Handleiding Ruitenburg Online Cliënt versie 3.5
2005-2012 Pink Web Applications B.V. Alle rechten voorbehouden. Deze uitgave is alleen bedoeld voor klanten van Pink Web Applications B.V. met een abonnement op Cliënt Online. Deze handleiding mag alleen voor eigen gebruik door abonnees van Cliënt Online worden verveelvoudigd. Voor enige andere doeleinden mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd in enige vorm of op enige wijze, of aan derden worden overgedragen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Pink Web Applications B.V. Ondanks alle aan de samenstelling van dit document bestede zorg, aanvaardt Pink Web Applications B.V. geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in deze uitgave zou voorkomen. Handleiding Ruitenburg Online 2
Inhoudsopgave Cliënt Online 4 Instellen en inrichten 4 Starten met Cliënt Online 4 Interface en navigatie 5 Home 8 Home 8 Dashboard 8 Beheer 8 Gegevens 8 Mijn gegevens 8 Adresgegevens 9 Gebruikers 9 Nieuw 9 Gebruikers 10 Rechten 10 PIN & SMS 10 Berichten 11 E-mail 11 Versturen 11 Archief 11 Actueel 11 Nieuws 11 Nieuws 11 Nieuwsbrieven 11 Branche 11 Informatie 11 Rapportage 11 Overzichten 11 Factuur 12 Openstaand 12 Debiteurkaart 12 Dossier 12 Dossier 12 Dossiers 12 Accordering 15 Documenten 16 Accorderen 16 Overzichten 17 Documenten 17 Verzonden 18 Personeel 18 Medewerkers 19 Nieuw 19 Dienstverbanden 19 Verzuim 19 Adresboek 19 Variabelen 19 Invoeren 19 Totalen 20 Exporteren 21 Applicaties 21 Single SignOn 21 Openen 21 Beheer 22 Links 22 Externe koppelingen 22 KPI's 22 Grafieken 22 Overzicht 22 Facturen 22 Factuur 23 Facturen 23 Vragenlijst 23 Vragenlijsten 23 Invullen 23 Archief 23 Uploaden 13 Uploaden 14 Boekhouding 14 Periodes 15 Handleiding Ruitenburg Online 3
Cliënt Online Deze handleiding behandelt de werking van de modules uit de Ruitenburg Online portal. Ieder van deze modules wordt in deze handleiding toegelicht, het is mogelijk dat niet al deze modules voor u, of uw intermediair zijn geactiveerd. Voor vragen over Ruitenburg Online kunt u terecht bij uw adviseur. Instellen en inrichten Starten met Ruitenburg Online Waarom Ruitenburg Online? Het doel van Ruitenburg Online is om via internet efficiënt samen te werken en te communiceren met de financieel intermediair. Via Ruitenburg Online kan dit kantoor informatie met u delen. Deze informatie omvat bijvoorbeeld nieuws, branche-informatie, CAO's, personeelsgegevens, financiële cijfers, belastingaangiftes of jaarrekeningen. Tevens biedt Cliënt Online koppelingen naar bijvoorbeeld de Belastingdienst, Kamers van Koophandel en de overheid. Wat is er nodig om Ruitenburg Online te kunnen gebruiken? Ruitenburg Online werkt in ieder geval in de browsers Internet Explorer en in Mozilla Firefox. Om in te loggen, dient de browser cookies te accepteren. Ruitenburg Online is platform onafhankelijk, dit betekend dat het gebruikt kan worden op zowel Windows XP, Windows Vista, Windows 7, MacOS als Linux. Definities Cliënt: het bedrijf, of de privé cliënt waarvoor stukken en aangiftes worden geplaatst. Cliëntgebruiker: de persoon die gekoppeld is aan een cliënt, deze kan doormiddel van een gebruikersnaam en wachtwoord toegang krijgen tot Ruitenburg Online. Groep: verzameling van cliënten of kantoorgebruikers. Kantoor: accountants-, administratie-, belastingadvieskantoor, financieel intermediair. Kantoorgebruiker: medewerker van het kantoor met toegang tot Ruitenburg Online. Module: een hoofdonderdeel van Ruitenburg Online, een tabblad. Categorie: een verzameling van taken. Taak: een actie die uitgevoerd kan worden in Ruitenburg Online. Systeem of portal: het Ruitenburg Online systeem. Wizard: geautomatiseerd stappenschema, waarbij de gebruiker aan de hand van een aantal vragen/schermen door een bepaalde taak wordt geleid. PinkWeb: Pink Web Applications B.V., de leverancier van de online portal Ruitenburg Online. De eerste keer inloggen Wanneer wij u hebben aangemeld voor Ruitenburg Online, krijgt u van ons een gebruikersnaam en wachtwoord per e-mail toegestuurd. Hiermee krijgt u toegang tot Ruitenburg Online via onze website. Handleiding Ruitenburg Online 4
