HENDRIKS HORECA ADMINISTRATIES Dit handboek van Hendriks Horeca Administratie is gemaakt om het u gemakkelijker te maken zodat u meer tijd en energie kunt besteden aan uw core-business, namelijk uw horecabedrijf.
VOORWOORD Dit handboek van Hendriks Horeca Administratie is gemaakt om het u gemakkelijker te maken. Al onze ervaringen en de vragen/opmerkingen van onze relaties zijn hierin gebundeld tot een to-the-point handleiding. Per hoofdstuk vindt u een korte beschrijving met aandachtspunten en handreikingen om uw administratie te vergemakkelijken. Dit zodat u meer tijd en energie kunt besteden aan uw core-business, namelijk uw horecabedrijf. We begeleiden u in dit handboek stap voor stap in het opzetten van uw administratie. Wanneer u via de inhoudsopgave klikt op het onderwerp waar u meer over wilt weten, komt u bij het betreffende hoofdstuk terecht. Omdat de fiscale regelgeving aan veranderingen onderhevig is, hebben wij gekozen voor een handleiding op cd-rom. Bij wijzigingen ontvangt u van ons een nieuwe cd-rom. Indien er zaken zijn die u mist in de handleiding of die onduidelijk zijn, laat het ons dan gerust weten. Wij wensen u veel ondernemersplezier! Met vriendelijke groet, Directie en medewerkers Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar worden gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Hendriks Horeca Administraties BV. 2
Inhoudsopgave (1) Voorwoord 2 Inhoudsopgave 3 Hoofdstuk 1 Inrichting van het kantoor 5 1.1 Algemeen 5 1.2 De kantoorruimte 5 1.3 Computer 5 1.4 Administratieve organisatie 6 1.41 Dagelijkse werkzaamheden 6 1.42 Wekelijkse werkzaamheden 6 1.43 Maandelijkse werkzaamheden 6 1.5 Checklijst kantoorartikelen 7 Hoofdstuk 2 Het kasboek 8 2.1 Algemeen 8 2.2 Omzet 9 2.3 Creditcards (via slips) 9 2.4 Bankpas met PIN-code / creditcards 9 2.5 Chipknip betalingen 10 2.6 Klant op rekening 10 2.7 Contant geld 11 2.8 Bankstortingen 11 2.9 Privé kasopnames 11 2.10 Facturen/ bonnetjes 12 2.11 Kasverschillen 12 2.12 Salarissen/ voorschotten personeel 12 2.13 Artiesten 13 2.14 Overigen/ onbekend 13 Hoofdstuk 3 Het bankboek 14 3.1 Algemeen 14 3.2 Ontvangst creditcard (via slips) 14 3.3 Ontvangst bankpas met PIN-code / creditcards 15 3.4 Chipknip betalingen 15 3.5 Klant op rekening 15 3.6 Bankstortingen 16 3.7 Bankopname 16 3.8 Privé overboekingen/betalingen/stortingen 16 3.9 Betalen van facturen 17 3.10 Huur onderneming 17 3.11 Aflossingen/Lease betalingen 17 3.12 Salarissen/voorschotten personeel 18 3.14 Overigen/Onbekend 18 3
Inhoudsopgave (2) Hoofdstuk 4 Diverse opbrengsten 19 4.1 Algemeen 19 4.2 Speelautomaten 19 4.3 Behendigheidsspelen 19 4.4 Sigarettenautomaten 20 4.5 Snoepautomaten 20 4.6 Telefoon opbrengst 20 4.7 Fooien 20 4.8 Vetten 20 Hoofdstuk 5 Personeel 21 5.1 Algemeen 21 5.2 EDM (eerstedagsmelding) 21 5.3 Identiteit van de werknemer vaststellen 21 5.4 Loonbelastingverklaring 22 5.5 Arbeidsovereenkomst 22 5.6 CAO Loon 23 5.7 Bruto/- netto loon 24 5.8 Vakantiedagen/- uren 24 5.9 Ziekmelding 24 5.10 Zwangerschap 25 5.11 Ziektegeld 25 5.12 Vakantietoeslag & Vakantiedagen/- uren bij ziekte 25 5.13 Langdurige ziekte 26 5.14 Loon in Natura 26 5.15 Artiestenregeling 27 4
1. INRICHTING VAN HET KANTOOR 1.1 Algemeen De boekhouding geeft zicht op de financiële situatie van uw bedrijf. Alleen met een goede boekhouding is een gezond bedrijfsbeleid mogelijk. Ook als u gebruik maakt van de diensten van Hendriks Horeca Administraties, blijft regelmatige controle van uw boekhouding door uzelf noodzakelijk. De wettelijk opgelegde boekhoudkundige verplichtingen verschillen naar gelang van de aard en de omvang van het bedrijf. In dit hoofdstuk geven we aanbevelingen voor de administratieve organisatie van een klein tot middelgroot horecabedrijf. 