Persoonlijk OntwikkelingsPlan POP. Een werkboek voor en van de medewerker

Transcriptie

1 Persoonlijk OntwikkelingsPlan POP Een werkboek voor en van de medewerker

2 Persoonlijk Ontwikkelingsplan Voor en van de medewerker INHOUDSOPGAVE Inleiding 1.0 Wat is een POP? Voorbereiding op je POP Op welk gebied wil jij je het komende jaar ontwikkelen. 4 Persoonlijke kwaliteiten: sterke punten / verbeterpunten.. 4 Uitdagend werk. 6 Toekomstig werk... 6 Voorlopig ontwikkeldoel Overleg met je leidingevende Wat ga ik ontwikkelen? Hoe ga ik dat ontwikkelen? Wat gaat dit kosten? Wanneer wil ik dit geleerd hebben? Hoe evalueren? Contracteren met leidinggevende Uitvoeren, de voortgang Wat heeft u in de afgelopen tijd gedaan? Wat heeft dat opgeleverd? Hoe tevreden bent u over de voorlopige resultaten? Hoe nu verder? Evalueren Ontwikkelresultaten Ontwikkelproces Invulformulier Voorbereiding op je POP 16 Invulformulier POP opstellen Invulformulier de voortgang Invulformulier de evaluatie. 22 2

3 Inleiding De arbeidsmarkt veranderd in en razend tempo. We weten nu niet welke functies en taken er in de komende periode nodig zijn. Huidige functies verdwijnen en er ontstaan nieuwe taken en nieuwe functies. Daarnaast zijn veel organisaties aan het inkrimpen. Op het moment dat dit aan de orde is, zal er aan en van een ieder gevraagd worden wat hij nog aan de organisatie te bieden heeft. Juist nu is het van belang dat zowel leidinggevende, maar ook de individuele medewerker weet wat hij wel of niet kan en waartoe hij zich kan ontwikkelen. Hoe flexibel kun jij je opstellen? Ben jij vitaal genoeg voor de toekomst? Om organisaties hierbij te helpen vind je hier een uitgewerkt POP, Persoonlijk Ontwikkelings Plan, werkboek. Je wordt stapsgewijs meegenomen te onderzoeken wat je wilt leren, hoe je dit aanpakt en hoe je dit communiceert met je leidinggevende. Vanaf bladzijde 16 vind je Invulformulieren die je kunt gebruiken. 1.0 Wat is een POP? Iedere medewerker beschikt over kwaliteiten en talenten. De ontwikkelingen in het werk, maar ook persoonlijke ambities, maken het nodig om die talenten continu te blijven ontwikkelen. Het Persoonlijk Ontwikkelings Plan is een hulpmiddel om je te laten bepalen op welke gebieden je wilt ontwikkelen en hoe je dat wilt doen. Over die ontwikkeling maak je als het goed is, minimaal éénmaal per jaar, samen met je leidinggevende schriftelijke, heldere afspraken. Je maakt afspraken over de hulp die je krijgt, welke hulpmiddelen ter beschikking worden gesteld door jouw leidinggevende en wie welke acties onderneemt om aan de gemaakte afspraken te kunnen voldoen. 3

4 2.0 Voorbereiding van uw POP Voorbereiding - Jouw leidinggevende heeft aan zijn medewerkers inzichtelijk gemaakt wat zijn bewegingsruimte is voor jouw ontwikkeling. Deze bewegingsruimte wordt gestuurd door de strategische organisatiedoelen en/of afdelingsdoelen. De leidinggevende heeft hierbij aan gegeven wat de daarbij behorende eisen, verwachtingen, verantwoordelijkheden en keuzemogelijkheden zijn. - Ook je functieomschrijving en eventueel je vorige beoordeling kunnen richtinggevend zijn. - Als medewerker sluit je bij dit verwachtingspatroon aan door zelf sturing te geven aan je persoonlijke ontwikkeling en loopbaan. Je neemt zelf de verantwoordelijkheid om antwoord te vinden op vragen als: Wat bezielt mij in mijn werk? Wat geeft mij energie? Wat drijft mij? Wat zijn mijn carrièreplannen? Hoe ziet mijn inzet er het komende jaar uit? Wat kost mij veel energie? Waarin wil ik mij de komende 2-3 jaar ontwikkelen? e.d. Samengevat ga je aan de slag met vragen als: Wie ben ik? Wat wil ik? Wat kan ik? 2.1 Op welk gebied wil jij je komend jaar verder ontwikkelen De paragrafen A t/m C omvatten drie vragen om hierop een antwoord te kunnen geven: Waar ben je goed in en wat kun je verbeteren? Hoe kun je je huidige werk uitdagend(er) maken? Wil je (op korte of lange termijn) misschien voor ander werk gaan doen? Persoonlijke kwaliteiten: sterke punten/ verbeterpunten In dit onderdeel is het de bedoeling vast te stellen waar je goed in bent in je huidige werk en wat mogelijke verbeterpunten zijn. Om daar achter te komen kun je verschillende dingen doen. Hieronder geven we enkele suggesties. Bepaal voor jezelf welke je daarvan opvolgt. 4

