Verslag gemeenteraad van 2 mei 2011 001 Secretariaat. Notulen. Goedkeuring verslag 28 maart 2011. 002 Overheidsopdrachten. Aankoop en installatie digitale schoolborden voor gemeentelijke scholen. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning. 003 Overheidsopdrachten. Aankoop meubilair cafetaria de Zoerla. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning. 004 Overheidsopdrachten. Samenaankoop elektriciteit 2012. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning. 005 Overheidsopdrachten. Samenaankoop gas 2012. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning. 006 Overheidsopdrachten. Aanleg nieuwe vloerbekleding bureau bibliotheek. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning. 007 Brandweer. Leveren van een airco-installatie in de brandweerkazerne. Vaststelling lastvoorwaarden en wijze van gunning. 008 Brandweer. Leveren van hydraulisch reddingsgereedschap voor de brandweer. Vaststelling lastvoorwaarden en wijze van gunning. 009 Patrimonium. Kosteloze grondverwerving. Aanvaarding perceel hoek Diamantweg-Renderstraat. 010 Patrimonium. Kosteloze grondverwerving. Aanvaarding perceel in Biezenstraat. 011 Patrimonium. Concessie van 4 loodsen gelegen Britselaan. Goedkeuring bijvoegsel nr. 1. 012 Personeel. Personeelsformatie en organogram. Aanpassingen 2011. - Functiebeschrijvingen decretale graden. Goedkeuring. 013 Personeel. Arbeidsreglement - rechtspositieregeling gemeentepersoneel. Wijziging 4 : bijlage 8 specifieke aanwervingsvoorwaarden en bijlage 9 specifieke bevorderingsvoorwaarden en artikel 242 algemene bevorderingsvoorwaarden. 014 Personeel. Aanwerving diensthoofd technische dienst. Openverklaring. Vaststelling selectieprocedure en bekendmaking. 015 Basisonderwijs. Scholengemeenschap. Verlenging overeenkomst scholengemeenschap Scholen aan de Nete voor de periode 2011-2014, goedkeuring oveeenkomst interlokale vereniging en aanduiding leden beheerscomité. 016 OCMW. Evaluatie lokaal sociaal beleidsplan 2008-2013. Stand van zaken. 017 Secretariaat. OCMW. Welzijnszorg Kempen - verlenging van vereniging - wijziging statuten. Goedkeuring. 018 Financiën. IVEKA. Kapitaaloperatie 2011. 019 Secretariaat. IVEKA. Algemene vergadering - tevens jaarvergadering 22 juni 2011. 020 Secretariaat. IKA. Algemene vergadering 22 juni 2011. 021 Secretariaat. IOK. Algemene vergadering 17 mei 2011. 022 Secretariaat. IOK Afvalbeheer. Algemene vergadering 17 mei 2011. 023 Gemeentesecretaris. GAS. Goedkeuring GAS-afrekening werkingsjaar 2010. 024 Gemeentesecretaris. GAS. Machtiging aan de sanctionerende ambtenaren tot ondertekening van briefwisseling.
025 Artikel 22. Kristof Welters. Westerlo, een hartveilige gemeente. Bespreking. 026 Artikel 22. Frans De Cock. Organisatie door het gemeentebestuur van een welkomstactiviteit voor alle nieuwe inwoners van de gemeente Westerlo. Deze welkomstactiviteit wordt minimaal éénmaal per jaar georganiseerd en heeft een informatief en communicatief karakter met de overhandiging van een welkomstpakket. Daarnaast wordt ook een hapje en drankje aangeboden (receptie, ontbijt, ). Bespreking en beslissing. 027 Brandweer. Bert Thys, korporaal-vrijwilliger. Vrijwillig ontslag. Aanwezig: Afwezig: Guy Van Hirtum - burgemeester-voorzitter Filip Verrezen, Jan Michiels, Roger Vrindts, Maurice Van Hemelen, Kelly Verboven, Carine Van de Sande - schepenen Harry Plettinx - OCMW-voorzitter - schepen Frans De Cock, Harri Verbraecken, René Verachtert, Louis Thys, Assunta Geens, Fik Voorspoels, Louis Caers, Kathleen Theys, Jan Theeuwes, Frank Verlooy, Ludo Melis, Kristof Welters, Tinne Wuyts, Esther Engels, Isabel Van Leuffelen, Jef Van den Eynde, Kim Vetters, Kris Van Dael, Marc Van den Bruel - raadsleden Leon Gielis - gemeentesecretaris Nancy Ceuppens - raadslid Om 20 uur opent de burgemeester-voorzitter de vergadering. OPENBARE ZITTING 001 Secretariaat. Notulen. Goedkeuring verslag 28 maart 2011. De notulen van de vorige zitting worden goedgekeurd met twintig ja-stemmen en zes onthoudingen. Stemden voor: Filip Verrezen, Jan Michiels, Roger Vrindts, Maurice Van Hemelen, Kelly Verboven, Frank Verlooy, Harri Verbraecken, René Verachtert, Lowie Thys, Assunta Geens, Fik Voorspoels, Kathleen Theys, Carine Van de Sande, Kristof Welters, Tinne Wuyts, Esther Engels, Isabel Van Leuffelen, Kim Vetters, Kris Van Dael en Guy Van Hirtum. Onthielden zich: Frans De Cock, Louis Caers, Jan Theeuwes, Ludo Melis, Jef Van den Eynde en Marc Van den Bruel. 002 Overheidsopdrachten. Aankoop en installatie digitale schoolborden voor gemeentelijke scholen. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning. Samenvatting De gemeente wil voor haar lagere scholen in Heultje, Oevel en Voortkapel digitale schoolborden aankopen. De installatie zal - net zoals de kosten - gespreid worden over drie
jaar. De kosten raamt men op 75.000 EUR incl. btw per jaar. Het bestek voorziet de onderhandelingsprocedure met bekendmaking als gunningwijze. Feiten en context Het digitaal schoolbord vervangt meer en meer het klassieke zwarte of groene krijtbord in de klas. Op het scherm vooraan worden beelden geprojecteerd met een videoprojector of beamer, die aangesloten is op een computer. Er zijn ook videomogelijkheden en meestal is er geluidsversterking aanwezig. Op het scherm kan extra informatie worden bijgeschreven, en het geheel kan digitaal worden opgeslagen. Naargelang de gebruikte technologie wordt voor het schrijven of tekenen een speciale pen of gewoon de vinger gebruikt. Voor elektronische borden worden diverse uiteenlopende technologieën gebruikt. Na enkele demo's en overleg met leerkrachten is de keuze gevallen op een optisch bord. Groot voordeel van deze technologie is dat het type van pen of stylus van geen belang is, en dat er geen kwetsbare sensoren in of onder het bordoppervlak zelf zitten. Argumentatie De aankoop gaat over een tiental schoolborden per jaar, gedurende drie opeenvolgende jaren, waarbij elk jaar de klaslokalen van één graad met de borden worden uitgerust. De diensten stelden een bestek op voor de aankoop en installatie van deze digitale schoolborden voor de gemeentelijke scholen. Het betreft een raamcontract voor 3 jaar, jaarlijks opzegbaar. Deze opdracht is opgedeeld in volgende percelen: Perceel 1 - Leveren, plaatsen en indienststellen van digitale borden en beamers. Raming: 53.719 EUR excl. btw of 65.000 EUR incl. 21% btw Perceel 2 - Levering van computers. Raming: 8.264,46 EUR excl. btw of 10.000 EUR incl. 21% btw De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op jaarbasis op 75.000 EUR incl. 21 % btw. De opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Financiële weerslag Op artikel 722/742-53 van de buitengewone begroting 2011 is een totaal budget voorzien van 82.500 EUR voor aankoop informaticamaterieel, waarvan 75.000 EUR bestemd is voor digitale schoolborden. De financiering gebeurt met eigen middelen. Juridische grond De procedure in de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten is van toepassing samen met de koninklijke besluiten van 8 januari 1996, 26 september 1996, de algemene aannemingsvoorwaarden opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996 en alle latere wijzigingen en aanvullingen. De opdracht is een gemengde opdracht van werken, leveringen en diensten en wordt gegund na een onderhandelingsprocedure met bekendmaking op grond van art. 17 3, 2 van de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten omdat de aard en de onzekere omstandigheden van het deel werken in dit project verhinderen op voorhand een globale prijs vast te stellen. Stemming Met eenparigheid van stemmen. BESLUIT Artikel 1 De gemeenteraad keurt het bestek goed voor de Aankoop en installatie van digitale schoolborden voor de gemeentelijke scholen.
