Informatiepakket TeMa-bestuur

Transcriptie

1 Informatiepakket TeMa-bestuur

2 Voorwoord Beste lezer, Wat leuk dat je geïnteresseerd bent in een bestuursfunctie binnen studievereniging TeMa. Voor je ligt het bestuur informatiepakket van TeMa. Ben je aan het twijfelen om te gaan solliciteren dan kan je in dit document meer informatie vinden. Het informatiepakket bevat informatie over de vereniging zelf, het bestuur in het algemeen en de verschillende functies binnen het bestuur. We sluiten af met meer informatie over de invulling van het sollicitatietraject. Heb je na het lezen nog vragen? Schroom dan niet om het bestuur aan te spreken tijdens een borrel, activiteit, in de gangen van het Duisenberg gebouw, of stuur een mail naar Ook kan je een afspraak maken met een bestuurslid om je vragen uitgebreid te laten beantwoorden, contactgegevens van alle bestuursleden vind je onderaan dit bestand bij sollicitatietraject. Met vriendelijke groet, Het TeMa bestuur , Max Dannenburg Marlies van Vledder Hielke Vogelzang Martin Bügel Ilse Bosklopper Voorzitter Secretaris Penningmeester Commissaris Extern Commissaris Intern

3 Inhoudsopgave Voorwoord TeMa TeMa Bestuur Algemeen Beleid Commissies Overige organen Externe organen Website Tijdsbesteding Contacten met andere besturen Functies Algemeen Voorzitter Vicevoorzitter Secretaris Penningmeester Commissaris extern Commissaris intern Sollicitatieprocedure... 9

4 1 TeMa TeMa is de studieverenging voor de master Technology Operations Management(TOM), de master Supply Chain Management (SCM), pre-master studenten van TOM, de bachelor Technologiemanagement(TM), en de track Technologiemanagment binnen de brede bachelor Bedrijfskunde. De vereniging is opgericht op 26 mei 2009 en bestaat momenteel uit meer dan 150 leden. TeMa staat voor Technology Management, de vereniging is opgericht door Jelena van Gelder en Anna Paques. Het doel van de studievereniging is het creëren van verbondenheid onder studenten, richting de faculteit en het bedrijfsleven. Dit wordt ingevuld door bijvoorbeeld bedrijfsbezoeken, inhousedagen, study projects, symposia, borrels en de Batavierenrace. TeMa heeft op dit moment drie ALV commissies, vijf bestuurscommissies en de zesde bestuurscommissies is in aantocht. Deze commissies organiseren tal van activiteiten, zowel studie gerelateerde als sociale activiteiten. Met bijna 40 actieve leden is TeMa een actieve en snel groeiende verenging.

