A.æ.ð.ä Standard Business Reporting T. Dirkx* " Kennismaking met SBR en XBRL "." Wat is SBR en XBRL? De letters SBR staan voor Standard Business Reporting. De termen SBR en XBRL lopen in het (taal)gebruik door elkaar heen. XBRL staat voor extensible Business Reporting Language. XBRL is een internationale open standaard om financie«le gegevens uit te wisselen via het internet. Het is een standaard voor digitaal rapporteren. Open standaard betekent dat onderliggende definities op internationaal niveau zijn gemaakt en voor ieder toegankelijk en te gebruiken zijn en leveranciersonafhankelijk. XBRL is feitelijk het technologische middel. SBR benadrukt meer het doel: standaardisering van rapportages. Met andere woorden SBR biedt een algemeen platform voor publicatie, uitwisseling en verwerking van bedrijfsrapportages en financie«le transacties. XBRL bestaat feitelijk uit drie elementen: ". de taxonomie; Æ. instance document; * Mevr. ir. T. Dirkx is als senior consultant verbonden aan FullàFinance Consultants te Apeldoorn. Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011 A.7.8.5-01
ADVIESPRAKTIJK â. style sheet. XBRL is ontwikkeld door XBRL International. XBRL Nederland bevordert de toepassing ervan in Nederland. De Nederlandse overheid heeft in het kader van administratieve lastenverlichting erg ingezet op SBR en het Nederlandse Taxonomie Project (NTP) ge «nitieerd. Uit het NTP is in Æòòæ het Standard Business Reporting (SBR) Programma van de overheid voortgekomen. In Æòòæ werden de procesinfrastructuur (het platform voor de uitwisseling van SBR-rapportages) en de Nederlandse Taxonomie ondergebracht bij Logius (voorheen GBO.Overheid). ABN AMRO, ING en Rabobank spraken met elkaar af om vanaf " april Æò"ò aanlevering van elektronische kredietrapportages (in XBRL) mogelijk te maken. Al deze veranderingen markeerden de start van een nieuwe fase in het SBR Programma. Vanaf dat moment werd ook de term XBRL meer losgelaten en SBR gebruikt. In deze leidraad hebben we het verder ook over SBR. Let op: de leidraad is gebaseerd op de situatie per juni Æò"". XBRL en SBR zijn nog volop in ontwikkeling. Dit geldt zowel voor de technische, softwarematige ontwikkelingen als voor vaktechniek en kwaliteitsstandaarden. Het is dus belangrijk om de ontwikkelingen goed in de gaten te houden. " Taxonomie Een taxonomie bevat de definitie/betekenis van gegevens die in een rapport worden opgenomen, ofwel informatie over de gegevens. Een taxonomie wordt wel vergeleken met een woordenboek: begrippen en hun onderlinge samenhang worden erin uitgelegd. De taxonomie zelf is geen rapportagestandaard. In beginsel bouwen de belanghebbenden de benodigde taxonomie. In de taxonomie ligt de kracht van SBR. SBR standaardiseert daarmee niet alleen de vorm (techniek), maar ook de inhoud van de gegevens. A.7.8.5-02 Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011
STANDARD BUSINESS REPORTING Rapportageregels en wetgeving veranderen over de tijd en daarmee taxonomiee«n ook. Het beheer van de Nederlandse Taxonomie is in handen van Logius (voorheen GBO Overheid). Deze instantie houdt zich bezig met nieuwe versies alsmede versiebeheer van de Nederlandse Taxonomie. In de taxonomie is bepaald welke gegevens er uitgewisseld mogen worden en zijn die gegevens beschreven. De Nederlandse Taxonomie Æò"" is beschikbaar. Ook de bankentaxonomie Æò"" als aanvulling (extensie) op de Nederlandse Taxonomie is opgeleverd. In de taxonomie worden financie«le, maar ook niet-financie«le gegevens herkenbaar gemaakt middels een label (tag). Het SBR Programma is momenteel ^ in samenwerking met branchevertegenwoordigers ^ bezig om de taxonomie uit te breiden naar andere rapportagedomeinen, zoals voor benchmarkrapportages, voor horecaondernemers of voor de bouw. Het Agentschap NL start in het voorjaar van Æò"" een pilot waarin de mogelijkheden worden verkend om SBR te gebruiken bij het aanvragen en verantwoorden van subsidies. Agent- Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011 A.7.8.5-03
ADVIESPRAKTIJK schap NL is daarmee de eerste nieuwe overheidsorganisatie die een SBR-pilot uitvoert in navolging van de initiatiefnemers (Belastingdienst, KvK, CBS). Veelal worden aanvullende taxonomiee«n opgesteld om branchespecifieke financie«le en niet-financie«le gegevens te standaardiseren en te kunnen vergelijken. Denk aan omzet per seizoensplaats of jaarplaats van een camping. Door de branchevertegenwoordigers kunnen de rapportages dan ook gebruikt worden voor het opstellen en aanbieden van benchmarkrapporten aan leden/aangesloten ondernemers. Æ Instance document Het instance document is een digitale vastlegging van de (niet-)financie«le gegevens met verwijzingen naar een definitie in de taxonomie. Het is een voor applicaties leesbaar digitaal rapport. â Style sheet Het instance document is niet eenvoudig leesbaar voor gebruikers. Met een style sheet wordt een lay-out over het instance document gelegd, waardoor een SBR-rapport er bijvoorbeeld hetzelfde uit kan zien op het scherm als het papieren rapport nu. De style sheet is dus een manier om een rapport te visualiseren. ".Æ Voordelen SBR Over de voordelen van SBR is en wordt veel geschreven. Veelal zijn deze terug te voeren op voordelen van standaardisatie. Uiteraard worden vervolgens de voordelen van standaardisatie pas optimaal benut als alle betrokkenen de standaard ook daadwerkelijk toepassen. A.7.8.5-04 Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011
