Vision research briefing < Matrixorganisaties 2006 >
< Samenvatting > De matrixstructuur volgens sommigen een innerlijke tegenspraak werd in de jaren 60 voor het eerst in organisaties geïmplementeerd. Na even weg te zijn geweest in de jaren negentig, heeft de matrix opnieuw stevig opgang gemaakt. De meeste moderne organisaties worden nu gekenmerkt door deze structuur. Wat is het eigenlijk, een matrix? In het algemeen kunnen we een matrix herkennen aan de volgende drie aspecten: 1 De verschillende rapporteringskanalen 2 Het feit dat van de medewerkers wordt verlangd om zich op twee of meer factoren tegelijk te richten (bijvoorbeeld specialisatie, functie, klantensegment, merk, product of rapporteringsregio) 3 Een beslissingsproces waarin vele beslissingen worden genomen zonder rechtstreekse inmenging van een hiërarchische meerdere. Dit onderzoek, dat door Krauthammer International in de winter van 2005 is gevoerd, is gericht op de visie van managers in West-Europese organisaties. Doel is na te gaan hoe wijdverspreid matrixorganisaties zijn en hoe goed ze functioneren. In welke mate zorgen organisaties voor correcte ondersteuningsvoorwaarden en -processen? Hoe goed zijn matrixorganisaties in staat om hun uitdagingen aan te gaan? Hoe bekwaam zijn de medewerkers? En tot slot, in welke mate geloven mensen echt in de werking van matrixorganisaties? We raden u aan om de resultaten van dit onderzoek te beschouwen als een platform voor discussie en overleg. U kunt eveneens de vragenlijst toepassen op uw eigen organisatie om zo een referentieoefening uit te voeren. Belangrijkste bevindingen: > De matrix is een kenmerk van de moderne organisatie en we zullen er grip op moeten zien te krijgen. > Uit kwalitatieve feedback blijkt dat de ideale matrix wordt gekenmerkt door duidelijkheid, ondersteuning en zorgvuldig toegepaste hiërarchische elementen. > Mensen worstelen zich nu door complexe situaties, zonder de systematische, structurele ondersteuning die ze nodig hebben. Ze ondervinden meer stress en belemmeringen dan steun. Wij nemen een achteruitgang waar in het functioneren van de matrix, plaatsen vraagtekens bij de productiviteit en vragen ons af hoe lang organisaties nog op de welwillendheid van hun medewerkers kunnen rekenen.
< Een duidelijk signaal naar HR, operationeel- en seniormanagement > Feit: bij 85% van de ondervraagden is een matrix aanwezig in hun organisatie. Mening: 80% van de ondervraagden is van mening dat hun organisatie als matrix is gestructureerd en mensen zijn ofwel voldoende ontwikkeld, of willen zich nog verder ontwikkelen om zich binnen de matrixorganisatie te kunnen ontplooien. Teams - Teams zijn duidelijk gedefinieerd maar synergie, vertrouwen en samenwerking zijn niet optimaal. We stellen meer aansprakelijkheid dan autorisatie en verregaande inmenging vast. Inmenging in positieve zin teamcoaching komt niet systematisch voor en omgevingsimplementatie wordt niet terdege voorbereid. Toch vinden zes op de tien mensen (59%) dat hun team zichzelf goed aanstuurt. 84% van de ondervraagden vindt dat hun team verantwoordelijk is voor resultaten. Maar slechts 48% is van mening dat de teamleden daartoe ook verantwoordelijkheid toegewezen krijgen. Volgens een derde is de inmenging van het management in de werking van het team minimaal. Gedrag en bekwaamheid - In het algemeen vindt men zichzelf vrij goed toegerust. Hulp kan nodig zijn bij het werken met paradoxen en perspectiefverruiming, en ongetwijfeld ook bij timemanagement en persoonlijke organisatie. 84% vindt dat hij/zij in staat is om tot overeenstemming te komen met een meerdere (25% in alle gevallen), en ongeveer hetzelfde aantal mensen kan collega s overtuigen en motiveren. Motivatie De duidelijke boodschap aan HR en het seniormanagement is dat mensen behoefte hebben aan meer systematische, structurele en motiverende ondersteuning voor de manier waarop ze gevraagd worden te werken. Slechts vier op tien is van mening dat het HR-beleid zorgt voor ondersteunende werkomstandigheden en drie op tien dat het HRbeleid strategisch goed afgestemd is. Voeg hierbij het gebrek aan formele teamcoaching en het is duidelijk welke taak voor HR is weggelegd. Vooral als HR managers zich als strategische pijler willen opwerpen en zich actief willen inzetten om talent binnen de organisatie te houden en de productiviteit op te voeren. Kennis en netwerk Mensen zien elkaar steeds minder vaak. Maar ze weten wel hoe ze de kennis en informatie die zij nodig