5 Manieren om uw kwaliteiten te achterhalen Terugblikken op eigen praktijksituaties Ga voor jezelf na: wat zijn situaties of activiteiten die je erg goed af gaan (waarvoor je bijvoorbeeld complimenten krijgt of door anderen gevraagd wordt)? wat zijn situaties/ activiteiten waarin je regelmatig merkt dat je jezelf moet verbeteren (waar bijvoorbeeld conflicten ontstaan, het werk vaak niet tijdig afkomt, vervelend vindt om te doen, waar vraag je veel hulp )? Nalezen van recente werkbesprekingen of beoordelingsgesprekken Je bespreekt waarschijnlijk regelmatig met je leidinggevende hoe je werk verloopt. Als van deze gesprekken verslagen zijn gemaakt, kun je deze prima gebruiken om de sterke en verbeterpunten eruit te halen. Vraag voorleggen aan collega's Collega's kunnen vaak prima aangeven waar je sterk en minder sterk in bent! Vaak wordt daar niet naar gevraagd. Kies twee á drie collega s uit met wie je in de afgelopen tijd regelmatig hebt gewerkt en waarmee je goed contact hebt. Zeg dat je bezig bent je POP voor te bereiden en dat u van hun ervaringen met je gebruik wilt maken. Maak met elk van hen een afspraak van minuten op een rustige plek. Vraag hen bijvoorbeeld: wat zijn zaken waarvan jij vindt dat ik die goed doe, waar vind je mij sterk in? op welke gebieden vind je dat ik me moet verbeteren? Zorg dat je na het opvolgen van één of meer van deze suggesties komt tot een overzicht van ca. 3 á 4 sterke punten en 3 á 4 verbeterpunten. Noteer die op je POP-invulformulier (bladzijde 16 en 5

6 verder). Uitdagend werk Je sterke en verbeterpunten kunnen leiden tot ontwikkelingsdoelen. Maar ook uitdagingen in je huidige werk kunnen je op leerpunten brengen. Noteer je antwoorden op de volgende vragen op je POP- invulformulier bij B Uitdagend werk. Meer doen: Welke onderdelen/ activiteiten in uw huidige werk zou je meer willen doen om je daarmee verder te kunnen ontwikkelen? Nieuwe ontwikkelingen: Aan welke nieuwe ontwikkelingen in je werk (uw functie of uw afdeling) zou je meer aandacht willen besteden? Toekomstig werk Een derde aanleiding voor ontwikkeling kan een eventuele volgende functie zijn. Noteer je antwoorden op je POP- invulformulier bij C. Toekomstig werk. Ho Hoe zie je je werk over drie jaar? Wat voor soort werk zou je dan willen doen: deze of een andere functie? Waarom? Wat spreekt je daarin aan? Welke nieuwe eisen stelt dat aan jezelf? Welke eisen stelt deze functie aan medewerkers? Is het redelijk aan te nemen dat je aan alle eisen kunt gaan voldoen? Voor welke eisen is je dit nog onbekend? Wat zou je het komende jaar willen doen om je voor te bereiden op je beoogde functie? Moet je jezelf laten testen (en wil je dat wel/niet) of zijn er andere mogelijkheden / alternatieven? Ga je jezelf al voorbereiden door specifieke vaardigheden te gaan leren? 6

