informeert - adviseert - stimuleert Agentschap Ondernemen informeert - adviseert - stimuleert E-Procurement Overheidsaanbestedingen via het web informeert - adviseert - stimuleert informeert - adviseert - stimuleert informeert - adviseert - stimuleert informeert - adviseert - stimuleert informeert - adviseert - stimuleert Brochure e-procurement.indb 1 17/09/2010 15:32:22
2010, Agentschap Ondernemen, Koning Albert II-laan, 35, bus 12, 1030 Brussel & Departement Bestuurszaken, Boudewijnlaan 30 bus 30 - zone 7B, 1000 Brussel. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën of enig andere manier, zonder de schriftelijke toestemming van het Agentschap Ondernemen. E-procurement is een uitgave van: Agentschap Ondernemen, Koning Albert II-laan, 35, bus 12, 1030 Brussel. Tel. 02 553 37 05 Fax 02 553 38 69 info@agentschapondernemen.be www.agentschapondernemen.be Departement Bestuurszaken Boudewijnlaan 30 bus 30 - zone 7B 1000 Brussel Tel. 02 553 72 02 Fax 02 553 72 05 www.vlaanderen.be/bestuurszaken D/2010/3241/355 Disclaimer: Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Het Agentschap Ondernemen en het Departement Bestuurszaken streven de grootst mogelijke zorg na bij het inwinnen en verspreiden van informatie. Het Agentschap Ondernemen en het Departement Bestuurszaken kunnen echter niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade die rechtstreeks of onrechtstreeks zou voortvloeien uit de acties die op basis van de gegevens uit deze uitgave worden ondernomen. 2 Brochure e-procurement.indb 2 17/09/2010 15:32:22
Voorwoord Overheidsopdrachten, wellicht hebt u er al vaak over gehoord. Wanneer een overheid diensten, leveringen of werken bij ondernemingen wil bestellen, dan moet zij de wetgeving inzake overheidsopdrachten naleven. Dat is zo voor elk bestuursniveau en vaak ook voor gesubsidieerde organisaties als ziekenhuizen, onderwijsinstellingen en cultuurorganisaties. Overheidsopdrachten kunnen zeer ingewikkeld zijn en het is niet altijd vanzelfsprekend om alle officiële regels en procedures te kennen. Eén van de Europese doelstellingen om overheidsopdrachten transparanter en toegankelijker maken is e-procurement. E-Procurement is het elektronisch aanbesteden van overheidsopdrachten. Met elke fase van de aanbestedingsprocedure stemt een elektronische module overeen, vanaf de publicatie tot aan de betaling. Via www.publicprocurement.be krijgt u toegang tot de verschillende toepassingen om overheidsopdrachten elektronisch te laten verlopen. Als u de wetgeving op de overheidsopdrachten onder de knie hebt of u bent al vertrouwd met overheidsopdrachten, kunt u door gebruik te maken van de elektronische platformen de procedure aanzienlijk vereenvoudigen. U zult merken dat meedingen aan overheidsopdrachten een stuk gemakkelijker wordt. Het Departement Bestuurszaken en het Agentschap Ondernemen hebben voor u deze brochure samengesteld, met de meest essentiële informatie die uw bedrijf nodig heeft om gebruik te maken van de functionaliteiten van e-procurement. Waar vindt u alle publicaties boven de publicatiedrempel? Hoe krijgt u de voor uw bedrijf relevante aanbestedingen in uw mailbox? Hoe kunt u op een beveiligde manier elektronisch uw deelname bevestigen en een offerte indienen? De antwoorden op al deze vragen vindt u terug in deze brochure. Met deze brochure willen we geïnteresseerden uit de bedrijfswereld een praktisch instrument ter beschikking stellen tot e-procurement. De procedure voor overheidsopdrachten wordt voor u toegankelijker en transparanter. Alvast veel succes! Luc Lathouwers secretaris-generaal Departement Bestuurszaken Bernard De Potter administrateur-generaal Agentschap Ondernemen 3 Brochure e-procurement.indb 3 17/09/2010 15:32:23
