Whitepaper recruitment softwareoplossing voor Scotch & Soda Zaken en technologie samenbrengen Vandaag en in de wereld van morgen leunt een dynamisch bedrijf op continu vertrouwen in eenheid. In een dynamisch bedrijf staan de mensen centraal. Het bedrijf is verbonden met zijn medewerkers, partners, leveranciers en vooral zijn klanten. Het is proactief, flexibel en toekomstgericht. Mensen met diverse functies worden samengebracht vanuit verschillende locaties, werkplekken en teams om de samenwerking zo optimaal mogelijk te laten verlopen.
Scotch & Soda De enorme populariteit van het Nederlandse kledingmerk Scotch & Soda zorgt voor een sterke groei van de organisatie. Wereldwijd heeft Scotch & Soda momenteel meer dan 94 winkels, meer dan 7.000 verkooppunten en natuurlijk een goede online aanwezigheid, met een geïntegreerde webwinkel, blog en sociale media. De internationale expansie is in een kort tijdsbestek snel gerealiseerd en on going. Met als gevolg dat in korte tijd het aantal vacatures met honderden toenam. Het afgelopen jaar verzorgde HR (7 fte) vanuit het Scotch & Soda hoofdkantoor in Nederland de werving en selectie voor circa 180 interne en externe vacatures. Niet alleen het aantal vacatures is gestegen, ook het aantal sollicitaties. En wel met 50 procent, wat betekent dat Scotch & Soda maandelijks circa 725 sollicitaties ontvangt. De enorme populariteit, een sterke (internationale) groei en een klein HR-team vraagt om een strakke procesflow. Elke sollicitant moet te allen tijde in het vizier blijven. De inzet van CRMatch maakt dit en nog zoveel meer mogelijk voor Scotch & Soda. CRMatch in het kort CRMatch levert state of the art Microsoft softwareoplossingen voor het managen van complexe werving- en selectieprocessen. Hierdoor is het mogelijk om recruitmentprocessen en talenten te matchen en managen in één systeem; het Microsoft Business Platform dat naadloos integreert met Microsoft Outlook en Microsoft Office 365. De kernwoorden: vertrouwd, gebruiksvriendelijk, stabiel en toegankelijk. De kernvraag van Scotch & Soda aan CRMatch Kunnen jullie een efficiënte softwareoplossing creëren die ons veelomvattende werving- en selectieproces vereenvoudigt en die aansluit op onze bestaande IT omgeving? 1
De softwareoplossing voor Scotch & Soda van CRMatch Aan het creëren van de juiste softwareoplossing voor Scotch & Soda ging een gedegen analyse door CRMatch vooraf. De reeds bestaande processen en softwareapplicaties zijn, net als de groeiprognose, gedetailleerd in kaart gebracht. Het resultaat: een strakke procesflow die het voor het recruitmentteam van Scotch & Soda mogelijk maakt om met minimale inzet qua fte het maximale te bereiken. "Dankzij de intuïtieve interface is CRMatch voor iedereen in onze HRorganisatie toegankelijk." Decentraal (en internationaal) recruitmentproces Door het slim inregelen van de procesflow is het mogelijk om het recruitmentproces decentraal binnen de organisatie onder te brengen. Door de rol in recruitment van de Scotch & Soda winkels te vergroten, is er een enorme efficiëntieslag gemaakt. Gebruikers vanuit de vele winkels kunnen zelfstandig de sollicitaties digitaal in één centraal systeem verwerken. Intuïtief en responsive De CRMatch softwareoplossing is gebaseerd op de Microsoftoplossing, wat betekent dat de interactieve gebruikersinterface zeer intuïtief is. En bovendien maakt CRMatch het begrip any place, any time, any device tot beheerbare realiteit. Overzicht en inzicht De afdeling HR is in staat om alle procedures van de verschillende gebruikers, vanaf diverse locaties, te monitoren en de onboarding te organiseren, op basis van de uitkomsten van de business. Dit maakt het voor HR mogelijk om de business optimaal te faciliteren, terwijl ze in full control over de processen zijn. Het unieke van de oplossing: o Recruitment Sprintbord Gezien het aantal vacatures en sollicitaties dat Scotch & Soda ontvangt, is het cruciaal voor de werkgever om altijd real time een duidelijk overzicht te hebben over de verschillende recruitmentprocessen. Met één klik op de knop beschikt HR over dit overzicht. 2
Verregaande automatisering van het recruitmentproces. Direct na de online sollicitatie landen sollicitanten aan de achterkant op het procesboard, op de stap beoordelen. Op het procesboard staan de stappen van het werving- en selectietraject uitgewerkt conform de werkwijze van Scotch & Soda. Door de sollicitaties naar de juiste processtap te slepen, ontvouwt het systeem alle handelingen die bij de betreffende processtap horen. o Drag, Drop & Action Handelingen (of te verwachten acties) worden automatisch verricht, simpelweg door een kandidaat naar een volgend proces te slepen. Integratie van diverse applicaties Bij Scotch en Soda werd al sinds het begin gebruikt gemaakt van Microsoft Outlook en Microsoft Office 365. CRMatch is gebaseerd op het Microsoft Business Platform, waardoor er een naadloze integratie met Outlook en Office plaats kon vinden. Bovendien biedt de flexibiliteit van het Dynamics xrm platform, het platform waarop CRMatch is gebouwd, opties tot het toevoegen van vele andere applicaties waaronder intranet, HR policies portal, urenregistratie, contractregistratie et cetera. Maatwerkbeleving met standaard gereedschap 1. De CRMatch oplossing maakt gebruik van Microsoft Dynamics CRM. Naast de standaard CRM functionaliteiten, die daarin beschikbaar zijn, is het ook een platform waarin schermen, velden en rapportage nagenoeg onbeperkt aanpasbaar zijn. Hierdoor ontstaat er een op maat gesneden oplossing, die voorheen alleen mogelijk was met dure maatwerkprojecten. 