auteurs met medewerking van

WELK MONITORINGSYSTEEM VOOR HET ZIEKTEVERZUIM PAST HET BESTE IN DE BRANCHE? Handleiding ter ondersteuning van het keuzeproces 24 maart 2003 auteurs ir. Carla G.L. van Deursen drs. Cathelijne L. van der Burg met medewerking van drs. Theo J. Veerman Maggy P.S. van Kolck AStri Stationsweg 26 2312 AV Leiden Tel.: 071 -- 512 49 03 Fax: 071 -- 512 52 47 E-mail: astri@astri.nl Internet: www.astri.nl

INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING 1 2 UITGANGSSITUATIE, BEHOEFTEN EN IMPLEMENTATIE- MOGELIJKHEDEN 3 2.1 Uitgangssituatie 3 2.1.1 De huidige verzuimregistratie bij de bedrijven zelf 3 2.1.2 De huidige verzuimregistratie door de arbodienst 6 2.1.3 De samenstelling van de branche 8 2.2 Doelen die de verzuimregistratie moet dienen 9 2.3 Implementatiemogelijkheden 11 2.3.1 Implementatie van het systeem 12 2.3.2 Promotie van deelname 13 2.3.3 Financiering 14 3 DE HUIDIGE MOGELIJKHEDEN VOOR MONITORING VAN ZIEKTEVERZUIM OP HOOFDLIJNEN 17 3.1 Verzuimregistratie door het bedrijf zelf 18 3.2 Monitoring door aftappen van bedrijfsregistratiesystemen 20 3.2.1 Op geaggregeerd niveau via een peilstation 20 3.2.2 Op individueel niveau via een gespecialiseerd bedrijf 21 3.3 Monitoring via complete branchesystemen 23 3.4 Monitoring via de arbodienst 23 3.5 Monitoring via een verzuimloket 25 3.6 Monitoring via een werknemersenquête 28 4 VAN UITGANGSSITUATIE NAAR KEUZE SYSTEEMOPTIE 31 4.1 Leeswijzer hulpschema s 31 4.2 Schema voor branches met kleine bedrijven 34 4.3 Schema voor branches met grote bedrijven 36 5 VOORBEELDEN VAN SYSTEEMOPTIES 39 5.1 Softwarepakketten voor verzuimregistratie door bedrijven zelf 39 5.2 Systemen voor aftappen op van bedrijfsinformatie 41 5.2.1 Aftappen op geaggregeerd niveau 41 5.2.2 Aftappen op individueel niveau 41 5.3 Complete branchesystemen 43 5.4 Systemen van de vijf grootste arbodiensten 45 5.5 Verzuimloketten 51 5.5.1 Zuiver administratieve loketten in combinatie met

arbodienst 51 5.5.2 Loketten met terugkoppeling van meldingsinformatie 53 5.5.3 Zorgloketten 54 5.6 Werknemersenquête 55 6 LITERATUUR 57 BIJLAGE. OVERZICHT VAN ACHT (SOFTWARE)PAKKETTEN VOOR VERZUIMREGISTRATIE 59

1 1 INLEIDING Vroegtijdige reïntegratie thema in veel arboconvenanten Het onderwerp ziekteverzuim en vroegtijdige reïntegratie vormt in veel arboconvenanten een belangrijk thema. Door veel bedrijven (dan wel door hun arbodienst) wordt wel één of andere vorm van verzuimregistratie bijgehouden, maar goed zicht op de situatie in de branche als geheel ontbreekt vaak. Veel van de branches die een arboconvenant afsluiten, hebben daarom behoefte aan een instrument waarmee zicht op de omvangontwikkeling en de aard en de oorzaken van het ziekteverzuim verkregen kan worden. Branches hebben echter vaak geen overzicht over de mogelijkheden die er op dit terrein bestaan. Ook is het moeilijk te bepalen welke systeemoptie het beste aansluit bij de mogelijkheden en specifieke behoeften van de eigen branche. Om deze reden heeft het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid AStri opdracht gegeven om voorliggende handleiding te ontwikkelen. Handleiding als hulpmiddel bij keuze verzuimregistratie-optie Deze handleiding is bedoeld om (convenants)branches te ondersteunen bij het maken van een goed onderbouwde keuze uit de opties voor verzuimregistratie en monitoring die op dit moment bestaan. De handleiding is nadrukkelijk niet bedoeld als middel om de methode van verzuimmonitoring te bepalen voor een bepaalde branche. De nadruk ligt op het geven van inzicht in de factoren die belangrijk zijn bij de keuze voor een systeem (de vraag) en de systeemopties die hierop aansluiten (het aanbod). Daarbij wordt ook inzicht gegeven in hetgeen komt kijken bij de implementatie van het systeem (doorlooptijd, kosten, bemensing, voorlichting en public relations). Ontwikkeling van deze handleiding Voor de ontwikkeling van deze handleiding is zowel de vraagkant als de aanbodkant onderzocht. Wij hebben eind 2002 gesprekken gevoerd met informanten van twaalf branches waarbinnen al een verzuimregistratie is opgezet, of die nog in het keuzeproces zitten. Deze gesprekken hebben ons inzicht gegeven in de verschillende aspecten die een rol kunnen spelen bij de systeemkeuze. Daarnaast zijn eind 2002 en begin 2003 enquêtes gehouden onder aanbieders van softwaresystemen, en zijn interviews gehouden met vertegenwoordigers van arbodiensten, verzuimloketten en organisaties die branchespecifieke systemen beheren of bedrijfscijfers verwerken tot branchecijfers. Uit deze aanbodinventarisatie zijn vijf verschillende systeemopties voor monitoring van het ziekteverzuim naar voren gekomen.

2 In toekomst monitoring via CBS? Vermeldenswaardig is dat het CBS samen met de Brancheorganisatie Arbodiensten (BOA) momenteel bezig is met het opzetten van een landelijke verzuimstatistiek. Hierin worden verzuimgegevens van arbodiensten gekoppeld aan bedrijfsgegevens die het CBS heeft over het aantal werknemers in het bedrijf. In 2002 is een pilot-onderzoek gestart om de ziekteverzuimgegevens van de zes grootste arbodiensten geschikt te maken voor de statistiek. Gewerkt is aan de kwaliteit en volledigheid van deze gegevens. Het is de bedoeling om hier meer arbodiensten in te betrekken. Op den duur zou het mogelijk moeten zijn om voor elke bedrijfstak afzonderlijk de verzuimgegevens te produceren. Een kanttekening bij deze verzuimstatistiek is wel dat deze uitgaat van SBI-codes, die niet altijd stroken met de indeling van de branche zelf. De statistiek is op dit moment nog niet operationeel, hangende het besluit van het CBS om het op te nemen in haar regulieren statistiekenstroom. Indeling van deze handleiding In hoofdstuk 2 worden handvatten gegeven voor het in kaart brengen van de behoeften van de branche (de vraagkant): wat is de uitgangssituatie, welke doelen wil men met verzuimregistratie bereiken, welke mogelijkheden zijn er om het verzuimregistratiesysteem of -optie te implementeren? In hoofdstuk 3 worden de beschikbare systeemopties op hoofdlijnen geschetst, zonder specifieke systemen te beschrijven. De aandachtspunten die in hoofdstuk 2 naar voren gebracht zijn en de systeemopties die in hoofdstuk 3 aan de orde komen, zijn in hoofdstuk 4 in tabelvorm gecombineerd. Met deze tabel wordt het gemakkelijk om na te gaan welke systeemoptie(s) voorzien in de mogelijkheden en behoeften van een specifieke branche. Daarbij is een onderscheid gemaakt naar branches met voornamelijk kleine en voornamelijk grote bedrijven. In hoofdstuk 5 wordt een aantal specifieke verzuimregistratiesystemen en -opties beschreven.

