Materialiteit, nu en in de toekomst

Transcriptie

1 Materialiteit, nu en in de toekomst 25 mei 2018 Circl, Amsterdam

2 Agenda 1 Introductie 2 Tijdlijn wat hebben we gezien? 3 Nu wat zien we? 4 Toekomst wat gaan we steeds meer zien? 5 Interactie 2 2

3 Sli.do resultaten poll

4 Sustainalize

5 Kort voorstellen Nick de Ruiter & Mart van Kuijk Nick Mede-oprichter Sustainalize 10+ jaar ervaring in duurzaamheid Specialist in strategie & prestatiemonitoring en rapportage Mart Drie jaar werkzaam bij Sustainalize als consultant Ervaren in integratie SDG s, materialiteit en benchmarks 5

6 We ondersteunen organisaties op veel verschillende manieren Sustainability strategy Managing & measuring Reporting Marketing & communication Benchmarks & ratings Impact measurement & value creation Assurance Sustainable procurement Training & education

7 Een overzicht van onze referenties

8 Even opwarmen Impact analyse? Strategievorming? Net ophalen? Wat is het doel van een materialiteitsanalyse? Contact met stakeholders? Reporting tool?

9 Tijdlijn

10 Van vroeger tot nu Tijdlijn Vroeger: Saaie jaarverslagen / greenwashing 2005: Eerste materialiteitsanalyse: Shell 2013: Materialiteitsmatrixen in de boeken (G4) 2016: GRI Sustainability Reporting Standards (SRS) 2017: Integrated Thinking als basis voor materialiteit Vroeger Nu

11 GRI vs. IIRC Definities materialiteit Materiality: An integrated report should disclose information about matters that substantively affect the organization s ability to create value over the short, medium and long term

12 Nu

13 Van Long List tot materialiteitsmatrix Het proces in drie stappen Bouwen van Long List Creëren van Short List aan materiële onderwerpen Prioriteren en ranken van materiële onderwerpen Aantal onderwerpen +/ /-12 Long List

14 Belangrijk om een zo volledig en uitgebreid mogelijke Long List als uitgangspunt te nemen Bouwen van Long List Op basis van internationale wetgeving, normen en standaarden, peers en media, bouwen we een lange lijst van mogelijke materiële onderwerpen. Documenten die we gebruiken zijn o.a. : Relevante wetgeving, richtlijnen en kaders (SASB, GRI, sectorrichtlijnen, ISO26000, DJSI etc.) Media analyse (Mega) trends Jaarverslagen en materialiteit peers Sectorgerelateerde rapporten Tip: Voorkom dat u bepaalde thema's over het hoofd ziet en identificeer nieuwe onderwerpen die mogelijk van materieel belang zijn voor de middellange of lange termijn. *deel Long List financiële organisatie (totaal 350 onderwerpen)

15 Van Long List tot materialiteitsmatrix Het proces in drie stappen Bouwen van Long List Creëren van Short List aan materiële onderwerpen Prioriteren en ranken van materiële onderwerpen Aantal onderwerpen +/ /-12 Short List

16 Van een lange lijst naar een korte lijst Short List Uit de lange lijst identificeren we onderwerpen die het meest aanwezig zijn in de bronnen die we gebruiken Meest voorkomende onderwerpen worden vervolgens gecontroleerd en afgestemd op het bedrijf inclusief definities Het management heeft onderwerpen en definities gecontroleerd en geverifieerd om organisatie mee te krijgen De Short List is het startpunt voor de stakeholderconsultatie en het prioriteren van onderwerpen Doel: Tot een beheersbare lijst komen van mogelijke materiële onderwerpen die moeten worden beoordeeld. Beide stappen 1 en 2 legitimeren de keuze van onderwerpen en worden geanalyseerd in de volgende stap

17 Van Long List naar materialiteitsmatrix Het proces in drie stappen Bouwen van Long List Creëren van Short List aan materiële onderwerpen Prioriteren en ranken van materiële onderwerpen Aantal onderwerpen +/ /-12 Desk research Survey Dialoog Materialiteitsmatrix

