NRK collectief ISO 26000 basis zelfverklaring

NRK collectief ISO 26000 basis zelfverklaring Versie 1.0 (23-6-2014)

1. Scope 4 2. Samenvatting 5 3. Onderzoeksvragen MVO-principes 6 3.1 Vraag 1 6 3.2 Vraag 2 6 3.3 Vraag 3 7 3.4 Vraag 4 8 3.5 Vraag 5 8 3.6 Vraag 6 8 3.7 Vraag 7 9 4. Onderzoeksvragen over stakeholders 10 4.1 Vraag 8 10 4.2 Vraag 9 10 4.3 Vraag 10 12 5. Onderzoeksvragen MVO-kernthema s 13 5.1 Vraag 11 13 5.2 Vraag 12 13 5.3 Vraag 13 14 5.4 Vraag 14 15 5.5 Vraag 15 16 5.6 Vraag 16 17 5.7 Vraag 17 18 5.8 Vraag 18 19 5.9 Vraag 19 19 6. Onderzoeksvragen over het integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de organisatie 21 6.1 Vraag 20 21 6.2 Vraag 21 22 7. Gepaste zorgvuldigheid ( due diligence ) 23 7.1 Vraag 22 23 7.2 Vraag 23 23 7.3 Vraag 24 23 7.4 Vraag 25 24 8. Visie, missie, beleid en strategie 25 8.1 Vraag 26 25 9. Ontwikkelen van draagvlak en competenties 26 9.1 Vraag 27 26 9.2 Vraag 28 26

10. Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, 28 10.1 Vraag 29 28 10.2 Vraag 30 28 10.3 Vraag 31 29 11. Communicatie en rapportage 30 11.1 Vraag 32a 30 12. Conflicten en meningsverschillen met stakeholders 31 12.1 Vraag 33a 31 13. Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 32 13.1 Vraag 34 32 13.2 Vraag 35 32 13.3 Vraag 36 33 13.4 Vraag 37a 33 14. Selecteren van MVO-initiatieven en -instrumenten 34 14.1 Vraag 38 34 14.2 Vraag 39 34 14.3 Vraag 40 34 15. BIJLAGEN Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 15.1 Vraag 8 en 9 Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 15.2 Vraag 16 & 17 Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 15.3 Vraag 27 & vraag 31 Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

1. Scope Naam van de organisatie: Bema Kunststoffen B.V. Belangrijkste activiteiten (merken, producten en/of diensten) van de organisatie: Ontwikkelen en spuitgieten van klantspecifieke producten voor industriële afnemers. Landen waar de organisatie actief is: Nederland, België, Duitsland, Zweden, Italië, Frankrijk, Spanje, Tsjechië, Hongarije, Oostenrijk, Bosnië, Marokko, Egypte, Mexico. Locatie van het hoofdkantoor van de organisatie: Zierikzee. Eventuele divisies, werkmaatschappijen en dochterondernemingen van de organisatie: Bema Kunststoffen B.V. maakt samen met zusterbedrijf Vorma Gereedschappen- en Instrumentenfabriek B.V. onderdeel uit van Bema Beheer B.V. Bema Beheer B.V. is tevens voor 49% eigenaar van de joint venture Bema BA d.o.o. in Bosnië-Herzegovina. Batracon B.V. Nidoz B.V. O.P. B.V. Bema Beheer B.V. Ambra d.o.o. Vorma G. & I. B.V. Bema Kunststoffen B.V. 49% Bema BA d.o.o. 51% Figuur 1: Organisatieschema 4