Inloggen Inloggen kan vanaf onze website. Klik hiervoor op de tekst klantportaal Ruitenburg Online. Er verschijnt een scherm met de volgende velden: Hier kunnen de toegezonden gebruikersgegevens worden ingevoerd. Klik op de knop Inloggen om toegang te krijgen tot het beveiligde gedeelte van Ruitenburg Online. Bij een vergeten wachtwoord kan een nieuwe worden opgevraagd door het invoeren van de gebruikersnaam en het corresponderende e-mailadres. Wanneer één van deze niet bekend zijn kunt u contact opnemen met uw Ruitenburg adviseur. De eerste keer aanmelden Wanneer het kantoor gebruikersvoorwaarden heeft opgesteld, moeten deze gelezen en geaccordeerd worden alvorens toegang tot de portal wordt verleend. Dit is eenmalig, tenzij het kantoor de gebruikersvoorwaarden wijzigt. De eerste gebruiker per cliënt die wordt aangemaakt is altijd een superuser. Dit betekent dat deze gebruiker alle rechten heeft op de modules waar de cliënt toegang toe heeft. Ook kan deze gebruiker andere gebruikers bij de cliënt aanmaken. Rechten van de overige gebruikers kunnen, desgewenst gespecificeerd worden. Hoe deze gebruikers aangemaakt worden en de eventuele rechten worden gespecificeerd staat in het hoofdstuk Beheer. Interface en navigatie Menu Bovenaan zijn de tabbladen te vinden van de verschillende modules. Navigeren kan door op een tabblad te klikken, kies vervolgens een optie uit het submenu om een taak uit te kunnen voeren. De taken zijn ingedeeld in overzichtelijke categorieën, veel gebruikte taken worden groter weergegeven. Handleiding Ruitenburg Online 5
Widgets Widgets zijn kleine informatieve kaders aan de rechterkant van het scherm, die altijd in beeld blijven staan. Voorbeelden van widgets zijn: Mijn gegevens: hier staat de naam van de ingelogde gebruiker. Vanuit deze widget kunnen de taal en de gebruikersinstellingen gewijzigd worden. Actieve cliënt: standaard is het gebruikersaccount gekoppeld aan één organisatie. Indien er meerdere cliënten aan één gebruiker gekoppeld zijn (zoals verschillende holdings), dan kan er in deze widget gewisseld worden tussen deze organisaties. Informatie: hier staat een korte uitleg over de pagina die open staat. Klik op 'meer hulp' om de online hulp te openen met de relevante handleidingteksten. Accountmanagers: hier staan de contactpersonen bij de intermediair, van de cliënt. Te doen: dit is een lijst met openstaande taken die nog actie van de gebruiker vragen. Applicaties: hier staan de applicaties waar een Single Sign On koppeling mee is. Door op het sleutel-icoon onderaan de widgets te klikken kunnen sommige widgets in- of uitgeschakeld worden. Verander de volgorde van de widgets door deze te slepen naar een andere positie. Handleiding Ruitenburg Online 6
Meerdere organisaties op één gebruikersaccount Wanneer een gebruiker toegang heeft tot de gegevens van meerdere organisaties (bijvoorbeeld van een holding en een werkmaatschappij), dan kan deze in de widget Actieve cliënt de organisatie selecteren om bijbehorende gegevens in te zien. Sorteren, filterbar en zoeken De meeste tabellen in Ruitenburg Online hebben een automatische sorteerfunctie en zijn uitgerust met een filterbar om op specifieke selecties te kunnen filteren. Sorteer een de inhoud van een kolom door op de kolomtitel te klikken. De gegevens kunnen op- of aflopend gesorteerd worden, klik nogmaals om de selectie om te draaien. Sommige tabellen hebben ook de mogelijkheid om de geselecteerde filters op te slaan. Dit wordt op gebruikersniveau opgeslagen. Zoek 'live' in alle resultaten door te typen in het zoekveld, het overzicht wordt direct op de zoekresultaten aangepast. Wizards Het systeem bevat diverse wizards. Deze begeleiden de gebruiker in een aantal stappen om een bepaalde taak uit te voeren. Het is mogelijk één of meerdere stappen terug te gaan, of om de wizard te annuleren. Gegevenskaarten Veel gegevens in Ruitenburg Online zijn verdeeld over verschillende tabbladen. Deze zijn naast elkaar, in de vorm van tabbladen weergegeven. Klik op een tab om deze te openen. Dit is een voorbeeld van tabbladen in de portal: NB: Klik op Gebruikersgegevens of Gebruikersinstellingen om de desbetreffende kaart te openen. Tabellen en filterbalk Op veel plaatsen in de portal worden tabellen gebruikt. Boven de meeste tabellen staat een filterbar: hiermee kunt u selecties maken in de weergegeven tabel. U kunt bij de meeste filterbars ook een zoekopdracht ingeven. Daarnaast kunt u op de kolomkoppen klikken van de tabel, om op die betreffende kolom een sortering aan te brengen. Klikt u nogmaals op dezelfde kolomkop, dan wordt er omgekeerd gesorteerd. Handleiding Ruitenburg Online 7
Home Deze module is de ontvangstpagina van Ruitenburg Online en geeft het Dashboard weer met belangrijke informatie uit verschillende onderdelen van de portal. Home Dashboard Deze module is de startpagina van Ruitenburg Online. Het bureaublad biedt een overzicht van: Het laatste nieuws; Systeeminformatie: meldingen van Ruitenburg Online over bijvoorbeeld onderhoudswerkzaamheden en nieuwe versies of handleidingen; Gebruikersgegevens; Uit te voeren taken: dit zijn items waarop belangrijke acties ondernomen dienen te worden, zoals het accorderen van belastingaangiften. De contactpersoon: uw contactpersoon. Deze widgets zijn te verplaatsen en in te klappen, maar kunnen niet van het Dashboard verwijderd worden. Beheer Deze module wordt gebruikt voor het bijhouden van alle basisgegevens. Daarnaast staat hier een overzicht van alle gebruikers van de cliënt. Gegevens Mijn gegevens Pas hier de gebruikersgegevens