MARKETING HANDBOEK Flanders Expo Gent Hall 3 & 5 14/02/2012 15/02/2012 16/02/2012 10-18u Beste exposant Wij helpen u graag om uw deelname zo succesvol en aangenaam mogelijk te maken. Daarom bieden we u een aantal GRATIS marketing tools aan. Dit document bevat een samenvatting van de verschillende mogelijkheden. Veel succes! Het IFEST-team INHOUDSOPGAVE CONTACT Operations Tine Jansen tine.jansen@easyfairs.com +32 (0)3 280 53 56 Sales Bart Van den Begin bart.van.den.begin@easyfairs.com +32 (0)3 280 53 44 SPREAD THE WORD 2 PROMOTIETOOLS 3 MIJN EASYFAIRS - Online catalogus 5 STANDBEMANNING 6 BEZOEKERSLINK 8 SALES TIPS TIJDENS EN NA DE BEURS 9 CHECKLIST MARKETING 10 Ria Van den Bogaert ria.van.den.bogaert@easyfairs.com +32 (0)2 569 89 05 Marketing Karen Rammeloo karen.rammeloo@easyfairs.com +32 (0)3 280 53 63 www.ifest.be
SPREAD THE WORD Gedrukte uitnodigingen versturen Database aanleveren (uitnodigingen door ons laten versturen in uw naam) Uw persoonlijke bezoekersregistratielink uitsturen DEADLINES: Gemiddeld 60% van de bezoekers komt op basis van een persoonlijke uitnodiging van een exposant. Trek uw conclusie en promoot uw deelname actief naar uw klanten en prospects! Wij voorzien hiervoor de nodige tools. Gedrukte uitnodigingen easyfairs voorziet een standaardpakket van 250 gratis kaarten voor iedere exposant, dat u midden december ontvangt. Meer nodig? U kunt kosteloos bijbestellen! easyfairs verstuurt uw uitnodigingen Stuur ons een Excel bestand met max. 500 Benelux contacten voor 21 december 2011. Wij versturen de kaarten in uw naam (de naam van uw bedrijf wordt op de achterzijde van de kaart gedrukt) Bovendien zijn de portkosten voor onze rekening AANLEVEREN DATABASE: E-mail: karen.rammeloo@easyfairs.com Deadline: 21/12/2011 KAARTEN BIJBESTELLEN (<1000): E-mail: karen.rammeloo@easyfairs.com Deadline: 01/02/2012 We gebruiken deze gegevens enkel voor het versturen van uw uitnodigingen. Indien echter één van uw contacten de beurs bezoekt, komen zij automatisch terecht in onze bezoekerdatabase. VERPLICHTE KOLOMMEN IN UW EXCEL BESTAND: Firmanaam Dhr / Mevr Voornaam Naam Straat + huisnummer Postcode Plaats Land (BE NL LUX) Taal Uw persoonlijke bezoekersregistratielink Op Mijn easyfairs kunt u automatisch doorklikken naar uw persoonlijke registratielink. Deze link is uniek aan u verbonden en biedt u de mogelijkheid om bij te houden wie van uw contacten zich al hebben ingeschreven. Alle gegevens van deze registraties komen in een Excel bestand terecht die u direct kan downloaden m.b.v. uw logingegevens (meer info op blz. 8). Wat kunt u doen met deze link? Aparte e-mailings opstellen met daarin de link ( registreer hier ) Verwerken in uw e-mail handtekening Op uw website plaatsen Banners & buttons hyperlinken 2 www.ifest.be
PROMOTIETOOLS Ruim 83% van de bezoekers informeert zich vóór de beurs inhoudelijk over exposerende bedrijven. De belangrijkste bronnen: advertenties en/of advertorials in vakbladen, artikels in vakbladen, internetsites en (beurs)catalogi. Maak hier gebruik van! Briefstickers kleven E-mail handtekening aanpassen Banners plaatsen Persbericht & persmap Briefstickers: u ontvangt van ons samen met uw uitnodigingskaarten een pakket met stickers die u bv. op uw uitgaande post kunt kleven. U kan er gratis en onbeperkt bijbestellen. E-mail handtekening: ook een geschikte