PROVINCIALE STATEN VAN OVERIJSSEL. Reg.nr. P^Aol*?>/*-# 1 4 JAN Dat. ontv.: Routing

Transcriptie

1 Luttenbergstraat 2 Postbus GB Zwolle Telefoon Fax overijssel.nl postbus@overljssel.nl RABO Zwolle Aan Provinciale Staten van Overijssel PROVINCIALE STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr. P^Aol*?>/*-# Dat. 1 4 JAN 2013 ontv.: Inlichtingen bij dhr. F. Schepers "Telefoon F.Scl iepers@overijssel.nl a.d. Management Letter 2012 Routing Bijl.: Datum Kenmerk 2013/ Pagina 1 Toezending aan Provinciale Staten met oogmerk: [X] ter informatie [ ] anders, en wel: Bijlagen I. Management Letter PwC 2012 (bijgevoegd) Onze accountant PwC heeft in oktober 2012 de jaarlijkse interim controle uitgevoerd. Deze controle wordt uitgevoerd ter voorbereiding op de controle van het Jaarverslag 2012, en is vooral gericht op het beoordelen van de interne beheersing binnen de organisatie. De bevindingen van de interim controle zijn opgenomen in de Management Letter 2012, die wij via deze brief ter informatie op uw verzoek aan u doen toekomen (zie bijlage). Het college zal de bevindingen uit de Management Letter waar nodig van commentaar voorzien dan wel meenemen in haar reactie op het Rapport van Bevindingen dat de accountant bij het Jaarverslag oplevert. Gedeputeerde Staten van Overijssel, voorzitter, ^ama^^^^ secretaris, Datum verzending 11: JAN 2013 provincie veiïjssel

2 Rapportage interimbevindingen controle 2012 Grip op de financiële positie Provincie Overijssel 11 december 2012

3 Aan de directie van de provincie Overijssel T.a.v. de heer M. de Graaf (Eenheid Bedrijfsvoering) Postbus AM Zwolle 11 december 2012 WO/e /SJD/AdB Geachte college, Hierbij ontvangt u onze tussentijdse bevindingen met betrekking tot onze jaarlijkse controle van de jaarrekening van provincie Overijssel voor het boekjaar dat eindigt op 31 december Onze werkzaamheden tot nu toe zijn uitgevoerd in overeenstemming met ons controleplan Onze bevindingen zijn openlijk en constructief op 7 november 2012 besproken met de eenheid Bedrijfsvoering. Onze belangrijkste bevindingen tot nu toe hebben betrekking op: 1. De digitalisering van het subsidieproces. 2. Bijstelling op onderdelen van het baten- en lastenstelsel. 3. Verwerking ILG/Natuurakkoord. 4. Waardering van provinciaal vastgoed. 5. Sturing op gemeenschappelijke regelingen (grondexploitaties). 6. Gevolgen Wet HOF. 7. Aandachtspunten inrichting Shared Service Center. Dit rapport bestaat uit vier delen. Deel 1 beschrijft onze belangrijkste bevindingen met betrekking tot de geïdentificeerde risico s in het controleplan. Deel 2 beschrijft onze visie met betrekking tot uw interne beheersing voor zover wij deze hebben geëvalueerd tijdens onze controle. Deel 3 geeft een overzicht van wat ons verder is opgevallen en deel 4 bevat een doorkijk naar de jaarrekeningcontrole Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We zijn uiteraard graag bereid om de inhoud van dit verslag nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. W.J.J. Verdegaal-Ong RA PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Newtonlaan 205, 3584 BH Utrecht, Postbus 85096, 3508 AB Utrecht T: , F: , PwC is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK ) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

4 Inhoudsopgave 1. Onze tussentijdse bevindingen met betrekking tot de geïdentificeerde risico s in het controleplan Tussentijdse bevindingen ten aanzien van geïdentificeerde risico s 4 A. Bijlagen 25 A.1. Omvang van onze interim-werkzaamheden Onze evaluatie van uw interne beheersing Huidige niveau van interne beheersing is goed Onze bevindingen ten aanzien van uw interne beheersing Opvolging van eerder gecommuniceerde bevindingen Onze mening ten aanzien van de geautomatiseerde gegevensverwerking Aandachtspunten vorming SSC Wijzigingen applicatielandschap doorgevoerd Twin-datacenter gerealiseerd Technisch beheer SAP-omgeving uitbesteed aan MyBrand Bevindingen IT General Controls Wat ons verder is opgevallen Wet HOF De ontwikkeling van het Shared Service Centre vraagt uw aandacht Geen signalen van fraude Vooruitkijkend naar de jaarrekeningcontrole Aandachtspunten met betrekking tot het afsluitingsproces en de jaarrekeningcontrole Impact notities Commissie BBV op de verantwoording van de provincie Overijssel 24 PwC Page 3 of 25

5 1. Onze tussentijdse bevindingen met betrekking tot de geïdentificeerde risico s in het controleplan 1.1. Tussentijdse bevindingen ten aanzien van geïdentificeerde risico s In deze paragraaf bieden wij u een update van de belangrijkste financiële verslaggevingrisico's die we geïdentificeerd hebben en overeengekomen zijn tijdens de planningsfase van onze controle. Over het algemeen is onze risico-inschatting ongewijzigd ten opzichte van de risico's zoals samengevat in ons controleplan zoals weergegeven in de onderstaande tabel. Deze tabel bevat de resultaten van onze interim-werkzaamheden met betrekking tot deze risico's, alsmede de impact van onze bevindingen op de eindejaarscontrolewerkzaamheden. Geïdentificeerde risico's in auditplan Gevolgen van de wet HOF Uitgevoerde interim-werkzaamheden Wij hebben met u gesproken over de ontwikkelingen op het gebied van de wet HOF. Daarnaast hebben wij met u gesproken over het proces omtrent liquiditeitsbeheer, treasury en hebben wij kennisgenomen van de informatie zoals opgenomen in uw begroting Zie verder ook hoofdstuk 4. Conclusies en eindejaarscontrole reactie De beoogde ingangsdatum van de wet HOF is 1 januari Voor de jaarrekening 2012 zal deze ontwikkeling naar verwachting geen effect hebben. Wel is het van belang om in de jaarrekening 2012 reeds informatie op te nemen over de referentiewaarde voor 2012, het begrote EMU-saldo voor 2012, de werkelijke realisatie en de verklaring voor de afwijkingen. In de begroting 2013 is een overschrijding van het EMU-saldo opgenomen van EUR 136,5 mln. Voor de provincie is voor 2013 een referentie waarde van EUR 82,7 mln. bepaald. In de begroting 2013 zijn geen maatregelen opgenomen om deze overschrijding te voorkomen of te beperken. Wel zijn in november 2012 de Staten geïnformeerd over de ontwikkelingen rondom de wet HOF. Hierin is aangegeven dat het college naar verwachting begin 2013 zal komen met een aantal maatregelen. Belangrijk aspect in de interne beheersing betreft het maken van liquiditeitsprognoses. Wij hebben het proces omtrent het liquiditeitsbeheer beoordeeld en zijn van mening dat in de afgelopen jaren een verbetering van de kwaliteit van de liquiditeitsprognoses is gerealiseerd. Wel dient nog een duidelijke koppeling met het EMU-saldo te worden gemaakt en dienen de prognoses in meer detail te worden opgesteld. PwC Page 4 of 25

