PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 28 november 2013 Toelichting Bevoegd deputatielid: Luk Lemmens Telefoon: 03 240 52 65 Agenda nr. 2/1 Provinciale initiatieven. Dienstverlenende vereniging CIPAL. Toelichting bij het beleid van de vereniging. Kennisname. Voorstelling van de dienstverlenende vereniging CIPAL Al vele jaren staat CIPAL lokale en andere overheden resultaatgedreven bij in de automatisering van hun ondersteunende en dienstverlenende processen. Met haar innovatieve oplossingen is CIPAL dagelijks actief in vrijwel alle beleidsdomeinen waarmee een openbaar bestuur te maken krijgt. De missie van CIPAL vat de doelstellingen kort en bondig samen: CIPAL helpt overheden om hun dienstverleningsopdracht efficiënt en klantvriendelijk uit te voeren door hen beleids- en procesondersteunende, innovatieve en betrouwbare ICT- en e-governmentoplossingen en -diensten aan te bieden. De dienstverlenende vereniging (intercommunale in de volksmond) CIPAL, met exploitatiezetels in Geel, Diepenbeek, Mechelen en sinds het voorjaar van 2013 ook in Gentbrugge, biedt een actieve inhoudelijke dienstverlening aan haar vennoten aan en werkt eigentijdse ICT-oplossingen uit voor de publieke sector (steden en gemeenten, provincies, OCMW s, bibliotheken, schouwburgen, rustoorden, kinderdagverblijven, musea, etc). De werking van CIPAL is gebaseerd op kostendelende en intergemeentelijke samenwerkingsprincipes, d.w.z. dat de kosten van de diensten en oplossingen verdeeld worden over die besturen die op haar dienstverlening beroep doen. Aangezien de DV CIPAL geen winstdoelstellingen nastreeft, worden alle middelen geïnvesteerd in de eigen werking, enerzijds het uitbouwen van een kwalitatieve en inhoudelijke dienstverlening en anderzijds het vernieuwen en up-to-date houden van het diensten- en productenaanbod, daarbij rekening houdend met de evolutie op de markt en de vragen van haar vennoten/deelnemers. De kernvraag die ons de voorbije jaren bezighield is waar CIPAL als organisatie echt voor wil staan, waar we uitmuntend in zijn, waarmee we geassocieerd willen worden. En dat is voor een dynamisch en open overheidsbedrijf, een vat vol energie en dynamiek, geroemd voor durf, innovatie en resultaatgerichtheid, een echt verlengstuk van de besturen met klantgerichte en uitmuntende expertisecentra en een duurzaam karakter. In 2011 werd daarom de basis gelegd voor een grondige wijziging van de interne structuren. Er werd vertrokken vanuit het vormgeven van een duidelijke identiteit voor de intercommunale vereniging. Terugkeren naar het basisgedachtegoed van de intercommunale samenwerking kon enkel door de niet-kernactiviteiten en activiteiten voor niet-vennoten af te splitsen. De eerder commerciële en technische
activiteiten (diensten aan niet-vennoten) die historisch waren ontstaan, werden daartoe ondergebracht bij een NV-structuur. De NV CIPAL kreeg als missie mee activiteiten te ontplooien bij hogere overheden (Vlaamse en Federale overheid), politiezones en huisvestingsmaatschappijen, en dit gebruik makend van de specifieke intellectuele eigendom en expertise van CIPAL DV die meerderheidsaandeelhouder is in CIPAL NV. Ook het valoriseren van de kennis van de DV bij buitenlandse overheden hoort tot de taken van de NV. Vanaf dat moment werden ook alle technische medewerkers stelselmatig ondergebracht bij de NV-structuur, een operatie die in het najaar van 2012 zijn volle uitwerking kreeg. Door deze operatie blijft de intercommunale structuur CIPAL DV exclusief voorbehouden voor de Vlaamse lokale en provinciale besturen en spreidt ze maximaal de kosten en de diensten, zonder enig verlies van kennis aangezien de kenniswerkers (adviseurs, inhoudelijke vakspecialisten, ) werkzaam blijven binnen de DV CIPAL. De intercommunale CIPAL telt momenteel (stand 1 september 2013) 158 medewerkers, waarvan het overgrote deel adviseurs en experten, gespecialiseerd in het begrijpen en verbeteren van de lokale overheidsprocessen. Deze adviseurs opereren vanuit diverse expertisecentra: Beleid & financiën, Personeel & organisatie, Burgerzaken, Grondgebiedzaken, Zorg & welzijn, Cultuur & communicatie, Bibliotheken, musea & archieven en ICT & infrastructuur. Overkoepelend over al deze expertisecentra heen is er een aanpak opgezet voor beleidsinformatie en rapportering, alsook inzake elektronische dienstverlening zoals inscannen en verwerken van documenten, contacten- en correspondentiebeheer en het automatiseren van informatiestromen en werk- processen. Doordat haar adviseurs opereren op het raakvlak van overheidsprocessen enerzijds en ICTtechnologie anderzijds, beschikt CIPAL over een uniek competentiepallet ten dienste van haar vennoten. De dienstverlenende vereniging richt zich daarbij specifiek op het ondersteunen van haar