item aanwezig is. De D-optie werkt cyclisch. M.a.w. na gebruik van de D-optie toont het systeem een Vervolgscherm; nogmaals de D-optie gebruiken leidt terug naar het eerste scherm; EP : invoeren/verbeteren eenheidsprijzen voor alle items; Epnr : invoeren/verbeteren eenheidsprijs voor het item met lijnnummer Nr; F : bekijken volgende pagina; GB : invoeren/verbeteren globale bedragen; IB : invoeren/verbeteren individuele BTW-bedragen voor alle items; Ibnr : invoeren/verbeteren individuele BTW-bedragen voor het item met lijnnummer Nr; IK : invoeren/verbeteren van individuele kortingen voor alle items; Iknr : invoeren/verbeteren van individuele korting voor het item met lijnnummer Nr; NBnr : noteer de bestelling met dit bestelnummer NBnr,nr : noteer deze bestelnummers; NBnr-nr : noteer bestellingen met bestelnummer n1 tot en met n2; NENnr : noteer de bestellingen met een extern nummer; TD : toon de data m.b.t. de statusovergangen; TS : toon de technische status van de factuur; Besteladministratie 35

36 X : verander de status, meestal : betaal de factuur; -X : terugschroeven van een status, meestal van de (factuur-)betaling; XX : doorvoeren extra betaling; -XX : terugschroeven extra betaling. Bovenstaande opties worden in de volgende paragrafen nader toegelicht; Opmerking Bij het verlaten van AFO 231 wordt een factuur automatisch geschrapt tenzij aan minstens één van de volgende voorwaarden voldaan is : a. de status van de bestelling is niet meer in opbouw ; b. er zijn bestellingen op de factuur genoteerd; c. er zijn globale bedragen op de factuur ingevuld; d. er is een extern boekhoudkundig nummer ingevoerd. 6.3 WIJZIGEN ALGEMENE GEGEVENS Door het intikken van de code AG kan een aantal algemene gegevens in verband met de factuur worden gewijzigd, zolang de status van de factuur in opmaak is (cf. de opties X en X). Hierbij kunnen er twee situaties optreden : a. De factuur is nog leeg Indien men de code AG intikt bij een pas gecreëerde factuur waarop nog geen enkele bestelling is genoteerd, dan kunnen de volgende algemene gegevens worden ingevoerd; Type Boekh. nr. afdeling) Valuta Budget : N (normaal) of C (creditnota); : het nummer van de boekhouding (toegekend door een externe boekhoudkundige : één van de door het systeem gekende munteenheden (valuta); : het budget dat gedebiteerd of gecrediteerd dient te worden (dit veld kan echter alleen bij creditnota s worden gemuteerd); Details : J(Ja) : het systeem dient rekening te houden met de definitieve eenheidsprijzen en zelf de totalen te berekenen, rekening houdend met eventuele kortingen en onkosten; N(neen) : het systeem houdt geen rekening met de definitieve eenheidsprijzen en u dient zelf de totaalprijzen voor de factuur op te geven (cf. de optie GB); Het systeem staat, afhankelijk van de paramatrisering, standaard ingesteld op wel of geen details, cd. AFO 230, Factuurregistratie : inleiding ); Factuurdatum : de datum op de factuur; Prijs : E (excl.btw) of I (incl.btw). b. Er zijn al bestellingen op de factuur genoteerd Indien de code AG ingetikt wordt zijn er twee mogelijkheden : a. de factuur is al betaald : in dit geval kan alleen nog een extern boekhoudkundig nummer worden ingevoerd en/of de factuurdatum worden gewijzigd; b. in alle andere gevallen kunnen de valuta, het detailveld, de factuurdatum en het prijstype nog worden ingevoerd. De vraag naar de budgetten wordt alleen bij creditnota s gesteld. Besteladministratie 36

37 6.4 HET NOTEREN VAN BESTELLINGEN OP EEN FACTUUR U kunt op diverse manieren bestellingen op een factuur noteren, nl. 1. door identificatie van één of meerdere bestelnummers; 2. door identificatie van één of meerdere externe bestelnummers; 3. door opgave van een barcode (deze barcode dient gedefinieerd te zijn binnen de besteladministratie). Voor het factureren van bestellingen uitgaande van de bestelling verwijzen wij naar de bespreking van AFO 223 ( Registreren van factuurnummer ). A. Identificatie van bestelnummers U kunt bestelnummers op de volgende manieren op een factuur noteren : 1. Tik NBnr (één nummer). 2. Tik NBnr,nr,nr (meerdere nummers). 3. Tik NBnr-nr (van nummer tot nummer). U kunt bestelnummers van een factuur schrappen door het intikken van NB gevolgd door één of meerdere bestelnummers. Enkele voorbeelden (die er van uitgaan dat de default-jaarindicator 96 is) : NB10 : d.w.z. noteer bestelling met nummer NB10,12,14 : d.w.z. noteer de bestellingen met de nummers , en NB10-12 : d.w.z. noteer de bestellingen met de nummers , en NB3,9-12,55 : d.w.z. noteer de bestellingen met de nummers , , , , en NB10,12,14 : d.w.z. schrap de bestellingen met de nummers , en Houd bij deze optie steeds rekening met het feit dat het systeem alleen ontvangen items die niet gefactureerd zijn en die bij dezelfde leverancier geplaatst zijn selecteert. B. Identificatie van externe bestelnummers Met de NENnr-optie (noteer extern nummer) kunnen bestellingen worden genoteerd op de factuur met behulp van een extern nummer dat eventueel aan (meerdere) bestellingen werd toegekend. Het koppelen van interne bestelnummers aan een extern nummer verloopt via AFO 215 ( Beheer externe nummers ). Er kan slechts één extern nummer per keer ingevoerd worden. Een voorbeeld : NEN355 Aan het extern nummer 355 zijn de volgende bestellingen gekoppeld die nu op de factuur worden genoteerd: Besteladministratie 37

