Enschede leeft mee Proces en communicatie van vestiging opvang vluchtelingen Esmarkerveld Enschede 2015

Transcriptie

1 Enschede leeft mee Proces en communicatie van vestiging opvang vluchtelingen Esmarkerveld Enschede 2015

2 1. Inleiding Op 21 september 2015 zal de gemeenteraad van Enschede beslissen of er een opvang voor vluchtelingen gevestigd zal gaan worden op het Esmarkerveld. Dit is de locatie die aan alle voorwaarden van zowel de gemeenteraad als het COA voldoet. Het gaat om opvang van maximaal 600 vluchtelingen in semi-permanente behuizing voor de duur tot maximaal 10 jaar. Bij een positief besluit door de gemeenteraad wordt tussen de gemeente en het COA een bestuursovereenkomst getekend waarin de wederzijdse verantwoordelijkheden en afspraken over de realisatie van het opvangcentrum wordt vastgelegd. De verantwoordelijkheid voor de bekendmaking van komst en locatie van de opvang aan de bevolking ligt bij de gemeente. De gemeenteraad heeft bij de bespreking in de stedelijke commissie inzicht gevraagd in het proces na besluitvorming: hoe gaat de gemeente de omwonenden betrekken en informeren? Welke stappen kent het proces om het draagvlak en het vertrouwen in het proces en de gemeente te vergroten. In deze memo beschrijven we de processtappen en bijbehorende communicatiestrategie. Deze communicatiestrategie is al vanaf begin dit jaar ingezet. Met name de afgelopen weken zijn er meerdere gesprekken en bijeenkomsten met de diverse doelgroepen geweest. Proces voor de besluitvorming Het oorspronkelijke communicatieproces was er op gericht om in drie schillen rondom de beoogde locatie, belanghebbenden te informeren: 1. De direct omwonenden zouden de beoogde locatie in een privégesprek voor bekendmaking horen, 2. De aanliggende buurten zouden de beoogde locatie in een brief voor bekendmaking vernemen, 3. Overige belangstellenden zouden via reguliere kanalen gelijktijdig met bekendmaking geïnformeerd worden. Daarnaast zouden er op de dag van de bekendmaking sessies zijn voor elk van de drie schillen. Na de gelekte informatie is dit proces helaas in deze volgorde niet doorgegaan. Wel zijn de sessies op de dag zelf doorgegaan en is er gepoogd met de eerste schil zo snel mogelijk telefonisch contact te zoeken. Daarnaast zijn er inmiddels twaalf unieke bijeenkomsten met omwonenden en wijken geweest tussen de bekendmaking en de raadsvergadering in. Bij al deze bijeenkomsten was de gemeente bestuurlijk vertegenwoordigd. Effecten besluitvorming Omwonenden hebben de keuze voor het Esmarkerveld ervaren als een (onaangename) verrassing en voelden zich onvoldoende betrokken om in te kunnen stemmen met deze beslissing. De keuze om één locatie voor te stellen aan de raad draagt daar aan bij. Daarnaast hebben de tegenstanders luid en duidelijk van zich laten horen. Enerzijds gaf men aan dat men begreep dat Enschede haar verantwoordelijkheid neemt als het gaat om de opvang van vluchtelingen maar had men grote vraagtekens bij de keuze voor deze specifieke locatie, anderzijds zijn er zeer veel beweringen voor het voetlicht gebracht die gebaseerd zijn op angstbeelden over het onbekende. Proces rondom besluitvorming Het feit dat de media eerder speculeerden over de keuze voor de locatie, maakte dat het vertrouwen in de overheid over een zorgvuldig proces bij velen weg was. Tegelijkertijd kan je constateren dat de groep tegenstanders een relatief grote afstand voelt tot de overheid in het algemeen. Vanuit hun perspectief heeft men niet het gevoel dat de lokale overheid weet wat er speelt in hun buurt noch dat de overheid de juiste keuzes maakt in het algemeen en m.b.t. de plaatsing van het opvangcentrum in het bijzonder.

