Versie: definitief 1.0 Datum: 21 mei 2015 Auteur: Anton Dierdorp Aansluiting Landelijke Digitale Infrastructuur en Lokale bibliotheeksystemen
Inhoud Inleiding... 1 1 Landelijke Digitale Infrastructuur... 3 1.1 Website-as-a-service (WAAS) voor bibliotheken... 3 1.2 Nationale Bibliotheek Catalogus (NBC+), inclusief koppelingen... 4 1.3 Datawarehouse (DWH)... 5 1.4 ABL+, het zoek- en vindplatform op de NBC+... 6 1.5 E-bookplatform... 8 1.6 G!DS, database voor adressen, producten/diensten en activiteiten... 9 1.7 De Bibliotheek op School (dbos)... 9 1.8 Identity Access Management (IAM) inclusief koppelingen met ILS-en... 10 1.9 Nationale Bibliotheekpas... 11 1.10 Kanttekeningen leveranciers bibliotheeksystemen... 13 2 Lokale bibliotheeksystemen... 14 2.1 Functionaliteit... 14 2.2 Ontwikkelingen... 16 3 Mogelijkheden efficiencyverbetering... 17 3.1 Naar één catalogussysteem... 17 3.1.1 beschrijving... 17 3.1.2 mogelijkheden... 17 3.1.3 advies... 18 3.2 Naar één ledenregistratiesysteem... 19 3.2.1 beschrijving... 19 3.2.2 mogelijkheden... 19 3.2.3 advies... 20 3.3 Naar één bibliotheeksysteem... 20 3.3.1 beschrijving... 20 3.3.2 advies... 20 Bijlage. Functionaliteit ILS LDI... 22
Inleiding In de notitie Visie van de KB op de Nationale Digitale Bibliotheek van oktober 2014 schrijft de Koninklijke Bibliotheek (KB) met betrekking tot de landelijke digitale infrastructuur (LDI) het volgende: De Koninklijke Bibliotheek, de universiteitsbibliotheken en de openbare bibliotheken bespreken in een regelmatig overleg de gemeenschappelijke informatie-infrastructuur voor bibliotheken. Er is in de afgelopen jaren een flexibel model ontstaan waarbij naar behoefte gezamenlijk kan worden opgetrokken op onderwerpen als de verwerking van metadata, het aanbieden van gedigitaliseerde collecties, interbibliothecair leenverkeer, licenties en diensten. Hiernaast en deels hierop voortbouwend is er door Bibliotheek.nl gewerkt aan een centrale infrastructuur voor de digitale openbare bibliotheek. Die centrale infrastructuur ondersteunt de verschillende aspecten van de openbare bibliotheek: diensten voor specifieke doelgroepen, de digitale gidsfunctie en toegang tot e-content. Het gezamenlijke profiel voor de klant van deze diensten is krachtig en uniform. De speerpunten van deze infrastructuur: het e-bookplatform, de NBC, de herkenbare aanwezigheid op het web, maar ook ondersteunende rollen als landelijk inloggen (IAM) en het datawarehouse voor rapportages zullen in de komende jaren verder worden doorontwikkeld. De KB zal dit doen met oog voor de verschillende stakeholders: de lokale bibliotheken, de uitgevers, met wie we tot overeenkomsten over de digitale content willen komen en belangrijke leveranciers als OCLC, Serial Solutions (ProQuest) en NBD-Biblion. De landelijke bibliotheekinfrastructuur wordt daarmee steeds meer een informatieplatform, dat de basis vormt voor innovatie zowel binnen het bibliotheekstelsel als daarbuiten. Naast bibliotheken kunnen ook de creatieve industrie, onderzoekers en commmunities van (amateur-)experts (patiëntenorganisaties, verzamelaars etc), gebruik maken van deze infrastructuur. Het is echter niet geheel duidelijk hoe ver deze ontwikkelingen reiken, hoe snel ze tot concrete resultaten leiden en op welke wijze bibliotheken en provinciale serviceorganisaties (PSO s) hun bibliotheeksystemen daar zo effectief en efficiënt mogelijk op kunnen aansluiten. Norma Verheijen van toen nog SIOB, inmiddels KB, heeft mij gevraagd hierover een adviesnota op te stellen, waarin tevens wordt aangegeven wat de mogelijke besparingen kunnen zijn voor de lokale bibliotheek. De basis hiervoor is gelegen in de eerder verschenen Verkenning De doorontwikkeling van de NBC+, door Maurits van der Graaf, Pleiade Management and Consultancy BV en de discussie die ontstond tijdens de expertmeeting waarin bibliotheken aangaven beperkt zicht te hebben op de gevolgen die de landelijke infrastructuur heeft voor hun lokale bibliotheeksystemen. In het verlengde daarvan de zijn ook de efficiencyvoordelen die door aansluiting van lokale bibliotheeksystemen op de LDI Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 1
worden gerealiseerd moeilijk te benoemen. Lokale staat hier tussen aanhalingstekens omdat dit ook regionale of provinciale bibliotheeksystemen kunnen zijn. In deze nota wordt hiervoor ook de term ILS (Integrated Library System) gebruikt. In zijn verkenning geeft Maurits van der Graaf van Pleiade aan dat het ontwerp en de structuur van de NBC toekomstbestendig is en vele mogelijkheden biedt om online te koppelen of toegang te bieden. Dit biedt vele innovatieve mogelijkheden. Anderzijds voorziet hij de mogelijkheid van efficiencyvoordeel voor de bibliotheken door verdergaande aansluiting van de lokale systemen op de LDI. Daarnaast gaat hij er vanuit dat de NBC+, het nieuwe zoekplatform van de NBC, alle lokale, regionale of provinciale Aquabrowsers gaat vervangen. In deze nota ga ik eerst dieper in op de Landelijke Digitale Infrastructuur. Wat houdt het in, wat is de stand van zaken en welke ontwikkelingen zijn er te voorzien. Vervolgens neem ik de lokale bibliotheeksystemen onder de loep: in welke functies wordt door deze systemen voorzien, welke ontwikkelingen vallen er waar te nemen. Ten slotte ga ik in op de raakvlakken, de overlap tussen LDI en ILS-en. In het hoofdstuk Conclusies en advies vat ik de uitkomsten samen in enkele scenario s. Voor de totstandkoming van deze nota heb ik gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van bibliotheekorganisaties,, (voormalig) bibliotheek.nl en leveranciers van bibliotheeksystemen. Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 2