5 2 TeMa Bestuur 2.1 Algemeen Een bestuursjaar binnen studievereniging TeMa betekent een jaar vol nieuwe ervaringen en nieuwe inzichten. In dit jaar zal je op verschillende vlakken uitgedaagd worden en veel ervaring opdoen op het gebied van beleidvorming, het werken in teamverband en het motiveren en begeleiden van anderen. Een bestuursjaar is uitdagend, leerzaam en ook zeker gezellig. In dit jaar kun je jezelf op verschillende vlakken verder ontwikkelen en deze ervaringen kun je in de rest van je studie en werk meenemen. Naast deze persoonlijke ontwikkeling is bestuur zijn een zeer sociale bezigheid en je zult veel nieuwe mensen leren kennen. Contacten lopen uiteen van gesprekken met de faculteit en commissies tot contact met andere besturen en bedrijven. Het bestuur bestaat uit vijf verschillende functies. Elke functie heeft een aantal specifieke taken, maar er is een aantal zaken waar iedereen uit het bestuur zich mee bezig houdt. Elke week is er een bestuursvergadering waarin alle lopende zaken van de vereniging besproken worden, je elkaar op de hoogte houdt van je bezigheden en problemen. Verder worden er in de vergaderingen vaak gezamenlijke besluiten genomen. Het bestuur is in principe bij alle activiteiten die door TeMa worden georganiseerd aanwezig. Naast de activiteiten van de commissies organiseer je als bestuur ook verschillende activiteiten voor je leden zoals de Actieve Ledendag en de koffie uurtjes. Het contact met je leden is dan ook een zeer belangrijk aspect van het bestuur zijn. Naast het contact met (actieve) leden zal je ook regelmatig contact hebben met andere besturen op bijvoorbeeld constitutieborrels, borrels van andere verenigingen en besturendagen. 2.2 Beleid Als TeMa kandidaatsbestuur maak je tijdens de kandidaatsperiode een beleidsplan voor het komende jaar. Het beleidsplan is een document waarin je met je bestuur een plan uitwerkt met je doelen en verwachtingen van jullie bestuursperiode. Hierin beschrijf je hoe jullie het jaar willen gaan invullen, met het beleidsplan bepaal je de richting die de vereniging het komende jaar inslaat en kijk je waar jullie als bestuur extra aandacht aan willen geven en wat jullie willen verbeteren. 2.3 Commissies Er zijn verschillende commissies van het bestuur actief binnen TeMa. In totaal zijn er op dit moment 5 commissies actief en gaat er dit college jaar nog één gevormd worden. Dit zijn: BorrelCie: organiseert de maandelijkse borrel. SympoCie: organiseert het jaarlijkse symposium. FCie: organiseert diverse activiteiten, waaronder het kerstdiner en de Batavieren race. ExcurCie: organiseert het buitenlandse studie project. EerstejaarsCie: organiseert de eerstejaarsactiviteit en de Diës. Daarnaast gaan we dit collegejaar nog een commissie oprichten die zich vooral zal richten op het organiseren van educatieve activiteiten. Deze commissies organiseren allerlei activiteiten, van kerstdiner tot Symposium, van borrels tot studieproject en van Batavieren race tot etiquette diner. Als bestuur geef je sturing aan deze commissies. In principe is dit de taak van de Commissaris Intern,

6 maar toch zal het vaak voorkomen dat ook andere bestuursleden betrokken zijn bij het aansturen van commissies. Het bestuur heeft gezamenlijk de eindverantwoordelijkheid over de commissies. 2.4 Overige organen Het hoogste orgaan binnen de studievereniging TeMa is de Algemene Leden Vergadering (ALV). Het Dagelijks bestuur (DB), de Kascommissie (KasCo), de Raad van Advies (RvA) en de SollicitaCie staan onder toezicht van de ALV. De KasCo is een onafhankelijke commissie, deze controleert de financiën en de financiële verslaggeving van de vereniging. De RvA wordt gevormd door mensen die ervaring hebben met bestuurswerk. De RvA voorziet het bestuur, gevraagd en ongevraagd van advies en helpt het bestuur waar nodig. De SollicitaCie draagt zorg voor het sollicitatietraject van de deelnemers. Het bestuur is echter wel zelf verantwoordelijk voor het werven van kandidaten voor het volgende bestuur. 2.5 Externe organen Naast alle interne organen bestaan er ook een aantal externe organen. Hieronder vallen de FVOG, het opleidingsbestuur en andere verenigingen. De FVOG (Faculteits Verenigingen Overlegorgaan Groningen) behartigt de belangen van vele studieverenigingen in Groningen en heeft hiervoor enkele keren per jaar een overleg. Ook wordt er contact onderhouden met het opleidingsbestuur. Dit gebeurt door middel van gesprekken en overleggen. Verder houdt je contact met andere verenigingen door naar constitutieborrels te gaan en deel te nemen aan activiteiten en borrels van andere verenigingen. 2.5 Website TeMa heeft een eigen website, dit is: De website is een erg belangrijk promotiemiddel naar zowel leden als bedrijven toe. Het bestuur houdt de website up to date, het bestuur zorgt ervoor dat alle tekst op de site kloppend en actueel is. Op de site staat informatie over TeMa, over komende activiteiten en over sponsoren. 2.6 Tijdsbesteding Het doen van bestuur kost veel tijd, hoewel dit verschilt per functie en in welke periode je zit. Mocht je bestuur gaan doen in de toekomst, dan kan het dus voorkomen dat je dingen moet gaan schrappen voor TeMa. Houd er verder rekening mee dat naast het gebruikelijke bestuurswerk je ook verwacht wordt op de TeMa activiteiten en je de mogelijkheid krijgt om activiteiten van andere verenigingen te bezoeken. 2.7 Contacten met andere besturen TeMa probeert ook het contact met de andere besturen van studieverenigingen zo goed mogelijk in te vullen. Hier kunnen immers goede mogelijkheden en kansen uit voortvloeien. Naast de bovengenoemde activiteiten zul je als bestuur ook wel eens met ze om de tafel moeten zitten. Het contact met de andere verenigingen zal meestal verlopen via de voorzitter of secretaris.