3 2 UITGANGSSITUATIE, BEHOEFTEN EN IMPLEMENTATIEMOGELIJKHEDEN Om een goede keus te kunnen maken uit de verschillende systeemopties voor monitoring van het ziekteverzuim, moet een branche eerst de eigen uitgangssituatie, informatiebehoeften en mogelijkheden goed in kaart brengen. In dit hoofdstuk wordt beschreven welke zaken hierbij van belang zijn, en waarom dit zo is. In 2.1 wordt ingegaan op de uitgangssituatie: wat gebeurt er al aan verzuimregistratie door de bedrijven zelf, wat doet de arbodienst en hoe is de samenstelling van de branche? In 2.2 worden de doelen beschrijven die de systeemoptie zou kunnen dienen en waaruit een keuze gemaakt moet worden. In 2.3 wordt ingegaan op de implementatieaspecten die van belang zijn bij de definitieve keuze, onderverdeeld naar systeemimplementatie, promotie van deelname en financiering. De informatie die in dit hoofdstuk vermeld wordt, is mede gebaseerd op gesprekken die wij gevoerd hebben met informanten van twaalf branches waar verzuimregistratie een kwestie is 1. 2.1 Uitgangssituatie Voorafgaand aan de keuze van een systeem moet de uitgangssituatie in de branche geïnventariseerd worden. Hier zijn vooral de volgende drie kenmerken van belang, namelijk: 1. de huidige verzuimregistratie bij de bedrijven zelf, 2. de huidige verzuimregistratie door de arbodienst, 3. de samenstelling van de branche. Hierop wordt in de volgende drie subparagrafen ingegaan. 2.1.1 De huidige verzuimregistratie bij de bedrijven zelf De uitgangssituatie binnen een branche met betrekking tot verzuimregistratie is doorgaans als volgt: - bedrijven hebben geen speciaal registratiesysteem voor ziekteverzuim: meldingen worden alleen - direct of via een loket - doorgegeven aan de arbodienst, óf; 1 Wegvervoer, BVE-sector, Grafimedia, Kappers, Koek en Snoep, Podiumkunsten, Provincies, Vleessector, Zorgsector, Welzijn en Jeugdhulpverlening, Kinderopvang, WSW.

4 - naast het doorgeven van meldingen aan de arbodiensten, worden de zieken herstelmeldingen ook in een eigen registratiesysteem bijgehouden. Over het algemeen voeren grote bedrijven zelf een verzuimregistratie en doen kleine bedrijven dit niet. Bij middelgrote bedrijven (30 tot 100 werknemers) zal dit per bedrijf en per branche verschillen. Voor zover er wel verzuim wordt geregistreerd door bedrijven in een bepaalde branche, gebeurt dit doorgaans met uiteenlopende systemen (soms ook handmatige systemen). Branches waarbinnen alle bedrijven hetzelfde systeem gebruiken, zijn wij niet tegengekomen. Verschillen in bestaande systemen Wanneer alle systemen de verzuimcijfers volgens dezelfde rekenregels zouden berekenen, zou het gebruik van verschillende systemen geen probleem vormen. Er wordt echter ook wel eens te veel belang gehecht aan verschillen in berekeningswijze die er in feite weinig toe doen. Niet alle verschillen zijn namelijk van invloed op de onderlinge vergelijkbaarheid. Verschillen die de vergelijkbaarheid van verzuimpercentages niet of nauwelijks verminderen zijn: - de eenheid van registratie (kalenderdagen, werkdagen of werkuren); - het al dan niet corrigeren voor parttimewerk. Definitieverschillen die voor de meeste branches wel belangrijk zijn, zijn: - het al dan niet meerekenen van zwangerschaps- en bevallingsverlof, en aan zwangerschap gerelateerde ziekte; - de wijze waarop gedeeltelijk verzuim wordt meegerekend: niet, volledig of naar rato; - de wijze waarop therapeutisch werken (dus werken zonder loonwaarde) wordt meegeteld: volledig of geheel niet. Bovenstaande zaken kunnen de hoogte van het ziekteverzuimpercentage vrij sterk beïnvloeden. Geleidelijke werkhervatting -- waarbij het aantal werkuren langzaam wordt opgebouwd -- vormt een belangrijk instrument voor vroegtijdige reïntegratie. Wanneer dit gedeeltelijk verzuim niet of juist volledig wordt meegerekend, kan dit verbeteringen in vroegtijdige reïntegratie maskeren. Alleen wanneer dit verzuim ook naar rato wordt meegerekend, worden de effecten van geleidelijke reïntegratie ook zichtbaar gemaakt in de hoogte van het verzuimpercentage. Op de meldingsfrequentie zijn de drie laatstgenoemde definitieverschillen nauwelijks van invloed. Wanneer in een branche weinig vrouwen werken (zoals in de bouw of in het wegvervoer) zijn eventuele verschillen in de wijze waarop

