Het scherm kan een communicatiehub zijn

Het scherm kan een communicatiehub zijn Het thema van deze editie van OfficeMagazine.nl is vergaderen, en een belangrijk onderdeel van elke vergadering is een presentatie. Vandaag de dag gaat dat steeds minder vaak met een flipover, maar met een (touch)display. Einde flipover? We organiseerden hierover een tafeldiscussie. Deelnemers: - Paul van Megen, Commercial Manager CTOUCH; - Robin Ramkisoensingh, EMEA Marketing Communications manager CTOUCH; - Bas Reijmers, Dealermanager Office Epatra; - Peter Hoffschlag, Activboard; - Martin de Fockert, Int. Channel manager ProWise; - Wouter Sas - van de Geer, Product Marketeer Visual Communication Ricoh. Gespreksleider was Hans Hooft, hoofdredacteur OfficeMagazine.nl Als locatie mochten we te gast zijn bij CTOUCH in Eindhoven. De discussie vond plaats aan de hand van enkele stellingen. Stelling 1. Gewone (niet touch) LF displays zijn binnen 10 jaar verdwenen uit het bedrijfsleven. Paul van Megen nuanceert: Verdwenen is wellicht wat te grof gezegd, maar de hele wereld om ons heen is touch aan het worden. Dus de interactiviteit tussen gebruiker en display wordt alleen maar groter. Overal waar nu LFD zijn geplaatst, wil men vroeger of later touchdisplays. Peter Hoffschlag ziet een uitzondering: Digital signage blijft bestaan, dat hoeft niet per se touch te zijn. Hij ziet LCD echter wel vervangen worden door bijvoorbeeld amoled. Wouter Sas - van de Geer vertelt dat Ricoh in zijn nieuwe pand vijf ruimtes heeft voorzien van interactieve touch displays. We zien dat mensen speciaal die ruimtes gaan reserveren waar zo n display hangt. We zien ook dat er steeds meer behoefte aan komt. Volgens Hoffschlag zijn mensen er al aan gewend en is de angst voor het nieuwe en de techniek al voorbij. Dat komt mede omdat wij heel veel in het basisonderwijs hebben gedaan. Als jij opgevoed bent in een klas met een digitaal bord, en je snapt hoe 24 OFFICEMAGAZINE.NL NUMMER 5-2014

FORUM PAPER&SUPPLIES het werkt, dan heb je er ook geen problemen mee als je een presentatie moet houden. Of dat nu touch is of wat anders. Je zou dus eigenlijk de stelling aan kunnen hangen dat de markt nog aan het ontstaan is. Maar die jongvolwassenen stromen door naar het bedrijfsleven, en die zeggen tegen hun baas: ik kan geen presentatie geven op een flipover, dat kan ik niet opslaan, niet delen, niet op het web laten zien, niet mailen. Ik kan het niet naar de printer of copier sturen. En het is papier, dat is slecht voor het milieu. Dus er is een grote markt onderweg. Want volgens mij kun je in wezen in de toekomst alle flipovers weggooien. Hooft: Hebben we het nu dan over een generatiekloof? Robin Ramkisoensingh geeft aan: Ja, dat zal deels waar zijn, maar bij heel veel mensen heerst nog onwetendheid over welke functionaliteiten zo n board heeft. Touch is volgens Martin de Fockert geen discussie meer. In het begin was het de pen tegen de touch. Touch is overgebleven, de pen niet. En ik denk dat met name de consumentenmarkt erg dwingt. Je ziet kinderen die naar de televisie lopen en verbaasd zijn dat er geen touch functionaliteit op zit. Het is het meest intuïtief, iemand heeft al eens gezegd: je vinger is het verlengstuk van je hersenen. En daar hoort geen pen tussen te zitten. Van Megen maakt een onderscheid: Schrijven in de vorm van een tekstdocument maken, een sollicitatiebrief of een proefwerk, dat kan mooi via allerlei applicaties als Word, maar als je schrijven benadert in de vorm van presenteren, dan is het nog steeds een belangrijke functie. Al is het maar om kenwoorden of bullitpoints, om te arceren, ergens een pijl of een lijn naartoe te trekken om een verband aan te duiden. Dat is wel van grote toegevoegde waarde, dat zal voorlopig nog wel blijven bestaan. Sas-van de Geer voegt toe: Het kantoor verandert, en de manier waarop we werken