7 3 Functies 3.1 Algemeen TeMa heeft vijf verschillende bestuursfuncties, die ieder hun eigen taken hebben, maar er zijn ook een groot aantal gedeelde taken. Zo draagt iedereen zorg voor zijn mailbox en het uit te voeren beleid. Daarnaast is er elke week minstens één bestuursvergadering (BV) waarin de zaken die op dat moment aan de orde zijn of in de nabije toekomst aan de orde moeten komen, besproken worden. Hiertoe behoren elke week de ingekomen stukken (van binnen of buiten de vereniging), de commissievoortgang, sponsoren, de financiële situatie en het bespreken van de actiepunten van de voorgaande vergadering. Daarnaast worden tijdens de BV vaak algemene besluiten genomen. De volgende vijf functies zijn er: - Voorzitter - Secretaris - Penningmeester - Commissaris Extern - Commissaris Intern Daarnaast neemt één van deze personen ook de functie vicevoorzitter op zich, met uitzondering van de voorzitter. 3.2 Voorzitter De voorzitter is de algemene leider van het bestuur en is dan ook verantwoordelijk voor het doen en laten van het bestuur. Het takenpakket bestaat uit; Het gezicht en aanspreekpunt van de vereniging. Het bijeenroepen en leiden van de bestuursvergadering (en het verzorgen van de agenda daarvoor). Het toezicht houden op de uitvoering van alle besluiten, het toezicht houden op de uitvoering van de bestuurstaken en het ingrijpen bij grove nalatigheid van een van de overige bestuursleden. Het, indien nodig, bijstaan van de andere bestuursleden in hun werk. Het verzorgen van het contact met externen met uitzondering van de bedrijfscontacten. Het is een hele leuke functie omdat je veel mensen leert kennen (binnen en buiten de vereniging) en je veel ervaring op doet in het leiding geven (wat van pas kan komen in het latere bedrijfsleven). 3.3 Vicevoorzitter Deze persoon ondersteunt de voorzitter waar nodig en zal de voorzitter vervangen bij afwezigheid. De vicevoorzitter gaat mee naar belangrijke overleggen met externe partijen, zoals met het FVOG en het opleidingsbestuur. 3.4 Secretaris Als secretaris maak je van elke vergadering van het bestuur en de algemene ledenvergadering notulen en zorg je ervoor dat elk bestuurslid deze na de vergadering zo spoedig mogelijk ontvangt. Ook zorgt de secretaris voor de verwerking van de ingekomen stukken (post, ) en waar nodig beantwoordt de secretaris deze. Daarnaast is de secretaris verantwoordelijk voor het opstellen van brieven, nieuwsbrieven en namens het bestuur. Ook houdt de secretaris samen met de

