Checklist De 30%-regeling

Transcriptie

1 Checklist De 30%-regeling 1. Maak gebruik van de 30%-regeling De 30%-regeling is een fiscaal gefaciliteerde regeling voor tijdelijk buiten het land van herkomst tewerkgestelde deskundigen. Onbelaste vergoeding voor aangewezen werknemers De werkgever mag op grond van deze forfaitaire regeling extraterritoriale kosten (gedeeltelijk) onbelast vergoeden. Het gaat om de extra kosten die een werknemer in redelijkheid maakt omdat hij tijdelijk buiten het land van herkomst verblijft voor het verrichten van zijn werkzaamheden. Een werkgever kan de extraterritoriale kosten vrij vergoeden en verstrekken als hij deze aannemelijk kan maken. Verzoek om een beschikking De werkgever en werknemer moeten samen de Belastingdienst verzoeken om een beschikking waarin toepassing van de 30%-regeling wordt toegestaan. De toepassingsduur van deze beschikking is vanaf 1 januari 2012 maximaal acht jaar. Voor beschikkingen die zijn afgegeven voor 1 januari 2012 is de looptijd in beginsel nog tien jaar. Eerdere perioden van verblijf in Nederland of tewerkstelling door een Nederlandse werkgever verminderen deze maximale toepassingsduur. 2. Bepaal de 30%-vergoeding De 30%-vergoeding bedraagt 30% van 100/70 maal het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking van de werknemer. Pas de 30%-regeling niet toe op de ontslagvergoeding De 30%-regeling is niet van toepassing op een ontslagvergoeding die als loon uit vroegere dienstbetrekking kwalificeert. De voorganger van deze regeling, de 35%-regeling was wel van toepassing op ontslagvergoedingen. Vergeet niet de kostenvergoeding voor schoolgelden Naast de forfaitaire kostenvergoeding kan de werkgever onder de 30%-regeling de kosten van een internationale school voor de kinderen van de werknemer onbelast vergoeden. Nabetalingen De werkgever kan de 30%-regeling ook toepassen op betalingen die een werknemer geniet na afloop van zijn tewerkstelling in Nederland of na afloop van de 30%-regeling. Daarbij is vooral van belang dat het recht op betaling onvoorwaardelijk vaststaat. Niet vereist is dat het exacte bedrag van de nabetaling vaststaat. Denk hierbij aan voorwaardelijk aandelenoptierechten.

2 3. Welke kosten kwalificeren als extraterritoriale kosten? Feitelijke kosten die door de werknemer worden gemaakt in verband met zijn tijdelijke tewerkstelling kwalificeren als extraterritoriale kosten. Deze extraterritoriale kosten kunnen niet naast de forfaitaire 30%-vergoeding onbelast worden vergoed door de werkgever. Kosten die als extraterritoriale kosten worden aangemerkt zijn bijvoorbeeld: de kosten van een kennismakingsreis, de kosten voor het aanvragen of omzetten van officiële papieren en extra uitgaven voor taalcursussen. Splits de kosten Voor de toepassing van de regeling voor extraterritoriale kosten wordt een onderscheid gemaakt tussen de extraterritoriale kosten, de algemene regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en belaste vergoedingen of verstrekkingen. Dit onderscheid is vooral belangrijk voor de bewijsregel. De inhoudingsplichtige kan de extraterritoriale kosten alleen vrij vergoeden met toepassing van de bewijsregel. Twijfels over de kosten? Kijk waar de oorzaak van de kosten ligt Kosten of uitgaven die de werknemer ook zou hebben gehad bij dezelfde werkzaamheden in eigen land, zijn geen extraterritoriale kosten. Bij twijfel over de vraag of een bepaalde kostensoort primair tot de extraterritoriale kosten moet worden gerekend, kijk waar de oorzaak van de kosten overwegend (voor meer dan 50%) ligt. 4. Bepaal de grondslag onder de werkkostenregeling Voor werkgevers die gebruik maken van de werkkostenregeling wordt de grondslag voor de 30% regeling ook anders bepaald. Met ingang van 1 januari 2011 maakt de 30%-vergoeding al onderdeel uit van het loon. Maak een keuze Werkgevers die gebruik maken van de werkkostenregeling moeten beoordelen of de kosten die zij naast de 30% regeling vergoeden moeten worden belast of als gerichte vrijstelling kunnen kwalificeren. De 30% vergoeding zelf valt binnen de werkkostenregeling onder de gerichte vrijstellingen. 5. Voldoe aan de voorwaarden Om een beschikking voor toepassing van de 30%-regeling te verkrijgen moet de werkgever in de eerste plaats een werknemer aanwerven vanuit het buitenland. Sinds 1 januari 2012 geldt in dit verband een extra vereiste, namelijk de 150-kilometercriterium. Daarnaast moet de ingekomen werknemer over een specifieke deskundigheid beschikken die schaars is op de Nederlandse arbeidsmarkt. De 30%-regeling moet in een Nederlandse loonadministratie worden verwerkt en de werkgever en de werknemer moeten deze tezamen aanvragen. Werf een werknemer vanuit het buitenland De werknemer moet door de werkgever in het buitenland zijn aangeworven om in Nederland tewerkgesteld te worden. Of de werknemer uit het buitenland is aangeworven, moet beoordeeld worden op het moment waarop de arbeidsovereenkomst wordt gesloten. Als de werknemer op dat moment, op basis van feiten en omstandigheden fiscaal geen inwoner is van Nederland, is sprake van aanwerving uit het buitenland.