aan. Gebruikersgegevens Pas hier de persoonlijke gegevens aan, of stel een nieuw wachtwoord in. Bij het veranderen van het wachtwoord wordt aangegeven of het een sterk of een zwak wachtwoord is. Een sterk wachtwoord bestaat uit hoofdletters, kleine letters, nummers en tekens. Het wachtwoord moet minimaal uit 7 karakters bestaan. Als het e-mail adres wordt aangepast, wordt er zowel een email naar het oude adres, als naar het nieuwe adres gestuurd. Ook wordt het wachtwoord gewijzigd, deze wordt naar het nieuwe e-mail adres gestuurd en de sessie wordt beëindigd. Gebruik het nieuwe (tijdelijke) wachtwoord uit de e-mail om opnieuw in te loggen. Ook kunnen social media gekoppeld worden bij de gebruiker. Ondersteunde social media is: LinkedIn Twitter Bij invullen van bovenstaande koppelingen kunnen het kantoor en andere cliëntgebruikers deze raadplegen. Handleiding Ruitenburg Online 8
Gebruikersinstellingen Stel hier persoonlijke voorkeuren en instellingen in voor de gebruikte modules. Dossier: geef aan of de mappen standaard uitgeklapt worden getoond. Single SignOn: geef aan of de SSO applicaties altijd in een nieuw venster moeten openen. Algemeen: geef aan of de portal-intro bij opstarten wordt weergeven en of de sessie mag open blijven zolang de browser niet wordt afgesloten. Adresgegevens Pas hier uw basisgegevens aan. Dit zijn de basisgegevens, zoals het adres en het telefoonnummer van de organisatie. Deze informatie komt automatisch bij ons terecht. Het KvK-nummer en de bedrijfsomvang worden gebruikt bij het versturen van een publicatiestuk vanuit de portal naar een uitvragende partij. Gebruikers Nieuw Met deze taak kunnen extra gebruikers worden aangemaakt voor de organisatie. Vanzelfsprekend kunnen deze later bewerkt of verwijderd worden. Eigen gegevens worden gewijzigd met de taak Mijn gegevens, andere gebruikers worden bewerkt via het overzicht Gebruikers. Doorloop de volgende stappen voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker: 1. Personalia: Vul alle basisgegevens in, zoals naam, mobiel nummer en taal. Eventueel kan er een foto bij geplaatst worden. Wanneer er een andere taal wordt gekozen, zullen alle teksten in die ander taal verschijnen, behalve de Nederlandse inhoud van een pagina. Een voorbeeld van Nederlandse inhoud zijn nieuwsberichten en branche-informatie. 2. Gebruikersgegevens: Stel een gebruikersnaam en een e-mailadres in. Wanneer de gebruiker mag inloggen, wordt de gebruikersnaam en een automatisch gegenereerd wachtwoord naar dit e-mail adres gestuurd. Het e-mail adres moet dus geldig zijn. 3. Rechten: Geef de gebruiker rechten. Stel alleen specifieke rechten wanneer de gebruiker geen toegang mag hebben tot bepaalde taken. 4. Cliënten: Wanneer er toegang is tot meerdere cliënten, kan de nieuwe gebruiker ook toegang krijgen tot meer dan één cliënt. 5. Communicatie: Geef aan uit welke modules de gebruiker communicatie zal ontvangen. 6. Afronden: Controleer het e-mail bericht dat naar de nieuwe gebruiker gestuurd zal worden, en pas het bericht eventueel aan. Klik op Voltooien om de gebruiker aan te maken en eventueel de e-mail met de login gegevens te versturen. Let op! Wanneer er is ingesteld dat er ook gebruikers aangemaakt kunnen worden die niet in mogen loggen, wordt er géén e-mail verstuurd naar gebruikers die niet in mogen loggen. Deze e-mail wordt pas verstuurd wanneer wordt gekozen dat de gebruiker mag inloggen. De gebruiker en alle gegevens worden wel alvast in de portal opgeslagen. Handleiding Ruitenburg Online 9
Gebruikers In dit overzicht staan alle gebruikers die toegang hebben tot de geselecteerde cliënt. In de kolom 'Gebruiker van' staat soms '+1' of '+2', dit betekend dat de gebruiker toegang heeft tot meerdere cliënten. Vanuit het overzicht kunnen verschillende acties gestart worden, zoals: 1. het versturen van een bericht naar een gebruiker 2. het bewerken van een gebruiker 3. het verwijderen van een gebruiker Het is mogelijk om automatisch een nieuw wachtwoord te verzenden, of een tijdelijke account te maken. Het is niet mogelijk om zelf een wachtwoord te kiezen dat bij de gebruiker wordt ingesteld, een nieuw wachtwoord wordt altijd automatisch gegenereerd. Ook kunnen de rechten van de gebruiker door het bewerken van een gebruiker worden aangepast. Rechten PIN & SMS Het kantoor kan instellen hoe geaccordeerd moet worden, dit kan op twee manieren: Met behulp van een PIN-code Met behulp van een SMS-code Een PIN-code wordt door het kantoor gegenereerd en toegestuurd. Per cliënt wordt een andere PIN-code gebruikt. De PIN-code kan gewijzigd worden in de taak 'Pincode & SMS bevestiging, zo is het mogelijk om een code in te stellen die makkelijker te onthouden is. Deze pincode wordt door alle cliëntgebruikers van de cliënt gebruikt. Wanneer SMS accordering is ingesteld, is er geen PIN-code nodig bij het accorderen. Het