De volgende stap. Bestuursletter. voor gemeente Velsen. 21 november 2012

Transcriptie

1 De volgende stap Bestuursletter voor gemeente Velsen 21 november 2012 Ontleend aan onze managementletter 2012, gedateerd 21 november 2012

2 Gemeente Velsen T.a.v. het college van Burgemeester en Wethouders Postbus AL IJmuiden 21 november 2012 Referentie: RG/e /LB/ed Geachte Raad, U hebt ons opdracht gegeven de jaarrekening 2012 van de gemeente Velsen te controleren. Onze interimcontrole werkzaamheden hebben wij inmiddels afgerond. Graag informeren wij u hierover in deze bestuursletter. De aanbevelingen in dit rapport zijn gebaseerd op onze werkzaamheden ten tijde van de uitvoering van onze interim-controle, die in de periode september 2012 heeft plaatsgevonden. Deze bestuursletter is ontleend aan onze managementletter gedateerd 21 november 2012 en richt zich uitsluitend op de hoofdzaken. Dit betreffen bevindingen met een hoge of urgente prioriteit, waarvan wij het van belang vinden u hierover te informeren. In de managementletter hebben wij ook bevindingen opgenomen met een gemiddelde of lage prioriteit. Dit zijn meer op de bedrijfsvoering gerichte bevindingen, die geen materiële impact kunnen hebben op uw verslaggeving. De managementletter hebben wij op 16 november 2012 met de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, concerncontroller en de directeur besproken. De volledige managementletter hebben wij gestuurd aan het college van burgemeester en wethouders. Wij willen van de gelegenheid gebruikmaken u en uw medewerkers te bedanken voor de goede medewerking tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden. De samenwerking is uitstekend verlopen. De volgende stap Het jaar 2012 heeft in het teken gestaan van veel organisatorische wijzigingen, zowel op het gebied van de verantwoordelijkheden als nieuwe mensen op sleutelposities. Uit gesprekken met de belangrijkste nieuwe functionarissen blijken duidelijke visies over hoe Velsen nu verder moet. Er worden plannen gemaakt om de interne beheersing naar een hoger niveau te brengen. Voorbeelden hiervan zijn het breder trekken van concerncontrol naar total compliance, het vernieuwde informatiebeleid en het invoeren van risicomanagement op ieders besturingsniveau (MT, DT en B&W). Ook is de organisatie goed bezig met het concreet uitwerken van de effecten van de bezuinigingen, voorbeelden hiervan zijn de notities op eigen kracht en actieplan wet werk en bijstand Wij zien dit dan ook als een mogelijkheid om een volgende stap te kunnen zetten in het op een hoger niveau krijgen van de interne beheersing. Een aantal punten uit onze managementletter is opgevolgd, maar er blijft ook (uiteraard) ruimte voor verbetering. PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam T: , F: , PwC is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK ) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam. PwC

3 Onze belangrijkste bevindingen op één A4 Net als vorig jaar hebben wij onze belangrijkste bevindingen in één pagina weergeven. Op deze wijze krijgt u in één oogopslag inzicht in de stand van zaken binnen uw organisatie. Als u nog vragen hebt, neemt u dan alstublieft contact met ons op. Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. R. Goldstein RA Partner 3

4 Inhoudsopgave 1 Onze belangrijkste bevindingen 2 2 Uw interne beheersing is van voldoende niveau; er wordt gewerkt aan verbeteringen Twee nieuwe significante tekortkoming in uw interne beheersing Groot aantal accounts met administrator rechten op netwerknivau Geen eenduidige, gedocumenteerde autorisatie procedures voor netwerk- en applicatierechten. 4 3 Wat ons verder is opgevallen De onderhoudsplannen zijn geactualiseerd De bezuinigingen adequaat blijven monitoren 5 4 Uw vastgoed en grondexploitaties hebben onze volle aandacht Actualisatie van grondexploitaties kan het jaarrekeningproces 2012 verstoren U heeft in 2012 een goede stap vooruit gezet ten aanzien van het beheersen van uw vastgoed Waardering van uw grondexploitaties heeft onze aandacht Vaststellen dat het gekozen scenario van grondexploitatie Grote Hout realistisch is 7 1