3 Overwegingen De lokale gebeurtenissen rondom asielzoekerscentra spelen zich af in een algemeen maatschappelijk klimaat waarin de toelating van asielzoekers een omstreden en gevoelig politiek vraagstuk is geworden: het maatschappelijk draagvlak voor toelating en opvang ligt al enige jaren onder vuur. De publicaties in de media dragen niet altijd bij aan een positieve beeldvorming. Bij een groep mensen leeft het beeld van: de stelende, agressieve, lanterfantende, onbetrouwbare, onrust veroorzakende, nepasielzoeker die wordt voorgetrokken, in de watten gelegd en daarvoor ook nog ondankbaar is. We moeten ons realiseren dat er ondanks zorgvuldig handelen toch incidenten kunnen voorkomen. Spanningen en conflicten zijn niet voor 100% uit te sluiten. Keuzes in Communicatie Om het draagvlak en het vertrouwen in het proces en de gemeente te vergroten zal er intensieve communicatie plaats moeten vinden en zal er ook veel en proactief informatie verstrekt moeten worden. De belangrijkste doelstellingen: 1. Uitleg geven over de locatie. Niet iedereen zal zich willen laten overtuigen door de goede bedoelingen van de gemeente, maar de gemeente zal er alles aan moeten doen om zoveel mogelijk betrokkenen te informeren over het proces en de overwegingen die ten grondslag liggen aan de keuze voor het Esmarkerveld. 2. Respectvol omgaan met door de stad aangeleverde locaties. De door de stad aangeleverde locaties zijn niet altijd beschikbaar en eigenaren ook niet altijd betrokken. We moeten onnodige onrust bij eigenaren ("kan mijn pand zomaar een AZC worden") wegnemen. 3. Het contact tussen overheid en buurtbewoners vergroten door concreet en veelvuldig de samenwerking op te zoeken op alle onderwerpen die zij belangrijk vinden (conform de uitgangspunten voor het samenlevingsgericht werken). 4. Angst voor het onbekende wegnemen door informatie te geven. Als men weet wat er gaat komen zullen de angstbeelden die leven steeds minder sterk worden. 5. De buurt en Enschede kennis te laten maken met zowel de locatie als haar bewoners. Sociaal en maatschappelijke inbedding is een van de belangrijke randvoorwaarden die door de raad aan de locatiekeuze is gesteld. Dit zal actief vormgegeven moeten worden door bewoners en medewerkers van het AZC proactief met elkaar in contact te brengen. 6. Het proces van bouwen laten begeleiden door een commissie van omwonenden 7. We gebruiken de mijlpalen in het bouwproces als communicatiemomenten, zo maken we aan de ene kant het bouwproces tastbaar en inzichtelijk zodat men weet wat er gaat komen, aan de andere kant is het een prettige een toegankelijke manier om het verhaal van de bewoners te kunnen vertellen, hierdoor zal uiteindelijk meer begrip ontstaan en maatschappelijk onrust verminderen. 8. We zien de protesten die we hebben gehoord als een kans om onszelf te verbeteren en een kans om het contact met omwonenden te herstellen. We zien het als een uitnodiging om intensief samen te werken, een oproep tot meer begrip voor de noden van omwonenden, daarom zal communicatie met omwonenden niet alleen moeten gaan over het AZC en alles wat daarbij komt kijken maar juist ook naar de problemen die omwonenden ervaren in hun dagelijks leven buiten het AZC. Zodra omwonenden ervaren dat de gemeente er is voor álle Enschedeërs en daarmee inzien dat de gemeente een zorgvuldige afweging maakt die rekening houdt met alle belangen zal er meer begrip ontstaan voor de overheid en kan er gewerkt worden aan het vergroten van vertrouwen.

