VERGADERING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN BERLARE VAN DONDERDAG 26 APRIL 2012 Aanwezig: Verontschuldigd: Afwezig: Gunther Cooreman, Voorzitter Marleen Lateir, Martha Tackaert, Bart Van Malderen, Ingrid Rogiers, Erna Peelman, Helena Lateir, Marleen Abbeel, Greta Van Boven, Raadsleden Hilde Van der Jeugt, Secretaris Katja Gabriels, Burgemeester wnd. De voorzitter verklaart de zitting voor geopend om 20 u 00. Openbare zitting PUNT 1 :GOEDKEURING VAN DE NOTULEN VAN DE OPENBARE ZITTING VAN 15 MAART 2012 Gelet op het voorliggende verslag; Gelet op het feit dat er geen opmerkingen worden geformuleerd ter zitting; Stemresultaat: Unaniem ARTIKEL 1: De notulen van de openbare zitting van 15 maart 2012 goed te keuren. PUNT 2 :VERLENEN VAN KWIJTING AAN DE ONTVANGER OVER DE JAARREKENING 2010 Gelet op de bepalingen van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, gewijzigd bij decreet van 17 december 1997, meer bepaald het artikel 89 2; Gelet op het besluit van 17 december 1997 van de Vlaamse Regering betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, gewijzigd door het Besluit van de Vlaamse Regering van 31 maart 2000, het Besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 2001 en het Besluit van de Vlaamse Regering van 20 juli 2006; Gelet op de ministeriële besluiten van 23 december 1997 en van 24 maart 1999 tot vaststelling van de bijzondere voorwaarden betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de ocmw s; Gelet op de jaarrekening, vastgesteld in zitting van de raad van 23 juni 2011; Gelet op het besluit van de provinciegouverneur van 5 maart 2012 houdende de goedkeuring van de jaarrekening per 31 december 2010 van OCMW Berlare; Gelet op het feit dat de raad overeenkomstig het artikel 90 2 van de OCMW-wet beroep kan instellen tegen het goedkeuringsbesluit, binnen een termijn van 30 dagen ingaande op 7 maart 2012; Gelet op het feit dat de Raad in de zitting van 26 april 2012 besliste geen beroep in te stellen tegen het goedkeuringsbesluit. Gelet op het voorstel van de voorzitter om over te gaan tot stemming in de wettelijke vorm ; Stemresultaat: Unaniem ARTIKEL. 1: Aan mevrouw Dekeyzer Iris, ontvanger van het OCMW Berlare, kwijting te verlenen, over de afgelegde jaarrekening 2010. 1/12
ART. 2: Een afschrift van dit besluit wordt, in toepassing van de organieke wet van 8/7/1976 betreffende de OCMW s, overgemaakt aan de ontvanger, het gemeentebestuur en de afdeling binnenlands bestuur, Oost-Vlaanderen. PUNT 3 :CONSOLIDATIE VAN HET SALDO VAN DE FINANCIERING MET PROJECTBIJSTAND VOOR HET WOONZORGCENTRUM "TER MEERE" Gelet op de beslissing van de raad van 21/06/2001 houdende financiering met projectbijstand en ontwerp m.b.t. het bepalen van de wijze van gunnen en goedkeuring van het lastenboek; Gelet op de beslissing van de raad van 14/11/2001 houdende de gunning tot financiering met projectbijstand en tot ontwerp voor een totaal bedrag van 10.645.759; Gelet op de beslissing van de raad van 3/04/2003 houdende de goedkeuring van het technisch-financieel plan, waarbij de raming van het leasingbedrag op 12.715.00 werd vastgesteld; Gelet op de beslissing van de raad van 21/12/2006 tot verhoging van het leasingbedrag tot 16.100.000; Gelet op de beslissing van de raad van 18/12/2008 tot verhoging van het leasingbedrag tot 17.725.000 Gelet op het feit in de zitting van de raad van 4/04/2007 de rentestructuur werd vastgelegd voor een bedrag van 16.100.000 waarbij de forwardrentevoet werd vastgelegd voor 6.700.000 op 20 jaar en 9.400.000 op 30 jaar; Gelet op het feit dat Dexia Bank NV, thans Belfius Bank NV, liet weten dat er nog een bedrag van 687.478,45 of afgerond 690.000 moet geconsolideerd worden en dit nog tegen de gunstige marge kan van 19,6 basispunten zoals in de oorspronkelijke offerte werd bepaald; Gelet op het feit dat in de