Informatiepakket Commissies TOP Week

Transcriptie

1 Informatiepakket Commissies TOP Week 2017

2 Inhoud TOP Week algemeen 3 Organisatie 4 Wat houdt een TOP commissielid zijn in? 5 Commissieperiode Structuur Vergaderingen Making memories Vergoeding Welke commissies zijn er? 6 Commissie Registratie Commissie Aquisitie & Financiën Commissie Communicatie & Media Commissie Evenementen Informatie avond 7 Sollicitatieprocedure 7 Vragen? 7

3 TOP Week algemeen De TOP Week is de algemene introductieweek voor alle nieuwe studenten (Tilburg University, Fontys Hogeschool en Avans Hogeschool) in Tilburg, georganiseerd voor en door studenten. De nieuwe studenten maken tijdens de TOP Week kennis met alle aspecten van het studentenleven in Tilburg, middels zowel studie gerelateerde als recreatieve activiteiten. Elk jaar wordt Tilburg op zijn kop gezet door bijna studenten die actief deelnemen aan de TOP Week. De commissies zorgen ervoor dat alle nieuwe studenten de leukste week van hun studentenleven beleven! In dit informatiepakket staat alle benodigde informatie met betrekking tot de commissies. 3

4 Organisatie Het dagelijks bestuur van TOP wordt gevormd door zeven studenten. Hieronder kun je zien wie de bestuursleden zijn en wat hun functies zijn. Daarnaast zijn er vier TOP commissies met in totaal ongeveer elf commissieleden die helpen om de TOP Week vorm te geven en te organiseren. Ook bestaat de organisatie uit ongeveer 30 Supers (dit zijn oud bestuurs- of commissieleden) en ruim 200 vrijwilligers. Mike van der Wouw Voorzitter Annabelle van den Akker Vice-Voorzitter Kim van Oeveren Treasurer Shauni Mulders Internal Affairs Breg je de Jong External Affairs Floor Schumacher Event Manager Lex Willems Logistiek Manager 4

5 Wat houdt een TOP commissielid zijn in? Commissieperiode Making memories Als commissielid begin je vanaf maart. In de periode maart t/m juni ben je als commissielid parttime bezig. Het is daardoor goed te combineren met jouw studie. In de maanden juli en augustus zal je fulltime bezig zijn als commissielid. Het is in de fulltime periode van groot belang dat je ook écht fulltime beschikbaar bent. Structuur Als commissielid neem je niet één maar twee commissies op je. Dit zorgt voor de nodige afwisseling tussen je werkzaamheden en je zal samenwerken met verschillende mensen binnen de commissies. Zo leer je veel van je medeorganisatoren goed kennen. Vergaderingen Wekelijks zal er op donderdagavond een algemene vergadering zijn met het dagelijks bestuur en alle commissies. In deze vergaderingen zal de voortgang van elke commissie besproken worden. Na elke algemene vergadering wordt er met alle commissieleden en het dagelijks bestuur (vrijblijvend) geborreld. Daarnaast zal je met jouw eigen commissies circa twee keer in de week vergaderen. Je zal hier ongeveer vijf uur per week mee kwijt zijn. Naast je dagelijkse bezigheden bij de commissies zullen er ook genoeg herinneringen gemaakt worden! Er zullen verschillende spontane activiteiten plaatsvinden en geborreld worden, maar daarnaast zijn er ook een aantal activiteiten die georganiseerd worden. Zo wordt er een (geheim) Kiwi weekend georganiseerd, is er een kennismakingsactiviteit met de hele organisatie (commissieleden, bestuursleden, bestuursleden en Supers), wordt er een proef kroegentocht gedaan met de hele organisatie en tot slot is er het pre-top feest en het TOP-after feest. Vergoeding Als je studeert aan Tilburg University ontvang je aan het einde van de commissieperiode een leuke financiële vergoeding: 3 bestuursbeurzen, dit komt neer op 900 euro. Hiernaast werk je aan jouw CV, ontwikkel je belangrijke vaardigheden en heb je een onvergetelijke tijd gehad met jouw medecommissieleden. 5