1 Landelijke Digitale Infrastructuur Alle (?) bibliotheken hebben zich in 2011 gecommitteerd aan het aansluiten op de LDI door gebruik te maken van de subsidieregeling die het ministerie van OCW daarvoor heeft uitgeschreven. Vrij vertaald hield het commitment in dat de bibliotheken: 1. gebruik gingen maken van de WAAS (website-as-a-service) met alle landelijke functionaliteit er in, dan wel die functionaliteit in hun eigen webomgeving opnamen via widgets, of APIkoppelingen, 2. gegevens aanleveren voor het opbouwen en actueel houden van de Nationale Bibliotheek Catalogus (NBC), d.m.v. een geautomatiseerde koppeling met hun lokale bibliotheeksysteem, 3. de vastgestelde basisset gegevens aanleveren voor het opbouwen van het datawarehouse (DWH) en dit blijven doen om het DWH actueel te houden. Hiermee zijn direct drie belangrijke elementen van de LDI benoemd. Waaruit bestaat de LDI verder? Kijkend naar de producten en diensten die bibliotheek.nl de afgelopen jaren heeft ontwikkeld, kunnen we het volgende noemen als onderdelen van de LDI: a) Website-as-a-service (WAAS) voor bibliotheken b) Nationale Bibliotheek Catalogus (NBC+), inclusief koppelingen met ILS-en c) Datawarehouse (DWH) d) ABL+, het zoek- en vindplatform op de NBC+ e) E-bookplatform f) G!DS, database voor adressen, producten/diensten en activiteiten g) De Bibliotheek op School (dbos) h) Identity Access Management (IAM) inclusief koppelingen met ILS-en i) Nationale Bibliotheekpas Hieronder worden deze onderdelen nader besproken. 1.1 Website-as-a-service (WAAS) voor bibliotheken De WAAS 2.0 is operationeel en alle bibliotheken die hun website op WAAS 1.0 hadden, zijn overgezet. Met de komst van WAAS 2.0 heeft b.nl besloten dat de widgets niet langer in de huidige vorm konden blijven bestaan. Qua vormgeving en lay-out waren de widgets standaard blokjes die op de webpagina geplaatst kunnen worden en waarin specifieke informatie kon worden getoond. Dit is vervangen door API s (application programming interfaces), een soort standaard opvraagcommando s waarmee andere webbouwers de informatie kunnen opvragen en tonen in de door hun gewenste lay-out en vormgeving. WAAS 2.0 is feitelijk gebaseerd op het Adobe Experience Manager platform, in basis een CMS met uitgebreide statistiek en analysetools. De planning is dat er verdere integratie met andere elementen van de landelijke infrastructuur komt (er wordt dan gesproken over e-books, NBC+, CRM en IAM, dat laatste ook in relatie tot mijnbibliotheek functies). Verder is de verwachting dat er nieuwe Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 3
bibliotheken zullen aansluiten. Ook het verbeteren van de vindbaarheid staat op de roadmap voor het project NBC+ 1. Qua functionaliteit loopt de WAAS2.0-omgeving nog enigszins achter bij de webomgevingen van bibliotheeksystemen, met name waar het gaat om integratie en de mijnbibliotheek -functies, waarmee klanten financiële transacties kunnen doen, attenderingservice kunnen instellen, recensies op boeken kunnen geven etc. 1.2 Nationale Bibliotheek Catalogus (NBC+), inclusief koppelingen Dit is de Landelijke catalogus van en voor bibliotheken. Deze catalogus met alle landelijke en lokale collecties is gereed. Dit houdt in dat de collecties van alle openbare bibliotheken er in zijn opgenomen en dat de NBC wordt geactualiseerd met de mutaties uit de lokale systemen (nieuwe titels/exemplaren en afschrijvingen) 2. Feitelijk zijn deze collecties opgenomen in de GGC, het Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem. De NBC-gegevens worden met behulp van een indexlaag verbijzonderd in de GGC en overgezet naar de NBC+, waarna er gegevens uit andere bronnen dan de openbare bibliotheekcollecties aan worden toegevoegd (o.a. uit het Gutenberg project; dit is de plus ). Voor het koppelen van externe bronnen, zoals erfgoed, loopt een inventarisatieproject vanuit de KB/B.nl dat er toe moet leiden dat er in mei 2015 een overzicht is van alle bronnen met een advies aangaande het opnemen daarvan in NBC+. Die externe bronnen kunnen ook lokale of regionale bronnen zijn. In het document De doorontwikkeling van de NBC+, door Maurits van der Graaf, Pleiade Management and Consultancy BV(2014) is het synchronisatieproces voor wat betreft de openbare bibliotheekcollecties in beeld gebracht, waarbij te zien is dat mutaties vanuit de lokale systemen met de GGC worden gesynchroniseerd. 1 http://stichting.bibliotheek.nl/content/dam/landelijk/stichting/bestanden/bnlseminar_11sept12014/waas%202.0%20presentatie%2011%20september_frank.pdf 2 http://stichting.bibliotheek.nl/content/dam/landelijk/stichting/bestanden/bnlseminar_11sept12014/presentatie-nbc-klantendag-2014-_mark.pdf Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 4