offerte van Dexia Bank NV d.d. 21/06/2001 diverse mogelijkheden worden aangeboden in de keuze van de rentestructuur; Overwegende de huidige samenstelling van de schuldportefeuille van het OCMW van Berlare; Gelet op de huidige rentetoestand; Gelet op de alternatieve financieringstechnieken, voorgesteld door Belfius Bank n.v., die inspelen op de huidige rentetoestand; Overwegende dat de voorgestelde verrichting een bewuste keuze inhoudt tussen het renterisico en de interestlast verbonden aan de schuldportefeuille en dit gegeven de bestaande structuur van de schuldportefeuille en de huidige renteomgeving en renteverwachtingen. Gelet op de technische fiches en indicatieve simulaties, met betrekking tot deze alternatieve financieringstechnieken, verstrekt door Belfius Bank NV, en die door het OCMW aandachtig werden doorgenomen en die nuttige informatie verschaft inzake het contractueel overeengekomen product; Dat deze documenten het OCMW in staat stellen om alle informatie met betrekking tot dit product te begrijpen alsook de gevolgen die eruit kunnen voortvloeien; dat het OCMW deze gevolgen aanvaardt. Overwegende dat de voorgestelde verrichtingen op het beheer van de overheidsschuld en op bestaande overeenkomsten betrekking heeft en dat de reglementering op de overheidsopdrachten dus niet van toepassing is; Overwegende dat de voorwaarden verbonden aan deze technieken slechts beperkt geldig blijven en er dus snel moet gehandeld worden. Stemresultaat: Unaniem ARTIKEL 1: zijn akkoord te verlenen met betrekking tot het principe van voorafgaandelijke fixing ( forward fixing) van de rentevoeten, op basis van de ondervermelde voor het volgend krediet : Lening nummer Duurtijd forward Bedrag (Eur) Forwardrente (inclusief kredietmarge) op datum van 26/04//2012 bij vaste rentevoet Startdatum forward Einddatum forward 2/12
1081 20 jaar 690.000,00 2,685 % 02/05/2013 30/06/2032 Aflossingstructuur progressieve semestriële kapitaalsaflossingen (30/6 31/12) Interestbetaling semestriële interestbetalingen (30/6 31/12) interestberekeningsbasis : het reëel aantal dagen / 365 Op voorwaarde dat : - De definitief toegepaste rentevoeten niet meer dan 20 basispunten méér bedragen dan de hiervoor vermelde indicatieve rentevoeten; - Belfius Bank een bevestiging van de definitieve rentevoeten communiceert binnen een termijn van 7 kalenderdagen, te rekenen vanaf de ontvangst van de beslissing; ART 2 : aan de Financieel beheerder de machtiging te verlenen om de definitieve rentevoorwaarden vast te leggen. ART 3 : Akkoord te gaan de clausule inzake wederbeleggingsvergoeding aan te passen als volgt: "Vervroegde terugbetalingen zijn niet toegelaten Elke niet-contractueel voorziene verrichting tijdens de looptijd van de lening wordt gelijkgesteld met een eenzijdige verbreking van het contract door het bestuur. In dat geval heeft Belfius Bank recht op een vergoeding gelijk aan haar reëel geleden financieel verlies". ART 4 : een kopie van de beslissing, ten laatste op 27/04/2012 over te maken aan Belfius Bank n.v. (fax : 03 / 202 71 48 tav Bart Van Mol) en de Financieel beheerder. Belfius Bank verbindt er zich toe de definitieve rentevoeten te communiceren aan de Financieel beheerder. Indien de raadsbeslissing ondertekend wordt teruggestuurd binnen de 24 uur zal de definitieve forward vastgelegd worden en houdt deze een sluitende verbintenis in voor beide partijen. Conform aan het lastenboek, zal Belfius de aflossingstabellen overmaken aan het bestuur onmiddellijk nadat het betrokken krediet werkelijk omgezet is van een kredietopening in een lening. PUNT 4 :PRINCIPIËLE BESLISSING TOT VERNIEUWING STOOKPLAATS DE ZILVERBERK EN OMSCHAKELING NAAR GAS Gelet op het feit dat serviceflatgebouw De Zilverberk dateert van 1993; dat de stookplaats nog niet vernieuwd is geweest, maar vorige winters toch af en toe technische