3 Houd rekening met de 150-kilometercriterium Vanaf 1 januari 2012 komt de ingekomen werknemer die voorafgaand aan de tewerkstelling in Nederland ten minste tweederde van de periode van vierentwintig maanden woonachtig was in het grensgebied rond Nederland (tot en met 150 kilometer van de landsgrens) niet in aanmerking komt voor de 30%-regeling. Dit 150-kilometercriterium geldt overigens niet voor wetenschappers. Voldoe aan de specifieke deskundigheidseis De werknemer dient over een specifieke deskundigheid te beschikken die schaars is op de Nederlandse arbeidsmarkt. De Belastingdienst bepaalt sinds 1 januari 2012 aan de hand van een salarisnorm (het wereldloon) of aan de specifieke deskundigheidseis is voldaan. Het fiscaal loon bedraagt minimaal ( inclusief vergoeding) op jaarbasis. Voor jonge mensen tot 30 jaar die een master hebben afgerond geldt een fiscaal loon van ( inclusief vergoeding 30%-regeling). Een werknemer moet in beginsel gedurende de hele periode van de 30%regeling aan de salarisnorm voldoen, anders vervalt deze met terugwerkende kracht. Sommige werknemers, bijvoorbeeld wetenschappers aan universiteiten voldoen automatisch aan het specifieke deskundigheidseis. Beoordeel of de deskundigheid van de werknemer Om vast te stellen of aan deze voorwaarden wordt voldaan, is het niveau van de door de werknemer gevolgde opleiding relevant. Daarbij speelt ook de voor de functie relevante werkervaring en het beloningsniveau van de functie een belangrijke rol. De Belastingdienst zal in beginsel aannemen dat er sprake is van schaarste als aan de salarisnorm is voldaan. Ook het hebben van kennismigrantenvergunning is een goede indicatie hiervan. 6. Wie, waar en hoe de beschikking aanvragen? Alleen de formele, buitenlandse werkgever mag de 30%-regeling aanvragen. De buitenlandse werkgever die gebruik wil maken van de regeling moet zich eerst als inhoudingsplichtige voor de Nederlandse loonheffing registreren en zal een eigen loonadministratie in Nederland moeten opzetten. Er geldt wel een versoepeling voor werknemers afkomstig uit de EU/EER of uit landen waarmee Nederland een sociaal zekerheidsverdrag heeft gesloten. Vraag samen de 30%-regeling aan De 30%-regeling moet binnen vier maanden na aanvang van de tewerkstelling door de werkgever en de werknemer samen worden aangevraagd bij de Belastingdienst Limburg / Kantoor Buitenland in Heerlen. Hiertoe bestaat een standaardaanvraagformulier dat samen met een aantal documenten (zoals het curriculum vitae en de arbeidsovereenkomst) moet worden ingediend. De Belastingdienst kan alvorens een beschikking af te geven altijd om nadere informatie of aanvullende documentatie verzoeken. Een pro-forma aanvraag behoort ook tot de mogelijkheden. 7. Houd rekening met tussentijdse toetsing De Belastingdienst kan toetsen of een ingekomen werknemer na vijf jaar nog aan de voorwaarden voldoet. Per 1 januari 2012 geldt dat een ingekomen werknemer de gehele looptijd van de 30%regeling moet voldoen aan de specifieke deskundigheidsvereiste en niet slechts op het toetsingsmoment in het vijfde jaar.

