Uitnodiging ALV. Agenda:

Transcriptie

1 Uitnodiging ALV Het bestuur van HC Voorne nodigt u uit tot het bijwonen van de ALV op woensdag 8 oktober 2014 om uur in het clubhuis aan de Boerseweg 1 te Hellevoetsluis. (de ALV van 20 november 2014 zoals aangekondigd tijdens de laatste ALV - komt hiermee te vervallen) Agenda: Opening Mededelingen Vaststellen agenda Goedkeuring notulen ALV d.d. 21 november 2013 Verslag van de voorzitter Jaarverslag commissies Voordracht en stemming erelid/leden Financieel jaarverslag o toelichting op de balans & de staat van baten en lasten o begroting o vaststellen contributie seizoen Verslag kascontrolecommissie Benoeming kascontrolecommissie Verbouwingsplannen kleedkamers Decharge gevoerd beleid / gevoerd financieel beleid Aftreden bestuursleden (zie toelichting 1) Verkiezing bestuursleden (zie toelichting 1) Aftreden voorzitter (zie toelichting 2) Verkiezing voorzitter (zie toelichting 2) Rondvraag Sluiting en datum volgende ALV Toelichting 1: Wim van Noortwijk (vice-voorzitter / bestuurslid HTT), Sjaak Kweekel (penningmeester), Rick Scheerman (bestuurslid bar) en Marieke de Bruijne (secretaris) treden af als bestuurslid. De volgende personen hebben zich aangemeld als bestuurslid: Edriz Slater, Heleen Boender, Carola Verploegen, Marjolein Kikkert, Mirelle Westerhof en Wim Stolk. Het bestuur stelt voor bovengenoemde personen aan te nemen als bestuurslid. Toelichting 2: Paul Kroon treedt af als voorzitter. Anneke van der Helm heeft zich aangemeld als voorzitter (hieronder kunt u haar motivatiebrief lezen). Het bestuur stelt voor Anneke van der Helm aan te nemen als voorzitter. Namens het bestuur, Marieke de Bruijne Secretaris

2 Hellevoetsluis, september 2014 Geachte leden en bestuur van HC Voorne, Middels deze brief laat ik u weten dat ik mijzelf kandidaat stel voor het voorzitterschap van HC Voorne. Net als vele van onze vrijwilligers ben ik als coach/team-manager actiever betrokken geraakt bij HC Voorne. In het jeugdbestuur maakte ik kennis met HC Voorne en haar beleid. Zo n vier jaar geleden werd het jeugdbestuur opgeheven en werd dit ondergebracht bij het Hockey Technisch Team, ofwel het HTT zoals iedereen het nu kent. Het opstarten van het HTT ging niet zonder slag of stoot. We misten een duidelijke taakomschrijving en het was niet altijd duidelijk waar onze verantwoordelijkheden lagen. Samen met de toenmalige en huidige leden van het HTT en Caroline hebben we de afgelopen jaren hard gewerkt om het HTT te maken tot wat het nu is en mogen we zeggen dat het HTT samen met alle trainers, coaches en teammanager de fundering is waarop de vereniging kan bouwen. Hoewel ik nog voldoende verbeterpunten zie voor het HTT merk ik dat het voor mij tijd word een volgende uitdaging op te pakken. Deze uitdaging zie ik in het voorzitterschap voor HC Voorne. Als bestuurslid HTT ben ik nauwer betrokken geraakt bij het besturen van de vereniging. We zijn een regionale vereniging met ambitie. Onze voornaamste doelstelling is iedereen op het juiste niveau hockey aan te kunnen bieden. Daarnaast is het heel belangrijk dat wij als vereniging een veilige omgeving bieden voor iedereen die de hockey een warm hart toedraagt. Of je nu in een 1 e of in een 5 e team zit. Van onze jongste kids in FunKey tot onze trouwe supporters die iedere zondag langs de lijn staan. Iedereen is belangrijk en daarmee ook belangrijk voor onze vereniging. Binden, verbinden en een veilige sportomgeving voor ons allemaal, dat is waar ik voor sta. Als je vindt dat er iets moet veranderen dan moet je de uitdaging aangaan en de verantwoordelijkheid durven nemen om verbeteringen door te voeren. Er is een team van vrijwilligers opgestaan om de vrijgekomen posities in het bestuur in te vullen en verder te bouwen aan de toekomst van onze vereniging. Samen met hen wil ik als voorzitter deze uitdaging aangaan. Samen met het nieuwe team hoop ik dat de ALV mij het vertrouwen geeft als voorzitter van deze vereniging en dat ik samen met een compleet nieuw maar ervaren team verder mag bouwen aan de toekomst van onze vereniging. Vriendelijke groet Anneke van der Helm

