provincie ZUID HOLLAND 2 8 JUNI 2011 5 -minuten versie voor Provinciale Staten Directie DLB Afdeling Samenleving en Economie Registratienummer PZH-2011-291778231 (DOS-2011 0005236) Datum vergadering Gedeputeerde Staten 28 juni 201 1 Portefeuillehouder Sande, RAM, van der Verzenddatum 2 8 JUN 2011 Paraaf Provinciesecretaris Geheim Nee Termijn 31 augustus 201 1 Onderwerp Rijksbreed Subsidiekader (RSK) Bijlagen Startnotitie "Implementatie Rijksbreed Subsidiekader Zuid-Holland" Voorstel van GS aan PS: kennisnemen van bijgaand stuk voor wat betreft de implementatie van het RSK in Zuid-Holland. l. Onderwerp in kort bestek Het Rijksbrede subsidiekader' (RSK) is in de kern een regime voor subsidieverlening en - verantwoording, bestaande uit een 20-tal aanwijzingen van rijkswege, dat uitgaat van een proportionaliteit tussen de hoogte van de aanvraag- en verantwoordingslasten en de hoogte van het subsidiebedrag. De belangrijkste uitgangpunten van het rijkskader (naast de proportionaliteit): een vereenvoudiging en uniformering van het subsidieproces; er zal meer gewerkt moeten gaan worden vanuit verantwoord vertrouwen en risicoacceptatie (werken vanuit risicoanalyse). Controle zal vooral vooraf moeten plaatsvinden, in plaats van achteraf, waarbij sturing vooral plaatsvindt op prestaties en hoofdlijnen. In de basis zal worden gewerkt met drie standaardarrangementen voor verlening en vaststelling van subsidies, waarbij de hoogte van het subsidiebedrag het arrangement bepaalt, te weten: I II 111 Hoogte subsidiebedrag tot f 25.000 Vanaf 25.000 tot E 125.000 Vanaf E 125.000 Arrangement direct vaststellen of desgevraagd verantwoording over de prestatie verantwoording over de prestaties verantwoording over kosten en prestaties De arrangementen onderscheiden zich van elkaar door de voorwaarden en verplichtingen die worden gesteld aan de uitvoering en verantwoording van de subsidie. Hoe lager het ' Staatscourant 2009 nr. 20306,31 december 2009.
provincie ZUID HOLLAND subsidiebedrag hoe minder verantwoordingseisen er worden gesteld en hoe eenvoudiger de uitvoering is. Het aantal subsidies dat in 2010 door de provincie Zuid-Holland is verstrekt en is gedekt uit provinciale middelen; laat zich als volgt verdelen binnen de drie arrangementen: Aantallen 201 0 subsidiecategorie: tlm E 24.999 aantal Geboekte vriival 2010 bedrag procentueel prov. middelen 219 2.242.394 absoluut 23.648 25.000 tot E 124.999 dan E 125.000 14.362.1 11 1 15.200.839 Een zekere risico-acceptatie is inherent aan het nieuwe subsidiekader. In de arrangementen 1 en 2 wordt niet meer afgerekend op basis van gerealiseerde kosten, zoals nu wordt gedaan, maar op basis van gerealiseerde prestaties waarvoor een vast bedrag is bepaald. Indien de gerealiseerde kosten lager uitvallen dan geraamd wordt er, in tegenstelling tot hetgeen nu gebruikelijk is, niet teruggevorderd, mits de resultaten zijn behaald en aan de overige verplichtingen is voldaan. Doordat het vastgestelde subsidiebedrag soms lager uitvalt dan het verleende subsidiebedrag vloeit er in de huidige situatie op jaarbasis als het ware ca. 1,3 miljoen euro (van alle verstrekte subsidies) terug naar de algemene middelen en vindt verwerking daarvan plaats in de provinciale jaarrekening. Bij de wijze van subsidiëren volgens het RSK wordt onder andere geaccepteerd dat, zolang de subsidieontvanger de outputlactiviteit verricht, het subsidiebedrag hoger kan zijn dan de uiteindelijke werkelijke financieringsbehoefte. Een dergelijke situatie leidt niet tot terugvordering of vrijval van subsidies tot 125.000,-. Het bedrag dat vrijviel bij subsidies tot 125.000,- bedroeg voor 201 0 175.000,-. Deze (deels) begrote meevaller zal ondervangen moeten worden met een grondige controle vooraf van onder andere de begroting. Verder is men verplicht om wijzigingen ten opzichte van de aanvraag te melden. Tevens zal nog meer gestuurd worden op het resultaat van de gesubsidieerde activiteiten. Het gaat immers om het effect van de subsidie of wordt bereikt wat in beginsel ook voor ogen staat, namelijk dat beleidsdoelstellingen worden bereikt. Ten behoeve hiervan, wordt een weigeringsgrond toegevoegd aan de Asv. Het wijzigingsvoorstel ligt op dit moment ter vaststelling voor aan Provinciale Staten. Wanneer de activiteiten op grond van de regeling subsidiabel zijn, doch de effecten van de verleende subsidie onvoldoende kunnen worden aangetoond, moet de subsidie in dat geval worden geweigerd. Per subsidiecategorie zijn geen gemiddelde percentages bekend. 216
provincie ZUID HOLLAND Beoogd effect Het RSK is bindend voor de subsidieverstrekking die plaatsvindt op rijksniveau. De provincies, waaronder Zuid-Holland, hebben aangegeven zich in principe te willen conformeren (evenals de VNG) aan deze geboden overheidsstandaard, zodat het zowel voor de burger als voor de verschillende overheden duidelijker en eenvoudiger wordt. Hierbij is het wenselijk dat alle provincies dezelfde grensbedragen voor de drie arrangementen hanteren. Vermindering van de administratieve lasten voor de aanvrager. Eventuele reductie van kosten van het proces subsidieverlening, onder andere door standaardisering van regelgeving en automatische bevoorschotting in bepaalde gevallen. Gewenst resultaat Het RSK moet een effectiever en efficiënter subsidiesysteem voortbrengen. Dit moet worden bewerkstelligd door een aantal elementen die in twee categorieën zijn in te delen: 1. juridisch technische categorie: aanpassen van de Asv en de subsidieregels (vermindering, uniformering, implementatie arrangementen); en 2. organisatie- en procescategorie: anders inrichten van diverse processen, mogelijk herschikken c.q. herinrichten van de capaciteit. 2. Afbakening van (wettelijk) kader en partijen a. Europeeslnationaallprovinciaal wettelijk en beleidskader Voor het proces van subsidieverstrekking is de algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Algemene subsidieverordening Zuid-Holland (Asv) van belang en voor een aantal beleidsvelden de sectorale subsidieregelingen van Gedeputeerde Staten. b. Relatie andere interne beleidsterreinen De Asv bevat de algemene procedureregels die op alle subsidievertrekkingen van toepassing zijn. De implementatie van het RSK raakt alle beleidsterreinen waar het subsidie-instrument wordt ingezet ten einde beleidsdoelen te realiseren. Wanneer alleen inhoudelijk hoeft te worden verantwoord (en niet financieel) betekent het systeem van "sturen op prestaties" dat er meer nadruk komt te liggen op de inhoudelijke beoordeling van een aanvraag door de beleidsafdeling en subsidieverleners, resulterend in SMART(ere)-prestatieafspraken in de beschikking. Daarnaast zal de ana,lyse van begrotingen belangrijker worden wanneer deze als hulpmiddel wordt gebruikt om een vast bedrag voor de te leveren prestaties te bepalen. Een belangrijk aspect van het RSK is verder dat alle beleidsafdelingen hun beleidsdoelen nog scherper moeten gaan vertalen in prestatie- en resultaatindicatoren. Het subsidieproces maakt onderdeel uit van de beleidscyclus. In de beleidskaders zullen dus heldere doelstellingen moeten worden opgenomen. Bij de opzet van de provinciale begroting voor 201 2 wordt hier ook rekening mee gehouden.