18 Door middel van externe en interne documenten informatie ophalen Desk research Input voor onderzoek: Huidige strategie en waardecreatie Meest recente verslag Materiële onderwerpen voorgaande jaren Verslaggeving van peers GRI Standards, Transparantiebenchmark, SDG s, ISO26000, DJSI Trendrapportages (MVO Nederland, World Economic Forum) Media-analyse Interne documenten (reputatieonderzoek, consumentenonderzoek)

19 Kwantitatieve gegevens verzamelen als input voor de matrix Validatie d.m.v. surveys Wordt gebruikt om de x-as en y-as te ijken Uitsturen van survey om onderwerpen te laten prioriteren Resultaten zijn gekwantificeerd en goed te gebruiken voor een matrix Ontvang gegevens van verschillende stakeholdergroepen, waaronder: klanten, medewerkers en aandeelhouders en investeerders Krijg inzicht in verschillen tussen stakeholdergroepen Gebruik maken van online survey tools, e.g. Qualtrics Tip: Voorkom stakeholder fatique en probeer effectief stakeholders mee te nemen Let ook op verandering x-as met GRI SRS (impact van organisatie op PPP)

20 Luisteren naar je stakeholders en de dialoog aangaan Stakeholderdialoog Kan gebruikt worden om de y-as en de x-as te ijken Verschillende mogelijkheden voor dialoog: Stemmen Break-out sessies Interactieve elementen Pre-reads Terugkoppelingen Etc. Stakeholder dialogen worden gefaciliteerd door moderators in de break-out sessies Ruimte voor het bespreken van dilemma s en samen oppakken van acties (stakeholders en organisatie) Ook mogelijk als extra check op een survey en voor het bespreken van resultaten Drie type dialogen: Deep-dive interviews / sessies Stemmen voor materialiteitsanalyse Herijken matrix

21 Opvolging in verslag Matrix en materiële thema s De horizontale as geeft het niveau van impact van de organisatie op ecologische, sociale en economische thema s De verticale as geeft de invloed van de onderwerpen op de beoordelingen en beslissingen van de belanghebbenden weer Onderwerpen die hoog scoren op beide assen vertegenwoordigen de materiële onderwerpen.

22 Opvolging in verslag en connectie met andere onderdelen Matrix en materiële thema s

23 Welke valkuilen moeten we voor uitkijken? Een aantal voorbeelden Alles is belangrijk Iets te veel onderwerpen Iets te weinig onderwerpen Stakeholders zijn het volledig met elkaar eens

24 Toekomst

25 Wat zien we gebeuren? Acht elementen die we met jullie willen delen: Input strategie Stakeholdermanagement Stakeholdergovernance Board room Communicatiemiddel Geïntegreerd of MVO? Connectiviteit Big Data en digitaal

26 Het toevoegen van extra dimensies aan de materialiteitsmatrix Materialiteitsmatrix Aegon Sinds 2014 rapporteert Aegon haar materiële thema s door aan te geven waar ze invloed op hebben en wat ze kunnen beheersen d.m.v. omvang van de bubbels.

27 Het toevoegen van extra dimensies aan de materialiteitsmatrix Materialiteitsmatrix Aegon Sinds 2014 rapporteert Aegon haar materiële thema s door aan te geven waar ze invloed op hebben en wat ze kunnen beheersen d.m.v. omvang van de bubbels.