6 Geïdentificeerde risico's in auditplan Gevolgen van het verplicht stellen van schatkistbankieren Uitgevoerde interim-werkzaamheden Wij hebben tijdens de interim-controle met uw treasurer gesproken over de ontwikkelingen en gevolgen van het verplicht stellen van schatkistbankieren voor de provincie Overijssel. Op dit moment beperken de gevolgen zich tot de gelden die zijn ondergebracht bij de vermogensbeheerders. Hiervoor geldt dat door het Rijk nader overleg zal worden gevoerd met de provincie Overijssel. Dit aangezien het vermogen door middel van een meerjarige aanbesteding bij twee vermogensbeheerders is ondergebracht. Conclusies en eindejaarscontrole reactie Er vindt nog nader overleg plaats met het Rijk. Voor de jaarrekening 2012 naar verwachting geen effect. ILG Natuurakkoord Waardering Obligatieportefeuille Wij hebben met u gesproken over de afrekening van het ILGbudget Wij hebben begrepen dat inmiddels een vaststellingsovereenkomst is getekend tussen Rijk en provincie. De financiële gevolgen hiervan zijn inzichtelijk gemaakt en dienen nog te worden vertaald naar de financiële administratie. Dit vraagt nog actie van Overijssel voor het opstellen van de jaarrekening Deze actie is inmiddels ingezet. In hoofdstuk 4 gaan wij hier nader op in. Bij de jaarrekeningcontrole 2011 hebben wij de waardering van de obligaties gecontroleerd. Hierbij bestaat op basis van het BBV een belangrijke relatie met de liquiditeitsprognose. Uit de jaarrekeningcontrole zijn geen afwaarderingen gebleken. Wij hebben de opvolging besproken met de organisatie, inclusief de liquiditeitsprognose. Tijdens de jaarrekeningcontrole zullen wij de getekende vaststellingsovereenkomst beoordelen, inclusief de analyse van provincie Overijssel over de financiële gevolgen. Daarnaast zullen wij de juiste verwerking van de ILG-transacties in de balans, als gevolg van de vaststellingsovereenkomst, gegevensgericht controleren. Bij de jaarrekeningcontrole zullen wij de waardering wederom beoordelen. Hierbij zal door Overijssel moeten worden uitgezocht in hoeverre duurzame waardeverminderingen dienen te worden doorgevoerd. Dit mede in relatie tot de liquiditeitsbehoefte in komend jaar. Wij hebben de liquiditeitsprognoses beoordeeld en zijn van mening dat de prognoses nader gedetailleerd moeten worden opgesteld. Een belangrijk verbeterpunt. Waardering deelnemingen Wij hebben de belangrijkste risico s uit deelnemingen, maar ook uit gemeenschappelijke regelingen besproken. Concreet dient bij het opstellen van de jaarrekening een adequate onderbouwing te worden opgesteld van de waardering van de deelnemingen en risico s uit hoofde van deelname aan gemeenschappelijke regelingen. Zie ook hoofdstuk 2.3. Per deelneming en gemeenschappelijke regeling zal worden gecontroleerd in hoeverre risico s bestaan op een lagere marktwaarde (deelnemingen) dan wel het moeten treffen van een voorziening (als gevolg van een negatief eigen vermogen) voor de gemeenschappelijke regelingen. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn o.a. ADT, HMO, RBT. PwC Page 5 of 25

7 Geïdentificeerde risico's in auditplan Begrotingswijzigingenbeleid Inrichting van het Shared Service Center Uitgevoerde interim-werkzaamheden In 2012 zijn door de Staten nieuwe spelregels rondom begrotingswijzigingen vastgesteld. Dit heeft o.a. gevolgen voor de wijze waarop wordt omgegaan met begrotingswijzigingen in het kader van de Kracht van Overijssel. Wij hebben hier tussentijds diverse malen over gesproken met de organisatie. Daarnaast hebben wij besproken in hoeverre hier specifieke interne controles op worden uitgevoerd. Hierbij is het van belang om specifieke interne controles op de naleving van de spelregels in te richten. Wij hebben gesproken met de organisatie over de stand van zaken rondom de inrichting van het Shared Service Center per 1 januari 2013 (IT, personeelszaken, inkoop). Zie ook hoofdstuk en 3.2. Conclusies en eindejaarscontrole reactie In het kader van de jaarrekeningcontrole zullen wij de uitgevoerde interne controles beoordelen op de naleving van de nieuwe spelregels. Tevens zullen wij de informatiewaarde in de jaarverslaggeving beoordelen. Het is hierbij van belang dat een goede analyse wordt opgesteld van door het college doorgevoerde begrotingswijzigingen, inclusief een goede toelichting op de achtergronden. Voor de jaarrekening 2012 heeft dit naar verwachting geen financiële gevolgen. Wel een belangrijk aandachtspunt op het gebied van interne beheersing. Invulling baten- en lastenstelsel Digitalisering van subsidieproces Landelijk is er een discussie over de toepassing van het baten- en lastenstelsel (en daarbij specifiek voor provincies). Provincie Overijssel heeft hierop actief gereageerd en ons gevraagd een notitie op te stellen waarin het baten- en lastenstelsel nader wordt uitgewerkt. Deze notitie is in concept gereed. Naar verwachting kan Overijssel de huidige inrichting van het baten- en lastenstelsel handhaven. Hierbij dient op een aantal aspecten aanscherping plaats te vinden. Dit zal naar verwachting geen grote materiële effecten hebben op de jaarrekening. Zie ook hoofdstuk 2.2. Wij hebben reeds in 2011 gesprekken met de organisatie gevoerd over de inrichting en aandachtspunten. Door de wijzigingen wordt het subsidieproces op een andere wijze uitgevoerd, waarbij gebruik wordt gemaakt van digitale ondersteuning in het proces. Wij hebben de gevolgen hiervan voor de controle besproken. Hierbij is de afspraak gemaakt dat hierop een specifieke interne controle door Overijssel zal worden uitgevoerd. Wij zullen de door Overijssel uitgevoerde interne analyses op toepassing baten- en lastenstelsel beoordelen. Hierbij zullen wij toetsen in hoeverre de financiële administratie en de verwerking van verplichtingen voldoet aan het BBV en de interpretatie van het baten- en lastenstelsel. Wij zullen per jaareinde de uitkomsten van de interne controle beoordelen. Daarbij zullen de conclusies omtrent rechtmatigheid en getrouwheid van de subsidie-uitgaven worden beoordeeld en besproken met de organisatie. PwC Page 6 of 25

