Hoe creëert u een comfortabele werkomgeving die de productiviteit van uw medewerkers verhoogt? Met deze maatregelen verbetert u de ergonomie van de werkplek
Inhoud 2 Inleiding 3 Verzoen algemene normen en individuele eigenschappen: de inrichting van het kantoor 4 Optimaliseer de verschillende elementen van de werkplek - 1ste criterium: de houding - 2de criterium: de ruimte - 3de criterium: de verlichting - 4de criterium: het thermisch comfort - 5de criterium: de akoestiek 7 Analyseer de resultaten en blijf waakzaam
Inleiding Het werkcomfort van uw werknemers op kantoor verbeteren: het is geen overbodige luxe. Talrijke gezondheidsproblemen die absenteïsme veroorzaken, zijn het gevolg van een slechte ergonomische werkplek. Ook al gaat het niet meteen om ernstige aandoeningen, toch heeft de inrichting van uw kantoren een rechtstreekse invloed op het gedrag van uw medewerkers. De resultaten van een onderzoek 1 uitgevoerd door Sofres in opdracht van Actineo, de Franse referentie inzake levenskwaliteit op kantoor, liegen er niet om: 94% van de bevraagde werknemers vindt dat de werkomgeving een belangrijke impact heeft op hun efficiëntie Bij 91% heeft het invloed op hun moraal 89% meent dat hun motivatie er rechtstreeks onder lijdt Het is dus vandaag voor een onderneming van strategisch belang om aan de welzijnsbehoeften van haar medewerkers te voldoen. Deze behoeften komen niet van werknemers die hun kantoor met een vakantieclub verwarren, maar eerder van de meest dynamische en de best presterende werknemers. De impact van de inrichting op de productiviteit valt heel moeilijk te meten. Toch blijkt vandaag dat goed doordachte werkruimten, die rekening houden met wat er komt kijken bij intensief informaticagebruik, resulteren in tijdwinst, minder absenteïsme en meer welzijn bij de medewerkers. Hoe verbetert u het comfort en de productiviteit van uw werkplekken? We helpen u graag met de adviezen van Julien Barthelat, ergonomisch ingenieur in het technologisch instituut FCBA (Forêt Cellulose Bois-construction Ameublement). 1. Onderzoek uitgevoerd eind 2004 via de telefoon bij een groep van 800 kantoorwerkers en 400 managers. De steekproef is representatief voor alle bedrijven met meer dan 50 werknemers. 2
Verzoen algemene normen en individuele eigenschappen: de inrichting van het kantoor Het is onmogelijk om te praten over de inrichting van de werkruimte zonder te verwijzen naar de geldende regels. Ook in de dienstensector bestaat er een reglementering om de veiligheid en de gezondheid van de werknemers op hun werkplek te beschermen. Het is dus noodzakelijk om eerst alle ergonomische verplichtingen of aanbevelingen te inventariseren in normen 2 of bibliografieën. Toch moet de inrichting van het kantoor afgestemd zijn op álle gebruikers, en niet alleen op de gemiddelde werknemer, zoals bepaald in de normen. U onderzoekt dus het best de eigenschappen van iedere persoon. U houdt rekening met de gebruiker van de werkplek. En u analyseert zijn activiteit om te begrijpen welke taken hij uitvoert en wat de gevolgen daarvan zijn. Vergadert hij veel, telefoneert hij dikwijls, brengt hij de meeste tijd door achter zijn computer, ontvangt hij bezoekers? Wat doet u in deze eerste analysefase? U praat met uw werknemers. U observeert hen tijdens hun dagelijkse opdrachten. En waarom maakt u geen film om goed te begrijpen hoe ze precies werken? Zo evalueert u ook de huidige situatie een noodzakelijke stap op weg naar een nieuw inrichtingsplan. Opgelet: start een projectgroep waarin ook uw medewerkers vertegenwoordigd zijn. Eerst en vooral omdat zij een uitstekende kijk hebben op hun activiteiten en wat ze daarvoor nodig hebben, maar ook om via hun participatie een breder draagvlak te krijgen voor uw project. Hebt u alle informatie verzameld? Dan vat de projectgroep alles samen. Ze noteert haar aanbevelingen in een lastenboek, met ergonomische parameters en kostencriteria. 2. U vindt deze informatie op www.afnor.org of www.inrs.fr 3
Optimaliseer de verschillende elementen van de werkplek Om de kwaliteit van de werkplek te bepalen, bestaan er objectieve criteria die beantwoorden aan de medische en ergonomische normen. Leeft u deze normen na, dan verbetert u het comfort en het welzijn van uw medewerkers en dus ook hun productiviteit! 1ste criterium: de houding Vandaag werken bijna alle kantoorwerkers achter het scherm. Logisch dat de onvermijdelijke computer de nieuwe ergonomische regels bepaalt. Om een goede houding te garanderen, moet het werkvlak tussen 80 en 100 cm diep zijn. Er is dan voldoende ruimte vrij voor het beeldscherm en het toetsenbord, en voor de nodige documenten en ander materiaal. Het scherm staat loodrecht op het daglicht. U meet de afstand heel eenvoudig: ga zitten en strek de armen. Raakt u het scherm met de vingers? Dan is de afstand goed. De bovenrand van het scherm bevindt zich op ooghoogte. De bureaustoel moet comfort en bewegingsvrijheid geven. De ideale stoel? Die heeft vijf steunpunten op wieltjes, een instelbare zithoogte en een rugleuning van minimaal 36 cm die u aanpast aan de gebruiker. Voor een goede werkhouding moeten de ellebogen een rechte hoek vormen met het werkvlak. De hoek tussen de romp en de bovenbenen is dan iets groter dan 90. 4
