A Eskwadraat commissievoorzittershandleiding Studievereniging A-Eskwadraat Laatst aangepast door Abe Wits, 8 januari 2014 8 januari 2014 Inhoudsopgave 1 Vergaderingen plannen 2 2 Voorzitten vergaderingen 2 3 Coördinerende taak 3 4 Controlerende taak 3 5 Motiverende taak 4 6 Plannen 4 7 Handleidingen 4 8 Draaiboek of handleiding maken 5 9 Nieuwe leden zoeken 5 10 Nieuwe leden inwerken 5 11 Vrij specifieke taken 6 12 Tenslotte 6 13 Voorbeeldagenda 7 1
De volgende handleiding bestaat niet uit dogma s, ieder heeft zijn of haar eigen stijl, ze bevat echter wel een aantal belangrijke richtlijnen en aanwijzingen waar je als voorzitter veel aan kunt hebben. Gooi deze handleiding dan ook niet zomaar weg nadat je hem gelezen hebt, maar bewaar hem en kijk hem later nog eens een keer door. Voor suggesties/veranderingen kun je je het beste tot de voorzitter van A Eskwadraat richten, dit jaar is dat Abe Wits. Je kunt hem een mailtje sturen op voorzitter@a-eskwadraat.nl, maar je kunt hem natuurlijk ook gewoon een keer aanspreken. Als voorzitter van een commissie heb je de volgende taken: 1 Vergaderingen plannen De voorzitter is degene die ervoor zorgt dat een commissie (genoeg) vergadert en is dus degene die de vergaderingen plant. Het is uiteraard niet de bedoeling dat je vergadert óm het vergaderen. Er moet wel iets te bespreken zijn, maar het is ook denkbaar dat een vergadering gepland wordt ten bate van de interne cohesie van een commissie. Niet alle commissies vergaderen heel regelmatig, en het kan ook nuttig zijn gewoon bij elkaar te komen voor het gevoel van betrokkenheid. Ook voor opstartende commissies (en met name de wat grotere commissies) is interne cohesie en sfeer erg belangrijk. Denk in dat laatste geval ook goed aan de setting van een vergadering. Plan een vergadering dan bijvoorbeeld bij iemand thuis en ga daarvoor gezellig met elkaar wat eten. Het plannen van een vergadering is een hele kunst. Verreweg het beste werkt het als je aan het eind van een vergadering alvast de volgende vergadering plant. Als je niet je volledige commissie bij elkaar hebt of je eerste vergadering nog moet plannen, moet dit helaas anders. In dat geval kun je in eerste instantie het beste met de personen die wel aanwezig zijn een aantal data prikken waar alleen de ontbrekende commissieleden dan nog op moeten reageren. Een andere mogelijkheid is het plannen van een vergadering per e-mail. Je kunt zomaar een datum prikken en maar hopen dat iedereen komt, je kunt iedereen de data laten mailen waarop hij of zij kan of een mailtje bij de commissieleden rond laten gaan, waarop je eerst invult wanneer jij kunt. Als iedereen dan de data heeft aangepast aan de tijden waarop hij of zijn kan, heb jij de data waarop iedereen kan. Ervaring leert dat een aantal opties mailen het beste werkt. Bekijk zelf wat je het gemakkelijkst vindt. Als niet iedereen in de gelegenheid is om te komen kun je de vergadering plannen op de datum waar de meeste mensen kunnen of kijken voor welke mensen die vergadering (i.v.m. bepaalde activiteiten die zij organiseren) het belangrijkste is en dus plannen op een datum dat zij in ieder geval kunnen. Je kunt er ook voor kiezen de vergadering een andere keer te houden. 2 Voorzitten vergaderingen Als voorzitter heb jij de edele taak om de vergaderingen met je commissie voor te zitten. Dit houdt een aantal dingen in: Je zorgt dat je op tijd (dwz twee à drie dagen van tevoren) weet waar je het in de vergadering over wil gaan hebben en dat je hiervan een agenda hebt gemaakt die je aan iedereen doorstuurt. Dit is een klein, maar buitengewoon nuttig werkje, waarmee je zorgt dat iedereen weet waar jullie het in de vergadering over gaan hebben. Mensen kunnen zo van te voren al over onderwerpen nadenken, en hierdoor worden discussie vaak nuttiger. Het is belangrijk nog even de notulen van de vorige vergadering doorgelezen te hebben zodat je weet wie welke taken heeft en wat jullie ook al