Formulier Functioneringsgesprek 1 Persoonlijke gegevens Naam medewerker: Personeelsnummer: Functie: Afdeling/Team: Periode voor functioneringsgesprek van / tot: Leidinggevende Naam en functie leidinggevende: Naam informant: Ondertekening Datum gesprek Akkoord/voor gezien medewerker Datum: Handtekening Akkoord leidinggevende Datum: Handtekening I. Basiscompetenties van de organisatie en de beheersing daarvan Samenwerken / Open houding / Consistent / Verbeteringsgericht / Klantgericht 2 1 Het functioneringsgesprek wordt eenmaal per jaar gehouden 2 Zie voor definitie competentiewoordenboek 12-0016257 regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012 1
II. Functie beheersing IIa Functie beheersing toegekende rol, niet behorend tot de functie III. Ingebrachte punten medewerker IV. Ingebrachte punten leidinggevende V. Werkbeleving, welzijn, werkdruk en arbeidsomstandigheden VI. Ervaren knelpunten gedurende de functie-uitoefening VII. Samenwerking met en de stijl van managen leidinggevende 12-0016257 regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012 2
VIII. Voorwaarden om de functie goed te kunnen vervullen Vaardigheden / kennis / kunde IX. Verzuim Kort verzuim / frequent verzuim / lang verzuim X. Integriteit / VOG 3 Dilemma s / nevenwerkzaamheden / financiële belangen XI. Verbeterpunten XII. Werk- of privé omstandigheden welke de functievervulling hebben beïnvloed XIII. Realisatie afspraken uit vorig functioneringsgesprek XIV. Actie Afspraken naar aanleiding van dit functioneringsgesprek Wie 3 Verklaring Omtrent Gedrag 12-0016257 regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012 3
XV. Actualiteit functieomschrijving XVI. Verwerking door HRM Ontvangstdatum HRM Datum verwerking in Personeelsinformatiesysteem 12-0016257 regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012 4
Legenda: I. Basiscompetenties van de organisatie en de beheersing daarvan Besproken en beschreven dient te worden in hoeverre de medewerker voldoet aan de basiscompetenties zoals gesteld in onze organisatie. De definities voor deze competenties op operationeel, tactisch en strategisch niveau staan beschreven in het competentie woordenboek van de gemeente Waalwijk. http://intranet.waalwijk.nl/docs/intranet/peno/functionerenbeoordelencompnorm/competentiewoordenboek%20-%20januari%202011.pdf II. Functie beheersing Besproken en beschreven dient te worden, een en ander aan de hand van de functiebeschrijving en de daarbij behorende functie-eisen, in hoeverre de medewerker voldoet aan de aan de functie gestelde eisen. Voor een groot deel van de functies zijn specifieke competenties beschreven in het competentiewoordenboek, deze kunnen als onderlegger dienen bij het beschrijven van dit onderwerp. Andere meer algemene onderwerpen/competenties zijn: 1. Kwantiteit van het werk: productiviteit, efficiency, werktempo, tijdigheid, doorzetten, regelmaat 2. Kwaliteit van het werk: werkwijze doordachtheid, volledigheid, accuratesse, bruikbaarheid, betrouwbaarheid verbeeldingskracht 3. Contactuele vaardigheden: omgaan en samenwerken met collega s, loyaliteit, klant- en servicegerichtheid, taakopvatting, integrerend vermogen 4. Kennis: werk- en denkniveau theoretisch, ervaring, kennis van procedures, kennis van organisatie, analytisch vermogen 5. Zelfstandigheid: problemen oplossen, nakomen van afspraken, beslissingen en initiatieven nemen, eigen werk organiseren, realiteitszin 6. Uitdrukkingsvaardigheid: mondeling, schriftelijk, formuleren/redigeren, duidelijkheid, inleving 7. Leidinggeven 4 : werk van anderen organiseren, plannen, coördineren, controleren, delegeren, initiëren van en omgaan met veranderingen, beïnvloedingsvermogen, helikopterkwaliteiten IIa Functie beheersing toegekende rol, niet behorend tot de functie Hier dient beschreven te worden of de medewerker extra rollen vervult en zo ja hoe- die niet behoren tot zijn primaire takenpakket. Te denken valt aan de toegevoegde rol van webredacteur of vertrouwenspersoon. III. IV. Ingebrachte punten medewerker Gespreksonderwerpen die de medewerker zelf voor het functioneringsgesprek wil opvoeren, dit kunnen er meerdere zijn. Ingebrachte punten leidinggevende Gespreksonderwerpen die de leidinggevende zelf voor het functioneringsgesprek wil opvoeren, dit kunnen er meerdere zijn. 4 Indien van toepassing 12-0016257 regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012 5