STANDARD BUSINESS REPORTING Wanneer SBR breed toegepast wordt, ontstaan de volgende voordelen: ". SBR maakt procesintegratie mogelijk; doordat SBR gebaseerd is op een open, universele standaard is koppeling tussen systemen mogelijk. Denk daarbij aan de koppeling van een financieel pakket naar een jaarrekeningpakket. Tegelijkertijd zijn gegevens uit onderliggende systemen te benaderen. Denk bijvoorbeeld aan het opvragen van voorraadstanden uit het voorraadsysteem ten behoeve van de financie«le administratie of aan consolidatie van cijfers van verschillende dochterondernemingen. (Duurdere) handmatige of maatwerk-koppelingen zijn niet meer nodig. Æ. Gegevens kunnen eenvoudig worden hergebruikt en gedeeld. Aan e e n instance document kunnen verschillende belanghebbenden hun gegevens ontlenen. De bank kan dit raadplegen; aandeelhouders kunnen het inzien en bij de Kamer van Koophandel kan hetzelfde document gedeponeerd worden. â. SBR wordt vooralsnog sterk ingezet voor rapportage van financie«le data; echter ook andere typen data, zoals niet-financie«le gegevens, kunnen met SBR worden opgevraagd, gekoppeld en/of beschikbaar gesteld. Denkt u dan aan informatie uit verzekeringspolissen of informatie uit voorraadsystemen. Daarmee wordt een nog verdere procesintegratie mogelijk, waarbij ook bedrijfsgrenzen vervagen. SBR maakt ketenintegratie mogelijk. Tegelijkertijd bieden deze mogelijkheden van SBR ook de kans om benchmarks te doen en verschillen te analyseren. Immers door de standaardisatie die SBR afdwingt, zijn gegevens eenduidig gedefinieerd en is benchmarken eenvoudig. ª. SBR leidt tot meer transparantie. Door de taxonomie is duidelijk wat precies onder welk begrip wordt verstaan. Definities zijn eenduidig en vrij toegankelijk. ä. SBR leidt tot een hogere betrouwbaarheid. Gegevens worden zo veel mogelijk vastgelegd (en gelabeld) bij de bron. (Foutief) overtypen en mogelijke herinterpretatie behoren tot het verleden. Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011 A.7.8.5-05
ADVIESPRAKTIJK å. Het is mogelijk om met SBR ook geautomatiseerde controles en signalen in te bouwen. Denkt u op financieel gebied bijvoorbeeld aan: ^ Is er rente verantwoord over rentedragende vorderingen en schulden (verstrekte leningen, leaseverplichtingen, bankkredieten, rekening-courant met dga en tussen BV s onderling) ^ Zijn er afschrijvingen berekend voor de vaste activa? ^ Is er rekening gehouden met voorzieningen voor bijvoorbeeld incourante voorraden en dubieuze debiteuren? Hiermee kan een deel van het (controle)werk van financie«le administrateurs en controllers verder worden geautomatiseerd dan wel advieskansen worden gesignaleerd. Ook banken en de Belastingdienst kunnen in hun processen van deze geautomatiseerde controles gebruikmaken. Genoemde voordelen gelden voor alle doelgroepen van SBR. Of het nu de ondernemer, de accountant, de Belastingdienst of een branchevereniging is. ".â Kanttekeningen SBR Uiteraard zijn er ook kanttekeningen te plaatsen bij SBR. Fase voor ingebruikname In mei Æò"ò is er een rapport verschenen van de Technische Universiteit Delft (TU Delft), ondersteund door HiP Consulting. In opdracht van het Adviescollege toetsing administratieve lasten, Actal, 1 is gedurende de periode januari t/m maart Æò"ò een praktijkstudie uitgevoerd naar factoren die het gebruik van ICT-toepassingen be «nvloeden en de mogelijkheden om het gebruik van ICT te stimuleren. Dit onderzoek is gebaseerd op de analyse van twee praktijkcases. Een van de onder- 1. Actal adviseert de regering en de Staten-Generaal over de gevolgen van regeldruk van voorgenomen wet- en regelgeving en over programma s om de bestaande regeldruk te verminderen. A.7.8.5-06 Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011
STANDARD BUSINESS REPORTING zochte praktijkcases is de invoering van de XBRL-taxonomie als onderdeel van het programma SBR. Uit dit rapport blijken duidelijk de kanttekeningen die in deze fase bij SBR/XBRL geplaatst kunnen worden. Geconstateerd is dat er veel vertraging is ontstaan in het SBR-project en dat dit te wijten is aan: 1 ^ de vervlechting van wetgeving en techniek waardoor vertraging in de ene sfeer ook vertraging in de andere sfeer betekent; ^ een veelvuldig veranderend en onrealistisch ambitieniveau waardoor het project te complex wordt; dit is verklaarbaar omdat technologie (XBRL) nog volop in ontwikkeling was (en is); ^ een gebrek aan kennis over en een geringe betrokkenheid bij de (eind)gebruikers, waardoor er onvoldoende wordt aangesloten bij hun behoeften; ^ de grote verschillen met bestaande ICT-systemen die dus extra investeringen vragen van gebruikers om deze te vervangen of om erop aan te sluiten; ^ een focus op technologie in plaats van op het veranderingsproces, de gebruiker of de administratieve lastenverlichting waardoor deze doelen uit het zicht verdwijnen; ^ de continue veranderingen in de omvang van het project, de verschuiving van de daarbij horende administratieve lastenverlichting en de onzekerheid over het beheer met als gevolg een terughoudende opstelling van gebruikers; ^ voordelen voor gebruikersgroepen zijn niet duidelijk. XBRL heeft gevolgen voor de gehele keten en de opbrengsten zouden moeten worden gerealiseerd bij verschillende partijen in de keten. Voor veel gebruikers is het nog onduidelijk hoe zij profiteren van het invoeren van de XBRL-standaard; ^ de weerstand bij partijen die zich aangetast voelen in hun kernwaarden door de ingrijpende veranderingen in de rollen en processen van partijen in de gehele keten; ^ gebrek aan harmonisatie. De taxonomie is een belangrijk onderdeel van de invoering van de XBRL-standaard. Harmoni- 1. De constateringen zijn vrijwel letterlijk aan het rapport ontleend. Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011 A.7.8.5-07