E-Notification E-Notification is de applicatie waarmee de aanbestedende overheid de aankondiging van haar overheidsopdracht elektronisch publiceert. Functionaliteiten e-notification Voor ondernemingen biedt het e-notificationplatform de volgende functionaliteiten: Het online raadplegen van alle aankondigingen van publicaties boven de publicatiegrens. Het online raadplegen van het bestek en begeleidende documenten. Het zoeken naar publicaties via geavanceerde zoekmotoren. Het aanmaken van zoekprofielen waardoor gratis via e-mail informatie wordt bezorgd over overheidsopdrachten die overeenstemmen met het zoekprofiel; E-Notification zorgt voor automatische mailings bij wijzigingen van aankondigingen. Een vereenvoudigde toegang tot het platform e-tendering, waar ondernemingen hun offerte elektronisch kunnen indienen. Hoe e-notification gebruiken? Om gebruik te maken van de functionaliteiten van e-notification, surft u naar https://enot.publicprocurement.be Wat heeft e-notification te bieden? Een publiek gedeelte a) Het zoeken naar interessante overheidsopdrachten via geavanceerde zoekmotoren Als anonieme gebruiker hebt u toegang tot de knop Bekendmakingen zoeken. Dit leidt u naar een pagina waarop een aantal zoekcriteria zijn weergegeven. Om de zoekresultaten te verfijnen, kunt u verschillende zoekcriteria combineren. De gepubliceerde aankondigingen die voldoen aan uw zoekcriteria worden weergegeven in een tabel waarin ook de voornaamste parameters van de publicaties zijn opgenomen. U kunt elk van de weergegeven resultaten selecteren om meer informatie te verkrijgen over het geselecteerde gepubliceerde dossier. 4 Brochure e-procurement.indb 4 17/09/2010 15:32:23
b) Toegang tot het platform e-tendering Wanneer bij de aankondiging van een opdracht de aanbestedende dienst besluit om een elektronische indiening toe te staan, kunt u Toegang tot het platform e-tendering selecteren op het e-notification om verder te gaan met de online indiening van uw kandidaatstelling of offerte. 5 Brochure e-procurement.indb 5 17/09/2010 15:32:24
Een privégedeelte Om op een veilige manier gebruik te maken van de andere functionaliteiten van e-notification, moet u zich registreren op het platform. a) Registratie e-notification U gaat naar de portaalsite www.publicprocurement.be; U kiest in het linkermenu e-notification ; U klikt op registratieaanvraag Onderneming ; U volgt de instructies die op het scherm verschijnen; Na uw registratie beschikt u over een gebruikersnaam en paswoord die u toelaten lokaal in te loggen; b) Inloggen e-notification U kiest in het linkermenu Inloggen onderneming ; U klikt op Om lokaal in te loggen met paswoord ; U beschikt over een gebruikersnaam en paswoord die u toelaten lokaal in te loggen. 6 Brochure e-procurement.indb 6 17/09/2010 15:32:24
c) Het aanmaken van zoekprofielen Na uw registratie op e-notification, kunt u verschillende zoekprofielen aanmaken via de knop Mijn zoekprofielen. Via mail ontvangt u dan gratis informatie over overheidsopdrachten die overeenstemmen met uw profiel. Ga naar mijn zoekprofielen in het tabblad omgeving ; Vul de criteria van zoekprofiel in; U kiest ja bij recente aankondigingen op e-notification per e-mail ontvangen. 7 Brochure e-procurement.indb 7 17/09/2010 15:32:24
E-Market E-Marketplace is een deelmodule in e-notification, waarbij een aanbestedende overheid ondernemingen kan selecteren om mee te dingen in een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. U krijgt een e-mail indien u door een aanbestedende overheidsdienst geselecteerd bent voor een overheidsopdracht in de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Pas dan hebt u toegang tot de module e-market. Voor meer informatie over deze opdracht, het bestek en de eventueel begeleide documenten gaat u naar het e-notification platform https://enot.publicprocurement.be. U gaat naar Bekendmakingen zoeken en u geeft het dossiernummer in dat u in het onderwerp van de mail terugvindt. 8 Brochure e-procurement.indb 8 17/09/2010 15:32:25
U selecteert het dossier en u komt terecht op het aankondigingsdossier waar u de opdracht, het bestek en de begeleide documenten terugvindt. Wanneer bij de aankondiging van een opdracht de aanbestedende dienst besluit om een elektronische indiening toe te staan, kunt u Toegang tot het platform e-tendering selecteren op het e-notificationplatform om verder te gaan met de online indiening van uw kandidaatstelling of offerte. 9 Brochure e-procurement.indb 9 17/09/2010 15:32:25
Onder Mijn profiel kunt u na registratie een business card aanmaken. U kiest in het linkermenu Mijn Profiel ; U zorgt ervoor dat uw gegevens in Mijn Profiel volledig en correct zijn; U kiest Business card ; Het systeem heeft al enkele gegevens uit uw profiel overgenomen. U vult de overige gegevens aan; U vinkt Zichtbaar in e-market place aan; U klikt op Opslaan. Op deze manier bent u zichtbaar voor de aanbestedende overheid. 10 Brochure e-procurement.indb 10 17/09/2010 15:32:26