Metadatastromen in kaart gebracht. Synchronisatie gebeurt met behulp van het uitwisselen van mutatiebestanden tussen de bibliotheeksystemen en de GGC op basis van FTP (wordt NCIP?) en vervolgens van de GGC naar de NBC+. Er is een API ontwikkeld voor het onttrekken van informatie aan de NBC+ door andere (online)applicaties, zoals bijvoorbeeld lokale bibliotheeksystemen of websites. Uit het eerder genoemde onderzoek van Pleiade blijkt de NBC+ een moderne infrastructuur te hebben waarmee toekomstige ontwikkelingen kunnen worden gevolgd, zoals Linked Open Data. Het zoeksysteem van een lokale bibliotheek kan middels de API gebruik maken van deze landelijke catalogus om de klant een zo groot mogelijk aanbod te tonen. De NBC+ bevat op dit moment ook de e-books, al zijn deze nog niet aan te vragen vanuit de ABL+, de landelijke Aquabrowser. Hetzelfde geldt voor het aanbod van Muziekweb dat is opgenomen door middel van een koppeling (er wordt gesproken van koppeling met behulp van datafeeds, wat van alles kan betekenen tot het eenvoudig uitwisselen van CSV-bestanden aan toe) tussen het CDRsysteem en GGC. 1.3 Datawarehouse (DWH) Waar gaat het om? Het idee is dat data van bibliotheken wordt verzameld ten behoeve van rapportages en benchmarking. Daarbij geldt: Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 5
Data hebben we nodig voor: Collaborative filtering Consumer ratings en beïnvloeding Persuasion profiles Veel data = duidelijke patronen = betere voorspellingen Bron: presentatie Update Datawarehouse Bnl Klantendag september 2014 De status is dat een groot deel van de bibliotheken inmiddels is aangesloten op het datawarehouse (DWH), maar zeker nog niet alle (nog niet: Friesland, Kop van Noord-Holland, diverse bibliotheken in N- en Z-Holland, Gelderland, Brabant en Limburg). Het DWH bevat gegevens over klanten, uitleningen en bezit van bibliotheken en is aangevuld ( verrijkt ) met tabellen over o.a. bevolking, postcodes, straatnamen, kaartmateriaal en titels (GGC) 3. Eind 2014 is bekend geworden dat het zogenaamde DataCollectieSysteem (DCS) van Probiblio niet kan worden geïntegreerd in het DWH 4. Het DCS wordt door een redelijk groot aantal bibliotheekorganisaties met name gebruikt om marketingacties te kunnen monitoren op resultaten en te kunnen benchmarken. Op termijn zullen de marketingtools die in het DCS ontwikkeld zijn dus opnieuw moeten worden gebouwd in het DWH. In principe worden de klantgegevens geanonimiseerd in het DWH bewaard, tenzij de bibliotheek dat anders wil. Het DWH is de basis voor andere systemen, zoals CRM/marketing, maar bevat nu nog te weinig gegevens uit de onderliggende bibliotheeksystemen. Vooralsnog wordt gewerkt met de minimale dataset met beperkte klant-, bezit- en leengegevens. In 2015 wordt gestart met het toevoegen van HR en Financiële gegevens van bibliotheken, inclusief managementtools. Ook wordt dan volgens b.nl gewerkt aan services voor recommenders (onduidelijk is hoe dit wordt bedoeld, de door b.nl gekozen recommender Welkboek wordt handmatig gevoed ) en het toevoegen van gegevens over het gebruik van WAAS-websites door bezoekers. 1.4 ABL+, het zoek- en vindplatform op de NBC+ Dit is het zoek- en vindplatform voor de NBC+, de voorkant voor gebruikers; feitelijk een nieuwe versie van de Aquabrowser (ABL). Deze is sinds april 2014 als pilotversie in gebruik bij OBA en in maart 2015 ook in gebruik genomen door de Zeeuwse Bibliotheken. Feitelijk ziet de structuur er als volgt uit: 3 http://stichting.bibliotheek.nl/content/dam/landelijk/stichting/bestanden/bnlseminar_11sept12014/update%20dwh%20bnl%20klantendag_dennis.pdf 4 http://www.bibliotheekblad.nl/nieuws/nieuwsarchief/bericht/1000005751 Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 6
ABL+ Zoeken NBC+ NBC Andere bronnen GGC Titel/exemplaar gegevens AI s Bestelling Titel/exemplaar gegevens NBD In principe is deze versie inmiddels beschikbaar voor alle bibliotheken. Uit de beschrijvingen valt op te maken dat de huidige My Discoveries functies van de ABL zijn verdwenen in afwachting van nieuw te ontwikkelen functies. Verder stelt ProQuest, de leverancier, dat elke bibliotheek zijn eigen profiel krijgt waarmee kan worden ingesteld waarin gezocht moet worden en hoe de resultaten getoond worden. Binnen een dergelijk profiel kunnen ook lokale of regionale bronnen worden gekoppeld. In te stellen is bijvoorbeeld dat gebruikers eerst zoeken in de collectie van de eigen bibliotheek. Lokale bronnen die niet in de NBC+ worden opgenomen kunnen op verzoek van bibliotheken binnen hun profiel door ProQuest worden gekoppeld. Daarmee zou dan wel een extra index gecreëerd worden, binnen de zoek- en vindomgeving (dus niet op de NBC+): Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 7