hebben, kunnen vinden vooral wanneer die in de hoofden van collega s beschikbaar is. Kennisopslagsystemen en virtuele forums zijn nog niet ingeburgerd. Gezien alle vormen van kennis die we hebben onderzocht, kan minstens 59% van de mensen meestal of altijd vinden wat hij/zij zoekt. Ook hier vinden mensen hun weg ondanks het gebrek aan optimale, formele structuren. Werkomstandigheden De werkomstandigheden laten te wensen over en missen duidelijkheid. Er bestaan omgevingen waarin schadelijk gedrag ontsnapt aan de aandacht van het management. Er doet zich verspilling voor in minder dan de helft van de gevallen komen middelen terecht waar ze nodig zijn en eenheden worden ondersteund door irrelevante processen. Daarnaast wordt er veel tijd besteed aan het sturen van groepsdynamiek en zijn er teveel mensen betrokken bij dezelfde issues. Gebrek aan motivatie wordt steeds zichtbaarder en de productiviteit staat ter discussie. In vele gevallen wordt door ongeveer 20% van de ondervraagden echte ontevredenheid geuit. Management en organisatieontwerp - Strategieën en doelstellingen worden volgens zes op de tien mensen duidelijk gecommuniceerd. De tijd die het management stopt in operationele details en supervisie kan wellicht beter worden besteed aan het oplossen van geschillen of het verwezenlijken van samenwerkingsoplossingen. Tot slot zijn organisaties complexer dan nodig en worden matrixsystemen mogelijk in overdreven mate toegepast. Bedrijfsbekwaamheid - Een matrixorganisatie moet worden gezien als een behendig dier een waakzame cheetah bijvoorbeeld. Maar deze cheetah herkent zichzelf niet meer en jaagt in zekere zin zijn eigen staart na. De mogelijkheden zijn er wel, maar in werkelijkheid moet aan heel wat gebieden extra aandacht worden besteed en geven de medewerkers blijk van stress en gebrek aan motivatie. Of dat allemaal rechtstreeks te maken heeft met het organisatieontwerp, is niet zeker te zeggen ook andere factoren kunnen een invloed hebben (bijvoorbeeld werkzekerheid of het persoonlijk op één lijn zitten met de waarden van de organisatie). Toch kan men niet ontkennen dat de elementen die samenhangen met organisatieontwerp wel degelijk een aanzienlijke impact kunnen hebben op de mensen die erin werken. 49% van de mensen is het volkomen of deels eens met het feit dat hun motivatie hoog is, 40% is tevreden over zijn/haar werk. 39% kan zijn/haar stress managen, 24% niet.
< Over Krauthammer International > Krauthammer International is een consultancy-based training en coaching organisatie. Krauthammer helpt klanten de concurrentie een stap voor te blijven door voorbeeldgedrag en impact te bevorderen. Wij ondersteunen individuele medewerkers en organisaties zodat zij de stap kunnen maken van algemene know how naar individuele show how door onze pragmatische aanpak, positieve confrontatie en een sterke nadruk op kwaliteit. De internationale samenhang en ontwikkeling van de consultants wordt verzorgd door de halfjaarlijkse Krauthammer University waar iedere consultant gemiddeld 4-5 weken per jaar doorbrengt. Krauthammer International, opgericht in 1971, heeft 142 fulltime consultants in dienst, verzorgt programma s in meer dan 51 landen en verleent haar services aan onder andere 150 van de 500 grootste Europese organisaties. > Voor het volledige onderzoek (uitsluitend in het Engels), klik hier > Meer details? Neem contact op met Steffi Gande: 00 32 2 359 96 90, Steffi_Gande@krauthammer.com > Als u deel uit wilt maken van onze Vision Research Group, mee wilt doen aan onderzoeken, een (gratis) abonnement wilt op onze onderzoeksresultaten die drie keer per jaar gepubliceerd worden, of u uw gegevens wilt wijzigen, klik hier. > www.krauthammer.com
< Neem contact op met Krauthammer International > Belgique/België (+32) (02) 359 96 90 P.R.C Beijing (+86) 010 6508 1935 Hong Kong (+852) 2521 2839 Česka Republika (+420) 221 732 200 Slovensko (+421) 255 644 751 Deutschland (+49) (040) 68 94 920 Suisse/Schweiz (+41) Gland : (022) 999 08 50 Zürich : (043) 255 30 60 España (+34) Madrid : 913 729 975 Barcelona : 933 011 553 Sverige (+46) (08) 545 03 840 France (+33) Paris : (0)1 55 12 51 00 Aix-en-Provence : (0)4 42 26 39 44 Lille : (0)3 20 13 04 00 Lyon : (0)4 72 91 21 30 Nantes : (0)2 40 48 98 98 Strasbourg : (0)3 88 61 60 61 United Kingdom (+44) (020) 8770 7200 Italia (+39) (02) 49 81 499 USA (+1) (404) 812 00 52 Magyarorság (+36) (1) 349 2717 Nederland (+31) (0)71 364 33 44 Polska (+48) (22) 631 60 55 www.krauthammer.com