Het betreft een raamcontract voor 3 jaar, jaarlijks opzegbaar. De kosten worden op jaarbasis geraamd op 75.000 EUR incl. 21% btw. Het bestek voorziet de onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Artikel 2 Artikel 2 De gemeenteraad verzoekt het schepencollege om deze aankoop bij wijze van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking te gunnen aan de kandidaatinschrijver die de meest voordelige, regelmatige offerte indient op basis van volgende gunningcriteria: Perceel 1: leveren, plaatsen en indienststellen van digitale schoolborden en beamers. 1. Prijs: 40 punten 2. Technische waarde : 20 punten 3. Mogelijkheden aangeboden software e.a.: 20 punten 3. Waarborg: 10 punten 4. Kwaliteit van dienst na verkoop en afstand tot aan een door de leverancier erkend centrum voor onderhoud: 10 punten Perceel 2: levering van computers 1. Prijs: 60 punten 2. Waarborg: 20 punten 3. Kwaliteit van dienst na verkoop en afstand tot aan een door de leverancier erkend centrum voor onderhoud: 20 punten De kosten verbonden aan de uitvoering van de opdracht moeten verrekend worden op de functioneel-economische code 722/742-53 van de buitengewone begroting 2011. 003 Overheidsopdrachten. Aankoop meubilair cafetaria de Zoerla. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning. Samenvatting De cafetaria van de Zoerla, wordt vernieuwd en het huidige meubilair is aan vervanging toe. De kosten worden geraamd op 17.500 EUR incl. btw. Argumentatie De diensten stelden een bestek op voor de aankoop van meubilair voor de cafetaria van de Zoerla, waarvan de kosten worden geraamd op 17.500 EUR incl. 21 % btw. De opdracht kan gegund worden bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Financiële weerslag Het budget moet bij begrotingswijziging nog voorzien worden. Juridische grond De procedure in de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten is van toepassing samen met de koninklijke besluiten van 8 januari 1996, 26 september 1996, de algemene aannemingsvoorwaarden opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996 en alle latere wijzigingen en aanvullingen, meer bepaald de artikelen die betrekking hebben op de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Stemming Unaniem.
BESLUIT Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3 De gemeenteraad keurt het voorgelegde lastenboek goed betreffende de aankoop van meubilair voor de cafetaria van de Zoerla, Gevaertlaan 1. De raming bedraagt 17.500 EUR incl. btw. De gemeenteraad verzoekt het schepencollege om deze aankoop bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking te gunnen aan de inschrijver die de voordeligste regelmatige offerte heeft ingediend, rekening houdend met volgende gunningcriteria: - prijs: 50 punten - kwaliteit en garantievoorwaarden: 30 punten - zitcomfort: 20 punten. Bij de eerstvolgende begrotingswijziging worden de nodige kredieten voorzien. 004 Overheidsopdrachten. Samenaankoop elektriciteit 2012. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning. Raadslid Marc Van den Bruel stelt als amendement voor om 100% groene stroom te eisen in plaats van 50 % zoals nu voorzien is in het lastenboek. Hij verwijst hierbij naar de voortrekkersrol die de gemeente moet vervullen. Schepen Roger Vrindts antwoordt daar op dat de groene stroom momenteel goedkoper is o.w.v. de bestaande federale bijdrage. Deze bijdrage zal allicht wegvallen. Teneinde het risico voor prijsstijgingen te spreiden werd geopteerd voor 50 % groene stroom. Raadslid Frans De Cock stelt dat hij twee fundamentele opmerkingen heeft: - de gemeente miste de trein om zelf zonnepanelen te leggen - het dossier van de samenaankoop kon op 28 maart 2011 al ter goedkeuring voorgelegd worden aan de raad, i.pl. v. vandaag ter bekrachtiging voor te leggen. Het amendement van raadslid Marc Van den Bruel wordt dan niet goedgekeurd met zeventien neen-stemmen, twee onthoudingen en zeven ja-stemmen. Stemden tegen: Filip Verrezen, Jan Michiels, Roger Vrindts, Maurice Van Hemelen, Kelly Verboven, Carine Van de Sande, Harri Verbraecken, René Verachtert, Lowie Thys, Kathleen Theys, Frank Verlooy, Kristof Welters, Tinne Wuyts, Esther Engels, Isabel Van Leuffelen, Kris Van Dael en Guy Van Hirtum. Onthielden zich: Assunta Geens en Jef Van den Eynde. Stemden voor: Frans De Cock, Fik Voorspoels, Louis Caers, Jan Theeuwes, Ludo Melis, Kim Vetters en Marc Van den Bruel. Samenvatting Het huidig contract met Electrabel Customer Solutions voor levering van elektriciteit aan installaties, openbare verlichting en gebouwen van de gemeente, het OCMW en de politiezone op het grondgebied van de gemeente Westerlo eindigt op 31 december 2011. De gemeente wil opnieuw via een samenaankoop met andere besturen een elektriciteitsleverancier zoeken met toepassing van de wetgeving op overheidsopdrachten. Het ontwerpbestek van Eandis voorziet een openbare aanbesteding met Europese bekendmaking.