weer hebben afgesproken. Een voorbeeldagenda staat achter in deze handleiding. Naast de hieronderstaande punten die standaard in een agenda zouden horen, is het ontzettend handig te werken met takenlijstjes. Behandel deze liefst aan het begin van de vergadering. Neem daarbij alle taken vlug door, maar zorg ervoor dat waar nodig tijdens de vergadering uitgewijd wordt over deze punten. Zorg er ook voor dat de notulist een aparte takenlijst bijhoudt. Voordeel van een dergelijke takenlijst is dat de taken niet verstopt raken in de notulen en er een afvinkbare lijst ontstaat. Op deze manier houd je bovendien toezicht op een min of meer gelijke taakverdeling. 2
Je opent de vergadering en wijst een (vrijwillige) notulist aan. De notulist is zeker niet per definitie de secretaris. Let erop dat iedereen (ongeveer) even vaak notuleert. Je behandelt de vorige notulen, hebben mensen hier nog iets over te zeggen? Je kijkt wie welke taken heeft en gaat na of ze deze hebben volbracht. Als iemand zijn taken (vaak) niet gedaan heeft, kijk dan of die persoon misschien te veel taken heeft en schuif eventueel taken door naar iemand met minder taken. De secretaris komt nu aan het woord en vertelt wat de post in en uit is. Bij sommige commissies is er geen secretaris en/of is dit agendapunt niet nodig. Het is nu tijd om te beginnen aan de eigenlijke vergadering en de punten te behandelen die besproken moeten worden. Leg (per punt) uit waarover je het wilt gaan hebben en waarom dat besproken moet worden en, heel belangrijk, hou je eigen mening even voor je totdat andere mensen gezegd hebben wat zij ervan vinden. Probeer te zorgen dat iedereen uit de commissie kan zeggen wat hij of zij wil zeggen (erg belangrijk) en dat het geen monoloog van jezelf of iemand anders uit de commissie wordt. Sommige mensen moeten gewoon even gestimuleerd worden om wat te zeggen, maar hebben dan misschien iets heel nuttigs te zeggen... Het hangt ervan af hoe officieel de vergadering is, maar vat af en toe samen en breek af wanneer mensen terugvallen op dezelfde argumenten of als hetzelfde meerdere keren wordt herhaald. Zijn je eigen punten behandeld, ga dan door met wat verder ter tafel is gekomen. Dit punt, op de agenda W.V.T.T.K.(Wat Verder Ter Tafel Komt) genoemd, behandelt onderwerpen en vraagstukken die tijdens de vergadering naar boven zijn gekomen en niet op de agenda staan. Aangezien tijdens een vergadering (bijna) iedereen bij elkaar is, is het handig om tijdens een vergadering alvast de datum van de volgende vergadering(en) vast te stellen. Dit gaat sneller dan per mail of via de A Eskwadraatplanner. Sluit, na een rondvraag (vraag iedereen of hij/zij nog iets wil zeggen of vragen), de vergadering. 3 Coördinerende taak Je bent als voorzitter de spil van een commissie, jij coördineert de boel. Je staat dus in nauw contact met de penningmeester en secretaris van je commissie en natuurlijk het bestuurslid. De penningmeester zorgt voor de begrotingen, het financiële plaatje van aankopen en de afrekeningen. De secretaris verzorgt de administratie (je commissiemap!) en de in- en uitkomende post. Je coördineert en delegeert taken. Overige veelvoorkomende functies in de wat grotere commissies zijn: PR en Sponsoring. Deze taken zijn vaak wat vrijer en ongedefinieerder dan secretaris en penningmeester. Toezicht op correcte invulling van deze functies vereist zodoende ook de nodige aandacht van de voorzitter. 4 Controlerende taak Als voorzitter heb je de taak om in de gaten te houden of iedereen zijn of haar taken wel doet. Dit betekent niet dat je, mocht iemand zijn of haar taken niet (goed) doen, uit moet vallen tegen die persoon of maar zelf het nog niet gedane werk gaat doen. Veel mensen in je commissie zullen het ook druk hebben met studeren (net zoals jij misschien) en met andere dingen zoals bijvoorbeeld sport en muziek. Het is daarom als voorzitter belangrijk om goed in de gaten te houden of taken bij de juiste mensen terecht komen, en te checken of je mensen het allemaal kunnen bolwerken en ze waar nodig aan te sporen. Een veelal gehoorde misvatting is dat de controlerende taak in de handen ligt van het bestuurslid dat in je commissie aanwezig is. Dit is echter niet waar, het bestuurslid controleert in principe alleen of de commissie goed loopt, of er genoeg activiteiten worden georganiseerd en of er genoeg enthousiasme aanwezig is. De 3