4 Samen vormgeven aan optimale communicatie Om goede communicatie vorm te geven is het een belangrijke randvoorwaarde om dit zo intensief mogelijk sámen te doen; samen met omwonenden, samen met organisaties en instanties en samen met alle betrokken Enschedeërs. Dit is een belangrijk uitgangspunt. We willen betrokkenheid vergroten, informatie geven, communicatie afstemmen op de actuele behoeften en dit vooral ook in nauw contact mét betrokkenen en omwonenden vormgeven. Daarom geeft dit document richting en beschrijft randvoorwaarden, de daadwerkelijke communicatiekalender zullen we dan ook samen vormgeven. Daarom is de lijst met activiteiten die in dit document beschreven staat niet uitputtend en niet definitief. Het ligt in de lijn der verwachtingen dat in samenwerking met betrokkenen verschillende andere ( betere) ideeën naar voren zullen komen. De afweging welke activiteiten we oppakken en uitwerken is het resultaat van deze samenwerking. 2. Uitgangspunten Communicatie Rekening houdend met bovengenoemde overwegingen pleiten wij voor het hanteren van de volgende uitgangspunten: Optimale informatie: Een zorgvuldig proces van bekendmaking. Dus niet eerder openbaarheid dan nadat persoonlijk de belangrijkste stakeholders in de wijk en de direct omwonenden op de hoogte zijn gesteld. Aansluiten bij de behoeftes van de doelgroep: Er is alleen de keuze tussen subtiel benaderen of commotie riskeren. Voorkeur: subtiel benaderen. Dus: geen grote voorlichtingsbijeenkomsten voor omwonenden als dat niet nodig is, maar gedoseerde informatie aan kleine -groepjes betrokkenen verdient de voorkeur. Daarbij maken we gebruik van belangrijke stakeholders. We zoeken de samenwerking op en sluiten aan bij bestaande informatiekanalen. We zijn te gast in de wijk, net als de eerdere inloopavonden vragen we wijkraden om plek, vorm en moment te kiezen. Toegankelijk en benaderbaar: In de periode na de bekendmaking is sterk ingezet op een toegankelijke en benaderbare inzet van de gemeente. Dit zullen we blijven continueren. Op diverse manieren creëren we momenten en mogelijkheden waar mensen met hun vragen, emoties, klachten, ideeën of suggesties terechtkunnen. Vragen zullen we in alle openheid en eerlijkheid beantwoorden. Dat kan rechtstreeks of achteraf, na registratie van alle opmerkingen en vragen, via verschillende kanalen van de gemeente. Snelheid van informatie: Van belang is dat de pers goed geïnformeerd is en dat we snel reageren op online berichtgeving. Een gedegen online monitoring is daarbij essentieel. Het nieuws verspreid zich razendsnel met medewerking van social media. Daardoor kan berichtgeving snel escaleren. We blijven altijd in gesprek: Of het nu vóór- of tégenstanders zijn, we blijven altijd in gesprek. De overheid is er voor alle Enschedeërs en zal altijd de goede afweging moeten maken gebaseerd op beschikbare informatie van álle partijen.

5 3. Actoren/Doelgroepen De vestiging van een opvang raakt aan álle doelgroepen in de samenleving. Zowel inwoners en organisaties als ook professionele partners van de gemeente en het COA en de gemeente zelf. De lijst met doelgroepen en actoren zal steeds per fase verschillen en ook de informatie- en communicatiebehoefte zal per fase per doelgroep verschillen. De verschillende partijen zullen tegelijkertijd ook elk vanuit hun eigen rol een bijdrage leveren in dit proces: Buren, buurt en wijk Directe buren Direct belanghebbenden: Wijkraad / Omwonenden / Verenigingen / Kinderopvang / Onderwijs De wijkraden Esmarke- Zuid Glanerbrug Dolphia Het Euregio bedrijventerrein De voorzitters van de wijkraden als eerste aanspreekpunt Middenstandverenigingen uit de buurt Stedelijk Inwoners gemeente De verzameling van organisaties die aangegeven hebben te willen helpen bij de opvang van vluchtelingen Partners COA Politie Regionale brandweer Belangenorganisaties: Wijkraad / Stichting Vluchtelingenwerk Enschede Schoolbesturen en bestuur kinderopvang Sportverenigingen Media Lokale media: Wijk en buurtkranten, de Grenspost, Huis aan Huis, TV Enschede FM, RTV Oost en TCTubantia Landelijke media Gemeentelijk Gemeenteraad Het college van de gemeente Enschede De (loco-)burgemeester Jurgen van Houdt als inhoudelijk verantwoordelijke wethouder Jeroen Hatenboer als stadsdeelwethouder Stadsdeelcommissie Stedelijke commissie Individuele raadsleden Stadsdeelmanagement Stadsdeelbeheer Betrokken gemeentelijke afdelingen We zullen actief met al deze partijen om tafel gaan om te beschrijven welke rol men op zich wil