38 C. Door opgave van barcodes Door NB te tikken onmiddellijk gevolgd door een barcode wordt de bestelling waaraan deze barcode -binnen de besteladministratie- gekoppeld is genoteerd op de factuur. Opmerking Bij het op een factuur noteren van bestellingen met behulp van één van bovenstaande methodes, rapporteert het systeem of alle gespecificeerde (bestel-)nummers ook daadwerkelijk op de factuur genoteerd worden. Daarbij kunnen de volgende mededelingen gegenereerd worden : bestelling bestaat niet; bestelling is geblokkeerd; bestelling is niet ontvangen; bestelling heeft een andere leverancier. Samenvatting : het noteren van bestellingen op een factuur Om bestellingen op een factuur te noteren gaat u als volgt te werk : 1. Kies AFO Identificeer achtereenvolgens de leverancier en het factuurnummer. 3. Noteer de bestellingen op de factuur met behulp van ofwel de NB-, ofwel de NEN-optie. Nadat er bestellingen op een factuur genoteerd zijn, ziet het overzichtsscherm van een factuur er als volgt uit : Besteladministratie 38

39 6.5 INVOER INDIVIDUELE EENHEIDSPRIJZEN, KORTINGEN EN BTW Individuele eenheidsprijzen, kortingen en BTW worden op de volgende wijze ingevoerd : 1. EP/Epnr Met de optie EP en Epnr kunnen de individuele eenheidsprijzen van de bestellingen die op de factuur werden genoteerd worden ingevoerd. Gebruik de optie EP om alle eenheidsprijzen in te voeren of te wijzigen. Gebruik de optie Epnr (EP onmiddellijk gevolgd door een lijnnummer) om de eenheidsprijs van een individueel item in te voeren of te wijzigen. Opgelet! Beiden opties werken alleen op het eerste scherm en dus niet na gebruik van de D-optie (tonen vervolgscherm). Opmerkingen 1. Het betreft hier de definitieve eenheidsprijzen van de bestelde werken, zoals vermeld op de factuur. Het is alleen zinvol deze prijzen in te voeren als bij de algemene gegevens het detail-veld op J(ja) gezet wordt (cf. supra), d.w.z. dat het systeem de totalen per budget zal berekenen op basis van deze eenheidsprijzen. 2. Het is alleen mogelijk eenheidsprijzen in te voeren als de status van de factuur in opbouw is (zie de opties TS en X/-X). 3. Als de prijs zonder toevoeging wordt ingetikt, beschouwt het systeem dit als een eenheidsprijs exclusief BTW. 4. De prijs kan worden ingetikt gevolgd door een bijzondere toevoeging. Deze bijzondere toevoeging is : T (bijv. 355T) De prijs geldt dan voor het totaal van de items. Het systeem berekent de eenheidsprijs (bijv. 355T wordt herleid tot de eenheidsprijs als het aantal items 2 is (zie het AS-veld)). 2. IK/Iknr Met de optie IK of Iknr kunnen de individuele kortingen van (één van) de bestellingen die op de factuur werden genoteerd worden ingevoerd. Gebruik de optie IK om de individuele kortingen voor alle items in te voeren of te wijzigen; gebruik de optie Iknr (IK onmiddellijk gevolgd door een geldig lijnnummer) om de individuele korting voor een individueel item in te voeren of te wijzigen. Opgelet! Beiden opties werken alleen op het tweede scherm en dus na gebruik van de D-optie (tonen vervolgscherm). Bij het opgeven van individuele kortingen kunnen de volgende formaten worden gehanteerd : Getal, d.w.z. de absolute waarde van de individuele korting; Getal%, d.w.z. de individuele korting in een percentage van de eenheidsprijs. Besteladministratie 39

40 Opmerkingen 1. Indien de leverancier een korting toestaat op alle bestellingen die bij hem worden geplaatst, kan beter worden gewerkt met een globale korting (zie de optie GB). 2. Het is alleen zinvol deze kortingen in te voeren als bij de algemene gegevens het detailveld op J(ja) gezet wordt (cf.supra), d.w.z. dat het systeem zelf de totalen per budget zal berekenen op basis van de definitieve eenheidsprijzen van de bestelde werken. 3. Het is alleen mogelijk individuele kortingen in te voeren als de status van de factuur in opbouw is (zie de opties TS en X/-X). 4. Indien er kortingen werden ingevoerd bij het plaatsen van de bestellingen, zullen ze bij het noteren van de bestellingen op de factuur automatisch worden overgenomen. 3. IB/Ibnr Met de optie IB of Ibnr kunnen de individuele BTW-bedragen van (één van) de bestellingen die op de factuur werden genoteerd worden ingevoerd. Gebruik de optie IB om de individuele BTW-bedragen voor alle items in te voeren of te wijzigen; gebruik de optie Innr (IB onmiddellijk gevolgd door een geldig lijnnummer om de individuele BTW-bedragen voor een individueel item in te voeren of te wijzigen. Opgelet! Beiden opties werken alleen op het tweede scherm en dus na gebruik van de D-optie (tonen vervolgscherm). Bij het opgeven van individuele BTW-bedragen kunnen de volgende formaten worden gehanteerd : getal, d.w.z. de absolute waarde van het BTW-bedrag; getal%, d.w.z. het BTW-bedrag in een percentage van de eenheidsprijs. Opmerkingen 1. Het is alleen zinvol de BTW-bedragen in te voeren als bij de algemene gegevens het detail-veld op J (ja) gezet wordt (cf.supra), d.w.z. dat het systeem zelf de totalen per budget zal berekenen op basis van de definitieve eenheidsprijzen van de bestelde werken. 2. Het is alleen mogelijk individuele BTW-bedragen in te voeren als de status van de factuur in opbouw is (zie de opties TS en X/-X). Besteladministratie 40