2de criterium: de ruimte De ruimte die iedere persoon krijgt, is extreem belangrijk voor zijn welzijn. Een AFNOR-norm bepaalt dat iedere werknemer moet beschikken over minimaal 10 m 2 om in goede omstandigheden te werken. Gaat het over een landschapskantoor, dan meet de aanbevolen ruimte 12 bij 15 m 2, met inbegrip van de vergader- en ontspanningsruimten. Het werkvlak moet minstens 1,2 meter breed zijn. Zodra de minimale ruimte is bepaald, is het van belang om ze intelligent te gebruiken. Goed om te weten: zeven op de tien werknemers geven toe dat ze hun bureau vooral als opslagruimte aanwenden. Een persoonlijk klasseersysteem dicht bij het bureau lijkt een goede oplossing om een overvol werkvlak te voorkomen en het werk te vergemakkelijken. Tot slot nog een tip: verdeel het bureau in twee afzonderlijke zones. In de eerste zone, in een straal van 30 cm rond de gebruiker, staat alles wat hij vaak gebruikt. In de tweede zone, tussen 30 en 50 cm, ligt dan materiaal dat de gebruiker maar af en toe nodig heeft. En alle andere spullen? Die verhuizen naar de bergruimte. 5
3de criterium: de verlichting Bij licht hangt alles af van de juiste dosering: niet te veel licht, maar ook niet te weinig. Idealiter hebben de kantoren een venster en laten ze zoveel mogelijk daglicht binnen. Let op: het bureau komt het best niet te dicht bij het venster, en staat loodrecht op het daglicht. Zo vermijdt u dat medewerkers verblind raken door de zon. De verlichting van de werkplek heeft een minimale sterkte van 250 lux voor beeldschermwerk. Voert de medewerker schrijfwerk uit? Dan is er maximaal 500 lux aanbevolen. Een comfortabele verlichting combineert een zwakke directe verlichting met een sterkere indirecte verlichting. 4de criterium: het thermisch comfort Ook de temperatuur beïnvloedt het welzijn en de efficiëntie van uw werknemers. Een te warme werkplek maakt slaperig. Een te koude omgeving vertraagt het werk. De aanbevolen temperatuur schommelt tussen 20 en 24 C in de winter, en 23 en 26 C in de zomer niet evident, vooral tijdens snikhete dagen. Zonnewering is het meest doeltreffend om overdreven hitte te vermijden. Beter nog dan een aircosysteem, dat energie verslindt. Tegelijkertijd is er idealiter een vochtigheidsgraad tussen 60 en 65 procent. 5de criterium: de akoestiek Het geluidsniveau heeft ook een aandeel in de verbetering van het comfort en de productiviteit van uw werknemers. AFNOR beveelt in kantoren een continu akoestisch niveau tussen 35 en 55 decibel. Een eenvoudige oplossing om de werkruimten zo goed mogelijk te isoleren tegen geluiden van buiten, is dubbel glas installeren. Geluidsoverlast kan ook van binnen komen. Denk maar aan het fotokopieerapparaat of de fax. Wilt u de hinder beperken? Isoleer dan alle luidruchtige toestellen of plaats ze in een apart lokaal met ventilatie. In landschapskantoren voorkomt u voortdurend geroezemoes met isolerende, uitschuifbare tussenwanden. Die houden het geluid tegen. 6
Analyseer de resultaten en blijf waakzaam Klaar met de nieuwe inrichting? Dan merkt u de resultaten heel snel. Toch is het nodig om de efficiëntie ervan na te gaan. Wat kan er nog beter? U mag één ding niet vergeten: als het gaat over kantoorinrichting, dan telt geen enkele regel voor eeuwig. De technologie evolueert, de arbeidsorganisatie in uw onderneming verandert en de verwachtingen van uw werknemers verfijnen. Specialisten gaan ervan uit dat een nieuwe inrichting ongeveer vijf jaar effect heeft bij het personeel. Daarna is het weer tijd voor verandering aangepast aan de trends van het moment en het management. Wilt u meer informatie over de inrichting van kantoren? Surf naar www.kmo-insider.biz/nieuws/artikels 7
Deze gids is een publicatie van Portakabin Limited Schaarbeektstraat 15, 9120 Melsele Telefoon 078 05 40 00 Telefax 02 387 01 43 www.portakabin.be/nl building@portakabin.be Porta en Portakabin zijn gedeponeerde merken. Portakabin Limited 2009. Uitgevoerd door Portakabin Marketing Studio. PK8777/10/15. 8