voorzitter controleert of ieder zijn of haar taken wel daadwerkelijk doet. Het bestuurslid zal dus bij een goed functionerende voorzitter en commissie op de achtergrond blijven. Een bestuurslid zit in een groot aantal commissies en heeft daarnaast nog zijn of haar handen vol aan bestuurstaken. Daarom doet een bestuurslid in principe geen commissiewerk en zal hij of zij ook niet notuleren. Dit laatste is de beginsituatie in elke commissie. Als het bestuurslid in de commissie het zelf ook leuk vindt om commissiewerk te doen, kan dit natuurlijk altijd; dit is dan wel de verantwoordelijkheid van het bestuurslid. Als een commissie niet goed functioneert, kun je daarover natuurlijk overleggen met het bestuurslid en dan is het wel de bedoeling dat het bestuurslid, samen met jou, in actie komt om de commissie weer op de rails te krijgen. 5 Motiverende taak Als voorzitter ben jij de uitgelezen persoon om je medecommissieleden actief te maken en te houden. Vaak hebben mensen alleen een zetje in de rug nodig, dan bruisen ze weer van activiteit. Het is ook belangrijk je verantwoordelijk te voelen voor hetgeen in de commissie gebeurt en de verantwoordelijkheid ergens voor te durven nemen. Het is ook goed je commissieleden zich verantwoordelijk en betrokken te laten voelen. Dit is essentieel voor het organiseren van een succesvolle, maar vooral ook bevredigende activiteit. Het is goed aan te geven dat je leden bijvoorbeeld bij een vergadering aanwezig moeten zijn en zich anders even moeten afmelden en dat ze geacht worden de notulen te lezen. 6 Plannen Het goed organiseren van een activiteit heeft alles te maken met planning. Plan je niet goed dan is de kans veel groter dat je organisatie in het honderd loopt. Het is zowel in lopende commissies (AxiCie, SportCie) als in niet-continue commissies (Intro, Symposium) heel belangrijk om goed te plannen. In lopende commissies is het goed regelmatig te kijken welke activiteiten op het programma staan en welke daar nog op moeten komen te staan. Kijk bij het plannen of de activiteiten niet samenvallen met andere grote activiteiten en of je ze niet in een kluitje zet met andere activiteiten. Kijk ook naar het rooster van alle studenten (dus niet alleen het rooster van jouw studie) en probeer hier rekening mee te houden. Als studenten niet kunnen (tentamenweek), andere activiteiten in de weg staan of als iedereen vrij heeft (voortentamenweek bij sommige studies) komt niemand! Bij het organiseren van de activiteiten zelf is het ook belangrijk een strakke planning aan te houden. Het is verstandig deze op tijd te maken zodat iedereen uit de commissie weet wanneer er wat moet gebeuren. Bij een jaarlijks opnieuw op te starten commissie zoals bijvoorbeeld de intro is het van essentieel belang dat er op tijd een tijdsplanning wordt gemaakt. Bedenk wanneer een begroting af moet zijn, wanneer bijvoorbeeld introkaternen af moeten zijn, wanneer het programma bekend moet zijn, wanneer een smoelenboek af moet zijn. Probeer zaken die ook al eerder geregeld kunnen worden en niet perse een week van tevoren haastig afgeraffeld hoeven te worden naar voren te schuiven en ruim op tijd te doen. Denk bij een intro of symposium aan het reserveren van zalen in de universiteit. Hoe langer je hiermee wacht, des te moeilijker wordt het ze te regelen. Probeer goed in de gaten te houden of je commissie zich houdt aan de planning en stel desnoods deadlines. Je bent in principe zelf in staat om te bedenken wat belangrijk is; het is dus niet nodig overal een deadline voor te stellen. Het is als voorzitter je taak de planning te maken of te zorgen dat deze wordt gemaakt. Het is ook je taak om in de gaten te houden of mensen zich hieraan houden, verwacht niet van anderen dat ze dit doen. Wacht dus niet af maar begin gelijk met plannen. Het maakt het organiseren van een activiteit een stuk gemakkelijker! 7 Handleidingen Er bestaan handleidingen voor nieuwe actieve leden, voor de voorzitter, secretaris en penningmeester en voor een aantal (grote) activiteiten. De handleidingen zijn te vinden in de handleidingen-map, je kunt 4