3 Hockeyclub Voorne Hellevoetsluis Notulen Algemene Ledenvergadering (ALV) d.d. 21 november Nummer ALV Aanwezig namens het bestuur: Paul Kroon (Voorzitter) PK Wim van Noortwijk (Vice-Voorzitter / Bestuurslid HTT) WvN Sjaak Kweekel (Penningmeester) SK Rick Scheerman (Bestuurslid Horeca Servies) RS Marieke de Bruijne (Secretaris/ Notulist) MdB 1. Opening en welkom De voorzitter opent de vergadering en stelt vast dat er niet voldoende stemmen aanwezig zijn. Totaal zijn er 899 stemmen, waarvan 71 stemmen aanwezig. De voorzitter sluit de vergadering en stelt voor om een half uur later de vergadering opnieuw aan te vangen. Om uur opent de voorzitter wederom de vergadering. Hij heet alle aanwezigen van harte welkom. Allereerst heet hij Wim van Noortwijk van harte welkom. Hij waardeert het zeer dat Wim aanwezig is op deze vergadering ondanks het grote verlies wat hij geleden heeft en wenst hem namens bestuur en leden heel veel sterkte toe. Tijdens deze vergadering wordt afgelopen seizoen afgesloten en wordt de begroting voor 2013/2014 gepresenteerd. 2. Mededelingen Secretaris geeft aan dat er geen mededelingen / relevante binnengekomen stukken zijn. 3. Vaststellen agenda Er worden geen wijzigingen aangebracht in de agenda. 4. Goedkeuring notulen ALV d.d. 7 december 2013 De notulen van de ALV van 7 december 2013 worden goedgekeurd. 5. Kort verslag van de voorzitter Afgelopen jaar is weer een intensief jaar geweest voor HC Voorne. Onze vereniging heeft op sportief niveau weer de nodige stappen voorwaarts gemaakt. De inzet van de HTT tezamen met de hoofdtrainer gaat zijn vruchten afwerpen. Daarnaast heeft het bestuur focus gehad op normen en waarden waarbij we ook het gevoel hebben de juiste richting op te gaan gezien het aantal kaarten en het respect wat wij krijgen. Belangrijk is dat onze Dames 1 en Heren 1 het voorbeeld geven. Ons complex ligt er goed bij en we hopen dat we snel kunnen beginnen met de verbouwing van de kleedkamers. Hier is de afgelopen 40 jaar niets meer aan gedaan en we kunnen niet langer de gezondheid van de gebruikers garanderen. Het is moeilijk of kan niet meer worden schoongemaakt. De commissie en de penningmeester zullen verder gaan met het onderzoek naar subsidie en de juiste aannemer. De verbouwing van de toiletten is door vele leden zeer positief ontvangen. Helaas wordt HC Voorne nog steeds door een kleine groep vrijwilligers in het leven gehouden en hopen wij dat het komend jaar nieuwe vrijwilligers bijkomen. Als bestuur zijn we zeer trots met de groep vrijwilligers die de vereniging ieder jaar weer een stap laten groeien. 6. Jaarverslag commissies