kantoor kan alle benodigde instellingen vooraf instellen, wanneer het mobiele nummer gewijzigd wordt, is er echter wel een PINcode nodig. Deze is eventueel bij het kantoor op te vragen. Het is mogelijk om via deze taak de volgende acties uit te voeren: Wijzig een bestaande PIN-code Wijzig de mobiele nummers van cliëntgebruikers Wanneer er gebruik wordt gemaakt van SMS accordering, zijn ook de volgende instellingen te wijzigen: Wijzig de accorderingsbevoegdheden Per accorderingsdocument (aangifte, jaarrekening, publicatiestuk of ander document) aangeven of een gebruiker deze mag inzien en accorderen. Bevestig de wijzigingen met de PIN-code die het kantoor heeft aangemaakt en klik op Voltooien. Handleiding Ruitenburg Online 10
Berichten In deze module zijn de naar of door de gebruiker verstuurde e-mails te raadplegen. E-mail Versturen Hier kan een e-mail worden gestuurd naar een collega, een medewerker van het kantoor, of een zelf in te geven e- mail adres. Het is eventueel mogelijk hier een bijlage aan toe te voegen. Archief Hier kunt u bekijken welke berichten/notificaties via Ruitenburg Online aan u zijn verstuurd of namens u aan uw kantoor. In de verschillende postvakken vindt u uw communicatie terug. In het overzicht 'Archief vindt u uw 'Persoonlijke postvak IN, waarin de naar u verzonden items staan. In het de map 'Persoonlijke verzonden items vindt u de door of namens u verzonden e-mails. U kunt deze berichten volledig bekijken door op het envelopje naast het bericht te klikken. Let op: u ziet alleen de e-mail die via Ruitenburg Online verstuurd is, dus niet e-mail die vanuit uw eigen e-mailprogramma is verstuurd of ontvangen. Actueel Via het pakket Actueel Online kunt uw gemakkelijk informatie overnemen via het Ruitenburg Online systeem. Deze informatie omvat bijvoorbeeld financieel-economisch nieuws, branche-informatie, financiële rapportages en vele andere zaken. Nieuws Nieuws Wij voeren regelmatig nieuwsberichten voor u in: actueel nieuws, nieuws afgestemd op uw (bedrijfs-) situatie of interesses, of over het kantoor. Dit nieuws vindt u op onze website, maar ook in Ruitenburg Online. U kunt hier zoeken in het archief. Branche Informatie Hier vindt u actuele informatie over de branche waarin u actief bent (mits voorhanden). Denk bijvoorbeeld aan actuele ontwikkelingen, trends en jaarcijfers. Verder is er o.a. informatie aanwezig van EIM Kennissite, Rabobank Cijfers & Trends, ABN AMRO branche-informatie en CAO informatie afkomstig van de Staatscourant. Rapportage Overzichten Deze module wordt onder andere gebruikt om balansen, winsten verliesrekeningen en de hierbij behorende grafieken weer te geven. U kunt in deze module een overzicht krijgen van de door uw kantoor ingevoerde gegevens. Dit kan door middel van Winst- en Verliesrekeningen, Balansen en ook door middel van Benchmark. Handleiding Ruitenburg Online 11
Met de laatstgenoemde taak kunt u uw cijfers vergelijken met branchecijfers en zodoende globaal uw prestaties afzetten ten opzichte van de algemene prestaties in de branche. Ruitenburg Online biedt diverse mogelijkheden voor het maken van grafieken. Deze mogelijkheden worden direct weergegeven bij de kolommen. Zo zijn er grafieken aanwezig voor de jaarlijkse winst/verlies, en debet- /creditposten grafieken bij de balans en winst/verliesrekeningen. Deze grafieken vindt u bij het Overzicht van de Financiële gegevens. U kunt bijvoorbeeld op een symbool klikken van een taartgrafiek om de betreffende gegevens zo weer te geven. Ook kunt u gegevens van verschillende perioden tegen elkaar afzetten en grafisch weergeven. Selecteer in het financieel overzicht welke periodes u wilt meenemen, selecteer de gewenste grafiek en klik op 'Genereer. Factuur Openstaand Facturen die wij aan u hebben gericht kunt u hier raadplegen. Debiteurkaart Hier kunt u uw eigen gegevens inzien en wijzigen. Deze gegevens worden door ons gebruikt voor de facturatie van geleverde diensten aan u. Dossier Met Dossier Online heeft u eenvoudig toegang tot delen van uw dossier. U vindt hier bijvoorbeeld uw uitgebreide jaarverslag, salarisstroken, voorbeeldovereenkomsten, standaardformulieren, enzovoort. Dossier Dossiers Uw dossier De mapnaam komt overeen met de naam van uw organisatie. Dit is uw privé-map. Niemand anders dan u en wij heeft toegang tot de bestanden en mappen in deze map. Wanneer uw kantoor dit toestaat, kunt u in een onderliggende map zelf nieuwe mappen aanmaken en bestanden plaatsen. Ook wordt de map 'Accordering Online weergegeven, waarin alle belastingaangiften en publicatiestukken staan die geaccordeerd zijn. U kan ook e-mail notificaties krijgen als er nieuwe bestanden zijn geplaatst. Klik op de link in de e-mail, log in en u komt direct uit in de map waar het nieuwe bestand staat. Vestigingsdocumenten Dit is de mapnaam die overeenkomst met de naam van uw kantoor met daarachter (vestiging). Hier vindt u algemene documenten die door ons aan u beschikbaar zijn gesteld. Concerndocumenten Dit is de mapnaam die overeenkomst met de naam van uw kantoor met daarachter (concern). Hier vindt u algemene documenten die door ons aan u beschikbaar zijn gesteld. Deze map is niet zichtbaar voor kantoren met 1 vestiging. Handleiding Ruitenburg Online 12