2. Samenvatting Onder begeleiding van de NRK en Bureau Berenschot heeft Bema Kunststoffen B.V. deze onderbouwing van de zelfverklaring met betrekking tot ISO 26000 opgesteld. Hiervoor zijn de meest relevante stakeholders geïnventariseerd. Dit zijn de toeleveranciers, de klanten, de medewerkers, de aandeelhouders, de overheid en de brancheorganisatie. Op basis van de gesprekken die hiermee gevoerd zijn is in kaart gebracht welke onderwerpen de hoogste prioriteit hebben. Deze bleken binnen de thema s Arbeidspraktijk en Milieu te liggen. Op basis van de gekozen prioritaire onderwerpen worden de komende acties voor de komende 1 à 2 jaar gepland: Milieu: Bedrijfsprocessen LEAN maken zodat minder energie nodig is voor de verschillende afdelingen; Gefaseerd vervangen van de oudste c.q. meest energie gebruikende spuitgietmachines door nieuwe(re) welke minder energie verbruiken; Gefaseerd vervangen van de oudste c.q. meest energie gebruikende randapparatuur (bijvoorbeeld drogers) door nieuwe(re) welke minder energie verbruiken; Bema blijft deelnemen aan MJA3; Meer hergebruik van (rest)materiaal door aanschaf en ingebruikname van in-line maalmolens; Arbeidspraktijk: MIJN RI&E gebruiken; Ook bij automatiseringen bij machinepark veilig implementeren; Periodiek medisch onderzoek aanbieden aan alle medewerkers; Stof tijdens productie minimaliseren; Invullen duurzame inzetbaarheid; Legionella beheersingsplan koeltoren actueel houden; Stof- en dampbeheersing in de werkomgeving invoeren; Bema maakt via o.a. de website bekend dat MVO een integraal onderdeel van het beleid is en hoopt mede daardoor ook andere partijen hiertoe te stimuleren. 5

3. Onderzoeksvragen MVO-principes 3.1 Vraag 1 Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij leggen rekenschap af over: De effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; Toelichting/voorbeelden: Bema neemt deel aan het MJA3 programma en rapporteert jaarlijks het energiegebruik en committeert zich aan een reductie van 3% per jaar. Bema volgt de NRK activiteiten op het gebied van REACH. 3.2 Vraag 2 Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij zijn transparant over: het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten; wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft; de manier waarop besluiten tot stand komen; welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming; wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming; hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd; wie wij als onze stakeholders beschouwen; de manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd; hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie; 6

Deze informatie is: Openbaar en gemakkelijk beschikbaar. Begrijpelijk voor onze stakeholders. Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief. Waar is deze informatie te vinden? Informatie over de manier waarop wij omgaan met onze stakeholders is onder andere te vinden in deze zelfverklaring, maar ook op de website en in het jaarrapport. De missie staat op de website en is voor iedere geïnteresseerde toegankelijk. Klanten en andere stakeholders kunnen op aanvraag en onder bepaalde voorwaarden inzage krijgen in de jaarcijfers. Verder wordt ook afhankelijk van de vraagstelling en de situatie nadere informatie verstrekt aan bijvoorbeeld klanten, medewerkers of andere stakeholders. 3.3 Vraag 3 Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: maken onze kernwaarden en principes bekend; maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers); herkennen en pakken situaties waarin lokale wet- en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan; leven internationaal erkende normen van ethisch gedrag bij medisch onderzoek na; Hoe is dit ethisch gedrag geformaliseerd? Wij maken gebruik van de NRK collectieve code of conduct om ethisch gedrag te formaliseren De Nederlandse maatstaven qua arbeidsomstandigheden, milieu en veiligheid passen wij ook integraal toe in onze Bosnische joint venture, hoewel de normen en wetten locaal minder stringent zijn en in veel gevallen tot lagere productiekosten zouden kunnen leiden. 7

3.4 Vraag 4 Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: weten wie onze stakeholders zijn; erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben; ontvangen regelmatig scholieren en studenten voor een bedrijfsbezoek. In het door de NRK georganiseerde collectieve traject omtrent ISO 26000 hebben wij gezamenlijk onze stakeholders geïdentificeerd. Ook hebben we met de 3 belangrijkste stakeholdergroepen werknemers, klanten en toeleveranciers een collectieve stakeholderdialoog georganiseerd. 3.5 Vraag 5 Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving; leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is; treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn; beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving; hanteren inkoop- en verkoopvoorwaarden PVT; leven de bepalingen van REACH na. 3.6 Vraag 6 Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: 8

respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen; passen in onze joint venture in Bosnië Herzegovina dezelfde normen toe als in Nederland. Toelichting/voorbeelden: Doordat wij actief lid zijn van branchevereniging NRK / PVT, ondersteunen wij de volgende initiatieven: NRK activiteiten in EU op gebied van gevaarlijke stoffen (o.a. RoHs, REACH) Code of Conduct. 3.7 Vraag 7 Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties; ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze invloedssfeer; maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd; respecteren de internationale gedragsnormen; Toelichting/voorbeelden: Hoewel onze mogelijkheden om als klein bedrijf invloed uit te oefenen op het beleid van anderen uiteraard beperkt zijn spreken we onze toeleveranciers hier indien nodig wel op aan. De enige sanctie die we hebben is het verbreken de relatie. 9

4. Onderzoeksvragen over stakeholders 4.1 Vraag 8 Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? Als deelnemer aan het door de branche (NRK) georganiseerde collectieve project omtrent ISO26000, hebben wij de relevante stakeholdergroepen (en voorbeelden van individuele stakeholders) eerst intern geïnventariseerd en vervolgens in een serie van workshops met elkaar gevalideerd en aangevuld. Het resultaat hiervan heeft Bema wederom intern getoetst en waar nodig aangevuld. Startpunt voor het identificeren van onze stakeholders was het denken in onze toeleverketen, waardeketen en omgeving. Wij hebben de stakeholders van onze organisatie onderverdeeld in de volgende 11 groepen: toeleveranciers, eigen organisatie, klanten, branche vereniging, aandeelhouders, banken/verzekering, concurrenten, overheid, burgers, NGO's en media 4.2 Vraag 9 Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? In onderstaande weergave zijn de door ons geïdentificeerde stakeholders in kaart gebracht: 10

Branche vereniging Aandeel houders Banken / verzekering Concurrent en Eigen organisatie Toeleveranciers Klanten Overheid Gemeente Burgers NGO s / actiegroepe n Media Legenda: Zwart: geïdentificeerde stakeholders Blauw: stakeholders die momenteel worden betrokken bij MVO Toelichting: Onze toeleveranciers dienen uitsluitend grondstoffen te leveren die in overeenstemming met RoHS. De matrijzen, die wij betrekken van toeleveranciers uit China en Vietnam dienen in overeenstemming met de internationaal geldende regels op het gebied van arbeidsomstandigheden en milieu te worden geproduceerd. Binnen de eigen organisatie zijn voldoende BHV-ers aanwezig. Daarnaast is via de branchevereniging en Arboplaats het traject Duurzame inzetbaarheid gevolgd. 11

Samen met klanten heeft Bema een nagenoeg volledig leegbare verfverpakking ontwikkeld. Hierdoor wordt er nog maximaal 0,5% à 1% van de inhoud weggegooid in plaats van gemiddeld 5% met blikken en 10% met flessen. Bema is lid van de branchevereniging NRK, VMK, PVT en participeert in diverse initiatieven op het gebied van MVO. De aandeelhouders van Bema Beheer B.V. vormen tevens de directie (3 x DGA) en onderschrijven de principes van MVO. De overheid is o.a. betrokken via excursies door scholieren. Een voorbeeld hiervan is de jaarlijkse Afvalfietstocht, waarbij de leerlingen inzicht krijgen in de afvalstromen die bij de productie vrij komen en wat daar vervolgens mee gebeurt (hergebruik, gescheiden inzameling op kunststofsoort, recycling). 4.3 Vraag 10 Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)? Wij betrekken onze stakeholders om: inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders; hiertoe hebben wij deelgenomen aan en input gegeven aan de collectieve stakeholderdialogen. onze MVO-prestaties te beoordelen; voorbeeld zijn de brainstorm sessies met diverse medewerkers met het doel om aspecten met betrekking tot arbeidsomstandigheden duidelijk te krijgen. Één en ander ook in het kader van duurzame inzetbaarheid. 12