41 6.6 INVOEREN / VERBETEREN VAN DE GLOBALE BEDRAGEN Met de optie GB kunnen de globale bedragen voor de factuur worden ingevoerd of gewijzigd. Welke bedragen op die manier kunnen worden behandeld, is afhankelijk van het antwoord op de vraag of er bij de opmaak van de factuur al dan niet rekening zal worden gehouden met de definitieve eenheidsprijzen of kortingen (cf. het detail-veld bij de algemene gegevens). 1. GB indien details = J (ja) Indien het detail-veld op J(ja) staat, kunnen alleen eventuele globale kortingen, onkosten en het BTW/dedouanerings-tarief manueel worden ingevoerd : het netto totaal wordt door het systeem zelf berekend op basis van de op de factuur vermelde eenheidsprijzen. De kortingen, onkosten en BTW-bedragen die hier worden gespecificeerd, zullen worden verrekend bij het berekenen van het totaal. Indien de factuur meerdere budgetten betreft, zullen ze worden gespreid over de verschillende budgetten. Opmerkingen 1. Voor de kortingen en het BTW-tarief kunnen zowel een geheel getal als een percentage worden ingevoerd (bijv. 55 of 5%). 2. Indien bepaalde bedragen al eerder ingevoerd of door het systeem berekend zijn, worden ze aangeboden als default, bv. <5000>. 3. De globale bedragen van een factuur kunnen alleen worden ingevoerd als de status in opbouw is en het veld met de valuta ingevuld is. 2. GB indien details = N (neen) Omdat het details -veld op neen staat, worden de opgegeven elementen louter informatief op de factuur vermeld. Het systeem houdt verder op geen enkele manier rekening met de opgegeven elementen. Opgelet! Welke elementen opgevraagd worden is afhankelijk van een parameter. Deze parameter is niet interactief door u in te stellen, maar vereist tussenkomst van de helpdesk. Opmerkingen 1. De globale bedragen van een factuur kunnen alleen worden ingevoerd als de status in opbouw is en het veld met de valuta ingevuld is. 2. Indien met de optie details N (neen) gewerkt wordt en er zich op de factuur bestellingen bevinden die werden ingevoerd op meerdere budgetten, zal het systeem bij de optie GB naar de totaalbedragen voor de verschillende budgetten vragen. Deze totaalbedragen zullen manueel moeten worden berekend, zodat dit een minder interessante werkwijze is voor een dergelijk facturatie- en budgetbeheermodel (cf. de paragraaf over AFO 230, Factuurregistratie : inleiding ). 3. Bij het invoeren van een creditnota zal het totaal van de factuur een negatief getal moeten zijn, aangezien dit bedrag bij het desbetreffende budget moeten worden bijgeteld. 4. Zie ook hierna voor de BTW-optie. Besteladministratie 41

42 6.7 OVERZICHT VAN DE BUDGETINFORMATIE Het systeem toont per budget verdeeld over bovenstaande schermen- de volgende soorten informatie, nl. 1. Budget Het systeem specificeert de budgetten waarop de volgende acties zullen worden uitgevoerd bij het afsluiten van de factuur : de verplichtingen in het veld TOTBVP ongedaan zullen worden gemaakt (d.w.z. dit bedrag zal weer bij het saldo van het budget worden bijgeteld, aangezien de verplichtingen er bij het bestellen werden van afgetrokken). Noteer evenwel dat het ook mogelijk is het systeem zo te parametriseren dat de verplichtingen ongedaan gemaakt worden bij de ontvangst en niet bij het factureren; het te betalen bedrag TOTFAC zal van de boekhoudkundige stand van het budget worden afgetrokken (tenzij er een betaalbudget ingevoerd is, cf. infra). 2. BRUTO : bruto-bedragen (in factuurvaluta) Het systeem toont het bruto te betalen bedrag, dat eerder door u werd ingevoerd of dat werd berekend door het systeem (cf. supra:gb). 3. ONKO : onkosten (in factuurvaluta) Het systeem toont de onkosten (algemene onkosten + BTW) min de eventuele kortingen. Indien de factuur meerdere budgetten betreft, worden de onkosten en de kortingen gespreid over de verschillende budgetten. 4. TOTFAC : totaal van de factuur (infactuurvaluta) Het systeem toont het totale te betalen bedrag van de factuur voor het desbetreffende budget. Indien het detail-veld op J (ja) staat, werd dit bedrag door het systeem berekend op basis van de bruto-prijs (min) de onkosten. Indien het detail-veld op N (neen) staat, heeft u dit bedrag zelf ingevoerd (cf. de optie GB). 5. TOTBVP : totale budgettaire verplichtingen (in lokale munt) Dit veld bevat de som van de budgettaire verplichtingen van de bestellingen die op deze factuur werden genoteerd. Dit bedrag zal bij het afsluiten van de factuur worden afgetrokken van de verplichtingen, wat uiteraard zijn effect zal hebben op het saldo van het desbetreffende budget. 6. DEFTOT : definitieve totaal (in lokale munt) Na het afsluiten van de factuur zal in dit veld het totaal van de factuur (TOTFAC) worden ingevuld. 7. Bet.budg. : betaalbudget Met de optie BBU op het overzichtsscherm (cf. infra) kan een betaalbudget worden ingevoerd. In dat geval wordt de factuur niet betaald op het budget dat wordt getoond in het veld BUDGET (cf. supra), maar op het in dit veld vermelde budget. Dit veld heeft geen invloed op het ongedaan maken van de budgettaire verplichtingen (TOTBVP, cf. supra): deze worden nog steeds afgetrokken van de verplichtingen bij de budgetten waarop de bestellingen oorspronkelijk werden uitgevoerd. 8. PLVP : het bedrag vermeld in de kolom TOTFAC omgerekend in lokale munt. 9. EXTR : extra betalingsbedrag 10. JAAR : boekhoudkundig jaar De kolom JAAR geeft het boekhoudkundige jaar weer waarop de betaling gaat plaatsvinden of heeft plaats gevonden. Besteladministratie 42