tussenkomsten noodzakelijk waren; Gelet op het feit dat daar nog wordt gestookt met mazout; dat het om redenen van milieu, bedrijfszekerheid en rendement aangewezen kan zijn om over te schakelen op gas; Gelet op het feit dat het vast bureau besliste om Stefan Lauwaert in uitbreiding op zijn opdracht tot renovatie van De Zilverberk, een studie te laten maken voor het vernieuwen van de stookplaats Gelet op het feit dat ook Eandis reeds bevestigde dat een aansluiting op aardgas nu mogelijk is voor De Zilverberk via het Dorp; dat dit mee zou kunnen genomen worden met de aansluiting die voorzien dient te worden voor de nieuwe brandweerkazerne; Gelet op de kostenbatenanalyse die werd opgemaakt door Ir.-Architect Stefan Lauwaert en aan het dossier wordt toegevoegd; dat hieruit blijkt dat er een besparing op de energieprijs mogelijk is van 59% 3/12
(of ongeveer 10.000 euro per jaar); dat hiertegenover wel een geraamde investering staat van 36.000 euro (alles inclusief). Gelet op de opmerking van de heer Van Malderen dat de prijs van gas nu op historisch dieptepunt staat; dat niks garandeert dat dit zo blijft en dat het voordeel zal blijven; dat enkele jaren terug mazout goedkoper was dan gas; dat natuurlijk het milieuvoordeel speelt ; Stemresultaat: Unaniem ARTIKEL 1: kennis te nemen van de kostenbatenanalyse dd 15 april 2012 voor de omschakeling van de stookplaats van serviceflatgebouw De Zilverberk op aardgas. ART. 2: principieel akkoord te gaan om de stookplaats van De Zilverberk te vernieuwen en om te schakelen naar een installatie op gas ART. 3: in een eerstvolgende budgetwijziging de nodige middelen te voorzien ART. 4: dit dossier verder technisch voor te bereiden. PUNT 5 :OVEREENKOMST EN PRIJSZETTING NIEUWE DOORGANGSWONINGEN Gelet op het feit dat de nieuwe doorgangswoningen in het najaar van 2012 in gebruik zullen worden genomen; Gelet op het feit dat we hiervoor een prijszetting dienen te doen; Gelet op het feit dat de huurprijzen op de privémarkt steeds stijgen en dat wij het verschil tussen de dagprijs van de doorgangswoningen en de huur van een studio op de privémarkt niet te groot willen maken, aangezien de cliënten dienen door te stromen naar de privéhuurmarkt of de sociale huurmarkt, willen wij de dagprijsvergoeding vaststellen op 13,00. Gelet op het amendement van CD&V waarbij zij voorstellen om vanaf de vierde maand de prijs, gezien dit toch inclusief alle nutsvoorzieningen is, op te trekken naar 20; dat dit tevens meer zal aanmoedigen om de crisiswoning te verlaten. Gelet op het feit dat de raad hierover unaniem akkoord gaat Verder zal er een geldelijke zekerheidsstelling gevraagd worden 250,00 bij het betrekken van de doorgangswoning; Gelet op het feit dat er zal gewerkt worden met elektronische toegangscontrole, zal er een badge ter beschikking worden gesteld. Bij verlies van deze badge zal er een bedrag van 10,00 dienen betaald te worden; Gelet op het feit dat de doorgangswoningen netjes achter gelaten dienen te worden bij vertrek, zal hierop toegezien worden door de hoofdmaatschappelijk werker. Indien dit niet het geval is zal een poetsfirma worden aangesproken en zal er een bedrag van 100,00 worden aangerekend op de slotfactuur; Gelet op het amendement van CD&V om hier te bepalen dat dit zal aangerekend worden aan de kostprijs die het OCMW dient te betalen om dit te laten poetsen en met een minimum van 100. Gelet op het feit dat de raad hierover unaniem akkoord gaat Gelet op het feit dat wij de terbeschikkingstelling van een doorgangswoning zien als een vorm van maatschappelijke dienstverlening en geen huurcontract is, is er in dit kader een overeenkomst opgesteld; Gehoord de opmerking dat de rechter altijd kan bepalen dat het om huur gaat als alle constitutionele elementen voor huur aanwezig zijn; dat het alleszins positief is dat het domicilie niet op de woning kan gezet worden, waardoor dit niet onder de woninghuurwet kan vallen. Stemresultaat: Unaniem 4/12