5. Onderzoeksvragen MVO-kernthema s 5.1 Vraag 11 Geef aan of u bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar: De eigen activiteiten en besluiten. Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie. Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. Bema heeft deelgenomen aan de impactsessies en stakeholderdialogen die onder begeleiding van Bureau Berenschot en de NRK hebben plaats gevonden. 5.2 Vraag 12 Welke onderwerpen zijn relevant? De NRK collectieve impactsessies en stakeholderdialogen hebben uitgewezen dat alle MVO thema s relevant zijn voor Bema. Niet alles is echter even relevant. De meest relevante onderwerpen zijn: Duurzaam gebruiken van hulpbronnen (milieu) Voorkomen van milieuvervuiling (milieu) MVO integreren in besluitvormingsprocessen en structuren (bestuur van de organisatie) Eerlijke concurrentie nastreven en bevorderen (eerlijk zakendoen) Gezondheid en veiligheid op het werk behouden en verbeteren (arbeidspraktijk) Goede werkomstandigheden en sociale bescherming bieden (arbeidspraktijk) Persoonlijke ontwikkeling en training bieden op de werkplek (arbeidspraktijk) De geraadpleegde stakeholders bevestigden ons beeld, en voegden hier nog aan toe: Bevorderen van MVO in de keten (eerlijk zakendoen) Voorkomen en adequaat oplossen van klachten (consumentenaangelegenheden) 13

Op MVO thema niveau ziet de relevantie van de verschillende thema s er als volgt uit: In bovenstaande grafiek is steeds de gemiddelde relevantie voor de 34 deelnemende NRK bedrijven geplot ten opzichte van de gemiddelde relevantie voor de stakeholders. Dit gemiddeld beeld zoals dat voor de branche van toepassing is komt overeen met het beeld dat Bema heeft. 5.3 Vraag 13 Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? De mate waarin het onderwerp effect heeft op uw stakeholders en duurzame ontwikkeling. Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp. De mate van bezorgdheid van uw stakeholders over het onderwerp. Andere criteria, namelijk de inschatting van de deelnemers aan het NRK collectieve ISO 26000 project over de effectiviteit van (collectieve) actie op een onderwerp. Systematisch zijn hiervoor alle MVO onderwerpen gescoord en besproken. De uitkomst hiervan is vervolgens 14

voorgelegd aan een vertegenwoordiging van 3 stakeholdergroepen: werknemers, toeleveranciers en klanten. Ook hierin heeft Bema actief bijgedragen. 5.4 Vraag 14 Welke onderwerpen zijn significant? De NRK collectieve impactsessies en stakeholderdialogen hebben uitgewezen dat veel MVO thema s significant zijn voor Bema. Er is echter wel verschil in de mate van significantie. De meest significante onderwerpen voor zowel Bema in Nederland als ook voor Bema Bosnië zijn: Gezondheid en veiligheid op het werk behouden en verbeteren (arbeidspraktijk) Goede werkomstandigheden en sociale bescherming bieden (arbeidspraktijk) Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek bieden (arbeidspraktijk) Voorkomen van milieuvervuiling (milieu) Duurzaam gebruiken van (hulp)bronnen (milieu) MVO integreren in besluitvormingsprocessen en structuren (bestuur van de organisatie) De geraadpleegde stakeholders bevestigden ons beeld, en voegden hier nog aan toe: Beschermen van de consumentengezondheid en veiligheid (consumentenaangelegenheden) Eerlijke concurrentie nastreven en bevorderen (eerlijk zakendoen) Voorkomen en adequaat oplossen van klachten (consumentenaangelegenheden) Werkgelegenheid bevorderen (betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap) Op MVO thema niveau ziet de significantie van de verschillende thema s er als volgt uit: 15