Aanmaken, uploaden, verwijderen en verplaatsen Wanneer uw kantoor dit toestaat, kunt u in uw eigen map nieuwe submappen aanmaken en bestanden aan deze mappen toevoegen (uploaden) of verwijderen. Aanmaken map 1. Open de categorie of map waarin u een map wilt aanmaken door hierop te klikken; 2. Klik op de knop 'Nieuwe map bovenin het rijtje symbolen; 3. Er verschijnt een invoerveld voor de naam van de nieuwe map. Vul hier de gewenste naam in; 4. Druk op [enter] of klik op het groene vinkje om de map aan te maken. Om het aanmaken van een nieuwe map te annuleren, klikt u op het pijltje. Plaatsen bestand In de module Dossier Online: 1. Open de map waarin u een bestand wilt uploaden (uw kantoor moet dit toestaan); 2. Klik op 'Bestanden uploaden bovenin het rijtje symbolen; 3. Selecteer een bestand, klik eventueel op 'Nog een bestand om nog meerdere bestanden in één keer te kunnen plaatsen; 4. Als u aanvinkt 'Uw beheerder automatisch per e-mail informeren over het plaatsen van dit document, dan krijgt uw kantoor een e-mailnotificatie van het plaatsten van dit bestand; 5. Klik vervolgens op 'Uploaden om de bestanden te plaatsen. Verwijderen map of bestand 1. Klik achter het te verwijderen bestand of de te verwijderen map op het symbool. 2. Selecteer één of meerdere bestanden en/of mappen door een vinkje hiervoor te plaatsen en klik op de knop 'Bestanden verwijderen symbool bovenin het rijtje symbolen. Verplaats bestand of map Klik achter het te verplaatsen bestand of de te verplaatsen map op het verplaats symbool. Selecteer één of meerdere bestanden en/of mappen door een vinkje hiervoor te plaatsen en klik op de knop 'Bestanden verplaatsen bovenin het rijtje symbolen. Selecteer in het selectiemenu dat verschijnt de map waarheen de bestanden verplaatst moeten worden en klik ten slotte op 'Verplaatsen. Zoeken Boven het scherm van Dossier Online kunt u een zoekopdracht invoeren. Hiermee kunt u zoeken op bestandsnaam, in opmerkingen die zijn toegevoegd aan mappen en in meta-data van mappen. U zoekt altijd in alle voor u beschikbare mappen. Uploaden De module Upload is een uitbreiding op module Dossier Online. Het stelt u in staat op een efficiënte manier in- en verkoopfacturen te uploaden, gebaseerd op een boekhouding die werkt met een kwartaalaangifte. De beschikbare kwartelen worden automatisch voor u aangemaakt en gesloten. U wordt er automatisch aan herinnert dat u documenten moet plaatsen, om te voorkomen dat de verwerkingspiek te veel op het einde van het kwartaal plaats vindt. Handleiding Ruitenburg Online 13
De geüploade documenten worden in een vaste automatisch aangemaakte mappenstructuur opgeslagen. Deze mappenstructuur ziet er als volgt uit: -- Upload ---- 2011 (jaar) ------ IB Stukken ------ Q1 (=kwartaal 1) -------- Belastingen -------- Digitale bankmutatie -------- Diversen -------- Inkoop of kostenfacturen betaald via bank ---------- Factuur bestaande uit 1 pagina ---------- Factuur bestaande uit meerdere pagina's ---------- Verstuurd -------- Privé of contant betaalde facturen ---------- Factuur bestaande uit 1 pagina ---------- Factuur bestaande uit meerdere pagina's ---------- Verstuurd -------- Verkoop of opbrengstfacturen ---------- Factuur bestaande uit 1 pagina ---------- Factuur bestaande uit meerdere pagina's ---------- Verstuurd ------ Q2 (=kwartaal 2) -------- Belastingen -------- etc... De submappen Factuur bestaande uit 1 pagina en Factuur bestaande uit meerdere pagina's hebben te maken met de automatische verwerking door scan- en herkensoftware: Factuur bestaande uit 1 pagina: hier kan u een stapel facturen die bestaan uit 1 pagina in 1x inscannen en in deze map plaatsen. In de Upload module heet deze optie: Meerdere facturen van één pagina in pdf/tiff-bestand (LET OP! Alleen 1-pagina facturen). Factuur bestaande uit meerdere pagina's: deze map is bedoeld voor facturen die bestaan uit meerdere pagina's. Iedere factuur die bestaat uit meer dan 1 pagina moet apart worden ingescand en hier worden geplaatst. In de Upload module heet deze optie: Eén factuur in pdf/tiff-bestand. Uploaden Boekhouding Hier kunt u documenten plaatsen. Selecteer het juiste kwartaal, de juiste upload map en het soort factuur. Het kiezen van 'soort factuur' kan alleen indien u heeft gekozen voor 'inkoop...', 'verkoop...' of 'prive...' bij de upload map. U kunt vervolgens een document selecteren. Kies voor 'Selecteer nog een document' om meerdere documenten te plaatsen. Rechtsonder staat een overzicht van de 'reeds geplaatste bestanden'. Als de documenten zijn verwerkt door ons of verstuurd zijn naar ons, dan zijn ze hier niet meer zichtbaar. Handleiding Ruitenburg Online 14