28 Het toevoegen van extra dimensies aan de materialiteitsmatrix Materialiteitsmatrix BAM BAM gebruikt de grootte van de bollen om impact te laten zien: De puntgrootte vertegenwoordigt de impact van BAM's prestaties op de samenleving (gemanipuleerd voor grafisch reden). Grote puntgrootte reflecteert grote impact op de samenleving

29 Niet enkel als reporting tool, maar als input voor strategie Materialiteitsanalyse KPN KPN rapporteert volgens de GRI Standards Organisatie maakt onderscheid tussen "waarde behoudende onderwerpen" en "waarde creërende onderwerpen" Ze hebben besloten om de "waarde behoudende onderwerpen" uit de matrix te verwijderen omdat ze deze hoe dan ook zullen rapporteren Deze tweedeling gebruiken ze voor meerdere interne doeleinden

30 Niet enkel als reporting tool, maar als input voor strategie Euroclear - Meenemen van de urgentie om actie te ondernemen Alles onder de lijn behoeft minder focus Alles boven de lijn is een prioriteit voor de CSR strategie

31 Stakeholdermanagement niet los zien van de materialiteitsanalyse maar juist integreren Waarom belangrijk? Integratie met materialiteitsanalyse Bijdragen aan de license to operate en langetermijnagenda Managen van risico s en reputatie Beter begrip over complexe operationele omgevingen Inzicht in de urgentie van onderwerpen Bijdragen aan het bouwen van op vertrouwen gebaseerde stakeholderrelaties

32 Laat stakeholders meedenken over hoe u de informatie moet presenteren Stakeholdergovernance Experts in het veld en uit de sector advies laten geven Open discussie over hoe de informatie het beste gepresenteerd kan worden Ieder jaar terugkoppeling en verbetering

33 Vertalen van stakeholderbelangen naar positionering Stakeholdergovernance

34 Materialiteit als input voor de board room Waarom is dit belangrijk voor bestuurders? Materialiteit moet betrouwbaar en ingebed zijn zodat het hoger management erop kan steunen Materialiteit kan gezien worden als de essentie van directeuren, hun fiduciary duty om de organisatie te managen Materialiteit biedt de board een unieke kans om concreet en duidelijk uit te vragen wat de rol van hun organisatie is in de maatschappij Belangrijk voor het vormen van de lange termijn waardecreatie (Corporate Governance Code) Wanneer de board mee is en de materialiteit van onderwerpen onderschrijft zal de rest van de organisatie sneller volgen

35 Materialiteit als communicatiemiddel Wat kan er beter?

36 Materialiteit als communicatiemiddel Wat is er fout aan het gebruik van materialiteit als communicatie tool? Geen input voor strategie Bijsturen niet mogelijk Slechts een deel van de managementcyclus

37 Het is vaak nog niet geïntegreerd genoeg, teveel MVO Waarom zouden bedrijven het moeten integreren? Benaming in sommige gevallen te veel gericht op duurzaamheid Verlies van geloofwaardigheid binnen de organisatie als de focus op MVO te groot is Medewerkers werpen blokkades op Evenwicht in thema s zorgt voor meer begrip organisatie VS

38 Hoe hangen duurzaamheids thema s, risico s en financiën samen? Integrated materiality diagram Annual Report 2017 Holistische beoordeling van de belangrijkste risico's, problemen en kansen Afgestemd op de strategische aandachtsgebieden Geïntegreerde jaarlijkse oefening om te profiteren van de belangrijkste kansen, evenals identificeren en mitigeren risico s

39 Gebruiken van resultaat als managementtool - connectiviteit Wessanen annual report 2017 Materialiteit als input gebruiken voor focus thema s Uitwerken in een scorecard Sturen op managementinformatie Connectie leggen met andere onderdelen zoals strategie, risico s en governance

40 Big Data heeft veel potentie, maar is er nog niet Materialiteitsanalyse en Big Data Disrupts het traditionele materialiteitsproces Gebruik is nog in ontwikkeling Bruikbaar als toevoeging in huidige analyses Gebruik maken van grote hoeveelheden informatie zoals: o Industry / peer benchmarking o Trendrapporten o Social media / media o Wijzigingen in wetgeving en richtlijnen Voordelen: Sneller Voorkomt stakeholder fatique Continue

41 Live input van je stakeholders? Continuous materiality Begint met zelf inzicht geven in huidige situatie Continue input van stakeholders Constante toets op materiële thema s Ontvang input van stakeholders die daadwerkelijk geïnteresseerd zijn (positief / negatief) Als input voor stakeholder governance

42 Afsluiting interactie