Hierboven is steeds de gemiddelde significantie voor de 34 deelnemende NRK bedrijven geplot ten opzichte van de gemiddelde significantie voor de stakeholders. Dit gemiddeld beeld zoals dat voor de branche van toepassing is komt grotendeels overeen met het beeld dat voor Bema van toepassing is, behalve dan dat het milieu voor wat betreft Bema hoger scoort. 5.5 Vraag 15 Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? Onze prestaties afgezet tegen wet- en regelgeving en internationale (gedrags)normen. Onze prestaties afgezet tegen de state of the art en best practices. De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan onze doelstellingen. De kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp. De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken. De kostenimplicaties wanneer het onderwerp niet snel wordt aangepakt. 16

Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd de quick wins 5.6 Vraag 16 Welke onderwerpen hebben prioriteit? In onderstaande tabel is de scoring qua prioriteit voor wat betreft Bema weergegeven. Relevante en significante MVO Onderwerpen MVO thema Prioriteit Gezondheid en veiligheid op het werk (behouden / 10 verbeteren) arbeidspraktijk Goede werkomstandigheden en sociale 10 bescherming bieden arbeidspraktijk Persoonlijke ontwikkeling en training op de 9 werkplek bieden arbeidspraktijk Sociale dialoog voeren arbeidspraktijk 7 Werkgelegenheid bevorderen arbeidspraktijk 4 MVO integreren in besluitvormingsprocessen en 8 structuren Bestuur van de organisatie Beschermen van de consumentengezondheid en - 4 veiligheid consumentenaangelegenheden Eerlijke marketing: feitelijke en onbevooroordeelde 4 informatie verstrekken consumentenaangelegenheden Privacy en gegevensbescherming van 4 consumenten consumentenaangelegenheden Voorkomen en adequaat oplossen van klachten consumentenaangelegenheden 7 Bevorderen van MVO in de keten eerlijk zakendoen 6 Eerlijke concurrentie nastreven en bevorderen eerlijk zakendoen 6 Tegengaan van corruptie eerlijk zakendoen 6 Verantwoorde politieke betrokkenheid eerlijk zakendoen 4 Beschermen van de biodiversiteit milieu 4 Duurzaam gebruiken van (hulp)bronnen milieu 10 Klimaatverandering tegengaan milieu 6 17

Voorkomen van milieuvervuiling milieu 9 betrokken bij en ontwikkeling van de 7 Betrokken zijn bij de lokale gemeenschap gemeenschap betrokken bij en ontwikkeling van de 4 Creëren van welvaart en inkomen gemeenschap Doen van maatschappelijke investeringen betrokken bij en ontwikkeling van de 7 (sponsoring etc) gemeenschap Opleiding en cultuur verzorgen voor de lokale betrokken bij en ontwikkeling van de 4 gemeenschap gemeenschap Burger- en politieke rechten respecteren mensenrechten 6 Discriminatie en kwetsbare groepen voorkomen mensenrechten 6 Economische, maatschappelijke en culturele 6 rechten respecteren mensenrechten Gepaste zorgvuldigheid toepassen mensenrechten 6 Medeplichtigheid voorkomen aan schendingen van mensenrechten mensenrechten 6 5.7 Vraag 17 Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? Op basis van de gekozen prioritaire onderwerpen worden de komende acties voor de komende 1 à 2 jaar gepland: Milieu: Bedrijfsprocessen LEAN maken zodat minder energie nodig is voor de verschillende afdelingen; Gefaseerd vervangen van de oudste c.q. meest energie gebruikende spuitgietmachines door nieuwe(re) welke minder energie verbruiken; Gefaseerd vervangen van de oudste c.q. meest energie gebruikende randapparatuur (bijvoorbeeld drogers) door nieuwe(re) welke minder energie verbruiken; Bema blijft deelnemen aan MJA3; Meer hergebruik van (rest)materiaal door aanschaf en ingebruikname van in-line maalmolens; 18