1.2 De kantoorruimte Het is van groot belang dat de ruimte waar de administratie wordt bijgehouden rustig gelegen is. Zorg voor een telefoon en data (computer en fax) aansluiting. Zorg voor ventilatie en eventueel verwarming. Een bureau en een goede bureaustoel mogen uiteraard niet ontbreken. Ook een paar kasten of schappen zijn handig. Zorg dat u de kantoorruimte kunt afsluiten. Kinderen brengen vriendjes mee en vinden het fantastisch om kantoortje te spelen met uw facturen, bankafschriften, etc. 1.3 Computer Hardware Computers verouderen snel. Het is dan ook zinloos hier te beschrijven welk product wel/niet aan te bevelen is. Onze systeembeheerder kan u hierover adviseren. Wanneer u op termijn besluit zelf uw administratie te coderen en in te voeren, dan dient de boekhoudsoftware die u kiest, afgestemd te zijn met Hendriks Horeca Administraties. Software Naast het boekhouden per computer is het raadzaam een internetaansluiting met e-mail aan te schaffen. Daarbij profiteert u ook van het gemak van het zgn. teleof internetbankieren. Voordelen hiervan zijn onder anderen: op de tijd dat het u uitkomt rekeningen betalen, zelf de salarissen van uw personeel overboeken. Een standaard tekstvrwerk programma voor het maken van bijvoorbeeld brieven en offertes wordt bij aanschaf van een nieuwe PC meestal standaard meegeleverd. 5
1. INRICHTING VAN HET KANTOOR Let op: indien u zelf uw boekhouding op de computer wilt doen, bel ons dan om de software programma s op elkaar af te stemmen. 1.4 Administratieve organisatie Ieder bedrijf en ook iedere ondernemer is anders. Bij het zoeken naar een administratief systeem dat bij u past, kunt u onderstaande leidraad met minimaal uit te voeren werkzaamheden gebruiken. 1.41 Dagelijkse werkzaamheden openen post; sorteren post in bakjes; controleren facturen met pakbonnen, aftekenen voor akkoord; opmaken kas; controle kasgeld; nschrijven kashandelingen in kasboek (inkomsten en uitgaven); opruimen van per kas betaalde facturen en bonnetjes. 1.42 Wekelijkse werkzaamheden bekijken werkrooster afgelopen week, noteren uren parttimers op een lijst; bekijken werkrooster aankomende week en waar nodig bijstellen; controleren urenproductiviteit (omzet : uren = factor); opruimen en tellen van nog te betalen facturen (crediteuren); opruimen en tellen van nog te ontvangen facturen (debiteuren); opruimen van bankafschriften en betaalde facturen; maken facturen voor klanten op rekening; betalen rekeningen per bank; opruimen / leegmaken / afwerken post, gooi direct weg wat weg kan; maak uw bureau en postbakjes leeg! 1.43 Maandelijkse werkzaamheden invullen loonstaat, opsturen (of faxen / e-mailen) naar Hendriks Horeca Administraties; afsluiten maand, verzamelen bescheiden in maandenvelop. Indien u online werkt, stuurt u een e-mail naar info@hhgroep.nl met de mededeling dat de maand klaar is; 6
1. INRICHTING VAN HET KANTOOR tellen kas (geld); versturen envelop naar kantoor Hendriks Horeca Administraties; opbergen afgehandelde boekhouding. Let op dat u al het cash geld (kassa, kluis, etc) telt, vergeet het wisselgeld niet en het bedrag dat in bijv. speelautomaten zit. Controleer of het door u getelde geld klopt met het kassaldo in het kasboek. Als er kleine verschillen zijn boek deze dan in (teveel) of uit (tekort) in het kasboek. Zijn er grote verschillen, zoek dan direct naar de fout! 1.5 Checklijst kantoorartikelen telmachine, bij voorkeur met rol; telefoon; fax; nietmachine; perforator; blauwe pennen; rode pennen; potloden; puntenslijper; paperclips; briefpapier (al dan niet met logo); enveloppen; voorraadje faxpapier; voorraadje postzegels; blocnote; plastic bakje voor ingekomen post; plastic bakje voor te controleren facturen; plastic bakje voor te betalen facturen; plastic bakje voor afgewerkt en op te ruimen facturen; plastic bakje voor loonadministratie; ordner voor per kas betaalde facturen en bonnetjes; ordner voor per bank betaalde facturen en bankafschriften; ordner voor correspondentie, gebruik een alfabetisch opbergsysteem; ordner voor contracten en overeenkomsten; ordner(s) voor personeel. 7