verandert. Maar er zal nog steeds heel veel geprint blijven worden, ook in de toekomst. Alleen: we gaan anders om met papier. Dit vel papier gaat straks bij het oud papier, nadat ik het heb gescand en digitaal heb opgeslagen. Ik ga het niet meer analoog bewaren. Papier wordt vluchtiger gebruikt. Bas Reijmers verwacht dat schermen uiteindelijk wel allemaal touch kunnen gaan worden. Er komt een nieuwe generatie werknemers aan, deze zijn gewend om eenvoudig met allerlei devices om kan gaan. Denk hierbij aan Tablets, SmartPhones en Laptops. Hierdoor is het gebruik van een display eigenlijk een verlengstuk aan het worden van het soort devices wat men wil gaan gebruiken. We kunnen dan ook wel zeggen dat het display een accessoire aan het worden is. Het maakt niet meer welk merk het display is, het gaat om de software oplossing van de ICT-kant die het aan gaat sturen. De Fockert ziet een verschuiving: Voorheen was het de AV-wereld die dit soort oplossingen op de markt bracht. Toen kwam, met name door Promethean en Smart, software erbij. En kwam de ICT-manager steeds meer in beeld. Want de software moet die mooie dingen aansturen. Ik zie de rol van de ICT-man eigenlijk weer minder belangrijk worden omdat in toenemende mate de cloud wordt gebruikt. En natuurlijk moet er wat voorbereid worden, maar qua versiebeheer is er niets meer te doen, je moet een internetverbinding hebben en dat het spul draait, dat mensen de juiste toegangsrechten hebben. Reijmers weer: Met name jongeren communiceren anders, wij telefoneren met de SmartPhone aan het oor en de jonge generatie houdt de SmartPhone voor zich uit. Skype, Facetime, CamFrog, Jitsi, oovoo en Viber zijn dan ook favoriete applicaties die jongeren gebruiken. De nieuwe generatie werknemers wil dan ook kort en krachtig vergaderen. Je ziet dan ook dat het bedrijfsleven er steeds meer op inspringt, met kleinere vergaderruimtes en schermen van 55, misschien 60 inch. Maar alle devices die ze gebruiken, smartphones en tablets met videocalling moeten heel makkelijk geïntegreerd zijn in het systeem van de vergaderruimte. IN HET BEGIN WAS HET DE PEN TEGEN DE TOUCH. TOUCH IS OVERGEBLEVEN, DE PEN NIET. EN IK DENK DAT MET NAME DE CONSUMENTENMARKT ERG DWINGT. JE ZIET KINDEREN DIE NAAR DE TELEVISIE LOPEN EN VERBAASD ZIJN DAT ER GEEN TOUCH FUNCTIONALITEIT OP ZIT. Stelling 2. Educatie en B2B zijn reeds gewend met LFT displays. Het gaat nu om content en connectiviteit: veel mensen weten (nog) niet hoe ze een dergelijk systeem optimaal kunnen benutten. Sas-van de Geer is het daar wel mee eens: Bedrijven investeren in nieuwe technologieën en innovatie, maar het gebruik is vaak beperkt tot een kleine groep mensen. Een heel grote groep mensen maakt dus geen of niet optimaal gebruik van de devices. Het adoptieproces wordt vaak onderschat. Hoffschlag concludeert: Dat impliceert dat we hier mogen stellen dat er nog heel veel aan opleiding te doen staat. Hooft: Maar wie moet dat dan doen? De leveranciers, de bedrijven zelf? De Fockert: Wij vinden dat wij dat moeten doen omdat we iets in de markt zetten. Gemak is iets wat steeds belangrijker wordt, en de consumentenmarkt stuurt de corporate markt in feite aan. Het gemak waarmee ze thuis een device toepassen, dat verwachten ze ook op kantoor. Maar naast de knoppentraining zeggen we ook: hoe ga je het binnen jouw organisatie zo inzetten dat het rendement oplevert? Sas-van de Geer geeft aan dat Ricoh voor al zijn producten actief change management aanbiedt. Een onderdeel daarvan is producttraining, of knoppeninstructie. Van Megen: Ik ben er van overtuigd dat dat de sleutel is om tot succes te komen. Deskundigheidsbevordering. Het sleutel- NUMMER 5-2014 OFFICEMAGAZINE.NL 25