ABL+ Lokale bronnen Zoeken index NBC+ NBC Andere bronnen GGC Titel/exemplaar gegevens AI s Bestelling Titel/exemplaar gegevens NBD Met de keuze van b.nl om via API s te gaan werken, is de NBC+ feitelijk een back-end systeem geworden en is het de vraag waarom de ABL+ onder de LDI valt. In principe is het zoeksysteem vergelijkbaar met Wisecat+ van HKA of Iguana van Infor: alle drie proprietary systemen die gebruik maken van gegevens uit de NBC+. 1.5 E-bookplatform Bibliotheek.nl heeft het e-bookplatform operationeel en er zijn inmiddels 10.000 titels beschikbaar. Er is een aparte ingang voor het zoeken naar e-books: www.bibliotheek.nl/ebooks E-books downloaden kan alleen als lid van een bibliotheek met behulp van het pasnummer of een webaccount. De VOB heef een proefproces aangespannen over de vraag of het beschikbaar stellen van e-books onder het leenrecht valt of niet. Op 18 februari heeft de Haagse rechtbank bekend gemaakt dat deze zaak (opnieuw) is aangehouden. Op 1 april 2015 heeft de Haagse Rechtbank vonnis gewezen en daarbij een aantal essentiële vragen voorgelegd aan het Europese Hof. De zaak draait om de vraag of openbare bibliotheken online e-boeken mogen uitlenen tegen betaling van de wettelijke leenrechtvergoeding en dat uitgevers dus geen verbodsrecht hebben ten aanzien van het online uitlenen van e-boeken. Aanvullend op het bibliotheekabonnement is er een plan waarmee dat door de klant een e- bookabonnement moet wordt afgesloten voor 20 voor het streamen van maximaal 18 e-books per jaar. De e-books staan dan niet op de reader. Hoewel de traditionele e-reader meestal wel van wifi is voorzien, zijn deze apparaten erg langzaam, wat mogelijk een hindernis is om een e-book te streamen. Dit in tegenstelling tot tablets. In 2014 is er een commercieel initiatief gelanceerd door uitgevers VBK en Dutch Media: Elly s Choice; een maandabonnement van 2,99 geeft recht op downloaden van een selectie van 10 e-books per Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 8
maand en korting op 30 andere titels. Dit voorjaar heeft Bruna een dienst aangekondigd onder de naam Bliyoo voor onbeperkt lezen van e-books en e-magazines. 1.6 G!DS, database voor adressen, producten/diensten en activiteiten G!DS is een systeem dat bibliotheken in staat stelt gegevens vast te leggen van organisaties en instellingen en ontworpen is om die organisaties en instellingen hun eigen gegevens daarin vast te leggen en te beheren. Het kan gaan om een grote variëteit aan gegevens. Van relatief eenvoudige adres- en openingstijdengegevens tot gegevens over producten, activiteiten die de organisatie/instelling voert, organiseert, onderneemt. G!DS is echter een systeem aan de achterkant. Hiermee wil ik zeggen dat mensen die informatie zoeken, niet rechtstreeks in G!DS kunnen zoeken. Daarvoor moeten websites ontwikkeld worden die vervolgens op basis van zoekacties de gegevens uit G!DS kunnen tonen. Daarmee is G!DS geen eenduidige toepassing, maar meer een stuk gereedschap voor bibliotheken om hun positie in het lokale netwerk vorm te geven: informatie van allerlei partijen bij elkaar brengen ten behoeve van heel verschillende functies. Of het nu gaat om een gemeentegids, een activiteitenkalender, een cursusaanbod, toeristische informatie, culturele informatie, of WMO-informatie, de bibliotheek kan de instelling zijn die partijen bij elkaar brengt en gegevens vastlegt of laat vastleggen en ontsluit 5. Bibliotheek.nl gebruikt G!DS vooral voor het tonen van adressen en openingstijden van bibliotheken zelf 6. In Utrecht bijvoorbeeld wordt de G!DS gebruikt voor drie typen toepassingen: 1. Informatie over bibliotheken zelf met ISIL-codes, lidnummers en andere coderingen, adressen, openingstijden. 2. Informatie van bibliotheken voor eigen toepassingen, zoals nieuws- en agendafuncties, de productencatalogus onderwijs, basisvaardigheden. 3. Gebruik van G!DS in opdracht van derden, bijvoorbeeld voor Centra jeugd en gezin, Wmo, sociale domein, gemeenteloketten, cultuurportals. 1.7 De Bibliotheek op School (dbos) Het concept van de Bibliotheek op School (dbos) behoeft nauwelijks nog uitleg. Het is de vlag, het merk, waaronder bibliotheken hun diensten aan het onderwijs kunnen aanbieden. De inhoud kan per bibliotheek of per school variëren, maar er zijn enkele vaste onderdelen in de diensten, zoals een mediacoach, afspraken over collecties en deelname aan de monitor om voortgang en resultaten te meten 7. De leerlingen krijgen op school toegang tot collecties en daaraan gerelateerde informatie via een speciaal leerlingenportaal. 5 http://www.gidsvoornederland.nl/ 6 http://stichting.bibliotheek.nl/diensten/digitale-content/gids.html 7 http://www.debibliotheekopschool.nl/ Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 9
Voor dit leerlingenportaal hebben HKA en Infor in afstemming met bibliotheek.nl hun eigen applicatie ontwikkeld, namelijk SchoolWise en V@School. Deze portalen zijn goed geïntegreerd met de eigen systemen van deze leveranciers, respectievelijk Wise van HKA en V-Smart van Infor. Daarnaast is er door APP Software een beperktere oplossing aangeboden onder de naam KohaSchool die is afgestemd op de LDI. SchoolWise en V@School zijn vergaand geïntegreerd met Wise resp. V-Smart in de zin dat de school als een vestiging te behandelen is, waardoor de school bijvoorbeeld ook kan worden opgenomen in transportschema s of roulatieschema s voor wisselcollecties, projectcollecties of routecollecties. Verder is de bestelfunctionaliteit van Boek1Boek geïntegreerd en uiteraard de dbos-monitor. Ten behoeve van de zoekfunctie voor de kinderen is de mediatheekcollectie geïntegreerd met de bibliotheekcollectie en is er een directe reserveermogelijkheid. Daarnaast zijn er mogelijkheden om het portaal