43 6.8 INVOEREN VAN EEN BETAALBUDGET Met de optie BBU kan een betaalbudget worden ingevoerd voor elk van de budgetten waarop de factuur betrekking heeft. Het effect hiervan is dat de factuur zal worden betaald op dit betaalbudget in plaats van op het budget waarop de bestelling oorspronkelijk werd uitgevoerd; Het invoeren van een betaalbudget heeft geen enkele invloed op het weer ongedaan maken van de oorspronkelijke verplichtingen die werden gecreëerd bij het invoeren van de bestelling : de terugkoppeling naar het oorspronkelijke bestelbudget blijft ongewijzigd. Tik per budget het betaalbudget (de betaalbudgetten). Bestellen op een gecontroleerd budget en betalen op een niet-gecontroleerd budget is daarbij mogelijk. 6.9 INVOEREN / VERBETEREN VAN EEN ANNOTATIE Door het intikken van de optie AN kan een annotatie bij een factuur worden ingevoerd. In dit veld kan een annotatie die bijkomende informatie over de factuur verschaft worden ingevoerd. Bij een creditnota kan hier bijvoorbeeld worden opgenomen naar aanleiding van welke factuur de creditnota verschaft wordt. De annotatie kan maximaal 130 karakters lang zijn BEKIJKEN / VERBETEREN VAN HET (BETAAL)BOEKHOUDKUNDIG JAAR Met de optie BHJ op het overzichtsscherm van een factuur kan het boekhoudkundige jaar waarop de factuur betaald zal worden, worden bekeken en eventueel gewijzigd. Met deze optie kan voor elk betrokken budget worden gespecificeerd op welk jaar de factuur moet worden betaald. Dit zal vooral rond de jaarwisseling belangrijk zijn, bijvoorbeeld voor bestellingen die tijdens het vorige jaar werden ingevoerd en in het nieuwe boekhoudkundige jaar moeten worden betaald op het budget van het vorige jaar. Opmerkingen Het (betaal)boekhoudkundig jaar staat los van het verlichtingsjaar. Het verlichtingsjaar is het jaar waarin de bestelling werd geplaatst (tenzij alle uitstaande verplichtingen op het einde van het boekhoudkundige jaar werden overgeboekt naar het volgende jaar). Bij het betalen van een factuur zullen de verplichtingen steeds worden teruggekoppeld naar het jaar waarop ze werden gecreëerd of waarnaar ze werden overgeboekt. Het (betaal)boekhoudkundige jaar heeft alleen betrekking op het jaar waarop de factuur zal worden betaald. [Zie voor een nadere toelichting bij deze materie de paragraaf over AFO 243; Budgetbeheer.] Besteladministratie 43

44 6.11 AFSLUITEN VAN DE FACTUUR Door het intikken van het commando X wordt de factuur afgesloten. Dit houdt in : de verplichtingen worden ongedaan gemaakt (cf. de optie BN: het veld TOTBVP); het totaal van de factuur wordt (voor het boekhoudkundige jaar) van de boekhoudkundige stand van het (de) desbetreffende budget(ten) afgetrokken en dit bedrag wordt ingevuld in het veld DEFTOT in de optie BU en in het veld def.tot. (lok.munt): op het overzichtsscherm van de factuur. Voor de factuur wordt afgesloten vraagt het systeem naar het betalingsbedrag en biedt het het totaal van de factuur (TOTFAC) aan als het te betalen bedrag. Dit bedrag kan bijgevolg tot op het laatste ogenblik gewijzigd worden. (Dit laatste is voorzien om, indien alle gegevens in vreemde valuta op de factuur opgenomen zijn, bij het omrekenen naar de lokale munt van de meest actuele koers te kunnen uitgaan.) Het bedrag dat door het systeem wordt voorgesteld (het bedrag tussen ronde haken) is het totale bedrag van de factuur omgerekend naar de lokale munt. Het systeem maakt daarbij gebruik van de koers zoals deze is opgegeven in AFO 242 ( Beheer koersen ). Het is natuurlijk niet zeker dat op het moment van betaling deze koers nog geldig is, vandaar dat het echte betalingsbedrag (bij vreemde facturen) vaak niet klopt en ingevoerd moet worden. Het systeem onderscheidt, naast de verplichtingprijs en de betaalprijs, nog een andere prijs, nl. de factuurprijs. Deze prijs is de prijs die uiteindelijk per object is ingevoerd en wordt in elke bestelling geplaatst. De factuurprijs kan van de betaalprijs verschillen omdat er bij berekening van de factuurprijs ook rekening gehouden wordt met elementen die niet bestellings-, maar factuurgebonden zijn (bijv. globale BTW-bedragen, globale kortingen en globale onkosten). De factuurprijs kan uitsluitend in bestellingen worden bekeken. Deze prijs wordt alleen in de bestellingen opgeslagen indien bij de factuur het veld details op ja staat. Door het intikken van het commando X kan het afsluiten van de factuur worden teruggeschroefd INVOEREN EXTRA BETALINGSBEDRAG Met het commando XX kan, nadat de factuur is afgesloten met de X-optie, bij de factuur een extra betalingsbedrag worden ingevoerd. Dit bedrag wordt extra van de boekhoudkundige stand afgetrokken, gespreid over de diverse budgetten zonder dat er enige verandering komt in de verplichtingstanden. Voorbeeld : Op 13 december heeft u een factuur ontvangen en ingevoerd in AFO 231. Na verloop van tijd krijgt u een bericht van de leverancier dat de factuur (nog) niet betaald is en dat u extra administratiekosten moet betalen. Het behulp van de XX-optie kunt u deze extra kosten registreren binnen de besteladministratie; Door het intikken van het commando XX kan het opgeven van een extra betalingsbedrag worden teruggeschroefd. Besteladministratie 44