E-Tendering Om uw kandidaatstelling of offerte op een beveiligde wijze elektronisch in te dienen, maakt u gebruik van de applicatie e-tendering. Functionaliteiten e-tendering Voor ondernemingen biedt het platform e-tendering de volgende functionaliteiten: Een vereenvoudigde toegang vanuit e-notification. De mogelijkheid om op een beveiligde manier de deelname te bevestigen en een kandidaatstelling of offerte in te dienen. Alle elektronisch verzendbare documenten die een bijlage van de kandidaatstelling of offerte zijn, kunnen elektronisch ondertekend en verzonden worden. Voor wie? U kunt slechts uw kandidaatstelling of offerte elektronisch indienen indien de aanbestedende overheid dit expliciet oplegt of toestaat in het publicatiebericht of het bestek. Zonder deze vermelding kunt u niet elektronisch indienen. Hoe e-tendering gebruiken? 1. Voorafgaande vereisten voor het indienen van de elektronische offerte Om uw kandidaatstelling of offerte elektronisch in te dienen, moet u zich registreren op het platform e-tendering. U gaat naar de portaalsite www.publicprocurement.be; U kiest in het linkermenu e-tendering ; U klikt op Zich registeren als onderneming ; U volgt de instructies die op het scherm verschijnen; Na uw registratie beschikt u over een code waarmee u de eerste maal moet inloggen; Nadien gebruikt u uw gebruikersnaam en paswoord die u toelaten lokaal in te loggen. 11 Brochure e-procurement.indb 11 17/09/2010 15:32:26
2. Wat hebt u nodig? U beschikt over uw elektronische identiteitskaart (eid), uw pincode en een kaartlezer. De kaartlezer is reeds standaard aanwezig op bepaalde laptops en toetsenborden of te kopen via http://eid.belgium.be. Het programma om de eid te lezen, kunt u gratis downloaden op http://eid.belgium.be. Het is eveneens noodzakelijk te beschikken over de JAVA-versie 6, update 16. Het programma is gratis downloadbaar op http://java.com/nl/download/index.jsp. 3. Te volgen stappen voor het elektronisch indienen van een offerte 1. Inloggen e-tendering U surft naar www.eten.publicprocurement.be. U kiest in het linkermenu bij Functie inschrijvers en u klikt op OK. U beschikt over een gebruikersnaam en paswoord die u toelaten lokaal in te loggen. 2. Dossier zoeken U kunt navigeren naar het dossier van uw interesse via de knop Dossier zoeken in het linkermenu en u vult het referentienummer van het publicatiebericht in. U kunt dan de beschrijving en de parameters van dit dossier bekijken. 3. Mijn deelname bevestigen In het tabblad Beschrijving kunt u kiezen om deel te nemen aan het dossier door te klikken op de knop Mijn deelname bevestigen. Na de bevestiging van uw deelname verschijnt er een nieuw tabblad Mijn offerte en het dossier verschijnt ook in het menu Mijn dossiers. 12 Brochure e-procurement.indb 12 17/09/2010 15:32:26
4. Mijn offerte In het tabblad Mijn offerte kunt u uw bestanden indienen die deel uitmaken van uw offerte. Een offerte kan één of meerdere bestanden van een willekeurig type (.doc,.xls,.avi,.ppt, ) omvatten, waarbij een limiet van 80 MB per bestand geldt. Elk document dient apart geupload te worden. Een document kan op meerdere manieren toegevoegd en ondertekend worden. a) Document tekenen en toevoegen De knop Document tekenen en toevoegen laat u toe om een document te selecteren, meteen te handtekenen en te verzenden. b) Document verzenden De knop Document verzenden laat u toe het document toe te voegen zonder het vooraf te ondertekenen. De niet-ondertekende documenten kunnen later nog ondertekend worden via de knop Onderteken de geselecteerde documenten. 5. Elektronische handtekening In het nieuwe venster dient u het certificaat te selecteren waarmee u gaat ondertekenen. U Kiest be-id kaart certificaat ; met de knop Toon certificaat maakt u de aansluiting met de eid. Bij het elektronisch indienen van kandidaatstellingen of offertes ondertekent u door middel van een elektronische handtekening. Het moet gaan om een geavanceerde elektronische handtekening met een gekwalificeerd certificaat. Deze handtekening moet beantwoorden aan de geldende regels van het Europese en nationale recht. De Belgische e-id kaart voldoet aan deze vereisten. Enkel de elektronische handtekening geldt als een rechtsgeldige handtekening. U kunt zich bijgevolg niet verbinden door middel van een ingescande handtekening. Dit impliceert eveneens dat de elektronische handtekening moet worden geplaatst door de personen die bevoegd zijn om de vennootschap te verbinden. 13 Brochure e-procurement.indb 13 17/09/2010 15:32:26