5 verlof en aan zwangerschap gerelateerd verzuim worden meegeteld, nauwelijks relevant. PUV Standaard: standaard rekenregels voor verzuimmaten In 1996 zijn in Nederland standaard rekenregels voor verzuimmaten afgesproken. Deze zijn vastgelegd in de zogenoemde PUV-standaard (Projectgroep Uniformering Verzuimgrootheden, 1996) 2. Enkele kenmerken van de berekening van het verzuimpercentage volgens de PUV-standaard zijn: - gedeeltelijk verzuim wordt naar rato meegerekend; - verzuim van parttimers wordt naar rato van de aanstellingsomvang meegewogen in de gemiddelden; - therapeutisch werken wordt als volledig verzuim meegerekend; - zwangerschap wordt ofwel niet meegerekend, ofwel er worden twee percentages berekend, namelijk in- en exclusief zwangerschap; - verzuim dat de duur van 365 dagen overschrijdt, wordt niet meegerekend. Bij toepassing van de PUV-rekenregels zijn verzuimcijfers tussen bedrijven en branches altijd onderling vergelijkbaar, ook al worden ze vanuit verschillende systemen berekend. Voor de monitoring van het ziekteverzuim in branches heeft het gebruik van PUV-conforme verzuimcijfers de voorkeur, maar het is voor dit doel niet absoluut noodzakelijk. Voor de effectevaluatie is het immers het belangrijkst om veranderingen in het ziekteverzuim van de branche betrouwbaar in kaart te kunnen brengen. Voorwaarde om veranderingen betrouwbaar in kaart te brengen is wél dat de definities van de verzuimcijfers niet tussentijds veranderen, en dat de discipline waarmee de ziek- en herstelmeldingen niet substantieel verbetert of verslechtert. Om het effect van geleidelijke werkhervatting zichtbaar te maken, is het -- zoals eerder vermeld - van belang dat gedeeltelijk verzuim naar rato wordt meegerekend. Mate waarin bedrijven het ziekteverzuim al zelf registreren Als bedrijven tevreden zijn over het verzuimregistratiesysteem dat ze gebruiken, zullen ze niet gemakkelijk te bewegen zijn een ander systeem te gaan gebruiken. Overstappen kost immers menskracht en geld. Dit geldt voor veel grote bedrijven. In dat geval kan beter gezocht worden naar een manier om goede branchecijfers te verkrijgen vanuit de bestaande systemen. Hiervoor zijn verschillende opties voorhanden (zie hoofdstuk 3). Bij de middelgrote bedrijven zal het nodig zijn systematisch te inventariseren wat er al gebeurt aan verzuimregistratie, en of dit een basis kan vormen voor 2 De PUV-standaard is terug te vinden op www.arbo.nl/publications/#overig: Berekening van ziekteverzuim: standaard voor verzuimregistratie.

6 monitoring op brancheniveau. Middelgrote bedrijven die nog niet registreren kunnen hier mogelijk toe overgehaald worden, als hen een gebruikersvriendelijk systeem wordt geboden. Het is naar onze mening niet zinvol van kleine bedrijven te verwachten dat zij op grote schaal zelf hun verzuim gaan registreren. Voor hen wegen de voordelen hiervan (verzuiminformatie voor zichzelf en de branche) niet altijd op tegen de nadelen (verhoging administratieve lastendruk). Efficiënter is om de verzuimregistratie te koppelen aan wat ze toch al moeten doen, namelijk de ziek- en herstelmeldingen doorgeven aan de arbodienst. Ook hiervoor zijn verschillende opties beschikbaar (zie hoofdstuk 3). 2.1.2 De huidige verzuimregistratie door de arbodienst Over het algemeen is er ook voor de kleine bedrijven wel iets bekend over de omvang van het ziekteverzuim, namelijk via de arbodienst. Aansluiting bij een arbodienst is wettelijk verplicht en aan deze verplichting wordt door de meerderheid van de bedrijven ook voldaan. Alle grote arbodiensten zijn in staat om uit te rekenen hoeveel ziekmeldingen zij in een bepaalde periode van het bedrijf hebben ontvangen en hoeveel dagen er in totaal is verzuimd. Onder een aantal voorwaarden kunnen de gegevens van de arbodienst een goede basis vormen voor monitoring van het ziekteverzuim in een branche. De belangrijkste voorwaarden worden hieronder gegeven. Volledigheid van doorgegeven ziekmeldingen Een verzuimregistratiesysteem is zo sterk als de zwakste schakel. Als een bedrijf ziekmeldingen niet doorgeeft aan de arbodienst, kan het verzuim ook niet betrouwbaar berekend worden, maar zal het onderschat worden. Ook moeten de herstelmeldingen niet vergeten worden. Juiste opgave van het aantal werknemers De formule voor de berekening van het verzuimpercentage is een breuk, met het totaal aantal verzuimde dagen in de teller, en het totaal aantal beschikbare werkdagen in de noemer. Om het totaal aantal beschikbare werkdagen te bepalen, moet bekend zijn hoeveel personen er in de desbetreffende periode in dienst van het bedrijf waren. Dit is bij de arbodienst niet altijd exact bekend, waardoor het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie ook niet goed berekend kunnen worden. Als bedrijven voor een correcte opgave zorgen, zal de arbodienst in de regel ook betrouwbare verzuimcijfers kunnen produceren. Als bedrijven of branches zelf wel over goede informatie over het aantal werknemers beschikken, kunnen ze deze samen met ziekteverzuiminformatie (de teller) van de arbodienst gebruiken om een betrouwbaar

7 verzuimpercentage te berekenen. Kwaliteit van het registreren Voor betrouwbare verzuimcijfers is het van belang dat de arbodiensten de mutaties ook tijdig en foutloos invoeren in hun systeem. Vooral de herstelmeldingen zijn gevoelig voor fouten. Wanneer een verzuim open blijft staan, omdat er nooit een herstelmelding is ingevoerd, drukt dit zwaar op het verzuimpercentage 3. Van een arbodienst mag verwacht worden dat zij actie ondernemen op openstaande langdurige verzuimen, door hierover contact met de werkgever op te nemen. Een verzuim van langer dan 6 weken waarbij geen contact is geweest tussen werknemer en arbodienst, zou zeker onder de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) niet meer moeten voorkomen. Van het bedrijf mag verwacht worden dat ze ook herstel tijdig melden. Opgave van parttimerfractie Volgens de PUV-standaard dient bij de berekening van verzuimcijfers het verzuim van parttimers naar rato (in plaats van volledig) meegeteld te worden. Dit kan de arbodienst echter alleen doen als de parttimerfractie ook geregistreerd wordt bij de ziektegevallen en als hiermee ook rekening gehouden wordt bij de opgegeven aantallen werknemers. Zo min mogelijk diversiteit aan arbodiensten Elke arbodienst heeft zijn eigen mogelijkheden en beperkingen in de productie van verzuimcijfers voor bedrijven. Dit heeft als gevolg dat cijfers van verschillende arbodiensten onderling niet altijd vergelijkbaar zijn. Monitoring van het verzuim in de branche via arbodienstcijfers, is daarom vaak alleen goed mogelijk als een meerderheid van de bedrijven bij één arbodienst aangesloten is. Een alternatief kan zijn dat de verschillende arbodiensten de verzuimgegevens gestandaardiseerd aanleveren aan een centraal punt. Zoals in de inleiding vermeld, hebben CBS en BOA een dergelijk systeem in ontwikkeling. Mogelijkheid om branche af te bakenen Wanneer een branche contractafspraken met de arbodienst heeft, verstrekt de arbodienst in de regel ook periodiek verzuimcijfers aan de brancheorganisatie. Wanneer er geen mantelcontract is, kan het voor de arbodienst lastig zijn om 3 Bij de berekening van het verzuimpercentage krijgen openstaande verzuimen een fictieve einddatum, zijnde de dag volgend op het einde van de observatieperiode. Een verzuimgeval van bijvoorbeeld 1 tot 8 februari (7 dagen), zal dan voor 334 dagen meetellen in een jaarverzuimpercentage. Vooral bij kleine bedrijven geeft dit een grote overschatting van het verzuimpercentage.