Periodes Hier ziet u welke periodes zijn geopend. U kan zelf een reeds geopende periode handmatig sluiten door te klikken op het icoon. Periodes worden sowieso enkele weken na aflopen van het kwartaal automatisch gesloten. Als u eenmaal een periode hebt gesloten, kunt u deze niet meer openen. Mocht u de periode alsnog willen openen, neem dan contact op met uw Ruitenburg adviseur. Accordering Met Accordering Online kunt u samen met ons op een eenvoudige en veilige wijze belastingaangiften en publicatiestukken accorderen en elektronisch deponeren bij de Kamers van Koophandel. Met Accordering Online bespaart u direct tijd, kosten en beperkt u uw administratieve lasten. PDF bestanden Accordering Online werkt met PDF documenten en XBRL bestanden. PDF documenten zijn 'read-only'. Dit wil zeggen dat u geen aanpassingen kan doen in het document dat voor u geplaatst is in Accordering Online. Samen met een hash-controle biedt dit de optimale zekerheid dat de voor u geplaatste conceptaangifte/ jaarrekening ook daadwerkelijk de aangifte/jaarrekening is die u accordeert. Deze hash-controle garandeert dat het document dat voor u geplaatst is in Accordering Online, hier in ongewijzigde vorm is opgeslagen en niemand dit document gewijzigd en/of te onderschept heeft gedurende de tijd tussen plaatsen en accorderen. PDF bestanden lezen Om geplaatste PDF bestanden te kunnen lezen, dient u Adobe Acrobat Reader te installeren op uw PC. Kijk op de website www.adobe.nl om dit programma te downloaden. Status aangifte/jaarrekening Een aangifte kent vijf statussen: Te accorderen door cliënt: er staat een conceptaangifte voor u klaar om te accorderen. Te verwerken door kantoor: wanneer u een aangifte heeft geaccordeerd, maar deze is nog niet verwerkt door uw kantoor (en niet verstuurd naar de Belastingdienst). Geaccordeerd en verwerkt: u heeft de aangifte geaccordeerd en uw administratiekantoor heeft de aangifte verstuurd naar de Belastingdienst. Niet akkoord: wanneer u niet akkoord bent gegaan met een aangifte. Vervangen/ingetrokken: als om welke reden dan ook een geplaatste aangifte door uw kantoor is ingetrokken of vervangen. U kunt deze aangifte niet meer accorderen of bekijken. Een jaarrekening kan daarnaast de volgende statussen hebben: Geaccordeerd, wordt gedeponeerd bij KvK: u heeft de jaarrekening geaccordeerd. Op een later tijdstip zal worden geprobeerd de jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. De jaarrekening staat in het overzicht deponeringen op oranje'. Geaccordeerd en gedeponeerd bij KvK: u heeft de jaarrekening geaccordeerd en deze is succesvol gedeponeerd bij de KvK. De jaarrekening staat in het overzicht deponeringen op groen'. Geaccordeerd, maar fout bij deponering KvK: u heeft de jaarrekening geaccordeerd en er is één of er zijn meerdere poging(en) gedaan de jaarrekening online te deponeren. Online deponeren via Accordering Online is echter definitief mislukt. De jaarrekening staat in het overzicht deponeringen op rood'. Handleiding Ruitenburg Online 15
Automatische meldingen via e-mail Van veel activiteiten wordt een automatisch bericht verzonden naar u of uw kantoor. Deze berichten hebben een standaardtekst en worden aangepast en aangevuld met de juiste relevante informatie. De berichten worden verstuurd naar de e-mailadressen van de gebruikers van uw kantoor of naar de e-mailadressen van de gebruikers van uw bedrijf. De e-mails krijgen als afzender mee de naam van de gebruiker die de actie uitvoert. Hieronder een overzicht van alle automatische e-mails. In sommige gevallen kunt u kiezen of u e-mails al dan niet wilt laten verzenden (dit wordt aangegeven met een optie). Aangifte/jaarrekening plaatsen: actie door Kantoor, bericht aan Cliënt Aangifte/jaarrekening wijzigen: actie door Kantoor, bericht aan Cliënt Aangifte/jaarrekening (niet) accorderen: actie door Cliënt, bericht aan Kantoor Jaarrekening direct deponeren: actie door Cliënt, bericht aan Kantoor Jaarrekening automatisch later deponeren: actie door Accordering Online, bericht aan Kantoor Verwerkingen doorvoeren: actie door Kantoor, bericht aan Cliënt Herinnering verzenden: actie door Kantoor, bericht aan Cliënt Automatische herinnering: actie door Accordering Online, bericht aan Cliënt Documenten Accorderen Om een aangifte te accorderen, klikt u in het menu op 'Accorderen, of u klikt op de status van een aangifte/jaarrekening in het overzicht. Per aangifte/jaarrekening ziet u het volgende: Om een aangifte/jaarrekening te accorderen, gaat u als volgt te werk: Controleer de informatie over de periode en type aangifte Klik op het document om de aangifte/jaarrekening te bekijken, opslaan of openen Geef aan of u akkoord gaat of niet akkoord gaat Voeg eventueel een opmerking toe Indien het een jaarrekening betreft, krijgt u wanneer u aangeeft akkoord te zijn de volgende keuzeopties: Wanneer u voor direct deponeren kiest, wordt de jaarrekening direct geprobeerd te deponeren. Kiest u voor op een later tijdstip deponeren, dan wordt de deponering automatisch uitgevoerd op het door u aangegeven tijdstip. Kiest u voor niet online deponeren, dan dient u de jaarrekening op andere wijze te deponeren. U kunt eventueel de datum van vaststelling, uw KvK nummer en uw naam nog invoeren / wijzigen. Ga helemaal naar de onderkant van de pagina. Handleiding Ruitenburg Online 16