voor de leerling te personaliseren met profielinformatie, een leeslog, een verlanglijst etc. SchoolWise biedt ruimte voor vele vormen van samenwerking tussen de school en de bibliotheek (wel of geen eigen mediatheek, een mediatheek voor meerdere scholen, combinatie mediatheek/bibliotheek, leerlingen wel/geen lid van bibliotheek etc.). Het door APP Software ontwikkelde KohaSchool voor leerlingen en leerkrachten is gebaseerd op het open source bibliotheekpakket Koha. Het is in overleg met bibliotheek.nl doorontwikkeld met aansluitingen op de diensten van b.nl, zoals Leesplein en de monitor. Dit pakket is niet geïntegreerd met de bibliotheeksystemen van HKA of Infor en biedt daarom bijvoorbeeld niet de mogelijkheden van wissel- en roulerende collecties. Feitelijk is dit toepasbaar als de school een eigen mediatheek beheert. Wel kunnen leerlingen als lid worden ingeschreven en worden deze gegevens uitgewisseld met bijv. Wise. 1.8 Identity Access Management (IAM) inclusief koppelingen met ILS-en Om e-books te kunnen lenen, of boeken te kunnen aanvragen, moet iemand lid zijn van de bibliotheek. Een lid moet inloggen met zijn pasnummer, of met een door hem afzonderlijk aangemaakt webaccount op bibliotheek.nl. Ook dit aanmaken van een webaccount gaat weer aan de hand van het pasnummer: Op dit moment biedt de website van bibliotheek.nl wel een knop om lid te worden in de eigen bibliotheek, maar daarmee wordt alleen nog maar een omslachtige procedure om de eigen Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 10
bibliotheek te zoeken en daar een inschrijfprocedure te starten. In het algemeen eindigt dit met het bericht dat er binnenkort een lenerspas kan worden opgehaald in de bibliotheek. De bouw van de mogelijkheid om direct in te schrijven op de landelijke website wordt in 2015 opgepakt. Het idee van Identity Access Management van bibliotheek.nl is dat klanten in principe op drie manieren kunnen inloggen op de landelijke infrastructuur: met hun pasnummer, met een door hen zelf aangemaakt webaccount o.b.v. hun pasnummer, of door het koppelen van hun social media account aan het webaccount, met hun social media (bijv. face book) account. Bibliotheken die een WAAS 2.0 website hebben zijn automatisch aangesloten op deze infrastructuur ( toegangslaag ). Vervolgens kunnen de klantgegevens worden gesynchroniseerd. Anderen moeten dit eerst aanvragen. Met het realiseren van dit IAM vervalt de behoefte aan het netwerk van landelijke en lokale/regionale A-selectservers voor de uitwisseling van lenergegevens. Het koppelvlak is gestandaardiseerd volgens het SAML 2.0 protocol 8. De status hiervan is dat bibliotheek.nl heeft aangegeven dat eind november 2014 de laatste tests zijn gedaan en dat daarna de fase van synchronisatie van ledengegevens tussen LDI en de bibliotheeksystemen in het land gestart kan worden. De synchronisatie loopt en de verwachting is dat de lenergegevens van alle bibliotheken rond de zomer zijn verwerkt en daarna actueel gehouden zal worden. Duidelijk is dat de opzet vergelijkbaar is met die van de NBC: de lokale bibliotheeksystemen zijn leidend. Daarin worden de ledenadministraties bijgehouden en mutaties worden van daaruit doorgestuurd naar c.q. gesynchroniseerd met een centrale administratie. Zolang dit niet is afgerond, en alle applicaties die nu gebruikmaken van A-select nog niet zijn aangepast (zoals VDX), kan de lokale/regionale A-selectserver nog niet vervallen. 1.9 Nationale Bibliotheekpas Het voorstel hiervoor wordt in opdracht van de VOB, als uitvloeisel van de branchestrategie De bibliotheek levert waarde waarin dit als sleutelproject is benoemd, uitgewerkt door Probiblio namens de Samenwerkende PSO s Nederland (SPN). Hierin streeft men naar gestandaardiseerde tarieven (0-17, klein, basis, groot). Dit zal nog tot de nodige discussie leiden in de branche, ondanks de mogelijkheden om van de standaard af te wijken (duurder of goedkoper, andere inhoud). Voor sommigen gaat dit veel te ver, voor anderen lang niet ver genoeg. In het voorstel wordt een koppeling gemaakt aan Gastlenen als een van de belangrijkste redenen voor een nationale pas: overal lenen en inleveren met 1 pas. Het plan is dat in fase 1 de gastlener nog een eigen pas van de gastbibliotheek zal moeten krijgen en ook de materialen daar weer moeten inleveren waar ze geleend zijn. Het idee was dat fase 1 zou starten per 1 januari 2015, maar doordat het IAM nog niet operationeel is wordt de start uitgesteld, waarschijnlijk tot in het voorjaar. Fase 2 houdt in dat er geen nieuwe pas meer nodig is en dat er overal geleend en ingeleverd mag worden. Deze fase mag/gaat 2 jaar duren. Besluitvorming moest plaatsvinden in de ALV in december 2014, maar is aangehouden. Ook van wege een andere technische moeilijkheid is voor uitstel gekozen: niet alleen 8 http://stichting.bibliotheek.nl/content/landelijk/stichting/nl/diensten/backofficediensten/iam-single-signon.html Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 11