8 dergelijke verzuimcijfers te produceren. Er is dan namelijk niet altijd een bruikbare systeemvariabele voorhanden, waarmee de branchebedrijven van de overige bedrijven (uit andere branches) kunnen worden onderscheiden. In de regel gebruiken arbodiensten de SBI-code (Standaardbedrijfsindeling van het CBS) om de bedrijfsactiviteit aan te duiden. Deze spoort echter niet altijd met de branche-indeling. In geval van mantelcontracten krijgen de bedrijven die onder dat contract vallen een unieke code, waardoor verzuimanalyse op brancheniveau geen probleem vormt. 2.1.3 De samenstelling van de branche Geen enkel bedrijf kan verplicht worden om zelf een verzuimregistratie te gaan voeren. Bij de keuze voor een systeem is het daarom belangrijk om aan te sluiten bij de eigen behoeften van de bedrijven en de technische en praktische mogelijkheden die er zijn. De volgende branchekenmerken zijn medebepalend voor de behoeften en de mogelijkheden: het aantal bedrijven, de omvang van de bedrijven, de organisatiegraad, de veranderbereidheid en de automatiseringsgraad. Het is belangrijk deze, als onderdeel van het keuzeproces, in kaart te brengen. Hieronder worden de vijf genoemde aspecten toegelicht. Het aantal bedrijven In sommige branches is het aantal aangesloten bedrijven zo klein dat men letterlijk om de tafel kan gaan zitten om de mogelijkheden voor verzuimregistratie te bespreken. Het gaat dan om branches met grote bedrijven. In dat geval is het mogelijk om de meest verregaande optie te onderzoeken, namelijk overschakeling op één uniform (of zelf een op brancheniveau beheerd) systeem, met een centraal punt waar de branchecijfers berekend worden. Wanneer een branche veel bedrijven bevat, is het voor de monitoring niet nodig dat ze allemaal 'meedoen'. Wel is het belangrijk dat de bedrijven die meedoen, representatief zijn voor de branche als geheel, dat wil zeggen dat ze een aselecte (willekeurige) steekproef vormen op de relevante kenmerken. Ze moeten dus een doorsnee van de branche vormen wat bedrijfsomvang, hoogte van het ziekteverzuim en het voeren van verzuimbeleid betreft. Er mogen bijvoorbeeld niet alleen bedrijven meedoen die een actief verzuimbeleid voeren. De omvang van de bedrijven De omvang van de bedrijven in de branche is sterk bepalend voor de te kiezen systeemoptie. Kleine bedrijven hebben andere behoeften en praktische

9 mogelijkheden dan grote bedrijven. Kleine bedrijven beschikken vaak niet over een systeembeheerder om een programma te installeren of een administratieve kracht om de invoer van de mutaties te verzorgen. Middelgrote bedrijven willen meestal graag een simpel systeem, zonder onnodige toeters en bellen. Grote bedrijven hebben vaak al een verzuimregistratiesysteem, vaak ook als onderdeel van een personeelsinformatiesysteem. De organisatiegraad Wanneer gekozen wordt voor een bepaalde systeemoptie, moeten bedrijven ook nog bereid gevonden worden die toe te passen. Dit gaat gemakkelijker naarmate de organisatiegraad van de werkgevers hoger is. Via bladen, mailings en bijeenkomsten van de werkgeversorganisatie, kan bekendheid gegeven worden aan het systeem en het gebruik ervan gestimuleerd worden. De veranderbereidheid In de ene branche is het gemakkelijker om de werkgevers over te halen om ergens aan mee te doen, dan in de andere branche. Als de veranderbereidheid vooraf ingeschat wordt als klein - en nauwelijks te beïnvloeden -, worden hiermee bepaalde systeemopties bij voorbaat uitgesloten. De automatiseringsgraad Gebruik van (personal) computers, en vooral ook aansluiting op internet opent voor kleine en middelgrote bedrijven een aantal opties, die enkele jaren geleden nog niet voorhanden waren. Naarmate de aansluitingsgraad op internet van de bedrijven in de branche groter is, ligt het meer voor de hand om de opties te overwegen, die hiervan gebruik maken. Verder geldt dat bij geautomatiseerde verzuimregistratie de opties voor het aftappen van branchecijfers voor monitoring beter zijn dan bij handmatige verzuimregistratie. 2.2 Doelen die de verzuimregistratie moet dienen Verzuimregistratie kan uiteenlopende doelen dienen. Voor de arboconvenanten staat één doel vast, namelijk: 1. het mogelijk maken om de ontwikkeling in de omvang van het ziekteverzuim in de branche te volgen gedurende de looptijd van het convenant en erna. Dit is de minimale doelstelling waaraan de te kiezen systeemoptie moet voldoen. Bij de opzet van een systeem kan echter nog een aantal andere

10 doelstellingen meegenomen worden, zowel op brancheniveau, als voor het individuele bedrijf. Deze worden hieronder weergegeven. Op brancheniveau 2. Inzicht geven in de aard (en niet alleen in de omvang) en de oorzaken van het verzuim op brancheniveau (zoals kort frequent, langdurend, oorzaak van de ziekte, diagnose). 3. Inzicht geven in risicogroepen op brancheniveau (zoals leeftijd, geslacht, functie, sector binnen branche, bedrijfsgrootte). 4. Bieden van benchmark (vergelijkingscijfers): verzuim van het eigen bedrijf vergelijken met dat van andere bedrijven uit de branche. Op bedrijfsniveau 5. Inzicht geven in de omvang, de aard en de oorzaken van het ziekteverzuim binnen het bedrijf. 6. Inzicht geven in risicogroepen binnen het bedrijf (zoals functie, geslacht, leeftijd, omvang aanstelling, afdeling). 7. Hulpmiddel bij de individuele verzuimbegeleiding / bij de uitvoering van de Wet Verbetering Poortwachter (herinneringsfunctie, informatiefunctie). 8. Inzicht geven in kosten ziekteverzuim (totale kosten, dan wel kosten/baten, analyse bij bekostiging individuele reïntegratieinstrumenten) 4. Elke branche zal zelf moeten bepalen aan welke doelstellingen de systeemoptie dient te voldoen. Wel kan in het algemeen gesteld worden dat de doelstellingen sterk afhankelijk zijn van de grootte van de bedrijven in de branche. Hieronder worden wat algemene overwegingen op een rijtje gezet, die kunnen gelden voor kleine, respectievelijk grote bedrijven. Voor middelgrote bedrijven is het lastig in het algemeen iets over de doelstellingen van verzuimregistratie te melden. Deze zullen per branche verschillen, en moeten daarom door de branche zelf in kaart gebracht worden. Doelen voor kleine bedrijven Voor branches met veel kleine bedrijven (minder dan 10 werknemers) is het minder zinvol een systeem te kiezen dat het bedrijf ook statistische informatie levert. De verzuimcijfers zijn bij kleine bedrijven sterk afhankelijk van toevalsschommelingen, en daarmee weinig relevant voor het verzuimbeleid 4 Voor het verkrijgen van inzicht in de kosten (en baten) van ziekteverzuim kan ook gebruik gemaakt worden van een apart kosten-batenmodel, dat dus ook geen onderdeel hoeft uit te maken van een verzuimregistratiesysteem.

