Vooruitkijken. Bestuursletter Gemeente Velsen. 22 november 2010

Transcriptie

1 Vooruitkijken Bestuursletter 2010 Gemeente Velsen 22 november 2010 Ontleend aan onze managementletter 2010, gedateerd 22 november 2010

2 Aan de raad van de gemeente Velsen T.a.v. de griffier, mevrouw mr. J.P.E.M. Huijs Postbus AL IJmuiden 22 november 2010 Referentie: RG/e / /JvT/ed Geachte raad, U hebt ons opdracht gegeven de jaarrekening 2010 van de gemeente Velsen te controleren. Onze interim-controlewerkzaamheden hebben wij inmiddels afgerond. Graag informeren wij u hierover in deze bestuursletter. De aanbevelingen in dit rapport zijn gebaseerd op onze werkzaam- september en oktober heden ten tijde van de uitvoering van onze interim-controle, die in de periode 2010 heeft plaatsgevonden. Deze bestuursletter is ontleend aan onze managementletter gedateerd 19 november 2010 en richt zich uitsluitend op de hoofdzaken. Dit betreffen bevindingen met een hoge of urgente prioriteit, waarvan wij het van belang vinden u hierover te informeren. In de managementletter hebben wij ook bevindingen opgenomen met een gemiddelde of lage prioriteit. Dit zijn meer op de bedrijfsvoering gerichte bevindingen, die geen materiële impact kunnen hebben op uw verslaggeving. De managementletter hebben wij op 4 november 2010 met de portefeuillehouder financiën en de directeur bedrijfsvoering besproken. De volledige managementletter hebben wij gestuurd aan het college van burgemeester en wethouders. Wij willen van de gelegenheid gebruikmaken u en uw medewerkers te bedanken voor de goede medewerking tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden. De samenwerking is uitstekend verlopen. Vooruitkijkend Onze controlewerkzaamheden zijn vooral gericht geweest op de kwaliteit en de toereikendheid van uw administratieve organisatie en interne beheersing, voor zover wij die van belang vinden voor ons oordeel over de getrouwheid van uw jaarrekening. Wij hebben daarom niet alle aspecten van uw interne beheersing beoordeeld. PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam T: , F: , PwC is het handelsmerk van onder meer de volgende vennootschappen: PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK ) en PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK ). Op diensten verleend door deze vennootschappen zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam en ook in te zien op

3 Het is ons doel u in deze bestuursletter een duidelijk beeld te schetsen van onze bevindingen volgens de afspraken die wij met elkaar hebben gemaakt. Als u nog vragen hebt, neemt u dan alstublieft contact met ons op. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. R. Goldstein RA Partner T: F: richard. goldstein@nl.pwc.com 2 van 2

4 t Inhoudsopgave 1 Onze belangrijkste bevindingen 2 2 Onze belangrijkste bevindingen nader uitgewerkt Onze mening over uw interne beheersing Er is meer aandacht voor verbeteringen in de bedrijfsvoering Wij hebben aandachtspunten gesignaleerd ten aanzien van uw grondexploitaties Grondexploitatie Grote Hout kent grote risico s Interne beheersing grondexploitaties in ontwikkeling Interne loonkosten worden niet volledig toegerekend aan projecten Nota Ontwikkeling grondbeleid wordt herzien De mogelijke effecten van de huidige financiële ontwikkelingen worden in beeld gebracht Rechtmatigheid is geborgd binnen de organisatie, de kwaliteit van de interne controles kan verder verbeterd worden Overwegingen risicoanalyse worden nog niet expliciet vastgelegd De kwaliteit van de interne controles kan verbeterd worden Tijdige uitvoering van interne controles op risicovolle processen blijft een aandachtspunt Enkele verbeterpunten rondom de financiële stromen Wmo geconstateerd Kwaliteit interne controles is verbeterd De gevolgen van eventuele fouten en/of onzekerheden ten aanzien van het proces rondom toekenning van persoonsgebonden budgetten dienen overwogen te worden Verantwoording SiSa is verbeterd, maar blijft een aandachtspunt 9 Onze bestuursletter is uitsluitend opgesteld voor gebruik door de raad van de gemeente Velsen. U mag deze zonder onze toestemming vooraf, niet aan derden verstrekken. Als gevolg hiervan accepteren wij geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid tegenover enige andere persoon die dit verslag in handen of ter inzage krijgt. 1 van 9