2. HET KASBOEK 2.1 Algemeen In het kasboek vermeldt u alle handelingen met contant geld. De belastingdienst verplicht u dagelijks de kasadministratie bij te houden. U dient dus dagelijks alle contante ontvangsten en uitgaven te registeren. Een kasboek bestaat uit een kolom ontvangsten en een kolom uitgaven. Indien gewenst kunt u gebruik maken van een kasboek in Excel. We hebben het stramien voor een kasboek in dit programma al voor u uitgewerkt. Informeer bij ons over de werkwijze. Van alle kashandelingen dient u een bewijsstuk te hebben, bijvoorbeeld een kassastrook, een factuur, een bonnetje, een stortingsbewijs, e.d. Deze stukken dient u te nummeren, zodanig dat dit nummer overeenstemt met het nummer dat u in het kasboek vermeldt. werk uw kasboek dagelijks bij; sla geen regels over in het kasboek; nummer alle kasstukken (boekingsstukken), begin elk jaar met nummer 1; controleer uw kassaldo regelmatig; het kassaldo volgens het kasboek dient ook daadwerkelijk aanwezig te zijn; Uw kassaldo kan bestaan uit: geld in de kassa; geld in de kluis; cheques in de kassa/kluis; PIN betalingen onderweg; saldo op chipknip apparaat; tel alle bedragen aan het einde van een kasblad op en neem het saldo over op het volgende kasblad; sluit aan het einde van de maand het kasblad af (bepaal het kassaldo), en voeg de originele kasbladen van die maand bij de originele kasstukken. Stuur dit op naar Hendriks Horeca Administraties, tezamen met uw bank- en/of giroafschriften en bijbehorende stukken, zoals facturen, bonnen e.d. Hieronder geven we u een opsomming van de meest voorkomende kashandelingen en de wijze waarop deze in het kasboek moeten worden vermeld.! Alle betalingen per bank en/of giro worden niet in het kasboek vermeld. 8
2. HET KASBOEK 2.2 Omzet Omzet vermeldt u als ontvangst in het kasboek. Op de dagen dat u gesloten bent, noteert u de dag, de omschrijving gesloten en de omzet van die dag: 0,-. Omzet wordt meestal al geregistreerd door uw kassasysteem. De dagafslag van de kassa (X-afslag, Z-afslag, o.i.d.) is een kasstuk. Deze moet u bij uw kasboek bewaren. Bij een verschil tussen de kassaomzet en de werkelijke ontvangsten, vermeldt u dit op de regel daaronder met daarbij de omschrijving kasverschil. De omzet kan bestaan uit: contant geld; creditcards; PIN betalingen; chip knip betalingen; klanten op rekening. 2.3 Creditcards (via slips) U heeft de omzet reeds aangeslagen op de kassa. De klant betaalt met een creditcard welke u accepteert. Op het moment dat u de creditcard slips opstuurt aan de betreffende instelling (American Express, Diners, Euro, Visa, etc.) schrijft u het totaalbedrag als uitgave in het kasboek. U komt dit bedrag later op uw bankafschrift weer tegen, met vermindering van de ingehouden provisie. 2.4 Bankpas met PIN-code / creditcards U heeft de omzet reeds aangeslagen op de kassa. De klant betaalt met zijn bankpas met PIN-code of met zijn creditcard. Op het moment dat een klant betaalt met een bankpas met PIN betaling, wordt deze rechtstreeks op uw bankrekening bijgeschreven. Omdat de omzet die tegenover deze betaling staat reeds op de kassa is aangeslagen en dus in de omzet in het kasboek is ingeschreven, dient u het totaal van de PIN betalingen van die dag (deze geeft uw PIN apparaat op een strookje) als uitgave in het kasboek te schrijven. Het strookje is boekingsstuk. Deze moet u bij uw kasboek bewaren. 9