11 van het bedrijf. Mede daardoor is er binnen kleine bedrijven weinig behoefte aan dit soort informatie. De doelstellingen 4, 5 en 6 vervallen hiermee automatisch. Op brancheniveau kan statistische informatie, uitgesplitst naar een aantal voor de branche relevante achtergrondkenmerken wel van belang zijn (doelstelling 2 en 3). Voor branches met veel kleine tot middelgrote bedrijven kan ondersteuning bij individuele verzuimbegeleiding belangrijk zijn (doelstelling 7). Langdurig verzuim komt daar doorgaans slechts sporadisch voor. Het is daarom handig als de systeemoptie de werkgever een melding geeft wanneer deze een bepaalde stap in het begeleidingstraject moet zetten. Ook is het handig al er een helpdesk aanwezig is (digitaal of bemensd ) waar men terecht kan voor informatie over hoe te handelen bij langdurig verzuim en over de taken en verplichtingen van alle betrokken partijen in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter (werknemer, werkgever en arbodienst). Doelen voor grote bedrijven Grote bedrijven hebben vaak behoefte aan benchmark (doelstelling 4). Het verkrijgen van benchmark kan daarmee ook een belangrijke stimulans vormen voor uniformering van de verzuimregistratie en het beschikbaar stellen van de eigen gegevens voor monitoring van de branche. Ook hebben grote bedrijven behoefte aan statistische informatie over het ziekteverzuim binnen het bedrijf, om richting te kunnen geven aan beleidsmaatregelen ter terugdringing van het ziekteverzuim. Voor grote bedrijven kunnen daarmee de doelstellingen 2 t/m 6 en 8 van belang zijn. Administratieve lastenverlichting: doormelding van ziek- en herstelmeldingen Naast bovengenoemde doelstellingen, die kunnen bijdragen aan terugdringing van het ziekteverzuim, hebben sommige systeemopties als bijkomend voordeel dat ze kunnen zorgen voor administratieve lastenverlichting. Bij bepaalde systeemopties is automatische doormelding van ziek- en herstelmeldingen mogelijk aan arbodienst, verzekeraar en/of UWV. Ook doormelding van mutaties in personeel (in- en uitdiensttredingen, veranderingen in aard arbeidscontract) aan UWV, arbodienst, verzekeraar en pensioenfonds behoort tot de mogelijkheden. Vooral voor kleinere bedrijven kan administratieve lastenverlichting van doorslaggevende reden zijn om zich aan te sluiten bij een verzuimregistratiesysteem waarin deze optie zit. 2.3 Implementatiemogelijkheden

12 Bij de keuze voor een nieuwe vorm van verzuimregistratie moet rekening gehouden worden met de mogelijkheden en verwachte moeilijkheden bij de implementatie ervan. Daarbij is, zoals beschreven in 2.1, de uitgangssituatie van belang. Zelfs als gekozen is voor een optie die minimaal belastend is voor de bedrijven (of hun zelfs alleen maar voordelen biedt), zullen ze nooit geheel spontaan bereid zijn hieraan hun medewerking te verlenen. Kortom, de houding van de werkgever dient beïnvloed te worden. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Financiële stimulansen zijn een mogelijkheid, maar ook inhoudelijke argumenten zijn belangrijk. Verder moet gezorgd worden dat de overstap op het nieuwe systeem geen onnodige problemen of vermijdbaar meerwerk voor de bedrijven met zich meebrengt. In deze paragraaf wordt ingegaan op een aantal belangrijke implementatieaspecten: de implementatie van het systeem zelf, de promotie van deelname en de financiering ervan. 2.3.1 Implementatie van het systeem Testperiode voor nieuwe systemen inbouwen Wanneer speciaal voor de branche een nieuw systeem wordt ontwikkeld is het belangrijk dit vooraf te testen bij een kleine groep belangstellende bedrijven. Op deze manier kunnen eerst de onvermijdelijke kinderziektes uit het systeem gehaald worden. Naar aanleiding van problemen waar bedrijven tegenaan lopen en suggesties die zij doen, kunnen dan verbeteringen worden aangebracht in het systeem, voordat dit op grotere schaal in gebruik wordt genomen. Dit betekent wel dat bij een nieuw systeem rekening gehouden moet worden met een lange implementatieperiode. Het eerste jaar zullen er nog geen bruikbare verzuimcijfers verkregen worden. Voor systemen waarmee elders goede ervaringen zijn opgedaan, is deze testperiode niet nodig, of kan deze verkort worden. Inlezen van bestaande gegevens en privacy Voor de continuïteit en vergelijkbaarheid van gegevensstromen kan het wenselijk zijn de gegevens van oude registratiesystemen over te brengen naar het nieuwe systeem. Hiervoor dient aandacht te zijn bij de implementatie. Bij de keuze voor een loketsysteem is het van belang dat de toegang tot het systeem veiliggesteld wordt: onbevoegde derden mogen er geen gebruik van kunnen maken. Gegevens die bijvoorbeeld de werkgever wel mag weten en de arbodienst niet, moeten toegankelijk zijn voor de werkgever en afgeschermd worden voor de arbodienst, en vice versa. Helpdesk

13 Bij de implementatie van een uniforme methode van verzuimregistratie is het belangrijk dat de gebruikers de nodige ondersteuning wordt gegeven. Deze voorlichting kan betrekking hebben op verschillende aspecten, mede afhankelijk van de methode waarvoor gekozen wordt. Wordt er gekozen voor een methode waarbij bedrijven zelf de verzuimregistratie bijhouden in een eigen registratiesysteem en zelf de gegevens analyseren, dan dient er uitgebreidere ondersteuning in de vorm van een goede helpdesk gegeven te worden, dan wanneer dit bijvoorbeeld aan een verzuimloket wordt overgelaten. 2.3.2 Promotie van deelname Promotieplan Wanneer er een registratieoptie gekozen is, moet dit bekend gemaakt worden bij de werkgevers in de branche, en moeten ze gestimuleerd worden hieraan deel te nemen. Een voorlichtings- en promotieplan vormt daarom een belangrijk onderdeel van de implementatie. Goede, op de branche toegespitste promotie en voorlichting is van groot belang. Kanalen die in de interviews genoemd zijn, zijn mailings aan de bedrijven, brancheperiodieken, internet en bijeenkomsten van werkgevers. Wanneer verwacht wordt dat het in een bepaalde branche moeilijk is om de werkgevers te bereiken of ze over tot deelname over te halen, is het niet aan te raden te kiezen voor een registratieoptie die sterk afhangt van deze bereidheid. Inspelen op de belangen van de werkgevers in de branche Directe kostenbesparing en tijdsbesparing (gemak) kunnen voor de kleine werkgever belangrijke stimulansen tot deelname vormen. Een andere belangrijke stimulans kan zijn, wanneer de registratieoptie inspeelt op problemen waarmee het bedrijf in de praktijk geconfronteerd wordt. Zo melden bedrijven zich vaak bij Remedium (zie hoofdstuk 3) aan op het moment dat ze met een problematisch verzuimgeval zitten. Bij bedrijven uit het MKB moet dus ingespeeld worden op de praktische voordelen die aansluiting kan bieden: gemak, tijdswinst en expertise. Grote bedrijven zullen gemakkelijker overtuigd kunnen worden van de voordelen die verzuimregistratie zelf hen biedt (cijfers ter ondersteuning van eigen verzuimbeleid en benchmark). Zij zullen eerder bereid zijn in de verzuimregistratie zelf te investeren, los van de vraag of deze andere praktische voordelen met zich meebrengt. Stroomlijning van procedures Voor welke vorm van registratie ook gekozen wordt, belangrijk is dat ziek- en herstelmeldingen snel en juist worden doorgegeven aan het registratiepunt. Dit