6 nemen en wanneer ze graag een bijdrage wil leveren. De lijst is dynamisch en zal aangevuld worden met partijen die zich aandienden gedurende het proces. In contact met tegenstanders Daarnaast zullen we actief contact moeten zoeken met de vertegenwoordigers van de tegenstanders. Graag willen we met elke groep in gesprek blijven en contact houden. Ook zullen we de belangrijkste contactpersonen in kaart brengen. 4. Fasering en Mijlpalen Gemeentelijke fasering Als projectteam en in nauwe samenwerking met Stadsdeelmanagement hanteren we een Projectplan en plan van aanpak. Deze gaat uit van de volgende fasen: Fase 1. verzamelen ingebrachte opmerkingen en vragen die we eventueel in bestuursovereenkomst moeten verwerken. Fase 2. Onderzoeken van de gewenste betrokkenheid van buren, buurten en wijken Fase 3. instellen van een bewonerscommissie Fase 4. aspecten bespreken met bewonerscommissie en additionele aspecten ophalen bij bewoners Fase 5. vaststellen van "smarte" afspraken. Fase 6. onderhandelen en spreken met COA, maar ook andere partners zoals onderwijs, politie Fase 7. betrekken bewonerscommissie bij het programma van eisen van de opvanglocatie Fase 8. sluiten bestuursovereenkomst gemeente-coa Fase 9. aanvragen omgevingsvergunning door COA Fase 10. bezwaar en beroeps fase Fase 11. uitvoering De fasering die we als projectteam hanteren zal de buitenwereld niets zeggen. Om de informatieverstrekking en communicatie met betrokkenen op een goede manier vorm te geven zal gebruik gemaakt worden van zichtbare en aansprekende mijlpalen. Mijlpalen Raadsvergadering 21 september Voor het besluit, inclusief de eventuele moties of amendementen zal uitvoerig aandacht moeten zijn. Niet alleen in de pers, een artikel in de Huis aan Huis, maar juist ook in één-op-één contacten in de omliggende buurten en wijken. Het schoonmaken van de grond de grond van het Esmarkerveld zal gesaneerd moeten worden. Zowel de start als het einde zijn momenten waar we aandacht voor vragen. Dit zijn ook momenten om mogelijke problemen in Enschede Oost op het gebied van vervuilde grond onder de aandacht te brengen. Zodat niet alleen het Esmarkerveld maar juist ook andere gronden gesaneerd kunnen worden óf eerder op de lijst van te saneren velden gezet kan worden Het bouwrijp maken de gemeente zal voorbereidende werkzaamheden uit moeten laten voeren om de bouw in januari mogelijk te maken. Aanleg van bijvoorbeeld verlichting en riolering kunnen onderwerpen zijn die ook leven in Dolphia, Esmarke en Glanerbrug. Door dit actief tegelijkertijd onder de aandacht te brengen ziet de buurt dat de komst van het AZC ook positieve effecten voor de buurt heeft De tekeningen/het ontwerp is klaar zoals gezegd is er veel onduidelijk over hóe het er uit zal gaan zien. Zodra de tekeningen klaar zijn zullen we infopunt(en) inrichten en actief de wijken ingaan om te laten zien wat er komt zodat men een beeld krijgt van hetgeen er gebouwd gaat worden. Voorafgaand aan het maken van de tekeningen zal er actief input gevraagd worden van omwonenden en betrokkenen zodat er zichtbare invloed is op dat wat gebouwd wordt. We gaan ontwerpsessies houden met de buurt, zodat mensen zelf hun wensen kunnen intekenen.