plek om uw deelname te promoten is in uw handtekening onderaan in uw e-mail. U kunt het beurslogo samen met nog ander materiaal terugvinden op de beurswebsite www.ifest.be in het menu Exposeer onder het tabblad Downloads. Bijvoorbeeld: DEADLINES: STICKERS BIJBESTELLEN E-mail: karen.rammeloo@easyfairs.com Deadline: doorlopend Met vriendelijke groeten, Karen Rammeloo Marketing Assistent Tel +32 (0)3 280 53 63 Fax +32 (0)3 280 53 53 Bezoek ons tijdens IFEST 2012, stand 1234. Registreer hier voor uw gratis badge. Banners: u ontvangt van ons kosteloos een banner. Deze kunt u downloaden via de beurswebsite in het menu Exposeer onder het tabblad Downloads. TIP: Hyperlink deze met uw bezoekerslink en plaats deze op uw website of in uw e-mailhandtekening! Persbericht & Persmap: Via Mijn easyfairs kunt u zelf persberichten en productnieuws opladen op uw pagina op de beurswebsite. U kunt ook een persmap samenstellen en afgeven op de beurs zelf. Deze wordt op het easyfairs BUSINESS POINT geplaatst, waar bezoekers en journalisten deze kunnen inkijken. LET OP VOOR ONAFHANKELIJKE AANBIEDERS VAN BEURSKALENDERS! Regelmatig horen wij berichten van exposanten die benaderd worden door bedrijven die zich voorstellen als ontwerpers van een catalogus van de beurs of een algemene beurzenkalender. Via brief, fax of e-mail geven zij u te kennen dat zij een aanpassing bieden van uw adresgegevens voor opname in hun beurskalender. In de kleine lettertjes merkt u echter dat zij aanzienlijke bedragen aanrekenen voor deze gegevens als u het document ondertekend terugstuurt. easyfairs distantieert zich volledig van deze praktijken. 3 www.ifest.be
PROMOTIETOOLS Advertenties Noem de beurs en uw standnummer ook in eventuele advertenties in de (vak)media. Advertenties aanpassen Bedrijfsprofiel updaten in Mijn easyfairs voor de catalogus easyfairs BOOSTER PACK Sponsoringpakketten Beurscatalogus Elk deelnemend bedrijf wordt opgenomen in de catalogus die aan elke bezoeker wordt overhandigd. LET OP: uw gegevens worden overgenomen van uw profiel op Mijn easyfairs. Vergeet dus zeker niet uw profiel voor 15 januari 2012 te updaten! Op blz. 5 vindt u hier meer uitleg over. easyfairs BOOSTER PACK (standaard) visibiliteit vóór, tijdens en na de beurs! Voor meer informatie over het booster pack kan u terecht op de website www.easyfairs.com/boosterpack. DEADLINES: easyfairs BOOSTER PACK E-mail: bart.van.den.begin@easyfairs.com Deadline: 23/01/2012 Prijs standaard pakket: 495 Meer info: www.easyfairs.com/boosterpack easyfairs neemt uw logo op in haar bezoekerscampagne: - in een newsletter voor de beurs - in de online catalogus - in de logoscroller op de website - op de beursplattegrond tijdens de beurs - in de nabeschouwingemail na de beurs Sponsoringpakketten Als exposant kunt u uw beursdeelname nog eens extra in de verf zetten door gebruik te maken van één of meerdere van onze sponsorpakketten: - Lanyard sponsoring - Audiovisuele sponsoring - Inkom sponsoring - Flyer sponsoring Voor meer informatie contacteert u Bart Van den Begin of neemt u een kijkje op onze website en klikt u op Sponsoring: mogelijkheden onder het tabblad Exposeer. 4 www.ifest.be