14 punt kan dus binnen het bedrijf liggen, maar ook daarbuiten. Bij een verzuimregistratiesysteem op bedrijfsniveau dienen degenen die zorgen voor de input van gegevens (administratief medewerkers e.d.) goed op de hoogte te zijn van de wijze van invoer van de mutaties in het systeem. Bij hen moet het belang van juiste, volledige en tijdige vulling van het systeem benadrukt worden. Betrokkenen die werken met de output van informatie dienen ervan op de hoogte gesteld te worden hoe ze de gegevens uit het systeem kunnen bewerken tot verzuimoverzichten of verzuimmaten (al dan niet in een aparte report-tool ). De uiteindelijke gebruikers van de informatie (management, personeelsfunctionarissen) dienen deze verzuimcijfers te kunnen interpreteren en hieruit conclusies te kunnen trekken voor het te voeren verzuimbeleid. Ook hierbij kan ondersteuning vanuit de branche nodig zijn. Alleen bij een gestroomlijnde procedure van ziek- en herstelmeldingen kan betrouwbare en up-to-date informatie worden verkregen. Dit kan bereikt worden met duidelijke handleidingen, gekoppeld met een feedbackmechanisme wanneer de werkgever het niet goed doet en een helpdesk. Het kan ook een aanbeveling zijn om bovenstaande punten middels een roadshow of workshops of iets dergelijks te communiceren richting de gebruikers. Dit is mogelijk te organiseren door de softwareleverancier of brancheorganisatie. Bij een doormeldingssysteem kan de arbodienst en/of verzekeraar hierin ook betrokken worden. 2.3.3 Financiering Belangrijk is de vraag te stellen in hoeverre er draagvlak is binnen de branche voor de medefinanciering van ontwikkelings- en onderhoudskosten. Voor veel bedrijven is dit afhankelijk van de kosten-batenanalyse: wat kost het om het systeem aan te schaffen en te onderhouden en wat levert het op? Als bedrijven niet willen of kunnen betalen voor een nieuw registratiesysteem en ook de brancheorganisaties dit niet zelf kunnen bekostigen, dan bestaat er mogelijk een probleem. Binnen kleine organisaties zal het financiële draagvlak over het algemeen kleiner zijn dan binnen grotere organisaties. De kosten van de bestaande softwarepakketten lopen sterk uiteen. Voor kleine bedrijven zijn ook eenvoudige systemen op de markt verkrijgbaar, waarvan de kosten beperkt zijn. Voor de financiering kan ook gezocht worden naar externe financieringsbronnen. Mogelijk zijn er financiers, fondsen (onderzoeks- of ontwikkelingsfonds 5 ) of premies (van werkgevers of werknemers) waaruit de 5 Binnen BGZ Wegvervoer en de gemeenten wordt dit reeds gebruikt als financieringsbron.

15 ontwikkeling van een uniforme verzuimregistratiemethode (deels) bekostigd kan worden. Voor de individuele bedrijven zijn er dan lagere of zelfs geen directe kosten meer aan verbonden 6. Bij de keuze voor een systeem waarin doormeldingen naar instanties als arbodiensten, verzekeraars en andere partijen worden gedaan, zullen deze bereid zijn om voor deze dienstverlening te betalen. Financiële stimulansen Hoewel het overtuigen van het belang of de voordelen van deelname aan het registratiesysteem het belangrijkst lijkt, kunnen financiële prikkels ook de deelname stimuleren. Financiële stimulansen voor bedrijven kunnen zijn: - bedrijven die nog niet aangesloten zijn op internet, deze aansluiting gratis aanbieden (mogelijk te bekostigen via een externe financieringsbron 7 ); - premieverlaging bij toepassing (arbodienst, loonkostenverzekeraar); - fiscale stimulansen; - subsidie verstrekken op aanschafkosten of aansluitkosten; - gebruik van het systeem koppelen aan andere subsidie/voordelen (subsidie voor nemen van maatregelen in kader van arbo- en verzuimbeleid, gratis gebruik helpdesk, informatiematerialen). 6 7 Als de financieringsbron (mede) door werkgeverspremies wordt gevuld, zijn er wel indirecte kosten. Binnen de branche Podiumkunsten wordt dit via het scholingsfonds bekostigd.

17 3 DE HUIDIGE MOGELIJKHEDEN VOOR MONITORING VAN ZIEKTEVERZUIM OP HOOFDLIJNEN In hoofdstuk 2 is ingegaan op de uitgangssituatie in de branche, de informatiebehoeften en de mogelijkheden rond monitoring van ziekteverzuim. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de verschillende systeemopties waarlangs deze monitoring gerealiseerd kan worden. De ziek- en herstelmelding in geval van ziekteverzuim van een werknemer vormt de basis voor bijna elke vorm van monitoring. De werkgever vormt daarmee de bron van informatie over vast de leggen ziekteverzuimmutaties: daar meldt een werknemer zich immers ziek en beter. Het vastleggen van de informatie over ziekte en herstel kan op één of op meerdere plekken gebeuren. De meest gebruikelijke plekken waar een volledige registratie van deze meldingen bijgehouden wordt (of zou kunnen worden) zijn het bedrijf zelf, de arbodienst en/of een eventueel verzuimloket. Daarnaast kunnen ziek- en herstelmeldingen terechtkomen bij UWV, loonkostenverzekeraar, pensioenfonds, reïntegratieloket en reïntegratiebedrijf, maar vaak betreft het dan alleen de meer langdurige verzuimgevallen. De registratiesystemen van deze instanties zullen daarmee in de regel geen basis vormen voor monitoring, tenzij de branche vooral in aanpak van het langdurig verzuim geïnteresseerd is 8. In deze handleiding wordt echter alleen op opties ingegaan, waarlangs een volledige verzuimregistratie gerealiseerd kan worden: bedrijf zelf, arbodienst en verzuimloket. Daarnaast wordt een alternatieve methode besproken om een indicatie te krijgen van het verzuim in de branche, namelijk de werknemersenquête. Er zijn vijf opties waarlangs monitoring van het ziekteverzuim in de branche gerealiseerd kan worden, namelijk: 1. door het aftappen van verzuimgegevens van individuele bedrijven ( 3.1 en 3.2); 2. via een compleet branchesysteem ( 3.3); 3. via de arbodienst ( 3.4); 4. via een verzuimloket ( 3.5); 5. via een enquête onder een steekproef van werknemers ( 3.6). 8 Dit is bijvoorbeeld het geval bij de Architecten en de Uitgeverijen. Omdat het verzuimpercentage daar zeer laag is en kort verzuim nauwelijks voorkomt, hebben zij zich voor het Arboconvenant met name de reductie van het aantal langdurig verzuimgevallen tot doel gesteld.