8 Geïdentificeerde risico's in auditplan Interne sturing op voorzieningen Uitgevoerde interim-werkzaamheden Bij de controle van de jaarrekening 2011 is gebleken dat de sturing op voorzieningen een belangrijk aandachtspunt betreft. Hierbij is met name een adequate onderbouwing van de voorzieningen van belang. Overijssel zal de sturing op de voorzieningen aanscherpen en een meer concrete en gedetailleerde onderbouwing aanleveren. Conclusies en eindejaarscontrole reactie De onderbouwingen van de voorzieningen zullen door ons worden gecontroleerd. Hierbij zal worden beoordeeld in hoeverre nog een voorziening moet c.q. kan worden gevormd op basis van het BBV, inclusief de adequate onderbouwing van de juistheid en volledigheid van de voorzieningen. PwC Page 7 of 25

9 2. Onze evaluatie van uw interne beheersing 2.1. Huidige niveau van interne beheersing is goed Wij zijn van mening dat het huidige niveau van uw interne beheersing goed is. Voor de aard en omvang van uw organisatie heeft u voldoende interne beheersmaatregelen om een betrouwbare gegevensverwerking te waarborgen. Tijdens de interim-controle hebben de belangrijkste financiële stromen en onderliggende processen onze aandacht gehad. Wij hebben vastgesteld dat de processen op hoofdlijnen ongewijzigd zijn ten opzichte van voorgaand jaar. Wel is bijvoorbeeld het subsidieproces verder gedigitaliseerd. Op basis van besprekingen met de proceseigenaren, het uitvoeren van testwerkzaamheden en het gebruik maken van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden concluderen we dat de processen op hoofdlijnen ongewijzigd zijn en in de lijn voldoende interne beheersmaatregelen bevatten om betrouwbare gegevensverwerking te realiseren. Conform vorig jaar zijn de processen goed op orde. Naar onze mening heeft provincie Overijssel goed grip op de financiële positie. Er wordt actief gestuurd op verbeteringen in de processen. Daarnaast worden bijzonderheden (zoals afrekening ILG, wet HOF) actief afgestemd met andere provincies, het Rijk dan wel met de accountant. Hierdoor vindt tijdig een vertaling plaats naar de financiële positie. Wel hebben wij een aantal bevindingen ten aanzien van uw interne beheersing geconstateerd. Deze bevindingen zijn opgenomen in paragraaf 2.2. Dit zijn overigens aandachtspunten die reeds de aandacht hebben van het management. Daarbij zijn het veelal de bijzondere ontwikkelingen (landelijk of specifiek voor Overijssel) die daarbij direct gevolgen hebben voor de interne beheersing dan wel risico s betreffen voor de jaarrekeningcontrole. Conform vorige jaren is hierbij de sturing op onderbesteding een belangrijk aandachtspunt. Door Overijssel wordt hier zo goed als mogelijk invulling aan gegeven, maar is hierbij mede afhankelijk van derde partijen. In 2012 zijn omtrent de projecten afspraken gemaakt met de Staten over de wijze van verantwoording. Wij zullen de informatiewaarde van de jaarrekening 2012 op dit aspect nader beoordelen. Enkele ontwikkelingen waar Overijssel actief op inspeelt zijn bijvoorbeeld: Proactief inspelen en nadenken over risico s inzake de Wet HOF. Hierbij is voor een aantal projecten reeds actief gekeken naar maatregelen. Verder werken aan interne beheersing rondom fiscale risico s (btw/loonbelasting). Hier wordt actief geïnvesteerd in de organisatie om het (financiële) bewustzijn rondom risico s te vergroten. Proactief opvolgen van discussie rondom het baten- en lastenstelsel. Doorontwikkeling van het planning- & controlproces. Zo is in 2012 de monitor geïntroduceerd. Deze rapportage wordt tweemaal per jaar opgesteld, waarin informatie wordt geboden over inhoudelijke en financiële voortgang. De doorlooptijd van de rapportages is hiermee verkleind, waarmee meer actuele informatie aan de Staten kan worden geboden. De monitor wordt daarbij online aangeboden. Een positieve ontwikkeling die ook past in het landelijke beeld dat organisaties zoeken naar een doorontwikkeling en het meer op hoofdlijnen inrichten van het planning- & controlproces. Naar onze mening biedt de huidige monitor op hoofdlijnen goed inzicht in de ontwikkelingen en bestaat tevens de mogelijkheid voor de Staten om meer gedetailleerd naar (financiële) ontwikkelingen te kijken. Wel is het zaak om de huidige opzet goed te evalueren met de Staten. Dit om te beoordelen of de inrichting voldoet aan de eisen van de Staten. Daarnaast is in 2012 een voorstel inzake de verwerking van begrotingswijzigingen vastgesteld door de Staten. Zie hoofdstuk 2.2. Overijssel voert actief overleg over de grote projecten. Risico s worden hierbij tijdig inzichtelijk gemaakt. Tevens wordt projectcontrolling verder opgepakt en actief ingericht. Zo wordt bijvoorbeeld nagedacht over het uitvoeren van periodieke audits op de N35. PwC Page 8 of 25