5 1 Onze belangrijkste bevindingen Onderstaand hebben wij de bevindingen uit onze managementletter opgenomen waarvan wij het belangrijk vinden dat u hier kennis van neemt: 1. Het niveau van de interne beheersing is van voldoende niveau voor een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. In 2012 hebben wij enkele nieuwe tekortkomingen geconstateerd. 2. In 2012 zijn plannen gemaakt om de interne beheersing in 2013 naar een hoger niveau te brengen. Voorbeelden hiervan zijn het breder trekken van concerncontrol naar total compliance, het vernieuwde informatiebeleid en het invoeren van risicomanagement op ieder besturingsniveau van de organisatie. Tevens is een onafhankelijke concerncontroller aangesteld. 3. De actualisatie van de grondexploitatie zal in januari 2013 worden uitgevoerd en is naar verwachting rond 1 februari 2013 gereed. Tijdens onze jaarrekeningcontrole zullen wij vanzelfsprekend de aannames toetsen. Daarbij zullen wij u ook vragen om verwachte opbrengsten te onderbouwen met recente biedingen, taxatieverslagen, recente grondtransacties van vergelijkbare aard. De actualisaties dienen door uw raad te worden vastgesteld. Uit onze ervaring bij andere gemeenten zien wij dat deze herzieningen dikwijls gepaard gaan met aanpassingen in classificatie en/of waardering van uw gronden. 4. Wij hebben bevindingen ten aanzien van het ontbreken van eenduidige, gedocumenteerde autorisatie procedures voor netwerk- en applicatierechten en het tijdig verwijderen van accounts na uitdiensttreding en functiewijziging. Ook zijn er geen wachtwoordrestricties voor uw financiële applicatie ingesteld. Wij adviseren deze aandachtspunten in de IT omgeving op te lossen. 5. De afdeling Gebiedsontwikkeling heeft een volledigheidscontrole uitgevoerd op de gemeentelijke eigendommen aan de hand van het Kadaster. Wij vinden dit een positieve ontwikkeling. Dit bestand zal naar verwachting per 31 december 2012 voor 90% gereed zal zijn. Wij zullen in december 2012 kennis nemen van de uitkomsten van deze controle. Samen met u zullen we de impact op de waardering van uw vastgoed in de jaarrekening 2012 bespreken. 6. In 2012 zijn 3 havenbedrijven aangeschreven om een bod uit te brengen op de gronden in het project Grote Hout. Naar verwachting komen de aangeschreven havenbedrijven eind 2012 met hun bod. Wij hebben begrepen dat u een onafhankelijke taxatie laat uitvoeren om een marktprijs te bepalen en zo de biedingen van de havenbedrijven kunt valideren. 7. In 2012 zijn de onderhoudsplannen geactualiseerd. Deze zullen op korte termijn aangeboden worden aan het college. Wij zullen in december 2012 deze voorzieningen controleren. 8. Binnen het salarispakket zitten 7 van de 18 gebruikers in de groep applicatiebeheer. Dit is een relatief groot aantal accounts met administrator rechten. Door dit grote aantal gebruikers met toegang tot de administrator accounts neemt het risico op ongewenste mutaties toe binnen het salarispakket. Op dit moment wordt onderzocht of er onjuist gebruik is gemaakt van deze bevoegdheden. 9. De gemeente wordt geconfronteerd met forse bezuinigingsmaatregelen. Periodiek wordt de realisatie van de bezuinigingen gemonitored. Dit is een belangrijke controle op de realisatie hiervan. PwC Pagina 2 van 7