Voorgeschiedenis Het schepencollege gunde op 9 juni 2008 de levering van elektriciteit aan installaties, openbare verlichting en gebouwen van de gemeente, het OCMW en de politiezone op het grondgebied van de gemeente Westerlo. aan nv Electrabel Customer Solutions (ECS). Het contract werd aangegaan voor 3 jaar en 5 maanden met aanvangsdatum op 1 augustus 2008. Het contract eindigt op 31 december 2011. Het schepencollege stelde op 10 januari 2011 Eandis cvba met maatschappelijke zetel te 9090 Melle, Brusselsesteenweg 199 aan als materiële organisator van de nieuwe aanbesteding voor de 'gezamenlijke aankoop van elektriciteit 2012' voor de gemeenten, OCMW's en politiezones. Dit betekent de publicatie van de aankondiging van de opdracht, het opsturen van het lastenboek, de contacten en de correspondentie met de kandidaat-leveranciers, de opening van de biedingen alsook het opmaken van een vergelijkende analyse. Feiten en context Sinds 1 juli 2003 is elke afnemer op de Vlaamse elektriciteitsmarkt vrij om te contracteren met de elektriciteitsleverancier van zijn keuze. De VREG stelt in haar mededeling van 11 november 2002 met betrekking tot het kiezen van een elektriciteitsleverancier door een overheid met toepassing van de wetgeving inzake overheidsopdrachten, dat verschillende besturen deze overheidsopdracht gezamenlijk kunnen uitschrijven om hun gezamenlijke behoeften te dekken, en dat door de schaalvergroting van de opdracht een gunstig (neerwaarts) effect op de prijs te verwachten valt. De huidige opdracht werd volgens deze principes uitgeschreven en gegund. Argumentatie De huidige opdracht loopt af op 31 december 2011. Er moet dus een nieuwe opdracht gegund worden en er is geen reden om daarbij af te wijken van voormelde principes. Eandis heeft op 25 februari 2011een ontwerpbestek voorgelegd waarin zij rekening hield met de opmerkingen van de gemeenten t.o.v. de vorige samenaankoop. Zo wordt nu ook weer een lange looptijd van het contract voorzien. Het contract loopt 3 kalenderjaren, dus vanaf 1 januari 2012 tot en met 31 december 2014. De opdracht is niet opzegbaar. De reële energieprijs is vast gedurende 2012 en wordt dan jaarlijks (dus maximaal 2 keer) aangepast in functie van de marktevolutie die is gebaseerd op de vooruitzichten van de energiebeurs Endex. Foutieve facturatie dient onmiddellijk gemeld en d.m.v. een creditnota rechtgezet. De aanbestedende overheid kan bijkomend eisen dat de creditnota via afzonderlijke storting wordt uitgevoerd. Er is een boete voorzien indien er niet voldaan wordt aan de verplichtingen i.v.m. facturatie. I.v.m. de facturatie kan het bestuur nog steeds vragen dat de facturen van bepaalde afnamepunten geadresseerd worden aan instanties die het aanduidt (kerkfabriek, AGB, enz). Er werd opnieuw opgenomen dat in gezamenlijk overleg kan beslist worden de gehele facturatie, of een deel ervan, op een elektronische manier te laten verlopen en dit zonder meerkost voor de gemeente. De leverancier is ook wettelijk verplicht om te bewijzen dat een deel van de door hem geleverde energie afkomstig is van de productie uit hernieuwbare energiebronnen (wind, water, zon, biomassa ) en kwalitatieve warmtekrachtinstallaties (WKK). De gemeente kan nu ook weer kiezen voor een grotere hoeveelheid groene energie, namelijk 20%, 50% of 100%. De kostprijs op dit ogenblik varieert tussen 0,5 tot 1,5 % hoger dan de prijs voor grijze energie. Door 100% groene stroom af te nemen wordt de wettelijke federale bijdrage verminderd met maximaal 3,6 euro/mwh. Groene energie kost dus m.a.w. vandaag substantieel lager dan grijze stroom.
Bij keuze voor 20% of 50% groene stroom mag het verschil tussen meerprijs voor groene stroom en de vermindering van de federale bijdrage pro rata worden omgerekend. Als de overheid beslist om deze vermindering op de federale bijdrage af te schaffen, vervalt dit voordeel integraal. Het politiecollege van de politiezone Zuiderkempen keurde op 18 maart 2011 het bestek goed en duidde het gemeentebestuur van Westerlo aan om deze overheidsopdracht in gezamenlijke naam uit te schrijven. Dit besluit wordt nog ter bekrachtiging voorgelegd op de eerstvolgende politieraad op 9 juni 2011. De OCMW-raad keurde 30 maart 2011 het lastenboek goed en geeft mandaat aan de gemeente ivm het aanduiden van een leverancier. Eandis vroeg om de beslissing van de gemeente vóór 1 april 2011 aan hen over te maken omdat dan de lastenboeken zullen ter beschikking liggen van de kandidaat-bieders. Het college keurde daarom op 28 maart 2011 al principieel de lastvoorwaarden en wijze van gunning goed, zoals opgenomen in het ontwerpbestek van Eandis. Financiële weerslag Jaarlijks worden de nodige budgetten in de begroting voorzien op de gewone dienst. Juridische grond Het besluit van 25 juni 2007 van de gemeenteraad waarbij het begrip dagelijks bestuur wordt gedefinieerd en waarin de gevallen worden opgesomd die van een voorafgaand visum door de gemeenteontvanger/financieel beheerder worden vrijgesteld. Het schepencollege is overeenkomstig voormeld besluit alleen bevoegd voor dagelijks bestuur als o.a. de opdrachten waarvoor de kredieten op het exploitatiebudget zijn voorzien en voor zover deze verbintenissen in normale omstandigheden binnen het boekjaar uitvoerbaar zijn of - al dan niet met inachtneming van een opzegtermijn - jaarlijks opzegbaar zijn. Deze opdracht voor de samenaankoop elektriciteit is niet jaarlijks opzegbaar en valt bijgevolg buiten de bevoegdheid van het college. Ditzelfde geldt voor het Vast Bureau bij het OCMW die de beslissing over deze aangelegenheid moet overlaten aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. De procedure in de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten is van toepassing, inzonderheid artikel 19, samen met de koninklijke besluiten van 8 januari 1996 en van 26 september 1996. De wet van 29 april 1999 dat de organisatie van de elektriciteitsmarkt regelt, zoals tot op heden gewijzigd, en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten. De Richtlijn 2009/72/EG van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009 betreffende gemeenschappelijk regels voor de interne markt voor elektriciteit en tot intrekking van Richtlijn 2003/54/EG. De wet van 10 maart 1925 op de elektriciteitsvoorziening. De Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en het Decreet van 18 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op 2 niveaus, zoals tot op heden gewijzigd. De Bijzondere Wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, zoals gewijzigd door de Bijzondere Wet van 8 augustus 1988, inzonderheid artikel 94 wat de gewestelijke aspecten van het energiebeleid betreft. Het Decreet van 8 mei 2009 houdende algemene bepalingen betreffende het energiebeleid en het daarbij horende uitvoeringsbesluit (het Energiebesluit ) van 19 november 2009.