4 HTT: Normen en waarden Sportiviteit en respect komt ook steeds nadrukkelijker op de agenda van het HTT te staan. Twee leden van het HTT zijn naar de workshop Sportief besturen geweest. Dit was een zeer informatieve bijeenkomst waar ook besturen van andere verenigingen aanwezig waren. Centraal staat leren van elkaar en ontdekken dat andere verenigingen tegen dezelfde dilemma s aanlopen. Het voltallige HTT en een aantal coaches is naar de theatervoorstelling Wel winnen hé geweest. In deze voorstelling werd het coachen van jeugdteams met een knipoog gepresenteerd. Zeer herkenbare situaties en velen in de zaal keken regelmatig in een spiegel. Wederzijds respect voor elkaar is belangrijk binnen een vereniging. Het afgelopen seizoen heeft het bestuur samen met het HTT een paar keer hard op moeten treden en zeer vervelende besluiten moeten nemen. Wij menen dat deze maatregelen een positief effect hebben gehad waarbij wederzijds respect voor elkaar is hersteld. We zien een positieve ontwikkeling in de teams. Respect, inzet, teamspirit, motivatie en discipline staan weer hoog in het vaandel bij iedereen. Het afgelopen seizoen werd het HTT geconfronteerd met kwalijk pestgedrag binnen een team. Door het organiseren van bijeenkomsten met ouders en betrokken kinderen hebben we dit naar ieders tevredenheid op kunnen lossen. Het geheel maakte ons wel bewust van het feit dat er bij HC Voorne geen duidelijk pestprotocol is. Dit moet door de vereniging worden opgepakt. HTT organisatie Het HTT begon vorig seizoen met vijf leden. In december werd het team uitgebreid met een jongste jeugd coördinator. Omdat zijzelf geen kinderen meer had op de hockey is een van de leden aan het eind van het seizoen gestopt. Vorig seizoen hadden we: 10 jongste jeugd teams 21 junioren teams 7 senioren teams In de veldcompetitie hadden we een team in de TOP klasse en een team in de SUB-top. Beide teams hebben zich goed staande gehouden in die poules. Dit seizoen konden we in de zaal drie kampioen huldigen. Helaas hadden we op het veld geen kampioenen, wel heeft een aantal teams een mooie tweede plaats gehaald en hebben zij tot het laatst gestreden voor het kampioenschap. Binnen de jeugd zien we een grote aanwas in de jongste lijnen. Wij zien een tendens dat na de A- lijn veel spelers hun lidmaatschap opzeggen. De voornaamste reden is studie in een andere stad. Wij zijn zoekende naar een oplossing om deze leden aan Voorne te blijven verbinden. Ideeën zijn van harte welkom. Voor het HTT beginnen de voorbereidingen voor het nieuwe seizoen direct na de zaalperiode, want op dat moment beginnen we al met het selectieproces. Vanaf begin maart tot midden mei worden de volgende stappen genomen om tot een goede teamindeling te komen: Aftrap met alle coaches, trainers en teammanagers waarin het hele proces wordt uitgelegd Beoordelingsperiode door coaches, trainers en teammanagers Eerste selectie op basis van beoordelingen wordt opgemaakt door het HTT en besproken met de coaches. N.a.v. die gesprekken wordt een tweede voorstel gemaakt en wederom besproken. Er volgt een derde voorstel welke ter goedkeuring aan de coaches wordt gestuurd Indien er geen verdere besprekingen meer nodig zijn en een ieder achter de keuzes staat worden de teams in de loop van mei gepubliceerd. Al met al een proces dat drie tot vier maanden duurt waarbij de inbreng van de coaches zeer waardevol is. Nieuwe ontwikkelingen 2

5 FunKey Dit seizoen is gestart met FunKey voor kinderen van vijf jaar. Met FunKey maken de kinderen op een leuke manier kennis met bewegen en starten we heel voorzichtig met de grondbeginselen van hockey, echter nog zonder stick en bal. De groep kinderen is nog klein er kunnen nog kinderen bij. Hockey Academy Aan het eind van het seizoen hebben we een pilot gedraaid met de Hockey Academy. Op basis van de positieve reacties is besloten een driejarige samenwerking aan te gaan met deze organisatie. De hockey Academy is voor iedereen, coaches, trainers en spelers. In het systeem staat per week aangegeven welke trainingen gevolgd moeten worden. Spelers kunnen inloggen en specifieke technieken bekijken. Aanvoerdersbijeenkomst Naast de bijeenkomsten met coaches, trainers en teammanagers gaat het HTT ook graag in gesprek met de aanvoerders van de teams. Wij richten ons met name op de aanvoerders vanaf de C-lijn. We bespreken met elkaar wat de taken en verantwoordelijkheden van een aanvoerder zijn en wij spreken elkaars verwachtingen uit. Seizoen We blijven investeren in talenten waarbij we jonge talenten de kans geven om in hogere teams mee te spelen (met name bij heren1 en dames 1). Het HTT bestaat inmiddels weer uit 6 leden + een senior coördinator speciaal voor HA/DA/DDA teams. Wij zoeken nog een HTT-lid die ons team wil komen versterken zodat we alle andere ideeën die leven vorm kunnen gaan geven. Onze wensenlijst bestaat o.a. uit: Trainersbegeleiders voor jonge trainers Organiseren van bijeenkomsten voor ouders, tactische uitleg, spelregels, selectieproces, hun rol langs de lijn of wellicht binnen de lijn. Doel: betrokken ouders die ook durven te coachen Hoe kunnen we A-junioren vasthouden voor de senioren lijn Sportiviteit en respect Voorlichtingsavonden voor ouders waarin we meer vertellen over hockey, spelregels in een notendop, werkwijze HTT etc. Materiaal commissie: De doelstelling van de materiaal commissie is om veilig materiaal aan te schaffen tegen een zo gunstig mogelijke prijs. Veiligheid staat op nummer 1. De commissie is druk bezig verouderd materiaal te vervangen en zijn hiermee in de eindfase. Keeperscommissie: De keepers commissie en de materiaal commissie zijn samengevoegd. Doelstelling: Liesbeth van der Wagt gaat intern een opleiding organiseren voor alle keepers en keeperstrainers. Tevens wil zij een keepersclinic gaan organiseren. Sponsor commissie: De sponsor commissie had 2 doelstellingen, t.w.: sponsoring D1 / H1 en een clubkleding contract afsluiten met Sport Beide doelstellingen zijn gehaald. Tevens hebben zij vele van de de lopende sponsor contracten weten te behouden en nieuwe contracten afgesloten. Aangezien de commissie op dit moment uit te weinig leden bestaat zijn zij dringend op zoek naar nieuwe leden. Ledenwerf commissie: De commissie is druk bezig geweest op en rond de velden en heeft 10 nieuwe vrijwilligers gevonden. 3