5 1 Onze belangrijkste bevindingen In deze bestuursletter is een aantal bevindingen en opmerkingen opgenomen waarvan wij het belangrijk vinden dat u hiervan kennisneemt: 1. De interne beheersing binnen uw gemeente is van een voldoende niveau. Wij zien dat er binnen de ambtelijke organisatie initiatieven worden ontplooid om een verdere verbetering van de interne beheersing te realiseren. 2. De formatie van het directie- en managementteam is op orde gebracht. Hierdoor ontstaat meer stabiliteit binnen de organisatie. 3. Ten aanzien van een verdere verbetering van de bedrijfsvoering is in 2010 een nieuw verbeterplan opgesteld, dat op dit moment wordt geïmplementeerd binnen de organisatie. Wij hebben het college geadviseerd aan de realisatie van de doelstellingen een haalbaar tijdspad te koppelen en met een voorafgestelde periodiciteit de realisatie te monitoren. 4. Het risicomanagement vindt nog teveel ad hoc plaats binnen de organisatie. Het gestructureerd vormgeven van het risicomanagement is een van de doelstellingen in het opgestelde verbeterplan bedrijfsvoering. 5. Binnen de organisatie is een managementtool ten aanzien van de structurele monitoring van grondexploitaties geïmplementeerd. Hierdoor zullen resultaateffecten eerder zichtbaar worden. Wij vragen in het bijzonder aandacht voor de monitoring van de ontwikkelingen rondom het project Grote Hout. 6. In 2009 is besloten om loonkosten aan projecten en grondexploitaties toe te rekenen voor maximaal per jaar. De doelstelling van dit besluit is jaarlijks een budgettaire ruimte te creëeren. Door het toerekenen van loonkosten aan de projecten ontstaat tevens meer inzicht in de werkelijke realisatie per project. Wij hebben echter geconstateerd dat de doorbelasting van loonkosten niet voor alle projecten plaatsvindt. Daarnaast worden alleen de loonkosten doorberekend voor het vastgestelde maximum bedrag. Hierdoor ontstaat het risico dat voor uw projecten onvoldoende inzicht is in de werkelijke projectrealisaties. Wij adviseren u voor het verantwoorden van loonkosten aan projecten een eenduidige systematiek te hanteren die wordt toegepast voor alle projecten. Op deze wijze ontstaat per project inzicht in de werkelijke realisatie van het project. 7. Binnen de gemeente is voldoende aandacht voor de mogelijke effecten van de huidige economische omstandigheden. Op dit moment wordt een Visie op Velsen 2025 opgesteld waarin een doorkijk wordt gemaakt naar de doelstellingen op langere termijn. Tevens wordt de verwachte bezuinigingsopgave in beeld gebracht. Deze onderzoeken dienen als uitgangspunt gehanteerd te worden bij de geplande kerntakendiscussie komend voorjaar. 8. Het rechtmatig handelen wordt geborgd binnen de processen van de gemeente Velsen. De interne controles hierop kunnen verder verbeterd worden. Hierbij dient vooral gedacht te worden aan een explicietere vastlegging van de risicoanalyse per (deel)proces en het hanteren van een uniforme methodiek voor de bepaling van de omvang van de uit te voeren deelwaarnemingen. 9. Ten aanzien van de processen rondom de Wmo hebben wij vorig jaar geadviseerd de kwaliteit van de interne controles te verbeteren. In 2010 hebben wij een zichtbare kwaliteitsverbetering geconstateerd. Ten aanzien van de interne controle op de persoonsgebonden budgetten (pgb s) hebben wij het college geadviseerd na te gaan welke consequenties verbonden zijn aan eventueel geconstateerde fouten en/of onzekerheden. 10. De coördinatie van de verantwoording van de SiSa-regelingen bij de jaarrekening is verbeterd. Wel blijft dit een belangrijk aandachtspunt. Wij hebben het college geadviseerd tijdig een plan van aanpak voor het boekjaar 2010 op te stellen. Een adequate risicoanalyse, de interpretatie van het bestedingsbegrip alsmede de aansluiting van de verantwoording op de financiële administratie en onderliggende brondocumenten zijn hierbij cruciaal. PwC 2 van 9

