WORD JIJ HET NIEUWE GEZICHT VAN PAP?

Transcriptie

1 WORD JIJ HET NIEUWE GEZICHT VAN PAP? BESTUURSINFORMATIEBOEKJE

2 INHOUDSOPGAVE Voorwoord 3 Het bestuur 4 Voorzitter 4 Secretaris 5 Penningmeester 5 Coördinator Studie-inhoudelijk 6 Coördinator Ontspanning 6 Coördinator PR 7 Meest gestelde vragen 8 Bestuursinformatie-avond 11 2

3 VOORWOORD Leuk dat je wellicht geïnteresseerd bent in een bestuursjaar bij Studievereniging PAP! In dit boekje vind je alle informatie over bestuur, zodat je een beter beeld kunt vormen over de taken van de verschillende bestuursfuncties, een antwoord krijgt op veelgestelde vragen en informatie over de bestuursinformatieavond. Liefs, Het 14 e bestuur der studievereniging PAP Eva, Marthe, Ruud, Marja, Esmée, Anne Fleur & Saline 3

4 HET BESTUUR Aankomend jaar bestaat het bestuur uit zes bestuursleden, namelijk: Voorzitter, secretaris, penningmeester, coördinator studie-inhoudelijk, coördinator ontspanning en coördinator PR. Samen zijn ze verantwoordelijk voor de gang van zaken binnen de vereniging. Tijdens een bestuursjaar ontwikkel je verschillende vaardigheden, zoals organiseren, binnen een team functioneren, feedback geven en ontvangen, en nog veel meer. Bovendien leer je jezelf beter kennen. In zo n jaar is er veel ruimte voor eigen ideeën en is het onwijs leuk om met een groep de vereniging draaiende te houden. Een bijkomend voordeel is dat het goed staat op je C.V., hiermee kun je je van andere studenten onderscheiden. Voorzitter Als voorzitter stel je samen met de secretaris de agenda op voor de verschillende vergaderingen: de bestuursvergadering en de algemene ledenvergadering. Ook zit je deze vergaderingen voor (bij de landelijke vergaderingen wisselen de verschillende verenigingen elkaar elk jaar af). Tevens ben je het gezicht van de vereniging. Zo houd je bijvoorbeeld praatjes tijdens officiële gelegenheden en ben je aanwezig bij de vergaderingen van de verschillende overkoepelende verenigingen. Gedurende het jaar heb je dus eigenlijk maar een paar concrete taken. Verder doe je veel dingen die niet onder een andere functie vallen, of dingen die vanzelf op je pad komen. Je hebt dus veel ruimte om zelf taken op te pakken of projecten op te starten. Daarnaast houd je het overzicht over alles wat er binnen de vereniging gebeurt: Zowel bij de activiteiten als het functioneren van de groep. Je zorgt dat de andere bestuursleden met plezier kunnen blijven meedraaien en als er dingen zijn die even minder lekker lopen ben jij het aanspreekpunt. 4

5 Je bent dus een soort coördinator van het bestuur. De uren van deze functie variëren per week sterk. Secretaris Als secretaris ben je verantwoordelijk voor alle inkomende en uitgaande post. Je opent, ordent, beantwoordt en verstuurt de post en de mail en bespreekt dit in de bestuursvergadering. Ook verstuur je de PAPgenda, waarin alle activiteiten en excursies gepromoot worden, en de vacatur , waarin alle nieuwe vacatures genoemd worden, naar de leden. Tijdens de vergaderingen ben jij degene die notuleert en deze notulen uitwerkt en doorstuurt naar de (bestuurs)leden. Dit geldt zowel voor de bestuursvergadering als voor de Algemene Ledenvergadering. Daarnaast hoort het beheren en analyseren van het ledenbestand tot jouw takenpakket. Omdat je als secretaris verantwoordelijk bent voor de mail, zul je ook veelal de contactpersoon zijn naar andere verenigingen toe. Je bent het eerste aanspreekpunt en het behouden van de contacten met andere verenigingen zal voor een groot deel onder jouw verantwoordelijkheid vallen. Penningmeester Als penningmeester ben je verantwoordelijk voor de financiële zaken die PAP aangaan. Je maakt onder andere de begroting aan het begin van het jaar, het halfjaarlijks financieel verslag en het financieel jaarverslag. Verder houd jij de inkomsten en uitgaven op de rekening in de gaten. Je informeert je overige bestuursleden over de verschillend potjes met geld. Je incasseert het geld van de leden die naar alle activiteiten komen. Aan het begin van de maand controleer je samen met de Financie de boekhouding van de afgelopen maand. Ook het contact met de universiteit over financiële zaken hoort bij deze functie. Afgelopen jaar viel het zoeken van sponsors ook onder het takenpakket van de penningmeester. Dit zou echter ook onder de coördinator PR kunnen vallen. 5