ADVIESPRAKTIJK satie heeft ervoor gezorgd dat het aantal elementen is gehalveerd. Deze vermindering van het aantal begrippen in het financie«le domein zal voordelen moeten opleveren, alleen duurt het lang voordat de taxonomie geharmoniseerd is. Daarnaast wordt zorg geuit over het uitblijven van duidelijke afspraken over het beheer van de taxonomie en het gebrek aan harmonisatie van begrippen. Met andere woorden: er zijn twee risico s. Het eerste risico is dat er aan de taxonomie meer begrippen worden toegevoegd die niet in elk domein gebruikt zullen worden. Het tweede risico is dat aanvullende taxonomiee«n maar voor een (klein) deel gebruikmaken van de Nederlandse Taxonomie. In beide situaties worden er meer in plaats van minder gegevens vastgelegd en daarmee leidt dit tot lastenverzwaring in plaats van -verlichting. De algemene conclusie van het onderzoek is dat het realiseren van administratieve lastenverlichting voor de gebruiker uit beeld geraakt is. Ook in de accountancy is de administratieve lastenverlichting onderwerp van discussie. Bij (een aantal) accountantskantoren kunnen de voordelen inzake procesintegratie al gerealiseerd worden of zijn door optimaal gebruik van de bestaande programmatuur. SBR levert dan nauwelijks interne efficiencyvoordelen op; alleen potentie«le voordelen in de communicatie met de klant/gebruiker en naar andere partijen in de keten. Ook softwareleveranciers in de accountancymarkt wijzen op het feit dat eerst ge «nvesteerd moet worden in ontwikkeling van nieuwe modulen, voordat er sprake is van lastenverlichting. Deze aspecten veroorzaken enige terughoudendheid. Toch is het de verwachting dat SBR een onomkeerbare ontwikkeling is. Het onderzoek zegt daarover: De XBRL-casus kent een omstreden voorgeschiedenis. Terwijl het gebruik van XBRL nog achterblijft bij de doelstellingen, werd innovatie op innovatie gestapeld, steeds met de belofte dat deze keer de administratieve lastenverlichting daadwerkelijk gerealiseerd zou worden. A.7.8.5-08 Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011
STANDARD BUSINESS REPORTING Nu de XBRL-berichtenstromen richting de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel op gang komen, lijkt er een keerpunt op te treden. Ook uit recente publicaties van de overheid (Digitale Agenda.nl van mei Æò"", ICT voor innovatie en economische groei) blijkt dat de overheid SBR blijvend stimuleert. In de publicatie staat: Zo zal de Belastingdienst het mogelijk maken dat alle berichten voor de aangifteprocessen van Vennootschapsbelasting (VPB) en Inkomstensbelasting (IB) ook verstuurd kunnen worden via SBR. Hiermee wordt inzet van SBR als exclusief system-to-system kanaal voor het VPB- en IB-proces in Æò"â mogelijk. Verder blijkt uit recente cijfers dat de berichtenstroom naar de overheid via SBR gestaag groeit. Het SBR-programma meldt dat er in januari en februari Æò"" ruim "æ òòò OB-berichten via SBR zijn ingestuurd. Enkele honderden jaarrekeningen werden bij de Kamer van Koophandel ingestuurd via Digipoort en tevens krijgt het CBS statistiekinformatie binnen via SBR. Samenvattend: de overheid, Belastingdienst en banken hebben op SBR ingezet en zullen dat blijven doen. Ook internationaal, zowel in de financie«le wereld als bijvoorbeeld bij (lokale) overheden en internationale organisaties als de EU, wordt sterk ingezet op SBR. Dit is ook een indicatie dat SBR geen eendagsvlieg is en de komende jaren een invloed op informatie-uitwisseling zal hebben. Kortom, geadviseerd wordt om SBR op te pakken. Er komt een moment dat het verplicht wordt. Risico s na implementatie Aan XBRL/SBR kleven ook potentie«le risico s na ingebruikname. De risico s hangen samen met algemene risico s van veranderingen. XBRL/SBR leiden tot een andere manier van werken en een veranderende rol van partijen in de keten. Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011 A.7.8.5-09