18 Bij de eerste optie dienen er op brancheniveau twee zaken geregeld te worden, namelijk 1) verzuimregistratie door de bedrijven zelf en 2) het aftappen van deze gegevens voor het genereren van branchecijfers. In de volgende paragrafen wordt dit uitgewerkt: de verzuimregistratie door bedrijven in 3.1 en het aftappen van de gegevens in 3.2. Het is ook mogelijk om bedrijfsregistratie en branchemonitoring via hetzelfde systeem te laten plaatsvinden. De bedrijven hebben dan geen eigen verzuimregistratiesysteem, maar brengen mutaties direct in het branchesysteem aan ( 3.3). Het doorgeven van ziek- en herstelmeldingen via een tussenliggend (administratief) loket is sterk in opkomst. In principe kan dus zowel via de arbodienst, als via de bestaande of toekomstige mogelijkheden die het tussenliggende loket biedt, monitoring van ziekteverzuim plaatsvinden. In de 3.4 wordt monitoring via de arbodienst besproken, in 3.5 komen de verzuimloketten aan de orde. In 3.6 worden de voordelen -- en ook de beperkingen -- van de werknemersenquête uitgelicht. 3.1 Verzuimregistratie door het bedrijf zelf Wanneer gekozen wordt voor het aftappen van bedrijfsgegevens, moeten de bedrijven een hiervoor geschikt eigen verzuimregistratiesysteem hanteren. In sommige branches zal dit het geval zijn, in andere niet. Hieronder wordt ingegaan op deze verschillende uitgangssituaties. Veelgebruikt systeem tot standaard maken Als een bepaald geautomatiseerd verzuimregistratiesysteem al relatief veel gebruikt wordt binnen de branche, en men hier tevreden over is (qua gebruiksgemak, mogelijkheden, gehanteerde definities van verzuimkengetallen en kosten), kan dit een overweging zijn om dit systeem te kiezen als standaard voor de gehele branche. Veel bedrijven in branche zonder verzuimregistratie Branches binnen het MKB bestaan vaak uit enkele grote bedrijven of ketens en veel kleinere bedrijven. De grote bedrijven of ketens voeren vaak een verzuimregistratie, terwijl dit bij de kleine bedrijven nog niet het geval is. Voor deze kleinere bedrijven, kan op brancheniveau één geschikt systeem gekozen en geïmplementeerd worden. Uiteraard is het van belang hierbij te letten op de vergelijkbaarheid met de bedrijven die al wel een systeem hebben. Er is niet bij voorbaat één meest geschikt systeem aan te wijzen. Er is een groot scala aan systemen op de markt. In hoofdstuk 5 worden van enkele bekende systemen de specificaties gegeven. Het is ook mogelijk om een eigen systeem te laten

19 ontwerpen of een bestaand systeem op maat te laten maken 9. Wanneer de branche de middelen heeft om een eigen systeem te laten ontwerpen of een bestaand systeem aan te passen, is het handig om ook rekening te houden met de mogelijkheid tot het aftappen van gegevens voor de monitoring van het verzuim in de branche. Dit kan door een menuoptie in te bouwen, waarmee de cijfers die de branche nodig heeft automatisch op een rij gezet en verzonden kan worden. Voor bedrijven van meer dan 30 werknemers is het zonder meer aan te bevelen voor een geautomatiseerde verzuimregistratie te kiezen. Wanneer in een branche veel kleine bedrijven zijn en de automatiseringsgraad laag is, moet overwogen worden om naast een softwarepakket ook een handmatig systeem aan te bieden 10 Verschillende typen registratiesystemen Bij de keuze voor een geautomatiseerd bedrijfseigen systeem zijn er nog twee opties: een stand-alone verzuimregistratieprogramma of een verzuimmodule die onderdeel uitmaakt van een algemeen personeelsinformatiesysteem of HRM-systeem. De tweede optie heeft als voordeel dat personeels- en functiegegevens uit het algemene systeem kunnen worden gekoppeld aan de verzuimmodule, zodat deze niet apart hoeven te worden ingevoerd of ingelezen. Dit bespaart extra werk en vermindert de kans op achterstallig onderhoud bij het verwerken van personeelsmutaties (zoals in- en uitdiensttredingen, veranderingen in aanstellingsomvang). Zowel stand alone programma s als verzuimmodules binnen personeelsinformatiesystemen zijn in allerlei variaties verkrijgbaar op de markt (zie voor voorbeelden hoofdstuk 5). Bedrijfsverzuimregistratie en branchemonitoring via één systeem Het is ook mogelijk dergelijke systemen via internet te laten hosten door de leverancier of een centrale organisatie. Dit heeft onder andere voordelen voor bedrijven met meerdere vestigingen. Ook een branchesysteem kan op deze manier worden opgezet. Een dergelijke systeemoptie heeft als voordeel dat er niet een speciaal aftappunt ingericht hoeft te worden voor de monitoring op brancheniveau: de branche-informatie kan rechtstreeks uit het systeem gehaald worden. Uniformiteit niet altijd een vereiste Wanneer er binnen de branche verschillende systemen (met verschillende definities voor de berekening van de verzuimkengetallen) gehanteerd worden, kan er in sommige gevallen toch voor gekozen worden om deze te gebruiken 9 Globale indicatie van ontwerpkosten: ten minste 25.000 euro. 10 M.G.M. van der Poel e.a., Maatregelen verzuimbegeleiding en vroegtijdige reïntegratie, 2001.