provincie ZUID HOLLAND c. Relatie externe partijen Op dit moment is dit niet aan de orde. Gedurende het project moeten de doorgevoerde wijzigingen in het subsidiebeleid echter onder de aandacht worden gebracht bij subsidieontvangers, waaronder gemeentes en diverse organisaties om hen te informeren over de vernieuwde werkwijze en nieuwe subsidiesystematiek. 3. Procesbeschrijving en rol Staten a. Voorgeschiedenis Het IPO-Bestuur heeft op 24 juni 2010 besloten de uitgangspunten van het RSK, zoals geschetst onder het eerste punt van deze nota, over te nemen voor 1 januari 2012, waaronder de systematiek van de 3 arrangementen. Naar aanleiding hiervan is op 15 december 2010 bij de behandeling van de evaluatie van de Asv aan uw vergadering meegedeeld dat de impact van overname van het RSK binnen Zuid-Holland onderzocht zal worden. Hiertoe heeft Zuid-Holland zich aangesloten bij de IPO-projectgroep "Implementatie RSK. Het doel van de IPO-projectgroep is kennisuitwisseling en afstemming. Het streven is om zoveel mogelijk uniform te implementeren. Alle provincies zijn vertegenwoordigd in deze projectgroep. De activiteiten vinden plaats onder aansturing van de Kring van Provinciesecretarissen (KPS). Het KPS is immers belast met het uitvoeringsprogramma van het Bestuursakkoord 2008-2011, dat onder andere ziet op het verminderen en vereenvoudigen van (SU bsidie)regelgeving. Op 15 maart 201 1 heeft de IPO-projectgroep aan het KPS voorgesteld om in te stemmen met de 20 aanwijzingen uit het RSK als uitgangspunt voor de implementatie. De aanwijzingen zijn in de IPO-projectgroep uitgebreid besproken in het bijzijn van het Ministerie van Financiën. Het Ministerie heeft elke aanwijzing toegelicht en kritische vragen beantwoord van de provincies. De discussie kwam in de kern neer op de minder strenge verantwoordingseisen die kunnen worden gesteld bij de eerste twee arrangementen en de risico's die dit met zich mee kan brengen. Hierbij is het van wezenlijk belang ons te realiseren dat het RSK een nieuwe manier van subsidie verstrekken betreft, die een andere werkwijze met zich meebrengt en een omslag in het denken en in de (bedrijfs)cultuur, zowel bij de provincie zelf als bij de subsidieontvangers. Risicoanalyses zullen aan de voorkant moeten worden uitgevoerd, bijvoorbeeld bij het opstellen en evalueren van de diverse sectorale subsidieregelingen. Ook andere maatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies tegen te gaan, zoals het inrichten van steekproeven; het voeren van een sanctiebeleid; het bijhouden van een register bij onregelmatigheden en het evalueren van de subsidieregeling en de Asv, zijn onlosmakelijk verbonden aan het systeem. Deze flankerende maatregelen vormen een totaal pakket samen met de uitgangspunten van het RSK en de drie arrangementen. Tevens is voorgesteld aan de Kring om in te stemmen met een gewijzigd tijdspad. Er zijn namelijk grote verschillen in het tempo van implementatie tussen de provincies. De IPOprojectgroep heeft een tweefasen aanpak voorgesteld aan de Kring voor het implementatietraject van het RSK bij de provincies. Voor 1 juli 201 1 neemt elke provincie het principebesluit op bestuurlijk niveau tot overname van het RSK. Het streven blijft om voor 1 januari 2012 doch uiterlijk 31 december 2012 tot volledige implementatie in regelingen te
provincie ZUID HOLLAND komen. Het IPO-traject wordt voor de zomer afgerond. Vervolgens kan het implementatietraject binnen Zuid-Holland na de zomer van start gaan. Voor onze provincie wordt volledige implementatie van het RSK in de zomer van 2012 vooralsnog haalbaar geacht. De Kring is overigens kritisch op de aangegeven betrokkenheid van het rijk in dit traject. Nadrukkelijk wordt door hun gesteld, dat de betrokkenheid cq toetsing door het Ministerie van Financiën ingevuld moet worden als (gratis) service cq advies om gemeenschappelijk als provincies de eigen rol goed in te vullen (dus hieraan, zoals ook beoogt, geen formele status in het kader van het toezicht toe te kennen). b. Waar staan we nu? De fase van visielstrategiebepaling Zoals op 15 december 2010 is meegedeeld worden Provinciale Staten geïnformeerd over de voortgang van de implementatie van het Rijksbrede Subsidiekader in Zuid-Holland. Ter kennisname ontvangen Provinciale Staten de startnotitie. c. Vervolg procedure Er zal een interne projectgroep worden samengesteld die na de zomer van start zal gaan met de implementatie van het RSK binnen Zuid-Holland. De Asv zal worden aangepast, onder andere ter implementatie van de 3 arrangementen. Deze zal naar verwachting voor de zomer van 2012 aan Provinciale Staten ter vaststelling worden aangeboden. 