Checklist - Grensoverschrijdende arbeid Grensoverschrijdende arbeid neemt steeds meer toe en heeft allerlei gevolgen voor de werknemer, zijn de gezinsleden en zijn werkgever(s). Bij het bepalen van de fiscale en sociale verzekeringspositie in grensoverschrijdend verband spelen vooral de persoonlijke omstandigheden van de werknemer een belangrijke rol. 1. Bepaal de woonplaats De woonplaats van een werknemer is van groot belang om te bepalen of en hoe hij moet worden belast in Nederland en of hij sociaal verzekerd is. Personen die in Nederland wonen (binnenlands belastingplichtigen) zijn belast over hun wereldinkomen. Personen die niet in Nederland wonen (buitenlands belastingplichtigen) zijn alleen belast in Nederland als zij Nederlands inkomen genieten of bepaalde bezittingen hebben in Nederland. Voorkom een dubbele woonplaats Als iemand in het buitenland werkt kan vrij snel sprake zijn van een dubbele woonplaats. Zowel Nederland als het ander land kan de werknemer op basis van de nationale wetgeving als inwoner belasten. Een belastingverdrag bepaald in dat geval in welk land iemand inwoner is. 2. Voorkom dubbele belastingheffing Door gebruik te maken van belastingverdragen en de regeling ter voorkoming van dubbele belasting, wordt dubbele heffing voorkomen. Nederland heeft met veel landen een overeenkomst ter vermijding van dubbele belastingheffing (belastingverdrag) gesloten. Ga de belastingverdragen na Het belastingverdrag heeft ondermeer als doel te bepalen welk land bevoegd is de belasting te heffen over het inkomen uit een bepaalde bron. Daarnaast is in het verdrag aangegeven welke methode dubbele belastingheffing kan voorkomen. Houd rekening met de 183 dagenregeling Voor inkomsten uit dienstbetrekking bepaalt de hoofdregel dat het land waarin de werknemer werkt de heffingsbevoegdheid heeft over dat inkomen. Op deze hoofdregel bestaan echter een aantal uitzonderingen. De 183 dagenregeling is zo n uitzondering. In afwijking van de hoofdregel, belast in het werkland, mag de beloning onder voorwaarden toch in het woonland worden belast. Aan de voorwaarden moet cumulatief worden voldaan. Ga na of salary split mogelijk is De werkgever kan de salary-split toepassen als een werknemer in dienst is van meerdere werkgevers die in meerdere landen zijn gevestigd en hij ook daadwerkelijk in meerdere landen de werkzaamheden verricht. Het kan voordelig zijn door de werking van lokale tarieven en belastingverdragen het salaris te splitsen en te laten uitbetalen door twee werkgevers in verschillende landen.
Pas eventueel een eenzijdige regeling toe Als Nederland geen verdrag heeft afgesloten met een land waar de werknemer werkzaam is, kan Nederland toch eenzijdig voorkoming van dubbele belasting verlenen op basis van een besluit. Voorwaarde is dat het salaris is onderworpen aan belastingheffing in het werkland. Het is daarbij niet van belang of in het werkland daadwerkelijk belasting is betaald over het salaris. Wijze van voorkoming van dubbele belasting Toepassing van onder andere de evenredigheidsmethode of de creditmethode kan dubbele belasting voorkomen. Bij de evenredigheidsmethode wordt eerst de belasting berekend over het wereldinkomen uit werk en woning en vervolgens wordt deze berekende belasting verminderd afhankelijk van de verhouding buitenlands inkomen ten opzicht van het wereldinkomen. De creditmethode houdt in dat de buitenlandse belasting wordt verrekend met de Nederlandse belasting, maar nimmer meer dan de Nederlandse belasting die drukt op het betreffende inkomensbestanddeel. 3. Fiscale aandachtspunten bij emigratie Emigratie naar het buitenland heeft nogal wat fiscale gevolgen voor de werknemer. Houd rekening met de conserverende aanslag Een conserverende aanslag wordt opgelegd over het pensioenkapitaal, lijfrenteverzekeringen en de kapitaalverzekering eigen woning. De Belastingdienst verleent in dat geval uitstel van betaling voor een periode van 10 jaar. Als gedurende deze periode geen afkoop plaatsvindt of sprake is van een terugkeer naar Nederland, vervalt de conserverende aanslag. Recht op aftrekposten Bij emigratie kan de werknemer in beginsel geen gebruik meer maken van de aftrekposten, waaronder de hypotheekrenteaftrek, zodra de werknemer is geëmigreerd. De rendementsgrondslag wordt bij emigratie of immigratie tijdsevenredig berekend. Daarnaast geldt dat de werknemer alleen recht heeft op het belastingdeel van de heffingskortingen als hij het gehele jaar in Nederland binnenlands belastingplichtig is geweest. 4. Arbeidsinkomen uit Nederland Een werknemer die in het buitenland woont maar in Nederland werkt is belast in Nederland over zijn arbeidsinkomsten. Door toepassing van de 183-dagenregeling, het doorbelasten van kosten en het bepalen van de materiële werkgever, kan het belastingverdrag een ander land aanwijzen die het arbeidsinkomen mag belasten. Als de eigen woning wordt verhuurd is de hypotheekrente niet meer aftrekbaar. Staat de woning echter leeg, dan is de hypotheekrente onder omstandigheden toch aftrekbaar.