6 2 Onze belangrijkste bevindingen nader uitgewerkt In dit hoofdstuk hebben wij de belangrijkste bevindingen uit onze interim-controle 2010 nader voor u uitgewerkt. 2.1 Onze mening over uw interne beheersing Tijdens onze interim-controle hebben wij de ontwikkeling van de interne beheersing binnen de gemeente Velsen beoordeeld. In de afgelopen jaren hebben wij een zichtbare groei in de interne beheersing geconstateerd. Hierover hebben wij u jaarlijks gerapporteerd. In 2010 is sprake van een minder snelle groei van de interne beheersing. Voor een verdere groei van de interne beheersing zijn in 2010 diverse initiatieven ontplooid. Deze moeten echter in de loop van 2010 en 2011 nog nader uitgewerkt dan wel geïmplementeerd worden. In deze bestuursletter gaan wij nader in op de geconstateerde verbeteringen alsmede op aandachtspunten voor de komende periode. Ten opzichte van vorig jaar is aan de volgende aanbevelingen over voorgaande jaren nadere opvolging gegeven: Waar vorig jaar de continuïteit van het directie- en managementteam nog een aandachtspunt was, is de formatie hiervan in 2010 op orde. Hierdoor is er meer stabiliteit binnen de organisatie aanwezig. In voorgaande jaren hebben wij u geadviseerd de afspraken met de gemeenschappelijke regeling de Meergroep schriftelijk vast te leggen. Op 2 maart 2010 is er een uitvoeringsovereenkomst afgesloten met de Meergroep. De interne beheersing van grondexploitaties krijgt meer aandacht. Hieromtrent rapporteren wij u nader in paragraaf 2.3 van deze rapportage. In de bestuursletter 2009 hebben wij gerapporteerd dat er bij de uitvoering van de interne controle op het proces subsidies sprake is van zelfcontrole. Wij hebben begrepen dat er uit praktisch oogpunt voor gekozen is ook in 2010 de interne controle binnen dezelfde vakafdeling te laten uitvoeren. De interne controle op de subsidieverstrekkingen wordt echter door een andere functionaris verricht dan degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het proces. Tijdens onze interim-controle 2010 hebben wij geen tekortkomingen geconstateerd. Vorig jaar hebben wij u geadviseerd aandacht te besteden aan de kwaliteit van de interne controles op de verstrekkingen in het kader van de Wmo. In 2010 is de kwaliteit verbeterd. Wij hebben vastgesteld dat de bij de uitvoering gehanteerde checklists op een juiste wijze zijn geïnterpreteerd door de interne-controlefunctionaris. Wel dient er aandacht te blijven voor de vastlegging van de risicoanalyse en dient de daarbij behorende steekproefomvang beter onderbouwd te worden. Voor een uiteenzetting van de verbetermogelijkheden ten aanzien van de kwaliteit van de interne controles verwijzen wij naar paragraaf 2.5 van deze rapportage. PwC 3 van 9

7 In onderstaand overzicht geven wij u inzicht in de opvolging van onze aanbevelingen over voorgaande jaren alsmede het aantal nieuwe aanbevelingen geconstateerd in dit boekjaar. Hierbij dient te worden opgemerkt dat dit overzicht alleen dient om een snel inzicht te krijgen in de voortgang en prioriteit van de aanbevelingen. Prioriteit Prioriteit Prioriteit Prioriteit Urgent Hoog Middel Laag Aantal nieuwe aanbevelingen Aantal aanbevelingen uit voorgaande jaren Waarvan geïmplementeerd in Waarvan implementatie gestart (blijven nog wel resterend) Resterende aanbevelingen uit voorgaande jaren Aantal openstaande aanbevelingen Uit bovenstaand overzicht blijkt dat de gemeente Velsen diverse aanbevelingen heeft opgepakt, maar dat er ook aandacht moet blijven voor diverse openstaande aanbevelingen. In deze rapportage gaan wij nader in op een aantal van belang zijnde aspecten. Wij zullen u in onze bestuursletter over het boekjaar 2011 informeren over de voortgang en status van de opvolging. Wij hebben het college aanbevolen intern de opvolging periodiek te bewaken en daarover intern te rapporteren. 