6 2 Uw interne beheersing is van voldoende niveau; er wordt gewerkt aan verbeteringen Net als vorig jaar zijn wij van mening dat uw interne beheersing in opzet van voldoende niveau is om te komen tot een betrouwbare financiële verantwoording. Dit is ook noodzakelijk om vanuit onze rol een goedkeurende controleverklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid te kunnen afgeven. Naar aanleiding van onze interim-controle 2012 hebben wij twee nieuwe significante tekortkomingen die wij u rapporteren. De organisatie heeft een aantal aanbevelingen uit de managementletter 2011 overgenomen en gedurende 2012 diverse acties genomen om de tekortkomingen (op termijn) op te lossen. Echter blijven wel een aantal aanbevelingen staan. De volgende tekortkomingen in uw interne beheersing bestaan nog steeds: Proces Omschrijving tekortkoming Status Subsidies Geen rechtmatigheidsoordeel bij de te ontvangen controleverklaringen Wij adviseren u contact op te nemen met de subsidiepartijen om hier aanvullende afspraken mee te maken. Indien dit niet lukt voor ultimo boekjaar dan dient de financiële consequentie inzichtelijk gemaakt te worden. WMO Salarissen Kade gelden Geen controle op de rechtmatigheid van de PGB verstrekkingen Controle werkzaamheden op de juistheid en volledigheid van de salarisverwerking worden niet zichtbaar uitgevoerd. Geen controle op de volledigheid van de ontvangen kadegelden Momenteel is de gemeente Velsen druk doende met het maken van een nieuwe verordening, welke in 2013 zal gaan gelden. Wij adviseren de onduidelijkheid omtrent dit punt aan te passen, zodat een praktische uitvoering van de regeling mogelijk wordt gemaakt. Wij hebben begrepen dat er met ingang van 2013 aanvullende toetsing zal gaan plaatsvinden omtrent de wijze waarop de pgb besteed gaat worden voordat de gemeente over zal gaan tot uitkering van de budgetten. Net als voorgaand jaar zullen wij voor dit aspect een onzekerheid meewegen in ons oordeel met betrekking tot het aspect rechtmatigheid. Deels opgepakt. Geen sprake van een zichtbare controle op de gemeente specifieke premiepercentages. Geen sprake van een zichtbare bruto/ netto berekening. Er vindt een kruislingse invoercontrole plaats van de mutaties. Controle op de maandelijkse mutatielijsten vindt nu plaats door het afdelingshoofd. Momenteel is de gemeente bezig om een procedure in te richten welke de volledigheid van de kadegelden moet monitoren. Wij adviseren u dit met terugwerkende kracht te doen voor het jaar De volgende tekortkomingen in uw interne beheersing hebt u het afgelopen jaar opgelost: Omschrijving tekortkoming Controle op uitbetaling van de afdeling sociale zaken geen onderdeel controle rechtmatigheid. Sprake van zelfcontrole bij de VIC op de subsidieverstrekkingen. PwC Pagina 3 van 7

7 2.1 Twee nieuwe significante tekortkoming in uw interne beheersing Significante tekortkomingen vereisen uw directe aandacht en opvolging voordat wij in het voorjaar 2012 zullen starten met onze jaarrekeningcontrole. In 2012 hebben wij één nieuwe significante tekortkoming geconstateerd. Daarnaast zijn er uit 2011 nog enkele openstaande significante tekortkomingen die ook in 2012 uw aandacht vragen. Hiervoor verwijzen wij naar paragraaf Groot aantal accounts met administrator rechten op netwerknivau Bevinding en risico Van de 18 users in Beaufort (salarispakket) zitten 7 users in de groep applicatiebeheer. Dit is een relatief groot aantal accounts met administrator rechten aanwezig. Door dit grote aantal gebruikers met toegang tot de administrator accounts neemt het risico op ongewenste mutaties toe. Aanbeveling Het gebruik van administrator accounts zijn nodig voor het onderhouden van de IT omgeving en hebben daarvoor verregaande rechten in de systemen. Door het grote aantal gebruikers met toegang tot administrator accounts neemt het risico op (bewust of onbewust) ongewenste mutaties toe. Dit zal niet leiden tot een materiële fout in de jaarrekening maar is vanuit het oogpunt van frauderisico niet wenselijk Geen eenduidige, gedocumenteerde autorisatie procedures voor netwerk- en applicatierechten. Bevinding en risico Tijdens onze controle werkzaamheden hebben wij geconstateerd dat de gemeente niet beschikt over een eenduidige, gedocumenteerde autorisatie procedure voor het toekennen, wijzigen, verwijderen en monitoren van netwerk- en applicatierechten. Ook zijn er geen autorisatiematrices opgesteld voor de applicaties, waarbij er bij toekenning/mutatie van applicatie niet gewerkt kan worden met vooraf gedefinieerde functierollen. Aangezien er onvoldoende maatregelen zijn getroffen voor (controle op) juistheid van toegekende rechten op netwerk en applicaties (met nadruk op wijzigingen en uit-dienst) is er een verhoogd risico op ongeautoriseerde toegang. Dit heeft een directe impact op de uitput van de systemen, met name indien gegevens gebruikt worden voor de bestuursrapportages. Aanbeveling Wij adviseren u om voor het boekjaar 2012 aanvullende controles uit te voeren om vast te stellen welke transacties door wie zijn uitgevoerd. Dit doordat er een verhoogde kans is op ongeautoriseerde toegang, maar nog niet vaststaat of gegevens daadwerkelijk ongeautoriseerd zijn gemuteerd. Tevens de procedure voor het toekennen, wijzigen, verwijderen en monitoren van netwerk- en applicatierechten aanscherpen. En het opstellen van autorisatiematrices voor de applicaties, waarbij er bij toekenning/mutatie van applicatie gewerkt kan worden met vooraf gedefinieerde functierollen. PwC Pagina 4 van 7