ART.1: De dagvergoeding vast te stellen op 13,00 en de geldelijke zekerheidsstelling vast te stellen op 250,00. ART.2: de kosten voor het verlies van de badge vast te stellen op 10,00 en de kostprijs voor het inschakelen van een poetsfirma na het verlaten van de doorgangswoning op 100,00. ART.3: De overeenkomst maatschappelijke dienstverlening in het kader van het ter beschikking stellen van een doorgangswoning goed te keuren. MAATSCHAPPELIJK DIENSTVERLENING: TER BESCHIKKINGSTELLING VAN EEN DOORGANGSWONING. Voorwerp van de maatschappelijk dienstverlening De gebruiker: werd op / / geconfronteerd met een plotselinge en dringende noodsituatie, waardoor deze niet meer over een woning beschikt. Hierdoor beslist de voorzitter, Gunther Cooreman, van OCMW Berlare bij dringende beslissing dd / / een doorgangswoningwoning gelegen te Baron Tibbautstraat 33/ in 9290 Overmere, tijdelijk ter beschikking te stellen aan: voornaam en naam: geboortedatum: rijksregisternummer: _- adres: gsm-nummer: Deze beslissing wordt bekrachtigd op het Bijzonder Comité sociale dienst van / / De gebruiker verklaart kennis te hebben van het algemeen kader waarbinnen deze vorm van maatschappelijke dienstverlening gebeurt en akkoord te gaan met de inhoud en de beperkingen ervan. Voorwaarden voor toekenning van maatschappelijke dienstverlening onder de vorm van het ter beschikking stellen van een doorgangswoning Het OCMW kent deze vorm van maatschappelijke dienstverlening onder de vorm van terbeschikkingstelling van een doorgangswoning toe voor de duur van de beslissing van het Bijzonder comité sociale dienst, en dit zolang aan de voorwaarden is voldaan. De gebruiker verbindt zich er toe om zo snel mogelijk op zoek te gaan naar permanente huisvesting, zowel op de private huurmarkt als de sociale huurmarkt. Een inschrijving voor de sociale bouwmaatschappij, Hulp In Woningnood en het sociaal verhuurkantoor zijn hierbij verplicht. 5/12
Er zal een budgetrekening geopend worden op naam van de gebruiker, waarop alle inkomsten gestort worden. De Maatschappelijk werker zal hierbij instaan voor de betaling van de maandelijkse vaste kosten, zodat de betaling van de dagvergoeding kan gegarandeerd worden. De gebruiker is verplicht om mee te stappen in een begeleidingstraject dat wordt opgesteld door de maatschappelijk werker. Indien de gebruiker geen domicilieadres heeft zal er door de maatschappelijk werker een referentieadres aangevraagd worden bij OCMW Berlare, Baron Tibbautstraat 29A te 9290 Berlare. Aanvang van een verblijf in een doorgangswoning De gebruiker ontvangt bij het begin van het verblijf een badge, die toegang verschaft tot de doorgangswoning en gemeenschappelijke ruimten. Bij verlies zal er een bedrag van 10,00 dienen betaald te worden om een nieuwe badge te verkrijgen. Bij aanvang van het verblijf zal door de hoofdmaatschappelijk werker een plaatsbeschrijving opgemaakt worden. Dagvergoeding en geldelijke zekerheidsstelling De gebruiker dient als dagvergoeding 13,00 te betalen, water, gas, elektriciteit en brandverzekering inbegrepen. Indien door gelijk welke omstandigheid het verblijf in de toegewezen doorgangswoning de drie maanden overschrijdt, zal vanaf de eerste dag van de vierde maand de dagvergoeding 20,00 bedragen. De betaling van de dagvergoeding zal maandelijks gebeuren na opmaak van een factuur. Deze factuur zal betaald worden door de maatschappelijk werker via de budgetrekening die geopend wordt voor de gebruiker. Tevens wordt er een geldelijke zekerheidstelling gevraagd van 250,00. Deze zekerheidsstelling zal aan het einde van het verblijf vrijgegeven worden aan de gebruiker. In geval van betalingsachterstal van de dagvergoeding, schade, diefstal, verlies van badge, zal deze zekerheidsstelling