V. Werkbeleving, welzijn, werkdruk en arbeidsomstandigheden Besproken en beschreven dient te worden hoe de werkbeleving van de medewerker is, hoe zijn of haar welzijn is, of er sprake is van werkdruk en hoe de arbeidsomstandigheden worden ervaren. Bijvoorbeeld: 1. is er voldoende kennis over de risico s van het werk en de maatregelen om het werk gezond en veilig te doen? 2. In hoeverre wordt veilig en gezond gedrag vertoont? 3. Wat wordt gemist of belemmerd het veilig en gezond werken? 4. Is bekend waar ongewenst gedrag gemeld kan worden? 5. Is er sprake van ongewenst gedrag op de werkvloer? 6. Is er sprake geweest van agressie op de werkvloer? 7. Is er verbetering nodig op gebied van veiligheid, werkplek, verlichting, hulpmiddelen, werkmethoden, planning, organisatie, structuur, etc. 8. Zijn er gezondheidsklachten gerelateerd aan het werk? 9. Etc. VI. VII. VIII. Ervaren knelpunten gedurende de functie-uitoefening Besproken en beschreven dient te worden welke belemmeringen de medewerker heeft ervaren bij het uitoefenen van zijn functie. Te denken valt dan aan: 1. Zijn de te behalen resultaten duidelijk? 2. Is het duidelijk welke competenties verwacht worden? 3. Is er sprake van te veel of te weinig verantwoordelijkheden? 4. Is er sprake van goede informatieoverdracht / communicatie /overleg? 5. Is er sprake van voldoende/goede samenwerking? 6. Is er sprake van goede randvoorwaarden? 7. Is er sprake van voldoende uitdaging in de functie? 8. Is er sprake van voldoende waardering voor bereikte resultaten? 9. Wordt er serieus omgegaan met vragen, ideeën, problemen, klachten, etc.? Samenwerking met en de stijl van managen leidinggevende Besproken en beschreven dient te worden hoe de medewerker de samenwerking met en het functioneren van de leidinggevende heeft ervaren. Voorwaarden om de functie goed te kunnen vervullen Besproken en beschreven dient te worden wat de medewerkernodig acht voor een goede functievervulling. Te denken valt dan aan het verbeteren van vaardigheden / kennis / kunde door het volgen van een coaching traject, cursus of opleiding. 12-0016257 regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012 6
IX. Verzuim Besproken en beschreven dient te worden of er sprake was van kort, frequent of langdurig verzuim. En welke afspraken daartoe zijn gemaakt. Zie ook punt 5. X. Integriteit / VOG Besproken en beschreven dient te worden of de medewerker integriteitdilemma s heeft ervaren tijdens het uitoefenen van zijn functie. En er dient getoetst te worden op er sprake is van (veranderde) nevenwerkzaamheden (in- of extern) of financiële belangen. Ook wordt aandacht besteed of er a.g.v. veranderde functie-eisen of functie een Verklaring Omtrent Gedrag benodigd is. Aan de orde kan komen: 1. Is er sprake geweest van een mogelijk integriteitdilemma? 2. Weet je waar mogelijke integriteitschendingen gemeld kunnen worden? 3. Is er sprake van veranderde nevenwerkzaamheden of financiële belangen, zo ja welke? 4. Is er sprake van verandering in functie of veranderde functie-eisen? Is daartoe een Verklaring Omtrent Gedrag nodig? XI. XII. XIII. XIV. XV. Verbeter punten Besproken en beschreven dient te worden welke punten verbetering behoeven en worden daartoe afspraken gemaakt. Werk- of privé omstandigheden welke de functievervulling hebben beïnvloed Besproken en beschreven dient te worden of er omstandigheden zijn geweest die het functioneren op een negatieve of positieve manier hebben beïnvloed. Realisatie afspraken uit vorig functioneringsgesprek Besproken en beschreven dient te worden in hoeverre de afspraken uit vorig functioneringsgesprek zijn gerealiseerd en of dit nog verdere aandacht behoeft. Afspraken naar aanleiding van dit functioneringsgesprek Hier dient besproken en beschreven te worden welke afspraken er naar aanleiding van het gesprek en betreffende onderwerpen worden gemaakt om het functioneren op peil te houden, te krijgen of om nog beter te kunnen functioneren.duidelijk moet zijn wie eigenaar is van de gemaakte afspraak. De afspraken dienen SMART te worden geformuleerd. S = Specifiek: Wat gaan we precies doen? M = Meetbaar: Na bepaalde periode moet meetbaar zijn of de gestelde doelen zijn bereikt? A = Acceptabel: Medewerker en leidinggevende zijn het eens over wat gedaan moet worden? R = Realistisch: Kan het doel binnen de gestelde termijn bereikt worden? T = Tijdsgebonden: Wat is de gestelde deadline? Actualiteit functieomschrijving Hier dient besproken en beschreven te worden of de huidige functieomschrijving inhoudelijk nog klopt of dat deze bijstelling behoeft. Indien er sprake is van essentieel inhoudelijke wijzigingen dan dient dit voorgelegd te worden aan de afdeling HRM. De HRM-adviseur zal iom bureau Leeuwendaal bezien of de functieomschrijving aanpassing behoeft. 12-0016257 regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012 7