2. HET KASBOEK Voor creditcardbetalingen die rechtstreeks op uw bankrekening worden bijgeschreven geldt hetzelfde als bij 2.4.1. In beide gevallen komt u deze bedragen op uw bankafschrift weer tegen, eventueel met vermindering van provisie. 2.5 Chipknip betalingen U heeft de omzet reeds op de kassa aangeslagen. De klant betaalt per chipknip. Op het moment dat de klant betaald per chipknip, komt dit bedrag bij het saldo van uw chipknip apparaat. U doet niets in uw kasboek. Indien de omzet van een dag bijvoorbeeld 500,- is, waarvan 100,- betaald per chipknip, heeft u 400,- contant geld ontvangen. Later, wanneer u de kas telt, dient u dus rekening houden met het feit dat er een bedrag van 100,- op het chipknip apparaat staat. Op het moment dat uw chip apparaat door de bank wordt leeggezogen (het saldo van uw chip apparaat wordt bijgeschreven op uw bankrekening) krijgt u van het chipknip apparaat een strookje. U dient dit bedrag als uitgave in uw kasboek in te schrijven. Het strookje is boekingsstuk. Deze moet u bij uw kasboek bewaren. 2.6 Klant op rekening Dit zijn klanten die van u een rekening krijgen toegestuurd en u dus in een later stadium per bank zullen betalen. A. Op kassa aangeslagen U heeft de omzet op de kassa aangeslagen (deze omzet telt mee in uw dagomzet). Omzet die u op de kassa heeft aangeslagen en waarvoor u een rekening toestuurt, vermeldt u als uitgave in uw kasboek. U heeft immers géén betaling ontvangen. Door Hendriks Horeca Administraties wordt dit bedrag geparkeerd op een zogenaamde tussenrekening klant op rekening. Op het moment dat de klant zijn rekening per bank betaalt, wordt dit op de tussenrekening afgeboekt. Op deze manier kunnen we u elk moment een overzicht geven van de rekeningen die nog openstaan. 10
2. HET KASBOEK Als de klant zijn openstaande rekening alsnog contant afrekent, valt dit in uw kasboek onder inkomsten. Vermeld bij de omschrijving: datum, naam, factuurnummer. Bewaar (kopieën) van deze rekeningen bij uw kasadministratie. Dit is een boekingsstuk. B. Niet op kassa aangeslagen U heeft de omzet niet op de kassa aangeslagen (deze omzet telt niet mee in uw dagomzet). Op het moment dat de klant de rekening per bank betaalt, wordt deze door Hendriks Horeca Administraties als omzet geboekt.! Wanneer u methode B gebruikt, dient u Hendriks Horeca Administraties hiervan op de hoogte te brengen, omdat anders grote kas/omzet verschillen kunnen ontstaan.! Als u regelmatig uw kassaldo telt en controleert met uw kasboek kan er echter zelden iets mis gaan. 2.7 Contant geld U heeft de omzet op kassa aangeslagen. De klant betaalt contant. 2.8 Bankstortingen Regelmatig - minimaal één keer per week- dient u contant ontvangen geld bij uw bank af te storten. In uw kasboek vermeldt u op deze dag het gestorte bedrag als uitgave. Uw stortingsbewijs is het boekingsstuk.! Let op dat het door u gestorte bedrag ook daadwerkelijk op uw bankrekening wordt bijgeschreven. 2.9 Privé kasopnames Indien u uit de kas (of kluis) een bedrag neemt voor privé uitgaven, schrijft u dit bedrag als uitgave in het kasboek. Aangezien u hiervan géén boekingsstuk heeft, dient u in het kasboek als omschrijving duidelijk te vermelden dat het om een privé opname gaat. Bij een Vennootschap dient u bovendien de (achter)naam van de vennoot te vermelden. 11
2. HET KASBOEK Indien u een bedrag in de kassa stort, schrijft u dit bedrag als ontvangst in het kasboek. 2.10 Facturen/ bonnetjes U heeft een factuur van een leverancier contant betaald. U heeft wat zakelijke boodschappen gedaan, bijvoorbeeld een lampje, melk, brood, e.d. In deze gevallen dient u er voor te zorgen dat u een zo volledig mogelijke factuur of kassabon ontvangt. Op deze factuur/bon dient in ieder geval de naam van de leverancier, de datum, het bedrag en de BTW te zijn vermeld. Dit is uw boekingsstuk. Het door u betaalde bedrag dient u als uitgave in uw kasboek te vermelden.! Let op: Indien u, bijvoorbeeld wegens te weinig kasgeld, een factuur of bonnetje met privé geld betaalt, vermeld dan in uw kasboek eerst dat u privé een kasstorting (ontvangst) heeft gedaan en op de volgende regel de uitgave voor hetzelfde bedrag. 