door het OCMW Berlare, geheel of gedeeltelijk worden ingehouden. Einde van maatschappelijke dienstverlening onder de vorm van het ter beschikking stellen van een doorgangswoning De doorgangswoning dient bij vertrek in goede staat en netjes achter gelaten te worden. Er dient een afspraak gemaakt te worden met de hoofdmaatschappelijk werker die een uitgaande plaatsbeschrijving zal opmaken Indien de doorgangswoning niet in dezelfde staat wordt achtergelaten zoals bij intrek en zoals bepaald in de plaatsbeschrijving, of de badge wordt niet ingeleverd, zal de geldelijke zekerheidsstelling worden aangesproken. Indien OCMW Berlare na het vertrek dient in te staan voor de schoonmaak van de doorgangswoning zal de werkelijke kost worden aangerekend op de slotfactuur, met een minimum van 100,00. Indien er na de beëindiging van de dienstverlening persoonlijk materiaal wordt achtergelaten, wordt dit door het OCMW verwijderd of wordt dit eigendom van het OCMW. 6/12
Wanneer het Bijzonder Comité voor de sociale dienst beslist dat de dienstverlening ten einde loopt dient de gebruiker samen met zijn eventuele gezinsleden spontaan de doorgangswoning te verlaten op de vooropgestelde datum, na woningcontrole en teruggave van de badge. De gebruiker kan de dienstverlening op elk ogenblik zelf beëindigen door middel van een brief met vermelding van de datum waarop hij/zij de doorgangswoning wil verlaten. De gebruiker mag de doorgangswoning verlaten na een woningcontrole en teruggave van de badge. Indien de gebruiker zich niet aan de voorwaarden van de dienstverlening houdt, kan de voorzitter van het OCMW Berlare onmiddellijk een einde stellen aan het verblijf. De gebruiker dient dan onmiddellijk de doorgangswoning te verlaten. Wanneer de gebruiker onaangekondigd langer dan een week afwezig is, wordt de dienstverlening automatisch stopgezet. De gebruiker dient voor deze periode van afwezigheid ook een dagvergoeding te betalen. Pas na teruggave van de badge is er geen dagvergoeding meer verschuldigd. Duur De aanvang en het einde van de dienstverlening wordt bepaald door het Bijzonder Comité voor de sociale dienst met een maximumduur van 3 maanden. Verzekering De doorgangswoning is door OCMW Berlare verzekerd tegen brand via clausule afstand van verhaal. Voorwaarden verbonden aan tijdelijke huisvesting De gebruiker moet effectief in de doorgangswoning verblijven. Tijdelijk of permanent onderdak verschaffen aan andere personen is niet toegelaten. De gebruiker aanvaardt de begeleiding van het OCMW om binnen de duur van het verblijf, duurzame en geschikte huisvesting te vinden. Daartoe zal in samenspraak met de maatschappelijk werker een traject worden opgesteld. De gebruiker dient zelf in te staan voor het onderhoud van de doorgangswoning die aan hem is toegekend. De gemeenschappelijke ruimten zullen worden onderhouden door OCMW Berlare. De gebruiker mag geen persoonlijke spullen achterlaten in de gemeenschappelijke ruimten zonder daar expliciet toestemming voor gekregen te hebben (men mag bvb wel zijn fiets in de fietsenstalling zetten) Agressie (fysiek en verbaal), diefstal, vandalisme, druggebruik, misbruik van medicatie of alcohol zijn niet toegelaten in de doorgangswoning. Extra verwarmingstoestellen zijn niet toegelaten in de doorgangswoningen. De gebruiker dient zich te houden aan de reglementering inzake selectieve huisvuilophaling. Er wordt geen lawaai gemaakt tussen 22.00u. en 07.00u. Dieren zijn niet toegelaten. 7/12