woord is denk ik return on investment. Reijmers pleit voor een hogere mate van gebruikersvriendelijkheid. Bij veel Touchscreen producten wordt een softwarepakket meegeleverd dat veel te uitgebreid is, zoals Smartboard, ActivBoard en Easiteach software. Dat maakt het onnodig ingewikkeld voor de gebruiker en de meeste functies worden in praktijk nooit gebruikt. Software leveranciers moeten kritisch naar de vraag in de markt gaan kijken. Mijn doelstelling van een audiovisuele ruimte is: de vergaderruimte moet binnen drie minuten operationeel zijn en de gebruiker moet zonder uitgebreide gebruikerstraining de audiovisuele apparatuur kunnen bedienen. Volgens Hoffschlag is het belangrijkste dat je kunt werken met de software die je gewend bent. De Fockert reageert: Waar het om gaat is gebruiksgemak. Hij wijst op een ander aspect: vroeger werden beamers samen verkocht met smartboards, met de mededeling dat die onderhoudsvrij waren. Dat heeft voor nogal wat frustratie gezorgd in het onderwijs, want het was bepaald geen optimale oplossing. Dat heeft gezorgd voor een drempel bij de verkoop, door de vervangingsmarkt, van touchscreens. Gebruiksgemak is steeds de drive geweest; de klant eist gemak, geen onderhoud. Stelling 3. 30% van de touch displays wordt niet gebruikt waarvoor ze bedoeld zijn door gebrek aan kennis, niet duidelijke KPI s en aandacht. Reijmers vindt dat een laag percentage: Ik denk eerder 70%. De Fockert denkt dat veel klanten dit soort hardware overschatten. Ze zien het als een doos van pandora, haarlemmer wonderolie. Koop maar digiboarden en je bent vooruitstrevend. 26 OFFICEMAGAZINE.NL NUMMER 5-2014

FORUM PAPER&SUPPLIES Men koopt het ding omdat ze mee willen doen met het nieuwe werken. Van Megen: Zonder te beseffen wat het eigenlijk inhoudt. De Fockert vult aan: Het is veel meer van: we doen een leuke investering. Sommigen pakken het prima op, maar het leidt ook vaak tot een hoop frustratie. Wij hebben gezegd: we gaan eerst een visie formuleren: hoe past dit stuk techniek, dit hulpmiddel, in onze totaalvisie? Reijmers: Een touchscreen is het verlengstuk van het device dat de klant wil gaan gebruiken zoals tablet, smartphone, laptop en/of vaste computer. Het touchscreen kunnen we dus eigenlijk zien als een accessoire. Het is niet de hardware maar de software dat de oplossing verzorgt. Alle verschillende devices moeten gekoppeld kunnen worden. De klant wil graag op zijn tablet notities kunnen maken die op het touchscreen worden weergegeven. De zakelijk gebruiker wil zo efficiënt mogelijk vergaderen en/of gezamenlijk brainstormsessies houden. Zo moeten vergaderruimtes ook ingericht gaan worden. We moeten ook echt afstappen van smartboards met projector, met vaste computer en los software pakket, dat is zó 2008 en verschillende platformen zijn niet geïntegreerd. Sas-van de Geer mist integratie van platformen. Je hebt Android, Mac, Windows, en het werkt niet bepaald vlekkeloos met elkaar. Gelukkig zijn apps overdraagbaar en multiplatform, maar je kunt niet overal zomaar inloggen. Die integratie is nog niet standaard omdat er nog geen standaard is. De Fockert werpt tegen: Er is al wel een standaard: de browser is de standaard en die draait op alle devices. Wij ondersteunen alle platforms en dat is onze kracht. Het is ook wat de consument wil, die laat zich niet een platform voorschrijven. Sommige mensen haten Apple, en willen per se Android of wat anders. Kijk naar het principe van BYOD: het moet mijn eigen device zijn. Als het mijn eigen device niet is, is het een zinloos apparaat. Volgens Hoffschlag moet er een orkestreersoftware zijn waarbij je alle devices kunt beheren. Ramkisoensingh: Er zijn allerlei alternatieve softwareplatformen die die connectivititeit teweegbrengen, er zijn diverse aanbieders. Wij hebben de verantwoordelijkheid om die mensen te trainen, maar de organisaties zelf hebben ook een bepaalde verantwoordelijkheid daarin, om die visie door te zetten binnen de organisatie. Die aandacht moet er wel zijn. Ze zijn iets te duur om alleen