ADVIESPRAKTIJK Risico s van SBR hangen ook samen met ICT-aspecten. SBR vergroot de afhankelijkheid van ICT-systemen. Beschikbaarheid van systemen, vertrouwelijkheid en integriteit van informatie spelen bij de overdracht van data vanuit de huidige ICTomgeving naar de SBR-omgeving een wezenlijke rol. Voor implementatie en bij ingebruikname van SBR zal zeker ook de kwaliteit van de huidige ICT-omgeving moeten worden onderzocht. Immers, de betrouwbaarheid van SBR-informatie hangt nauw samen met de kwaliteit van de onderliggende transactieverwerkende ICT-systemen. Daarbij moet aandacht worden besteed aan het niveau van de algemene ICT-beheermaatregelen, de aanwezige geprogrammeerde controles binnen de software en de stabiliteit van processen. Algemene ICT-beheermaatregelen Denk hierbij vooral aan maatregelen om de beschikbaarheid van systemen en de vertrouwelijkheid van data te waarborgen. SBR betekent per definitie het gebruik van internet. De afscherming van de gehele communicatieketen is van wezenlijk belang om te voorkomen dat ongeautoriseerde derden toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie. De juiste mate van consistente functiescheiding binnen autorisatietabellen over de keten heen speelt hierbij naast de juiste mate van encryptie een wezenlijke rol bij het beveiligen van de informatie. Bij encryptie worden gegevens versleuteld ofwel gecodeerd; vervolgens worden de versleutelde gegevens weer gedecodeerd om de originele informatie te verkrijgen (decryptie). Voor encryptie wordt gebruikgemaakt van de techniek van digitale handtekeningen om de authenticiteit (herkomst) en integriteit (geen wijzigingen) van bijvoorbeeld instance documenten te waarborgen. De beroepsorganisaties hebben richtlijnen opgesteld. Ook de overheid. Hierover meer in par. Æ onder portals. Applicatie- en gebruikersmaatregelen We hebben al gezien dat taxonomiee«n ontwikkelen en dus wijzigen. Het is essentieel dat de juiste taxonomie gebruikt wordt en dat begrippen daarin op de juiste wijze zijn gedefinieerd. A.7.8.5-10 Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011
STANDARD BUSINESS REPORTING Ook mogen instance documenten niet gewijzigd worden en moeten deze door de applicaties en/of gebruikers op de juiste wijze worden ge «nterpreteerd. Dat is niet alleen het geval op de accountantskantoren voor de werkzaamheden die daar worden gedaan, maar uiteraard ook voor de andere partijen in de keten die de gegevens zullen aanleveren en/of gebruiken. De mate van ketenintegriteit bepaalt uiteindelijk immers in hoge mate de betrouwbaarheid van de aangeleverde informatie. ".ª Stand van zaken SBR in Nederland (juni Æò"") Doelgroep en rapportagemogelijkheden In Nederland zijn op dit moment, juni Æò"", SBR-rapportages mogelijk voor kleine en middelgrote rechtspersonen en natuurlijke personen. Het gaat dan om de volgende rapportages: ^ jaarrekening op fiscale grondslag; ^ publicatiestukken op fiscale grondslag; ^ verkorte winstaangifte vennootschapsbelasting (vwia VPB) vanaf Æòòð en verkorte winstaangifte IB voor ondernemers vanaf Æò"ò en diverse andere aangiften die echter ook nog mogelijk zijn via BAPI of de aangifteprogramma s op www.belastingdienst.nl, zoals: à aangifte inkomstenbelasting; à aangifte omzetbelasting; à aangifte loonheffing; à aangifte vennootschapsbelasting; à aangifte intra communautaire prestaties. ^ kredietrapportage (sinds maart Æò"" ook voor middelgrote rechtspersonen). De kredietrapportage voor middelgrote rechtspersonen is gebaseerd op de jaarrekening op commercie«- le grondslag (CJR Middelgroot uit de Nederlandse Taxonomie). Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011 A.7.8.5-11
ADVIESPRAKTIJK Overheid,KvK,CBS De overheid neemt SBR serieus. Er moeten nog de nodige meters gemaakt worden in het kader van administratieve lastenvermindering en dat is een belangrijke doelstelling van het SBR-programma. De overheid geeft aan dat alternatieve aanleveringskanalen (zoals BAPI) zo snel mogelijk uitgefaseerd worden, zodra het nieuwe kanaal (procesinfrastructuur ^ Digipoort) naar behoren functioneert. In de Digitale Agenda.nl van mei Æò"" is aangegeven dat dit per " januari Æò"â gaat gebeuren. De Kamer van Koophandel is al wat langer klaar voor het ontvangen van publicatiestukken in SBR-formaat. Het CBS heeft enige ervaring met de aanlevering door ondernemers van SBR-gegevens. De Belastingdienst De Belastingdienst pakt op dit moment heel weinig nieuwe (ICT-)projecten op. Het SBR-programma vormt echter e e nvan de uitzonderingen. Er is nadrukkelijk commitment uitgesproken om tijd en resources vrij te maken voor SBR. In Æòòæ werd gestart met een pilot verkorte winstaangifte VPB. In Æò"" is de verkorte winstaangifte IB daaraan toegevoegd. De Belastingdienst koppelde daarbij het elektronisch aanleveren van de verkorte winstaangiften aan het Horizontaal toezicht. Dat betekent dat een verkorte winstaangifte in XBRL alleen mag worden ingediend door een intermediair die een horizontaal toezichtsconvenant heeft. Banken ABN AMRO, ING en Rabobank kunnen vanaf " april Æò"ò bancaire verantwoordingsrapportages ontvangen in SBR-formaat. Zij maken daarbij gebruik van een eigen procesinfrastructuur en een eigen elektronische postbus. ABN AMRO, ING en Rabobank geven aan geen exclusiviteit te claimen naar de andere banken. De drie banken nemen het initiatief en op termijn mogen andere banken aanhaken. A.7.8.5-12 Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011