Buitenlandse ondernemingen die niet beschikken over een elektronische identiteitskaart kunnen een certificaat aankopen bij certipost (www.certipost.be) Bij het tabblad Koop online kiest u digitale certificaten. Bij digitale handtekeningen kiest u elektronische handtekeningen plaatsen die legaal evenwaardig zijn aan een handgeschreven handtekening. Op deze pagina kunt u de drager aanduiden die u verkiest voor uw digitaal certificaat. U kiest e-token USB/smartcard U dient een titel voor het document in te geven en het document te selecteren. Daarna klikt u op de knop Onderteken. Het systeem vraagt u nu uw pincode in te geven om verder te gaan. Nadat dit voltooid is, klikt u op de knop Document verzenden waarna de handtekening naar e-tendering worden verzonden. Bij een elektronische aanbesteding wordt automatisch bijgehouden op welk moment de digitaal gesigneerde offerte is ontvangen. Vervolgens wordt de offerte geëncrypteerd. Dat wil zeggen dat de offerte enkel kan geopend worden door de verantwoordelijke van de aanbesteding in kwestie op het moment van de openingszitting. Nadat de handtekening met succes werd verzonden naar de server, krijgt u een bevestiging over het al dan niet slagen van de verzending. Een document meerdere malen ondertekenen door verschillende personen kan door de methode hierboven nogmaals toe te passen via de knop Ondertekenen verder. (potlood) U kunt de status van een document controleren in de tabel Status. 14 Brochure e-procurement.indb 14 17/09/2010 15:32:27
6. Opvragen van het ontvangstbewijs Na het volledig opladen van al uw documenten van uw offerte kunt u een ontvangstbewijs van indiening van de offerte verkrijgen via de knop Opvragen van het ontvangstbewijs. Deze zal gegenereerd worden door het e-tenderingplatform en verzonden worden naar uw e-mail. Het ontvangstbewijs vermeldt enkel welke documenten (titel en hash code) op welke tijdstippen zijn ingediend. Dit is niet het bewijs dat de offerte administratief of technisch conform werd ingediend. Indien bijvoorbeeld de documenten werden ondertekend door iemand zonder bevoegdheid, zal dit ontvangstbewijs daar geen melding van maken. Bij ontvangst van het ontvangstbewijs verschijnt de foutboodschap Dit certificaat wordt niet vertrouwd. U moet dit eenmalig instellen op uw computer. U klikt op foutboodschap en u kiest de optie bewerken. U stelt in dat het certificaat steeds vertrouwd wordt. 7. Start verificatietool Met de online verificatietool kunt u controleren of een document, lokaal op uw computer, exact overeenstemt met een document dat u reeds opgeladen hebt in e-tendering. 8. Veiligheidsscenario De regelgeving voorziet een veiligheidsscenario indien u niet helemaal gerust bent. U mag naast uw elektronische offerte een papieren veiligheidskopie indienen. U schrijft duidelijk op de envelop dat het om een veiligheidskopie gaat, want de elektronische offerte krijgt voorrang. Enkel indien er zich een probleem zou voordoen met uw offerte, kan de aanbestedende overheid teruggrijpen naar uw papieren offerte. Deze veiligheidskopie moet wel toegestaan zijn door de aanbestedende overheid. Zij zal dit kenbaar maken in het publicatiebericht of het bestek. 15 Brochure e-procurement.indb 15 17/09/2010 15:32:27
Waar kunt u terecht voor bijkomende informatie? Voor meer gedetailleerde informatie over het Vlaamse beleid kunt u terecht op de website van de cel e-procurement van het Departement Bestuurszaken (www.vlaanderen.be/kanoo). Of door: - Te telefoneren naar 02 553 48 38 - Een e-mail te sturen naar e.procurement@vlaanderen.be Indien u nog technische vragen hebt over e-procurement en zijn toepassingen, kunt u altijd contact opnemen met de federale helpdesk e-procurement. Dat kan door: - Te telefoneren naar 02 790 52 00 - Een e-mail te sturen naar e.proc@publicprocurement.be De openingsuren van de federale helpdesk zijn : 9.00 uur 16.30 uur Brochure e-procurement.indb 16 17/09/2010 15:32:27