ter decoratie te gebruiken. Hoffschlag: Het gaat er ook om hoe je wilt vergaderen. Als de directeur één keer per week de cijfers wil doornemen, en die laat een Excel-sheet zien, dan heeft hij zo n display niet nodig. De Fockert: Het gaat om de man of vrouw die het enthousiasmeert, maar die ook creatief genoeg is. De man of vrouw voor dat board moet het wel durven doen. En er zeker van zijn dat het technisch werkt. Dat werd heel vaak gebruikt als excuus: hij doet het niet goed. Gedoe met kabels, ik gebruik gewoon mijn flipover. Die technische randvoorwaarden worden steeds beter, dus dat excuus kan niet meer worden gebruikt. Daarmee gaat de vrijblijvendheid er vanaf, en kunnen bedrijven ook eisen: we doen investeringen, en ik wil dat het gebruikt wordt. Hoffschlag wijst erop dat de markt te verdelen is in verticale segmenten. Het zou voor de kantoorhandel interessant zijn om die klanten te identificeren die daar al rijp voor zijn, voor die technologie, en groep voor groep de markt benaderen. Als voorbeeld noemt hij de BOVAG en de daarbij aangesloten rijschoolhouders. Stelling 4. Een presentatie middels een scherm blijft minder goed hangen dan wanneer die met een flipover of Powerpoint zou worden gegeven. De Fockert reageert: Het hangt er van af wie die presentatie geeft. Iemand kan een uitstekende presentatie geven met behulp van een flipover. Maar een digitaal bord kan even effectief zijn. Echter, in een Powerpoint is het minder makkelijk om een deel te accentueren of te omcirkelen, dat heeft een heel duidelijk effect naar de toehoorders. Hoffschlag refereert aan een wetenschappelijk onderzoek. Daaruit bleek dat als je iets vertelt, onthoud je 30%; als je iets laat zien, onthoud je 20% en als je iets multimediaal laat zien, gebruikmakend van 3 of meer media, dan blijft er ruim 70% hangen voor de eerste 24 uur. Dus die eerste twee samen waren al een goede verbinding, maar multimediaal is nog veel beter. De discussie gaat vervolgens over het nieuwe leren: minder parate kennis, maar weten waar je die kennis kunt ophalen. Van Megen: Degene die de presentatie geeft, zal altijd boven de stof staan. Heeft dus kennis. Van hem wordt verwacht dat hij de schakels en bruggen kan slaan met de informatie die uit de groep komt of op het scherm staat, en daar heb je wel parate kennis voor nodig. Het een kan niet zonder het ander. Hooft: Is de ideale presentatie dan een mix, van wat er op het display komt en wat de presentator toevoegt? In feite zou de gehele presentatie dus moeten worden opgenomen op video? Reijmers: Jazeker, want Peter zei net al: het blijft 24 uur hangen. Maar als ik het later nog een keer top of mind wil hebben, dan zoek ik het op internet op en kijk het gewoon nogmaals. Vroeger kon dat niet, toen zat je te schrijven en schoot er wel eens iets tussendoor. Stelling 5. Het probleem met touchscreens is dat een presentatie daarmee altijd eenzijdig is: andere deelnemers kunnen niets inbrengen. De Fockert: Klopt niet, je kunt alle devices koppelen, stemmingen houden, een blaadje uitdelen, of op hun device laten tekenen. Ik denk dat je kunt stellen dat dat scherm een communicatiehub kan zijn voor de man of vrouw die weet hoe hij of zij dat moet gebruiken. Reijmers constateert dat nu heel erg wordt gekeken hoe je een touchscreen interactief kunt maken. En dan hoeft het scherm nog niet eens interactief te zijn, maar dat er software is die dat mogelijk maakt, bijvoorbeeld tussen laptops onderling. Dat is ook de kracht van het digitaal werken: het delen van content. Hooft: Maar kunnen mensen ook tegelijk werken, en niet na elkaar? Hoffschlag: Dat is puur softwarematig, er zijn systemen waar je met 10 mensen tegelijk op een touchscreen kunt werken. En over interactiviteit gesproken: begin bij het begin, als we het hebben over een interactief board, dan is dat een board waar een computer aanhangt. Als je het hebt over interactiviteit met een zaal met mensen, dan heb je het over heel iets anders. Hou die twee duidelijk uit elkaar. Interactief met een computer: dat board doet niets, de software op die computer doet het. NUMMER 5-2014 OFFICEMAGAZINE.NL 27