vennoten door hen beleids- en procesondersteunende e-government oplossingen en diensten aan te bieden. De dienstverlening van de lokale besturen sneller, meer flexibel, goedkoper, professioneler en meer klantgericht maken is het doel. Zo draagt de intercommunale CIPAL rechtstreeks bij tot het verbeteren van de dienstverlening van besturen aan haar burgers. Het uitbouwen van een e-governmentstrategie is echter veel meer dan enkel maar de juiste technologie inschakelen. Het betreft in eerste instantie vooral het verbeteren van de processen binnen de context van de wijzigende omgeving waarin de lokale besturen vandaag moeten opereren. Vandaar dat er ook een verschuiving merkbaar is van het aanbieden van ICT-oplossingen (de software ) naar een meer inhoudelijke ondersteuning en dienstverlening onder de vorm van gespecialiseerde diensten, adviesverlening, begeleiding en opleidingen. Binnen de context van een steeds krappere budgettaire ruimte bij onze overheden en de daaruit voortvloeiende noodzaak tot het optimaliseren van de interne werking, waardoor intergemeentelijk samenwerken bij veel besturen bovenaan de agenda staat, werkt CIPAL nog meer dan vroeger aan het uitbouwen van kostendelende projecten die zij aan haar vennoten kan aanbieden. We verwijzen hier concreet naar centrale Shared Service- en Cloud-diensten, het aan de besturen ter beschikking stellen van gespecialiseerd personeel (vb. financiële en HRspecialisten, ICT-medewerkers) en het inrichten van gemeenschappelijke adviesdiensten en opleidingen.
De geconsolideerde bedrijfsopbrengsten voor 2012 bedragen 32.698.770 euro met een geconsolideerd nettoverlies na belastingen van 165.016 Euro. Het aandeel van CIPAL DV groep hierin bedraagt 162.016 Euro. De omzet bedroeg 30.527.002 euro, een verbetering van meer dan 150.000 euro ten opzichte van de begroting 2012. De kosten van aankopen van handelsgoederen en de aan de omzet gerelateerde diensten lagen in lijn met de begroting. De kosten voor diensten en diverse goederen en de kosten van bezoldigingen en sociale lasten namen toe. Enerzijds is dit een gevolg van indexeringen en hogere wettelijke verplichte pensioenbijdragen en anderzijds werd door CIPAL geïnvesteerd in de toekomst door het aantrekken van enkele kaderleden met een ruime en voor hun taken binnen CIPAL relevante ervaring. CIPAL beschikt over een sterke kaspositie en is quasi schuldenvrij, wat haar toeliet ook in 2013 de vernieuwingsoperatie door te zetten. De cijfers werden goedgekeurd op de statutaire algemene vergadering van 14 juni 2013. Naar de toekomst toe, zet CIPAL vooral in op innovatie en vernieuwing als motor voor toekomstige groei en als gangmaker voor de creatie van hogere toegevoegde waarde. Die groei werd al zichtbaar in de omzetcijfers van 2011 en 2012, waarbij we in 2011 voor het eerst terug de kaap van dertig miljoen Euro overschreden. Met het vernieuwingsproject CIPAL in beweging geeft de organisatie duidelijk gestalte aan haar doelstellingen. Deze visie krijgt concreet vorm in een innovatief aanbod toegespitst op 4 pijlers: klant- en dienstgerichtheid, betrouwbare en duurzame service, innovatief & open karakter en resultaats- en beleidsondersteunende oplossingen. 1. CIPAL-werking voor lokale besturen CIPAL is een toonaangevend Vlaams ICT-overheidsbedrijf met de structuur van een dienstverlenende vereniging (zoals voorzien in het Vlaamse decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking). Tot de kernopdracht van CIPAL behoort het uitwerken van ICT-totaaloplossingen voor haar vennoten/deelnemers (ontwikkeling, implementatie en onderhoud van toepassingssoftware, systeem- en netwerkintegratie, ) en het aanbieden van hieraan gerelateerde diensten zoals opleiding, ondersteuning, bijstand bij de opmaak van ICT-beleidsplannen, inhoudelijke adviesverlening op diverse vlakken, het aanbieden van gemeenschappelijke ICT- en infrastructuurdiensten (Shared Service Center, Cloud-diensten), enz De deelnemers van CIPAL beslisten op de buitengewone algemene vergadering van 19 december 2008 met eenparigheid van stemmen om de exploitatieperiode van de dienstverlenende vereniging CIPAL te verlengen met een periode van 18 jaar, ingaand op 2 april 2009 tot 1 april 2027. CIPAL onderscheidt zich van andere ICT-leveranciers op meerdere vlakken. Typerend is dat de vereniging werkt op een kostendelende basis waarbij investeringen over diverse besturen verspreid en gedeeld kunnen worden. Tevens is ze een gelijkaardige publieke entiteit als haar eigen cliënteel. CIPAL is, na de overname van CEVI door het Waalse NRB, immers het enige ICT-overheidsbedrijf dat nog steeds stevig verankerd is in Vlaanderen, dat eigendom is van de Vlaamse lokale en provinciale besturen en dat ook bestuurd wordt door deze lokale en provinciale overheden.