4. Financiële aspecten (dekking en risico's) Het RSK is in principe gemaakt om een effectiever en efficiënter subsidiesysteem c.q. proces te bewerkstelligen. Dit sluit aan op het bestuursakkoord 2008-201 1 waarin een paragraaf is opgenomen over de vermindering en vereenvoudiging van (subsidie)regelgeving. De implementatie van het RSK binnen de provincie(s) zal uiteindelijk moeten leiden tot een vermindering van de apparaatskosten inzake het subsidieverstrekkingsproces. Het nieuwe subsidiesysteem is 1 januari 201 1 op rijksniveau volledig en uniform (de aanwijzingen zijn bindend voor alle Ministeries) in werking getreden en wordt over 2 jaar geëvalueerd. Voor de provincies zal een vergelijkbaar tijdspad worden aangehouden voor de evaluatie van het nieuwe subsidiesysteem. Op dit moment is daadwerkelijk inzicht nog niet mogelijk in de kostenbesparing die de implementatie van het RSK wellicht met zich mee zal brengen. Eerst moet het implementatietraject nog worden gevolgd. Vervolgens zal ervaring moeten worden opgedaan met het nieuwe systeem. In aanvang zal vooral een verschuiving van de werkzaamheden plaatsvinden van de achterkant van het subsidieverstrekkingsproces, te weten de vaststelling en verantwoording, naar de voorkant van het proces, namelijk de verlening. Voor een succesvolle implementatie is een eventuele bezuiniging op de apparaatskosten aangaande het subsidieverstrekkingsproces op voorhand dan ook niet aan te bevelen.
provincie ZUID HOLLAND Een aandachtspunt is hier nog de terugvordering van subsidiegelden omdat het vastgestelde subsidiebedrag lager is uitgevallen dan het verleende subsidiebedrag en er in de huidige situatie wordt afgerekend op basis van de gerealiseerde kosten. Hierdoor vloeit er op jaarbasis als het ware ca. 1,3 miljoen euro (van alle verstrekte subsidies) terug naar de algemene middelen en vindt verwerking daarvan plaats in de provinciale jaarrekening. Deze (deels) begrote meevaller zal ondervangen moeten worden met een grondige controle vooraf en een meldingsplicht van wijzigingen die zich voordoen in de subsidieaanvraag. Tevens zal nog meer gestuurd worden op het resultaat van de gesubsidieerde activiteiten. Technische & proces vragen en informatie bij Ambtenaar C. Bockstart Telefoon 070-441 72 23 Kamer C 369
2 8 JUNI 20H Startnotitie Implementatie Rij ksbreed Subsidiekader Zuid-Holland Opdrachtgever: Rogier van der Sande (lid van het college van Gedeputeerde Staten) Opdrachtnemer(s): Proceseigenaar Subsidies, Wiebe Brandsma Contactpersoon opdrachtnemer: Cynthia Bockstart Datum: 12 mei 2011
.. 1. Projectbeschrijving... 3 1.1 Aanleiding... 3 1.2 Probleemstelling en onderzoeksvragen... 3 1.3 Doel /beoogd effect... 5 1.4 Gewenst resultaat... 5 1.5 Randvoorwaarden... 5 1.6 Afbakening... 5 2. Projectmanagement... 7 2.1. Activiteiten / Onderzoeksmethoden... 7 2.2. Beheersaspecten / voortgang... 11 2.2.1. Geld... I1 2.2.2. Informatie... 12 2.2.3. Tijd... 13 2.2.5. Organisatie..... 13 2.3. Betrokkenen... 14 2.4. Afbreukrisico's... 14 Bijlagen... 14
-.-- -- - -- - - - 1. Projectbeschrijving - - --.-... - - - Het rijksbreedsubsidiekader (RSK, zie bijlage) is gemaakt voor bestuursorganen op rijksniveau om een effectiever en efficiënter subsidiesysteem c.q. proces te bewerkstelligen. Het RSK is na behandeling in de Tweede Kamer, in de vorm van een aanwijzing voor de Rijksdienst ingebracht en heeft zodoende een verplichtend ka.rakter gekregen voor alle rijksorganen die zich met subsidieverlening bezig houden. In het kader van de administratieve- en bestuurlijke lastenvermindering heeft de VNG het RSK in aangepaste vorm overgenomen voor het gemeentelijke subsidieproces en de gemeentelijke organisatie. Op dit moment wordt een implementatietraject hiertoe doorlopen. Naar aanleiding van werkgroepbijeenkomsten is er in IPO-verband nagegaan in hoeverre provincies aansluiting kunnen vinden bij de uitgangspunten van het RSK. Hierbij is gekeken naar de provinciale subsidiesystematiek(en). Om dit verder uit te diepen is de IPO-projectgroep "Implementatie RSK bij de provincies" opgericht. Alle provincies zijn vertegenwoordigd in de projectgroep. Op 15 december 2010 is PS hiervan in kennis gesteld door ons college. Het IPObestuur heeft op 24 juni 2010 besloten dat deze activiteiten plaats zullen vinden onder aansturing van de Kring van Provinciesecretarissen (KPS) die is belast met het uitvoeringsprogramma van het Bestuursakkoord 2008-2011. De provincies dragen vervolgens zelf zorg voor de verdere doorvertaling van het RSK binnen de eigen organisaties. Het RSK beschrijft dat subsidieprocessen op rijksniveau evenals de organisatie daar omheen op dit moment niet geheel effectief en efficiënt verlopen. De hoge kosten die subsidiering met zich meebrengt, worden als een indicator hiervoor gebruikt. Hierbij dient het begrip -kosten- overigens breed te worden gezien: het duidt zowel op bijvoorbeeld organisatiekosten als kosten die gemoeid zijn met lange procedures (aanvraag- en verantwoordingstijd van de aanvrager en behandeltijd bij de behandelaar), juridische kosten, als alle andere denkbare kostensoorten. Dit kader moet ervoor zorgen dat al deze kosten meer in proportie komen met het uiteindelijke (gemiddelde) subsidiebedrag zelf. Het RSK is gebouwd op een 4-tal uitgangspunten: l. het proportionaliteitsbeginsel Het eerste uitgangspunt, het proportionaliteitsbeginsel, is goed beschouwd eigenlijk meer een identificatie-element van het hierboven geschetste kernprobleem, namelijk de systeemkosten van subsidieverlening zijn te hoog; wat kan oplopen tot 3O0/0 van het totale subsidiebedrag.