Stemming Met zeventien ja stemmen en negen onthoudingen. BESLUIT Artikel 1 Artikel 2 De gemeenteraad bekrachtigt de beslissing van het college van 28 maart 2011 en besluit het mandaat te aanvaarden gegeven door het OCMW Westerlo en de politiezone Zuiderkempen op respectievelijk 30 maart en 18 maart 2011 om voor hun rekening een gunningsprocedure voor een samengevoegde opdracht in de zin van artikel 19 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten te organiseren voor de levering van elektriciteit conform het door het OCMW en de politiezone goedgekeurde bestek. Een gunningsprocedure te organiseren voor een samengevoegde opdracht van levering van elektrische energie voor de gemeente, de politiezone en het OCMW en voor de openbare verlichting voor een periode vanaf de eerste dag aansluitend op het huidig leveringscontract (1 januari 2012) tot 31 december 2014. Artikel 3 In het definitieve lastenboek moet voorzien worden dat de leverancier 50% groene energie levert. Artikel 4 Een openbare aanbesteding te organiseren en het voorgelegde bestek goed te keuren. De kosten worden geraamd op ± 395.000 euro exclusief btw. Artikel 5 De gemeente neemt hierbij alle procedurele verplichtingen op zich m.b.t. de in artikel 1 bedoelde overheidsopdracht. De gemeente zal het gunningsvoorstel ter consultatie meedelen aan de politiezone en het OCMW alvorens over te gaan tot effectieve gunning. Artikel 6 De gemeente belast conform het goedgekeurde bestek Eandis cvba, maatschappelijke zetel Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle, met de materiële organisatie van de gunningsprocedure. Artikel 7 De gemeente zal de gekozen leverancier volmacht geven voor het bekendmaken van de keuze van de nieuwe leverancier aan de distributienetbeheerder. Artikel 8 De gemeente, het OCMW en de politiezone Zuiderkempen zijn zelf verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de facturen met betrekking tot de leveringen op hun eigen afnamepunten in deze overheidsopdracht. Artikel 9 In geval van een juridisch geschil met betrekking tot deze overheidsopdracht, anders dan bepaald in artikel 8, is de gemeente mee verantwoordelijk voor alle mogelijke kosten in verhouding tot haar aandeel in de opdracht. Artikel 10 Dit besluit wordt, voor verder gevolg, aan de bevoegde overheid toegestuurd. Stemden voor: Filip Verrezen, Jan Michiels, Roger Vrindts, Maurice Van Hemelen, Kelly Verboven, Carine Van de Sande, Harri Verbraecken, René Verachtert, Lowie Thys, Kathleen Theys, Frank Verlooy, Kristof Welters, Tinne Wuyts, Esther Engels, Isabel Van Leuffelen, Kris Van Dael en Guy Van Hirtum. Onthielden zich: Frans De Cock, Assunta Geens, Fik Voorspoels, Louis Caers, Jan Theeuwes, Ludo Melis, Jef Van den Eynde, Kim Vetters en Marc Van den Bruel.
005 Overheidsopdrachten. Samenaankoop gas 2012. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning. Samenvatting Het huidig contract met SPE nv/luminus voor levering van aardgas aan installaties en gebouwen van de gemeente, het OCMW en de politiezone op het grondgebied van de gemeente Westerlo eindigt op 31 augustus 2011. De gemeente wil opnieuw via een samenaankoop met andere besturen een gasleverancier zoeken met toepassing van de wetgeving op overheidsopdrachten. Het ontwerpbestek van Eandis voorziet een openbare aanbesteding met Europese bekendmaking. Voorgeschiedenis Het schepencollege gunde op 9 juli 2007 de opdracht voor levering van aardgas aan installaties en gebouwen van de gemeente, het OCMW en de politiezone op het grondgebied van de gemeente Westerlo aan SPE nv/luminus, Regentlaan 47, 1000 Brussel. Het contract werd aangegaan voor 3 jaar + 1 jaar (stilzwijgende verlenging) met aanvangsdatum op 1 september 2007. Het contract eindigt op 31 augustus 2011. Het schepencollege stelde op 10 januari 2011 Eandis cvba met maatschappelijke zetel te 9090 Melle, Brusselsesteenweg 199 aan als materiële organisator van de nieuwe aanbesteding voor de 'gezamenlijke aankoop van aardgas 2012' voor de gemeenten, OCMW's en politiezones. Dit betekent de publicatie van de aankondiging van de opdracht, het opsturen van het lastenboek, de contacten en de correspondentie met de kandidaat-leveranciers, de opening van de biedingen alsook het opmaken van een vergelijkende analyse. Feiten en context Elke afnemer op de Vlaamse aardgasmarkt is vrij om te contracteren met de aardgasleverancier van zijn keuze. Voor het kiezen van een aardgasleverancier door een overheid met toepassing van de wetgeving inzake overheidsopdrachten, kunnen verschillende besturen deze overheidsopdracht gezamenlijk uitschrijven om hun gezamenlijke behoeften te dekken. Door de schaalvergroting van de opdracht valt een gunstig (neerwaarts) effect op de prijs te verwachten. De huidige opdracht werd volgens deze principes uitgeschreven en gegund. Argumentatie De huidige opdracht loopt af op 31 augustus 2011. Er moet dus een nieuwe opdracht gegund worden en er is geen reden om daarbij af te wijken van voormelde principes. Eandis heeft op 25 februari 2011 een ontwerpbestek voorgelegd waarin zij rekening hield met de opmerkingen van de gemeenten t.o.v. de vorige samenaankoop. Zo wordt nu ook weer een lange looptijd van het contract voorzien. Het contract loopt 3 kalenderjaren en enkele maanden, dus vanaf 1 september 2011(in aansluiting op ons huidig contract) tot en met 31 december 2014. De opdracht is niet opzegbaar. Er wordt geopteerd voor een prijsformule met maandelijkse herziening van de onderliggende marktrepresentatieve aardgasparameters HUB (Zeebrugge gasopslag), HFO (Heavy Fuel Oil) en GOL (Gasoil). Deze prijsformule is vast waarbij elke inschrijver zelf een gewicht kan geven aan elk van deze parameters. Foutieve facturatie dient onmiddellijk gemeld en d.m.v. een creditnota rechtgezet. De aanbestedende overheid kan bijkomend eisen dat de creditnota via afzonderlijke storting wordt uitgevoerd. Er is een boete voorzien indien er niet voldaan wordt aan de verplichtingen i.v.m. facturatie. I.v.m. de facturatie kan het bestuur nog steeds vragen dat de facturen van bepaalde afnamepunten geadresseerd worden aan instanties die het aanduidt (kerkfabriek, AGB, enz). Er werd opnieuw opgenomen dat in gezamenlijk overleg kan beslist worden de