Vul ter bevestiging de PIN-code of SMS code in. Klik op 'Verzenden Indien u toegang heeft tot meerdere bedrijven waarvoor documenten klaar staan om te accorderen, dan staat bovenaan een melding. Als u op de melding klikt kunt u de betreffende documenten accorderen. Als voor alle bedrijven het accorderen met behulp van SMS voor u is in ingeschakeld, dan kunt u alle documenten van al bedrijven waar toegang tot heeft in één keer accorderen. XBRL Naast PDF is het ook mogelijk dat uw kantoor aangiften in de vorm van een XBRL bestand ter accordering plaatst. XBRL is de nieuwe standaardtaal voor de opslag van financiële gegevens. PinkWeb ondersteunt de Nederlandse taxonomie en andere taxonomieën van XBR. Het geplaatste XBRL bestand komt in hetzelfde workflow management systeem terecht. Het enige verschil is dat u een pdf-weergave van het XBRL bestand te zien krijgt wanneer u dit bestand gaat accorderen. XBRL bestanden kunnen na accordering net als PDF jaarrekeningen via Accordering Online elektronisch worden verzonden naar KvK, Belastingdienst en CBS. Overzichten Documenten U kunt in Accordering Online een overzicht van alle aangiften/jaarrekeningen opvragen. Heeft u toegang tot meerdere cliënten dan kunt u met het selectiemenu in de statusbalk aangeven van welke cliënt u een overzicht wilt genereren. U krijgt een melding als er te accorderen documenten klaar staan voor de andere cliënt waar u toegang tot heeft. De (concept)-aangiften/jaarrekeningen zijn in rijen geplaatst. Ingetrokken of vervangen aangiften/jaarrekeningen zijn doorgestreept weergegeven. De volgende informatie is beschikbaar in het overzicht: Type: het type document. Periode: de periode waarover de aangifte/jaarrekening gaat. Handleiding Ruitenburg Online 17
Deadline: datum waarvoor accordering van aangifte/jaar rekening moet plaatsvinden. Document: de status van het document. Tevens kan hier het document worden bekeken. ID: uniek nummer dat Accordering Online koppelt aan een aangifte of jaarrekening. Wanneer er problemen optreden dan kunt u refereren aan dit nummer. Bij jaarrekeningen wordt het ID nummer voorafgegaan door een KvK-logo. Versie: de versie van de aangifte/jaarrekening. Wanneer een aangifte/jaarrekening wijzigt dan wordt de aangifte opgeslagen als een nieuwe versie. Log: klik op het symbool om het uitgebreide accorderingsrapport te bekijken. Geplaatst: de datum van plaatsing van de aangifte/jaarrekening. Popup Wanneer er een datum staat in de kolom 'Geplaatst of 'Geaccordeerd dan kunt u met uw muis over deze datum heengaan zonder erop te klikken. Er verschijnt een popup met extra informatie. Bijvoorbeeld het volgende. Accorderingsrapport Het accorderingsrapport kunt u opvragen vanuit het overzicht 'Documenten door te klikken op het log-symbool. U vraagt hiermee het volledige rapport van de accordering op. Vanuit het accorderingsrapport kunt u ook het XML rapport opvragen dat is aangemaakt bij het accorderen van de aangifte/jaarrekening. Verzonden In het overzicht verzendingen en deponeringen kunt u de status van verzonden aangiftedocumenten en publicatiestukken raadplegen. Het overzicht laat alleen statusberichten zien van documenten die vanuit de portal verstuurd zijn naar de Kamer van Koophandel (publicatiestukken) of naar Digipoort (alle XBRL documenten). U kunt eenvoudig zien of een verzending is geslaagd (groen), nog in de wachtrij staat (oranje) of is mislukt (rood). Indien een deponering is geslaagd, krijgt u hier per e-mail altijd bericht van. Personeel Met Personeel Online kunt u in samenwerking met uw kantoor uw medewerkersbestanden bijhouden. Het biedt de functionaliteit om personeelsmutaties door te geven, medewerkers ziek te melden en hun gewerkte uren en andere variabelen online bij te houden. U kunt hier onder andere: stamgegevens updaten, nieuwe medewerkers aanmelden, Handleiding Ruitenburg Online 18