2.2 Er is meer aandacht voor verbeteringen in de bedrijfsvoering In 2008 is de notitie verbetering bedrijfsvoering ingevoerd. Vorig jaar hadden wij geconstateerd dat de notitie verbetering bedrijfsvoering nog geen vast agenda- c.q. bespreekpunt is binnen het directieteam. In 2009 was hierdoor geen expliciete en structurele aandacht voor de verbeterplannen uit het verleden en de huidige realisatie hiervan. Wij hebben het college destijds geadviseerd meer gestructureerd aandacht te schenken aan de te realiseren verbeterpunten binnen de organisatie. Niet alleen verankering hiervan binnen het directieteam maar ook in de breedte van de organisatie is hierbij van belang. In 2010 heeft de wijze van implementeren van verbeteringen in de bedrijfsvoering van de organisatie een nieuwe impuls gekregen. Medio 2010 is een vernieuwde notitie verbetering bedrijfsvoering opgesteld, genaamd monitor bedrijfsvoering, verbeterplan. Deze notitie geeft een helder inzicht in de gewenste verbeteringen. De verbeteringen hebben betrekking op een breed scala van thema s zoals: het op een hoger niveau brengen van het risicomanagement binnen de organisatie; het verbeteren van projectmatig werken binnen de afdeling Ruimtelijke Ordening; het werken met managementcontracten met duidelijke taakverantwoordelijkheden voor directieleden en afdelingshoofden; van ad hoc informatievoorziening naar sturingsgerichte informatievoorziening; aanbestedingsbeleid optimaliseren; het opzetten van een digitaal handboek bedrijfsvoering; dossiervorming. PwC 4 van 9

8 Onzes inziens omvat de monitor bedrijfsvoering, verbeterplan ambitieuze en realiseerbare doelstellingen. Van belang is wel oog te houden voor de haalbaarheid hiervan en dit uit te zetten in een realiseerbaar tijdspad. Hierdoor bestaat binnen de organisatie ook duidelijkheid over wanneer doelstellingen bereikt moeten worden. Tevens is periodieke tussentijdse monitoring op de realisatie van de gestelde tijdspaden van belang. Wij hebben het college geadviseerd hier nadrukkelijk aandacht voor te hebben. Een van de doelstellingen is te komen tot een meer sturingsgerichte informatievoorziening in plaats van het ad hoc reageren op situaties. De doelstelling hierbij is dat meer gewerkt gaat worden vanuit afdelingsplannen en de periodieke monitoring van de resultaten hiervan. Om tot betrouwbare sturingsinformatie te komen is het van belang dat in financiële zin ook periodiek een tussentijdse afsluiting van de administratie plaatsvindt. Hierdoor ontstaat onder meer een beter inzicht in de waardering van grondexploitaties, de inbaarheid van vorderingen alsmede de volledigheid van verplichtingen. Hierdoor zal de kwaliteit van de sturingsgerichte informatie hoger worden. Tevens zal hierdoor de benodigde managementinformatie beter aansluiten op de informatiebehoeften van het management. 2.3 Wij hebben aandachtspunten gesignaleerd ten aanzien van uw grondexploitaties Grondexploitatie Grote Hout kent grote risico s De grootste en meest risicovolle grondexploitatie binnen uw gemeente is het complex Grote Hout. Ultimo 2009 is het resultaat van dit complex naar beneden bijgesteld naar een verwacht verlies van 4,1 miljoen. Hiertoe is ultimo 2009 een voorziening gevormd. De belangrijkste redenen voor de negatieve bijstelling van het resultaat waren milieuproblemen bij de geplande woningbouw, de slechte staat van de kaden, de beperkte mogelijkheden tot invloed bij verkoop via een tender en de vertraging van de gronduitgifte. Op dit moment kent het complex Grote Hout nog altijd grote onzekerheden. De belangrijkste risico s die de gemeente onderkent, zijn de volgende: Kunnen de kaden worden opgeknapt voor het bedrag dat op dit moment in de grondexploitatie is opgenomen? Kunnen de begrote bijdragen van derden worden gerealiseerd? Kan het project zonder verdere vertraging worden afgerond? Recent heeft overleg met de provincie Noord-Holland plaatsgevonden om te peilen in hoeverre de provincie bereid is tot samenwerking in dit project. Daarnaast vinden gesprekken met exploitanten plaats om de mogelijkheden tot exploitatie van de kaden te onderzoeken. De