2.11 Kasverschillen Bij een verschil tussen de op de kassa aangeslagen bedragen (de totale omzet) en het daadwerkelijk aanwezige geld, kunt u dit in uw kasboek als ontvangst of uitgave vermelden. Ga na hoe het verschil kan zijn ontstaan. Bent u misschien vergeten inkomsten en/of uitgaven in uw kasboek te registreren? Bij regelmatige en/of hoge kasverschillen (positief dan wel negatief) dient u Hendriks Horeca Administraties te raadplegen voor een advies over een oplossing. 2.12 Salarissen/ voorschotten personeel Indien u de netto lonen van uw personeel contant uitbetaald, of tussentijds een voorschot aan een personeelslid uitbetaalt, vermeld deze dan als uitgave in uw kasboek. De door Hendriks Horeca Administraties aan u geleverde kopie salarisspecificatie en/of betaaladvieslijst is uw boekingsstuk.! Let op: betaal geen personeel uit, vóórdat u een kopie van diens legitimatiebewijs heeft en een loonbelastingverklaring met burgerservicenummer. Zorg dat deze bescheiden z.s.m. bij Hendriks Horeca Administraties komen. 12
2. HET KASBOEK 2.13 Artiesten Iedere artiest die geen zelfstandig BTW nummer heeft of via een BTW-factuur door u wordt betaald, is bij u in loondienst. Informeer tijdig bij Hendriks Horeca Administraties welke formulieren moeten worden ingevuld om een artiest te kunnen verlonen.! Een netto uitbetaalde onbekende artiest kan u later heel veel geld kosten. 2.14 Overigen/ onbekend Indien u niet precies weet hoe u een bepaalde uitgaven of inkomsten in uw kasboek moet vermelden of indien u vragen heeft, neem dan gerust contact op met Hendriks Horeca Administraties. We staan hiervoor te allen tijde - tijdens kantoor uren ( 8.00-17.00) - voor u beschikbaar. 13
3. HET BANKBOEK 3.1 Algemeen In het bankboek vermeldt u alle zakelijke handelingen met giraal geld. Deze kunt u terugvinden op uw bankafschriften. Een bankafschrift bestaat uit een kolom ontvangsten (credit) en een kolom uitgaven (debet). Van alle bankhandelingen dient u een bewijsstuk te hebben, bijvoorbeeld een factuur, een bonnetje, een stortingsbewijs, e.d. Zorg er voor dat u van alle afboekingen en bijboekingen een bewijsstuk heeft. Deze dient u te bewaren bij het dagafschrift. controleer uw bankafschriften dagelijks; zie er op toe dat er geen bankafschriften ontbreken; bewaar alle bankstukken (boekingsstukken) bij het dagafschrift. Zie er op toe dat u van alle afboekingen (betalingen) en van alle bijboekingen (ontvangsten) een boekingsstuk heeft. Dit is zeer belangrijk, omdat Hendriks Horeca Administraties de betalingen en ontvangsten op de juiste wijze moet kunnen verwerken. Indien u een factuur mist, vraag dan een kopie aan uw leverancier; Indien u van de zakelijke rekening een betaling doet of een bedrag ontvangt welke betrekking hebben op een privé aangelegenheid (bijvoorbeeld een overboeking naar uw privérekening of een betaling voor een privé verzekering), vermeld dit dan op uw dagafschrift; Stuur aan het einde van de maand alle bankafschriften van die maand, tezamen met de originele bankstukken naar Hendriks Horeca Administraties. Hieronder geven we u een opsomming van de meest voorkomende bankhandelingen en de wijze waarop deze in het bankboek moeten worden vermeld.! Alle betalingen per kas vermeldt u in het kasboek. 3.2 Ontvangst creditcard (via slips) Betalingen per cheque of creditcard staan reeds vermeld als uitgave in uw kasboek. Controleer de bedragen op uw dagafschrift met de bedragen in uw kasboek. Meestal zit hierin een klein verschil. Dit komt omdat de betreffende instelling (American Express, Diners, Visa, Euro, etc.) u provisie in rekening brengt. Sommige instellingen vermelden in de omschrijving van de storting het provisiebedrag, andere sturen u een overzicht van de bedragen en de door hen berekende provisie. Voeg dit overzicht bij uw dagafschrift als boekingsstuk. In beide gevallen komt u deze bedragen ook in uw kasboek weer tegen (N.B. de creditcardbedragen zonder inhouding van provisie). 14