10 2.2. Onze bevindingen ten aanzien van uw interne beheersing De volgende bevindingen in uw interne beheersing hebben wij tijdens onze interim-controle geïdentificeerd. Nr. Bevinding Aanbeveling en/of opvolging 1. Het subsidieproces is gedigitaliseerd, interne controles op aanpassen In 2011 hebt u geïnvesteerd in een IT-ondersteuning van het subsidieproces. Onderdeel van de herijking van het subsidieproces is eveneens de implementatie van het Rijksbrede Subsidiekader. Het provinciale beleid is hierop aangepast. Medio 2012 hebt u de IT-applicatie in gebruik genomen voor een aantal nieuwe subsidieregelingen. In 2011 zijn reeds 2 regelingen als pilot opgenomen. Vanaf medio 2012 zijn 24 extra regelingen toegevoegd gevolgd door nog 2 regelingen. Hierbij zijn alleen nieuwe aanvragen verwerkt via deze applicatie. Het merendeel van de bestaande regelingen loopt nog via het oude subsidieproces. Het is van belang dat over het boekjaar 2012 een adequate interne controle wordt uitgevoerd op zowel de juiste werking van de nieuwe subsidieapplicatie als op de werking van het oude subsidieproces. Hierover zijn inmiddels concrete afspraken gemaakt. Voor het boekjaar 2013 vaststellen dat de gewenste functiescheiding ook daadwerkelijk in het systeem is verwerkt en dat de automatische controles werken. Aandachtspunten die van belang zijn voor de interne beheersing: Het vaststellen dat de gewenste functiescheidingen in het proces ook daadwerkelijk zijn doorgevoerd in het systeem (inclusief beheersing rondom autorisaties). Indien automatische controles zijn ingericht is het van belang om de adequate werking hiervan vast te stellen. Dit door bijvoorbeeld een EDP-audit hierop te laten uitvoeren. Aangezien in 2012 nog met name wordt gewerkt via het oude subsidieproces wordt nog voldoende zekerheid verkregen met de huidige ingerichte interne controles. Hierbij zullen ook interne controles worden uitgevoerd op de verwerking in het nieuwe gedigitaliseerde proces. Hiermee hebt u het risico voor 2012 voldoende gemitigeerd. Wel is het te overwegen om voor 2013 (waarbij naar verwachting meer regelingen digitaal worden verwerkt) een EDP-audit uit te voeren, waarbij eenmalig wordt vastgesteld dat het systeem goed is ingericht. Dit kan uiteindelijk mogelijk efficiencyvoordelen opleveren in de interne controles op het subsidieproces. PwC Page 9 of 25

11 Nr. Bevinding Aanbeveling en/of opvolging 2. Doorontwikkelen liquiditeitsprognoses/aandachtspunt waardering obligaties In de afgelopen twee jaar is gewerkt aan het verder inrichten en professionaliseren van de treasuryfunctie. Zo hebt u in 2011 het treasurystatuut geactualiseerd, een treasurycommissie opgericht en de verantwoording richting PS meer geformaliseerd. Wij zien dit als positieve maatregelen. In het kader van de waardering van de obligaties is het van belang dat de provinciale liquiditeitsbehoefte (voor de komende jaren) goed inzichtelijk is en wordt gemonitord. Dit aspect is ook in het kader van de wet HOF belangrijk. Door Overijssel is gewerkt aan het verbeteren van de liquiditeitsprognoses. Wij zien hierbij nog de volgende aandachtspunten: Wij adviseren u om de liquiditeitsprognose verder te ontwikkelen en deze liquiditeitsprognose te koppelen aan het verwachte EMU-saldo. Wij vragen u een interne analyse op te stellen inzake de waardering van de obligaties (waar een relatie wordt gelegd met de onderliggende liquiditeitsprognose en eventuele duurzame waardeverminderingen). Huidige liquiditeitsprognose is nog vrij op hoofdlijnen. Er dient een verdere detaillering te worden aangebracht. Er dient een koppeling te worden aangebracht met het EMU-saldo. Dit in verband met de sturing op het EMU-saldo voor de wet HOF. Daarbij dienen ook de effecten van het schatkistbankieren in de liquiditeitsprognose te worden betrokken. Op het moment dat de liquiditeitsbehoefte verandert en door middel van verkoop van obligaties liquide middelen moeten worden gegenereerd, bestaat het risico dat de obligaties dienen te worden afgewaardeerd naar een lagere actuele waarde. PwC Page 10 of 25

12 Nr. Bevinding Aanbeveling en/of opvolging 3. Baten- en lastenstelsel Landelijk bestaat een discussie over de toepassing van het baten- en lastenstelsel bij gemeenten en provincies. De gevolgen hiervan liggen, gezien de omvang van de te beschikken middelen, veelal bij de provincies. De discussie focust zich met name op het moment waarop een last kan worden genomen bij het toekennen van subsidies. Provincie Overijssel heeft ons gevraagd de uitgangspunten van het baten- en lastenstelsel inzichtelijk te maken, inclusief een advies hierover. De hoofdlijnen hieruit betreffen: De systematiek inzake het nemen van lasten bij inkopen aanpassen. De last dient naar rato van realisatie te worden verantwoord in het boekjaar. Derhalve dient de huidige lijn van 75% prestatie gerealiseerd te vervallen. Dit geldt voor de jaarrekening, maar ook voor de SISA-verantwoording. Voor subsidies de huidige interne richtlijnen verder aanscherpen. Hierbij dient onderscheid te worden gemaakt in verschillende soorten subsidies. Hoofdlijn betreft dat het moment van beschikken ook het moment van het verantwoorden van de lasten betreft. Echter hierop zijn wel een aantal uitzonderingen van toepassing. Deze dienen nader te worden opgenomen in het verplichtingenbeleid. Voor bestuursovereenkomsten/contracten dient per contract te worden beoordeeld op welk moment de last genomen kan worden. Dit hangt af van de specifieke eisen, de randvoorwaarden en de afspraken over de prestaties. Tijdige afstemming met de accountant is hierbij aanbevolen. Per jaareinde dient een beoordeling plaats te vinden op de subsidies. Hierbij dient te worden geanalyseerd in hoeverre reeds subsidies bestaan die a) worden ingetrokken b) niet worden gerealiseerd c) lager zullen worden vastgesteld. Op basis van deze analyse dient een financiële inschatting te worden gemaakt van het effect. Dit dient reeds in de jaarrekening te worden gecorrigeerd op de verantwoorde lasten. De historie in de afgelopen jaren kan hierbij als basis worden gebruikt. Het is hierbij wel van belang dat de inschatting voldoende betrouwbaar kan worden gemaakt. Het is van belang dat de ontwikkelingen in de regelgeving goed worden gevolgd. Naar verwachting zal op dit aspect landelijk nog verdere aanscherping plaatsvinden. In de komende maanden opvolging geven aan geconstateerde aandachtspunten. Wij hebben hierover inmiddels afspraken gemaakt met de organisatie. Hierbij is het van belang dat we tijdig afstemming hebben over de interne analyses, zodat ook tijdig het effect op de jaarrekening kan worden vastgesteld. PwC Page 11 of 25