8 3 Wat ons verder is opgevallen Uiteraard mag u van ons als accountant meer verwachten dan dat wij alleen de jaarcijfers controleren. Wij brengen immers een groot aantal uren door binnen uw organisatie en wij komen ook over de vloer bij organisaties die vergelijkbaar zijn met de gemeente Velsen. In dit hoofdstuk geven wij aan wat ons tijdens onze werkzaamheden verder is opgevallen binnen uw organisatie. 3.1 De onderhoudsplannen zijn geactualiseerd In 2012 zijn de onderhoudsplannen geactualiseerd. Deze onderhoudsplannen worden op korte termijn aangeboden aan het college. Wij vinden dit een positieve ontwikkelingen. Tijdens onze werkzaamheden in december zullen wij de onderhoudsvoorzieningen controleren. 3.2 De bezuinigingen adequaat blijven monitoren De organisatie is goed bezig met het concreet uitwerken van de effecten van de bezuinigingen. Periodiek wordt een voortgangsrapportage opgesteld met als doel om bij te sturen. De invulling en de realisatie van de bezuinigingen wordt periodiek gemonitored. Dit is en blijft uiteraard belangrijk. Wij hebben begrepen dat na de vaststelling van de begroting 2013 de afdeling Concerncontrol de voorgenomen bezuinigingen en taakstellingen (ook bij derden) integraal in beeld zal brengen en het directieteam zal adviseren over mogelijke (positieve of negatieve) hefboomeffecten. PwC Pagina 5 van 7

