Implementatie van de gewenste cultuur m.b.v. bewegingsmonitoren als essentieel onderdeel van uw organisatie DNA 1
Verandering naar de verscherpte cultuur: meetbaar? Binnen veel organisaties wordt er gewerkt aan een andere cultuur. Deze andere verscherpte cultuur is noodzakelijk om mee te kunnen doen in de huidige economie. Soms is de oude cultuur langzaam weggeslopen om verschillende redenen zoals nieuwe medewerkers en geen scherp toetredingscontrole, het groeien van de organisatie of het in grote mate van een andere generatie medewerkers binnenhalen. Cultuur programma s zijn er in veel soorten en maten. Soms door het top down definiëren van nieuwe of verscherpte kernwaarden. Deze worden dan vaak in een mooie folder gezet en uitgedeeld. Daarnaast zien we steeds meer veranderprojecten op de werkvloer plaatsvinden die moeten leiden naar een nieuwe betere cultuur. Mooie projecten maar wat verandert er nu echt eigenlijk? Een van de grootste moeilijkheden is het volgen of er een verandering is naar de nieuwe verscherpte cultuur. Binnen veel veranderingen komt men niet verder dan een gevoel dat er iets verandert. The Brown Paper Company heeft een meetinstrument ontwikkeld de afgelopen 12 jaar wat duidelijk inzicht geeft in de verandering naar de gewenste cultuur. Dit stuk gereedschap heet de bewegingsmonitor. De bewegingsmonitor wordt naast het operationele dashboard gebruikt om in te zien of er daadwerkelijk een verandering optreed. Het aardige van de bewegingsmonitor is dat wanneer de meter oploopt het operationele resultaat binnen 1 a 2 maanden direct volgt. 2
Verandering naar de verscherpte cultuur: meetbaar? De bewegingsmonitor meet de verandering in tijd naar de gewenste cultuur. Er is binnen organisaties een grote behoeft aan een inzicht in de verandering naar de gewenste situatie. Een inzicht wat zorgt dat je als management kan ingrijpen. Dit op persoonlijk en teamniveau. Elke week à twee weken is er een operationele meeting. Dit gebeurt op team- en individueel persoonsniveau zodat kort periodiek duidelijk is wat de stand van de huidige situatie is. De bewegingsmonitor is een internet tool die eenvoudig te bedienen is. Maar voordat je kan beginnen met de bewegingsmonitor is het inrichten ervan stap 1. 3
Cultuur definiëren Eerst is het belangrijk om de gewenste cultuur te definiëren. Hiervoor is een cultuur workshop een goed instrument, om direct draagvlak te creëren bij belangrijke cultuurdragers in uw organisatie. Welke kernwaarden bepalen uw gewenste cultuur? Door dit te inventariseren met een aantal belangrijke cultuurdragers op verschillende organisatie niveaus in uw organisatie op een Brown Paper ontstaat er een inzicht. Wanneer er consensus is van wat de kernwaarden zijn, is de eerste stap gezet. Kernwaarden van de organisatie Cultuur definitie Integriteit Loyaliteit Respect Samenwerking Uitdagend zijn Verantwoordelijkheid nemen Welke kernwaarden zijn belangrijk in het realiseren van uw missie? 4
Definieer houding en gedrag van de ultieme teammeeting, manager en medewerker Nadat de algemene kernwaarden zijn bepaald, kan de vertaling gemaakt van deze kernwaarden naar een voor iedereen te begrijpen houding en gedrag. Wat betekend nu eigenlijk deze houding en gedrag in mijn dagelijks handelen? Dit kan zelfs per afdeling verschillen. Bijvoorbeeld: Integriteit kan anders zijn in de dag dagelijkse uitvoering voor een verkoopafdeling dan voor bijvoorbeeld de ICT afdeling. De houding en gedrag worden vertaald naar 3 niveaus: de ultieme operationele teammeeting, manager en medewerker. Deze 3 elementen zijn belangrijke elementen waarmee een cultuur kan worden neergezet. De ultieme meeting Voorbeeld karakteristieken Kernwaarden van de organisatie Cultuur definitie Integriteit Loyaliteit Openheid, elkaar aanspreken, eerlijk De ultieme manager Betrokken en onbaatzuchtig Voorbeeld karakteristieken Elkaar waarderen Open, eerlijk en consequent Maximaal (helpen) leren Bindt mensen en draagt Ctac uit De ultieme medewerker Voorbeeld karakteristieken Respect Uitdagen en inspireren Creeert veilige omgeving Betrouwbaar Samenwerking Doel- en actiegericht Maximaal hulp bieden Trots Uitdagend zijn Uitdagen en inspireren Collegialiteit Verantwoordelijkheid nemen Doel- en actiegericht Maximaal leren Uitdagen Geen consessies aan kwaliteit 5