13 Nr. Bevinding Aanbeveling en/of opvolging 4. Waardering provinciaal vastgoed Als gevolg van de huidige landelijke economische situatie staat de vastgoedmarkt onder druk. Financiering van vastgoed is een toenemend probleem voor bedrijven en particulieren. Als gevolg hiervan daalt de waarde van het vastgoed en neemt ook het aantal vastgoedtransacties daardoor af. Ook Overijssel heeft diverse panden in haar bezit. Dit brengt mogelijke waarderingsrisico s met zich mee voor het provinciaal vastgoed. Voor de waardering van de panden dient naar verwachting een onderscheid te worden gemaakt in commercieel vastgoed (voor verhuur/verkoop beschikbaar) en vastgoed met een maatschappelijk doel (bijvoorbeeld het provinciehuis). Het uitvoeren van een interne analyse op het provinciaal vastgoed, inclusief de mogelijke financiële effecten voor de jaarrekening Wij zullen tijdig overleg met u voeren over de uitgangspunten, de financiële effecten en de interpretatie van de regelgeving, zodat de effecten op de jaarrekening 2012 tijdig inzichtelijk zijn. Een eerste analyse van de provincie geeft weer dat de provincie 4 objecten heeft die geclassificeerd kunnen worden als commercieel vastgoed. Het risico op significante afboekingen in de jaarrekening lijkt hiermee gering. Wij adviseren de provincie wel om de portefeuille en de ontwikkelingen in de regelgeving nauwlettend te volgen. Landelijk loopt nog een discussie rondom bijzondere waardeverminderingen van alle materiële vaste activa. Het is op basis van het BBV nog niet duidelijk in hoeverre ook duurzame waardeverminderingen moeten worden doorgevoerd op panden met een maatschappelijk doel. Naar verwachting zal hierover voor eind 2012 een uitspraak door de Commissie BBV worden gedaan. Dit kan derhalve direct effect hebben op de jaarrekening In dit kader is het wel belangrijk dat door de organisatie reeds een goede analyse plaatsvindt op de waardering van het provinciaal vastgoed. Hierbij dient eerst onderscheid te worden gemaakt in commercieel en maatschappelijk vastgoed. Voor commercieel vastgoed dient een nadere analyse plaats te vinden op het verschil tussen de huidige boekwaarde en de huidige marktwaarde van de panden. Bij panden met een eventueel lagere marktwaarde dient een afwaardering te worden doorgevoerd. Voor vastgoed met een maatschappelijk doel dient inzichtelijk te worden gemaakt in hoeverre hier ook een waarderingsrisico wordt gelopen. Door de onduidelijkheid in de regelgeving is het eventuele effect op de jaarrekening op dit moment nog niet te kwantificeren. Hiertoe dient eerst duidelijkheid te ontstaan over de interpretatie van de regelgeving en daarnaast dienen de uitkomsten van de interne analyses nader financieel te worden vertaald. PwC Page 12 of 25

14 2.3. Opvolging van eerder gecommuniceerde bevindingen In voorgaande rapportages hebben wij u geïnformeerd over enkele tekortkomingen/aanbevelingen die wij hebben gesignaleerd ten aanzien van uw interne beheersing. De volgende tabel geeft een overzicht van de status van eerder gerapporteerde tekortkomingen: = nieuwe controlebevinding = reeds gerapporteerde controlebevinding, in ontwikkeling = reeds gerapporteerde controlebevinding, geen voortgang = opgevolgd of niet langer relevant Bevinding Status 2011 Status 2012 Opvolging 2012 Financiële gevolgen herijking ILG nog onduidelijk Op 8 februari 2012 is door het IPO overeenstemming bereikt met het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) over de uitvoering van het natuurakkoord. De definitieve afspraken zijn op 17 september 2012 vastgesteld en aan het college van Gedeputeerde Staten voorgelegd. Alle provincies hebben inmiddels ingestemd met het Onderhandelingsakkoord Decentralisatie Natuur. Daarnaast is ook een ILG-vaststellingsovereenkomst door Overijssel ondertekend. Hiermee worden enerzijds de aanspraken van de provincie Overijssel vastgelegd en wordt anderzijds de wijze van verrekening van het totaal aan aanspraken vastgelegd. Wij adviseren u zodra er meer duidelijkheid bestaat over de systematiek van afrekenen, een voorstel voor verwerking op te stellen en deze met ons, in een vroeg stadium, te bespreken. Daarnaast adviseren wij u in de jaarrekening een nadere analyse van het eventuele waarderingsrisico op de gronden op te nemen, inclusief een adequate onderbouwing van de wijze waarop eventuele waarderingsrisico s worden afgedekt. De concrete (financiële) gevolgen van deze verrekening voor uw provincie zullen door ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) bekend worden gemaakt via de decembercirculaire. Hoewel reeds maatregelen zijn getroffen om de resterende verplichtingen uit het programma te kunnen afwikkelen is het nog onduidelijk of de provincie zal worden geconfronteerd met de overdracht van eigendom van gronden die nu door het BBL worden aangehouden. PwC Page 13 of 25

15 Bevinding Status 2011 Status 2012 Opvolging 2012 De afspraken hebben echter in 2012 wel direct effect op de jaarrekening: Het opnemen c.q. afwikkelen van vorderingen en schulden inzake het ILG. Waardering van de voorfinanciering ILG. Waardering eventueel te verkrijgen gronden van BBL. Niet uit de balans blijkende verplichtingen. Derhalve is het van belang dat zodra meer duidelijkheid bestaat over de gevolgen, dit tijdig financieel wordt vertaald in de administratie. Met betrekking tot de mogelijke overdracht van de gronden van BBL geldt dat naar verwachting geen inzicht bestaat in de percelen die in het bezit van Overijssel zullen komen (inclusief informatie over de aanschafwaarde van de gronden op perceelniveau). Dit heeft mogelijk effect op de (uitgangspunten) voor de waardering van de gronden. Landelijk wordt tussen de provincies ook overleg gevoerd over de verwerking en risico s. Wij zullen hier ook landelijk overleg over voeren met andere provinciale accountants. Zodra hieruit meer informatie beschikbaar komt, zullen wij dit met u delen. PwC Page 14 of 25