Arbeidspraktijk: MIJN RI&E gebruiken; Ook bij automatiseringen bij machinepark veilig implementeren; Periodiek medisch onderzoek aanbieden aan alle medewerkers; Stof tijdens productie minimaliseren; Invullen duurzame inzetbaarheid; Legionella beheersingsplan koeltoren actueel houden; Stof- en dampbeheersing in de werkomgeving invoeren; 5.8 Vraag 18 Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen): De prioriteiten zijn gesteld aan de hand van gesprekken met medewerkers en klanten. Dit in combinatie met financiële haalbaarheid en nut van het aanpakken van het betreffende onderwerp. 5.9 Vraag 19 Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: Als deelnemer aan het door de NRK georganiseerde collectieve traject ISO 26000 heeft Bema deelgenomen aan een serie workshops met eigen medewerkers, klanten, toeleveranciers en overheden. Tijdens deze workshops is steeds op systematische wijze de relevantie en significantie van de MVO onderwerpen besproken en uiteindelijk gescoord. Het per stakeholdergroep gevolgde trechterproces is gevisualiseerd in onderstaande afbeelding. De uitkomst van deze multi-stakeholder raadpleging hebben wij vervolgens gebruikt om tot de prioriteitstelling te komen. Hierbij hebben wij de volgende stakeholders betrokken: medewerkers en klanten; in de toekomst zullen wij deze stakeholders opnieuw spreken, evenals de betrokkenen uit de locale omgeving en de brancheorganisatie. 19

20

6. Onderzoeksvragen over het integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de organisatie 6.1 Vraag 20 Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot uw organisatie? De volgende typen organisaties bevinden zich in de invloedssfeer van Bema, hoewel die invloed in de meeste gevallen beperkt is. Dit is aangegeven met een B. Per type is aangegeven of de relatie formeel (F), informeel (I) dan wel economisch (E) is. Toeleveranciers: Grondstoffen; E, B Matrijzen; E. Eigen organisatie: Medewerkers; I, E. Joint venture Bema BA d.o.o.; I, E. Klanten: Verfmarkt; E. Technisch spuitgietwerk; E, B. Verpakkingen; E, B. Brancheorganisaties: NRK; F VMK; F PVT; F Aandeelhouders: Batracon B.V. / Gravendeel; I, E. Nidoz B.V. / Niemans; I, E. OP B.V. / Peters; I, E. 21

Overheid: Scholen; I Locale overheid; I, B 6.2 Vraag 21 Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden. Door maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden, bijvoorbeeld goede, acceptabele omstandigheden bij de matrijzenmakers in Azië. Door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen via de site, en via deze zelfverklaring.; Door het betrekken van diverse stakeholders. Bema levert een belangrijke bijdrage in de werkgelegenheid in de regio Schouwen-Duiveland en Gracanica (Bosnië-Herzegovina), zowel direct als indirect (sociale werkplaats, subcontractors, toeleveranciers). Door bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren zoals energieverbruik, geluidsbelasting en veiligheid. Door kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten. Voorbeeld is de kennisoverdracht aan scholieren. Door samen met leveranciers, klanten en branchegenoten aan duurzaamheidsprojecten te werken. Dit kan bijvoorbeeld door het gezamenlijk ontwikkelen van verpakkingen met een betere milieuprestatie. 22

7. Gepaste zorgvuldigheid ( due diligence ) 7.1 Vraag 22 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Uitvoeren van periodieke gezondheidsonderzoeken van de medewerkers Uitvoeren en naleven van algemene en specifieke risico inventarisatie & evaluatie (RIE), eventueel aangevuld met recent voorbeeld van een genomen actie Collectieve dialoog met stakeholders, en eventuele (voorgenomen) opvolging daarvan Opstellen en naleven van Code-of-Conduct EEP s en/of deelname MJA3 Productontwikkeling met klanten Procedure voor klachtafhandeling Monitoring energieverbruik Monitoring hoeveelheid afval 7.2 Vraag 23 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Dit doen wij door hier waar mogelijk en gepast navraag naar te doen, en door actief de dialoog met partijen in onze invloedsfeer op te zoeken. Deelname aan de collectieve stakeholderdialogen is hiervan een voorbeeld. Vraag 24 Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling): Bema: 23