De gebruiker dient met respect om te gaan met zijn buren. Indien dit niet gebeurt kan dit het einde van de dienstverlening betekenen. Het OCMW kan niet aansprakelijk gesteld worden voor verdwenen of beschadigde persoonlijke voorwerpen van de gebruikers. Ernstige of herhaalde overtredingen van de voorwaarden hebben onmiddellijke stopzetting van de dienstverlening tot gevolg. Opgemaakt te Berlare in twee exemplaren op / / Elke partij erkent één exemplaar van deze overeenkomst te hebben ontvangen. Voor OCMW Berlare Gunther Cooreman voorzitter handtekening: Hilde Van der Jeugt secretaris handtekening: maatschappelijk werker: handtekening: De gebruiker Handtekening: (voorafgegaan van gelezen en goedgekeurd ) Handtekening: PUNT 6 :SUBSIDIEVERLENING SINT-MARTINUSFONDS 8/12
Gelet op de beslissing in zitting van 19 februari 2009 om een jaarlijkse toelage toe te kennen voor de voedselbedeling van het Sint-Martinusfonds. Verlenging is enkel mogelijk mits het voorleggen van een evaluatieverslag; een jaarlijkse evaluatie is dus aangewezen. De verlenging gebeurt niet automatisch. Het Sint-Martinusfonds dient elk jaar een aanvraag te richten aan ons centrum; Gelet op de beslissing van 31 maart 2011 om een jaarlijkse toelage toe te kennen voor de voedselbedeling van het Sint-Martinusfonds ten bedrage van 1500 euro; Gelet op de hernieuwde aanvraag van het Sint-Martinusfonds tot het verkrijgen van deze jaarlijkse toelage, weliswaar voor en bedrag van 2000 aangezien zij een blijvende stijging hebben van het aantal gezinnen aan wie deze voedselpakketten worden bedeeld en er een stijging is in de kostprijs van deze voedselpakketten; Gelet op het evaluatieverslag van het Sint-Martinusfonds voor het werkjaar 2011; Gelet op de vraag van de raad of er inzage is op de rechthebbenden bij het Sint-Martinusfonds Gelet op het schrijven van het Sint-Martinusfonds dat leden van het OCMW recht hebben om inzage te krijgen in de lijst, maar dat zij die niet zomaar willen opsturen Gelet op de discussie in de raad Stemresultaat: Unaniem ARTIKEL 1: Het voorstel om een jaarlijkse toelage toe te kennen voor de voedselbedeling van het Sint- Martinusfonds ten bedrage van 1700 vanaf 01/01/2012 tot en met 31/12/2012 goed te keuren, rekening houdend met het stijgend aantal gezinnen en de stijging in kostprijs van de voedselpakketten. ART. 2: De verlenging van het project gebeurt niet automatisch, een jaarlijkse evaluatie is aangewezen en het sint-martinusfonds dient elk jaar een nieuwe aanvraag te richten aan ons centrum PUNT 7 :INSTALLATIES BESTAANDE SOFTWARE EN GEGEVENS EXTERNE LEVERANCIERS BIJ VERNIEUWING SERVERPARK Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 3, 1; Gelet op het feit dat aankopen via de opdrachtencentrale voldoen aan de wet op de overheidsopdrachten en dat de OCMW s via de gemeenten hiervan gebruik kunnen maken; Gelet op het Raamcontract IT perceel 1 (servers) door de Bestendige Deputatie van Oost-Vlaanderen in zitting van 12 mei 2011 voor 5 jaar gegund werd aan IT1, Industriezone Steenkaaistraat 14 te 9200 Baasrode voor perceel 1 en de firma BMX Computers, De Ridderlaan 55 te 1780 Wemmel voor perceel 2; Gelet op het feit dat in zitting van de Raad van 16 februari 2012 beslist werd tot de aankoop van hardware en licenties bij de firma IT1, perceel 1 van dit raamcontract voor een totaal bedrag van 97.403,92, inclusief BTW; Gelet op het feit dat in deze offerte ook 2 switchen met toebehoren inbegrepen waren voor de prijs van 6.919,07 en er discussie ontstaan was dat deze niet tot perceel 1 behoren; Gelet op de besprekingen met BMX voor de 2 switchen en toebehoren, waaruit enerzijds eerst een verkeerde offerte werd afgeleverd; waaruit vervolgens een offerte met een beduidende meerprijs werd afgeleverd en waarbij werd gesteld dat er geen zekerheid kon gegeven worden of deze switchen nog leverbaar zijn; 9/12