gehele facturatie, of een deel ervan, op een elektronische manier te laten verlopen en dit zonder meerkost voor de gemeente. Het politiecollege van de politiezone Zuiderkempen keurde op 18 maart 2011 het bestek goed en duidde het gemeentebestuur van Westerlo aan om deze overheidsopdracht in gezamenlijke naam uit te schrijven. Dit besluit wordt nog ter bekrachtiging voorgelegd op de eerstvolgende politieraad op 9 juni 2011. De OCMW-raad keurde 30 maart 2011 het lastenboek goed en geeft mandaat aan de gemeente ivm het aanduiden van een leverancier. Eandis vroeg om de beslissing van de gemeente vóór 1 april 2011 aan hen over te maken omdat dan de lastenboeken zullen ter beschikking liggen van de kandidaat-bieders. Het college keurde daarom op 28 maart 2011 al principieel de lastvoorwaarden en wijze van gunning goed, zoals opgenomen in het ontwerpbestek van Eandis. Financiële weerslag Jaarlijks worden de nodige budgetten in de begroting voorzien op de gewone dienst. Juridische grond Het besluit van 25 juni 2007 van de gemeenteraad waarbij het begrip dagelijks bestuur wordt gedefinieerd en waarin de gevallen worden opgesomd die van een voorafgaand visum door de gemeenteontvanger/financieel beheerder worden vrijgesteld. Het schepencollege is overeenkomstig voormeld besluit alleen bevoegd voor dagelijks bestuur als o.a. de opdrachten waarvoor de kredieten op het exploitatiebudget zijn voorzien en voor zover deze verbintenissen in normale omstandigheden binnen het boekjaar uitvoerbaar zijn of - al dan niet met inachtneming van een opzegtermijn - jaarlijks opzegbaar zijn. Deze opdracht voor de samenaankoop gas is niet jaarlijks opzegbaar en valt bijgevolg buiten de bevoegdheid van het college. Ditzelfde geldt voor het Vast Bureau bij het OCMW die de beslissing over deze aangelegenheid moet overlaten aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. De procedure in de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten is van toepassing, inzonderheid artikel 19, samen met de koninklijke besluiten van 8 januari 1996 en van 26 september 1996. De Richtlijn 2009/73/EG van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009 betreffende gemeenschappelijk regels voor de interne markt voor aardgas en tot intrekking van Richtlijn 2003/55/EG. De Bijzondere Wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, zoals gewijzigd door de Bijzondere Wet van 8 augustus 1988, inzonderheid artikel 94 wat de gewestelijke aspecten van het energiebeleid betreft. De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op 2 niveaus, zoals tot op heden gewijzigd. De Wet van 12 april 1965 betreffende het vervoer van gasachtige producten en andere door middel van leidingen, o.a. gewijzigd door de wet van 29 april 1999 betreffende de organisatie van de gasmarkt en het fiscaal statuut van de elektriciteitsproducenten, zoals tot op heden gewijzigd, en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten. De Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en het Decreet van 18 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Het Decreet van 8 mei 2009 houdende algemene bepalingen betreffende het energiebeleid en het daarbij horende uitvoeringsbesluit (het Energiebesluit ) van 19 november 2009.
Stemming Met achttien ja stemmen en acht onthoudingen. BESLUIT Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3 Artikel 4 De gemeenteraad bekrachtigt de beslissing van het college van 28 maart 2011 en besluit het mandaat te aanvaarden gegeven door het OCMW Westerlo en de politiezone Zuiderkempen op respectievelijk 30 maart en 18 maart 2011 om voor hun rekening een gunningsprocedure voor een samengevoegde opdracht in de zin van artikel 19 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten te organiseren voor de levering van gas conform het door het OCMW en de politiezone goedgekeurde bestek. Een gunningsprocedure te organiseren voor een samengevoegde opdracht van levering van gas voor de gemeente, de politiezone en het OCMW voor een periode vanaf de eerste dag aansluitend op het huidig leveringscontract (1 september 2011) tot 31 december 2014. Een openbare aanbesteding te organiseren en het voorgelegde bestek goed te keuren. De kosten worden geraamd op ± 263.000 EUR exclusief btw. De gemeente neemt hierbij alle procedurele verplichtingen op zich m.b.t. de in artikel 1 bedoelde overheidsopdracht. De gemeente zal het gunningsvoorstel ter consultatie meedelen aan de politiezone en het OCMW alvorens over te gaan tot effectieve gunning. Artikel 5 Artikel 6 Artikel 7 Artikel 8 Artikel 9 De gemeente belast conform het goedgekeurde bestek Eandis cvba, maatschappelijke zetel Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle, met de materiële organisatie van de gunningsprocedure. De gemeente zal de gekozen leverancier volmacht geven voor het bekendmaken van de keuze van de nieuwe leverancier aan de distributienetbeheerder. De gemeente, het OCMW en de politiezone Zuiderkempen zijn zelf verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de facturen met betrekking tot de leveringen op hun eigen afnamepunten in deze overheidsopdracht. In geval van een juridisch geschil met betrekking tot deze overheidsopdracht, anders dan bepaald in artikel 7, is de gemeente mee verantwoordelijk voor alle mogelijke kosten in verhouding tot haar aandeel in de opdracht. Dit besluit wordt, voor verder gevolg, aan de bevoegde overheid toegestuurd. Stemden voor: Filip Verrezen, Jan Michiels, Roger Vrindts, Maurice Van Hemelen, Kelly Verboven, Carine Van de Sande, Harri Verbraecken, René Verachtert, Lowie Thys, Assunta Geens, Kathleen Theys, Frank Verlooy, Kristof Welters, Tinne Wuyts, Esther Engels, Isabel Van Leuffelen, Kris Van Dael en Guy Van Hirtum. Onthielden zich: Frans De Cock, Fik Voorspoels, Louis Caers, Jan Theeuwes, Ludo Melis, Jef Van den Eynde, Kim Vetters en Marc Van den Bruel.
006 Overheidsopdrachten. Aanleg nieuwe vloerbekleding bureau bibliotheek. Goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunning. Samenvatting De vloerbekleding van de bureauruimtes van de bibliotheek wordt vernieuwd. De kosten worden geraamd op 10.000 EUR incl. btw. Argumentatie De vloerbekleding van de bibliotheek is na 16 jaar aan vernieuwing toe, waarbij rekening gehouden wordt met enkele specifieke factoren (vloerverwarming, akoestiek, indrukbestendigheid, anti-allergeen, vlot onderhoud enz.). Er wordt begonnen met de vloerbekleding van de bureauruimtes, waar het gebruik van de nieuwe vloerbekleding ervaring zal opleveren voor een latere aanpak van de publieke ruimte. De opdracht kan gegund worden bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Financiële weerslag Er is een budget van 10.000 EUR voorzien op artikel 767/724-54 van de buitengewone begroting 2011 en de financiering gebeurt met eigen middelen. Juridische grond De procedure in de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten is van toepassing samen met de koninklijke besluiten van 8 januari 1996, 26 september 1996, de algemene aannemingsvoorwaarden opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996 en alle latere wijzigingen en aanvullingen, meer bepaald de artikelen die betrekking hebben op de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Stemming Unaniem. BESLUIT Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3 De gemeenteraad keurt het voorgelegde lastenboek goed betreffende de vernieuwing van de vloerbekleding in de bureauruimtes van de bibliotheek, Kasteelpark 5, 2260 Westerlo De raming bedraagt 10.000 EUR incl. btw. De gemeenteraad verzoekt het schepencollege om deze aankoop bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking te gunnen aan de inschrijver die de voordeligste regelmatige offerte heeft ingediend, rekening houdend met volgende gunningcriteria: - prijs: 80 punten - geboden waarborg: 20 punten De kosten verbonden aan de uitvoering van de opdracht moeten verrekend worden op de functioneel-economische code 767/724-54 van de buitengewone begroting 2011. 007 Brandweer. Leveren van een airco-installatie in de brandweerkazerne. Vaststelling lastvoorwaarden en wijze van gunning. Samenvatting Aankoop van een airco-installatie in het administratief gedeelte van de brandweerkazerne.
Argumentatie Tijdens de zomer van 2010 liepen de temperaturen binnen het gebouw op tot 35 C. In de begrotingswijziging van juni 2010 werd twee airco s (serverlokaal en meldkamer) voorzien waarvan momenteel de airco in het serverlokaal voorzien werd. De airco in de meldkamer wordt niet voorzien in 2010 daar er een oplossing gezocht wordt voor alle lokalen op de eerste verdieping (administratie). Financiële weerslag De kosten hiervan worden geraamd worden op 10.000 EUR incl. BTW. Er is hiervoor en krediet voorzien van 10.000 EUR op de functioneel-economische code 351/712-60 van de buitengewone uitgaven in de gemeentebegroting 2011. Juridische grond De procedure in de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten is van toepassing samen met de koninklijke besluiten van 8 januari 1996, 26 september 1996 en de algemene aannemingsvoorwaarden opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, meer bepaald de artikelen die betrekking hebben op de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Stemming Eenparig. BESLUIT Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3 De gemeenteraad keurt het voorgelegde lastenboek goed voor de levering van een airco-installatie in de brandweerkazerne.. Het college van burgemeester en schepenen gunt deze opdracht na een prijsaanvraag bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De kosten van deze aankoop worden verrekend op de functioneel-economische code 351/712-60 van de buitengewone begroting 2011. 008 Brandweer. Leveren van hydraulisch reddingsgereedschap voor de brandweer. Vaststelling lastvoorwaarden en wijze van gunning. Samenvatting Aankoop van nieuw hydraulisch reddingsgereedschap ter vervanging van het huidige voor de brandweer. Argumentatie De brandweer is de laatste vijf jaar 122 keer moeten uitrukken voor een verkeersongeval. Ons huidig bevrijdinggereedschap dateert van 2000 en voldoet niet meer aan de moderne autotechnologie (verstevigde veiligheidskooi). Hiervoor is ons bevrijdingsmaterieel niet sterk genoeg is. De omliggende korpsen zijn bijna allemaal uitgerust met het nieuwe systeem. Financiële weerslag De kosten hiervan worden geraamd worden op 38.000 EUR incl. BTW. Er is hiervoor en krediet voorzien van 40.000 EUR op de functioneel-economische code 35104/744-51 van de buitengewone uitgaven in de gemeentebegroting 2011. Juridische grond De procedure in de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten is van toepassing samen met de koninklijke besluiten van 8 januari 1996, 26 september 1996 en de
algemene aannemingsvoorwaarden opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, meer bepaald de artikelen die betrekking hebben op de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Stemming Met eenparigheid van stemmen. BESLUIT Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3 De gemeenteraad keurt het voorgelegde lastenboek goed voor de levering van hydraulisch reddingsgereedschap voor de brandweer. Het college van burgemeester en schepenen gunt deze opdracht na een prijsaanvraag bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De kosten van deze aankoop worden verrekend op de functioneel-economische code 35104/744-51 van de buitengewone begroting 2011. 009 Patrimonium. Kosteloze grondverwerving. Aanvaarding perceel hoek Diamantweg-Renderstraat. Samenvatting. Naar aanleiding van de verkavelingsvergunning van de percelen op de hoek Diamantweg- Renderstraat dient er een strook grond aan de gemeente te worden afgestaan. Deze grond wordt opgenomen in het openbaar domein. Voorgeschiedenis - Op 18 augustus 2010 diende Marjan De Groot, in naam van de eigenaar, een verkavelingsaanvraag in voor percelen grond gelegen langs Diamantweg-Renderstraat. - De eigenaar 1 ondertekende op 8 december 2010 de belofte van kosteloze grondafstand. - Het college van burgemeester en schepenen leverde op 24 januari 2011 de verkavelingsvergunning af voor de perceelnummers 186b en 185c, gekadastreerd sectie E, eerste afdeling Westerlo. Feiten en context Naar aanleiding van de verkavelingsvergunning van de percelen op de hoek Diamantweg- Renderstraat dient er een strook grond aan de gemeente te worden afgestaan. Deze vergunning omvat het verkavelen van de percelen in 4 kavels voor open bebouwing met als bestemming eengezinswoningen. Adviezen - Het verkavelingsplan waarop tevens de af te stane strook grond wordt weergegeven is opgemaakt door Marjan De Groot, landmeter-schatter te Westerlo. - Het kadaster heeft het kadastraal plan en de kadastrale legger van de grond opgemaakt. - Uit het hypothecair getuigschrift van 27 december 2010 blijkt dat de strook grond vrij en onbelast is. - Het blanco bodemattest is door OVAM opgemaakt op 28 januari 2011. - Het schattingsverslag is opgemaakt door de ontvanger a.i. van het tweede registratiekantoor te Herentals op 19 april 2011. 1 persoonlijke gegevens verwijderd
Argumentatie Om de verkaveling te kunnen realiseren zoals bepaald in de vergunning, dienen er nog stroken grond te worden afgestaan. Deze gronden worden opgenomen in de openbare wegenis. Financiële weerslag Deze grond wordt kosteloos afgestaan aan de gemeente Westerlo. De waarde ervan werd vastgesteld op 2.808 euro. Stemming Unaniem. BESLUIT Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3 De raad aanvaardt de kosteloze afstand van een strook grond langs Diamantweg-Renderstraat, van de eigenaar 2, gekadastreerd sectie E, eerste afdeling Westerlo, deel van perceelnummer 186b, met een totale oppervlakte van 1a 56ca, zoals weergegeven op het plan van Marjan De Groot, landmeterschatter te Westerlo. Het dossier en de ontwerpakte, die wordt verleden voor de burgemeester, worden goedgekeurd. De grond wordt opgenomen in het openbaar domein. Opdrachten schepen en gemeentesecretaris De gemeente Westerlo vertegenwoordigen bij het verlijden van de akte. 010 Patrimonium. Kosteloze grondverwerving. Aanvaarding perceel in Biezenstraat. Samenvatting. Naar aanleiding van de verkoop van een kavel uit de niet vervallen verkaveling van 13 maart 1973 over percelen in de Biezenstraat, dient er een strook grond met een totale oppervlakte van 62ca kosteloos te worden afgestaan aan de gemeente. Deze grond wordt opgenomen in het openbaar domein. Voorgeschiedenis - Het college van burgemeester en schepenen leverde op 13 maart 1973 de verkavelingsvergunning af voor de perceelnummers 1028c en 1028a2, thans nummers 1028c/2 en 1028s, gekadastreerd sectie A, eerste afdeling Westerlo, gelegen in Biezenstraat, mits kosteloze grondafstand voor de uitvoering van wegenwerken. - Het rooilijn- en onteigeningsplan van de Biezenstraat is goedgekeurd bij ministerieel besluit van 8 november 1990. - Het college van burgemeester en schepenen stelde op 31 augustus 2009 vast dat de verkavelingsvergunning nr. 90A/137/056(2) van 13 maart 1973 niet vervallen is. - De eigenaars 3 ondertekenden op 17 november 2010 de belofte van kosteloze grondafstand. 2 persoonlijke gegevens verwijderd 3 persoonlijke gegevens verwijderd