6 Coördinator Studie-inhoudelijk Als coördinator studie-inhoudelijk zorg je ervoor dat er genoeg leuke en interessante studie-inhoudelijke activiteiten georganiseerd worden. De excursies, workshops en lezingen organiseer je zelf. Samen met de Sympocie organiseer je ten minste één symposium. Daarnaast organiseer je samen met de Tripcie de studiereis. Je zorgt er dus voor dat de studenten de kans krijgen om zich meer te verdiepen de praktijk van pedagogiek, in hun toekomstige werkveld. Voor veel activiteiten moeten faciliteiten geregeld worden, dit behoort ook tot je taken. Je houdt ook de contactgegevens van bijvoorbeeld instellingen en sprekers bij, zodat deze weer opnieuw gebruikt kunnen worden. Daarnaast is de coördinator studie-inhoudelijk vaak degene uit het bestuur die Contactpersoon van de Inspraak (CpI) is. Dit betekent dat je in de medezeggenschap van de faculteit Sociale Wetenschappen meedraait en weet wat er speelt op het niveau van de opleiding, de faculteit en de universiteit. Dit kan je communiceren naar de studenten en andersom. Coördinator Ontspanning Als coördinator ontspanning ben je verantwoordelijk voor het organiseren van ontspannende activiteiten met behulp van je commissies. Dit zijn de Feestcie (voor de feesten en het jaarlijkse gala), de Uitjes (voor andere ontspannende activiteiten), de Dagjes (voor dagjes uit), de Introcie (voor het introweekend), de Weekendcie (voor een weekendje weg met de actieve leden) en de Apres-skicie (voor een wintersportvakantie). De feesten organiseer je in samenwerking met andere studieverenigingen. Hierdoor kom je in contact met allerlei verschillende mensen, van verschillende studieverenigingen. Samen met de Introcie en de coördinator ontspanning van het nieuwe bestuur zorg je ervoor dat de eerstejaars tijdens het Introweekend op een leuke manier kennis maken met PAP. Als coördinator zorg je ervoor dat de commissies goed draaien door vergaderingen te plannen en de taken binnen de commissies te verdelen. Tussen de vergaderingen door houd je met de commissies contact om het overzicht te houden waar iedereen mee bezig is of nog mee aan de slag gaat. 6

7 Coördinator PR Als coördinator PR houd je je bezig met het promoten van PAP als studievereniging en haar activiteiten. Dit doe je onder andere met de commissies die je coördineert. Dit zijn de Paperascie (voor de PAPeras, het verenigingsblad van PAP), de Promocie (voor promotieacties en PR weken) en eventueel, dit is niet ieder jaar hetzelfde, de Almanakcie (voor de Almanak, het jaarboek van PAP). Dit zijn commissies waarbij creativiteit en originaliteit centraal staan. Je gaat met de computer aan de slag, maakt/verzamelt foto s van de activiteiten en beheert de social media van PAP. Je leert hoe je een website moet bijhouden en je leert hoe je met een tekenprogramma mooie posters en flyers kan maken. Ook valt de Boekenservice binnen je takenpakket. Vier keer per jaar geef je door welke boeken gebruikt zullen worden voor cursussen binnen de opleiding. Je hebt ook contact met de boekencoördinatoren van andere verenigingen. Hiernaast weet je overal wat vanaf, aangezien je er zorg voor draagt dat alles op tijd gepromoot wordt. 7