45 6.13 TECHNISCHE STATUS EN DATA Het systeem kent een aantal opties om zgn. technische gegevens over een factuur te bekijken : 1. Optie ts : tonen van de technische status Met de optie TS kan de technische status van de factuur worden opgevraagd : 1. Status De status van een factuur zal altijd geblokkeerd zijn; het systeem blokkeert een factuur zodra deze door iemand wordt behandeld om te vermijden dat meerdere personen tegelijkertijd een factuur muteren. 2. Creatiedatum De datum waarop de factuur werd gecreëerd. 3. Aanmaak De persoon door wie de factuur werd gecreëerd. 4. Mutatiedatum De datum waarop de factuur het laatst gewijzigd werd. 5. Mutatie persoon De persoon door wie de factuur het laatst gewijzigd werd. 6. Locatie Dit veld heeft geen betekenis binnen AFO 231 en is daarom altijd leeg; 2. Optie td : tonen van de data m.b.t. de statusveranderingen Met de optie TB kunnen de verschillende data waarop de status van de factuur werd veranderd, worden opgevraagd: 1. aangemaakt De datum waarop de factuur werd aangemaakt. 2. volledig ingevoerd Het is mogelijk het systeem zo te parametriseren dat het systeem een extra statusaanduiding kent. Door de X-optie te gebruiken zal het systeem de status in eerste instantie naar volledig ingevoerd zetten én pas na een tweede keer de X-optie te gebruiken naar betaald. Dit zal vooral interessant zijn voor grote organisaties waar de invoer en het betalen van de factuur door verschillende afdelingen gebeurt. Deze stap wordt standaard overgeslagen. De betreffende parameter kan niet interactief worden ingesteld, maar vereist tussenkomst van de helpdesk. Dit veld geeft in een dergelijke situatie de datum weer waarop de factuur volledig is ingevoerd; 3. in behandeling (boekh.) Het is mogelijk het systeem zo te parametriseren dat de invoer van een factuur eerst moet worden afgesloten (met optie X) voor er kan worden verdergegaan met de factuurregistratie. Dit zal vooral interessant zijn voor grote organisaties waar de invoer en het betalen van de factuur door verschillende afdelingen gebeurt. Besteladministratie 45

46 Deze stap wordt standaard overgeslagen. Deze parameter kan ook niet interactief worden ingesteld. Dit veld geeft in een dergelijke situatie de datum weer waarop de status van de factuur van in behandeling (boekh.) naar betaald gezet werd. 4. betaald In dit veld wordt de datum ingevoerd waarop de factuur werd afgesloten en bijgevolg betaald. 5. volledig geregulariseerd Ook dit veld wordt doorgaans niet ingevuld; het betreft de datum waarop de XX-optie (registreren extra betalingsbedrag) uitgevoerd werd. Opmerking Standaard wordt bij het intikken van het commando X overgegaan van de status in opmaak ( aangemaakt ) naar betaald (boekh.) en worden de tussenliggende stappen en het regulariseren overgeslagen. Voor grote instellingen kan het systeem echter zodanig worden geparametriseerd dat er drie (of zelfs 4) i.p.v. twee statusovergangen zijn. Besteladministratie 46

47 6.14 CREDITNOTA S Het systeem stelt u in staat creditnota s in te voeren. Om een creditnota in te voeren gaat u als volgt te werk. (Voor een grondige behandeling van de betrokken tussenstappen verwijzen wij naar de desbetreffende paragrafen in dit hoofdstuk). 1. Voer een nieuwe factuur in voor de leverancier in kwestie. 2. Specificeer de volgende algemene gegevens (AG) : Type : C (creditnota); Boekh.nr. : tik indien van toepassing- een extern boekhoudkundig nummer; Valuta : tik de valuta; Budget : tik het budget; Details : N (neen); 3. Vul het bedrag van de creditnota in (GB), eventueel per betrokken budget : Totaal : bijv (negatief getal aangezien het betrokken budget moet worden gecrediteerd). Opgelet! Het systeem stelt een aantal vragen, maar u dient alleen bij bovenstaande vraag een bedrag op te geven. 4. Voer eventueel een korte annotatie in (AN) : In de annotatie kan bijvoorbeeld worden verwezen naar de factuur waarop de creditnota betrekking heeft. 5. Sluit de factuur af (X) : Het systeem vraagt u het betalingsbedrag in te tikken of te bevestigen. Opmerking Noteer nooit bestellingen op een creditnota: doorgaans zal het gaan om bestellingen die moeten worden geannuleerd omdat ze niet leverbaar zijn of om vergissingen bij het factureren (er werd bijvoorbeeld teveel betaald voor een bepaalde bestelling). Indien het gaat om een vergissing bij het factureren en de bestellingen zijn reeds genoteerd op een andere factuur, kunnen zij niet een tweede keer worden genoteerd op de creditnota en zal de annotatie duidelijkheid moeten scheppen waarom er gecrediteerd wordt. Besteladministratie 47

48 7. AFO 232 : OVERZICHT FACTUREN INHOUD 7.1 Functie 7.2 Werkwijze 7.3 Overzicht 7.1 FUNCTIE AFO 232 stelt u in staat voor meerdere leveranciers een overzicht van de in het systeem gedefinieerde facturen te printen. Daarnaast kunt u AFO 235 ( Printen van een factuur ) gebruiken, die u in staat stelt één individuele factuur te printen. AFO 232 print een overzicht van de facturen met daarbij de meest relevante gegevens, zoals status, globale bedragen, budgetten en valuta. Indien u volledige facturen wilt printen, inclusief de bestellingen op de factuur, enz., dient u gebruik te maken van AFO WERKWIJZE Om de facturen voor één of meerdere leveranciers te printen, gaat u als volgt te werk : 1. Kies AFO Het systeem vraagt u vervolgens : Identificeer de leverancier vanaf waar u een overzicht wenst te bekijken. Gebruik één van de geldige methodes (zoeken op leverancierscode, -nummer of naam) zoals deze worden besproken in AFO 241 ( Beheer leveranciersbestand ). Lees de betreffende paragraaf uit de beschrijving van die AFO voor meer informatie. Tik M om de laatst geïdentificeerde leverancier weer op te roepen. Besteladministratie 48