Feiten en context In november 2010 verkocht de verkavelaar een kavel uit deze niet vervallen verkaveling. De verkavelingsvergunning en het goedgekeurde rooilijn- en onteigeningsplan van de Biezenstraat bepalen dat er ter hoogte van deze percelen een strookje grond moet afgestaan worden aan de gemeente om de noodzakelijke infrastructuur en wegenis aan te leggen. Dit is in het verleden niet gebeurd. Adviezen - Het goedgekeurde rooilijn- en onteigeningsplan is opgemaakt door het studiebureau nv Groep Infrabo op 11 april 1989. - Het kadaster heeft het kadastraal plan en de kadastrale legger van de grond opgemaakt. - Het hypothecair getuigschrift is door het tweede hypotheekkantoor te Turnhout opgemaakt op 1 december 2010. - De blanco bodemattesten zijn door OVAM opgemaakt op 15 december 2011. - Het schattingsverslag is opgemaakt door de ontvanger a.i. van het tweede registratiekantoor te Herentals op 8 april 2011. Argumentatie Het was aangewezen om de belofte van kosteloze grondafstand te laten ondertekenen bij de verkoop van de kavel, zodat deze toestand kan geregulariseerd worden. Financiële weerslag Deze grond wordt kosteloos afgestaan aan de gemeente Westerlo. De waarde ervan werd vastgesteld op 1.116 euro. Stemming Eenparig. BESLUIT Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3 De raad aanvaardt de kosteloze afstand van een strook grond in de Biezenstraat, door de eigenaars 4, gekadastreerd sectie B, eerste afdeling Westerlo, deel van perceelnummers 1028c/2 en 1028s, met een totale oppervlakte van 62ca, zoals weergegeven op het goedgekeurde rooilijn- en onteigeningsplan opgemaakt op 11 april 1989, onder inneming-nummers 33 en 34. Het dossier en de ontwerpakte, die wordt verleden voor de burgemeester, worden goedgekeurd. De grond wordt opgenomen in het openbaar domein. Opdrachten schepen en gemeentesecretaris De gemeente Westerlo vertegenwoordigen bij het verlijden van de akte. 4 persoonlijke gegevens verwijderd
011 Patrimonium. Concessie van 4 loodsen gelegen Britselaan. Goedkeuring bijvoegsel nr. 1. Samenvatting. Defensie wil een bijkomende voorwaarde opnemen in de concessieovereenkomst over de 4 loodsen in de Britselaan, ondertekend op 3 mei 2010. Deze voorwaarde is opgenomen in het bijvoegsel nr. 1 dat aan de domaniale vergunning nr. 103.10118 dient gehecht te worden. Voorgeschiedenis - Op 3 mei 2010 werd de concessieovereenkomst (onder de vorm van een domaniale vergunning) tussen de gemeente en Defensie over 4 loodsen in de Britselaan ondertekend. - Defensie deelde ons in hun brief van 14 maart 2011 mee dat alle activiteiten van het type airsoft, paintball, 3D-natuurschieting of enig andere aanverwante vorm van dergelijke activiteiten ten strengste verboden zijn op het militair domein in de Britselaan. - Op 7 april 2011 stuurde Defensie ons een ontwerp van bijvoegsel voor de vergunning nr. 103.10118 over de 4 loodsen gelegen Britselaan, samen met een ontvangstbewijsverbintenisakte. Feiten en context De loodsen gelegen in het militair domein in de Britselaan zijn door Defensie in concessie gegeven aan de gemeente, in afwachting van de verwerving ervan. Deze loodsen worden gedeeltelijk gebruikt door verenigingen. Defensie wil er ons op wijzen dat alle activiteiten van het type airsoft, paintball, 3D-natuurschieting of enig andere aanverwante vorm van deze activiteiten verboden zijn op het militair domein. Deze voorwaarde wordt opgenomen in het bijvoegsel nr. 1 dat aan de concessieovereenkomst moet gehecht worden. Adviezen - Een bodemattest is niet nodig omdat het gaat om een bijvoegsel van een overeenkomst die wordt afgesloten voor minder dan 9 jaar. - Het kadaster heeft het kadastraal plan en de kadastrale legger van de grond opgemaakt. Argumentatie In afwachting van de verwerving van de loodsen, dient dit bijvoegsel nr. 1 voor de vergunning nr. 103.10118 goedgekeurd te worden. Zo kan het ondertekend exemplaar bij de oorspronkelijke concessieovereenkomst gevoegd worden. Stemming Met eenparigheid van stemmen. BESLUIT Artikel 1 Het bijvoegsel nr. 1 aan de concessieovereenkomst over de 4 loodsen in de Britselaan, in de vorm van een domaniale vergunning op het militair domein besluit nummer 103.10118, samen met de verbindingsakte wordt goedgekeurd. Opdrachten burgemeester en gemeentesecretaris De gemeente Westerlo vertegenwoordigen bij het ondertekenen van de overeenkomst en het ontvangstbewijs-verbintenisakte.
012 Personeel. Personeelsformatie en organogram. Aanpassingen 2011. Functiebeschrijvingen decretale graden. Goedkeuring. Samenvatting Deze personeelsformatiewijziging en de wijzigingen aan het organogram bevatten aanpassingen om personeelsbehoeften die op korte termijn een oplossing moeten krijgen te kunnen uitvoeren. De gemeenteraad wijzigt de personeelsformatie en het organogram en stelt ze opnieuw vast. De functiebeschrijvingen van secretaris en ontvanger worden gewijzigd. Voorgeschiedenis De raad keurde op 28 juni 2004 een aangepaste personeelsformatie en organogram goed. Vier wijzigingen volgden: - aanvulling jeugd- en wereldconsulent op 29 augustus 2005 - wijziging technisch medewerker op 24 april 2006 - aanduiding leden van het managementteam op 26 februari 2007 - meerdere wijzigingen (op de diensten werken in eigen beheer en onderhoudswerken buitenschoolse kinderopvang, projectbeheer en communicatie, stedenbouw en ruimtelijke ordening op 17 december 2007) Op 21 februari 2005 heeft de raad de functiebeschrijvingen vastgesteld. Op 4 september 2006 en op 17 december 2011 heeft de raad een aantal van die functiebeschrijvingen aangepast. De raad keurde op 1 februari 2010 de aangepaste functiebeschrijving van gemeenteontvanger/ financieel-beheerder goed. De gemeenteraad stelde het arbeidsreglement-rechtspositieregeling vast op 2 februari 2009. Feiten en context De personeelsformatie is een opsomming van het aantal en de soorten betrekkingen die nodig voor de permanente personeelsbehoeften. Het organogram geeft de organisatiestructuur van de gemeentelijke diensten weer en geeft de gedragsverhoudingen aan. Bij de voorliggende wijziging is rekening gehouden met en is een oplossing voorgesteld voor: - de afschaffing van slashfuncties ingevolge de nieuwe rechtspositieregeling - de invulling van de functies van bepaalde personeelsleden die intussen uit dienst zijn of in het eerstvolgende jaar op pensioen gaan en de invulling van een moeilijk in te vullen functie - de verzwaring van bepaalde functies op basis van de inhoud van het takenpakket en de vereiste deskundigheid binnen de dienst - de problemen met tewerkstelling van PWA ers in de basisscholen: de opdrachten als middagmoeder, verkeersbrigadier, hulp bij probleemkinderen en anderstaligen worden vandaag door PWA ers uitgevoerd De functiebeschrijvingen van personeelsleden zijn aangepast aan de wijzigingen in de personeelsformatie en het organogram en nieuwe functiebeschrijvingen zijn opgesteld. Bestaande functiebeschrijvingen moeten geactualiseerd worden. Nieuwe taken en verantwoordelijkheden uit het gemeentedecreet moeten nog opgenomen worden in de functiebeschrijvingen van financieel beheerder en secretaris. Juridische grond Artikel 23 van het rechtspositiebesluit gemeentepersoneel van 7 december 2007 zegt dat de gemeenteraad de functiebeschrijving van secretaris en financieel beheerder vaststelt.
Artikel 75 van het gemeentedecreet bepaalt dat de raad het organogram van de gemeentelijke diensten vaststelt. Artikel 87 4 van het gemeentedecreet zegt dat de gemeentesecretaris in overleg met het managementteam zorgt voor het opstellen van het voorontwerp van organogram. Artikel 103 van het gemeentedecreet bepaalt dat de gemeenteraad de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het personeel vaststelt. Artikel 253 1 van het gemeentedecreet en de omzendbrief BA 2006/01 van 13 januari 2006 vermelden de bepalingen over het bestuurlijke toezicht. Adviezen Het managementteam bracht op 23 november 2010, november december 2010 na meerdere besprekingen in de periode van maart 2010 tot december 2010 en op 10 februari 2011, een advies uit. Er zijn akkoorden met de vakbonden afgesloten op 28 maart 2011 over - het aanpassen van de personeelsformatie en het organogram (nr. 11/01) - de nieuwe functiebeschrijvingen en aanpassingen van de bestaande functiebeschrijvingen (nr. 11/03) Het advies van de raad van het OCMW van 30 maart 2011 is gunstig. Argumentatie In verschillende diensten zijn de opdrachten gewijzigd, wat leidt tot zowel het verhogen als verlagen van het aantal tewerkgestelde personeelsleden binnen deze diensten. In een aantal diensten is het wenselijk de bestaande functies in de toekomst op te waarderen en in een hoger niveau te voorzien. De motivatienota verduidelijkt uitgebreid per dienst de voorgestelde wijzigingen. Organogram In het organogram worden de scholen (basisscholen en tekenschool) hiërarchisch onder de secretaris geplaatst. Hij is aangeduid als eerste evaluator voor het bevorderingsambt van directeur. Voor de wervingsambten zal de secretaris als tweede evaluator optreden. Bij brandweer is de dienstchef de leidinggevende van de gesco-personeelsleden die er tewerkgesteld zijn. Formatie Alle slashfuncties in de bestaande personeelsformatie zijn gesitueerd op basis van de functiebeschrijving in ofwel het B-niveau met nieuwe graadbenaming ofwel in het C-niveau op C4-C5. De slashfunctie op de dienst overheidsopdrachten is uitdovend geplaatst en blokkeert de nieuwe functie van diensthoofd overheidsopdrachten op B4-B5. Een statutaire functie van systeembeheerder op B4-B5 wordt opgenomen op de dienst communicatie en ICT. Op de dienst burgerzaken wordt het aantal statutaire administratief medewerkers met 1 FTE verminderd. Op de financiële dienst wordt het aantal met 1 vermeerderd. Op de dienst Vrije Tijd, Jeugd en wereld wordt de bestaande voltijdse contractuele jeugd- en wereldconsulent opgesplitst in 1 FTE jeugdconsulent en 0,5 FTE wereldconsulent. De dienst milieu en duurzaamheid wordt aangevuld met de nieuwe functie van milieuconsulent op B1-B3 Er is nood aan ondersteuning op een hoger niveau dan voorzien in de goedgekeurde personeelsformatie op volgende drie diensten : Stedenbouw en Ruimtelijke Ordening,
administratie overheidsopdrachten en bibliotheek. Op elk van deze diensten wordt een C- functie vervangen of deels vervangen door een functie op B-niveau. Een statutaire functie van diensthoofd technisch dienst met salarisschaal A4a-A4b komt in de plaats van de statutaire functie van diensthoofd werken in eigen beheer en onderhoudswerken op niveau A1a-A3a. Na drie selectieprocedures is er geen geschikte kandidaat gevonden voor de functie van diensthoofd op in de rang Av gevonden. Op twee diensten van de afdeling werken in eigen beheer en onderhoudswerken zijn de verwachtingen naar competenties en resultaten de laatste jaren gestegen. Op de diensten wegen en signalisatie zullen twee betrekkingen van werkman niveau E (1 gesco en 1 contractueel) vervangen worden door 1 technisch assistent (ploegverantwoordelijke) gesco op D-niveau. Op de groendienst zal bij het uit dienst gaan van twee werkmannen niveau E (2 gesco s) niet meer ingevuld worden op E-niveau. De invulling gebeurt door 1 technisch assistent (ploegverantwoordelijke-machinist) gesco op D-niveau aan te werven. Op de dienst cultuur (de Zoerla) wordt het aantal gesco zaalwachters (technisch assistent) met 1 FTE verminderd. Om de continuïteit op begeleiding en toezicht in drie gemeentelijke basisscholen te kunnen garanderen worden 4000 contractuele uren maximum op jaarbasis voorzien voor de functie van begeleider-toezichter basisscholen op niveau E (zonder ervaring ) en op niveau D (met ervaring). Als gevolg van de wijzigingen in de formatie en het organogram zijn volgende nieuwe functiebeschrijvingen opgemaakt: Personeel-onderwijs P&O-06 Begeleider-toezichter basisscholen (E-D) Financiële dienst FD-04 Boekhouder B1-B3 Projectbeheer en communicatie P&C-05 Systeembeheerder B4-B5 Vrije tijd Cultuur Jeugd en Wereld VT-C-JW-01 Jeugdconsulent B1-B3 VT-C-JW-02 Wereldconsulent B1-B3 Administratie overheidsopdrachten GZ-ADM-04 Diensthoofd overheidsopdrachten B4-B5 GZ-ADM-03/A Deskundige overheidsopdrachten B1-B3 Milieu en duurzaamheid GZ-OW-MD-04 Milieuconsulent B1-B3 Werken in eigen beheer en onderhoudswerken GZ-WEB-05 Diensthoofd technische dienst A4a-A4b Volgende functiebeschrijvingen zijn aangepast omdat er wijzigingen zijn in de dienstbenaming, de functienaam, de graadnaam, het doel van de entiteit, de plaats in de organisatie en kernresultaatgebieden Secretariaat SEC-02 Deskundige secretariaat B1-B3 SEC-03 Administratief medewerker C1-C3 Veiligheid SEC-PREV-02 Preventieadviseur B1-B3