7 Begin van de bouw op dit moment is het verstandig om aandacht te vragen voor de Enschedese partijen die deelnemen aan de bouw, met welke duurzaamheidsaspecten er rekening gehouden wordt en de eventuele impact op de werkgelegenheid. Er gaan Enschedeërs aan het werk (en verdienen daardoor ook hun salaris) door de bouw van een AZC. Centrale voorzieningen zijn klaar deze voorzieningen zouden ook een functie kunnen hebben voor omwonenden (misschien komt er een klein speeltuintje? Ook voor buurtkinderen). Aan de hand van de voorzieningen kan op een toegankelijke manier uitgelegd worden wat er allemaal gebeurt op zo n AZC en dit geeft aanleiding tot het tot stand brengen van contact. Voorbeeld -> er hebben zich nu al verschillende vrijwilligers aangemeld die graag taalles willen geven. Ook is er reeds een ondernemer (let s Hibernate) die graag een werkplaats wil vestigen op de locatie. Daarnaast is dit ook een moment om veel aandacht te geven aan de arbeidsplaatsen voor Enschedeërs die op het terrein gecreëerd gaan worden, we verwachten ca. 14 Enschedeërs een baan te kunnen geven. Dit is naast een zeer gewenste impuls voor de arbeidsmarkt ook een belangrijk gegeven voor acceptatie en tolerantie, zodra werknemers geworven worden uit de directe omgeving zal er ook meer kennis over het AZC gedeeld worden in de omliggende buurten. Huizen klaar we nodigen heel Enschede uit om een kijkje te nemen in de nieuw gebouwde opvang. Men kan zien en voelen hoe het is om in een vluchtelingenopvang te leven. De afspraken die er zijn omtrent veiligheid delen we actief in deze fase, nadat deze mede met bewoners zijn opgesteld. Het verwelkomen van de eerste bewoners in mei of juni hopen we de eerste bewoners te mogen verwelkomen. Dit is een feestelijke gebeurtenis, die we graag willen vieren met álle betrokkenen Per fase zullen de mijlpalen met concrete data in kaart gebracht moeten worden. Daarnaast gaan we per fase de betrokken doelgroepen bij elkaar brengen om met elkaar vast te stellen aan welke communicatie de meeste behoefte ontstaan. Deze communicatiekalender per fase zal steeds proactief vastgesteld worden. Organisatie van de communicatie Afstemming, terugkoppeling en informatievoorziening is onderwerp van een structureel overleg tussen de belangrijkste partijen. Bewoners/omwonenden Onze uitgangspunten gaan nadrukkelijk uit van actieve participatie. Om dit op een goede manier vorm te geven gaan we werken met een bewonerscommissie en een beheerscommissie. De bewonerscommissie is leidend in de periode tot aan de bouw. Na voltooiing van de bouw dragen zij het stokje over aan de beheerscommissie. Deze commissies zijn in die periodes de belangrijkste aanspreekpunten en coördinerende organen. Er zal actief geworven worden om recht te doen aan een goede afspiegeling van de buurt en alle betrokken partijen. Zij zullen per fase niet alleen controleren en coördineren maar zij zullen ook als eerste geïnformeerd en betrokken worden. Zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering van 21 september zullen deze organen ingericht worden, zowel in samenstelling als in takenpakket, opdat hun rol vanaf het begin van het proces duidelijk en transparant ingevuld kan worden. Bewoners en betrokkenen kunnen hun input zowel via deze commissies als via het stadsdeel geven. COA: Het participeren aan een overlegcommissie met omwonenden en informeren over de inhoudelijke gang van zaken in het centrum; Informatie aanleveren / voorlichting verstrekken i.s.m. gemeente richting burgers;

8 Bij nieuwsfeiten direct informeren van gemeente, omwonenden en via de website en de pers het publiek; Het COA is primair verantwoordelijk voor de informatie op het terrein naar de medewerkers en bewoners Gemeentebestuur en ambtelijke organisatie: Het zodanig informeren van de gemeenteraad over het centrum, zodat zorgvuldige opinievorming mogelijk is; Het zich t.z.t. informeren en zich laten informeren door omwonenden over de gang van zaken met name met het oog op veiligheid / openbare orde; Het via informatie verantwoording afleggen aan de burgers over de aanwezigheid, doel en duur van het centrum en ontwikkelingen; Bij nieuwsfeiten (m.n. openbare orde, calamiteiten, veiligheidsaspecten) direct informeren aan het COA. Concluderend Deze memo beschrijft de hoofdlijnen van het proces en de communicatie totdat we de eerste vluchteling verwelkomen in de opvang op het Esmarkerveld. Voor de periode daarna zal er een apart communicatieplan worden opgesteld. Het in deze memo beschreven proces is een dynamisch proces waar we continue op moeten inspelen, inspelen op de actualiteit en steeds met de vinger aan de pols van de samenleving. We doen dit samen, samen met bewoners en betrokkenen. Door deze gezamenlijke aanpak creëer je draagvlak en begrip door het bottom-up op te bouwen, waarbij we heel nadrukkelijk uitgaan van de input van omwonenden en de kracht van de samenleving. Enschede leeft mee, we laten ons sociale hart spreken en geven een plek aan vluchtelingen die het heel erg nodig hebben. We zijn een gastvrije stad die een lange traditie heeft in omzien naar elkaar. De vluchtelingen moeten optimaal kunnen wonen in het centrum en hun leven weer op kunnen bouwen en de omwonenden weten zich gekend door de overheid en zien de vestiging van vluchtelingen niet als een bedreiging. We gaan er van uit dat we met dit plan recht doen aan een goede informatie- en communicatieaanpak die er zorg voor zal dragen dat bewoners van het AZC en omwonenden optimaal betrokken zijn bij de bouw van het complex en de ontvangst van vluchtelingen op het Esmarkerveld.