9 4 Uw vastgoed en grondexploitaties hebben onze volle aandacht 4.1 Actualisatie van grondexploitaties kan het jaarrekeningproces 2012 verstoren Tijdens onze interim-controle hebben wij gesproken met enkele medewerkers van de afdeling Gebiedsontwikkeling, waaronder het afdelingshoofd a.i. en uw planeconoom. Vanuit dit gesprek hebben wij begrepen dat de organisatie momenteel druk bezig is om de benodigde actualisaties en herzieningen van uw grondexploitaties (zowel de bouwgronden in exploitatie (BIE) als de niet in exploitatie genomen gronden (NIEGG)) te plannen. Wij hebben begrepen dat ten aanzien van de NIEGG s de organisatie momenteel al aan het inventariseren is wat de huidige ontwikkelingen betekenen voor de waardering in de jaarrekening Dat is voor 90% gereed. Hiervoor wordt een notitie geschreven en door De Raad vastgesteld in december De formele actualisaties zullen vanaf 1 januari 2013 worden uitgevoerd en zijn naar verwachting rond 1 februari 2013 gereed. De herzieningen van uw grondexploitaties dienen te zijn vastgesteld door uw raad voordat wij onze controleverklaring bij de jaarrekening kunnen afgeven. Wij hebben begrepen dat de vaststellingen van de actualisaties door De Raad gelijk zullen zijn met het vaststellen van de jaarrekening U heeft in 2012 een goede stap vooruit gezet ten aanzien van het beheersen van uw vastgoed Vanuit het gesprek met afdeling Gebiedsontwikkeling hebben wij begrepen dat uw gemeente de eerste stap heeft gezet met vastgoedmanagement (intern VGM genoemd). Met behulp van extern ingehuurde expertise is een Excel-module ontwikkeld waarin gemeente Velsen al haar vastgoed heeft opgenomen. Het gemeentelijk vastgoed is momenteel verdeeld over meerdere afdelingen binnen de gemeente, dus wij zijn groot voorstander van het centraal registreren van al dit vastgoed. Gezien de huidige economische omstandigheden is het namelijk van groot belang dat u actief de waarde van uw vastgoed blijft volgen om niet jaarlijks achteraf (ten tijde van de jaarrekeningcontrole) verrast te worden met waardedalingen. Wij hebben begrepen van de afdeling Gebiedsontwikkeling dat bij het opstellen van de Excel-module een volledigheidscontrole is uitgevoerd op de gemeentelijke eigendommen aan de hand van het Kadaster. Tevens is ons ten tijde van de interim-controle medegedeeld dat het bestand naar verwachting per 31 december 2012 voor 90% gereed zal zijn. Wij hadden graag al een uitspraak gedaan over de eventuele consequenties van dit verbeterde inzicht op de waardering van uw vastgoed in de jaarrekening 2012, maar wij begrijpen dat dit een zorgvuldig proces is waarbij de afdeling nog diverse zaken gaat uitzoeken de komende periode. Wel zullen wij in december 2012 uw gemeente bezoeken voor het uitvoeren van zogeheten tussentijdse controlewerkzaamheden. Wij hopen dat wij dan ook kunnen kijken naar de uitkomsten van VGM en samen met u de impact op de waardering van uw vastgoed in de jaarrekening 2012 alvast kunnen bepalen. 4.3 Waardering van uw grondexploitaties heeft onze aandacht De huidige crisis, maar ook de roep vanuit onze toezichthouders om een robuuste en kwalitatieve controle, zorgen ervoor dat wij een zeer professioneel kritische houding zullen aannemen ten aanzien van schattingen die u als college zult maken in de jaarrekening Uw grondexploitaties (zowel de bouwgronden in exploitatie als de niet in exploitatie genomen gronden) zijn daarbij een belangrijke post in de jaarrekening, aangezien de waardering hiervan afhangt van diverse parameters en aannames. Hieronder gaan wij in op enkele van deze grondexploitaties en daarin aanwezige aannames. PwC Pagina 6 van 7

10 4.3.1 Vaststellen dat het gekozen scenario van grondexploitatie Grote Hout realistisch is In ons rapport van bevindingen bij de jaarrekening 2011 hebben wij u gerapporteerd over de ontwikkelingen die zich ten aanzien van uw grootste grondexploitatie in 2011 hebben voorgedaan, de aannames en parameters die door u zijn gehanteerd ter onderbouwing van de waardering en getroffen verliesvoorziening en de risico s die dit met zich meebrengt. Wij hebben tijdens onze interim-controle begrepen dat u er nog steeds vanuit gaat dat het gekozen scenario doorgang zal vinden. In 2012 heeft u 3 havenbedrijven aangeschreven om een bod uit te brengen op de gronden in het project Grote Hout. Wij begrijpen van de afdeling Gebiedsontwikkeling dat deze havenbedrijven momenteel bezig zijn met het uitwerken van een businessplan en op basis daarvan zullen besluiten over een uit te brengen bod. Naar verwachting komen de aangeschreven havenbedrijven binnen twee tot drie maanden met hun bod. Wij vragen in dit kader wel aandacht voor het eventuele risico dat zich kan voordoen ten aanzien van Staatssteun. Wij hebben echter vanuit het gesprek met uw concerncontroller begrepen dat u een onafhankelijke taxatie laat uitvoeren om een marktprijs te bepalen en zo de biedingen van de havenbedrijven kunt valideren. Daarnaast kunnen de lopende onderhandelingen met de provincie en milieudienst nog invloed hebben op de prijs van de gronden. Tijdens onze jaarrekeningcontrole zullen wij vanzelfsprekend de aannames toetsen die u ten aanzien van de waardering van Grote Hout heeft gedaan. Daarbij zullen wij u ook vragen om verwachte opbrengsten te onderbouwen met recente biedingen, taxatieverslagen, recente grondtransacties van vergelijkbare aard, etc. Daarnaast zijn op dit project 3 grote subsidies verantwoord onder de projectopbrengsten, waarbij de subsidievoorwaarden ook relevant zijn in het kader van de haalbaarheid van deze subsidie. De beschikkingen en het voldoen aan de subsidievoorwaarden zullen wij dan ook actief met u bespreken. PwC Pagina 7 van 7