3. HET BANKBOEK 3.3 Ontvangst bankpas met PIN-code / creditcards Betalingen met PIN en creditcard staan reeds vermeld als uitgave in uw kasboek. Controleer de bedragen op uw bankafschrift met de bedragen in uw kasboek. Houd er rekening mee dat de bank soms provisie inhoudt voor betalingen met PIN. 3.4 Chipknip betalingen Het saldo van uw chip apparaat wordt door de bank bijgeschreven op uw bankrekening op het moment dat u het chipknip apparaat laat leegzuigen. Dit bedrag staat reeds als uitgave in het kasboek vermeld. Controleer of het bedrag dat op uw bankrekening is bijgeschreven gelijk is aan het bedrag dat u reeds vermeld heeft in uw kasboek. Het boekstuk van uw chipbetalingen heeft u reeds bij het kasboek. 3.5 Klant op rekening Dit zijn klanten die van u een rekening krijgen toegestuurd en dus in een later stadium (vaak per bank) betalen. Om het verschil tussen op kassa aangeslagen en niet op kassa aangeslagen te beoordelen is het van belang dat u weet hoe u de klant op rekening eerder in het kasboek heeft verantwoord. A. Op kassa aangeslagen U had de omzet reeds op de kassa aangeslagen. Controleer of de bijgeschreven bedragen op uw dagafschrift gelijk zijn aan bedragen die als uitgaven in het kasboek staan vermeld. Wanneer een klant zijn rekening per bank betaalt, wordt dit bedrag door Hendriks Horeca Administraties van de tussenrekening afgeboekt. Op deze manier kunnen we u elk moment een overzicht geven van de rekeningen die nog openstaan. Als de klant zijn openstaande rekening alsnog contant afrekent, valt dit in uw kasboek onder ontvangsten. Zet bij de omschrijving: datum, naam, factuurnummer. U heeft geen boekingsstukken; de kopieën van deze rekeningen zijn reeds als boekingsstuk bij uw kasboek gevoegd. 15
3. HET BANKBOEK B. Niet op kassa aangeslagen U had de omzet niet op de kassa aangeslagen. Controleer of de bijgeschreven bedragen op uw dagafschrift gelijk zijn aan bedragen van uw facturen; Voeg (een kopie van) de rekening bij het dagafschrift als boekingsstuk; Hendriks Horeca Administraties boekt de betaling als omzet. U dient Hendriks Horeca Administraties op de hoogte te stellen welke methode gebruikt, omdat er anders grote kas/omzet verschillen kunnen ontstaan. 3.6 Bankstortingen Regelmatig - minimaal één keer per week- dient u contant ontvangen geld bij uw bank af te storten. Dit bedrag staat reeds in uw kasboek als uitgave vermeld; Controleer op uw bankafschrift of het bijgeschreven bedrag gelijk is aan het gestorte bedrag; Het boekstuk van uw bankstortingen heeft u reeds bij het kasboek.! Let op dat alle door u gestorte bedragen ook daadwerkelijk worden bijgeschreven! 3.7 Bankopname Een bedrag dat u opneemt van uw bankrekening voor aanzuivering van uw kassaldo, wisselgeld of voor een grotere contante aankoop, vermeldt u in het kasboek bij ontvangsten. Het boekstuk van uw bankopnames heeft u reeds bij het kasboek. 3.8 Privé overboekingen/betalingen/stortingen Indien er van uw zakelijke bank of girorekening een bedrag is overgeboekt voor privé uitgaven of naar uw privé bankrekening, dient u bij dit bedrag het woord privé te schrijven. Wanneer u een VOF heeft, dient u ook de vennoot te vermelden bij de omschrijving. 16
3. HET BANKBOEK! Omdat er geen boekingsstukken zijn bij privé-onttrekkingen, dient u duidelijk te vermelden dat het om een privé betaling of ontvangst gaat. 3.9 Betalen van facturen U heeft een factuur van een leverancier per bank overgemaakt of automatisch laten incasseren. Zorg er voor dat u in de omschrijving duidelijk het factuurnummer vermeldt of een andere duidelijke omschrijving. Op een factuur dient in ieder geval de naam van de leverancier, de datum, het bedrag en de BTW te zijn vermeld. De factuur is uw boekingsstuk.! Zorg er voor dat u van alle overboekingen een factuur heeft. Controleer of het afgeschreven bedrag gelijk is aan het factuurbedrag. Als u geen factuur heeft, vraag uw leverancier dan een kopie van de factuur. 