6 Arbitrage commissie: De arbitrage commissie is in rustiger vaarwater gekomen omdat zij organisatorisch veranderingen heeft doorgevoerd en een aantal nieuwe commissie leden heeft. Doordat de club de verplichting van het behalen van een scheidsrechter kaart weer hoog in het vaandel heeft, zijn er zeer veel nieuwe (talentvolle) jonge scheidsrechters die in de weekenden ingezet kunnen worden. De focus van de commissie ligt nu dus ook bij de begeleiding van deze nieuwe scheidsrechters. Het streven is om de arbitrage commissie los te zetten van het HTT en de arbitrage naar een hoger niveau te brengen. Ledenadministratie: Afgelopen seizoen hebben zich veel nieuwe jeugdleden aangemeld. HC Voorne heeft een piramide opbouw voor wat betreft leeftijd. De ledenadministratie is voor het ledenadministratiesysteem overgegaan van All United naar Lisa. Bar commissie: Er is een inhaalslag gemaakt met de keuken. Door aanschaf van nieuw apparatuur kan een breder assortiment worden aangeboden. Sinds kort is het mogelijk om te pinnen. De commissie wil zo min mogelijk cash aanwezig hebben in de kassa. Er hebben zich 4 nieuwe vrijwilligers / supervisors aangemeld. Connie Keemink en Jeanette Waalboer zijn vaste betaalde krachten achter de bar. 7. Financieel verslag Toelichting op de balans & staat van baten en lasten. Begroting De cijfers welke gepresenteerd door de penningmeester kunt u vinden op de laatste pagina s van deze notulen. 8. Verslag kascontrolecommissie De administratie is bekeken en gecontroleerd en er zijn geen onvolkomenheden geconstateerd. Zij vragen de vergadering om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde beleid en gevoerde financiële beleid Alle aanwezigen gaan akkoord met de decharge. 9. Decharge gevoerd beleid Alle aanwezigen verlenen decharge aan het bestuur voor het gevoerde financieel beleid Benoeming kascontrolecommissie Anko Gernaat treedt af als lid van de kascommissie. Henk van Leeuwen en Hilbert Kikkert blijven in de commissie. Gevraagd wordt naar een 1 e reserve. Helaas biedt niemand zich aan. 11. Bestuurssamenstelling Het bestuur stelt voor Anneke van der Helm te benoemen tot bestuurslid. Alle aanwezigen gaan unaniem akkoord. De voorzitter heet Anneke van harte welkom en wenst haar succes met het uitoefenen van haar functie. 12. Verbouwingsplannen kleedkamers 4