verzuimmeldingen doorgeven en gewerkte uren en variabelen aan het kantoor doorgeven. De gegevens kunnen ook worden geëxporteerd naar Excel of een salarisadministratiepakket. Medewerkers Nieuw U kunt een nieuwe medewerker via Ruitenburg Online aanmelden. Velden die verplicht zijn worden met een sterretje (*) aangegeven. Op sommige velden zit een extra controle, zoals het BSN nummer. Wanneer u gegevens gewijzigd heeft, kan u geen verdere wijzigingen aan deze medewerker aanbrengen, totdat uw kantoor dit bevestigd heeft. N.B.: de medewerkers zelf hoeven geen Ruitenburg Online gebruikers te zijn. Dit staat los van elkaar. Dienstverbanden U kunt de stamgegevens van een medewerker wijzigen. Vanuit het overzicht met de dienstverbanden kunnen verschillende acties gestart worden, zoals (in volgorde van symbolen): ziek- of betermelden medewerker uit dienst melden personeelskaarten weergeven personeelskaarten bewerken Als u mutaties opslaat, dan wordt uw kantoor daarvan op de hoogte gebracht en kan vervolgens ervoor kiezen om de mutaties over te nemen, aan te passen of te verwerpen en terug te vallen op de laatste geaccepteerde versie. Verzuim Via Personeel Online kunt u verzuim- en betermeldingen doorgeven. Ruitenburg Online houdt automatisch de ziekteperiode en ziektehistorie bij. U kunt een verzuim- of herstelmelding voor een medewerker doen door in het 'Dienstverbanden overzicht het desbetreffende symbool aan te klikken. U wordt dan gevraagd een datum van verzuimmelding op te geven en bij hersteld melden een datum van (verwacht) herstel. Daarbij spreekt het voor zich dat een datum van verzuim niet in de toekomst mag liggen en een datum van herstel melding altijd na een datum van ziekmelding moet zijn. U krijgt hiervan een e-mailbericht. Adresboek Het adresboek geeft een overzicht van alle medewerkers die in dienst zijn of zijn geweest. Met de filterbar kan ingesteld worden om alle dienstverbanden van een bepaald jaar weer te geven. Variabelen Invoeren Wanneer medewerkers zijn aangemeld, dan kan voor elke medewerker de gewerkte uren worden ingevoerd, samen met diverse andere variabelen. Voor het invoeren van de uren is een urensjabloon beschikbaar. Handleiding Ruitenburg Online 19
Invoeren uren U kan door middel van de taak 'Invoeren in menu-categorie Variabelen de uren per medewerker invoeren. Deze uren kunnen op verschillende manieren worden ingevoerd. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld 4 uur en 15 minuten gewerkt heeft, kunt u dit invullen als 4:15 of 4.25 of 4,25. Weergave uren De uren kunnen op 2 manieren worden weergegeven als uren:minuten of een decimale weergave. De weergave is onafhankelijk van de manier van invoeren. Stel dat de weergave op decimalen staat en u voert in 4:15, dan zal de weergave ervan automatisch wijzigen naar 4.25. De handigste methode om uw proces van ureninvoer te stroomlijnen, is als volgt: 1. U voert de uren en andere variabelen in van uw medewerkers en laat eventueel een notitie achter voor ons; 2. Aan het eind van iedere periode, wanneer deze uren zijn gecontroleerd, bevestigt u dit door bij het invoeren van de uren de week in te leveren (bij de taak 'Invoeren klikt u op de knop 'Opslaan & inleveren ). Wij krijgen hiervan bericht. U kunt de uren nu niet meer wijzigen. Wilt u dat toch, dan kunt u een ontgrendelingsverzoek indienen door op de corresponderende knop te klikken. 3. Wij controleren de urenadministratie. Wanneer wij de gegevens hebben verwerkt in de salarisadministratie, dan bevestigen zij deze periode. De gegevens zijn dan definitief. 4. U kunt de gegevens voor uw eigen administratie exporteren naar bijvoorbeeld Excel. Dag als invoerperiode Als er op dag niveau volgens het urensjabloon meer velden ingevoerd kunnen worden dan het standaardveld, dan verschijnt er achter het invoerveld een symbool, waarop geklikt kan worden om deze extra velden in te voeren. Zodra deze extra velden ingevuld zijn verschijnt er een symbool bij, zodat u weet dat meer velden geregistreerd zijn die niet direct zichtbaar zijn. Voor invoeren op dag niveau moet het urensjabloon altijd 1 standaard veld hebben van type 'tijd' hebben. Status Het invoeren en afsluiten van uren en variabelen doorloopt 3 fases: 1. Status 'uren ingevuld': deze fase is aangevinkt als er uren geregistreerd en tussentijds opgeslagen zijn. 2. Status 'Periode (niet) ingeleverd): deze fase is aangevinkt als de periode is ingeleverd bij ons. De uren en variabelen zijn dan niet meer te wijzigen. 3. Status 'Periode (niet) door ons bevestigd': deze fase is aangevinkt als uw kantoor de periode heeft verwerkt. Totalen Hier kunnen reeds ingevoerde uren en variabelen van een cliënt overzichtelijk weergegeven worden. Dit kan van één of meerdere periodes weergegeven worden, waarbij per kolom en per rij de totalen worden weergegeven. Dit overzicht is ook direct op te roepen vanaf het invoerscherm bij de taak 'Invoeren. Verder heeft u hier de keus of u alleen de totalen van alle periodes wilt weergeven, of iedere periode apart met aan het einde de totalen. Daarnaast kan er gekozen worden voor een weergave in uren en minuten of in decimalen. Handleiding Ruitenburg Online 20