is het Identity Access Management deel van de LDI nog niet gereed 9, ook is er nog 34% van de bibliotheken die de standaardpas met voorgeschreven Mifare RFID-chip 10 niet gebruiken. Daarom is besloten om Gastlenen in de loop van 2015 in te voeren, maar pas te starten met een grootschalige landelijke campagne zodra de Nationale Bibliotheekpas in 2016 integraal wordt ingevoerd 11. Fase 1 is overigens voor een aantal bibliotheken een stap terug t.o.v. het huidige gastlenen zoals dat in bijvoorbeeld Brabant en Gelderland is gerealiseerd tussen HKA- en Inforsystemen. Daar is nu geen nieuwe pas nodig en kan ook in thuisbibliotheek ingeleverd worden. Ook zijn er provincies waarbinnen bibliotheken naar de leden toe al optreden als één organisatie, waarbij overal geleend mag worden. 9 http://www.debibliotheken.nl/de-branche/strategie-2012-2016/de-nationale-bibliotheekpas/gastlenen/ 10 http://www.debibliotheken.nl/fileadmin/documenten/2014_branchestrategie_nationalebibliotheekpas_presentatie-roadshow-september_spn-vob.pdf 11 http://www.debibliotheken.nl/de-branche/strategie-2012-2016/de-nationale-bibliotheekpas/gastlenen/ Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 12
1.10 Kanttekeningen leveranciers bibliotheeksystemen WAAS Met betrekking tot WAAS geeft HKA aan dat er een aantal functionele tekortkomingen is in WAAS t.o.v. de eigen omgeving WDI, Wise Digitale Infrastructuur. Deze functionele tekortkomingen worden volgens HKA nu nog opgelost door in de WAAS website met behulp van frames functionaliteit van Wise op te nemen. Zij stellen dat dit geen structurele oplossing is 12. Daarin kunnen zij gelijk hebben. Framing is een oplossing die vaak kan leiden tot problemen voor de gebruiker, waarbij bijvoorbeeld verwarring over de navigatie ontstaat. In het frame kan een andere navigatie nodig zijn dan in de website waarin het frame is opgenomen. Ook verwijzen zoekmachines niet altijd goed naar de informatie die via een frame in een website is opgenomen. Oplossingen hiervoor zijn aanwezig, maar vereisen specifieke software aan de gebruikerskant, wat op zich weer een kwetsbaar punt is. Infor geeft aan in voorkomende gevallen de eigen Iguana webomgeving te plaatsen tussen de WAASwebsite van een bibliotheek en het V-Smart-systeem van die bibliotheek om dergelijke zaken op te lossen. NBC+ Met betrekking tot de NBC+ geeft HKA aan dat er alleen titels worden uitgewisseld waaraan een PPN-nummer is toegekend (Pica ProductieNummer). Dit betekent dat een deel van het lokale bezit niet wordt uitgewisseld met NBC, met name regionalia 13. Dit heeft ook gevolgen voor het zoeken/vinden en het reserveren en aanvragen. Infor geeft aan dat de meerwaarde van de NBC+ vooral zit in het ontsluiten van andere bronnen dan de collecties van de openbare bibliotheken, omdat die toch voor het grootste deel overeenkomen. IAM Met betrekking tot IAM geeft HKA aan dat de functionaliteit hiervan aanzienlijk beperkt is ten opzichte van het Wise systeem. Zo kunnen bepaalde typen klanten (o.a. instellingen, gastleners, leners uit gemeente zonder OB) niet worden gesynchroniseerd en ook kunnen geen blokkades worden meegegeven. Daarnaast gaat functionaliteit verloren volgens HKA als het gaat om de aansluiting op de backofficeprocessen. Daarom is er volgens HKA ook geen sprake van dat er tot Single Sign On (SSO) kan worden gekomen tussen de landelijke infrastructuur en het Wise systeem, tenzij het lokale systeem leidend is 14. Infor geeft aan dat daar waar de lener inlogt op de WAAS-website om de mijn bibliotheek functies te gebruiken, er een koppeling wordt gemaakt met Iguana, de eigen webomgeving van Infor voor V- Smart, waarschijnlijk eveneens via framing. 12 http://www.bicat.com/images/stories/wdi/publieksinterface_wise_v2.0_document.pdf p 25/26. 13 http://www.bicat.com/images/stories/wdi/publieksinterface_wise_v2.0_document.pdf p 11. 14 http://www.bicat.com/images/stories/wdi/publieksinterface_wise_v2.0_document.pdf p26/27 Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 13
2 Lokale bibliotheeksystemen 2.1 Functionaliteit In Nederland zijn de grote spelers op de markt voor bibliotheeksystemen Infor met V-Smart, en HKA met bicat Wise. Daarnaast wordt er door enkele bibliotheken gebruik gemaakt van Concerto van BiblioMondo en van Clientrix. Zeker V-Smart en bicat Wise (inclusief de aanpalende modules) ontlopen elkaar niet veel als het gaat om functionaliteit. Zonder op de details en de inhoud er van in te gaan, kunnen op een aantal hoofdonderdelen de volgende functionaliteiten van lokale bibliotheeksystemen benoemd worden: Collectie/catalogus aanschaf en selectie o inlezen AI s NBD Biblion o vergelijken met bestaand bezit o advies aan te schaffen materialen (RCB, BCB) o samenstellen bestelbestand o (bewaken) ontvangst bestelde materialen plaatsingsondersteuning (exemplaren) titelbeheer, verwerken titelbestanden NBD Biblion, tijdschriftenadministratie exemplaarbeheer (koppelen, plaatsingsinformatie, (serie-)mutatie) catalogusbeheer (en presentatie; inclusief thesaurusbeheer) saneeradviezen (nullijsten etc.) wissel-/thema-/floating collectiebeheer Leden inschrijven (koppeling postcodetabel) reglementenbeheer bepalen passend tarief aanmaken incassobestanden/acceptgirobestanden verwerken betaalgegevens/-bestanden (bewaken betaling) herinneringen/aanmaningen bij niet betaling koppeling met self service systemen en betaalsystemen Uitlening zoekfunctie op catalogus uitleenadministratie, berekening leengelden controle op toegestane aantallen, uitleenreglement bewaking inlevertermijn herinneringen/aanmaningen bij niet inleveren boeteberekening/-inning bij te laat inleveren reserveringen en aanvragen, -beheer (logistiek) koppeling met self service systemen en betaalsystemen Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 14