7 Vier jaar geleden heeft het vorige bestuur verbouwingsplannen voorgelegd aan de ALV. De huidige bestuursleden hebben deze plannen verder bestudeerd en kwamen tot de conclusie dat de financiële risico s voor een dergelijke verbouwing te hoog waren. Op dit moment voldoen de kleedkamers niet meer aan de normen van deze tijd. Noodgedwongen zijn de toiletgroepen in het clubhuis al gerenoveerd. Het bestuur is van mening dat langer wachten met verbouwen geen optie meer is. Derhalve willen wij u nu de plannen voor de verbouwing van de kleedkamers voorleggen: Vorig jaar heeft de bouwcommissie zich al gebogen over tekeningen en offertes. De hoogte van de uitgebrachte offertes werden met schrik ontvangen. Wederom om de tafel en de wensen teruggebracht tot BASIC. Er zijn nieuwe tekeningen waarbij de 4 kleedkamers gehandhaafd blijven. We gaan dus niet naar 8 kleedkamers, zoals eerder voorgesteld. We zijn genoodzaakt om de riolering geheel te vernieuwen aangezien de stank daar vandaan komt. De vloer moet helemaal open, wat inhoud dat er een nieuwe vloer gestort moet worden. Tevens zullen alle muren opnieuw betegeld worden. De huidige doucheruimtes blijven gehandhaafd en voorzien van nieuwe leidingen en kranen. Afvoer aanpassen en ook daar opnieuw tegelwerk. Banken en kleding haken worden vervangen. In elke kleedruimte zit een toilet welke vernieuwd zal worden. Ook is er in elke kleedruimte een berging. Ook deze zullen volledig vernieuwd worden. Er is ons voorgerekend dat deze verbouwing omstreeks ,-- gaat kosten. Dit is een schatting van de architect. Het bestuur vraagt de vergadering het volgende: - Een maximaal bedrag te mogen besteden aan de kleedruimten en alle zaken die daarmee gemoeid zijn tot een bedrag van maximaal ,--. Dit bedrag wordt als volgt bijeen gebracht; 1/3 deel eigen geld, 1/3 deel gefinancierd met gemeente garantie en 1/3 deel subsidie. De penningmeester schets de financiële gevolgen voor de vereniging, indien akkoord wordt gegaan met de verbouwing zoals hierboven voorgesteld: Op de begroting is al 5.000,- financieringskosten opgenomen. Wanneer 1/3 deel gefinancierd wordt, zijnde ,- en dit wordt in 10 jaar terugbetaald dan zijn de aflossingskosten 4.300,- per jaar. De rente is op dit moment laag. Stel een rente van 5%, dan lopen de rente lasten af vanaf jaar één 2.150,- naar 400,- in het tiende jaar. Het bestuur verwacht dat we deze lasten kunnen dragen aangezien volgend jaar de kosten post van het leasen van veld 1 ad ,- per jaar vervalt. Het leasecontract is dan ten einde. Het bestuur is van mening dat wanneer we binnen een periode van 3 jaar een veld moeten vervangen de financiële gevolgen te dragen zijn door de club, wanneer we eenzelfde financieringsconstructie kiezen als bij de verbouwing van de kleedkamers, t.w.: 1/3 voor eigen rekening, 1/3 deel gefinancierd en 1/3 deel subsidie. Het bestuur vraagt de vergadering of zij akkoord gaat met het vervangen van de kleedkamers met een maximale investering van ,-. Alle aanwezigen geven unaniem toestemming voor het vervangen van de kleedkamers tot een maximale investering van ,-. Indien de subsidie van de Gemeente wordt afgewezen, zal er een nieuwe ALV worden uitgeschreven om te bepalen of de verbouwing nog doorgaat en hoe e.e.a. gefinancierd zal gaan worden. 13. Onderzoek samenwerking regionale clubs (HC Voorne en HC Forcial) De voorzitter geeft aan dat er een oriënterend gesprek is geweest met HC Forcial over eventuele samenwerking/fusie tussen beide clubs. Volgens het bestuur is de noodzaak hiervan hoog. Om de hockey sport te kunnen blijven beoefenen in de regio Voorne-Putten en gezien de gemeentelijke 5

8 herindelingen die aanstaande zijn, vraagt het bestuur de vergadering toestemming om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn tot samenwerking/fusie. De vergadering geeft unaniem toestemming. 14. Rondvraag Liesbeth van der Wagt: Ik heb geen stemrecht omdat ik geen lid ben van de club. Er zijn meerdere personen in dezelfde positie. Is het mogelijk dat wij stemrecht krijgen? Voorzitter geeft aan dat dit is omdat e.e.a. op deze manier geregeld is in de statuten van de vereniging. Hij geeft aan hiernaar te kijken en volgende ALV hierop terug te komen. 15. Sluiting en datum volgende ALV De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun aanwezigheid en sluit de vergadering. Datum volgende ALV: 20 november 2014, tenzij een eerdere ALV noodzakelijk is. 6

9 7

10 8

11 9

12 10