49 3. Vervolgens vraagt het systeem u het maximale aantal te behandelen leveranciers op te geven. Tik een getal groter dan 0 (nul). 4. U kunt bepalen of u alleen facturen met bewaakte budgetten wilt bekijken (d.w.z. dat er minstens één gecontroleerd bestelbudget is, m.a.w een budget gedefinieerd in het budgetbeheer) of alle budgetten (d.w.z. ook de niet-gecontroleerde). Tik J (ja) indien u alleen de bewaakte budgetten wilt late opnemen ; tik N (neen) indien u alle facturen wilt laten behandelen door het systeem 5. Tenslotte vraagt het systeem of u alle facturen wenst te bekijken of alleen diegene met een specifieke status. Tik één van de volgende codes : A : toon alle facturen; F : toon alleen facturen met foutmeldingen Fnr : toon alleen facturen met bepaalde type foutmeldingen. U kunt meerdere types na elkaar intikken (bijv. F14 = toon alle facturen met de foutmeldingen 1 en 4). Het systeem kent de volgende types foutmeldingen : 1. technische status geblokkeerd; 2. geen budgetcode(s); 3. geen valuta; 4. factuurstatus niet nummerisch 5. factuurstatus is in opbouw, er zijn individuele items in de factuur opgenomen, maar er zijn geen globale bedragen geregistreerd ; 6. de factuurstatus in in opbouw, er zijn individuele items in de factuur opgenomen en globale bedragen; 7. de factuurstatus is normaal, er zijn globale bedragen geregistreerd, maar geen individuele items. 6. Nadat u deze vragen beantwoord heeft, schakelt het systeem door naar de standaard-output-dialoog. Kies een device. Lees eventueel de betreffende paragraaf uit Hoofdstuk 3 ( AFO-overschrijdende principes ) voor meer informatie. Besteladministratie 49

50 7.3 OVERZICHT Codes en boodschappen binnen het overzicht Gegevens : Fouten : FN : factuurnummer 1 technische status geblokkeerd; TS : technische status; 2 geen budgetnummer(s); FS : factuurstatus; 3 geen valuta; BU : budget; 4 factuurstatus niet nummerisch; EN : extern nummer; 5 factuurstatus 1 / individuele items / geen GB; VA : valuta; 6 factuurstatus 1 / individuele items / GB: GB : globale prijs; 7 type N / GB / geen individuele items. AI : aantal individuele items; FO : fouten. Factuurstatus : Technische status : zie vorige pagina 0 vrij 1 geblokkeerd. Bovenstaande codes en verwoordingen worden in beide overzichten (op het scherm en op papier) gehanteerd. Op het scherm zijn de volgende opties geldig : F : bekijken volgende pagina; B : bekijken vorige pagina (alleen geldig indien eerder de F-optie gebruikt werd); Nr : bekijken overzichtsscherm van de factuur met lijnnummer Nr; D : bekijken volgend scherm voor de getoonde facturen; F-code : bekijken overzicht vanaf factuurnummer Code. Op papier Indien u heeft opgegeven dat het overzicht geprint moet worden, levert dit een print-out op van minimaal twee pagina s. De eerste geeft algemene informatie m.b.t. de gebruikte codes en afkortingen. Vanaf de tweede pagina worden de facturen vermeld (alfabetisch op leverancier). De gegevens m.b.t. de facturen worden op de tweede (en volgende) pagina getoond. Besteladministratie 50

51 8. AFO 233 : PRINTEN FINANCIËLE TRANSACTIES INHOUD 8.1 Inleiding 8.2 Werkwijze 8.1 INLEIDING Alle acties in de bestelmodule die aanleiding geven tot het veranderen van de verplichtingenstand en/of de boekhoudkundige stand van een budget worden geregistreerd in een logfile. AFO 233 stelt u in staat diverse overzichten van transacties uit deze logfile op te vragen. Deze optie is gecreëerd opdat wijzigingen in budgetstanden e.d. zouden kunnen worden gecontroleerd. Globaal gezien kan worden gesteld dat elke handeling in de besteladministratie die financiële implicaties heeft, gelogd wordt en dat er overzichten van kunnen worden bekeken. Het systeem onderscheidt daarbij de volgende overzichten: overzichten per budget; overzichten per leverancier Onderstaande tabel geeft een overzicht van handelingen die gelogd worden. ACTIE IMPLICATIES OP AANTAL TEKEN VAN HET TRANSACT. BEDRAG invoer nieuwe bestellingen 1 verplichtingenstand 1 positief registratie van ontvangsten 2 verplichtingenstand 1 negatief verbetering van (deel)bestelling 3 verplichtingenstand 2 negatief en positief schrappen van bestelling prijsinvoer in bestelling 4 verbeteren van prijs in bestelling betalen van een factuur 5 terugschroeven betaling factuur 6 verplichtingenstand 1 negatief verplichtingenstand 1 negatief boekhoudkundige stand 1 negatief boekhoudkundige stand 2 positief en negatief verplichtingenstand 1 negatief boekhoudkundige stand 1 negatief verplichtingenstand 1 positief boekhoudkundige stand 2 positief en negatief annulering van bestelling 7 verplichtingenstand 1 negatief Voetnoten Besteladministratie 51