Hanteert richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen. Één en ander staat in het huishoudelijk reglement. Bema is bereid actief deel te nemen in de door de NRK op te stellen algemene Code-of-Conduct (incl. wijze van naleving). Instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen zoals MJA3, de eigen energiemonitoring, het financieel jaarverslag en project evaluaties. Instrumenten om de prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering. 7.3 Vraag 25 Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? Kunststof producten hebben doorgaans een lange levensduur en ze zijn in vele opzichten beter dan producten uit andere materialen. Een voorwaarde om alle voordelen tot zijn recht te laten komen is recycling van onze producten. Wij informeren onze afnemers over de gebruikte materialen zodat deze op de juiste wijze kunnen worden gerecycled. Een ander aspect is het relatief hoge energieverbruik. Hiertoe zijn plannen ontwikkeld om dat te reduceren. In een productieomgeving kunnen mensen worden blootgesteld aan zware belastingen. In een extreem geval kan dit leiden tot letsel. Wij zijn ons van dit risico bewust en plegen continu inspanning om het risico te beperken. Deze zaken spelen in beide vestigingen. 24

8. Visie, missie, beleid en strategie 8.1 Vraag 26 Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze visie en missie. Door een gedragscode of ethische code aan te nemen waarin de principes en waarden van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn vertaald naar richtlijnen voor passend gedrag. Dit wordt verder geconcretiseerd aan de hand van de NRK collectieve Code-of-Conduct. Door prioriteiten voor actie op kernthema s door te vertalen in doelstellingen (SMART). Door het opstellen van een actieprogramma (met verantwoordelijkheden, tijdlijn, budget, enz.). Door het financieel sponsoren van diverse sportieve en culturele instellingen en het faciliteren van bedrijfsbezoeken door scholieren en studenten alsmede het verstrekken van afstudeeropdrachten. 25

9. Ontwikkelen van draagvlak en competenties 9.1 Vraag 27 Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? Geef aan of u hierbij aandacht heeft besteed aan: Bema creëert draagvlak voor MVO door binnen de organisatie: het vergroten van kennis van de principes, MVO-kernthema s en -onderwerpen. de betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Het houden van brainstorm sessies met diverse medewerkers. En buiten de organisatie door: het eisen van materiaalverklaringen bij de toeleveranciers; het bespreken van de arbeidsomstandigheden en milieuaspecten bij de matrijzenmakers; het ontwikkelen van verpakkingen met een betere milieuprestatie (verfmarkt). Als deelnemer aan het door de branche (NRK) georganiseerde collectieve project omtrent ISO 26000, hebben wij de relevante stakeholdergroepen (en voorbeelden van individuele stakeholders) eerst intern geïnventariseerd en vervolgens in een serie van workshops met elkaar gevalideerd en aangevuld. Het resultaat hiervan hebben we binnen Bema wederom getoetst en waar nodig aangevuld 9.2 Vraag 28 Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? Innoveren samen met andere partijen in de keten is van levensbelang binnen onze sector. Rekening houden met onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is onlosmakelijk verbonden met dit voortdurende innovatieproces. Zoals ook beschreven in het antwoord op vraag 10 en vraag 27 betrekken wij onze stakeholders hierbij. Concrete voorbeelden van competentieontwikkeling voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn: 26

Klantcontact, verwachting van ontwikkelingen ten behoeve van geld en milieu; Deelname aan NRK collectief project ISO 26000; Gezamenlijke productontwikkeling. 27

10. Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, 10.1 Vraag 29 Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Onze organisatie heeft dit geïntegreerd: Door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen; Door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten; Door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur. Toelichting: MVO wordt gedragen door de DGA s van Bema. Wij zijn hier open over naar de stakeholders en communiceren met de meest relevante groepen. Bij besluiten aangaande investeringen, productontwikkeling en personeelsbeleid worden de uitgangspunten van MVO (met name milieu en arbeidsomstandigheden) nadrukkelijk meegenomen. 10.2 Vraag 30 Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? Begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd. Nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist en bevat voldoende diepgang. Toegankelijk: de informatie is beschikbaar voor alle stakeholders. Toelichting: 28