Gelet op het feit dat er dan naar alternatieven is gezocht en op heden IT1 het volgende liet weten: Om alles toch zo vlot mogelijk te houden, hebben we samen met de hulp van HP een opstelling kunnen maken die volledig bij IT1 bestelbaar blijft (aangezien het over het anders inzetten van de SAN switches gaat 100% toegestaan binnen het aan IT1 toegewezen perceel) performanter is dankzij de nu bijgevoegde connectie modules een volledige redundantie van de serverswitching oplevert (uitval van één serversswitch heeft geen downtime tot gevolg) minder glasvezel kabels gebruikt, waardoor er nog uitbreidingsmogelijkheden naar de toekomst overblijven dankzij modulaire uitbreidingsmodules meteen klaar is voor 10GbE (10x snellere SAN & serverconnectie) mits toekomstige minimale extra investering. Kortom we hebben een aantal uitbreidingsmodules IN de reeds voorziene SAN switches mee opgenomen in het order, waardoor de LAN switches niet langer nodig zijn. De meerkost van deze modules komt (dankzij een extra inspanning van IT1 & HP) overeen met die van de extra LAN switches die bij BMX dienden besteld te worden. Gelet op het feit dat tevens de offerte van IT1 vervallen was 29 februari 2012 en ondertussen de prijzen van de harde schrijven verhoogd zijn en nog zullen stijgen; Gelet op de dringende beslissing van het Vast Bureau van 3 april 2012 voor goedkeuring van de meerprijs van 1.006,24 incl. BTW waardoor de prijs van de harde schijven 17.776,84 bedraagt i.p.v. 16.770,60; Gelet op het feit dat deze beslissing dient bekrachtigd te worden Gelet op het verleende visum met nummer 2012-21; Stemresultaat: Unaniem ARTIKEL 1: akte te nemen van de beslissing van het Vast Bureau van 03/04/2012 betreffende de vervaldatum van de prijsofferte van IT1 waardoor voor de harde schijven een prijs zal gerekend worden van 17.776.84 i.p.v. 16.770,60 en deze beslissing te bekrachtigen ART.2: aan de gemeente vragen de bestelling van deze meerprijs voor het OCMW te plaatsen ART.3: de kosten van deze bestelling ten laste te nemen van het OCMW PUNT 8 :ICT MIGRATIE VAN SOFTWARE NAAR NIEUWE OMGEVING OFFERTES Gelet op de goedkeuring tot vernieuwen van het serverpark via het raamcontract van de provincie Oost- Vlaanderen, in zitting van de Raad van 16 februari 2012; Gelet op het feit dat alle bestaande software nog dient te worden gemigreerd en geconfigureerd in de nieuwe ICT-omgeving; Gelet op het feit dat in zitting van de Raad van 16 februari 2012 beslist werd om de kosten voor herinstallatie op te vragen bij de derden leveranciers; Gelet op de offertes van de derden leveranciers; Gelet op het feit dat de offertes opgemaakt zijn met prijzen in regie op basis van geschatte tijden voor installatie en configuratie, daar alle software onder een volledig nieuwe omgeving zal moeten draaien: 10/12
- Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 Gent: 8.876,57 (incl. BTW) voor projectcoördinatie; installatiekosten in regie en verplaatsingskosten; - GET NV, Antwerpsesteenweg 107, 2390 Malle: geschatte termijn is 2 dagen, met bestaand onderhoudscontract waardoor mogelijkheid om één 20u-uren pakket te bestellen t.w.v. 2.359,50 (incl. BTW), verplaatsingskosten inbegrepen; - Schneider Electric NV, Dieweg 3, 1180 Ukkel: geschatte termijn is halve dag waarvoor het minimumforfait van 538,45 (incl. BTW en verplaatsingskosten) geldt, indien extra uren nodig, interventie in regie 103,46 - / uur en 159,72 verplaatsingskosten; - Televic Healthcare NV, Leo Bekaertlaan 1, 8870 Izegem: 1.442,93 (incl.btw) voor herinstallatie televic software; Gelet op het feit dat IT1 de projectmanager is, voorstel van de systeemverantwoordelijke om hen opdracht te geven de bestellingen bij de betrokken leveranciers te plaatsen in naam van het bestuur; Gelet op de opmerking van de heer Van Malderen dat we de prijs die deze firma s stellen gewoon moeten aanvaarden; dat bij aanschaf van softwarepakketten standaard in de lastenboeken moet worden opgenomen wat de prijs is om deze software te verzetten; dat dit waarschijnlijk in de toekomst nog meer zal voorkomen; Gehoord de opmerking van de secretaris dat we in het verleden enkel hardware van CEVI hadden en software van CEVI; dat het een nieuw gegeven