16 Bevinding Status 2011 Status 2012 Opvolging 2012 De huidige ontwikkeling op de vastgoedmarkt heeft effect op resultaten van uw gemeenschappelijke regelingen Provincie Overijssel neemt deel in een aantal gemeenschappelijke regelingen waarin grondexploitaties worden ontwikkeld, zoals Luchthaven Twente (ADT) en het Regionaal Bedrijventerrein Twente. De huidige ontwikkelingen op de vastgoedmarkt hebben in veel gevallen een negatief effect op bestaande grondexploitaties. Met betrekking tot de ontwikkeling van Luchthaven Twente heeft u ons gemeld dat de aanbestedingsprocedure tot begin december 2012 loopt en het wachten is op de uitkomsten van de staatssteuntoets die momenteel nog bij de Europese Commissie ligt. Deze ontwikkelingen zullen impact hebben op de grondexploitatie in het ADT. Het is van belang om tijdig inzicht te krijgen in de financiële gevolgen voor de grondexploitatie en daarmee indirect op de omvang van de getroffen voorzieningen voor het ADT. Eventuele gevolgen dienen in de jaarrekening 2012 reeds te worden verwerkt (wel mede afhankelijk van besluitvorming, e.d.). In het kader van sturing op uw gemeenschappelijke regelingen is het van belang om de uitgangspunten van de grondexploitaties expliciet te laten beoordelen door het team grondzaken dan wel een externe deskundige. De uitgangspunten (zoals indexering kosten en opbrengsten, verkoopprijzen, fasering, programmering, kostenniveau) zijn essentieel voor de omvang en uitkomsten van de grondexploitatie. Door hier expliciet een oordeel te geven over de uitgangspunten wordt mede extra zekerheid verkregen over de uitkomsten van de grondexploitaties (en daarmee de financiële gevolgen voor Overijssel). Op deze wijze wordt voorkomen dat voorzieningen worden getroffen op basis van onjuiste of niet-realistische uitgangspunten. In het kader van de jaarrekeningcontrole 2012 is het daarbij essentieel dat actuele informatie beschikbaar is (zoals jaarrekening en actuele grondexploitatieopzet). Hierbij is het tevens van belang dat ook de accountant van de gemeenschappelijke regelingen een oordeel heeft gegeven over de verkregen stukken. Ten aanzien van het RBT geldt dat in de grondexploitatie (door de huidige landelijke situatie rondom grondexploitaties en vraag naar kavels bedrijventerreinen) beperkte verkoopactiviteiten bestaan. Dit heeft naar verwachting financieel effect op de grondexploitatie van het RBT. Ook hier geldt dat tijdig inzicht moet worden verkregen in de financiële gevolgen. Verordeningen 216, 217 en 217a actualiseren De huidige verordeningen zijn verouderd en dienen te worden geactualiseerd. Wij hebben dit punt voorgaand jaar met u besproken. Naar aanleiding hiervan wordt de Verordening Financieel Beheer (216) geactualiseerd. De verordeningen 217 en 217a vragen eveneens uw aandacht, aangezien deze beide uit 2004 stammen. Wij adviseren u dan ook deze verordeningen te actualiseren. PwC Page 15 of 25

17 Bevinding Status 2011 Status 2012 Opvolging 2012 Onderbouwing voorzieningen leningen energieprojecten aandachtspunt U heeft als provincie twee belangrijke projecten op het gebied van energievoorziening te weten: het project Aardwarmte en het project Warmtenet Hengelo. Voor beide projecten heeft u een lening verstrekt aan de betrokken partijen. Op basis van de aard van de lening en het daarbij behorende risicoprofiel heeft u deze leningen tevens geheel voorzien. Adequate onderbouwing van de voorzieningen is hierbij van belang. Interne controle inkoopfacturen nader beoordelen Binnen het inkoopproces vindt een interne controle plaats op facturen > door de administratief medewerkers Interne Controle (IC) van de eenheid Bedrijfsvoering. Dit betreft een belangrijke waarborg voor het kunnen steunen op de digitale verwerking van facturen (als sluitstuk van het proces). Er is geconstateerd dat het voor deze medewerkers mogelijk is om factuurbedragen te wijzigen. Indien het btw-bedrag van een factuur handmatig is ingevoerd door de financiële administratie, is het voor de medewerkers IC mogelijk om het te betalen factuurbedrag (nettobedrag en btw-bedrag) aan te passen. Daarnaast hebben wij begrepen dat de werkzaamheden door de interne controlemedewerkers met ingang van 2012 meer op basis van deelwaarnemingen zullen worden uitgevoerd. Het is hierbij wel van belang om te beoordelen in hoeverre dit risico s met zich meebrengt ten aanzien van het doorvoeren van onrechtmatige betalingen. Groene en Blauwe Diensten (GBD)-project Twickel Verantwoording van de lasten is reeds jaren een punt van aandacht, mede doordat afspraken gemaakt zullen worden met de uitvoerder van het project. U heeft aangegeven per jaareinde, conform vorig jaar, een adequate onderbouwing van de twee voorzieningen op te stellen, rekening houdend met eventueel nog te genereren opbrengsten uit rechten c.q. eigendomsrechten. Hiermee wordt voldoende opvolging gegeven aan dit aspect. U heeft de mogelijkheid voor de medewerkers interne controle om wijzigingen in CiVision aan te brengen in bedragen, partnerbanknummers en referenties (factuurnr./debiteurennr.) afgesloten. Hiermee is opvolging gegeven aan de geconstateerde bevinding. Daarnaast bent u in 2012 overgegaan op het middels deelwaarneming (facturen < ) uitvoeren van interne controles op de verwerking van de inkoopfacturen. Overige facturen en subsidies worden, voor de betaling, integraal gecontroleerd. Hiermee geeft u invulling aan het meer risicogericht benaderen van uw interne controle. In het kader van de jaarrekening levert dit geen materiële risico s op. Het is van belang om jaarlijks te beoordelen of dit nog risico s oplevert. In het kader van de jaarrekening hebben wij dit als opgevolgd beschouwd, mede in relatie tot onze materialiteit. Zal per jaareinde worden opgevolgd, adequate onderbouwing is van belang. PwC Page 16 of 25