4 Ga na of de overgangsregeling van toepassing is Voor ingekomen werknemers die voor 1 januari 2012 hun beschikking hebben gekregen geldt een overgangsregeling. Ligt deze toetsingsperiode na 1 januari 2012 dan moet de ingekomen werknemer op het moment van de tussentijdse toetsing aan de nieuwe voorwaarden voldoen die vanaf 1 januari 2012 gelden. Wordt niet voldaan aan de nieuwe voorwaarden dan wordt de 30%regeling niet verlengd. Voor beschikkingen die voor 1 januari 2012 zijn afgegeven blijft de looptijd tien jaar. 8. Zorg voor een goede verwerking in de loonadministratie Toepassing van de 30%-regeling is alleen mogelijk als over het loon van de tewerkgestelde werknemer Nederlandse loonbelasting wordt berekend en afgedragen. De 30%-regeling wordt niet in de aangifte inkomstenbelasting toegepast. Bij de verwerking in de loonadministratie moet de inhoudingsplichtige in ieder geval rekening houden met de berekening van de onbelaste 30%vergoeding, de reële arbeidsrechtelijke splitsing en de samenloop van de 30%-vergoeding met vergoedingen voor extra territoriale kosten. Naheffingsaanslagen De 30%-regeling is ook van toepassing op loon dat in naheffingsaanslagen is begrepen en ook op eindheffingsloon, mits dit per individuele werknemer is vastgesteld. Verwerk de 30%-regeling met terugwerkende kracht Aangezien de 30%-beschikking in de meeste gevallen pas wordt aangevraagd en afgegeven nadat de werknemer al is begonnen met werken, moet de inhoudingsplichtige de 30%-regeling met terugwerkende kracht in de salarisadministratie verwerken. 9. Kortingsregeling: oude en nieuw toetsingsperiode Vanaf 1 januari 2012 geldt een toetsingsperiode van vijfentwintig jaar. Elke periode van verblijf of tewerkstelling in Nederland gedurende deze periode komt in mindering op de looptijd van maximaal acht jaar. Tot 1 januari 2012 werd de werknemer gekort op de toepassing van de 30%regeling bij perioden van eerdere tewerkstelling of verblijf die meer dan tien jaar maar minder dan vijftien jaar voorafgaand aan de tewerkstelling waren geëindigd. De werknemer mocht dan maximaal twintig dagen per jaar in Nederland hebben gewerkt. 10. Bijzondere situaties De werkgever kan bij toepassing van de 30%-regeling worden geconfronteerd met enkele bijzondere situaties en hij weet soms niet hoe hij daarmee moet omgaan. In dat geval is het verstandig een adviseur in te schakelen. Komt de dienstverband tot een einde? Als de werknemer zijn dienstverband beëindigt en een nieuwe dienstbetrekking aanvaardt, moet hij samen met zijn nieuwe werkgever, een nieuwe aanvraag voor de 30%-regeling indienen bij de Belastingdienst.

5 Statutair bestuurders en de 30%-regeling De statutair bestuurder van een in Nederland gevestigde vennootschap komt ook in aanmerking kunnen voor toepassing van de 30%-regeling. Bij wijze van fictie wordt zijn inkomen volledig in de Nederlandse loonheffing betrokken en wordt het heffingsrecht over dit inkomen toegewezen aan Nederland op basis artikel 16 van het Nederlands Standaard Verdrag. Commissarissen en de 30%-regeling De commissaris staat in een fictieve dienstbetrekking. Toch kwalificeert de commissaris ook als ingekomen werknemer als vereist voor de 30%-regeling.