20 voor aanlevering van branchecijfers. Er dient dan wel aandacht te zijn voor uniformiteit van de cijfers op de punten die van belang zijn voor de onderlinge vergelijkbaarheid (zie 2.1.1). Vaak kunnen bedrijven zelf de cijfers volgens verschillende opties aanleveren, of kunnen deze achteraf zodanig bewerkt worden dat ze vergelijkbaar zijn (zie 3.2). 3.2 Monitoring door aftappen van bedrijfsregistratiesystemen Wanneer bedrijven een eigen verzuimregistratiesysteem hebben, moeten deze bedrijfsgegevens verzameld worden op brancheniveau. Cijfers van bedrijven kunnen op twee manieren aangeleverd worden voor bewerking tot branchecijfers, namelijk op geaggregeerd niveau en op individueel niveau. Aanlevering op geaggregeerd niveau is het minst bewerkelijk, maar biedt ook de minste mogelijkheden tot uitsplitsing naar achtergrondkenmerken als leeftijd, geslacht en functie, of tot uniformering achteraf van de cijfers. Aanlevering en verwerking op individueel niveau stelt relatief hoge eisen aan de systemen van de toeleverende bedrijven en de verwerkende instantie. Randvoorwaarde voor het aftappen is dat ofwel een meerderheid 11, ofwel een representatief deel van de bedrijven binnen de branche mee wil werken aan het beschikbaar stellen van deze cijfers 12. 3.2.1 Op geaggregeerd niveau via een peilstation Verzuiminformatie op geaggregeerd niveau kan via een enquête worden verzameld, bijvoorbeeld door het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie van het totale bedrijf op te vragen of de basisgegevens voor de berekening ervan. Daarbij zal in de praktijk maar een beperkt aantal uitsplitsingen naar achtergrondkenmerken mogelijk zijn, bijvoorbeeld naar leeftijd en naar geslacht. Ook kan gevraagd worden naar het verzuim in- en exclusief zwangerschap. Uiteraard is het verzuim exclusief zwangerschap beleidsmatig het meest relevant: dit deel van het verzuim is immers beïnvloedbaar. Van belang is dat de bedrijven duidelijke instructies krijgen over hoe de verzuimmaten berekend moeten worden (zie 2.1.1). Bij branches met een groot aantal bedrijven is het niet nodig om alle bedrijven deel te laten nemen: er kan dan volstaan worden met een steekproef. Van belang daarbij is dat de steekproef representatief is. Voorkómen moet worden 11 Hoe meer bedrijven er meedoen, hoe kleiner de kans dat eventuele afwijkende cijfers bij de nietdeelnemers bedrijven, de gemiddelden beïnvloeden. 12 Dit betekent dat ze een soort doorsnee van de branche moeten vormen wat betreft bedrijfsomvang, hoogte van het ziekteverzuim en het voeren van verzuimbeleid.

21 dat bijvoorbeeld vooral bedrijven meedoen die actief zijn op het terrein van verzuimaanpak. Voor de dataverzameling zijn er verschillende opties. Zoals eerder aangegeven is het handig als in het registratiesysteem al een menuoptie zit waarmee de verzuiminformatie die het peilstation nodig heeft, op een rij gezet wordt. Aanlevering aan de centrale instantie (het peilstation) kan schriftelijk, telefonisch, of elektronisch (bijvoorbeeld via modem, e-mail of web-enquête) plaatsvinden. De verwerking van de bedrijfscijfers tot branchecijfers vereist geen ingewikkelde rekenprogrammatuur. Voor de hand liggende programma s zijn SPSS 13 of Excel. Wel is enige deskundigheid op het terrein van ziekteverzuimberekeningen vereist, om te zorgen dat de cijfers op de juiste manier (her)berekend, gewogen en geïnterpreteerd worden. Hiervoor zou bijvoorbeeld eenmalig advies gevraagd kunnen worden aan een instantie die ervaring heeft met de bewerking van verzuimcijfers. Voorbeelden van dergelijke peilstations op landelijk niveau zijn de kwartaalstatistiek van het CBS, het (inmiddels opgeheven) SZWwerkgeverspanel. Op brancheniveau onderhouden onder andere de BVE-sector en de gemeenten peilstations. Onder de volgende voorwaarden is het aftappen op geaggregeerd niveau een voor de hand liggende optie: - een representatief deel van de bedrijven heeft al een eigen verzuimregistratie of wil deze gaan voeren; - deze bedrijven zijn in staat om de verzuimcijfers volgens voorgeschreven definities te leveren (waarbij vooral het uitsluiten van zwangerschapverlof, en uniformiteit in de wijze waarop gedeeltelijk verzuim wordt meegerekend van belang zijn); - er is geen behoefte aan gedetailleerde informatie over de aard, de achtergronden en de risicogroepen van het ziekteverzuim, noch voor de monitoringfunctie, noch voor benchmark. 3.2.2 Op individueel niveau via een gespecialiseerd bedrijf Verzuimgegevens die de bedrijven zelf bijhouden in een (eigen) verzuimregistratiesysteem kunnen door een hierin gespecialiseerde organisatie worden afgetapt en volgens de PUV-standaard worden verwerkt tot branchecijfers. Uniformiteit van de toeleverende verzuimregistratiesystemen is hierbij geen vereiste. Het voorbeeld van een organisatie die de bewerking van verzuimcijfers 13 Afkorting van: Statistical Package for Social Sciences. Dit is een statistisch verwerkingspakket, wat veel gebruikt wordt voor de analyse van enquêtegegevens.

22 als kernactiviteit heeft, is Vernet 14. De bedrijfscijfers worden door Vernet volgens de standaard rekenregels herberekend. Deze worden vervolgens teruggerapporteerd aan de bedrijven zelf en (op geaggregeerd niveau) aan de brancheorganisaties. De herberekening van de bedrijfscijfers heeft als voordeel dat de bedrijven hun cijfers zonder voorbehoud kunnen vergelijken met de branchegemiddelden (benchmark). Voorwaarde voor het op dergelijke wijze aftappen bij bedrijven is dat in een branche voldoende bedrijven een eigen, geautomatiseerde verzuimregistratie hebben of bereid zijn die te gaan voeren. Ook moeten zij technische faciliteiten hebben of creëren (internet, e-mail, modem) om elektronische bestanden periodiek door te sturen naar de verwerkende instantie. Dit kan een probleem zijn binnen branches met veel kleine, niet geautomatiseerde bedrijven. Voor vier grote banken voert AStri 15 ten behoeve van de monitoring van de effecten van het arboconvenant een vergelijkbare operatie uit. De arbodiensten van de vier grote banken leveren jaarlijks de basisgegevens over ziek- en herstelmeldingen en over de werknemerspopulatie volgens een voorgeschreven format aan AStri. AStri verwerkt deze basisgegevens volgens in SPSS tot verzuimkengetallen (verzuimpercentage, meldingsfrequentie, naar duurklassen en naar achtergrondkenmerken) volgens de PUV-standaard voor verzuimregistratie. Ook BGZ Wegvervoer 16 verwerkt de branchegegevens op individueel niveau in SPSS: de gegevens over ziekteverzuim zijn daarbij afkomstig van de arbodiensten, de gegevens over de werknemers uit het registratiesysteem van BGZ Wegvervoer zelf. Het op deze wijze aftappen van bestaande (niet uniforme) systemen kan een optie zijn indien de volgende omstandigheden zich voordoen: - er is bereidheid bij de bedrijven tot medewerking aan het periodiek aftappen van hun verzuimgegevens en tot het creëren van technische mogelijkheden daartoe (de gegevens moeten in een speciale format worden aangeleverd); - het aantal bedrijven is niet te groot, en van middelgrote tot grote omvang (anders is dit moeilijk te implementeren); - er is behoefte aan een goede benchmark. 14 15 16 www.vernet.nl www.astri.nl www.bgzwegvervoer.nl