STANDARD BUSINESS REPORTING De doelstelling van de drie genoemde banken was oorspronkelijk om eind Æò"Æ voor minimaal ðò% van de natuurlijke en kleine rechtspersonen op een elektronische wijze bancaire verantwoordingsrapportages uit te wisselen. Deze doelstelling lijkt inmiddels iets te zijn aangepast; nu wordt een percentage genoemd van äò per eind Æò"Æ. De banken gaan er wel van uit dat SBR een onomkeerbaar proces is. De banken gebruiken de rapportage niet alleen voor het beoordelen en continueren van (ooit gedane) financieringsaanvragen, maar ook voor het opstellen van branche-informatie en economische rapportages. Er is de banken veel aan gelegen om SBR daadwerkelijk in te voeren. Op die manier realiseren zij voordelen, zoals geautomatiseerde verwerking van de rapportages, eenduidige opslag van meer gegevens en kostenbesparing. Sinds Æò"ò lopen bij de banken diverse pilots met intermediairs. De banken hebben in hun aanvullende taxonomie (Bankentaxonomie Æò"ò en Æò"") tweehonderd vragen opgenomen, gericht op het beoordelen van het risico van kredietverlening. De bankentaxonomie Æò"ò en Æò"" sluit volledig aan bij de Nederlandse Taxonomie van de overheid. Harmonisatie en hergebruik van gegevens was daarbij van belang. De banken hebben daarmee dus gekozen voor het ontvangen van de kredietrapportage op basis van fiscale grondslagen. Door deze ontwikkeling, het boeken op basis van fiscale grondslagen hoeft er voor kleine rechtspersonen maar e e n keer een registratie te worden gemaakt die in de basis gebruikt kan worden voor de Belastingdienst, de publicatie bij de Kamer van Koophandel en de rapportage naar de banken toe. Uiteraard moeten daartoe wel alle voor de rapportages benodigde gegevens worden vastgelegd. Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011 A.7.8.5-13
ADVIESPRAKTIJK Bankentaxonomie Æò"" Vanaf begin maart Æò"" is het mogelijk om via de nieuwe bankentaxonomie Æò"" (BTÆò"") in combinatie met de NTÆò"" kredietrapportages aan te leveren. Naast rapportages voor kleine rechtspersonen en natuurlijke personen is het nu ook mogelijk om voor middelgrote ondernemingen kredietrapportages via SBR aan te (laten) leveren. De kredietrapportage middelgroot sluit aan bij de CJR Middelgroot uit de Nederlandse Taxonomie; deze rapportage is dus op commercie«le grondslag. De BTÆò"" biedt ook de mogelijkheid om kredietrapportages voor kleine ondernemingen commercieel te presenteren, naast de gegevens op fiscale grondslag. Hiertoe is een brugstaat ge «ntroduceerd die zowel de fiscale als commercie«le cijfers weergeeft. Tevens is een bancaire inkomstenbelastingrapportage toegevoegd voor de uitvraag van financie«le gegevens van aan de onderneming verbonden natuurlijke personen, zoals de vennoten. Feitelijk is dat een samenvatting van de IB-aangifte zoals opgenomen in de Nederlandse Taxonomie. Deze bancaire inkomstenbelastingrapportage geeft inzicht in de kredietwaardigheid van een onderneming en de persoonlijke financie«le situatie van de ondernemer. De banken hebben daarmee als doel na te gaan of de inkomens- en vermogenssituatie van de ondernemer de mogelijkheid geeft de verplichtingen na te komen. De banken hebben zich in Æò"ò en Æò"" nadrukkelijk beziggehouden met de vraag hoe de kwaliteit van de aangeleverde informatie moet worden geborgd. De banken en de beroepsvereniging(en) van accountants zijn hierover met elkaar in overleg (geweest). Momenteel liggen de kwaliteitsrichtlijnen van de banken voor. Hierover vindt nog volop discussie plaats. De richtlijnen zijn voor de accountantspraktijk vastgelegd in de Praktijkhandreiking SBR Kredietrapportage. Administratiekantoren kunnen de kwaliteitseisen terugvinden in het nog uit te brengen Bancair Kwaliteitsraamwerk voor Kredietrapportage. Overigens is A.7.8.5-14 Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011
STANDARD BUSINESS REPORTING er nog geen rekening gehouden met de Bankentaxonomie Æò"", waarin ook het aanleveren van SBR-kredietrapportages voor middelgrote rechtspersonen is opgenomen. In de richtlijnen wordt aangesloten bij standaard NV COS ªª"ò. Wel wordt verwacht dat de intermediair zijn werkzaamheden afstemt op het belang van de gebruiker, in dit geval de banken die krediet hebben verstrekt. Softwareleveranciers Het is lang relatief stil geweest aan de kant van de softwareleveranciers. In eerste instantie heeft vooral een aantal leveranciers van portaloplossingen zich geprofileerd in het kader van SBR. Dat is begrijpelijk, omdat e e n van de onderdelen om SBR- klaar te zijn als accountantskantoor, het hebben van een portal is. Welke softwareonderdelen zijn daarnaast nog van belang? Uiteraard de software voor de financie«le administratie. Het heeft de voorkeur om tags (labels die verwijzen naar de taxonomie) aan te leggen in de financie«le administratie. Daarnaast wordt verwacht dat de samenstelsoftware een centrale rol kan spelen in het werkproces van een kantoor bij het aanleveren van allerlei SBR-rapportages. In de volgende paragraaf ga ik specifiek in op SBR in het accountantskantoor. Æ SBR voor het accountantskantoor Een accountantskantoor kan (- mogelijk later ^ moet) SBR op verschillende manieren richting haar klanten inzetten: ". voor de deponering van de publicatiestukken; Æ. voor de (verkorte) fiscale aangiftes; â. voor kredietrapportages; ª. voor benchmarktoepassingen en advisering. De eerste drie toepassingsgebieden hangen nauw samen met de huidige stand van zaken en ontwikkelingen. In het kader Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011 A.7.8.5-15