is sinds de nieuwbouw in 2009 dat er ook zoveel andere firma s hier softwarepakketten leveren en dat de hardware nu niet bij CEVI wordt aangekocht; dat daar in de toekomst mee rekening kan gehouden worden. Gelet op het verleende visum met nummer 2012-22 ; Stemresultaat: Unaniem ARTIKEL 1: Opdracht te geven aan de firma Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 Gent voor projectcoördinatie en installatie van alle Cevi-toepassingen voor de prijs van 8.876,57 (incl.btw, verplaatsingskosten, en installatiekosten in regie); ART 2: Opdracht te geven aan de firma GET NV., Antwerpsesteenweg 107, 2390 Malle voor de installatie en configuratie van alle GET-toepassingen via de aankoop van een 20uren-pakket onder onderhoudscontract voor de prijs van 2.359,50 (incl.btw en verplaatsingskosten) op basis van de geschatte tijd van 2 werkdagen ART 3: Opdracht te geven aan de firma Schneider Electric NV voor de installatie en configuratie van alle Schneider-toepassingen via interventieaanvraag volgens schatting voor een halve dag, voor de prijs van 538,45 (incl. BTW en verplaatsingskosten) en indien meerwerken nodig,aan interventietarief 103,46/uur(incl. BTW) en verplaatsingskosten 159,72 (incl. BTW); ART 4: Opdracht te geven aan de firma Televic Health NV voor de installatie en configuratie van alle Televic-toepassingen voor de prijs van 1.442,93 (incl. BTW); ART 5: Opdracht te geven aan de firma IT1 BVBA, Industriezone Steenkaaistraat 14, 9200 Baasrode, om als projectmanager de bestellingen te plaatsen bij de leveranciers; PUNT 9 :BEKRACHTIGING BESLISSING VAST BUREAU VAN 3 APRIL 2012: DOORGANGSWONINGEN BARON TIBBAUTSTRAAT 33 : MEERWERKEN TOEGANGSCONTROLE 11/12
Gelet op de beslissing in de raad van 19 augustus 2010 waarbij het OCMW akkoord ging de bouwwerken van de doorgangswoningen toe te wijzen aan de firma NV Everaert-Cooreman en waarbij het onderdeel van deze aanbesteding voor het OCMW 277.538,65 euro bedroeg; Gelet op het feit dat het aangewezen is om in het dossier toegangscontrole te voorzien dat aansluit op de toegangscontrole van het OCMW, waardoor er met een badgesysteem kan gewerkt worden en waarbij bij verlies geen nieuwe sloten hoeven geplaatst te worden; Gelet op het feit dat de bewoning in de doorgangswoningen steeds van korte duur zal zijn; dat de kans op verlies of niet inleveren van sleutels groot is; Gelet op de offerte van de firma Everaert-Cooreman voor een toegangscontrolesysteem voor de prijs van 6.953,93 met inbegrip van ; *6 toegangscontrolelezer Axio i-tec voor binnenmontage *2 vandaalbestendige lezers voor toegangscontrole *3 kamernodes Axio i-tec *aansluiten van de centrale apparatuur, programmeren, uittesten en in dienststellen van de installatie *plaatsen van het gehele systeem met inbegrip van de nodige leidingen *aanpassingen van de binnendeuren (elektrische tegenplaten) *aanpassingen sloten buitendeuren (deuren zijn reeds afgewerkt) Gelet op het feit dat deze werken moeten kunnen uitgevoerd worden voor het aanvatten van de pleisterwerken en de beslissing hierdoor niet kan uitgesteld worden tot de zitting van de volgende raad, waardoor deze beslissing reeds werd voorgelegd in zitting van het vast bureau van 3 april 2012 en nu ter bekrachtiging aan de raad; Gelet op het feit dat visum werd bekomen voor de zitting van het vast bureau Stemresultaat: Unaniem ARTIKEL 1: de beslissing van het vast bureau van 3 april 2012 waarin de offerte van de toegangscontrole voor de doorgangswoningen voorgelegd door de firma Everaert-Cooreman voor een totaalbedrag van 6.953,93 werd goedgekeurd, te bekrachtigen. De dagorde uitgeput zijnde verklaart de voorzitter de zitting voor gesloten om 21 u 07. Vastgesteld in zitting, datum als hierboven. Namens de raad voor maatschappelijk welzijn Bij verordening Hilde Van der Jeugt Secretaris Gunther Cooreman Voorzitter 12/12