MIJN EASYFAIRS Online catalogus Informatie opladen in Mijn easyfairs, de online beurscatalogus Voor meer informatie over het optimale gebruik van Mijn easyfairs en om een handleiding te downloaden, surf naar www.easyfairs.com/myefhandleiding Via Mijn easyfairs kunt u uw bedrijf en producten/innovaties presenteren in de online catalogus en kunt u eenvoudig bijbestellingen doen. Bovendien onthoudt Mijn easyfairs uw gegevens zodat u deze bij toekomstige beursdeelnames niet opnieuw hoeft in te voeren. Via Mijn easyfairs, kunt u uw bedrijf duidelijk promoten via bv. uw bedrijfsnaam, en bedrijfsprofiel uw bedrijfslogo publiceren in de online catalogus promotioneel materiaal over uw producten of diensten publiceren Uw standpersoneel registreren en uw bezoekerslink ophalen Uw bedrijfsgegevens checken voor de gedrukte catalogus Uw invoerscherm Het resultaat online DEADLINE: Gegevens catalogus updaten via Mijn easyfairs Deadline: 15/01/2012 5 www.ifest.be
STANDBEMANNING Exposantenbadges aanvragen (barcodes afdrukken) Selecteer enthousiaste en extraverte medewerkers die graag met (potentiële) klanten omgaan en die voldoende kennis hebben over uw bedrijf en uw oplossingen. Stel enkele basisregels op: - dress code - look & feel van de stand - praktische afspraken Benoem een standmanager: iemand die flexibel, goed georganiseerd en een goede verkoper is. Brief uw medewerkers op voorhand over wat u van hen verwacht, wat ze klanten en de pers moeten vertellen enz. Exposantenbadges aanvragen en uw bezoekersregistratie bijhouden via Mijn easyfairs Het is essentieel dat u voor de beurs uw standbemanning registreert. Als u bent ingelogd in Mijn easyfairs, kan u via de link naar het registratiesysteem N200. Hier kunt u uw standbemanning aanmelden en de barcodes afdrukken. Tevens vindt u hier uw persoonlijke bezoekersregistratielink. Deze link kunt u meesturen in e-mailings en in de handtekening van uw e-mail zetten om uw klanten en relaties uit te nodigen om de beurs en uw stand te bezoeken. LET OP: het opbouwpersoneel hoeft niet geregistreerd te worden in dit systeem. Uw opbouwpersoneel krijgt tijdens de opbouw een gekleurd armbandje dat na aanmelding bij de bewaking aan de inkom van het terrein kan afgehaald worden. 6 www.ifest.be
STANDBEMANNING Registreren van uw standpersoneel Voor aanvang van de beurs dient u uw standpersoneel te registreren. In Mijn easyfairs klikt u op de optie: Registreer standpersoneel/ bekijk bezoekers. U wordt automatisch doorgelinkt naar het N200 registratiesysteem. In het tabblad Personeel voegt u uw standpersoneel toe door op het groene kruisje te klikken. Print de toegangsbewijzen uit en u krijgt bij de beursingang de exposantenbadges van onze hostessen. Ook kunt u uw standpersoneel eenmalig opladen via een Excel file. Kies voor Standpersoneel importeren, u ziet dan onderstaand scherm. Klik op Downloaden en u krijgt een Excel bestand in een template die u opslaat op uw computer. In dit bestand plaats u alle informatie over uw standpersoneel. Als u de lijst invult, kan u alles in 1 keer opladen. Als alles is ingevuld, gaat u naar Upload en selecteert u het bestand. Alle gegevens komen in de overzichtlijst in N200 en u kan alle barcodes tegelijk printen. 7 www.ifest.be