komende maanden zal de gemeente een ontwikkelplan opstellen waarin de mogelijkheden tot ontwikkeling van het complex Grote Hout worden onderzocht. Het uitgangspunt voor dit ontwikkelplan is een ontwikkeling in een nat terrein. Het ontwikkelplan zal moeten leiden tot een gefundeerde keuze in hoeverre het wenselijk en economisch haalbaar is de grondexploitatie doorgang te laten vinden op basis van de huidige uitgangspunten. Gedurende 2010 is de verliesvoorziening voor het complex Grote Hout ongewijzigd gebleven. De uitgangspunten die ultimo 2009 zijn toegepast bij de bepaling van het verwachte resultaat zijn nog altijd van kracht. Daarnaast is de verwachting dat de ontwikkelingen in 2010 niet tot verdere vertraging van het project hebben geleid en dat de geplande gronduitgiftes in 2012 tot en met 2016 doorgang kunnen vinden. Voor een juiste weergave van het complex Grote Hout in de jaarrekening 2010 is het van groot belang dat de ontwikkelingen en uitgangspunten van het complex worden geactualiseerd en de financiële consequenties hiervan worden doorgerekend in de grondexploitatie. De besluitvorming naar aanleiding van het ontwikkelplan is hierbij een belangrijke mijlpaal. De verwachting is dat het college hierover uiterlijk in februari 2011 een besluit zal nemen. De uitkomsten van deze besluitvorming dienen in de jaarrekening 2010 verwerkt te worden. Omdat dit een zeer materiële en complexe grondexploitatie betreft, wijzen wij u erop dat de jaarrekening formeel wordt vastgesteld door de raad. Dit betekent dat significante ontwikkelingen die plaatsvinden na het opstellen van de jaarrekening 2010 door het college, maar voor de vaststelling door de raad en die een materiële impact hebben op de jaarrekening 2010, alsnog verwerkt dienen te worden in de jaarrekening. PwC 5 van 9

9 Gezien de materiële omvang van het complex Grote Hout en de risico s die op dit moment worden onderkend, hebben wij het college geadviseerd de voortgang van het project en de financiële implicaties hiervan te monitoren zodat tijdig tot een juiste waardering in de jaarrekening 2010 kan worden gekomen Interne beheersing grondexploitaties in ontwikkeling Grondexploitaties zijn in het algemeen complexe en omvangrijke projecten. Jaarlijks wordt voor alle complexen een verwachting voor de resterende looptijd van het complex gemaakt. Bij deze jaarlijkse actualisatie worden de in het verleden gehanteerde uitgangspunten beoordeeld en waar nodig bijgesteld. Op basis van de bijgestelde verwachtingen wordt het verwachte eindresultaat bepaald. Gezien de economische ontwikkelingen en de snelheid waarmee deze ontwikkelingen elkaar opvolgen is het van belang ook gedurende het jaar inzicht te hebben in de status van de grondexploitaties en de risico s die in de grondexploitaties kunnen worden onderkend. Gedurende 2010 is de interne beheersing van de grondexploitaties verbeterd. Er is een managementtool ontwikkeld waarmee per project de belangrijkste risico s, de bijbehorende beheersingsmaatregelen en de financiële omvang van de onderkende risico s in kaart worden gebracht. Een volgende stap is om aan de onderkende risico s ook een kans toe te kennen dat het risico zich daadwerkelijk voordoet. De managementtool is een goede stap voorwaarts in het structureel en periodiek monitoren van de grondexploitaties. Op dit moment is de managementtool uitgevoerd bij twee grondexploitaties. Wij hebben het college geadviseerd de managementtool de komende periode verder te implementeren, waarbij alle significante complexen worden beoordeeld en de risico s worden doorvertaald in een eventuele bijstelling van de resultaatverwachting. Daarnaast hebben wij het college geadviseerd bij het gebruik van de managementtool expliciet te beoordelen in hoeverre een bijstelling van de resultaatverwachting leidt tot het vormen van een verliesvoorziening en in hoeverre de raad over de ontwikkelingen geïnformeerd dient te worden. Op dit moment vindt de verantwoording naar de raad plaats tijdens de vaste momenten in de planning- en controlcyclus: de begroting, voorjaarsnota, najaarsnota en jaarrekening. Indien er aanleiding voor is, wordt de raad ook tussentijds geïnformeerd. Met het koppelen van een beslismoment aan de managementtool wordt de tijdige communicatie naar de raad structureel gewaarborgd Interne loonkosten worden niet volledig toegerekend aan projecten In 2009 is besloten om jaarlijks voor een maximaal bedrag van intern gemaakte loonkosten toe te rekenen aan diverse projecten en grondexploitaties. De doelstelling van dit besluit is om jaarlijks een budgettaire ruimte te creëren. Door toerekening van loonkosten ontstaat doorgaans inzicht in de werkelijke kosten per grondexploitatie/ project en kan de integrale kostprijs worden bepaald. In 2009 is een bedrag van circa loonkosten toegerekend. In 2010 is deze systematiek verder geïmplementeerd en worden eveneens interne loonkosten toegerekend. Dit zal over geheel 2010 het maximale bedrag van betreffen. Wij hebben geconstateerd dat niet voor alle projecten op dezelfde wijze loonkosten worden toegerekend. Zo worden onder meer geen loonkosten toegerekend aan het project Winkelcentrum IJmuiden. De reden hiervoor is dat met de externe partij die is betrokken bij dit project, is afgesproken dat interne loonkosten niet ten laste van het project worden gebracht. Wij wijzen u erop dat een afrekeningssystematiek met een externe partij geen invloed hoeft te hebben op de interne verantwoording van een project binnen de gemeente. Door deze verwerkingswijze is naar onze mening voor dit project onvoldoende inzicht in de werkelijk gemaakte kosten. Daarnaast worden in een boekjaar alleen de loonkosten tot het vastgestelde maximale bedrag toegerekend en vindt toerekening niet plaats op basis van de werkelijk gemaakte loonkosten. Dit is een keuze. Echter door deze verwerkingswijze bestaat het risico dat onvoldoende inzicht aanwezig is in de werkelijke PwC 6 van 9

10 projectrealisaties. Wij adviseren u voor elk project een consistente toerekeningssystematiek toe te passen. Hierdoor ontstaat voor de diverse projecten inzicht in de werkelijke projectrealisaties Nota Ontwikkeling grondbeleid wordt herzien De gemeente Velsen heeft haar grondbeleid vastgelegd in de deelnota s ontwikkeling, prijzen en vastgoed. Wij hebben begrepen dat de deelnota Ontwikkeling op dit moment wordt herzien. Er zal aandacht worden besteed aan de geïmplementeerde risicomanagementtool, hoe om te gaan met voorbereidingskredieten, de bepaling van de reserve grondbedrijf en de toekenning van interne kosten. Hiermee wordt invulling gegeven aan enkele aanbevelingen die wij in voorgaande jaren in onze rapportage hebben opgenomen. Wij adviseren u de deelnota Ontwikkeling tijdig vast te stellen zodat de wijzigingen in de jaarrekening 2010 kunnen worden verwerkt. 2.4 De mogelijke effecten van de huidige financiële ontwikkelingen worden in beeld gebracht Er is voldoende aandacht voor de financiële ontwikkelingen die op de gemeente Velsen afkomen als gevolg van de huidige economische omstandigheden. Zichtbare effecten worden geadresseerd in de reguliere begrotingsen budgetteringsprocessen. Daarnaast is de organisatie bezig met het opstellen van een Visie op Velsen 2025 waarin naar doelstellingen voor de gemeente Velsen op de langere termijn (tot circa 2025) wordt gekeken. Tevens is een ambtelijke taskforce actief, die kijkt naar de huidige financiële situatie en bezuinigingsmogelijkheden. Op basis hiervan en rekening houdend met de uitkomsten van de Visie op Velsen 2025 is de doelstelling een kerntakendiscussie te laten plaatsvinden. De verwachting is dat er in het eerste kwartaal 2011 meer inzicht is in de aspecten waarop Velsen gaat bezuinigen en keuzen daarin gemaakt zullen worden. U heeft als raad hierin een belangrijke rol. 2.5 Rechtmatigheid is geborgd binnen de organisatie, de kwaliteit van de interne controles kan verder verbeterd worden Vanaf 2007 heeft de gemeente Velsen veel inspanningen verricht om de rechtmatigheid structureel te borgen. De uitvoering van interne controles op diverse