ook aan het bestuurslid vragen of hij/zij ze wil printen. Zorg ervoor dat nieuwe leden van je commissie de actieve-leden-handleiding lezen en de eventueel de handleiding die hoort bij hun functie. De penningmeester hoort ook een pennycursus van het bestuurslid te krijgen, ga even na of dat gebeurd is. De pennycursus is essentieel voor de wat grotere commissies. Denk er ook aan om je opvolger alle benodigde handleidingen te verstrekken. 8 Draaiboek of handleiding maken Om het jezelf of je opvolger gemakkelijk te maken is het belangrijk een draaiboek van een activiteit of handleiding van een commissie te maken. Voor een lopende commissie als bijvoorbeeld de AxiCie is het goed een kort draaiboek te maken voor activiteiten die vaker terugkeren zoals bijvoorbeeld een liftwedstrijd. Het is goed om hierin bijvoorbeeld de tijdsplanning en de taakverdeling van die activiteit aan te geven, de datum, de benodigdheden, de e-mail- en telefoongegevens van bedrijven, verenigingen of personen waar je gebruik van hebt gemaakt voor je activiteit (waar huurden we de busjes ook al weer?). Het is ook goed de kosten van een activiteit aan te geven. Het hoeft geen boekwerk te zijn (zoals je commissiemap); een (paar) kantje(s) volstaat. Op sommige commissieaccounts staan nog oude draaiboeken, een enkele is zelfs nog recent en/of goed, andere zijn oud en/of waardeloos. Voor een commissie als de symposiumcommissie is het goed te zorgen dat er een handleiding is om te voorkomen dat je opvolger net zoals jij het wiel opnieuw moet uitvinden. De meeste grote commissies zijn hier al wel van voorzien; zorg dat ze up-to-date worden gehouden! Opnieuw geldt hier weer, je hoeft het niet alleen te doen; je commissieleden kunnen je prima helpen! Het is begrijpelijk dat draaiboeken en handleidingen voor sommige commissies ECHT overbodig zijn; het zij zo. Voor de rest: je hoeft ze ook echt niet altijd in te kijken. Het is belangrijker DAT ze er zijn, het is fijn ergens op terug te kunnen vallen. 9 Nieuwe leden zoeken Het kan zijn dat er op een gegeven moment nieuwe leden voor je commissie moeten worden gezocht. Het is jouw taak om hiervoor zorg te dragen. Het wil niet zeggen dat jij ook degene bent die het allemaal zelf hoeft te doen. Je bent met een hele commissie, iedereen daarvan kan je helpen. Kijk bij het zoeken naar nieuwe leden niet te snel naar mensen die al actief zijn bij A Eskwadraat, kijk liever bij mensen die wel actief willen worden maar niet zo goed durven of gewoon nog nooit op het idee zijn gekomen. Kijk onder eerstejaars, tweedejaars, en als je zelf al ouderejaars bent, kijk onder je medestudenten. Een idee is ook om bij het zoeken naar nieuwe leden de Eerstejaarscommissie in te schakelen. Zij kennen veel mensen uit het eerste jaar, misschien kunnen zij iemand voor jullie regelen. Het bestuurslid weet vaak ook nog wel een paar namen en kan er bovendien voor zorgen dat er een advertentie op het commissievacaturebord komt en/of in de mailinglijst. 10 Nieuwe leden inwerken Als het nieuwe lid is gevonden moet deze natuurlijk worden ingewerkt. Recentelijk zijn de handleidingen bijgewerkt, en er is nu een goede nieuwe actieve-leden-handleiding. Draag er zorg voor dat je nieuwe lid deze doorleest, zorg ervoor dat je nieuwe lid ook de commissie-e-mail krijgt (door hem of haar in de.forward van de commissie te zetten) en introduceer je nieuwe lid even bij de rest van de commissie. Nodig hem of haar een keer uit in de A Eskwadraatkamer en leg het nodige uit over je commissie, hoe het e-mailen vanaf een commissie-account gaat, hoe vaak jullie vergaderen, wie er in de commissie zitten (!), wat jullie zoal organiseren. Het is je taak als voorzitter (te trachten) het nieuwe lid in de commissie te integreren en op die manier hem of haar zich thuis te laten voelen bij A Eskwadraat. 5