ADVIESPRAKTIJK van de administratieve lastenverlichting heeft de overheid vooral op deze processen ingezet: het verbeteren van rapportageprocessen naar diverse belanghebbenden, zoals de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst. Ook softwareleveranciers richten zich al op deze gebieden. De vierde toepassing hangt meer samen met de mogelijkheden van SBR om informatie te stroomlijnen en te standaardiseren. Deze toepassing is in deze fase in de markt nog vrijblijvender en komt daarmee minder aan bod. De banken willen deze mogelijkheden van SBR overigens ook gaan benutten. Æ." Interne organisatie accountantskantoor Na het lezen van de bovenstaande paragrafen, is het duidelijk dat SBR effect heeft op het werkproces in een accountantskantoor. Jaarcijfers moeten worden aangemaakt op fiscale grondslagen, de verkorte winstaangifte doet zijn intrede en Horizontaal toezicht (zie par. ".ª, De Belastingdienst). Allerlei niet-financie«le data moeten worden vastgelegd. Accountantswerkzaamheden en fiscale werkzaamheden schuiven, voor zover dat al niet gebeurd is, steeds meer in elkaar. Aan de hand van het werkproces van een accountantskantoor, brengen we de gevolgen en ICT-mogelijkheden in beeld. Financie«le administratie We nemen het werkproces van een accountantskantoor als uitgangspunt. Dat werkproces start bij de financie«le administratie. De administratie vormt de bron voor het samenstel- en aangifteproces. Om maximaal profijt te trekken uit SBR zal in de bron de koppeling gelegd moeten worden naar de taxonomie. Aan accountants wordt dus geadviseerd om in de primaire vastleggingsbron de tags aan te brengen en vast te leggen. Alle vervolgstappen in het werkproces kunnen op die manier profiteren van de tags die in de bronadministratie zijn aangebracht. Een accountant zal echter niet altijd de financie«le administratie van zijn clie«nten voeren. Dat betekent dat o f de A.7.8.5-16 Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011
STANDARD BUSINESS REPORTING ondernemer zelf zijn administratie moet taggen of dat de accountant op een later moment in het proces de tags moet aanbrengen. Het ligt voor de hand dat dat dan in de samenstelsoftware plaatsvindt. Een online boekhoudpakket biedt hier uiteraard voordelen. Ondernemer en accountant werken samen in een en dezelfde administratie, waarin door de accountant eenvoudig de tags kunnen worden aangebracht. Taggen is in beginsel een eenmalige klus en vergelijkbaar met het koppelen van rekeningnummers aan een mapping- of rapportagecodeschema in samenstelsoftware. Niet-financie«le gegevens In de financie«le administratie vindt alleen vastlegging plaats van financie«le gegevens. Maar ook niet-financie«le gegevens zijn van belang voor het aanleveren van de kredietrapportage aan banken en de verkorte winstaangifte VPB (vwia VPB of vvpb). De softwareleveranciers van vooral internetportalen bieden de mogelijkheid om de vvpb via de portal aan te maken en te versturen naar de overheid. Ook willen de leveranciers een rol van betekenis spelen voor het aanmaken en aanleveren van kredietrapportage. Andere leveranciers zijn eveneens toepassingen aan het ontwikkelen voor het kunnen vastleggen van de extra gevraagde niet-financie«le gegevens. Portals Portals zullen zeker een rol spelen in het proces van aanleveren van SBR-informatie aan overheid en banken. Via een portal zullen accountantskantoren de informatie afleveren bij de verschillende elektronische postkantoren, nu aan BIV (Bancaire Infrastructurele Voorzieningen) en Digipoort (het vroegere OTP: Overheids Transactie Portal). Ook zal deze informatie een digitaal akkoord krijgen van clie«nten. Een mechanisme dat we nu ook al kennen bij het accorderen van fiscale aangiften. Strikt genomen is het niet noodzakelijk om een portal te hebben. Klanten kunnen via een schriftelijke machtiging hun ak- Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011 A.7.8.5-17
ADVIESPRAKTIJK koord geven, zoals dat nu ook veel gebeurt bij fiscale aangiften. Toch is het wenselijker om de klant daadwerkelijk een instance document te laten goedkeuren. Vooral om het risico uit te sluiten dat het instance document niet gelijk is aan de papieren jaarrekening (of een pdf-versie daarvan). Als de klant dus een instance document goedkeurt, is het zeker dat de klant het bestand heeft goedgekeurd dat ook in de digitale postbussen van de overheid en de banken wordt gedeponeerd. Tot voor kort (eind Æò"ò) was voor de digitale communicatie met de overheid en de banken een OTP-certificaat nodig en een autorisatieregister/een elektronisch machtigingsregister. In september Æò"ò kondigde het SBR-programma aan dat dit zou veranderen. De manier van autoriseren werd eenvoudiger. Het is vanaf "" november Æò"ò niet meer verplicht om gebruik te maken van een elektronisch machtigingsregister, Autorisatie Service Provider of AuSP. Dit systeem is vervangen door het PKI-overheidscertificaat. PKI, ofwel Public Key Infrastructure, is een systeem waarmee uitgiften en beheer van digitale certificaten kan worden gerealiseerd. Een certificaat is het digitale identiteitsbewijs van de afzender van een elektronisch bericht. Daarmee weet de ontvanger van het bericht van wie het afkomstig is en kunnen beveiligde verbindingen tussen afzender en ontvanger worden gelegd. Certificaten worden afgegeven door zogenaamde Certificate Service Providers (CSP- s). Als een certificaat wordt gebruikt in elektronische gegevensuitwisseling wordt in een register gecontroleerd of het certificaat overeenkomt met de identiteit van de afzender. Richting de banken is nu (juni Æò"") aanlevering zonder AuSP mogelijk, echter gebruikmaken van AuSP kan ook (nog). De huidige OTP-certificaten (zolang het certificaat geldig is) en PKI-overheidscertificaten worden beiden gebruikt voor aanlevering richting de banken. A.7.8.5-18 Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011