7 Voorlopig ontwikkeldoel Je hebt in de onderdelen A t/m C gekeken naar je eigen kwaliteiten, uitdagingen die je ziet in je huidige werk en je werk op lange termijn. Als je die antwoorden overziet, kom dan tot één of meer doelen waar je het komend jaar aan wilt werken. Ga voor jezelf na: W Welke persoonlijke kwaliteiten wil je verder ontwikkelen (onderdeel A)? Wil je met name minder sterke kanten verbeteren? Wil je je sterke kanten verder tot ontwikkeling brengen? Welke uitdagende werkzaamheden passen daar eventueel goed bij? (Onderdeel B). Wil je je met name richten op ontwikkeling in je huidige werk of wil je je (ook) alvast voorbereiden op een volgende functie? (Onderdeel C). Stel jezelf de vraag: In hoeverre jouw plan het afdelingsdoel en/of je organisatie als geheel ondersteund? Noteer je antwoord op het POP-invulformulier. Heb je moeite met het duidelijk krijgen van bovenstaande vragen, dan kun je ondersteuning vragen bij je personeelsadviseur of een begeleider van buiten je organisatie zoals ElsenaarABC ( zie Overleg met je leidinggevende Wat je gaat ontwikkelen bepaal je in een overleg met je leidinggevende. 3.1 Wat ga ik ontwikkelen? De basis van het POP is je ontwikkeldoel, dat wat je wilt gaan leren: informeer uw leidinggevende over je voorbereiding: wat heb je gedaan en tot welke persoonlijke ontwikkeldoelen je bent gekomen. Neem bij voorkeur je aantekeningen uit de voorbereiding met hem door; 7

8 vraag naar zijn reactie: is hij het met jouw voorstel eens? Ziet hij andere of extra ontwikkeldoelen? (Hij zal nagaan of je voorstel past bij de ontwikkeling op de afdeling); kom met elkaar tot concrete ontwikkeldoelen, waarbij je ook aangeeft wanneer je jouw doel bereikt wilt hebben. Om meningsverschillen over geleverde prestaties (in de evaluatie) te voorkomen is het ten zeerste aan te raden de persoonlijke ontwikkelingsdoelen zo concreet mogelijk vast te leggen. Een handige methode is de SMART methode. (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). S - Specifiek. Je probeert zo specifiek, concreet mogelijk, per onderwerp (bijvoorbeeld gedrag) te omschrijven. M - Meetbaar. Maak je doel meetbaar. Doelen kun je meetbaar maken door een aantal of een percentage te benoemen. Of door een omschrijving van omstandigheden of gedrag te beschrijven. A - Acceptabel. Beschrijf jouw doelen in termen van aanvaardbaar. Past je omschrijving van jouw doel bij je eigen ontwikkelingslijn en bij de doelen van de organisatie. Beschrijf de doelen waar je het over eens bent. Alleen als je er beiden achter staat zal die ontwikkeling ook kunnen lukken. R - Realistisch. Stel vast wat in de gegeven situatie haalbaar is. Resultaat op korte termijn stimuleert enorm! Stel jezelf de vraag hoe groot de kans is dat je het geformuleerde doel in één jaar ook echt bereikt zult hebben. T - Tijdgebonden. Ga na in welke periode je jouw persoonlijk ontwikkelingsdoel gerealiseerd denkt te hebben. Zoek vooral naar ontwikkelingsdoelen die uitdagend zijn. Je eigen motivatie is de belangrijkste motor achter jouw ontwikkeling. Is dit doel echt iets waar je je op verheugt, is dit waar je zin in hebt? Ook tussentijdse evaluaties kunnen ertoe bijdragen dat je POP slaagt. Noteer je antwoord op jouw POP-invulformulier. 3.2 Hoe ga ik dat ontwikkelen? Er bestaan verschillende manieren waarop je aan jouw doelen kunt werken. De keuze van een geschikte manier hangt sterk af van de aard van je leerdoel en jouw eigen voorkeursmanier van leren. Gebruik onderstaand lijstje om te bepalen welke aanpak je gaat kiezen. Noteer: + (goed), ± (matig), - (niet). 8

9 Leeractiviteiten Past dit bij Past dit bij mijn leerdoel? Ligt deze vorm mij? Zelfstudie: leren (vrijwel) zonder medecursisten en docent. Je gebruikt zelfstudiemateriaal zoals: leerboeken, video, computer programma. Leren van elkaar: het uitwisselen van kennis met collega's. Denk aan: intervisie, werkoverleg, nabespreken van het werk, meelopen met collega's. Leren van proucten: samen met collega's werken aan een uitdagende, nieuwe klus. Bijvoorbeeld: leerproject, experiment, oefeningen. Coaching: gesprekken met de leidinggevende of een speciale coach. Leren van andere afdelingen of organisaties: denk aan stages, ervaringen van collega s van andere afdelingen, taakroulatie, jobrotation, klantfeedback, benchmarking. Opleidingen: lang lopende trajecten, gericht op het leren van een vak of functie (brancheopleiding of regulier beroepsonderwijs). Trainingen: vaak kort van duur (één of enkele dagen). Bijvoorbeeld: workshops, vaardigheidstraining, simulaties. Instructie op de werkplek: korte gerichte activiteiten door een leidinggevende, ervaren collega of praktijkopleider of praktijkbegeleider. 9