3.10 Huur onderneming Wanneer u de huur van uw bedrijfsruimte, onderneming, apparatuur e.d. maandelijks overmaakt of automatisch laat incasseren, geldt het volgende: Zorg er voor dat u in de omschrijving duidelijk de maand of periode vermeldt. Breng Hendriks Horeca Administraties op de hoogte van deze veelal maandelijks terugkerende bedragen en laat ons weten of de betalingen in- of exclusief BTW zijn.! Indien u bedrijfsruimte huurt inclusief BTW, vraag uw verhuurder maandelijks/periodiek een BTW-factuur te sturen. 3.11 Aflossingen/Lease betalingen Deze kunnen bestaan uit: Aflossing lening bank; Aflossing lening leverancier / derden; Maandelijkse betaling lease. 17
3. HET BANKBOEK Hendriks Horeca Administraties dient op de hoogte te zijn van uw aflossingen / lease betalingen. Verzamel zo veel mogelijk boekingsstukken, vooral als het een eerste betaling betreft. Van aflossingen bij de bank ontvangt u meestal een apart dagafschrift. Stuurt u deze mee met uw administratie. Van aflossingen bij leveranciers en andere geldverstrekkers ontvangt u meestal géén afschriften. Vraag uw financier regelmatig om een overzicht van door u gedane betalingen en openstaande schulden. Indien u een auto, apparatuur, e.d. gaat leasen (operational-of financial lease) zorg er dan voor dat Hendriks Horeca Administraties een kopie van de lease overeenkomst en een kopie van de factuur ontvangt. Maak aan het einde van het jaar een overzicht van uw schulden aan alle geldverstrekkers. Bij het samenstellen van uw jaarrekening en uw fiscale aangifte hebben wij een correct beeld nodig van uw financiële positie. 3.12 Salarissen/voorschotten personeel Indien u de netto lonen van uw personeel per bank uitbetaald, of tussentijds een voorschot aan een personeelslid overboekt, zorg er dan voor dat u in de omschrijving van de overboeking duidelijk vermeldt om welke betaling (maand/ periode) het gaat. De door Hendriks Horeca Administraties aan u geleverde kopie salarisspecificatie en/of betaaladvieslijst is het boekingsstuk.! Let op: betaal geen personeel uit, vóórdat u een kopie van diens legitimatiebewijs heeft en een loonbelastingverklaring met burgerservicenummer. Zorg dat deze bescheiden z.s.m. bij Hendriks Horeca Administraties komen. 3.14 Overigen/Onbekend Indien u niet precies weet hoe u een bepaalde uitgave of inkomsten in uw bankboek moet vermelden of indien u vragen heeft, neem dan gerust contact op met Hendriks Horeca Administraties. We staan hiervoor te allen tijde - tijdens kantoor uren - voor u beschikbaar. 18
4. DIVERSE OPBRENGSTEN 4.1 Algemeen Bijna elke horeca onderneming heeft een aantal opbrengsten die eigenlijk niets te maken hebben met de dagelijkse bezigheden en/of omzet, zoals: Speelautomaten (gokkasten); Behendigheidsspelen (flipperkasten/dartmachines/etc.); Sigarettenautomaten; Snoepautomaten; Telefoon opbrengst; Fooien; Vetten. 4.2 Speelautomaten U bent wettelijk verplicht van elke speelautomaat de tellerstand bij te houden. Meestal houdt de exploitant van de automaat de tellerstand bij. U ontvangt dan van de exploitant een formulier met een overzicht van de tellerstanden en het bedrag dat u uiteindelijk ontvangt. Kijk of de beginstand op uw rekening gelijk is aan de eindstand van uw vorige rekening. Daarnaast is het raadzaam uw opbrengst (meestal 50%) te controleren. Bewaar de opbrengst uit speelautomaten gescheiden van uw normale kasadministratie in de kluis; deze opbrengst is immers nog niet van u. Wanneer de exploitant komt afrekenen, heeft u direct controle op de opbrengst van de automaat. Pas op het moment van afrekening met de exploitant heeft u recht op uw deel van de opbrengst. De opbrengst wordt door u op de dag van afrekening in het kasboek als inkomsten verantwoord. De door u ontvangen afrekening is uw boekingsstuk. Deze moet u bij uw kasboek bewaren. Indien u (een deel van) de opbrengst aan de exploitant afdraagt ter aflossing van een lening, ontvangt u van de exploitant een ontvangstbewijs. Dit bedrag vermeldt u als uitgave in het kasboek. Het ontvangstbewijs is een boekingsstuk. 4.3 Behendigheidsspelen Er zijn diverse behendigheidsspelen zoals flipperkasten, videogames, dartmachines, pooltafels, biljarts, etc. 19