STANDARD BUSINESS REPORTING In het verlengde van deze ontwikkelingen ligt het besluit van NIVRA en NOvAA (huidige NBA) van Æò"ò om gebruik te gaan maken van een digitaal beroepscertificaat. Dit certificaat vervangt de geschreven handtekening van de accountant bij de ondertekening van accountantsverklaringen en assurance-rapporten in elektronische vorm. Door gebruik van het persoonsgebonden beroepscertificaat kan de gebruiker onomstotelijk vaststellen wie de handtekening heeft gezet en of deze persoon RA en/of AA is. De beroepsorganisaties adviseren dit persoonsgebonden beroepscertificaat ook voor de SBR-kredietrapportage te gebruiken. Verwacht wordt dat voor SBR op termijn gebruik gemaakt zal gaan worden van eherkenning. Dit is een generiek systeem dat door de overheid ontwikkeld wordt voor het identificeren, authentiseren en autoriseren van actoren in de digitale keten. Kijkend naar de portaloplossing, kan een accountant kiezen voor een dunne of een dikke portal. Een dunne portal fungeert feitelijk als een soort doorgeefluik. Zoveel mogelijk gegevens zijn niet opgenomen in de portal, maar in de achterliggende applicaties. Als een clie«nt een kopie van zijn jaarrekening ophaalt in de portal, komt die kopie uit het elektronisch dossier zoals dat op kantoor beschikbaar is. Bij een dikke portal staat de jaarrekening ook in de portal. Op twee locaties gegevens bijhouden, in de portal en in de softwareapplicaties op kantoor, levert een afstemmingsrisico op. Is de digitale kopie van de jaarrekening op kantoor dezelfde als die in de portal? Op twee locaties gegevens bijhouden, betekent ook extra kosten door dubbele opslag van gegevens. Een dunne portal biedt ^ in het kader van SBR ^ de volgende functionaliteit: ^ Een beveiligde infrastructuur voor de elektronische communicatie: de portalleveranciers zorgen voor het opzetten van een Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011 A.7.8.5-19
ADVIESPRAKTIJK dubbelzijdige SSL-verbinding met het PKI-overheidscertificaat. ^ Functionaliteit om een gegenereerd XBRL-bericht te ondertekenen met het PKI-overheidscertificaat. Een dikke portal biedt daarnaast de mogelijkheid voor het vastleggen van gegevens nodig voor de fiscale jaarrekening en de kredietrapportage. Deze gegevens worden ingevuld en bewaard in de portaloplossing. Samenstelproces Bij de huidige aanlevering van informatie (aan banken) speelt software voor het samenstelproces een belangrijke rol. Het gaat daarbij niet alleen om het maken van een jaarrapport en publicatiestukken, maar ook om de hulpmiddelen daaromheen: dossiervorming, werkprogramma s, cijferanalyses, en dergelijke. Deze hulpmiddelen zijn belangrijk om te kunnen laten zien dat voldaan wordt aan vaktechnische eisen. Deze eisen zullen met SBR alleen maar van meer belang worden e nook andere partijen stellen kwaliteitseisen (denk aan de banken). Het samenstelproces zal dus in de basis niet anders verlopen met het aanleveren van SBR-rapportages. Daarom zal de huidige samenstelsoftware voorlopig een centrale rol blijven spelen bij het aanleveren van digitale informatie aan overheid en banken. Voorwaarde is wel dat die softwareleveranciers de slag maken naar het vastleggen van en kunnen genereren van die SBR-informatie. Het aanmaken van de jaarrekening en publicatiestukken mag dan niet al te veel problemen opleveren. Ook lenen de huidige toepassingen zich uitstekend voor het vastleggen van allerlei niet-financie«le data zoals algemene gegevens van de onderneming, bestuurders en commissarissen. Overigens geeft een aantal softwareleveranciers van financieel administratieve pakketten aan dat vanuit hun software eveneens rapportages in SBR kunnen worden opgesteld. Zij bouwen dan veelal een extra module voor het vastleggen van de uitgevraagde niet-financie«le data. A.7.8.5-20 Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011
STANDARD BUSINESS REPORTING Ook hebben we al gezien dat portaloplossingen deze mogelijkheid kennen. Aangiften Ten slotte het aangifteproces. In bovenstaande paragrafen hebben we kunnen lezen dat een vwia VPB opgesteld kan worden vanuit enkele portaloplossingen, maar ook vanuit samenstelsoftware. Aangiften vinden nu plaats vanuit de fiscale software. Slechts enkele aanbieders van fiscale software bieden op dit moment (juni Æò"") de mogelijkheid voor het opstellen van een vwia VPB en verkorte aangifte IB. De bancaire IB-aangifte (vanuit BTÆò"") zal zeker uit de fiscale software moeten komen. Het ligt niet voor de hand dat andere SBR-rapportages opgesteld zullen worden vanuit het aangiftepakket. De functionaliteit van een aangiftepakket is wezenlijk anders dan van een financieel of samenstelpakket. Samenvatting In onderstaand schema staat de beschreven werkwijze voor SBR-rapportages anno Æò"ò-Æò"" samengevat weergegeven. We doorlopen het schema van linksboven naar beneden en vervolgens naar rechts. Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011 A.7.8.5-21