52 1 2 3 Het invoeren van giften en externe bestellingen heeft geen invloed op de verplichtingenstand. De vermelde transactie wordt voor deze bestellingen dan ook niet gelogd. De betreffende transactie wordt alleen gelogd indien uw systeem het boekhoudkundig model 11 ( ontvangst -model) volgt. De vermelde logactie wordt getriggerd door alle acties die budgettaire gevolgen hebben. U kunt daarbij denken aan : het invoeren van een nieuwe deelbestelling het schrappen van een reeds bestaande deelbestelling het veranderen van de bestelopgave in een deelbestelling het wijzigen van de eenheidsprijs in een deelbestelling 4 5 De betreffende transactie wordt alleen gelogd indien uw systeem het boekhoudkundig model 22 ( prijzen model) volgt. De betreffende transactie wordt alleen gelogd indien uw systeem het boekhoudkundig model ( factuur -model) volgt. De verplichting van (het deel van) de bestellingen genoteerd in factuur wordt bij betaling teruggeschroefd (d.i. geschrapt). Bij normale facturen wordt het betaalde bedrag van de boekhoudkundige stand afgetrokken. Noteer echter dat bij een creditnota de tekens van deze bedragen net omgekeerd zijn. 6 De betreffende transactie wordt alleen gelogd indien uw systeem het boekhoudkundig model ( factuur -model) volgt. Deze actie is het tegengestelde van de actie beschreven bij punt 5. De verplichting wordt opnieuw in rekening gebracht. (d.w.z. als positief bedrag op de verplichtingenstand gemeld). De betaalde prijs wordt teruggedraaid, m.a.w. als negatief bedrag op de boekhoudkundige stand vermeld. Merk op dat dit bij creditnota s net andersom is. 7 De verplichting van een geannuleerde bestelling wordt geschrapt bij het overhevelen van het Annuleringsdrukwerk (AFO 252) van het tijdelijke naar het definitief drukbestand. Opmerkingen 1. De logfile wordt alleen bijgehouden voor budgetten die gedefinieerd zijn via AFO 243 ( Budgetbeheer ), d.w.z. alleen voor gecontroleerde budgetten. 2. Verder worden voor deze budgetten alleen transacties genoteerd met bedragen die niet gelijk zijn aan 0 (nul). Transacties met bedragen gelijk aan 0 worden niet gelogd. Besteladministratie 52

53 8.2 WERKWIJZE Bij het gebruik van AFO 233 dient u de volgende werkwijze aan te houden : 1. Kies AFO Het systeem stelt de volgende vraag : Tik een geldig lijnnummer (1 of 2). 3. Voordat het systeem verdere specificaties vraagt dient u, afhankelijk van uw keuze, een budget of een leverancier te selecteren. Indien u heeft aangegeven dat u het overzicht voor een budget wilt bekijken, stelt het systeem de volgende vraag : Identificeer een budget door een budgetcode in te tikken. Deze budgetcode moet in AFO 243 ( Beheer budgetten ) gedefinieerd te zijn. Op dit scherm beschikt u verder ook over de lookup-functie (de?l-optie) om een lijst met gecontroleerde budgetten op te roepen. Het systeem toont standaard een lijst opgebouwd uit vier kolommen. Door onmiddellijk achter de?l een getal te tikken (1,2,3 of 4) geeft u aan dat het overzicht uit respectievelijk één, twee, drie of vier kolommen moet worden opgebouwd. U kunt een budget uit de lijst selecteren door een geldig lijnnummer op te geven. Besteladministratie 53

54 Indien u heeft aangegeven dat u het overzicht voor een leverancier wilt bekijken, stelt het systeem de volgende vraag : Identificeer een leverancier via één van de aangeboden zoekmethoden (zoeken op nummer, code of woord uit naam). Zie voor verdere opmerkingen over het identificeren van leveranciers de beschrijving van AFO 241 ( Beheer leveranciersbestand ). Indien u een leverancier geïdentificeerd heeft door middel van een woord uit de leveranciersnaam, toont het systeem een lijst van leveranciers die voldoen aan uw zoeksleutel. Tik en geldig lijnnummer om naar het scherm met de administratieve gegevens van de betreffende leverancier te gaan. Indien u een leverancier geïdentificeerd heeft door middel van een leveranciersnummer of code toont het systeem onmiddellijk het scherm met de administratieve gegevens van de betreffende leverancier. (d.i. omdat leveranciersnummers en codes uniek zijn). Tik een C om het overzicht voor de betreffende leverancier te bekijken. 4. Het systeem biedt u de gelegenheid het gewenste overzicht nader te bepalen aan de hand van volgende criteria : Start- c.q. einddatum Beide opties bieden u de mogelijkheid het overzicht te beperken op datum. Indien u bij de optie Startdatum geen datum opgeeft, schakelt het systeem terug naar stap 2. Indien u bij de optie Einddatum geen datum opgeeft, selecteert het systeem automatisch de datum van vandaag. Gebruik bij het opgeven van een start- of einddatum één van de geldige notatiewijzen zoals deze worden aangegeven in paragraaf 12 ( Geldige formaten voor het invoeren van data ) van de inleiding van dit hoofdstuk. Voor het jaar m.b.v. deze optie kunt u het overzicht beperken tot transacties van een bepaald boekhoudkundig- en verplichtingsjaar. Tik een jaartal. Aard m.b.v. de vraag Aard kunt u het overzicht beperken op alleen transacties m.b.t. de boekhoudkundige stand of alleen transacties m.b.t. de verplichtingenstand. Tik 1 indien u de verplichtingentransacties en tik 2 indien u de boekhoudtransacties wilt bekijken. Type Zoals vermeld in de inleiding worden zowel de boekhoudkundige standen als de verplichtingenstanden gewijzigd door acties die plaatsgrijpen bij bestellingen (invoer, prijsopgaves, annulaties, enz.) en bij facturen (betalen, terugschroeven van betalingen), dit alles in functie van het gehanteerde boekhoudkundige model. Bovendien kunnen deze standen ook veranderen door in het budgetbeheer Besteladministratie 54

55 (AFO 243) transacties in te voeren. De Optie Type geeft u de mogelijkheid overzichten te beperken tot transacties die hun oorsprong vinden in bestellingen, facturen of transacties. Tik 1 om de transacties m.b.t. bestellingen, 2 om de transacties m.b.t. facturen te bekijken en 3 om de transacties m.b.t. budgetten te bekijken. Schermopbouw Deze opbouw geeft u de mogelijkheid aan te geven of u een gedetailleerd overzicht of een samenvatting wilt bekijken. Tik 1 om alle geselecteerde transacties (een gedetailleerd overzicht) en 2 om gesommeerde bedragen (een samenvatting) te bekijken. Het systeem schakelt door naar de standaard-output-procedure. Kies een device. Besteladministratie 55