6 Welke commissies zijn er? Commissie Registratie Kom jij graag in contact met mensen? Ben je sociaal en klantvriendelijk ingesteld? Dan is de commissie Registratie misschien wel iets voor jou! De registratie commissie bestaat uit 5 commissieleden. De commissieleden zijn verantwoordelijk voor verschillende onderdelen betreffende registratie. Zo heb je een coördinator voor de registratie, mentoren, vrijwilligers, deelnemers en voorbereidingsdagen. Commissie Acquisitie&Financiën Kom jij graag in contact met diverse profit en non-profit organisatie en hou jij ervan om het geld in handen te hebben? Dan is de commissie Acquisitie en Financiën iets voor jou! Als lid van acquisitie en Financiën ben je verantwoordelijk voor twee dingen. Enerzijds ben je verantwoordelijk voor het binnenhalen van het geld om de TOP-week te financieren. Met het bedenken en benaderen van (nieuwe) samenwerkingspartners kun je jouw creativiteit optimaal gebruiken. Dit omdat je met bedrijven mee zult denken hoe zij het beste tot hun recht kunnen komen tijdens de TOP Week. Anderzijds ben je verantwoordelijk voor de financiën tijdens de week. Samen met de penningmeester, zal je de kassa s bedienen, de kas tellen en helpen met het afstorten van het geld. Daarnaast zal je van de evenementencommissie de financiën bij houden. Commissie Communicatie & Media In het digitale tijdperk waar we ons nu in bevinden is het belangrijk dat je al je digitale kanalen goed up-to-date houdt en nadenkt over vernieuwingen op dit gebied. De werkzaamheden als commissielid liggen bij het onderhouden en verder ontwikkelen van de TOP website. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor alle sociale media kanalen van de TOP. Denk hierbij aan Facebook, Twitter, Instagram en Snapchat. Een van de doelen is het informeren van potentiële deelnemers door het bedenken en uitvoeren van een succesvolle strategie. Deze strategie moet ervoor zorgen dat de juiste doelgroep op een gepaste manier wordt benaderd. Hierbij hoort ook het plaatsen en bedenken van berichten. Gedurende de TOP Week is het bijhouden van de social media een belangrijk onderdeel van je takenpakket. Zowel in de voorbereiding als tijdens de TOP Week is de afstemming met Tilburg University ontzettend belangrijk. Commissie Evenementen In commissie evenementen ben je verantwoordelijk voor de evenementen die gaan plaatsvinden in en rondom de TOP Week. Altijd al eens een Biercantus, een BBQ of een kroegentocht willen organiseren voor man, dan is deze commissie echt iets voor jou! Dit zal de grootste commissie zijn in de TOP organisatie en zal onderverdeeld worden in verschillende activiteiten betreffende TOP Week. 6

7 Informatie avond Op donderdag 16 februari is de informatieavond voor commissies in café Bakker. De informatieavond start om 20:30 uur en zal ongeveer een uur duren. Tijdens deze informatieavond krijg je alle benodigde informatie en zullen oud commissieleden aanwezig zijn om wat te vertellen over hun ervaringen. Aansluitend is er een borrel die tevens zal plaatsvinden in café Bakker. Sollicitatieprocedure Lijkt het je leuk op TOP commissielid te worden en ervoor te zorgen dat alle nieuwe studenten de leukste week van hun studentenleven beleven? Solliciteer! Je kunt tot en met 26 februari solliciteren. Dit doe je door een te sturen naar met daarin de volgende informatie: * CV * Een motivatiebrief waarin jij jezelf kort voorstelt (Wie ben je? Wat studeer je? Hobby s? Interesses? Waarom moeten wij jou kiezen?) en waarin jij jouw top 3 voor commissies aangeeft met een korte motivatie. Naar aanleiding van jouw sollicitatie per ontvang je van ons een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. De sollicitatiegesprekken vinden plaats na 21 februari. Wanneer je van ons te horen hebt gekregen of je het bent geworden zal er een borrel worden georganiseerd om elkaar beter te leren kennen. Hieronder staan de data waarop jij beschikbaar moet zijn, dus zorg ervoor dat je dit controleert (hiernaast ook elke donderdagavond vanaf maart t/m augustus). TOP Week t/m 25 augustus Vragen? Mocht je na het lezen van de informatie nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op per telefoon, of kom bij ons langs op de TOP-kamer, E202, in het Esplanade gebouw. Telefoon: [email protected] 7