De drie andere hieronder beschreven uitgangspunten zijn de lijnen waarlangs men deze kosten wil reduceren om zodoende het systeem beter, effectiever en efficiënter te ma ken. 2. Sturing op prestaties Het kader staat een soort van aanbestedingsachtige vorm van subsidieverlening voor. Men wil namelijk meer kijken naar de te leveren c.q. de geleverde prestatie en daarop afrekenen. Dit wil men bereiken door te werken met 3 standaard uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen en door stappen te zetten in een aantal management- en organisatie elementen. Verder stelt men reductie van kosten voor door betere vooranalyses te maken van potentiële subsidieklanten en in bepaalde gevallen steekproeven te doen aan de achterkant van het subsidieproces. 3. Uniformering en vereenvoudiging regels, begrippen en verplichtingen Dit uitgangspunt speelt in ieder geval en wellicht vooral binnen de Rijksoverheid, want bij het Rijk bestaat een wirwar aan regels (er zijn ongeveer 600 verschillende subsidieregels bij het rijk) met allerlei verschillende materiële en procedurele eisen die gesteld worden. Dit maakt procedures onnodig ingewikkeld en brengt verwarring door onder meer het gebruiken van verschillende definities voor gelijkluidende termen. Binnen Zuid-Holland kennen we om en nabij 30 subsidieregelingen. Naast het reduceren van de hoeveelheid regels kan een aantal elementen voor een vereenvoudiging zorgen zoals meer gelijke termijnen, (in bepaalde gevallen) automatische bevoorschotting, uniforme berekeningswijzen inclusief eenduidige definities omtrent onder andere kostensoorten. 4. Verantwoord vertrouwen Dit uitgangspunt is eigenlijk een uitwerking, aanvulling c.q. uitbreiding van het 'sturen-op-prestaties principe' en het proportionaliteitsbeginsel. Er wordt beschreven dat veelvuldig controleren achteraf voor een groot gedeelte achterwege gelaten moet worden en er een soort van instellingswijziging moet komen. Er moet namelijk een zekere risicoaanvaarding plaatsvinden wat deels ondervangen kan worden door risicomanagement (zie wederom sturing op prestaties) dat concreet bestaat uit steekproeven achteraf en een strikter en iets uitgebreider handhavingsbeleid en instrumentarium. Om het -verantwoord vertrouwen- de daarin vervatte risicomanagement gedachte en -sturing op prestaties naast de organisatorische kwesties, verder concreet vorm te geven, worden er drie uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen, voorgesteld. Die houden concreet in: Tot 25000,- Van 25000,- tot 125.000.- I Vanaf 125.000, Direct vaststellen en enkel desgevraagd verantwoording over de prestatie leveren. Verantwoordina over de prestatie. I Verantwoording over kosten en prestatie. - Via deze arrangementensystematiek wordt een (verdere) vermindering van de kosten in het hele subsidieproces (dat bestaat uit de stappen aanvraagverlening-uitvoering-verantwoording-vaststelling) bereikt door in ieder geval in twee van de drie arrangementen, processtappen van het subsidieproces over te slaan en dat scheelt tijd en kosten.
- _- -.- p 11.3 Doel /beoogd effect u - J... - --..- -. -- - Het RSK is bindend voor de subsidieverstrekking die plaatsvindt op rijksniveau. De provincies, waaronder Zuid-Holland, willen zich (evenals de VNG) conformeren aan deze geboden overheidsstandaard, zodat het zowel voor de burger als voor de verschillende overheden duidelijker en eenvoudiger wordt. Hierbij is het wenselijk dat alle provincies dezelfde grensbedragen voor de drie arrangementen hanteren. - Vermindering van de administratieve lasten voor de aanvrager; - Eventuele reductie van kosten van het proces subsidieverlening, onder andere door standaardisering van regelgeving en automatische bevoorschotting in bepaalde gevallen. I'---. - -- p - - - - - p 1.4 Gewenst resultaat Het rijkskader moet een effectiever en efficiënter subsidiesysteem voortbrengen. Dit moet worden bewerkstelligd door een aantal elementen die in twee categorieën zijn in te delen: l. juridisch technische categorie: aanpassen van de Asv en de subsidieregelingen (vermindering, uniformering, implementatie arrangementen); en 2. organisatie- en procescategorie: anders inrichten van diverse processen, mogelijk herschikken c.q. herinrichten van de capaciteit. Voor eind 2011 moeten alle rijksorganen klaar zijn met de implementatie van dit kader. Het IPO-Bestuur heeft op 24 juni 2010 besloten de uitgangspunten van het RSK over te nemen voor 1 januari 2012, waaronder de systematiek van de 3 arrangementen. Deze datum is voor een aantal provincies, waaronder Zuid- Holland, niet haalbaar. De IPO-Projectgroep heeft op 15 maart 2011 aan de KPS voorgesteld om in te stemmen met een gewijzigd tijdspad. De IPO-projectgroep heeft een tweefasen aanpak voorgesteld voor het implementatietraject van het RSK bij de provincies. Voor 1 juli 2011 neemt elke provincie het principebesluit op bestuurlijk niveau tot overname van het RSK. Het streven blijft om voor 1 januari 2012 doch uiterlijk 31 december 2012 tot volledige implementatie in regelingen te komen. Voor onze provincie wordt volledige implementatie van het RSK in de zomer van 2012 vooralsnog haalbaar geacht.. - - 1.6 Afbakening.. - - - - - -. ---- p De beleidsafweging over de inzet van het subsidie-instrument, het doel en de doelgroep blijft in het kader buiten beschouwing. Het is evenwel evident dat de belangrijke uitgangspunten van het RSK ook doorwerken op het subsidiebeleid binnen Zuid-Holland en de diverse beleidsterreinen die hiermee van doen hebben. Een belangrijk aspect van het RSK is dat alle beleidsafdelingen hun beleidsdoelen veel scherper gaan vertalen in prestatie- en resultaatindicatoren. Het subsidieproces maakt onderdeel uit van de beleidscyclus. In de beleidskaders
zullen dus heldere doelstellingen moeten worden opgenomen en zal een afweging moeten worden gemaakt hoe die doelstellingen het best bereikt kunnen worden en of de inzet van het subsidie-instrument het meest geëigende instrument hiervoor is. Keuzes die gemaakt worden bij de inzet van het subsidie-instrument zijn als zodanig ook relevant bij andere financieringsinstrumenten (overeenkomsten, risicodragende investeringen etc.), waarbij eveneens aandacht moet zijn voor transparante en lastenarme controle en resultaatafspraken. Is een gemotiveerde keuze voor het subsidie-instrument gemaakt, dan zullen de doelstellingen uit de beleidsdocumenten en het (nog te ontwikkelen) algemene subsidiebeleid in nadere subsidieregels geconcretiseerd worden, waarbij duidelijke prestatieindicatoren en criteria moeten worden aangegeven.
-"I-- p -.- ------ -- -- - P '2. Projectmanagemen t p P -p - -- -- - i-- 2.1. Activiteiten l onderzoeksmethoden - p -- Voorbereiding Deelname aan de IPO-Projectgroep RSK. Uit de discussie tijdens de eerste bijeenkomst d.d. 9 december 2010 zijn vijf hoofdthema's naar voren gekomen waarvoor de projectgroep het eerste half jaar van 2011 nog bij elkaar zal komen. Afhankelijk van het thema zullen de contactpersonen gespecialiseerde collegae meenemen (juridisch, financieel etc.). 1. Juridisch kader: de Asv (eventueel IPO-Model), opstellen subsidieregelingen (format), Doeluitkeringen, staatssteun en Europese subsidies en eventueel het proces (dus wanneer leg je zaken aan PS voor ed); 2. Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid): risicoanalyse uitvoeren bij het opstellen van een regeling, inrichting van steekproeven, borgen van rechtmatigheid, meldingsplicht, aanpakken van misbruik (sanctiebeleid), registratie bij onregelmatigheden; 3. Prestatieverantwoording: SMART formuleren van prestaties en indicatoren versus de vaststelling/afrekenbaarheid op prestaties; 4. Financiën: kostenbegrippen, uniforme berekeningswijze uurtarieven, tarievenwijzer, normbedragen, het koppelen van prestatie aan geld, realiteitsgehalte van de begroting, SiSa-problematiek (SiSa is niet compatibel met RSK), btw-issues, automatisch bevoorschotting en liquiditeitsprognoses, begrotingsformat, accountantsprotocol; 5. Communicatie: dit zal steeds een aspect zijn wat tijdens deze bijeenkomsten aan de orde komt. Zowel intern gericht (om binnen de eigen provincie draagvlak te creëren zodat je niet bij elk "incident" uitzonderingen hoeven te worden gemaakt, cultuuromslag bewerkstelligen, andere manier van werken - outputgericht en op basis van vertrouwen, heldere, transparante beleidskaders zijn nodig) als extern gericht (richting klanten/ subsidieontvangers, website, mailing etc). Uitvoerinq l. De Asv In 2008 heeft reeds een herijking van de Asv plaatsgevonden in Zuid-Holland, met als doel om het systeem van subsidieregels te vereenvoudigen. Hiertoe werd de Asv beperkt tot algemene procedureregels; de beleidsinhoudelijke hoofdstukken van de Asv werden geschrapt en alle beleidsinhoudelijke subsidieregels zijn opgenomen in de door GS vast te stellen subsidieregelingen. De voorgestelde structuurwijziging heeft geleid tot een vereenvoudiging en vermindering van de regelgeving. De inhoudelijke subsidieregels zijn per onderwerp samengevoegd in een GS-subsidieregeling en zijn niet langer verspreid over de Asv en de SU bsidieregelingen. Om het nieuwe subsidiesysteem te kunnen introduceren en de uitgangspunten en het gedachtegoed van het RSK (waaronder het proportionaiiteitsbeginsel,
sturen op prestaties en hoofdlijnen en verantwoord vertrouwen) te kunnen inbouwen in de Asv, zal deze, ondanks voornoemde herziening, op zijn minst moeten worden gewijzigd, maar mogelijk zelfs geheel moeten worden herzien en vastgesteld door PS. De drie arrangementen met de grensbedragen en bijbehorende verantwoordingssystematiek zullen conform het hieronder opgenomen schema in de Asv moeten worden verankerd. De nieuwe Asv (inwerkingtreding zomer 2012) komt daarmee in de plaats van de huidige Asv, vooralsnog laatst gewijzigd d.d. 15 december 2010. Op subsidies die op grond van deze Asv zijn verleend, blijft de "ouderrasv van toepassing in het vervolgtraject. Een nieuwe Asv vertolkt de overschakeling naar een nieuw subsidiesysteem, en markeert deze overgang helder. De drie standaard uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen' Hoogte SU bsidiebedraq tot 25.000 Arrangement 1 Arrangement 2 Arrangement 3 Vanaf f 25.000 tot 125.000 Vanaf f 125.000 Verantwoording direct vaststellen of desgevraagd verantwoording over de prestatie verantwoording over de prestatie verantwoording over kosten en prestaties De arrangementen onderscheiden zich van elkaar door de voorwaarden en verplichtingen die worden gesteld aan de uitvoering en verantwoording van de subsidie. Hoe lager het subsidiebedrag hoe minder verantwoordingseisen er worden gesteld en hoe eenvoudiger de uitvoering is. Het aantal subsidies dat in 2010 is verstrekt en is gedekt uit provinciale middelen, laat zich als volgt verdelen binnen de drie arrangementen: Ge boekte Aantallen 2010 vrijval 2010 kubsidiecategorie:laantal )bedrag Iprocentueela bsoluut prov. middelen gemiddeld2 t/m 24.999 219 2.242.394 23.648 25.000 tot f 124.999 236 14.362.111 151.458 groter dan f 125.000 96 115.200.839 1.214.869 551 131.805.344 1,05 1.389.974 De arrangementen zijn vanuit rijksniveau ingegeven. Op provinciaal niveau liggen ze niet vast. Of we de bedragen uit de arrangementen één op één willen overnemen, is een beslispunt. Per subcategorie zijn geen gemiddelde percentages bekend.
Wijzigingen ten opzichte van de bestaande Asv betreffen voornamelijk de artikelen met betrekking tot de wijze van verantwoording en controle, zoals de vaststelling, meldingsplicht, rapportageverplichtingen, steekproefsgewijze controle, het uniformeren van berekeningswijzen van uurtarieven en het hanteren van uniforme kostenbegrippen. In de toelichting van de nieuwe Asv zal uitgebreid bij het gedachtegoed en uitgangspunten van de nieuwe systematiek worden stilgestaan, zodat de subsidieontvanger begrijpt wat de veranderingen zijn en wat zijn eigen verantwoordelijkheid hierbij is. Al met al zijn de wijzigingen in de subsidiesystematiek dermate substantieel dat het in de rede ligt het nieuwe subsidiekader in de vorm van een nieuwe Asv gestalte te geven. Beleidsuitgangspunt bij de toepassing van de drie arrangementen is dat er geen andere eisen gesteld worden dan op basis van de arrangementen zijn vastgesteld, tenzij de eisen die de provincie stelt minder belastend zijn voor de subsidieontvanger, of dit in het geval van staatssteun uit het oogpunt van EUregelgeving nodig is. Eisen voor verantwoording en controle hangen dus af van het grensbedrag op basis waarvan een subsidie in arrangement 1, 2 of 3 valt. Dat is het basisprincipe van het nieuwe systeem. De nieuwe Asv zal voorzien in de mogelijkheid tot eventuele extra controlemaatregelen indien de risicoanalyse daar aanleiding toe geeft. Het gaat dan om uitzonderingsgevailen, bijvoorbeeld wanneer er een bijzonder zwaarwegende en dwingende reden is voor de provincie om zwaardere verantwoordingseisen te willen stellen. Dit moet dan bij de besluitvorming gemotiveerd worden. We moeten echter wel uitermate waakzaam zijn voor uitzonderingen, waardoor het systeem wordt uitgehold en niet meer hanteerbaar is. De GS-subsidieregelingen zullen aan de hand van het nieuwe subsidiekader zoals dat in de nieuwe Asv zal worden verankerd, moeten worden aangepast. Voor deze aanpassing stellen we het volgende invoeringsregime voor: nieuwe regelgeving en beleidsregels, die na de inwerkingtreding van de nieuwe Asv (zomer 2012 streefdatum) worden vastgesteld, moeten aan dit nieuwe subsidiekader voldoen; - incidentele subsidies die op of na de inwerkingtreding van de nieuwe Asv worden verstrekt, moeten aan de nieuwe Asv voldoen; alle bestaande subsidieregelingen moeten in principe zijn aangepast voor 31 december 2012 (zomer 2012 streefdatum). Voor de bestaande subsidieregelingen geldt in beginsel een overgangstermijn tot en met juni 2012, dat wil zeggen dat tot die tijd de "oude" Asv nog van toepassing is op die regelingen op grond van daartoe opgesteld overgangsrecht. Een handleiding met de uitgangspunten van het subsidiebeleid en instructies voor het opstellen van subsidieregelingen, inclusief ontwikkeling van formats en eventuele trainingen hierin met aandacht voor risicomanagement, moeten dit faciliteren. 3. Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O-beleid): risicobeheersing Met het oog op risicobeheersing zal, naast de eventuele trainingen in risicomanagement in het kader van het opstellen van subsidieregelingen, tevens
in navolging van het Rijk, een leidraad moeten worden opgesteld voor M&Obeleid voor subsidies, waaronder de inrichting van de (risicogeoriënteerde) steekproef ter verantwoording en controle, een transparant sanctiebeleid en registratie bij misbruik. 4. Subsidieproces De invoering van de drie arrangementen en de waar mogelijk nog verdere uniformering en vereenvoudiging van begrippen en verplichtingen hebben gevolgen voor (de inrichting van) het subsidieproces. Dit betreft: - aan de voorkant van het subsidieproces, het beoordelen van aanvragen. Wanneer alleen inhoudelijk hoeft te worden verantwoord (en niet financieel) betekent het systeem van 'sturen op prestaties" een verzwaring voor de inhoudelijke beoordeling van een aanvraag door de beleidsafdeling en subsidieverleners, resulterend in SMART(ere)-prestatieafspraken in de beschikking. Daarnaast zal de analyse van begrotingen belangrijker worden wanneer dezen als hulpmiddel worden gebruikt om een vast bedrag voor de te leveren prestaties te bepalen. Waarschijnlijk zijn trainingen nodig op deze punten om de introductie van het nieuwe systeem te faciliteren. - Het huidige bevoorschottingsregime wordt aangepast aan de nieuwe arrangementen. Hierin is bepaald dat GS kunnen bevoorschotten. 5. Automatisering - upgrading en uitbreiding van het informatiesysteem om de nieuwe systematiek inclusief monitoringsvoorzieningen t.a.v. bewaking van doorlooptijden en verplichtingen uit de beschikkingen te faciliteren; - het borgen van de centrale invoer en beheer van data (inclusief het genereren van sturings- en managementrapportages) in het informatiesysteem; Deze punten worden meegenomen in het project "automatisering verstrekken subsidies". Bij de keus voor een nieuw registratiesysteem wordt rekening gehouden met wijzigingen op het proces die er vanuit RSK worden doorgevoerd. 6 Mandaat Momenteel ligt het grensbedrag met betrekking tot het verlenen van subsidies op basis van regelingen in ambtelijk mandaat op een bedrag van 100.000,-. Dit is geregeld in het Mandaatbesluit 2011. Om aan te sluiten bij het nieuwe subsidiekader wordt voorgesteld om het bedrag om in ambtelijk mandaat te kunnen besluiten tot subsidieverlening te verhogen naar 125.000,-. De verlening in ambtelijk mandaat heeft dan betrekking op de subsidies in de eerste twee arrangementen. Ophoging van het mandaat voor subsidieverlening tot 125.000,- reflecteert het vertrouwen in de ambtenaar zoals het nieuwe subsidiekader het vertrouwen in de klant weerspiegelt. Het zal verder bijdragen aan een efficiënter subsidie-instrument dat snel en adequaat ingezet kan worden en aan het terugdringen van termijnoverschrijdingen. Inzake de subsidievaststelling zijn geen wijzigingen nodig. Hiervoor geldt reeds een ambtelijk mandaat, ongeacht de hoogte van het verleende bedrag.