Formulier POP-gesprek 5 Persoonlijke gegevens Naam medewerker: personeelsnummer: Functie: Afdeling / Team: Laatste Pop-gesprek: Leidinggevende Naam en functie leidinggevende: Ondertekening: Datum gesprek: Akkoord medewerker Datum: Handtekening Akkoord leidinggevende Datum: Handtekening 5 N.b. Het POP wordt tenminste eenmaal in de drie jaar opgesteld en jaarlijks geëvalueerd. 12-0016257 regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012 8
I. Opleiding, kennis en vaardigheden A. Welke opleiding(en), cursussen of trainingen heb je gevolgd? Naam Opleiding Opleidingsinstituut Van Tot Diploma 1. 2. 3. B. Welke opleiding, cursus, training, seminar heb je dit jaar gevolgd of volg je momenteel? Naam Opleiding Opleidingsinstituut Van Tot Diploma (wordt verwacht) 1. 2. C. Welke opleiding zou je willen volgen? 1. II. Loopbaan A. Welke functies heb je in het verleden bekleed? Naam werkgever Functie Van Tot Belangrijkste werkzaamheden B. Welke functie vervul je momenteel? Functie Afdeling Van Tot Belangrijkste werkzaamheden heden C. Waar ben je het meest succesvol in (geweest) en waarom? (je kunt hier een functie, specifieke opdracht, rol of taak noemen (mag ook langer geleden zijn) 12-0016257 regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012 9
D. Welke prestaties/ervaringen vind je belangrijk voor het verloop van je loopbaan en waarom? E. Waar ben je in jouw beleving het minst goed in/wat zijn je leerpunten? (je kunt hier een of meerdere specifieke opdrachten, rollen, taken noemen) III. Persoonlijke eigenschappen en vaardigheden A. Wat zijn drie sterke punten van jezelf en waarom vind je dat? 1. 2. 3. B. Wat zijn drie zwakke punten van jezelf en waarom vind je dat? 1. 2. 3. C. Welke eigenschappen of persoonlijke vaardigheden zou je verder willen ontwikkelen? 1. 2. 3. IV. Zelfbeeld A. Deze vragen gaan over je huidige functie: 1. Waarom heb je voor dit vak gekozen? 2. Waarom heb je voor deze organisatie dan wel de vroegere gemeente gekozen? 3. Wat vind je leuk in je werk? Wat vind je belangrijk in je werk? 4. Wat vind je niet leuk (werk gerelateerd)? 12-0016257 regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012 10
5. Waar wil je beter in worden? 6. Heb je een voorkeur voor een bepaalde specialisatie of juist generalisatie? B. Deze vragen gaan over je arbeidstoekomst: 1. Welke uitdagingen en groeimogelijkheden biedt je huidige functie? 2. Hoe lang wil je in je huidige functie blijven? 3. Welk (soort) functie zou je over 2 jaar willen vervullen? 4. Welke (soort) functie wil je over 5 jaar of op langere termijn vervullen? V. Doelstellingen: Wat wil je bereiken/verbeteren 1. Ben je voldoende op de hoogte van de ontwikkelingen in de organisatie? 2. Zie jij kansen en of bedreigingen voor de organisatie in de toekomst? 3. Voor welk(e) punt(en) van het afdelingsplan wil jij je inzetten? 4. Wat heb je nodig aan ondersteuning om je wensen en ambities te realiseren? 5. Sluiten je eigen wensen en ambities aan op de behoefte van het team? 6. Sluiten je eigen wensen en ambities aan bij de ontwikkeling en ambities van de gemeente Waalwijk? 7. In welke vorm leveren je voorgestelde wensen, ambities en ontwikkelingsactiviteiten een bijdrage aan de organisatie gemeente Waalwijk? 12-0016257 regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012 11
VI. Conclusie & afspraken POP 1. Samenvatting IV & V 6 2. Leerdoelen en trajectafspraken 7 3. Loopbaanwensen 8 6 Beschreven dient te worden wat het overall beeld is van medewerker en leidinggevende op de organisatie en de mogelijkheden die dat biedt voor de medewerker in de nabije toekomst 7 Beschreven dient te worden welke leerdoelen (incl. argumentatie) voor de looptijd van het POP worden gesteld en welk traject daartoe wordt ingezet. De eventuele opleidingsafspraken dienen te worden meegenomen in het jaarlijkse opleidingsplan van de afdeling. Let op: dit betekent niet dat de opleidingswensen al zijn toegekend. 8 Beschreven dient te worden welke loopbaanwensen (incl. argumentatie) de medewerker voor de langere termijn heeft. Let op: het vastleggen hiervan betekent niet dat de loopbaanwensen kunnen worden gehonoreerd 12-0016257 regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012 12