Financieel budgetbeheer bestellingen collectie verantwoording (balie-)inkomsten (leengeld, boetes, kwijtschelding etc.) verantwoording contributie inkomsten beheer klantdeposito clearingsysteem voor netwerkorganisaties koppeling financiële systemen Managementinformatie uitleen- en ledencijfers, doorsnedes, combinaties bezettingsgraad vestigingen (drukte over de dag) bezitscijfers ontwikkelingen, doorsnedes, combinaties financiële cijfers, verantwoordingen, rapportages Webomgeving (t.b.v. klanten) veelal geïntegreerde zoekfunctie in bezit eigen bibliotheek, netwerk, landelijk reserveren in eigen bibliotheek aanvragen bij andere bibliotheek openingstijden, adressen, activiteiten (koppelingen met G!DS) inlogfunctie incl. beheer wachtwoord mijn bibliotheek functies: o opvragen wat er is geleend o verlengen o beheren eigen contactgegevens o toevoegen recensies, tags e.d. aan titels o wensenlijst o doen van betalingen o instelling persoonlijk profiel t.b.v. berichten o instelling van attenderingen/signalering (koppeling sms service) Technisch koppelingen met self service en betaal apparatuur (incl. PIN-terminals) koppeling met Aquabrowser ABL koppeling met A-select t.b.v. landelijk aanvragen koppelingen via Enterprise Service Bus t.b.v. LDI API s t.b.v. LDI (onderdelen) koppelingen met NBD Biblion (AI s, bestellen, titels) financiële koppelingen (naar financiële systemen en betaal/incasso (Clieop, PAIN, SEPA)) Veel van deze functionaliteit is voor bibliotheken noodzakelijk om hun (primaire) processen zo efficiënt mogelijk te kunnen uitvoeren. Dit is zeker het geval voor de functionaliteit betreffende collectie/catalogus, leden, uitlening en financiën. Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 15
2.2 Ontwikkelingen In de markt van de bibliotheeksystemen zijn de nodige ontwikkelingen waar te nemen. Zo werken HKA en Infor in zekere zin samen met (voorheen) bibliotheek.nl om de benodigde, c.q. gewenste koppelingen te realiseren. Eind 2013 is HKA overgenomen door OCLC, dat als samenwerkingsverband van bibliotheken, zelf ook producten en diensten voor bibliotheken aanbiedt, zoals WorldCat en WorldShare, maar toch vooral in de universiteitsbibliotheken vertegenwoordigd is. Aan de andere kant valt te constateren dat HKA en Infor ook werken aan oplossingen voor bibliotheken die steeds meer functionaliteit bevatten en dus steeds duurder worden. Voorbeelden hiervan zijn WiseCat+ van HKA en Iguana van Infor. Dit zijn oplossingen waarmee weliswaar gebruik wordt gemaakt van de landelijke content (met behulp van koppelingen en API s), maar waarmee de integratie met functies binnen het eigen systeem verder wordt benadrukt en versterkt. Functionaliteit die landelijk (nog) niet, of slechts beperkt voor handen is, wordt hier benut. WiseCat+ in combinatie met Joomla! als content management systeem en Iguana zijn feitelijk alternatieven van HKA en Infor voor WAAS. Voor bibliotheken houdt dit in dat zij licenties op deze systemen, naast de benodigde koppelingen met de LDI moeten afnemen van hun leverancier. Daarnaast is er nog het alternatief van APP Software, Bart CMS om websites te bouwen en te beheren. Ook dit systeem is voorzien van koppelingen met de diensten van bibliotheek.nl en met Wise en V-Smart. In WiseCat+, de web zoekomgeving van HKA, wordt sterk aangesloten op het lokale aanbod en de invulling van de retail-inrichting van de desbetreffende bibliotheek ( werelden ), zowel qua zoeken en presenteren van materialen, als qua rapportages over gebruik. Ook is hierin CRM/marketing functionaliteit verkrijgbaar. Dergelijke rapportages zijn (nog) niet uit het DWH te verkrijgen. OCLC geeft aan in de (nabije) toekomst hosted Wise te zien als goedkopere oplossing voor openbare bibliotheken, min of meer in navolging van WorldShare voor universiteitsbibliotheken. Hierbij behoeven de bibliotheken (of de Serviceorganisatie) geen hardware meer in te richten en te beheren en wordt uitwisseling tussen systemen eenvoudiger, mits er kan worden genormaliseerd. Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 16
3 Mogelijkheden efficiencyverbetering Er zijn globaal beschouwd efficiencyverbeteringen te benoemen door bibliotheken meer gebruik te laten maken van de LDI in plaats van modules in hun eigen ILS. Het gaat dan om het catalogussysteem (NBC+), de ledenadministratie, het datawarehouse en de WAAS. Voor het DWH geldt dat er in 2015 nogal wat uitbreidingen op de rol staan. Daarmee wordt het DWH een stuk aantrekkelijker en bruikbaarder voor bibliotheken, maar de vraag is of dat allemaal gaat lukken op relatief korte termijn. Voor wat betreft de WAAS zijn veel van de grotere, c.q. meer digitaal bewuste bibliotheken van mening dat de functionaliteit te beperkt is voor hun doeleinden, zoals hiervoor is beschreven. Deze functionaliteit is alleen toe te voegen als er meer inhoud wordt gegeven aan de NBC+ als catalogussysteem en de landelijke inschrijfmogelijkheid voor ledenregistratie (die nog ontwikkeld moet worden). Dit laatste is iets anders dan IAM, waarin de leden van de bibliotheken worden gesynchroniseerd. In dit hoofdstuk worden daarom de mogelijkheden nader uitgewerkt voor het catalogussysteem en de ledenadministratie. Ten slotte wordt ingegaan op de mogelijkheid om volledig open een project te starten om een nieuw landelijk bibliotheeksysteem te bouwen. Feitelijk zijn het catalogussysteem en de ledenadministratie te beschouwen als voorsortering naar een landelijk systeem, dus waarom dit niet oppakken vanuit dat perspectief? 