11 Vrij specifieke taken Zorg voor een goed notulensysteem. Het kan heel netjes in bijvoorbeeld L A T E X maar een overzichtelijk txt-bestandje is mogelijk soms sneller. Voorbeelden hiervan staan waarschijnlijk op de commissieaccount. Het is nuttig om, indien mogelijk dezelfde (grote, generaliseerde) punten op de agenda te zetten zoals bijvoorbeeld sponsoring en niet twee aparte punten voor twee aparte sponsors. Ook voor minder triviale voorbeelden is het soms handig vaste agendapunten te hebben. Zorg voor een opgeschoond account. Dit zorgt ervoor dat iedereen snel kan vinden wat hij of zij zoekt. Maak aparte mappen Notulen, Handleiding(en), Brieven etc. en zorg dat iemand ook de account netjes houdt. In principe is dit een secretaristaak. Het is fijn als je penningmeester een goed contact heeft met de verenigingspenningmeester, Marten Spoor (penny@a-eskwadraat.nl). Verder is het goed te weten wie van het bestuur je als commissie kan aanspreken voor welke zaken. Wil je (als commissie) contact met de universiteit of de faculteit of moet je iets weten over sponsoring, benader dan de Commissaris Extern, Cindy Berghuizen, comext@a-eskwadraat.nl. Wil je dingen weten over leden, en de mailing, benader dan de Secretaris, Eveline Visee, secretaris@a-eskwadraat.nl. Zorg dat je leden dit ook weten. Probeer te zorgen dat er tijdig voor een activiteit kopij wordt geleverd aan de Secretaris voor bijvoorbeeld de regelmatige mailing, het DUB, β-nieuws en het FacNieuws. Als je met je commissie een boekje of een poster of iets dergelijks laat drukken, wil de archiefcommissie graag drie exemplaren hebben, houd daar rekening mee. Bij symposiumverslagen en almanakken zijn er exemplaren nodig voor de donateurs; de secretaris kan je daar meer over vertellen. Het is voor het naslagwerk goed een kopietje van een activiteitennaverslag aan het bestuur te sturen. Wijs een vrijwilliger binnen je commissie aan (kun je ook zelf zijn) om de homepage van je commissie bij te houden; als jullie het niet doen, gebeurt het niet. Op de A Eskwadraathomepage kun je voor een handleiding naar de WebCie surfen. Als je de website al af hebt moet je in de Previewsectie zijn. Als je iets niet kunt vinden of iets niet begrijpt, vraag gerust degene achter de computer naast je of iemand van het bestuur. Houd het mailaccount netjes. Zorg dat e-mail in mappen wordt opgeslagen zodat het makkelijk is om later mailtjes terug te vinden. Het is het makkelijkste wanneer een persoon verantwoordelijk is voor het net houden van de mailbox. In principe is ook dit een secretaristaak. 12 Tenslotte Het voorzitterschap is iets heel leuks. Je leert overzicht houden, delegeren en vergaderingen leiden, je leert hoe je mensen kunt stimuleren om dingen te organiseren en om ze enthousiast te krijgen voor iets. Probeer ook voor je medecommissieleden een leuke voorzitter te zijn zodat zij met evenveel plezier commissiewerk kunnen verrichten als jij! Mocht je nu merken dat je je taak als voorzitter niet meer zo leuk vindt of duidelijk niet meer genoeg tijd hebt, ga dan eens praten met het bestuurslid of de commissie zelf. Misschien is er wel iemand anders die ook graag eens voorzitter zou willen worden van een commissie; laat die ruimte open bij aanvang van het collegejaar. Veel succes! 6
13 Voorbeeldagenda 1. Opening 2. Vorige notulen 3. Post In/Uit 4. Mededelingen 5. Financiën 6. Sponsoring 7. Draaiboek 8. W.V.T.T.K. 9. Rondvraag 10. Vaststellen datum volgende vergadering 11. Sluiting 7