PAPER&SUPPLIES FORUM Van Megen: Dat het altijd eenzijdig is, dat is niet per definitie, het is afhankelijk van degene die ervoor staat. En hoe hij daar mee omgaat. En dat wordt bepaald door deskundigheid, training en dergelijke. De Fockert: Vaak zien we op plekken waar een touchscreen van ons hangt, dat er ook een whiteboard en een flipover naast staat. En als het een beetje tegen zit, wordt dat ding er nog voorgeschoven ook als er iets van interactiviteit plaatsvindt. Soms moet een baas zeggen: ik heb geïnvesteerd, gebruik het. Bij een klant die drie boards aanschafte, werd gezegd: let op tijdens de instructie, want zometeen gaan we allemaal zo werken. En er werd op een gegeven moment abrupt afscheid genomen van de analoge spullen. Er werden wel goede instructiesessies gegeven, maar er was daarna ook een meetbare ROI. Helaas zijn dat nog uitzonderingen, maar zo zou het wel moeten gaan. Hoffschlag: Probleem blijft dat het nog heel nieuw is voor veel mensen en dat ze er nog niet mee om kunnen gaan, ze kennen de mogelijkheden ook niet. Veel branches zijn daar ook nog niet rijp voor. Reijmers ziet wel een trend ontstaan: Dat er een display aan de wand hangt, met ernaast een digitaal notitiebord. Dus eigenlijk een flipover maar dan digitaal. Dat heet de SmartKapp. Je kan de gemaakte digitale aantekeningen versturen naar je tablet of smartphone en je kan het verslepen naar het large format display. Daar verwacht ik heel erg veel van. Waarom? Een touchscreen is nog steeds één apparaat. Heb ik een flipover er naast staan, kan ik een filmpje laten draaien, op stop drukken, snel even een notitie maken of een moment uit dat filmpje vasthouden: je wisselt dan niet steeds tussen applicaties op het zelfde beeldscherm. Van Megen: Wat is dan de meerwaarde, want al die screens hebben een softwarepakket? Reijmers: Je doet het naast elkaar, zonder dat je hoeft te wisselen op je scherm en er vertraging optreedt. Dan ben je pas superinteractief bezig. Terwijl we nog heel vaak standalone op één device bezig zijn; een touchscreen is één computer, dus ik ben constant applicaties aan het openen. Dat kan allemaal wel, maar ik zet er een tweede scherm naast om hier de gegevens af te halen en het daar te verwerken. En je hebt er geen tweede computer voor nodig. De Fockert heeft bedenkingen: voor veel mensen is dit nog te hoog gegrepen. 70 tot 80% van de mensen zien ons met die schermen werken, en zeggen: joh, je lijkt wel Harry Potter. Ga ik dat ooit voor elkaar krijgen? Reijmers wijst op videoconferencing: Dat is men redelijk gewend nu, daar hangen ook twee displays naast elkaar. Op eerste display heb ik mijn Excelsheet met de cijfers, op tweede display zie je de mensen waarmee ik vergader. Het kan ook in één scherm, picture in picture, maar twee werkt fijner. Ramkisoensingh: Maar er zijn ook active whiteboards op de markt die je op afstand met elkaar kunt connecteren, en als je dat combineert met een videovergadering, kun je interactief samenwerken aan een document of interactief een presentatie doen, in combinatie met videoconferencing. De Fockert: Dat zijn geen schermen, dat is de software. Hoffschlag: Dat is er al 10 jaar, maar de markt was er toen nog niet rijp voor. We hangen nog veel in het onderwijs, al zien we wel een verschuiving. Maar het gaat nog niet echt hard. Hooft concludeert: Er is dus nog een hoop te winnen, zowel voor de consument als de leveranciers. Reijmers sluit af: We zijn niet meer in producten gaan denken, we zeggen nu: wat wil de markt, waar gaat de markt naartoe? En daar zoeken we oplossingen voor. 28 OFFICEMAGAZINE.NL NUMMER 5-2014