8 penningmeester de ledenadministratie bij. Ten slotte houdt de secretaris de bestuursagenda bij voor de algemene afspraken en activiteiten van de bestuursleden. 3.5 Penningmeester Als penningmeester ben je verantwoordelijk voor de financiën binnen de vereniging. In het begin van je bestuursjaar stel je een begroting op voor jullie bestuursjaar. Deze presenteer je op de overdrachts ALV. Aan het einde van je bestuursjaar leg je aan de KasCo en ALV verantwoording af over je resultatenrekening en de verschillen met betrekking tot de begroting. Halverwege het bestuursjaar leg je nog verantwoording af over je halfjaarlijkse resultatenrekening en tussentijdse begroting. De rest van het bestuursjaar draag je zorg voor alle financiële transacties voor de vereniging: de inning van de contributie en bijdrages voor de activiteiten, je stelt de facturen op voor de bedrijven en andere extern partijen, je controleert de begroting van de commissies en houdt je eigen begroting in de gaten en past deze aan indien dat nodig is. Daarnaast verwerk je dit allemaal overzichtelijk in je boekhouding en zorg je ervoor dat er voor beslissingen in het bestuur de financiële gevolgen bekend zijn. 3.6 Commissaris extern De commissaris extern is verantwoordelijk voor de externe contacten van de vereniging naar het bedrijfsleven. De dagelijkse taak is het onderhouden van de contacten met de sponsoren van de vereniging en tevens neemt de commissaris extern contact op met potentiële nieuwe sponsoren. De commissaris extern gaat in gesprek met mogelijke nieuwe sponsoren om te kijken of er reden voor samenwerking is. De commissaris extern is dan ook de persoon die verantwoordelijk is voor het maken van afspraken en het opstellen van de contracten met bedrijven. Naast het onderhouden van de bedrijfscontacten is de commissaris extern verantwoordelijk voor het organiseren van bedrijfsbezoeken en inhousedagen. In samenwerking met de commissaris intern is het zijn/haar verantwoordelijkheid om de symposiumcommissie te begeleiden bij het organiseren van het symposium. 3.7 Commissaris intern Jij bent verantwoordelijk voor het vullen en begeleiden van de commissies van de vereniging. Je moet tijdens de commissiewervingsperiode de promotie verzorgen en mensen benaderen. Wanneer de commissies zijn gevormd ben jij de brug tussen de betreffende commissies en het bestuur. Het is belangrijk goed op de hoogte te zijn van wat er binnen een commissie gebeurt door vergaderingen bij te wonen, periodieke gesprekken te voeren, mensen te bellen en door de notulen door te lezen na elke vergadering. Ook houd jij je bestuursgenoten op de hoogte over wat er binnen de commissies speelt. Natuurlijk ben jij voor jouw commissies ook degene die vragen beantwoordt of problemen verhelpt. Verder help je met promotie van activiteiten bijvoorbeeld via de website en Facebook. Naaste de commissies houdt de commissaris intern zich voornamelijk bezig met de organisatie van activiteiten. Jij zult activiteiten voor je leden ontwikkelen en uitvoeren. Daarbij moet vooral rekening worden gehouden met relevantie, financiën en promotie.

9 4 Sollicitatieprocedure Ben je na het lezen van bovenstaande informatie enthousiast geworden? Solliciteer dan nu voor een functie binnen het TeMa-bestuur ! De deadline voor het sturen van de sollicitaties is op vrijdag 27 april Je kan je sollicitatiebrief met je CV sturen naar Je Motivatiebrief en CV zullen worden beoordeeld door de SollicitaCie en je wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Deze zullen plaatsvinden van 16 tot 18 mei. Op 24 mei zal tijdens de borrel van de Diës het kandidaatsbestuur bekend worden gemaakt! Belangrijke data 27 april Deadline sollicitatie mei Sollicitatiegesprekken 24 mei Bekendmaking Wij hopen dat je enthousiast bent geworden om te solliciteren voor een bestuursjaar bij TeMa en dat wij jouw aanmelding tegemoet kunnen zien! Mocht je vragen hebben, je twijfels willen uiten of gewoon van ons willen horen hoe wij dit bestuursjaar ervaren, schroom dan niet om ons aan te spreken, te bellen of te mailen. Wij vertellen allemaal graag waar wij ons dit jaar zo hard en met veel plezier voor ingezet hebben! Contactgegevens Max Dannenburg Voorzitter Marlies van Vledder Secretaris Hielke Vogelzang Penningmeester Martin Bügel Extern Ilse Bosklopper Intern