ADVIESPRAKTIJK Financiële Administratie + tags Financiële Administratie advisering Samenstelling Jaarstukken advisering Fiscale aangiften advisering Kredietrapportage B I V Jaarrekening + PUB vwia (vvpb) vwia (IB) Kredietrapportage Jaarrekening + PUB vwia (vvpb) vwia (IB) Kredietrapportage Jaarrekening + PUB vwia (vvpb) vwia (IB) Kredietrapportage On-line financiële administratie Portal Jaarrekening + PUB vwia (vvpb) vwia (IB) Bancaire IB IB en VPB Kredietrapportage Di gi p oo rt Jaarrekening vwia (vvpb) vwia (IB) Aangiften Full Finance Consultance Het SBR-proces begint met het zo vroeg mogelijk in het proces taggen van gegevens. Er zijn dan meerdere manieren om SBR-rapportages op te stellen. ^ Het is mogelijk om vanuit (tot op heden: enkele) financie«le administratieve pakketten SBR-rapportages te exporteren. ^ Een andere mogelijkheid wordt gevormd door een SBR-export vanuit het financieel pakket te importeren in het samenstelpakket. Daar worden de (niet-)financie«le gegevens toegevoegd, de niet getagde gegevens getagd, de werkprogramma s doorlopen en de SBR-rapportages opgesteld. ^ Desgewenst kunnen de (verkorte) aangiften plaatsvinden in het fiscale aangiftepakket. De verkorte aangifte IB en de bancaire aangifte IB zullen vanuit dit pakket worden gedaan. Genoemde SBR-rapportages kunnen vervolgens worden klaargezet in de portal; zoals vermeld kan een meer uitgebreide portal ook gebruikt worden voor het opstellen van de vwia VPB en andere SBR-rapportages. A.7.8.5-22 Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011
STANDARD BUSINESS REPORTING Vanuit de portal worden de jaarrekening, vwia, verkorte aangifte IB en andere aangiften aangeboden aan Digipoort en de kredietrapportages aan de bank via de BIV, Bancaire Infrastructurele Voorzieningen. Er is dus meer dan e e n manier voor het opstellen van SBRrapportages. Wat de beste manier is, hangt onder andere af van de huidige werkwijze in een kantoor en uiteraard ook van de mate van ondersteuning die (uw) softwareleveranciers (gaan) bieden. Let op: op dit moment (juni Æò"") zijn veel van de geschetste mogelijkheden nog in een ontwikkelings- of pilotfase. Ga dus altijd na hoever uw softwareleverancier(s) is/ zijn. Neem daarnaast onderstaande overwegingen en aanbevelingen mee bij de keuze van uw werkwijze. ^ Tag zo vroeg mogelijk in het proces, de tags zijn immers gedurende het hele proces te gebruiken. ^ Streef naar e e n werkwijze: à voor klanten die zelf administratie doen; à voor administraties die op accountantskantoor gevoerd worden. ^ Zorg dat u eenvoudig zekerheid kunt (blijven) verschaffen rondom vaktechnische eisen met de hulpmiddelen dossier en werkprogramma; SBR is meer dan cijfers. ^ Realiseert u zich dat bij gebruik van een meer uitgebreide portal gegevens op meer plaatsen staan, namelijk in uw interne systemen e n in de portal. Æ.Æ SBR voor benchmarktoepassingen en advisering Bij de voordelen van SBR hebben we al gezien dat SBR niet beperkt blijft tot afspraken over financie«le data; ook niet-financie«le data kunnen worden opgenomen in taxonomiee«n. Voor accountants biedt dit aantrekkelijke mogelijkheden. Indien een accountant een bepaalde branche bedient, kunnen gegevens van verschillende klanten geautomatiseerd worden vergeleken. Hiervan kunnen benchmarkrapporten worden ge- Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011 A.7.8.5-23
ADVIESPRAKTIJK maakt en verschillenanalyses voor individuele klanten worden opgesteld. SBR helpt zo bij de adviesrol richting klanten. Ook kan SBR worden ingezet om geautomatiseerde controles te doen uitvoeren. Zo worden materie«le verschillen of aandachtspunten uit een administratie automatisch voor u opgespoord (zie ook par. ".Æ, voordelen, punt å). Ook een adviesmogelijkheid van SBR ligt in de eisen die vanuit Basel II gelden. Een accountant kan de kredietrapportages gebruiken om de rating van ondernemers te verbeteren om zo een gunstiger tarief te verkrijgen. Daarnaast kan de accountant een klant helpen bij het gebruik van SBR binnen zijn onderneming. Dan vindt de SBR-slag niet zozeer plaats bij de accountant, maar bij de klant. De accountant helpt de klant dan bij het taggen van zijn financie«le administratie en/of jaarrekening en bij het adviseren over de inzet van SBR voor bijvoorbeeld interne rapportages. Ook hierbij geldt dat dit niet beperkt blijft tot financie«le gegevens. In dit geval helpt u uw klant bij het optimaal inrichten van de informatiestromen in zijn onderneming. Afsluitend Geadviseerd wordt om ^ als u dat nog niet heeft gedaan ^ bewust stil te staan bij de keuze voor het al dan niet toepassen van SBR. Houd er rekening mee dat per " januari Æò"â de Belastingdienst de aangiften VPB en IB via SBR verwacht. Betrek daarnaast bij de overweging zowel de mogelijkheid om SBR in te zetten voor de rapportageprocessen (jaarrekening en aangifte) als om uw klanten over SBR te adviseren. A.7.8.5-24 Leidraad voor de AA afl. 79 - november 2011