Voor wat betreft de incidentele subsidies ligt het grensbedrag met betrekking tot het verlenen van subsidies op rapporteursniveau op een bedrag van f 50.000,-. Daarboven beslist PS. Bekeken zal worden of het mogelijk is om ook op dit punt aan te sluiten bij het nieuwe subsidiekader. 7. Communicatie Interne acties op het gebied van communicatie zullen zich met name richten op het onder de aandacht brengen van de doorgevoerde wijzigingen in het subsidiebeleid. Dit is van wezenlijk belang om draagvlak te creëren en een cultuuromslag te faciliteren voor de vernieuwde werkwijze en nieuwe subsidiesystematiek. Hierbij kan worden gedacht aan het beleggen van werksessies met interactie in het kader van het M&O-beleid, onder andere voor het uitvoeren van risicoanalyses en steekproeven. Externe acties op het gebied van communicatie zullen zich vooral richten op het informeren van de buitenwereld, zoals gemeentes en instellingen. Vooralsnog wordt hierbij gedacht aan een bescheiden opgave waarbij een gerichte mailing uit kan gaan met hierin opgenomen een verwijzing naar een pagina op de provinciale website. Deze pagina moet informatie over het nieuwe subsidiekader bevatten en contactgegevens (mail en telefonisch) naar een "bemenst" adres. Onderstaande beheersaspecten zijn bij het project van belang. Deze aspecten zijn gekoppeld aan de activiteiten (par 2.1) die uitgevoerd moeten worden om het resultaat (par. 1.4) te halen. De voorziene interne trainingsprogramma's worden in samenwerking met Agentschap NL georganiseerd en worden opgenomen in het programma van de ProvincieAcademie. In het opleidingsbudget is hier rekening mee gehouden. Vanuit het project "automatisering verstrekken subsidies" worden naast de benodigde upgrading en uitbreiding van de ondersteunende processystemen en de applicaties in het subsidieproces- en informatiesysteem eveneens de benodigde tools voor de implementatie van het RSK meegenomen. Bij het Meerjaren Bedrijfs- en Informatieplan (MBIP) en het Bedrijfs- en informatieplan 2012 houdt de proceseigenaar Subsidies rekening met de consequenties van de benodigde aanpassingen en eventuele uitbreiding van de ondersteunende applicaties en reserveert hij hier voldoende middelen (zowel capaciteit als budget) voor. Terugvordering Op dit moment geschiedt de verantwoording van subsidies op basis van de gerealiseerde kosten. Op jaarbasis vloeit ca. 1,3 miljoen euro als het ware terug in de algemene middelen en vindt verwerking daarvan plaats in de provinciale jaarrekening, doordat het vastgestelde subsidiebedrag lager uitvalt dan het verleende subsidiebedrag.
In het nieuwe subsidiesysteem is het sturen op prestaties en hoofdlijnen een belangrijk uitgangspunt. Bij subsidies vanaf 25.000,OO tot 125.000,00 wordt voor een vooraf overeengekomen activiteit enlof resultaat, de subsidie verleend in de vorm van een vast bedrag. Over die outputresultaten wordt standaard verantwoording afgelegd. Bij deze subsidies vervalt de financiële verantwoording. De nadruk bij de subsidieverlening komt, veel meer dan nu het geval is, te liggen op het vooraf vaststellen en definiëren van de outputresultaten/activiteit tegen een vooraf bepaald bedrag. Dat is het basisprincipe bij outputsubsidiëring. Bij deze wijze van subsidiëren wordt dan ook geaccepteerd dat, zolang de subsidieontvanger de outputlactiviteit verricht, het subsidiebedrag hoger kan zijn dan de uiteindelijke werkelijke financieringsbehoeíte. Een dergelijke situatie leidt niet tot terugvordering of vrijval van subsidies tot 125.000,-. Het bedrag dat vrijviel bij subsidies tot 125.000,- bedroeg voor 2010 175.000,-. Deze (deels) begrote meevaller zal ondervangen moeten worden met de controle vooraf van onder andere de begroting. Verder is men verplicht om wijzigingen tov de aanvraag te melden. Tevens zal meer gestuurd worden op het resultaat van de gesubsidieerde activiteiten. Het gaat immers om het effect van de subsidie of wordt bereikt wat in beginsel ook voor ogen staat, namelijk dat beleidsdoelstellingen worden bereikt. Ten behoeve hiervan, wordt een weigeringsgrond toegevoegd aan de Asv. Wanneer de activiteiten op grond van de regeling subsidiabel zijn, doch de effecten van de verleende subsidie onvoldoende kunnen worden aangetoond, kan de subsidie in dat geval worden geweigerd. Bij subsidies vanaf f 125.000,00 zal ook in het nieuwe subsidiesysteem financiële verantwoording worden afgelegd en afrekening plaatsvinden op basis van werkelijke kosten. -v---..---.- ---- - ----A '2.2.2. Informatie Momenten waarop de opdrachtgever (Rogier van der Sande) op de hoogte zal worden gesteld van de vorderingen van het project: Bij actuele ontwikkelingen; Na vaststelling van de startnotitie van het project door de opdrachtnemer (Wiebe BrandsmaIMT SAMEC); De projectleider informeert de volgende partijen over de voortgang van het project: - coördinator IPO-Akkoord (Coen Zoon) als contactpersoon van de provinciesecretaris; - beleidsmedewerker bestuur (Zemira Bholai) als lid van de IPO-werkgroep Vermindering Regeldruk en Administratieve Lasten (VRAL); - opdrachtgever (Rogier van der Sande); - proceseigenaar subsidies (Wiebe Brandsma) Na bijeenkomsten van de IPO-projectgroep zullen de notulen worden toegestuurd. De opzet van het projectdossier: O Bureau Subsidies belegt de bijeenkomsten en bewaakt de voortgang van het project;