BEZOEKERSLINK Uw persoonlijke registratielink voor bezoekers In het tabblad Registraties vindt u uw bezoekerslink (default URL). Met het icoontje achter de link kan u de URL kopiëren. Met deze link nodigt u uw klanten & relaties uit en kan u terugvinden wie zich heeft aangemeld voor de beurs via uw persoonlijke link (aan de rechterkant van de pagina). Na de beurs kan u dan ook zien wie de beurs werkelijk bezocht heeft. Koppel de link aan een banner/logo in uw e-mailhandtekening om uw deelname te promoten. De banner en het logo, vindt u terug op www.ifest.be in het menu Exposeer onder het tabblad Downloads. Wilt u een mailing uitsturen en meten wat deze mailing oplevert? Via de knop Nieuwe link aanmaken maakt u een extra link aan die u in de mailing kan plaatsen. Maak ook persoonlijke linken aan voor uw collega s en vraag hen deze achter hun e- mailhandtekening te zetten. Zo kan u meteen zien via welke werknemer bezoekers zich hebben geregistreerd. Via de knop Exporteren downloadt u een Excel file waarin alle geregistreerde bezoekers via uw link(en) zijn opgenomen. Zo kan u bv. voor, tijdens of na de beurs een mailing uitsturen naar deze geregistreerde bezoekers.. 8 www.ifest.be
SALES TIPS TIJDENS DE BEURS Sales lead systeem opzetten Persmap afgeven op het BUSINESS POINT Leg van tevoren goed vast hoe u zich wil presenteren tijdens de beurs. Hoofddoel is uiteraard om u binnen het easyfairs concept te onderscheiden van de rest! Plan nog vóór de beurs de opvolging van uw beursdeelname. Zorg ervoor dat er tijd wordt vrijgemaakt om mensen op te bellen na de beurs. Behandel eerst de belangrijkste contacten. TIJDENS DE BEURS Blijf niet op uw eiland zitten, spreek mensen actief aan Houd elke sales lead systematisch bij NA DE BEURS Follow up Breng resultaten in kaart Evalueer & motiveer! Trek de aandacht met wat actie op uw stand Geef uw persmap(pen) af op het easyfairs BUSINESS POINT NA DE BEURS Doorzetten wordt beloond! Neem opnieuw contact op na intervals van 3 en 6 maanden. Uit ervaring blijkt dat aankoopbeslissingen soms tijd nodig hebben. Meet uw resultaten op een efficiënte manier Zo kan u uw Return On Investment (ROI) meten en kan u zich hier in de toekomst op baseren bij het nemen van beslissingen. Vandaar: Houd uw sales leads systematisch bij! Let hierbij op de volgende elementen: Waarde van de verkoop Uw investering in deelname Aantal sales leads Kosten per lead = totale kost deelname gedeeld door aantal leads Aantal nieuwe contacten Gegenereerde media-aandacht Andere meetbare elementen (bv. aanwerving) Niet-meetbare voordelen (goodwill, team spirit) Evalueer daarna uw resultaten Probeer te achterhalen waarom u beter of minder goed presteerde dan u had verwacht. Breng uw medewerkers op de hoogte en geef hen de nodige motivatie om het volgende keer (nog) beter te doen. 9 www.ifest.be
MARKETING CHECKLIST Overloop de checklist Vink af wat al gedaan is Omdat we u graag een handje helpen bij de voorbereiding, vindt u hier een kant-enklare checklist met alle marketingacties en deadlines. LET OP: De deadline voor technische bijbestellingen kan u terugvinden in het Technisch handboek. Deadline Actie Contact 21/12/2011 Aanleveren database 500 contacten Karen.rammeloo@easyFairs.com 23/01/2012 Bestellen van het easyfairs BOOSTER PACK Bart.van.den.begin@easyFairs.com doorlopend Bijbestellen stickers Karen.rammeloo@easyFairs.com 01/02/2012 Bijbestellen kaarten <1000 Karen.rammeloo@easyFairs.com 15/01/2012 Updaten bedrijfsprofiel op Mijn easyfairs Karen.rammeloo@easyFairs.com We wensen u veel succes met de voorbereiding en natuurlijk een schitterende beurs! 10 www.ifest.be