Er wordt op zakelijke, duidelijke wijze gecommuniceerd. Naast de gepresenteerde informatie kunnen stake holders ook op eigen initiatief om informatie vragen. Deze informatie krijgen ze indien dit niet in conflict is met het bedrijfsbelang of met persoonlijke belangen (o.a. privacy). 10.3 Vraag 31 Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? (geef voorbeelden) In vergaderingen en gesprekken met stakeholders. Bij het ontwikkelen van nieuwe producten wijzen we de klanten op de mogelijkheden van biobased of biodegradable materialen; met medewerkers wordt periodiek gesproken over een verbeterde duurzame inzetbaarheid en wat ze daar zelf aan kunnen doen. Door over specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren. Nieuwe ontwikkelingen worden meegedeeld aan de relevante stakeholders. 29

11. Communicatie en rapportage 11.1 Vraag 32a Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Nee 30

12. Conflicten en meningsverschillen met stakeholders 12.1 Vraag 33a Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Nee, er zijn nu en in het recente verleden geen noemenswaardige conflicten geweest. Vraag 33b Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen? Rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict of meningsverschil is ontstaan. Formele procedures voor klachtenbehandeling. Preventie, bijvoorbeeld door van tevoren mogelijke issues te identificeren en te bespreken. 31

13. Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 13.1 Vraag 34 Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? Feedback van stakeholders. Laten uitvoeren van benchmarks. Meten met behulp van indicatoren, namelijk monitoring energie- en materiaalverbruik; monitoring ziekteverzuim. Informele gesprekken met personeel. Geef aan of voor deze monitoring de volgende punten gelden: De omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van de activiteiten. De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn. De monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders. 13.2 Vraag 35 Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld? In het door de NRK georganiseerde collectieve ISO 26000 project zijn onze prestaties op de relevante thema s en onderwerpen collectief beoordeeld door onze medewerkers, klanten en toeleveranciers. Deze collectief beoordeelde aspecten zijn vervolgens door Bema als nspiratie gebruikt voor het eigen bedrijfsbeleid met betrekking tot MVO. Bema heeft zich daarbij de volgende vragen gesteld: Zijn de beoogde doelen behaald? Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet? Wat hadden we beter anders kunnen doen? Zijn alle relevante personen erbij betrokken? 32

13.3 Vraag 36 Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? Ja, als deelnemer aan het door de NRK georganiseerde collectieve project ISO 26000 hebben wij collectief onze werknemers, klanten, toeleveranciers en de lokale overheid betrokken bij het beoordelen van onze inspanningen en prestaties op de relevante onderwerpen. 13.4 Vraag 37a Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? De volgende verbeteringen c.q. successen zijn bereikt: Energieverbruik per verwerkte eenheid materiaal is gedaald; Verfverpakking met aantoonbaar betere milieuprestatie is ontwikkeld en succesvol op de markt gebracht; Arbeidsomstandigheden op de werkvloer zijn verbeterd. Er is een begin gemaakt met de invoering van 5S / lean manufacturing Vraag 37b Welke doelen zijn nog niet bereikt? Hoeveelheid niet-productief verbruikt materiaal (afval en uitval uit productie) moet nog verder omlaag; Energieverbruik per eenheid verwerkte grondstof moet nog verder omlaag. 33

14. Selecteren van MVO-initiatieven en -instrumenten 14.1 Vraag 38 Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? Bema neemt deel aan o.a. de NRK projecten met betrekking tot Duurzame Inzetbaarheid en ISO 26000. 14.2 Vraag 39 Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? Ondersteunt de principes NEN-ISO 26000. Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan. Is ontworpen voor uw type organisatie of haar interessegebieden. Heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit. Is goed toegankelijk. Andere, namelijk heeft een goede verhouding tussen kosten en baten. 14.3 Vraag 40 Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? Concrete acties die Bema gaat uitvoeren naar aanleiding van het MVO-initiatief zijn o.a.: Investeren in dampafzuiging in de fabriek; Investeren in verbeterde prestatie qua materiaalgebruik; Investeren in energie efficiëntere spuitgietmachines en randapparatuur. 34