processen is hiervan een onderdeel. De afgelopen jaren zijn deze interne controles steeds verder geoptimaliseerd en geïntegreerd binnen de organisatie. Deze interne controles kunnen onzes inziens verdergaand verbeterd worden. Onderstaand gaan wij in op enkele verbetermogelijkheden ten aanzien van de uitvoering van de interne controles Overwegingen risicoanalyse worden nog niet expliciet vastgelegd De interne controles worden risicogericht uitgevoerd. De overwegingen van de risico s per (deel)proces kunnen explicieter vastgelegd worden, zodat beter zichtbaar is waarom een hoger risico wordt verwacht en op welk aspect de interne controle binnen het desbetreffende (deel)proces zich moet gaan richten. Wij hebben het college geadviseerd hier komend jaar aandacht aan te schenken, zodat interne controles meer gericht zijn op de belangrijke risico s binnen de gemeente en hierdoor effectiever en efficiënter uitgevoerd kunnen worden. Verder hebben wij geconstateerd dat er in 2010 een wijziging heeft plaatsgevonden in de processen die in de rechtmatigheidscontrole worden betrokken. Er zijn enkele processen gewijzigd waardoor op basis van een roulatiesysteem ook voor minder risicovolle processen periodiek verbijzonderde interne controles worden uitgevoerd. Wij vinden dit een positieve ontwikkeling maar wijzen u erop dat juist bij een dergelijk roulatiesysteem een gedocumenteerde en onderbouwde risicoanalyse van belang is. PwC 7 van 9

11 2.5.2 De kwaliteit van de interne controles kan verbeterd worden De kwaliteit van de interne controles kan verbeterd worden. Hierbij dient vooral gedacht te worden aan de volgende aspecten: Meer aandacht voor de risicoanalyse per uit te voeren (deel)proces. Nu wordt over het algemeen een proces integraal gecontroleerd. De interne controle kan effectiever en efficiënter uitgevoerd worden als binnen de diverse (deel)processen ook meer rekening wordt gehouden met de specifieke risico s of wijzigingen in het proces. Deze controleaanpak kan ook van invloed zijn op de omvang van de uit te voeren deelwaarnemingen. Aandacht voor de omvang van de uit te voeren deelwaarneming bij de uitvoering van de interne controles in relatie tot de opgestelde risicoanalyse voor het desbetreffende proces. Ten aanzien van de omvang van de te steken deelwaarneming kan gemeentebreed één uniforme methodiek gehanteerd worden. Een meer eenduidige conclusie van geconstateerde bevindingen. Wat is nu het effect op de interne oordeelsvorming ten aanzien van rechtmatigheid? Interne (centrale) kwaliteitstoetsing op de opgestelde IC-plannen en -rapportages. Wij hebben het college geadviseerd bovenstaande aspecten te betrekken in de uitvoering van de interne controles Tijdige uitvoering van interne controles op risicovolle processen blijft een aandachtspunt Ten behoeve van een goede interne beheersing is het van belang dat processen verspreid over het jaar worden gecontroleerd. Hierdoor kan er intern tijdig bijgestuurd worden indien er bevindingen worden geconstateerd. Wij hebben geconstateerd dat voor het merendeel van de processen de interne controles inmiddels zijn gestart of afgerond. Er wordt centraal een overzicht bijgehouden van de status van de interne controles. Wel vragen wij aandacht voor de interne controle op het proces inkoop en aanbesteding en dan in het bijzonder ten aanzien van de Europese aanbestedingen. Deze controle dient nog te worden uitgevoerd. Daarnaast is in het statusoverzicht aangegeven dat de interne controles van diverse processen zijn afgerond. Wij hebben het college erop geattendeerd dat het voor het oordeel over de rechtmatigheid van belang is vast te stellen dat de processen gedurende het gehele jaar 2010 volgens de wet- en regelgeving zijn uitgevoerd. Dit betekent dat voor veel processen nog controles zullen moeten worden uitgevoerd om ook over de laatste maanden van het jaar een oordeel te kunnen geven. 2.6 Enkele verbeterpunten rondom de financiële stromen Wmo geconstateerd Kwaliteit interne controles is verbeterd Vorig jaar hebben wij het college aanbevolen de kwaliteit van de interne controles ten aanzien van verstrekkingen in het kader van de Wmo te verbeteren. Vooral op het gebied van de interpretatie van de wet- en regelgeving lag een verbeterpunt. In 2010 is een nieuwe medewerker aangetrokken die de uitvoering van deze interne controles over het eerste halfjaar 2010 heeft gecontroleerd. Wij hebben vastgesteld dat bij de uitvoering van deze interne controle de wet- en regelgeving juist is geïnterpreteerd en toegepast. PwC 8 van 9