18 2.4. Onze mening ten aanzien van de geautomatiseerde gegevensverwerking Wij besteden in ons verslag aandacht aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij hebben in samenwerking met onze EDP-auditors de IT-omgeving beoordeeld. Daarbij zijn wij van mening dat de IT-omgeving binnen uw organisatie van voldoende niveau is om de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking te waarborgen. We zien echter wel enkele mogelijkheden tot verbetering van uw IT-omgeving. Hierna gaan wij op deze aspecten in en geven wij enkele ontwikkelingen weer. Tijdens de jaarrekeningcontrole heeft, gelijk aan voorgaande jaren, een onderzoek plaatsgevonden naar de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen de provincie Overijssel. Dit onderzoek bestond uit het beoordelen van de algemene IT-beheersmaatregelen in en rondom CiVision Middelen. Dit aangezien wij voor onze jaarrekeningcontrole primair gebruik maken van CiVision Middelen. De algemene IT-beheersmaatregelen vormen het fundament van de geautomatiseerde gegevensverwerking en vormen daarmee de basis voor een beheerste IT-omgeving. De algemene IT-beheersmaatregelen zijn daarnaast essentieel voor het waarborgen van een betrouwbare werking van geautomatiseerde controlemaatregelen in en rondom uw applicaties waaronder CiVision en de Subsidieapplicatie. Het is daarom van groot belang dat de algemene IT-beheersmaatregelen voldoen aan de daaraan redelijkerwijs te stellen eisen Aandachtspunten vorming SSC In het op te richten Shared Service Center (provincie Overijssel en gemeenten Zwolle en Kampen) zal naast de functies personeels- en salarisadministratie en inkoop tevens de ICT-functie worden opgenomen. Vanaf 1 januari 2013 zal de huidige IT-afdeling van de provincie Overijssel formeel overgaan naar het SSC. Naar verwachting zullen de medewerkers ICT op termijn in dienst treden van de gemeente Zwolle en fysiek bij de provincie Overijssel worden geplaatst. Tussen de drie organisatie zijn op het vlak van infrastructuur veel overeenkomsten aanwezig. In het applicatielandschap zitten echter veel verschillen. Ten tijde van de interim-controle was nog niet bekend op welke wijze de ICTorganisatie wordt ingevuld (functies, taken, verantwoordelijkheden, etc.), welke afspraken worden gemaakt met de drie afnemende organisaties (Service Level Agreement), welke keuzes worden gemaakt ten aanzien van systemen en waren procedures nog niet beschreven. We hebben van u vernomen dat op dit moment een plan van aanpak wordt opgesteld, dat naar verwachting medio november zal worden afgerond. In 2013 zal daarbij verder worden gekeken naar de invulling van de organisatie, inrichting van procedures, etc. In 2013 zal tevens één Windows AD omgeving voor het SSC worden opgezet. Dit betekent dat medewerkers van het SSC vanaf januari nog zullen werken en inloggen op de systemen van de huidige werkgevers. Wij adviseren u om op korte termijn duidelijkheid te verschaffen over de inrichting van het SSC ICT en formele afspraken te maken over de dienstverlening van het SSC. Dit is tevens een algemeen aandachtspunt. Zie hiervoor ook Wijzigingen applicatielandschap doorgevoerd In het applicatielandschap hebben in 2012 een aantal wijzigingen plaatsgevonden. Een nieuwe versie van SAP is uitgerold en eind 2012 zal Raet Online in gebruik worden genomen. Daarnaast zijn ook wijzigingen doorgevoerd in het IT helpdeskpakket en de Windows-versie. De provincie is daarnaast bezig met de implementatie van zaakgericht werken. Ter ondersteuning van dit proces worden op dit moment diverse applicaties gebruikt, te weten Subsidie, Squit XO, EDO, edocs. Er zal worden bekeken in hoeverre al deze applicaties richting toekomst benodigd zijn. PwC Page 17 of 25

19 Twin-datacenter gerealiseerd De provincie Overijssel heeft een twin-datacenter gerealiseerd in 2010 in samenwerking met de gemeente Zwolle met als doel om twee volledig gespiegelde omgevingen te ontwikkelen, één in het provinciehuis en één in het stadskantoor. Dit was in voorgaande jaren een aandachtspunt en is van belang om de continuïteit van gegevensverwerking te kunnen waarborgen. De CiVision productieomgeving is gesitueerd in het provinciehuis. In het stadskantoor is een fysieke uitwijkserver geplaatst. Dagelijks wordt een kopie van de data van de CiVision productieomgeving weggeschreven naar deze server. Bij onbeschikbaarheid van het datacenter in het provinciehuis loopt de provincie het risico van maximaal 36 uur dataverlies ten aanzien van deze omgeving Technisch beheer SAP-omgeving uitbesteed aan MyBrand Het technisch beheer van de SAP-omgeving is uitbesteed aan MyBrand Technologies. MyBrand Technologies beschikt over een ISAE3402 verklaring, die zekerheid verschaft over de uitbesteding en inrichting van controlemaatregelen bij en door deze partij. Deze verklaring is door de provincie opgevraagd bij de leverancier, echter nog niet verkregen. Wij hebben vernomen dat de leverancier heeft aangegeven dat de verklaring over 2012 wordt aangepast en deze na afronding aan de provincie zal worden verstrekt. Wij zullen deze na ontvangst doornemen. Indien uit dit rapport tekortkomingen blijken ten aanzien van de CiVision omgeving bij de provincie Overijssel zal hiervoor nadere afstemming met u worden gezocht. Mogelijk zullen dan nog nadere werkzaamheden moeten worden uitgevoerd door de provincie Bevindingen IT General Controls Naar aanleiding van de beoordeling van de IT General Controls hebben wij een beperkt aantal tekortkomingen geconstateerd. De bevindingen zullen in detail met de organisatie worden afgestemd. Naast genoemde aandachtspunten heeft de belangrijkste bevinding betrekking op de in- en uitdienstprocedure. Uit testwerkzaamheden is gebleken dat accounts bij het uit dienst treden niet of niet-tijdig worden verwijderd binnen Windows AD en CiVision. Door het ontbreken van een gedocumenteerde procedure voor het monitoren, toekennen, wijzigen en vooral intrekken van autorisaties bestaat het risico van ongeautoriseerde toegang tot applicaties en data. Wij adviseren een gedocumenteerde autorisatieprocedure op te stellen met betrekking tot medewerkers die in- of uit dienst gaan of van functie wijzigen en getroffen controlemaatregelen te registreren waardoor achteraf is vast te stellen dat de controlemaatregelen gewerkt hebben. De provincie beschikt over een contract en SLA met MyBrand Technologies. Aangezien de ICT-functie per 1 januari 2013 zal worden verplaatst naar het SSC zal ook het contract en SLA met MyBrand Technologies moeten worden herzien. PwC Page 18 of 25