Opteren voor de fictieve binnenlandse belastingplicht De in het buitenland wonende belastingplichtige kan ervoor kiezen te worden belast als fictief binnenlandse belastingplichtige. De buitenlandse belastingplichtige heeft dan recht op dezelfde tegemoetkomingen en aftrekposten als een binnenlandse belastingplichtige. Buitenlandse belastingplichtigen die 90 procent of meer van hun inkomen in Nederland verdienen, krijgen hun hypotheekrenteaftrek voortaan op dezelfde manier als inwoners van Nederland, zo heeft staatssecretaris besloten. Dit brengt voor met name grensarbeiders rechtszekerheid en een vereenvoudiging mee. 5. Controleer gevolgen voor de Nederlandse werkgever Een werkgever die te maken heeft met grensoverschrijdende arbeid moet de administratieve gevolgen voor de loonadministratie goed in de gaten houden. Uitgezonden werknemers De werkgever die een werknemer (die gewoon bij hem in dienst blijft) uitzend naar een ander land, moet aan de hand van de nationale wet en de belastingverdragen controleren of hij loonbelasting en/of premies volksverzekeringen moet inhouden. Alvorens de werknemer uit te zenden moet de werkgever goed nadenken over zaken als hoe de werknemer wordt beloond in het buitenland en welke vergoedingen/verstrekkingen hem toekomen. Denk hierbij zaken zoals het ter beschikking stellen van een woning en eventuele verhuiskostenvergoeding. Inkomende werknemers Bij een inkomende werknemer moet de werkgever controleren of sprake is van een inhoudingsplicht voor de loonbelasting en premieheffing. Ook moet de werkgever onderzoeken of een tewerkstellingsvergunning en verblijfsvergunning nodig zijn. Blijft de werknemer tijdens de uitzending in het buitenland sociaal verzekerd, dan moet de werkgever daar in de loonbelastingadministratie rekening mee te houden. Sommige buitenlandse premies kunnen namelijk in mindering worden gebracht op het in Nederland te belasten salaris. 6. Ga na wat de gevolgen zijn voor de buitenlandse werkgever Wanneer de werkgever gevestigd is in het buitenland, bestaat toch de mogelijkheid dat deze werkgever te maken krijgt met inhoudingsplicht in Nederland. Wel of geen inhoudingsplicht Een in het buitenland gevestigde werkgever krijgt te maken met inhoudingsplicht voor de loonbelasting en premieheffing als sprake is van een vaste inrichting of vaste vertegenwoordiging in Nederland. Als de werknemer sociaal verzekerd is in Nederland geldt ook een inhoudingsplicht voor de premies volksverzekeringen. Daarnaast moet de buitenlandse werkgever ook premies voor de werknemersverzekeringen betalen. Het ter beschikking stellen van personeel en het werken op het continentale plat voor een periode van ten minste 30 dagen leidt ook tot inhoudingsplicht. In deze twee gevallen is namelijk sprake van een vaste inrichting. De buitenlandse werkgever kan zich ook vrijwillig melden als inhoudingsplichtige. Dit is van belang als de 30%-regeling moet worden toegepast op het loon van de werknemer.