10 Noteer op je POP-invulformulier. Hoe ga je dat ontwikkelen? 3.3 Wat gaat dit kosten? Als duidelijk is welke leeractiviteit je gaat kiezen, is de volgende stap het inschatten van de kosten. Hierbij gaat het zowel om tijd als geld. Het kan hierbij gaan om: Aspecten Voorbeelden Tijd Werktijd die je niet kunt besteden aan productief werk; Vrije tijd van uzelf; Tijd van de docent, coach, collega's, etc; Geld Kosten voor materialen (zelfstudiemateriaal); Reis- en verblijfkosten; Opleidings-/trainingskosten; Kosten voor audiovisuele middelen, gebruik of huur van computers; Kosten voor inschakelen (in) externe coach. Van toe- passing? (j/n) Hoe voer je dit uit? Wie, wat lever jezelf en wat heb je nodig van een ander? Van belang is dat de kosten en jouw ontwikkeldoel met elkaar in evenwicht zijn, zowel voor jezelf als de organisatie. Noteer op jouw POP-invulformulier. Hoe vul je dit praktisch in? En wie en wat levert jezelf en waar heb je anderen bij nodig? 3.4 Wanneer wil ik dit geleerd hebben? Ga de volgende zaken na om te komen tot een goede planning: wanneer heb je de nieuwe kennis en vaardigheden nodig in het werk? (Is er sprake van een deadline, bijvoorbeeld: over zes maanden wordt nieuwe apparatuur geïnstalleerd waarmee je moet werken?) 10

11 wanneer heb je tijd/ruimte in je eigen agenda (wat is een niet te drukke periode in het jaar)? welke ruimte biedt de agenda van betrokkenen (collega's coach, praktijkopleider of praktijkbegeleider, opleidingsinstituut, etc.)? Noteer op jouw POP-invulformulier. Maak een tijdsplanning wanneer wie wat gedaan moet hebben. Doorloop alle stappen die je gaat zetten. 3.5 Hoe evalueren? Hoe kun je aantonen of jouw ontwikkeldoel bereikt is? Grofweg zijn er twee verschillende aanpakken. Stel met je leidinggevende vast welke optie je kiest. Ev Evaluatie opties Vooraf meetpunten bepalen Soms kunt u heel concrete meetpunten bepalen, zoals: - minder conflicten met collega x; - goede dag/weekplanning maken en mij hieraan houden; - geen hulp meer vragen aan collega y en z, meer zelfstandig doen; - tevredenheid van de klant bij het te woord staan neemt toe; - in vergadering A een grotere/ kleinere inbreng hebben. Geschikte optie? Ja / nee Achteraf bewijzen leveren In andere gevallen is dit veel minder eenvoudig, bijv. meer ontspannen werken of meer zelfvertrouwen. Vaak kun je dan achteraf via concrete voorbeelden aangeven waarom jij vindt dat het doel is bereikt. Het is raadzaam om uw ervaringen tussentijds vaker te bespreken en/ of bijvoorbeeld (maandelijks) in een logboek op te schrijven. Ja / nee Noteer op jouw POP-invulformulier wat je concreet gaat ontwikkelen en hoe je aan gaat tonen dat jouw doel bereikt is. 3.6 Contracteren met leidinggevende Je legt samen met je leidinggevende jouw plan vast. 11

12 12

13 4.0 Uitvoeren, de voortgang Voortgang In deze fase heeft de leidinggevende een ondersteunende rol Je gaat jouw ontwikkelingsdoelen uitvoeren, waarmee je je eigen leerproces stuurt. Het is een doe-fase, je staat aan het roer van jouw eigen leerproces, je probeert dit zoveel mogelijk zelfstandig te sturen. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de condities die het leren mogelijk maken. Het is handig om een soort logboek bij te houden. Hou met je leidinggevende regelmatig voortgangs-gesprekken. Hieronder zie je een mogelijke agenda voor het voortgangsgesprek. 4.1 Wat heb je in de afgelopen tijd gedaan? Welke activiteiten heb je uitgevoerd? Wie heeft jouw daarbij betrokken?. 4.2 Wat heeft dat opgeleverd? Wat was het resultaat? Wat ben je te weten gekomen? Wat heb je geleerd? 4.3 Hoe tevreden ben je over de voorlopige resultaten? Voldoet de voortgang aan jouw verwachtingen? Heb je volgens uw POP kunnen werken? Wat heeft daartoe bijgedragen? Hoe nu verder? Wat zijn jouw volgende stappen? Wat verwacht je daarvan: welke mogelijkheden en belemmeringen ziet je? Welke vragen heb je daarover? 13

