FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen

Transcriptie

1 Bestuur 2014/2015 Voor het verenigingsjaar 2014/2015 is het FVOG op zoek naar een nieuw bestuur dat zich een jaar lang wil inzetten voor de belangenbehartiging van alle faculteits- en studieverenigingen van de Rijksuniversiteit Groningen. We zijn op zoek naar mensen die de volgende functies willen vervullen: - Voorzitter - Vice-voorzitter - Secretaris - Penningmeester Om je een beter beeld te geven wat het FVOG nu precies doet en wat je kan verwachten van een jaar FVOG bestuur hebben we de structuur, de bezigheden en de functieomschrijvingen uiteengezet in dit document. Voor meer informatie mag je ook contact opnemen met Frank Hop (voorzitter) via Direct solliciteren? Mail dan je CV + motivatie naar voorzitter@fvog.nl. FVOG Het FVOG is in 1987 opgericht en vertegenwoordigt al meer dan 20 jaar de belangen van de faculteits- en studieverenigingen gelieerd aan de Rijksuniversiteit in Groningen. Statutair heeft de vereniging twee doelen: Het behartigen van de belangen van de faculteits- en studieverenigingen. Het bevorderen van de onderlinge samenwerking van de faculteits- en studieverenigingen. Om deze doelen te bereiken participeert het FVOG in diverse overleggen op universitair niveau en organiseert zij diverse activiteiten voor de aangesloten verenigingen. Een overzicht van de verschillende overleggen en activiteiten is te vinden in dit document. Om de functie van spin in het web te vervullen is goede communicatie onmisbaar. Zowel interne als externe communicatie dient goed onderhouden te worden. Het is daarom gebruikelijk dat het bestuur minstens een keer in de twee weken vergadert. De communicatie, zowel naar de leden als naar hogere instanties, wordt middels mail, post en persoonlijke contactmomenten onderhouden. Bestuur Het bestuur van het FVOG wisselt jaarlijks per 1 september. De zoektocht naar een nieuw bestuur begint eind april / begin mei. Middels een open sollicitatieprocedure kunnen leden van de aangesloten

2 verenigingen hun interesse kenbaar maken voor een positie in het bestuur. Vervolgens zal het zittende bestuur uit de sollicitanten een kandidaatsbestuur voordragen aan de Algemene Verenigingen Vergadering (AVV). Mochten er onvoldoende sollicitanten zijn dan wordt een beroep gedaan op een van te voren vastgestelde lijst met verenigingen die een bestuurslid dienen te leveren (de vangnetregeling). De volgorde op deze lijst is in goed overleg met de verenigingen vastgesteld. Aangesloten verenigingen Het FVOG heeft op dit moment 50 aangesloten verenigingen. Alle faculteits- en studieverenigingen die alle studenten van een bepaalde studie of interessegebied accepteren als lid, kunnen zich aansluiten bij het FVOG. Tijdens de AVV s die 3 keer per jaar worden georganiseerd kunnen deze verenigingen met elkaar in discussie over bepaalde onderwerpen. Verder kunnen verenigingen advies geven en ontvangen van elkaar. Externe contacten Zoals eerder genoemd is goede communicatie onmisbaar om de functie van spin in het web te vervullen. De externe communicatie dient dus goed onderhouden te worden. De aangesloten verenigingen zijn goed te bereiken via de mail en tijdens (constitutie)borrels. Universitaire instanties zijn ook via de mail goed te bereiken maar het is handig om persoonlijk contact te onderhouden met deze partijen. Het past binnen de cultuur van de RUG om veel in de wandelgangen te overleggen. Enkele belangrijke contacten zijn: SOG (studentenfractie Universiteitsraad) Lijst Calimero (studentenfractie Universiteitsraad) OSR (studentenfractie Universiteitsraad) Presidiumlid studentfractie Contractus (koepelorganisatie van algemene gezelligheidsverenigingen) CUOS Student Assessor Rector Magnificus KEI ESN

3 Via de fracties in de universiteitsraad kan je goed op de hoogte blijven van alles wat er op universitair niveau speelt en is het mogelijk om invloed uit te oefenen op beslissingen die op universitair niveau genomen worden. Als koepel van faculeits- en studieverenigingen ben je voor hen het eerste aanspreekpunt als er zaken ter sprake komen over de faculteits- en studieverenigingen en diens belangen. Je hebt in dat opzicht dan ook een kennisvoorsprong. In september wisselen alle fracties. Het presidium van de universiteitsraad wordt gevormd door een lid vanuit de personeelsfractie en een lid vanuit de studentenfracties. Zij houden direct contact met het College van Bestuur (CvB) van de universiteit. Dit is een uniek model van inspraak dat nergens anders in Nederland is te vinden (het Harmoniemodel). Op deze manier zijn de lijntjes tussen de universiteitsraad en het CvB kort en worden veel harde discussies voorkomen. Het presidiumlid van de studentenfracties is een makkelijk aan te spreken persoon die bijna alles weet wat er speelt op het hoogste universitaire niveau. Naast het presidiumlid is er vorig jaar een nieuwe rol bijgekomen: de rol van student assessor. De student assessor is adviseur van het CvB en heeft een adviserende stem in het door het CvB te bepalen beleid, het is voor het FVOG erg nuttig en waardevol om contact met de student assessor te onderhouden. Het CUOS is verantwoordelijk voor de toetsing van beursaanvragen van o.a. studieverenigingen. Contractus is de koepel van acht algemene studentenverenigingen (ASV s) en vertegenwoordigt logischerwijs hun belangen. Daarnaast is er nog de Stichting Studentenactiviteiten (SSA), dit is de koepel van studieverenigingen van de Hanzehogeschool (HG). Zij vervullen daar voor de HBOverenigingen de functie van zowel het CUOS als het FVOG. Sinds vorig jaar is er een nauwe samenwerking tussen stichting KEI en het FVOG. Tijdens de KEI-week krijgen faculteits- en studieverenigingen via het FVOG ruimte om e.e.a. te organiseren. Algemene Verenigingen Vergaderingen (AVV s) Het FVOG houdt drie maal per jaar een Algemene Verenigingen Vergadering (AVV). Tijdens deze vergaderingen worden alle belangrijke ontwikkelingen sinds de vorige AVV besproken. Vaak is dit een herhaling en verdieping van onderwerpen waar al eerder melding van is gemaakt, bijvoorbeeld in de nieuwsbrief. Verenigingen zijn niet altijd even goed op de hoogte van alle zaken die er spelen. De AVV s zijn daarom een goede gelegenheid om de verenigingen te informeren en hun vragen te beantwoorden. Omdat de AVV s goed worden bezocht bieden ze ook een goede gelegenheid om de mening van de aangesloten verenigingen over een onderwerp te peilen. De overdrachts-avv vindt begin september plaats. Hierna worden normaal gesproken nog twee AVV s georganiseerd voor de volgende overdrachts-avv. Statutair is het FVOG overigens verplicht slechts één vergadering per jaar te organiseren, te weten binnen drie maanden na afloop van het verenigingsjaar.

4 De vergaderingen verlopen meestal ordentelijk. De zaal is immers gevuld met bestuursleden die weten hoe de protocollen zijn bij een ledenvergadering. Desalniettemin is het belangrijk een goede orde te bewaren, zeker tijdens discussies. Besef goed dat het FVOG de stem van álle verenigingen moet laten horen. Zorg er voor dat alle verenigingen, groot en klein, de mogelijkheid hebben om hun standpunt te verkondigen. Functies Voorzitter Als voorzitter ben je verantwoordelijk voor de algemene gang van zaken. Je hoofdtaak is er voor ogen dat het FVOG goed functioneert in de Groningse universitaire wereld. Vaak ben je de spreekbuis van het FVOG, of wordt je zo gezien. Dit houdt in dat je van alle zaken die spelen op de hoogte moet zijn. Ga er vanuit dat de meeste bestuursleden van aangesloten verenigingen weten wie je bent, terwijl dat omgekeerd natuurlijk niet altijd zo is. Binnen het bestuur bewaak je de eenheid en geef je richting aan het algemene beleid van het orgaan. Ook zit je de bestuursvergaderingen en AVV s voor en maak je de agenda s hiervoor. De taken van de voorzitter: - Algemene Verengingen Vergaderingen voorbereiden en voorzitten - HR en statuten kennen er hier ook mee werken - Activiteiten goed inplannen en het jaaroverzicht bijhouden / naleven - Op constitutieborrels het bestuur voorstellen en ook op andere gelegenheden het woord nemen en het FVOG vertegenwoordigen - Inschrijven bij de Kamer van Koophandel - Contact houden met de aangesloten verenigingen - Contact houden met de studentenfracties - Er op toezien dat de bestuurstaken evenwichtig verdeeld worden over de bestuursleden en goed worden uitgevoerd - Eigen invulling... Je takenpakket kan zo groot zijn als je hem zelf maakt Daarnaast zijn er zaken die, bijvoorbeeld naar aanleiding van je beleidsplan, om extra aandacht vragen.

5 Vice-voorzitter Er liggen gevarieerde taken voor je als je je opwerpt als vice-voorzitter van de FVOG. Als vicevoorzitter vervang je ook de voorzitter wanneer deze afwezig is tijdens gewone bestuursvergaderingen, Algemene Verenigingen Vergaderingen maar ook tijdens constitutieborrels of andere officiële gelegenheden. Naast natuurlijk de luisterrijke borrels waar je je op de hoogte stelt van alle zaken die de verenigingen bezighouden, schuif je elke maand aan bij het CUOS-koepel overleg, waar de grote lijnen binnen het gehele verenigingsleven van de studenten wordt aanschouwd en de positie van de studenten (en voor jou de studieverenigingen) het voornaamste punt op de agenda is. Zodra er iets interessants langskomt (van bijvoorbeeld de U-raad), is het zaak hierop in te spelen. Omdat de enige specifieke taak van de vice-voorzitter plaatsnemen in het CUOS-koepeloverleg is, kun je extra taken op je nemen. Secretaris Als Secretaris is het jouw officiële taak contact te onderhouden met de leden. De nieuwsbrief die je samen met je bestuursgenoten hebt geschreven wordt uit jouw naam verstuurd. Verder houd je de mailbox bij en beantwoord je vragen. Vragen waar je geen antwoord op hebt, kan je bewaren tot de vergadering en dan ter sprake brengen of even doorsturen naar je bestuursgenoten. Vergaderingen Jouw taken tijdens de bestuursvergaderingen zijn: post meenemen, belangrijke mail uitprinten en het notuleren van de vergadering. Tijdens de AVV s draag je ook zorg voor het notuleren, het printen van alle benodigde stukken, het aftekenen van de presentielijst en het de aanwezigheid en het gebruik van stemlijsten. Post De post voor het FVOG wordt bezorgd aan de Broerstraat 5, waar het FVOG een postvakje heeft. Er komt redelijk wat post binnen, voornamelijk constitutiekaartjes en verenigingsblaadjes van de leden. Constitutieborrels Wanneer verenigingen het FVOG uitnodigen voor hun constitutie is het wel zo netjes om er heen te gaan, vergeet dan niet in het gastenboek te schrijven. Vaak ben je er ook al omdat je eigen vereniging ook is uitgenodigd. Kunnen jullie niet, probeer dan een kort mailtje te sturen. Daarnaast kun je in overleg met je bestuur als secretaris andere taken op je nemen. Afgelopen jaar was de secretaris bijvoorbeeld het aanspreekpunt voor alles rondom Learning Communities.

6 Penningmeester Als penningmeester ben je verantwoordelijk voor het financiële reilen en zeilen van het FVOG. Zo zorg je dat er geld binnenkomt en je zorgt ervoor dat het word uitgegeven. De boekhouding wordt bijgehouden met Excel. Door de relatief kleine begroting is een professioneel boekhoudprogramma niet nodig. De belangrijkste momenten voor de penningmeester zijn de financiële afhandeling van het besturenweekend, besturendag en BHV cursus, alsmede de inning van de contributie. Daarnaast is het binnenhalen van sponsoring ook een taak van de penningmeester. Zorg dat je je administratie goed bijhoudt, dat maakt de kascontrole en AVV een stuk gemakkelijker! Naast deze vanzelfsprekende taken als penningmeester, ben je ook betrokken bij de organisatie van de activiteiten van het FVOG en het onderhouden van contacten van verenigingen en andere instanties. Afgelopen jaar heeft de penningmeester alle vergaderingen omtrent NEXT bijgewoond.