8 MEEST GESTELDE VRAGEN Als je erover denkt om in het nieuwe PAPbestuur te gaan, heb je vast een aantal vragen hierover. Dat kunnen we ons goed voorstellen want toen wij zelf in die positie zaten, hadden we ook allerlei vragen. We hebben daarom een overzichtje gemaakt van de vragen waarvan wij denken dat die belangrijk zijn in de afweging om te solliciteren voor een bestuursfuntie. Als jouw vraag er niet bij staat: mail gerust naar Dan zullen we jouw vraag persoonlijk beantwoorden. Je mag ook altijd nog even met één van ons komen praten. Gaat een bestuursjaar nu meer tijd kosten door de overgang naar zes bestuursleden? Dit jaar bestaat het bestuur uit zes personen in plaats van zeven personen. Hiervoor is gekozen omdat afgelopen jaar de commissieleden meer taken op zich hebben genomen, waardoor de bestuursleden minder taken te doen hebben. Qua werklast zal het bestuur dus ongeveer net zoveel tijd kosten als afgelopen jaar. Daarnaast ligt er een voorstel om de namen van twee bestuursleden te veranderen, hierover zal gestemd worden. De coördinator ontspanning zal veranderen in coördinator intern en de coördinator PR in coördinator extern. Is een bestuursfunctie bij PAP te combineren met studeren, werken, sporten en andere activiteiten? Als je in het bestuur van PAP wilt, kan je gewoon blijven studeren. Een bestuursfunctie bij PAP is een parttime functie. Dit is bij andere studieverenigingen soms niet het geval. De meeste huidige bestuursleden hebben ervoor gekozen om een vak per blok te volgen in plaats van twee. Enkele andere bestuursleden hebben wel gewoon twee vakken per blok gevolgd. Een aantal uur werken per week gaat ook prima als het enigszins 8

9 flexibel ingezet kan worden. We sporten ook allemaal, sommigen van ons intensief en anderen minder intensief. Het weekend heb je sowieso vrij voor je eigen dingen. Daarnaast hebben de meesten van ons ook een relatie, dus ook dat is over het algemeen goed te combineren met bestuurswerk. Hoeveel tijd kost het bestuurswerk bij PAP ongeveer per week? Aan het begin van het jaar spreek je met je bestuur af hoeveel uur per week jullie de PAPkamer open zullen hebben. Dit jaar is de PAPkamer maandag tot en met donderdag van tot uur open en op vrijdag van tot uur. Tijdens deze uren moet er telkens minstens één bestuurslid aanwezig zijn. We hebben daarom een rooster gemaakt waarop we deze kamerdiensten hebben verdeeld. Dit komt neer op vier uur kamerdienst per week per bestuurslid. Tijdens deze kamerdiensten ben je er puur voor je leden, wat er op neerkomt dat je weinig bezig kan zijn met andere dingen tijdens je kamerdienst. Meestal zijn er meerdere mensen op de PAPkamer en het is naast een werkplek vooral een heel gezellige ruimte om leden te ontvangen. Naast de kamerdiensten hebben wij wekelijks een bestuursvergadering. Deze duurt ongeveer drie uur. Wij maken hier altijd een hele avond van, met samen eten, kletsen, je hart luchten en dan natuurlijk de BV. Je coördineert je commissies en hiermee heb je regelmatig vergaderingen. Daarnaast ben je als bestuurslid vaak aanwezig bij de door PAP georganiseerde activiteiten. Het is moeilijk te zeggen, maar gemiddeld ben je op zijn minst 20 uur per week met PAP bezig. In drukke weken met veel activiteiten is dit meer. Het lijkt me leuk om in het PAPbestuur te gaan maar ik weet nog niet zeker welke functie ik het leukst vind. Kan ik dan wel alvast solliciteren? Als je nog niet weet welke functie je het leukst vindt maar je weet wél al dat je in het PAPbestuur wil, kan je gewoon alvast een sollicitatieformulier invullen en inleveren. Sterker nog, wij vinden dat juist heel fijn! Op die manier kunnen wij namelijk al eerder met jullie gaan bespreken wat jullie interesses zijn. Op het sollicitatieformulier kan je bij elke functie aangeven wat je ervan vindt. 9