7. Let op pensioenen Bij het werken over de grens is het pensioen een bijzonder aandachtspunt. Voor pensioenen is internationaal gezien niets geregeld. Daar komt nog bij dat ieder land haar eigen stelsel kent. Bepaal deelname aan een Nederlandse pensioenregeling Als een werknemer binnen concernverband wordt uitgezonden naar het buitenland is het mogelijk te blijven deelnemen aan de Nederlandse pensioenregeling wanneer deze daarin voorziet. Bepaal deelname aan een buitenlandse pensioenregeling Een buitenlands pensioen kan in Nederland fiscaal worden erkend. De pensioenaanspraak is dan niet belast, de werkgeversbijdrage is niet belast en de werknemerspremies zijn aftrekbaar. Op die manier kan een buitenlandse werknemer zonder problemen blijven deelnemen aan zijn buitenlandse pensioenregeling. Beoordeel overdracht pensioenkapitaal vanuit Nederland naar het buitenland Het is ook mogelijk het in Nederland opgebouwde pensioenkapitaal over te dragen aan een buitenlandse pensioenuitvoerder. Belangrijk is wel dat de overdracht plaatsvindt aan een toegelaten verzekeraar. In dat geval gelden namelijk geen nadere voorwaarden. 8. Belastingvrije vergoeding van extraterritoriale kosten Grensoverschrijdend werken brengt extra kosten met zich voor de werknemer. Deze kosten komen bovenop de reguliere kosten die een werknemer maakt. Men spreekt dan van extraterritoriale kosten. Onder omstandigheden kan de werkgever deze kosten belastingvrij vergoeden. Beoordeel de gevolgen van de werkkostenregeling Binnen de werkkostenregeling geldt er voor de extraterritoriale kosten een gerichte vrijstelling. De vergoeding kan onbelast blijven op voorwaarde dat de vergoeding door de werkgever is aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Voor een uitgebreide beschouwing van de werkkostenregeling raadpleeg de checklist werkkostenregeling. Wat zijn extraterritoriale kosten? Voor werkgevers met werknemers die grensoverschrijdend werken is de vrije vergoeding of verstrekking van extraterritoriale kosten erg belangrijk. Voorbeelden van extraterritoriale kosten zijn bijvoorbeeld vergoedingen voor extra uitgaven van levensonderhoud (COLA), taalcursussen, kosten voor de omzetting van officiële papieren, een kennismakingsreis naar het werkland en reizen naar het land van herkomst voor familiebezoek. 9. Pas de 30%-regeling toe De werkgever kan op basis van de 30%-regeling een onbelaste vergoeding ter hoogte van 30% van het salaris uitbetalen. De vergoeding wordt geacht te zijn verstrekt ter dekking van de extraterritoriale kosten. De werkelijk gemaakte extraterritoriale kosten kunnen dan niet meer onbelast worden vergoed. Ga na wie in aanmerking komt voor de 30%-regeling Inkomende werknemers die expertise hebben die schaars is op de Nederlandse arbeidsmarkt komen in aanmerking voor de 30%-regeling. Ook uitgezonden werknemers komen in aanmerking
voor de 30%-regeling, voor hen gelden echter andere voorwaarden. De maximale looptijd van de 30%-regeling bedraagt acht jaar. Voor beschikkingen afgegeven tot 1 januari 2012 geldt een termijn van tien jaar. Onder omstandigheden wordt deze maximale looptijd gekort. De regels voor de toepassing van de 30%-regeling zijn per 1 januari 2012 sterk aangescherpt. De gevolgen kunnen per geval verschillen. Zowel de werkgever als de werknemer moeten daarom goed nagaan wat deze regels voor hun specifiek geval k. Controleer de arbeidsrechterlijke aspecten van de 30%-regeling De 30%-vergoeding moet afzonderlijk van het loon zijn overeengekomen. Anders gezegd, de 30%-vergoeding moet naast het salaris worden toegekend. Dit kan worden geregeld door een addendum bij het arbeidscontract te voegen. Zaken die spelen bij een uitgezonden werknemer Bepaalde werknemers die worden uitgezonden naar het buitenland kunnen ook de 30%-regeling aanvragen. Het gaat hierbij om werknemers die werken voor de overheid of werknemers die werken in ontwikkelingslanden. Let op de fiscale behandeling van Amerikaanse staatsburgers Amerikaanse staatsburgers en houders van een greencard worden fiscaal geacht inwoner te blijven van Amerika ondanks het feit dat zij in Nederland wonen. Hierdoor zijn werknemers met de Amerikaanse nationaliteit alleen belast over in Nederland gewerkte dagen als zij kiezen voor de partiële buitenlandse belastingplicht. Voor bestuurders met de Amerikaanse nationaliteit worden de dagen op een andere manier berekend. 10. Bepaal de sociale zekerheid Het is belangrijk te bepalen waar een werknemer die grensoverschrijdend werkt is verzekerd voor de sociale verzekeringen. De werkgever kan dit bepalen op basis van nationale en internationale regelgeving. Nederlandse sociale verzekeringen In Nederland bestaan de sociale verzekeringen uit de volksverzekeringen, werknemersverzekeringen en de zorgverzekeringswet. In beginsel geldt dat iedereen die in Nederland woont verzekerd is voor de volksverzekeringen. Om verzekerd te zijn voor de werknemersverzekeringen geldt dat sprake moet zijn van een werknemer die in dienstbetrekking werkzaamheden verricht voor een werkgever. Grensoverschrijdend werken Internationaal zijn er verdragen inzake sociale zekerheid die de sociale zekerheidspositie van de werknemer en zijn familie regelen. De socialezekerheidspositie binnen de EU wordt bepaald door Verordening 883/2004. Voor werkzaamheden in een niet verdragsland of een land dat geen EUlidstaat is moet men uitgaan van de regels in de nationale wetgeving. Het is overigens ook mogelijk een werknemer vrijwillig te laten verzekeren bij de SVB voor de AOW en ANW.