4. DIVERSE OPBRENGSTEN U bent als mede-exploitant over de volledige opbrengst van de flipperkast BTW verschuldigd. U doet er dus goed aan bij de afrekening aan de exploitant een BTW-factuur te vragen over zijn deel van de opbrengst. In grote lijnen dient u dezelfde werkwijze als bij speelautomaten te volgen. Deze werkwijze is beschreven in 4.2. 4.4 Sigarettenautomaten Van uw eigen sigarettenautomaat slaat u de opbrengst, bij voorkeur apart, op de kassa aan. Ook in uw kasboek vermeldt u deze opbrengst apart. Voor een sigarettenautomaat van derden geldt het volgende: U ontvangt een afrekening van de exploitant; Uw opbrengst wordt door de exploitant op uw bankrekening gestort; U noteert deze opbrengst in uw kasboek als ontvangsten.! Houdt de opbrengst uit de sigarettenautomaat apart tot het moment van afrekening met de exploitant (zie ook speelautomaten). Het is namelijk niet uw geld. 4.5 Snoepautomaten Zie sigarettenautomaten, hoofdstuk 4.4. 4.6 Telefoon opbrengst Vermeld de opbrengst uit de telefoonautomaat of het telefoonpotje in de kassa apart in uw kasboek (bij inkomsten). 4.7 Fooien Indien u fooien 100% terug laat vloeien aan uw personeel, laat hen hier dan zelf zorg voor dragen. Indien u zich als werknemer namelijk met de verdeling van de fooien bemoeit, bent u verplicht inhoudingen te doen. Indien u geen personeel heeft of u wel meedeelt in de fooienopbrengst, vermeld deze opbrengst dan apart in uw kasboek. 4.8 Vetten De opbrengsten van afgewerkte vetten dient u apart als inkomsten in uw kasboek te vermelden. 20
5. PERSONEEL 5.1 Algemeen Om een adequate loonadministratie te voeren voor een onderneming zijn er een aantal noodzakelijke spelregels. Hendriks Horeca Administraties dient voor het voeren van een loonadministratie van alle personeelsleden tenminste te beschikken over de volgende verplichte documenten: opgaaf eerstedagsmelding (EDM); kopie paspoort/identiteitskaart (geen rijbewijs); loonbelastingverklaring; arbeidsovereenkomst. 5.2 EDM (eerstedagsmelding) Werknemers die op of na 4 juli 2006 bij u zijn gaan werken, moet u, als werkgever, aanmelden bij de Belastingdienst met de zogenoemde Opgaaf eerstedagsmelding. Met de eerstedagsmelding wil de overheid zwartwerken, illegale arbeid en de daarmee samenhangende fraude tegengaan. Een eerstedagsmelding, geeft aan dat een werknemer bij u in dienstbetrekking komt werken. De eerstedagsmelding moet uiterlijk de dag vóór het begin van de werkzaamheden bij de belastingdienst binnen zijn. Dit kan ook op een zaterdag of een zondag zijn. Er is één uitzondering: als u met de werknemer afspreekt dat hij nog dezelfde dag bij u komt werken, dan mag u de werknemer op die dag aanmelden, maar wel vóór aanvang van de werkzaamheden. U hoeft de eerstedagsmelding bij beëindiging van het dienstverband niet in te trekken. Het einde van een dienstbetrekking maakt u via de Aangifte loonheffingen kenbaar. Snel en gemakkelijk een nieuwe medewerker aanmelden? Download het formulier Opgaaf EDM via onze website www.hhgroep.nl en fax dit naar (073) 689 13 42. U kunt het formulier natuurlijk ook per post naar ons opsturen. Laat werknemers nooit aanvangen met de werkzaamheden, vóórdat u bericht van de fiscus heeft dat de melding daar ontvangen is! 5.3 Identiteit van de werknemer vaststellen U moet voordat de werknemer met zijn werkzaamheden begint zijn/haar identiteit vaststellen. De identiteit stelt u vast aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs; namelijk een paspoort of identiteitskaart. Maak hiervan een kopie voor in uw loondossier. 21