3.1 Naar één catalogussysteem 3.1.1 beschrijving In de huidige situatie wordt er in elk lokaal bibliotheeksysteem een catalogus onderhouden. De titelgegevens komen voor verreweg het grootste gedeelte van NBD Biblion, op basis van de daar bestelde exemplaren. Vervolgens worden alle gegevens(mutaties) uit de lokale systemen via de daarvoor bestemde koppeling uitgewisseld met de GGC en daar gesynchroniseerd. Een voor de hand liggende efficiencyverbetering lijkt te bestaan uit het werken aan één centraal catalogussysteem en de lokale systemen daar gebruik van laten maken. Daarmee kan het gehele catalogusbeheer worden afgestoten uit de lokale systemen. 3.1.2 mogelijkheden In paragraaf 2.1 zijn globaal de functies benoemd die lokale bibliotheeksystemen hebben als het gaat om catalogusbeheer: Collectie/catalogus aanschaf en selectie o inlezen AI s NBD Biblion o vergelijken met bestaand bezit o advies aan te schaffen materialen (RCB, BCB) o samenstellen bestelbestand o (bewaken) ontvangst bestelde materialen plaatsingsondersteuning (exemplaren) titelbeheer, verwerken titelbestanden NBD Biblion, tijdschriftenadministratie Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 17
exemplaarbeheer (koppelen, plaatsingsinformatie, (serie-)mutatie) catalogusbeheer (en presentatie; inclusief thesaurusbeheer) saneeradviezen (nullijsten etc.) wissel-/thema-/floating collectiebeheer Hieruit blijkt dat de functionaliteit veel verder gaat dan de huidige NBC/NBC+ kan bieden. Dit is een logisch gevolg van de reden waarom en het proces waaruit de NBC is ontstaan. Op dit moment is het de verzameling van nagenoeg al het bezit van de openbare bibliotheken. Er is geen bestelfunctionaliteit, geen plaatsingsondersteuning, geen tijdschriftenadministratie etc. Bibliotheek.nl en OCLC geven beide aan dat de NBC+ geen transactiedatabase is en dus niet geschikt voor het ondersteunen of vastleggen van (uitleen)transacties. Daarmee kan in elk geval op dit moment nog niet worden gesteld dat de NBC+ de vervanging is van de catalogusmodule in het ILS, want bibliotheken hebben bovenstaande functionaliteit nodig voor de uitvoering van hun processen rond bestellen, plaatsen en beheren van de collectie(s). 3.1.3 advies Er zal een scheiding moeten worden aangebracht tussen functies die landelijk kunnen worden ingevuld en functies die lokaal (moeten) blijven. Hierbij dient rekening te worden gehouden met ontwikkelingen waardoor bibliotheekprocessen veranderen. Mocht bijvoorbeeld de Selectieservice van NBD Biblion er toe leiden dat bibliotheken niet meer zelf collectioneren, dan vallen enkele op dit moment benodigde functionaliteiten weg. Het feit dat een functie lokaal moet blijven kan ook puur technische redenen hebben. Zoals de vereiste responsetijden in de communicatie met self service apparatuur, of meer pragmatische redenen zoals het feit dat niet landelijk op vestigingsniveau wordt bijgehouden welke plaatsingsmethodiek wordt gebruikt. Het vereist diepgaand nader onderzoek met inbreng van bibliotheken om vast te stellen waar de scheiding kan worden aangebracht. HKA en Infor geven aan dat dit technisch een zeer ingewikkelde, zo niet onhaalbare zaak is. Er worden dermate veel titel- en exemplaargegevens gebruikt tijdens één enkele transactie dat het ophalen van die gegevens uit een ander (landelijk) systeem onwerkbaar wordt, of slechts tegen heel hoge kosten te realiseren is. Deze hoge kosten zullen zitten in het feit dat er veel capaciteit nodig is om de vereiste performance te realiseren en omdat dit weer nieuwe koppelingen vereist, die op hun beurt weer onderhouden dienen te worden. Als uit de inventarisatie blijkt dat er een zinvolle knip kan worden gemaakt, waarmee ook echt efficiencyvoordeel wordt behaald voor de branche, moet worden beoordeeld hoe dat het best kan worden gerealiseerd. Deze beoordeling moet niet alleen in technische zin worden uitgevoerd (wat is er nodig aan soft- en hardware) maar ook in de zin van een projectplan met alle elementen die daar bij horen: fasering (mijlpalen, GO/NOGO-momenten), tijdpad, budget, organisatie, communicatie, risicoanalyse etc. In een minimale variant zal het technisch in elk geval inhouden dat niet meer de lokale systemen leidend moeten zijn, maar dat het centrale systeem leidend wordt: in plaats van dat de mutaties eerst in de lokale systemen worden verwerkt en daarna gesynchroniseerd met de GGC/NBC, zouden de mutaties eerst in de GGC/NBC moeten worden verwerkt en van daaruit eventueel gesynchroniseerd met de lokale systemen. Eventueel kan de bestelfunctionaliteit nog in de lokale Adviesrapport Aansluiting LDI en ILS, Anton Dierdorp 18