De implementatie van Zimbra Ferry J. de Jong 1
AHK (Amsterdamse hogeschool voor de Kunsten) 6 gebouwen in het centrum van Amsterdam Conservatorium van Amsterdam, de Theaterschool, Academie van Bouwkunst, Academie voor Beeldende vorming, Reinwardt Academie (Museologie), Nederlandse Film en Televisie Academie 2 3400 studenten/ cursisten ± 700 medewerkers en ± 700 freelance (gast)docenten
ICT bij de AHK, enige kenmerken (1) Centrale ICT met uitzondering van zeer specifieke onderwijsonderdelen (bv rendering en film opslag bij de Film Academie) OS servers: Windows 2008 en Linux (ubuntu en redhat), Databases: Oracle, MS SQL Server en MySQL) OS werkplekken (desktops, notebooks): Mac s (400) en Windows (900) +?onbekend? Volledig dekkend draadloos netwerk voor studenten en medewerkers. OS:?onbekend? 3
ICT bij de AHK, enige kenmerken (2) ICT omvat: helpdesk, systeem- en netwerkbeheer, technisch - en (functioneel) applicatiebeheer, en procesbeheer (17 fte) Functionaliteit is leidend Verandering van een technische gerichte ICT afdeling naar een afdeling die de gewenste functionaliteit voor de klant beschikbaar stelt. 4
Typo3 www.ahk.nl In-house Linux ubuntu en redhat Zimbra GeSaaSd bij IGI Gebruik Open Source Toepassen van standaard software open source en Zoveel mogelijk gebruik maken van open standaarden Er moet voor alle onderdelen van de ICT een significante ondersteuning mogelijk zijn door leveranciers/third parties Centrale authenticatie software 5
AHK cultuur Alles is goed als het maar een MAC is (kunsten...) Alles graag zelf willen doen Iedereen zijn eigen oplossing De levenscyclus is kort 6
Zimbra bij de AHK Zimbra Collaboration Suite, Enterprise Edition, gehost (SaaS, licentie plus dienst) Instellings- of Faculteitslicentie voor Hogescholen en Diverse en Aangewezen onderwijsinstellingen: jaarlijks 5,= per mailbox 5GB. 7
Randvoorwaarden formuleren Zoektocht door ICT van longlist shortlist Stakeholdergroepen bepalen Testomgevingen inrichten Stakeholders testen/beoordelen Proces Formuleren mailbeleid Mailbeleid laten goedkeuren Mailbeleid communiceren Keuze of zelfdoen of SaaS 8
Randvoorwaarden formuleren door ICT Ondersteuning Mac en windows Webfunctionaliteit ondersteund min. IE, Safari, Firefox. Ondersteuning diverse devices (iphone, Android,..) Look and feel outlook Geintegreerde mail en agenda Gedeleggerd beheer moet ondersteund worden Ondersteunen van open standaarden Moet integreerbaar zijn in unified messaging Minimaal beheer 9
Mailbeleid Iedereen een mailadres in de vorm van <voornaam>.<tussenvoegselachternaam> Domein medewerkers @ahk.nl Domein studenten @studenten.ahk.nl Geen gebruik andere subdomeinen Mailbox beperken tot 5 GB (nu 7,5 GB) Alleen personen van hier en nu een mailadres (van 7000 naar 4250 mailadressen) Geen installatie van outlook op PC s Geen ondersteuning bij gebruik outlook of andere client 10
Selectieproces (ICT) Resultaten Exchange webclient Zarafa webclient Zimbra webclient Google (afgevallen wegen privacy issues) 11
Selectieproces (stakeholders) Stakeholdergroepen formeren Communicatie (eigenaar) Grote secretariaten Belangrijke individuen over de faculteiten heen ICT techniek en mailbeheer 12
Uitkomsten exchange (7,3) Opmerkingen / Zwakke kanten Veel vensters Beperkte tot geen In-exportmogelijkheden Meeste instellingen moeilijk te vinden Nieuwe interface is wennen Delegeren en meerdere accounts niet aanwezig Drag-and-drop matig Werkt minder in FF en Safari Geen meerdere accounts in een client 13
Uitkomsten exchange (7,3) Sterke kanten Basisfuncties goed Herkenbaar Snelheid Stabiliteit Mail versturen uit andermans naam Veel gewenste functies aanwezig 14
15 Uitkomsten Zarafa (6,6) Zwakke kanten Problemen in IE Geen In-exportmogelijkheden Instellingen beperkt en moeilijk te vinden Geen meerdere e-mail accounts mogelijk Kan geen agenda's naast elkaar tonen Geen help-functies Geen interne spamfilter Matige ondersteuning Nederlandse taal Beperkte/slechte delegeer-functies Veel gewenste functies niet aanwezig Matige zoekfuncties
Uitkomsten Zarafa (6,6) Sterke kanten Basisfuncties goed Herkenbaar / goed overzicht Snelheid Drag-and-drop 16
Uitkomsten Zimbra (8,8) Zwakke kanten Opties meerdere kalenders in Safari crasht Soms teveel mogelijkheden / instellingen Taal en spellingscontrole beperkt in Safari 17
18 Uitkomsten Zimbra (8,8) Sterke kanten Duidelijk qua gebruik en instellingen Herkenbaar, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk Goede ondersteuning taal en spellingscontrole Uitgebreid, biedt meer functies dan gewenst In-exportfuncties Drag-and-drop Delen en naast elkaar tonen van agenda's Meerdere accounts in een client Goede zoekfuncties Zeer goede help-functie
Keuze zelfdoen of SaaS Is het mogelijk om het zelf te doen? Is het binnen de huidige ICT afdeling te beheren? Wat moeten we doen om het te kunnen beheren? 24x7 beheer? Security en privacy https/soap voor provisioning Autenticatie via een proxy tegen AHK ldap Geheimhoudings verklaring leverancier Branche cloud geeft extra zekerheid 19
Resultaat (voordelen) Gebruikers zijn tevreden op een enkele outlook adept na. We hadden de outlook cliënt op de PC s laten staan en desondanks gebruikt bijna niemand outlook meer. (niemand heeft een Zimbra cursus gehad.) Mailbeheer op de SAAS omgeving gaat zonder problemen. De gesaasde omgeving geeft rust op de afdeling (vreemde ogen dwingen) 20
Minder vrijheid Minder grip Resultaat (nadelen) Extra mailboxen kost geld (duidelijkheid) Veel software leveranciers (Exact etc.) hebben een standaardkoppeling met outlook/exchange. (Lock-in) Hoe lossen we dit op? Gewoon doorgaan en leveranciers dwingen (bewerken)? 21
AHK Hoofd ICT ICT (koppelingen) Organisatie IGI (VMware Zimbra) Management IGI techniek 22 ICT mailbeheer Communicatie IGI skilled helpdesk/ accountmanager
vendor lock-in Europa wil af van vendor lock-in, eerst studie Automatiseringsgids, 11 maart 2011door: Chris Nap Het Directoraat Generaal voor Information Society and Media (DG Infso) van de Europese Commissie wil richtlijnen opstellen om het inkoopbeleid van software door overheden te verbeteren door 'vendor lock-in' te reduceren en meer concurrentie onder aanbieders op gang te brengen. Eerste stap is een onderzoek naar de effecten van dergelijke richtlijnen. 23
24 ferry.dejong@ahk.nl fermar@ferrydejong.nl Succes De implementatie van Zimbra, 24 maart 2011