14 In hoeverre moet jouw POP worden bijgesteld? Welke nieuwe afspraken maak je?.. Noteer op jouw POP-invulformulier de voortgang wat je gedaan hebt, wat het opgeleverd heeft, en beschrijf hoe je verder wilt. 14

15 5.0 Evalueren Evaluatie Als medewerker kijk je terug op de persoonlijke ontwikkeling die je hebt doorgemaakt. Deze toetst je aan de afspraken zoals die geformuleerd. Waar stond je voorheen en wat heeft het je tot dusver opgeleverd? Samen met je leidinggevende trek je conclusies en maak je afspraken over het voortzetten van bepaalde ontwikkelingen. Per onderwerp wordt aangegeven welke afspraken er zijn gemaakt, welke conclusies er zijn getrokken en de uitkomst van eerder gemaakte afspraken. Het eindpunt is tevens de start van een nieuwe ontwikkelingscyclus: Punten die in dit gesprek standaard aan bod komen schetsen wij hieronder. 5.1 Ontwikkelresultaten Kernvraag hier is: heb je jouw ontwikkeldoelen gehaald en wat is bepalend geweest voor het wel/niet slagen? Hoe tevreden ben je over jouw eigen ontwikkeling? Aan de hand van welke meetpunten kun je voortgang illustreren (zie hiervoor uw POP dat u één jaar geleden hebt opgesteld)? Welke persoonlijke indrukken of ervaringen heb je, waarmee je jouw ontwikkeling kunt aangeven? Heb je reacties van collega s of klanten? Heeft jouw leidinggevende dezelfde mening? Noteer dit op het invulformulier de evaluatie bij A. 5.2 Ontwikkelproces Kernvraag hier is: hoe heb je geleerd? Door hier inzicht in te krijgen, kun je hiervan bij je volgende POP profiteren! Wat zijn situatiesiactiviteiten waarvan jij veel hebt geleerd? Wat zijn situatiesiactiviteiten waarvan jij veel dacht te leren, maar die tegen vielen? 15

16 Waardoor is jouw leren bevorderd (bijvoorbeeld: in je werkomgeving, thuis, jezelf,...)? Wat heeft het leren voor jou lastig gemaakt? Wat hou je vast in de gevolgde aanpak voor je volgende POP? Wat ga je in je volgende POP zeker anders doen? Noteer dit op het invulformulier. Je evaluatiegesprek is eveneens een voorbereiding voor het invullen van uw nieuwe POP. 16

17 Invulformulieren Voorbereiding op je POP Voorbereiding Bij dit POP-formulier hoort het werkboek Persoonlijk Ontwikkelingsplan. Dit werkboek is een hulpmiddel om te komen tot het invullen van het POP-formulier. Beide zijn op dezelfde wijze opgebouwd. A. Persoonlijke kwaliteiten Sterke punten Verbeterpunten B. Uitdagend werk Meer doen Nieuwe ontwikkelingen 17

18 C. Toekomstig werk Hoe zie je jouw werk over drie jaar? Welke nieuwe eisen stelt dat aan jezelf? Wat zou je het komende jaar willen doen om je voor te bereiden op jouw beoogde nieuwe functie? D. Voorlopig ontwikkeldoel Als u meerdere ontwikkeldoelen hebt. Geef dan aan welke je het belangrijkst vindt. (1: hoogste voorkeur, 3: laagste voorkeur). Ontwikkeldoel Volgorde van belangrijkheid 18

19 POP opstellen Twee gesprek A. Wat ga ik ontwikkelen? B: Hoe ga ik dat ontwikkelen? C. Wat gaat dit kosten? Wat vraagt dit ontwikkeldoel aan tijd en geld? Hoe voer je dit uit? Wie en wat levert jij zelf en wat heb je nodig van een ander? D. Wanneer wil ik dit geleerd hebben? Wanneer geleerd (eventueel: welke tussentijdse planning)? 19

20 E. Hoe evalueren? Hoe aantonen of het doel bereikt is? (SMART) Wie zijn betrokken? Wanneer? 20

21 De voortgang Voortgang A. Wat heb je in de afgelopen tijd gedaan? B. Wat heeft dat opgeleverd? C. Hoe tevreden ben je over de voorlopige resultaten? 21

22 D. Hoe nu verder? 22

23 De evaluatie Evaluatie A. Ontwikkelresultaten Heb ik mijn ontwikkeldoelen gehaald? Wat is bepalend geweest voor het wel/niet slagen? B. Ontwikkelproces Hoe heb ik geleerd? 23