12 2.6.2 De gevolgen van eventuele fouten en/of onzekerheden ten aanzien van het proces rondom toekenning van persoonsgebonden budgetten dienen overwogen te worden Wmo-cliënten kunnen kiezen voor levering van de voorziening in de vorm van een persoonsgebonden budget (pgb). In dit geval zijn de cliënten zelf verantwoordelijk voor de inkoop van zorg en voor de administratie van het budget. De gemeente heeft zich in haar Verordening voorzieningen maatschappelijke ondersteuning Velsen 2009 verplicht de besteding van het pgb door cliënten (steekproefsgewijs) te controleren op rechtmatigheid. Hoewel deze interne controle nog niet is uitgevoerd, is het denkbaar dat uit deze interne controle bevindingen naar voren komen die mogelijk tot rechtmatigheidsfouten en/of onzekerheden kunnen leiden. Hierbij valt te denken aan: Enkele cliënten benutten niet altijd het toegekende pgb. Enkele cliënten kunnen geen (volledige) bewijsstukken overleggen ten aanzien van de besteding van het toegekende pgb. Vanuit de verordening blijkt onvoldoende hoe gehandeld moet worden indien uit uitgevoerde interne controles bevindingen worden geconstateerd. De vraag is bijvoorbeeld of bij een geconstateerde bevinding het toegekende pgb door het college teruggevorderd dient te worden of niet. Aangezien in de verordening onduidelijk naar voren komt hoe er gehandeld moet worden, is door de organisatie niet vast te stellen of deze situaties leiden tot mogelijke financiële onrechtmatigheden. Mede in dit kader adviseren wij u de betreffende verordening nader te (laten) analyseren en vast te stellen of de inhoud van de verordening nog (geheel) aansluit bij de doelstelling en praktische uitvoering van deze regeling zoals door de gemeente Velsen wordt beoogd. 2.7 Verantwoording SiSa is verbeterd, maar blijft een aandachtspunt In de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt de gemeente aan het rijk en de provincie verantwoording af over de besteding van diverse rijksvergoedingen en provinciale bijdragen. Voor uw gemeente gaat het om een financieel groot bedrag. Hoewel uw gemeente een centrale coördinator heeft aangesteld, is bij de jaarrekeningcontrole 2009 wederom gebleken dat het een behoorlijke inspanning van uw organisatie vergt om de SiSa-bijlage juist, volledig en tijdig in te vullen. Wij hebben het college erop gewezen dat dit voor de jaarafsluiting 2010 een belangrijk aandachtspunt blijft. Wij hebben het college geadviseerd zo spoedig mogelijk een plan van aanpak voor het boekjaar 2010 op te stellen waarin aandacht is voor de volgende aspecten per specifieke regeling: Inventarisatie van de te verantwoorden specifieke regelingen per afdeling. Uitvoeren van een risicoanalyse per regeling. De interpretatie van het bestedingsbegrip. Wijze van afstemmen met afdelingen over aan te leveren informatie ten behoeve van de verantwoording. Uitvoeren van detailwaarnemingen per regeling (minimaal één voor regelingen kleiner dan < , meerdere voor regelingen > ). Tijdspad van aanlevering. Wijze van dossiervorming, inclusief de aansluiting van de verantwoording op de financiële administratie en onderliggende brondocumenten. Tevens is het van belang de afspraken in het plan van aanpak goed te monitoren. Hier is een rol weggelegd voor de centrale coördinator. Daarnaast dient deze functionaris ook een interne toetsing uit te (laten) voeren op de kwaliteit van de aanlevering. Op deze wijze kan er zorg gedragen worden voor een tijdige en juiste wijze van verantwoorden richting het rijk en de provincie Noord-Holland. PwC 9 van 9