2. Scotch & Soda HR heeft de intelligente dashboards/rapportagemogelijkheden met de hulp van CRMatch zo ingesteld en aangepast dat het perfect aansluit bij de wensen en werkwijze. 3. Scotch & Soda kan op gebruikersniveau aangeven welke velden zichtbaar en te bewerken zijn, en ook welke rapportagemogelijkheden beschikbaar zijn. Binnen het huidige aanbod van recruitmentpakketten is de oplossing van CRMatch uniek. Er is vaak heel veel mogelijk, maar de perfecte aansluiting kan nooit gerealiseerd worden op het niveau van de oplossing van CRMatch. Voor Scotch & Soda is de flexibiliteit van de CRMatch oplossing doorslaggevend gebleken voor het succes van de recruitmentstrategie. "Met CRMatch is de ITafdeling 'compliant' en Hoogst mogelijke beveiliging Het systeem dat CRMatch gebruikt, en dus ook Scotch & Soda, dus tevreden." is op het hoogst mogelijke niveau beveiligd. Het aanwezige ISO 27001 certificaat bevestigt dat alle nodige voorzorgsmaatregelen zijn genomen om gevoelige informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang en bewerking. Een ISO 27001 certificering geeft aan dat het informatieproces wordt beheerst en dat gegevens van opdrachtgevers zoals Scotch & Soda goed zijn beveiligd. 3
Careerportal in eigen beheer De online uitstraling is van groot belang voor Scotch & Soda en daarom was het de wens om het careerportal in eigen beheer houden. Ieder seizoen worden er andere sfeerbeelden op de careersite geplaatst, die de nieuwe kledingcollectie ondersteunen. Jobposting 1. De marketingafdeling kan door middel van een flexibele webkoppeling de vacatures op het vacatureportal zo vormgeven dat deze perfect bij de Scotch & Sodauitstraling passen. 2. Zonder tussenkomst van een multipostingpartij kunnen de vacatures van Scotch & Soda automatisch op de voor hen relevante jobboards (zoals FashionUnited) worden geplaatst. 3. Via social share buttons kunnen de vacatures op de diverse social media kanalen worden gedeeld om het bereik te vergroten. Talentpool Door het innovatieve online sollicitatieproces bouwt Scotch & Soda aan een relevante database met kandidaten, die echt geïnteresseerd zijn in het merk. Alle cv s in het systeem worden automatisch geïndexeerd en geclassificeerd, zodat deze naderhand uitstekend terug te vinden zijn. Op het moment dat er bijvoorbeeld behoefte is aan seizoensmedewerkers voor de zomerperiode kan Scotch & Soda putten uit haar eigen talentpools om geschikte kandidaten te benaderen. Dit levert al snel een enorme besparing op ten opzichte van het opnieuw werven van kandidaten. 4
Over Scotch & Soda Scotch & Soda legt z'n hart en ziel in het maken van unieke kleding die draagbaar is voor iedereen. We vinden het belangrijk dat onze kleding met plezier en liefde wordt gedragen. Scotch & Soda producten zijn rijk aan details, van uitstekende kwaliteit en betaalbaar. De ontwerpers van Scotch laten geen enkel middel onbenut bij het uitwerken en verfijnen van hun kledingstukken, waarbij ook de afwerking van de binnenkant niet wordt vergeten. We investeren in het product, waarbij we gewoonlijk beginnen met de beste classic en vintage stijlen en die verrijken met inspirerende ideeën van over de hele wereld. Hoewel Scotch & Soda al bestaat sinds de jaren 80, kwam het Amsterdamse modemerk zoals we het nu kennen tot stand na een dapper nieuw begin in 2001, toen drie nieuwe eigenaars besloten om hun brede ervaring en gedeelde liefde voor mooie kleding te verenigen. Nadat Scotch & Soda opnieuw werd gelanceerd voor Spring/Summer 2002, werd Scotch Shrunk toegevoegd voor Spring/Summer 2008. De mannencollectie werd letterlijk gekrompen voor kleine broertjes of zonen. Dit was nieuw in de wereld van kinderkleding en Shrunk werd populairder dan Scotch ooit had kunnen dromen. Dit succes werd al snel gevolgd door de lancering van een vrouwencollectie: Maison Scotch kwam op de markt met de Spring/Summer 2010 collectie en is nu voor een groot deel verantwoordelijk voor de voortdurende groei van het bedrijf. Het kleine zusje R Belle verscheen tijdens Spring/Summer 2011. Eind 2010 werd de eerste parfum van Scotch & Soda gelanceerd onder de naam Barfly, waarmee een lang gekoesterde droom van het merk uitkwam. Het jongste en meest ambitieuze project van Scotch, Amsterdams Blauw, kwam in de winkels in december 2010; een compacte, opvallende denim collectie die typisch Scotch is. Scotch & Soda heeft wereldwijd momenteel meer dan 94 winkels, meer dan 7.000 verkooppunten en is natuurlijk ook online aanwezig, met een geïntegreerde webwinkel, blog en sociale media. Scotch & Soda is op veel manieren klassiek, maar jong en vooruitstrevend als het om de verkoop van geweldige kleding gaat. Meer informatie Wilt u weten of CRMatch ook de oplossing is voor het managen van uw werving- en selectieprocessen? Neem contact met ons op via +31 (0)30 760 09 89 of info@crmatch.nl. 5