De Projectsecretaris plant de bijeen komsten, notuleert, maakt de afspraken met de beleidsmedewerkers van de vakafdelingen, beheert het elektronisch dossier (notulen, PvA, notities e.d.) en stuurt stukken toe aan projectgroepleden en overige betrokkenen. Mijlpalen (de momenten waarop de opdrachtnemer en opdrachtgevers beslissingen moeten nemen). Zonder die beslissing kan het project niet verder: Instemmen Startnotitie MT SAMEC (oa. benodigde capaciteit) (l februari 2011); Instemmen Startnotitie opdrachtgever (juni 2011); O In procedure brengen van nieuwe ASV (eerste kwartaal 2012); Instemmen met M&O-beleid (zomer 2012); Vaststellen GS nieuwe subsidieregelingen (zomer 2012); De benodigde capaciteit: O IPO- en voorbereidendtraject: 100 uur (jan-juni 2011) Verder uitgaande van een looptijd van 10 maanden (sept 2011-juni 2012) Stuurgroep bestaande uit 5 leden: 50 uur totaal (5 bijeenkomsten met voorbereiding en uitzetten); Projectgroep met 5 vaste leden en 3 agendaleden: 150 uur totaal; Werkgroepen: 1000 uur, met een marge van 15% * Asv en regelingen aanpassen 250 uur; * M&O-beleid, sanctiebeleid, risicoanalyse, steekproef, register: 400 uur * Subsidieproces aanpassen: 200 uur * automatisering: 75 uur; * communicatie: 75 uur Samenwerking tussen alle betrokken partijen, waarbij iedereen zijn steentje bijdraagt, is essentieel om de introductie van het nieuwe subsidiekader succesvol te laten verlopen. Er dient voldoende capaciteit te worden ingeruimd om het nieuwe subsidiesysteem volgens het opgegeven tijdspad te kunnen introduceren. Naast de inzet van de projectleider en tevens lste aanspreekpunt (medewerker subsidiebeleid) zal capaciteit nodig zijn van FJZ (juridische- en financiële expertise), I&A, Communicatie, Bestuur en de betrokken beleidsafdelingen. Voor de stuurgroep zal deelname door een afdelingshoofd of een vertegenwoordiger daarvan, van elk van deze afdelingen nodig zijn. Verder dient van deze afdelingen een medewerker aangewezen te worden voor de projectgroep die als centraal aanspreek- en coördinatiepunt voor de eigen afdeling fungeert met betrekking tot de maatregelen die nodig zijn om het nieuwe subsidiesysteem in te kunnen voeren. De projectleider zal op basis van het onderwerp, indien nodig, werkgroepen samenstellen om de benodigde maatregelen te kunnen doorvoeren en waar nodig uit te werken in concrete acties of documenten. Benadering van partijen kan onder andere plaatsvinden via de procesfamilie 'verstrekken SU bsidies".
..L.. Projectonderdelen - Aanpassing Asv (oa implementatie van de 3 arrangementen) en uitvoeringsregelingen, mandaat; - M&O-beleid (misbruik en oneigenlijk gebruik) ontwikkelen: risicobeheersing (risicoanalyse/management, steekproef, sanctiebeleid, registratiesysteem); - Subsidieproces aanpassen: bevoorschottingsregime, verzwaring van de inhoudelijke beoordeling aan de voorkant door de beleidsafdeling en SU bsidieverleners zoals de begrotingsanalyse en meer SMART geformuleerde prestatieafspraken in de beschikking; - Automatisering: oa upgrading en uitbreiding van het informatiesysteem om de nieuwe systematiek te faciliteren; - Communicatie (zowel intern als extern). Proiectstructuur KPS: Kring van Provinciesecretarissen ziet toe op de voortgang van het project. Contactpersoon ZH : Coen Zoon IPO-Projectgroep RSK: uitwisseling van kennis en ervaring Groepslid ZH: Cynthia Bockstart De invulling en bemensing van de verdere projectstructuur zal na het principebesluit van GS op 28 juni 2011 plaatsvinden op ambtelijk niveau...*. '2.3. Betrokkenen. p..... - -.- -. -. - --- -... - - - -... Het nieuwe subsidiesysteem sluit aan bij de doelstellingen zoals genoemd in het Bestuursakkoord 2008-2011, waarin een paragraaf is opgenomen over de vermindering en vereenvoudiging van (subsidie)regelgeving. Met het programma Provincie Nieuwe Stijl (PNS) dat in maart 2008 door GS is vastgesteld, heeft de provincie onder andere uitvoering gegeven aan deze doelstelling door Bureau Subsidies op te richten. Het bureau levert onder meer een bijdrage aan de administratieve en (inter-)bestuurlijke lastenvermindering door de implementatie van het nieuwe subsidiesysteem. r.. - - -.--..- -- --.. ---. - -- - - -.-... 2.4. Afbreukrisico's Een politiek commitment is nodig om de principes en uitgangspunten van het nieuwe subsidiesysteem te omarmen en niet bij incidenten tot systeemwijzigingen over te gaan. In het kader van een zekere risicoacceptatie, die inherent is aan het nieuwe subsidiesysteem, is het van groot belang dat incidenten niet gelijk tot een systeemaanpassing leiden. Daarmee zou het nieuwe systeem uitgehold worden. Tevens is het uitermate belangrijk dat er gewaakt wordt voor uitzonderingen en dat, behoudens enkele bijzondere uitzonderingsgevailen, geen zwaardere verantwoordingseisen worden gesteld dan op grond van een arrangement is bepaald. -.. -.-. -. bijligen - a Regeling vaststelling Aanwijzingen voor subsidieverstrekking Planningschema's -.-