10 Je hoeft dus nog niet aan te geven welke je daarvan het leukst lijkt. Vaak weet je wel al welke functie je het minst leukst lijkt. Dit kan je dan al duidelijk aangeven. In de zomerperiode wil ik allerlei dingen gaan plannen, zoals een lange vakantie en extra werken. Is dit te combineren met het PAPbestuur? Hoe eerder wij een nieuw bestuur hebben gevonden, hoe eerder wij kunnen beginnen met inwerken. Het inwerken houdt in dat je met je voorganger afspreekt en dat deze je van alles over je toekomstige functie vertelt. Het is vaak ook prettig om een dagje met je voorganger mee te lopen zodat je ziet wat de dagelijkse bezigheden zijn. Je vrije tijd in de zomerperiode ben je hier dus niet mee kwijt. Het enige dat in de zomer moet gebeuren is het schrijven van het jaarplan, maar je kunt dit zelf inplannen. Vrijdag 24 tot en met zondag 26 juni zal er een inwerkweekend plaatsvinden. Officieel wordt je pas bestuur tijdens de Wissel- ALV in september. Vanaf dat moment hoef je dus pas kamerdiensten te draaien. Voor die tijd zijn er wel allerlei dingen die leuk zijn om mee te maken als nieuw bestuur. De introductieweek voor de nieuwe eerstejaars is daar één van. In deze week probeer je zo veel mogelijk eerstejaars lid te laten worden van PAP. Op die manier leren de eerstejaars jouw gezicht ook kennen. Je wordt dan ook gevraagd om bij sommige activiteiten van die week mee te helpen. Het eerstejaarsweekend is ook zo n activiteit waarbij je de nieuwe eerstejaars heel goed kan leren kennen en enthousiast kan maken voor PAP. Als nieuw bestuurslid ben je nu al verzekerd van een plekje bij het eerstejaarsweekend! Wij, dan bijna het oude bestuur, zijn bij deze activiteiten aanwezig om jullie te helpen. Kun je solliciteren als je geen/weinig ervaring hebt binnen PAP? Ook als je geen ervaring hebt met commissiewerk bij PAP, ben je van harte welkom in het PAPbestuur. Er zijn meerdere bestuursleden geweest die geen commissie-ervaring hadden. In het verleden zijn er zelfs bestuursleden geweest die nog niet eens lid waren van PAP voordat ze in het PAPbestuur gingen! 10

11 BESTUURSINFORMATIE-AVOND Ben jij benieuwd naar wat een bestuursjaar bij studievereniging PAP inhoudt? Of ben je gewoon nieuwsgierig naar wat de taken van de bestuursfuncties zijn? Kom dan naar de bestuursinformatie-avond op 22 maart. De locatie zal later nog bekend worden gemaakt. Op deze avond zullen alle bestuursleden aanwezig zijn om kort wat te vertellen over hun functie en taken, vervolgens is er tijd om per bestuurslid vragen te stellen. Iedereen is van harte welkom!! 11

12 WE HOPEN JE TE ZIEN OP DE BESTUURSINFORMATIE- AVOND! Studievereniging PAP Heidelberglaan 1 Langeveldgebouw, kamer F1.08 Universiteitscentrum de Uithof Telefoon: info@svpap.nl Website: