Een andere grote taak die je op je zal nemen als secretaris is het notuleren van de bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen.

Transcriptie

1 Voorzitter Als voorzitter leid je de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen. Tijdens de bestuursvergaderingen zorg je ervoor dat de vergadering gestructureerd verloopt, er goede conclusies getrokken worden en de taken evenredig verdeeld worden. Het is belangrijk dat je hiermee rekening kunt houden met alle bestuurstaken die al bij andere bestuursleden liggen. Je houdt het overzicht van wat er gedurende het jaar moet gebeuren en bent eindverantwoordelijk voor de uitvoering daarvan. Daarnaast leid je de algemene ledenvergadering. Hier zorg je ervoor dat je de mening van het bestuur representeert, maar ook dat je open staat voor mening en input van je leden. Je geeft iedereen de kans om te spreken en zorgt ook hier dat er goede conclusies getrokken worden. Voorafgaand aan de alv s moet je zorgen dat alle stukken volledig en in orde zijn en bereid je je samen met het bestuur voor op kritische vragen die vanuit de ALV kunnen komen. Om te weten wat er in de vereniging speelt onderhoud je natuurlijk nauw contact met de FIBs, maar langsgaan op activiteiten kan geen kwaad. De voorzitter der BeeVee wordt gezien als het gezicht van BeeVee en moet dus zichtbaar zijn. Verder is de voorzitter ook contactpersoon van BeeVee voor koepelvereniging Olympus, de Alumnicommissie Biowetenschappen (ACB) en het faculteitsbestuur. Met deze instanties zul je dus regelmatig contact onderhouden. Zoals je leest is de voorzitter een verantwoordelijke, maar ook een hele leuke en leerzame functie. Als je denkt dat het wat voor je is, stuur dan een mailtje naar beevee_voorzitter@science.ru.nl. Wil je graag meer weten over deze functie? Schroom je niet Dominique aan te spreken!

2 Secretaris Als secretaris heb je een hoop belangrijke taken voor het bestuur en de vereniging. Je houdt de ledenadministratie bij; als mensen lid worden, verzamel je hun gegevens en voer je ze in de online ledenadministratie in. Alle leden krijgen een door jou gemaakt BeeVee-pasje waarmee ze altijd en overal kunnen aantonen lid van BeeVee te zijn. Je bent als secretaris ook verantwoordelijk voor alle post die bij BeeVee binnenkomt. Je haalt alle papieren post regelmatig op bij de postkamer en bekijkt deze of speelt het door naar een van de andere bestuursleden. Ook alle digitale post die binnenkomt wordt door jou doorgespeeld naar de andere bestuursleden. Zo bepaal jij dus welke inkomende mail nuttig is voor het bestuur en bespaar je de overige bestuursleden een hele hoop spam. Een andere grote taak die je op je zal nemen als secretaris is het notuleren van de bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen. Om alle leden te informeren over ontwikkelingen of activiteiten van BeeVee of voor BeeVee, schrijf je iedere twee weken een nieuwbrief en houdt je de agenda op de website bij. Ook verzend je de MOTjEs naar de geabonneerde personen. Verder onderhoud jij het contact met broertjes (de andere bètastudieverenigingen) en zusjes (de andere biologiestudieverenigingen in Nederland)! Net als de meeste andere bestuursleden, draai je als secretaris ook een keer in de week in de pauze een kamerdienst. Een bestuursjaar is erg leuk en nuttig. Je leert samenwerken, plannen, verantwoordelijkheid en nog veel meer. Je bent erg gevarieerd bezig en overal bij betrokken. Als je denkt dat deze functie wel iets voor jou is, mail dan naar We zien je mailtje tegemoet! Je mag natuurlijk ook een praatje komen maken met Daphne om alle ins en outs van het secretarisleven te horen.

3 Penningmeester Als penningmeester regel je alle geldzaken rondom BeeVee. Je betaalt rekeningen, je maakt begrotingen voor activiteiten en je houdt in de gaten of de VACs niet te veel of juist te weinig geld uitgeven. Als er veel contant geld in de kassen zit, ga je dit storten bij de bank. Je maakt facturen en je houdt in de gaten dat subsidies en sponsoringen wel gestort worden. Verder houd je alle geldstromen bij in een boekhoudprogramma zodat je alle inkomsten en uitgaven op een rijtje hebt. Eén keer in de week heb je een declaratieuurtje. Dit is het moment waarop alle VACvoorzitters en VAC-penningmeesters langs kunnen komen om voorgeschoten bonnetjes terug te vragen. Hiernaast heb je ook vaak contact met de VAC-voorzitters en VACpenningmeesters om nieuwe of grote uitgaven te bespreken. Jij bepaalt als penningmeester of deze uitgaven gedaan mogen worden. Twee keer per jaar maak je een overzicht van alle financiën en dit financieel (half-) jaarverslag presenteer je op een algemene ledenvergadering. Kortom, het is een erg veelzijdige functie waarbij je veel contact hebt met veel verschillende mensen. Lijkt dit je wat? Stuur dan een mailtje naar Als je nog brandende vragen heb, kan je die altijd stellen bij Leanne!

4 Functionaris Onderwijs en Studiematerialen Als Functionaris Onderwijs en Studiematerialen regel je alles wat te maken heeft met de boekenverkoop. Je biedt BeeVee leden (en niet-leden) de mogelijkheid om studieboeken te bestellen. Je zoekt uit welke boeken de studenten nodig hebben en je onderhoudt contact met de boekenleverancier. Je regelt ook de practicummaterialen voor de eerstejaars. Hiervoor houdt je contact met bedrijven en zorg je ervoor dat de studenten zo voordelig mogelijk aan hun materialen komen. Verder zorg je er als Functionaris Onderwijs en Studiematerialen voor dat je op de hoogte bent van alles wat er binnen de opleiding en de faculteit speelt op het gebied van onderwijs. Hiervoor word je lid van ABO, indien mogelijk de opleidingscommissie (OLC) en onderhoud je contact met de facultaire studentenraad (FSR). Je gaat ongeveer een keer per maand naar de pre-olc vergaderingen (een vergadering die de studentleden van de OLC organiseren voor elke OLC vergadering om hun punten te bespreken). Ook kun je ervoor kiezen om naar het breed overleg te gaan, een 6 wekelijks overleg tussen alle OLC s van de faculteit. Je houdt bovendien in de gaten of het contact tussen ABO en OLC goed verloopt, het is namelijk erg belangrijk dat ABO ideeën en problemen die zij zelf niet op kan lossen doorgeeft aan de OLC. Ook ga je naar vergaderingen van het landelijk overleg biologiestudenten (LOBS), waar studenten van alle biologieopleidingen in Nederland bij elkaar komen en informatie en tips uitwisselen over onderwijsgerelateerde zaken. Je houdt als Functionaris Onderwijs en Studiematerialen niet alleen het bestuur op de hoogte van ontwikkelingen in het onderwijs, maar speelt deze informatie ook door naar de leden. Het bijhouden van de studiepagina op de website behoort tot je taken. Op een vaste dag in de week heb je in de pauze kamerdienst. Natuurlijk vergader je ook regelmatig (ongeveer een keer in de twee weken) met de rest van het bestuur. Hier breng je rapport uit over wat je allemaal hebt gedaan sinds de vorige vergadering. Lijkt deze functie je wat? Stuur dan een mail naar beevee_fos@science.ru.nl. Mocht je nog vragen hebben over deze functie? Tessa kan je alles vertellen over haar jaar als FOS.

5 Functionaris Externe Betrekkingen De functionaris externe betrekkingen (FEB) is een een uitdagende functie. Je zoekt sponsoring voor de hele vereniging, leidt sponsoring voor VACs in goede banen en bent verantwoordelijk voor de merchandise. Je functie houdt in dat dat je op verschillende manieren contact legt met bedrijven. Dit kan door ze aan te schrijven, te mailen, bellen of persoonlijk langs te gaan. Om de kans op succes zo groot mogelijk te maken zul je erg veel bedrijven moeten benaderen. En vervolgens is het natuurlijk de kunst om ze ervan te overtuigen van het nut van samenwerking met BeeVee. Bedrijven kunnen zich op veel manieren profileren bij onze leden. Bijvoorbeeld door te adverteren in door ons uitgegeven media, maar ook door lezingen te geven of ruimte voor activiteiten ter beschikking te stellen. Het is ook aan jou als FEB om hier nieuwe creatieve ideeën voor te bedenken. Dit alles betekent dat je actief en gemotiveerd moet zijn. Wel is het zo dat je altijd de hulp in kan schakelen van je mede-bestuursleden als je bedrijven gaat bellen of op gesprek gaat bij een potentiële sponsor. Daarnaast is het gebleken dat onze leden het erg waarderen als er leuke biologenavonden zijn. Het huidige contract met Café de Fiets loopt nog tot mei 2015, maar aan jou de taak om hierop een leuk vervolg op poten te zetten. Ook met andere horecagelegenheden kunnen leuke samenwerkingen tot stand komen. Ook onderhoud je contact met andere studieverenigingen in Nijmegen middels het Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen (SOFv). In de tweewekelijkse bestuursvergadering bespreek je je vorderingen met de rest van het bestuur. Samen kun je dan nadenken over hoe je dingen gaat aanpakken. Naast je sponsorwerf-taken zul je ook wat algemene taken moeten vervullen. Zo draai je een keer in de week een kamerdienst in de pauze. Hierbij help je leden die vragen hebben over studiematerialen, de ledenadministratie, enzovoort. Dus denk eens na of FEB iets voor jou is! Als je geïnteresseerd bent mag je een mailtje sturen naar Heb je nog vragen? Spreek Monique een keer aan!

6 Functionaris Interne Betrekkingen In verband met het grote aantal VACs dat BeeVee telt, worden er ook dit jaar weer twee functionarissen interne betrekkingen gezocht. Middels de IB-vergaderingen onderhoud je het contact met de VACs. Je houdt bij wat de VACs allemaal doen en zorgt dat er geen overlap is in activiteiten. Ook zorg je ervoor dat er niet teveel activiteiten in korte tijd plaatsvinden. In deze functie ben je er niet alleen voor de begeleiding van VACs, maar ook als schakel tussen het bestuur en de actieve leden. Op deze manier kunnen bestuurszaken met IB besproken worden en krijgen VACs de gelegenheid hun mening te delen met het bestuur. Buiten dit verzorg je het jaarlijkse bestuursweekend, het Actief LedenFeest, het EreLedenFeest, de cadeautjes voor de oud-voorzitters en de bedankjes voor de gestopte actieve leden. Verder ga je natuurlijk naar zoveel mogelijk activiteiten zodat je een goed beeld hebt van hoe alles loopt en waar de leden in geïnteresseerd zijn. Ook draai je eens in de week een kamerdienst en ben je uiteraard aanwezig op de bestuursvergaderingen om jullie taken en de voortgang van IB te bespreken met het bestuur. Al met al kun je hier flink je uurtjes mee vullen, maar gelukkig ben je nooit alleen, FIB ben je namelijk met zijn twee! Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Stuur dan een mail naar Je mag natuurlijk altijd Bastiaan en Marjan aanspreken om meer te weten te komen over deze uitdagende functie.