Leidraad projectomschrijving behorend bij het aanvraagformulier Doel projectomschrijving De projectomschrijving heeft tot doel om het project kort en duidelijk neer te zetten. Het kan hierbij gaan om een op zichzelf staande projectomschrijving of om een samenvatting van uitgebreide rapporten, zoals een herinrichtingrapport. In deze omschrijving dienen in principe de onder A staande punten/onderdelen (liefst in de aangegeven volgorde) aan de orde te komen. Voor zover gedetailleerde informatie op deze punten (nog) niet beschikbaar is, dient deze in een later stadium van het project wel beschikbaar te zijn en met de voortgangsrapportages te worden meegestuurd. Onder B. wordt een overzicht gegeven van de verplichte bijlagen. Onder C. de bijlagen in het geval er sprake is van grondverwerving in het project. Onder D. wordt aangegeven welke documenten gedurende de loop van het project en indien van toepassing geleverd dienen te worden. De projectbureaus van Plattelânsprojekten kunnen u begeleiden bij het opstellen van de projectomschrijving. A. Uit te werken punten in projectomschrijving Projectnaam 1. Inleiding Leeswijzer, verwijzing naar onderliggende rapporten, e.d. indien van toepassing Voorgeschiedenis Motivatie 2. Huidige situatie Beschrijving bestaande situatie. Relevante kaarten/foto s van de bestaande situatie (i.v.m. de nulmeting) kunnen worden toegevoegd of in de bijlage worden opgenomen. Huidige eigendom, beheer en onderhoud Ligging Eventuele knelpunten 3. Uitvoering en toekomstige situatie Beschrijving uit te voeren werkzaamheden Eindresultaat incl. concrete beschrijving van aard en type van de activiteiten Eventuele nieuwe situatie qua eigendom, beheer en onderhoud. Hierbij betrekken dat er voldoende zicht moet zijn op continuïteit na het tot stand komen van het project en dat de aanvrager in algemene zin verantwoordelijk is voor de instandhouding van het project gedurende minimaal 5 jaar. Schets of tekening/plankaart van de toekomstige situatie. Hierbij met schaalbalk of maten aangeven wat de afmetingen van het werk zijn Te gebruiken materialen 4. Planning Startdatum voorbereiding, start van de uitvoering (b.v. aanbesteding), oplevering, afsluiten project 5. Kosten Leidraad projectomschrijving 1
Samenvatting van de gespecificeerde projectbegroting. In de bijlage moet een uitgebreide projectbegroting opgenomen worden conform de richtlijnen begroting. (zie onder B: Bij te voegen bijlagen ). Er moet een duidelijke samenhang zijn tussen de projectbegroting en de onder 3. beschreven activiteiten. Leidraad projectomschrijving 2
6. Dekkingsplan Hierin geeft u aan hoe de kosten van het project worden gedekt en wie de financiers zijn. Het totaal van het dekkingsplan moet sluiten op het totaal van de kosten. Hier kunt u ook aangeven of en bij wie u aanvragen voor financiële dekking (subsidieaanvragen) hebt ingediend en of de financiers hun bijdrage al definitief toegezegd hebben. 7. Concrete resultaten Het gaat hier om de meetbare c.q. gekwantificeerde resultaten van het project; m.a.w. wat is er gerealiseerd als het project klaar is. B.v. ha. ingericht gebied, aantal recreatieve voorzieningen, aantal deelnemers aan een cursus, km s aangelegd fietspad, aantal gerealiseerde voorzieningen, aantal gesteunde activiteiten enz. T.b.v. toetsing aan het EU-beleid in dit hoofdstukje ook beschrijvend aangegeven indien er belangrijke effecten te verwachten zijn op het gebied van milieu (water, bodem, lucht), natuur en landschap, leefbaarheid, werkgelegenheid, emancipatie en landbouwproductie Als het gaat om negatieve effecten hier ook aangeven of er compenserende maatregelen zijn en zo ja, welke. 8. Voorgenomen acties met betrekking tot voorlichting en publiciteit indien van toepassing. B. Bij te voegen bijlagen Topografische kaart (min. schaal 1: 25.000) Gespecificeerde begroting Het gaat hier om een gespecificeerde raming die zodanig is, dat het project op detail is te beoordelen. Voor zover er gezien de fase waarin het project verkeert ten tijde van de aanvraag nog geen gedetailleerde begroting is, zal de beoordeling moeten gebeuren op basis van een summiere begroting. In de begroting moet ook zijn aangegeven wanneer welke kosten zullen worden gemaakt. Te onderscheiden kostensoorten: voorbereidingskosten (bijv. planvorming, ontwerp, onderzoek, etc.) Directievoering/ projectcoördinatie. aanneemsom/uitvoeringskosten *) bedrag: Grondverwerving Nutsvoorzieningen Leges onvoorzien (max. 7% van de projectkosten) BTW Totaal *) Uitvoeringskosten dienen nader gespecificeerd te worden, bijvoorbeeld door middel van een werkomschrijving, zodat een duidelijke relatie zichtbaar is tussen geplande activiteiten en begrote kosten. In geval van aanbesteding kan het betreffende bestek (indien al beschikbaar) bij wijze van specificatie worden toegevoegd. Naast bovengenoemde kosten kunnen in bepaalde situaties en onder bepaalde voorwaarden ook eigen arbeid, andere kosten in natura en vrijwilligersuren als (subsidiabele) kostensoorten in de projectbegroting worden opgenomen. n.b. Bovengenoemde kosten vormen een niet-limitatieve lijst. Bij eigen arbeid mag het daarbij niet gaan om reguliere werkzaamheden. Voorts moet de aard van deze arbeid zijn afgestemd op het niveau van de eigen arbeid. Ook moet deze arbeid aantoonbaar kunnen worden gemaakt en moet de gebruikelijke tariefstelling (bijvoorbeeld CAO tarieven) worden gehanteerd. Tot slot moet het gaan om legale arbeid. Bewijsstukken m.b.t. vastlegging van de nulsituatie (foto s, beschrijving, kaartmateriaal e.d) Overzicht gegevens van mede-financiers (NAW gegevens en rekeningnummers). Zie bijlage Leidraad projectomschrijving; overzicht financiers. Leidraad projectomschrijving 3
C. Grondverwerving Bij projecten waarbij sprake is van grondverwerving zijn de volgende document verplicht: Kopie van het taxatierapport grondaankoop 2-zijdig getekende koopovereenkomst D. Gedurende de loop van het project en indien van toepassing dienen de volgende documenten geleverd te worden: Besteksraming Bestekstekeningen t.b.v. controle ter plaatse Proces-verbaal van aanbesteding Inschrijfstaat aannemer Kopieën van gunningsbrieven Proces-verbaal van oplevering Staat van meer- en minder werk Revisietekeningen Bij grondaankoop: akte van de notaris Leidraad projectomschrijving 4
Bijlage bij de Leidraad projectomschrijving Overzicht gegevens mede-financierende overheden Van alle publieke financiers (overheidspartijen) en private partijen die door middel van een uitvoeringsovereenkomst in het kader van dit project als overheid kunnen worden aangemerkt *) moeten de naw-gegevens en de rekeningnummers worden verzameld, zodat hun financiersbijdrage kan worden ingevorderd. Naam project:.. 1. Naam organisatie 2. Naam organisatie Leidraad projectomschrijving 5
3. Naam organisatie 4. Naam organisatie *) Private partijen kunnen alleen als overheid worden aangemerkt als de uitvoeringsovereenkomst bij het aanvraagformulier is bijgevoegd. Leidraad projectomschrijving 6