20 3. Wat ons verder is opgevallen 3.1. Wet HOF Het voorstel voor de Wet Houdbare Overheidsfinanciën (HOF) is opgesteld naar aanleiding van de Europese afspraken die gemaakt zijn over het oplossen van de Europese schuldencrisis. In het wetsvoorstel is geregeld dat medeoverheden een gelijkwaardige inspanning moeten leveren als het gaat om het respecteren van de Europese begrotingsdoelstellingen. In de beoogde nieuwe wet wordt rekening gehouden met de door de Europese Economische Monetaire Unie (EMU) vastgestelde norm voor: De doelstelling op de middellange termijn voor het structurele EMU-saldo; Het feitelijke jaarlijkse EMU-saldo; De feitelijke jaarlijkse EMU-schuld. De norm voor het EMU-saldo 2013 zal 0,5% van het bruto binnenlands product (BBP) bedragen. De minister van Financiën heeft op 24 september 2012 het wetsvoorstel aangeboden aan de Tweede Kamer, voorzien van een advies van de Raad van State. De wet dient derhalve nog goedgekeurd te worden waardoor er op dit moment nog onzekerheid bestaat over de definitieve bepalingen. De beoogde ingangsdatum van de Wet HOF is 1 januari De verwachting is dat 2013 als een overgangsjaar zal worden betiteld. Er worden dan naar alle waarschijnlijkheid geen sancties opgelegd voor eventuele overschrijdingen van het EMU-saldo. Het is van belang om het investeringsprogramma te vertalen in een liquiditeitsprognose welke gekoppeld is aan het verwachte EMU-saldo. Op deze manier kunt u op basis van het EMU-saldo beter sturen op de projecten. Dit hebben wij ook als aandachtspunt in hoofdstuk 2.2. beschreven. Wij hebben geconstateerd dat zowel in de begroting 2013 als in de jaarrekening 2011 beperkt informatie wordt gepresenteerd over het begrote EMU-saldo versus de werkelijke realisatie. In de bijlagen bij de begroting 2013 is een overzicht opgenomen van het EMU-saldo, waarin het saldo 2011 en de begrote saldi 2012 tot en met 2014 zijn opgenomen. In de bijlage wordt niet ingegaan op de gestelde normbedragen. Het is wel aan te bevelen deze informatie op te nemen. Hierdoor wordt de informatiewaarde van de begroting verder vergroot. Het begrote EMU-saldo kan hierbij in perspectief worden geplaatst ten opzichte van de norm. Overigens worden in de komende jaren diverse overschrijdingen van de referentiewaarden begroot. In de begroting 2013 is een overschrijding van het EMU-saldo opgenomen van EUR 136,5 mln. Voor de provincie is voor 2013 een referentie waarde van EUR 82,7 mln. bepaald. In de begroting 2013 zijn geen maatregelen opgenomen om deze overschrijding te voorkomen of te beperken. Wel zal begin 2013 door het college een aantal maatregelen worden voorgelegd aan de Staten. Provincie Overijssel kijkt ondertussen naar de mogelijkheden om binnen de norm te blijven. Daarbij wordt ook in de besluitvorming over de uitvoering van bijvoorbeeld projecten beoordeeld in hoeverre dit risico s met zich meebrengt voor het EMU-saldo. Hierdoor wordt het effect op het EMU-saldo al betrokken in de besluitvorming. Wij adviseren u om duidelijke kaders te stellen in uw begroting 2013 ten aanzien van het te realiseren EMU-saldo. Daarnaast adviseren wij de Provinciale Staten om in overleg met de Gedeputeerde Staten duidelijke afspraken te maken over tussentijdse evaluatiemomenten, zodat tijdig kan worden bijgestuurd. Op basis van het investeringsprogramma kracht van Overijssel heeft provincie Overijssel voor de komende periode een aantal omvangrijke investeringen geprognosticeerd. PwC Page 19 of 25

21 3.2. De ontwikkeling van het Shared Service Centre vraagt uw aandacht Tijdens onze interim-controle hebben wij met u gesproken over de totstandkoming van het Shared Service Centre (SSC) tussen de provincie Overijssel, de gemeente Zwolle en de gemeente Kampen. Vanuit onze natuurlijke adviesfunctie vragen wij uw aandacht voor de randvoorwaarden die noodzakelijk zijn voor het laten slagen van een SSC. Vanuit onze ervaringen weten wij dat een goede start met duidelijke afspraken cruciaal is voor het succes van een SSC. Deze afspraken kunt u bijvoorbeeld vastleggen in een Service Level Agreement (SLA). Wij brengen daarom de volgende aandachtsgebieden bij u onder de aandacht: Stel een duidelijk SLA op met hierin opgenomen de verantwoordelijkheid van het SSC en de specifieke dienstverlening die het SSC zal verrichten; Duidelijkheid over de rechtsvorm, structuur en besluitvormingsproces (wie heeft welke stemrechten?); Inzichtelijk hebben van de fiscale consequenties van de gekozen samenwerkingsvorm (btw, loonbelasting, e.d.); Ontwikkel een helder sturingsconcept met duidelijk gedefinieerde rollen (eigenaar, opdrachtgever, opdrachtnemer); In de overeenkomst dienen duidelijke afspraken te worden opgenomen met betrekking tot het budget, de verdeling van de kosten en de verrekening van eventuele overschrijdingen van het budget (voor welke rekening komen deze overschrijdingen?) en verrekening van samengestelde kosten; Duidelijke afspraken over mandatering aan het SSC. Bijvoorbeeld tot welk niveau mag het SSC zelfstandig investeringen verrichten? Wanneer moet de organisatie terug naar de deelnemende partijen? Duidelijke afspraken over hoe de interne controle met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid vorm wordt gegeven bij het SSC. Ontwikkel een planning- & controlcyclus voor het SSC. Hierbij zijn de volgende aspecten van belang: o Inrichting begroting, inclusief beleidsdoelstellingen; o Welke momenten wordt er gerapporteerd? o Met welke diepgang, zowel financieel als inhoudelijk? o Hoe verkrijgen de deelnemers zekerheid bij de verantwoording? Wordt hierbij bijvoorbeeld een controleverklaring door een accountant afgegeven? o In hoeverre wordt van te voren een investeringsbegroting opgesteld? Standaardisatie van processen, definities en coderingen binnen de gehele organisatie; Culturele verschillen en variërende beloningen tussen medewerkers van de verschillende participanten in het SSC; Duidelijkheid over de wijze waarop de financiële administratie moet worden ingericht, inclusief de ontvlechting van de financiële administratie uit de administraties van de organisaties (bijvoorbeeld overgang van activa). Wij hebben begrepen dat een kwartiermaker voor het Shared Service Center is aangesteld en tevens ook vier subkwartiermakers voor de onderdelen ICT, Inkoop, personeel, bedrijfsvoering. In de komende maanden wordt verder gewerkt aan de inrichting van de organisatie. Wij adviseren u hierbij genoemde aspecten te betrekken. In 2013 zullen wij de verdere opvolging vaststellen. PwC Page 20 of 25