56 9. AFO 234 : WIJZIGEN FACTUURNUMMER INHOUD 9.1 Functie 9.1 FUNCTIE AFO 234 geeft u de mogelijkheid een bepaald factuurnummer globaal te wijzigen in een ander factuurnummer. Globaal wijzigen houdt in dit verband in dat het oude factuurnummer bij alle op deze factuur genoteerde bestelingen gewijzigd wordt. Aangezien AFO 234 invloed kan hebben op een groot aantal bestellingen, verloopt de werkwijze binnen deze AFO in drie stappen : 1. Identificatie van een bestaande factuur. Deze bestaande factuur mag niet geblokkeerd zijn; 2. Opgeven nieuw factuurnummer; 3. Verificatie nieuw factuurnummer. Let op! U kunt een bestaand factuurnummer alleen wijzigen indien de betreffende factuur niet geblokkeerd is. Besteladministratie 56

57 10. AFO 235 : PRINTEN VAN EEN FACTUUR Het systeem stelt u in staat alle ingevoerde facturen te printen. De lay-out en de inhoud van de print-out is conform de display die getoond wordt op het scherm in AFO 231 ( Registratie facturen ). Om een factuur te printen gaat u als volgt te werk. 1. Kies AFO Het systeem vraagt u de factuur die u wilt printen te identificeren. Gebruik één van de geldige methodes om een factuurnummer te identificeren. Lees paragraaf 1 ( Identificatie van een factuur ) van AFO 231 ( Registratie facturen ) voor meer informatie. Opgelet! Binnen deze AFO kunt u géén nieuwe factuur definiëren. 3. Nadat u een factuur heeft geselecteerd, vraagt het systeem hoe de bestellingen (die op de factuur genoteerd staan) op de print-out gesorteerd moeten worden. Selecteer een geldig sorteercriterium (tik een getal groter dan 0 en kleiner dan 6) : 1 sorteren op (intern) bestelnummer; 2 sorteren op titel; 3 sorteren op auteur; 4 sorteren op budget(code); 5 sorteren op extern (bestel)nummer. 4. Het systeem schakelt door naar de standaard-output-dialoog. Selecteer een device. 11. AFO 239 : DEBLOKKEREN FACTUUR INHOUD 11.1 Functie 11.2 Werkwijze 11.1 FUNCTIE Het systeem blokkeert facturen zolang ze in behandeling zijn : op het ogenblik dat een factuur geïdentificeerd wordt, wordt ze automatisch geblokkeerd; als de factuur weer verlaten wordt, wordt ze weer gedeblokkeerd. Deze blokkade wordt geplaatst om simultane updates door meerdere personen te vermijden. Besteladministratie 57

58 Indien er echter onregelmatigheden optreden (bijv. een hardware- of software-probleem) is het mogelijk dat een factuur geblokkeerd en dus ontoegankelijk blijft; Geblokkeerde facturen kunnen niet worden gemuteerd en er kunnen ook geen (nieuwe) bestellingen aan worden gekoppeld. Via AFO 239 kunnen blokkades bij facturen worden opgeheven WERKWIJZE Om een factuur te deblokkeren dient u de volgende werkwijze aan te houden : 1. Kies AFO Tijdens het herberekenen van de budgetstanden (via AFO 273, opbouw controlebestand budgetstanden ) creëert het systeem tevens een bestand met daarin alle geblokkeerde facturen. Binnen AFO 239 zijn er vervolgens twee mogelijkheden : a. Indien het systeem, de laatste keer dat AFO 273 gedraaid heeft, geblokkeerde facturen heeft gevonden, toont het systeem een overzicht van deze facturen. Op dit scherm zijn de volgende opties geldig : F : bekijken volgende pagina B : bekijken vorige pagina (alleen geldig indien eerder de F-optie gebruikt werd); A : deblokkeren alle facturen in het overzicht; Nr : deblokkeren factuur met lijnnummer Nr; <RETURN> : indentificeren van een andere factuur (d.i. een geblokkeerde factuur die niet in het overzicht is opgenomen). Het systeem schakelt dan door naar stap 3. b. Indien het systeem geen geblokkeerde facturen gevonden heeft, schakelt het systeem door naar stap Het systeem vraagt u achtereenvolgens een leverancier en een factuur te identificeren. Gebruik één van de geldige methodes om een factuurnummer te identificeren. Lees paragraaf 1 ( Identificatie van een factuur ) van AFO 231 ( Registratie facturen ) voor meer informatie. Opgelet! Binnen deze AFO kunt u géén nieuwe factuur definiëren. 4. Nadat u een factuur geïdentificeerd heeft, toont het systeem de volgende mededeling, nl. dat de factuur nu gedeblokkeerd is. Indien u als antwoord op deze vraag de <RETURN>-toets indrukt, keert u terug naar het AFO-scherm. Indien u en geldig AFO-nummer beginnend met een 2 (m.a.w. een AFO uit de besteladministratie) tikt, schakelt het systeem meteen door naar de desbetreffende AFO. Besteladministratie 58

59 Hoe kan ik een bestelling schrappen? Werkwijze : 1. Zoek de beschrijving met bestelling op. 2. Dubbelklik op de bestelling zelf. 3. Bij het overzicht van de bestellingen dubbelklik je op het desbetreffende lijnnummer van de bestelling die je wenst te schrappen. 4. Je komt nu terecht op de algemene gegevens van de bestelling. 5. Hier dien je nu eerst de ontvangsstatus teniet te doen. Dubbelklik op 8 Ontvangsstatus (zie schermafdruk). 6. Je komt terecht op volgend scherm : Selecteer het lijnnummer en klik nadien op pijl voor annuleren ontvangst/factuur Besteladministratie 59

60 7. Ga nu terug via escape op keer terug via groene pijl 8. Selecteer 7 Status bestelling en klik op rood kruis, nl. Maak actie ongedaan. 9. De status staat nu op ingevoerd. Besteladministratie 60