Ontwerp de bewegingsmonitoren waarmee u gedrag bespreekbaar maakt Wanneer is vastgelegd op welke gebieden de gedrag bespreekbaar gemaakt wordt, en wat het ultieme gedrag is op elk gebied, kunnen de bewegingsmonitoren worden gemaakt. De bewegingsmonitoren bestaan uit een klein aantal stellingen waarmee ultiem (gewenst) gedrag wordt weergegeven. Deze stellingen dienen om mensen uit te dagen om dit gedrag te gaan vertonen. Kernwaarden van de organisatie Cultuur definitie Integriteit Loyaliteit Respect Samenwerking Uitdagend zijn Verantwoordelijkheid nemen De ultieme meeting Voorbeeld karakteristieken Openheid, elkaar aanspreken, eerlijk Betrokken en onbaatzuchtig Elkaar waarderen Maximaal (helpen) leren Uitdagen en inspireren Doel- en actiegericht Bewegingsmonitor team meeting Voorbeeld stellingen 1 2 3 4 5 6 Iedereen benoemt zijn gevoel en duidt ongewenst gedrag, en houdt niets achter Iedereen stelt Ctac belang boven persoonljk en unit belang en committeert zich eraan Iedereen stelt het doel en resultaat centraal in de discussie, en laat ieder persoonlijk in hun waarde Iedereen grijpt in en bevraagt elkaar echt door tot de kern, tot iemand echt is geholpen en beter gemaakt Iedereen is maximaal uitgedaagd en geinspireerd en de lat is weer hoger gelegd Iedereen voelt zich verantwoordelijk voor het succes van de meeting en neemt ownership voor concreet te nemen besluiten (niet anderen jouw probleem laten oplossen) max score 7 8 9 Deze stellingen voeren we in de bewegingsmonitor in. De tool die frequent gebruikt wordt om de verandering in houding en gedrag te meten en inzichtelijk te maken. 6
Ontwerp de bewegingsmonitoren waarmee u gedrag bespreekbaar maakt Periodiek, liefst wekelijks / 2 wekelijks worden de stellingen beoordeeld in de verschillende samenstellingen: teamvergadering, 1 op 1 van de manager met zijn medewerker en de manager met zijn manager Het beoordelen gebeurd aan het einde van de vergadering of het 1 op 1 gesprek door de stellingen te beoordelen met een cijfer tussen de 0 en de. Iedere deelnemer aan de vergadering geeft zijn rating. Deze worden ingevoerd in de bewegingsmonitor tool. De bewegingsmonitor tool geeft een grafische weergave van de huidige stand van zaken. Ook in de wekelijkse of 2 wekelijkse 1 op 1 gesprekken tussen de manager en zijn medewerkers en de manager met zijn managers vind hetzelfde plaats. Zodoende faciliteert de bewegingsmonitor een dialoog rondom onze houding en gedrag en de ontwikkeling daarvan en maakt ons bewust van het verschil met het ultieme gewenste gedrag. 7
Inrichting van de bewegingsmonitor tool 8
Structureel borgen door gebruik bewegingsmonitor Het kort periodiek raten en bespreken van de stellingen in de bewegingsmonitor-tool, wordt een standaard onderdeel van teammeetings en 1-op-1 gesprekken. Daarmee kunnen we de ontwikkeling volgen van het gedrag tijdens de teammeeting, van de manager, en van de medewerker: er vind een grote bewustwording plaats van waar de organisatie heen wil. Daarnaast wordt snel inzichtelijk wie wel en niet ontwikkeld. Hoe heeft u inzicht in de verandering naar de gewenste houding en gedrag? 9
Structureel borgen Door het structureel bespreken en registreren van de huidige stand van toepassing van gewenst gedrag, ontstaat er duidelijk en kort periodiek inzicht van de teams en individuen in de ontwikkeling naar de gewenste houding en gedrag. Medewerkers en management waar de houding en gedrag naar de gewenste situatie zich positief ontwikkelt, zullen daarvan veel profijt hebben en een positieve impact hebben op vele zaken waaronder medewerker-tevredenheid, klanttevredenheid, operationele performance, etc. Medewerkers en management waar het gedrag zich niet of nauwelijks ontwikkelt, zullen vaak probleemgebieden zijn: ze houden de verandering in feite tegen. Het gebruik van bewegingsmonitoren in gesprekken zorgt ervoor dat deze problemen snel en helder naar boven komen. De managers kunnen sneller en adequater door in te grijpen en het te bespreken. De ervaring van The Brown paper Company is dat een grote beweging in de bewegingsmonitor tevens de start is van betere operationele resultaten. De bewegingsmonitor is in feite de voorloper Verassingen worden voorkomen en de organisatie wordt sterker. Cultuur komt zo echt in het DNA van de organisatie!
In hoeverre maakt houding en gedrag in uw organisatie het verschil? 11