Steden en gemeenten, provincies, OCMW s en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden kunnen deelnemer (vennoot) worden van CIPAL DV en zo mee participeren in haar beleid. Het aantal deelnemers van de dienstverlenende vereniging neemt nog jaarlijks toe en bedraagt momenteel 216 deelnemers (september 2013). Elke deelnemer van CIPAL is vertegenwoordigd in de algemene vergadering en elke deelnemer heeft recht op een vertegenwoordiger in het statutair voorziene adviescomité. De algemene vergadering kiest de raad van bestuur, die op haar beurt het directiecomité samenstelt. Het provinciebestuur van Antwerpen is via Mevr. Verhaert Inga, Gedeputeerde, en dhr Corluy Bert, Provincieraadslid vertegenwoordigd in de Raad van Bestuur en het directie comité van Cipal dv. In de algemene vergadering van juni werd de provincie vertegenwoordigd door Bellens Peter, Gedeputeerde (effectief afgevaardigde) en Sels Frank, Provincieraadslid (plaatsvervangend afgevaardigde). Er werd geen afgevaardigde aangeduid in het Adviescomité. De voorzitter is, volgens de bepalingen van het decreet, steeds een afgevaardigde van de aangesloten gemeenten. Voor de beleidsperiode 2013-2018 is dit Dhr. Schroons Walter, schepen stad Mechelen. De deelnemers van CIPAL hebben dus een maximale inspraak in het beleid van CIPAL. De gebruikers van de verschillende CIPAL ICT-oplossingen kunnen daarnaast ook nog zetelen in uiteenlopende overlegorganen zoals gebruikersvergaderingen en werkgroepen en dragen op die manier mee bij tot een continue verbetering en verrijking van het diensten- en ICT-aanbod van CIPAL. Verder is ook de participatie van leidende ambtenaren (secretarissen en financieel beheerders), leden van het managementteam en ICT-verantwoordelijken noodzakelijk om op strategisch en technisch-inhoudelijk vlak mee sturing te geven. Naast de lokale politici zijn zij immers ook een belangrijke schakel in de werking van CIPAL. Daar waar eindgebruikers een platform hebben in de gebruikersgroepen en de politiek in de bestuursorganen, dient er een platform geboden te worden waar het dagelijks management van de lokale besturen mee betrokken wordt in de werking van CIPAL. CIPAL speelt als dienstverlenende vereniging hierop in door de gepaste samenwerkingsinitiatieven uit te bouwen op beleidsniveau en op het niveau van de managementteams. Van dit aanbod worden tijdens de statutaire meetings ook de belangrijkste punten onder de aandacht gebracht. Tijdens het adviescomité van 22 mei 2012 werd o.a. de CIPAL strategie rond Social Media voorgesteld en op het adviescomité van 6 november 2012 de uitwisseling van stedenbouwkundige informatie en bouwaanvragen en de aanpak van CIPAL en de VVSG in het kader van de ontplooiing van de OCMW-gegevensstromen binnen het KSZ. In het adviescomite van 22 mei 2013 ging de aandacht voornamelijk naar de kennismaking van de nieuwe afgevaardigden in het adviescomité met CIPAL en de wijze waarop CIPAL het bestuur kan helpen om een klantgerichte dienstverlening uit te bouwen. In het voorjaar 2013 werden hiervoor in de diverse Vlaamse provincies ook een viertal informatiesessies ingericht voor de nieuwe colleges om hen eveneens kennis te laten maken met het CIPAL diensten- en productportfolio. Daarnaast zijn er nog de andere informatiekanalen van CIPAL, waaronder de website www.cipal.be, de publicaties (vb. de e-municipal nieuwsbrief, de CIPAL HRM-nieuwsbrief, ) en nieuwsflashes. CIPAL is met andere woorden een organisatie van en voor de openbare besturen, een ICT-partner ten dienste van de verschillende bestuursniveaus, die bijdraagt tot
een interbestuurlijke samenwerking op het vlak van ICT en e-government. De natuurlijke verankering met haar klantenbasis maakt CIPAL daardoor zelfs uniek in Vlaanderen. 2. Overzicht van de CIPAL-werking voor deelnemers CIPAL is in de eerste plaats een dienstverlenende vereniging van en voor de lokale en provinciale besturen in Vlaanderen. De belangrijkste doelstelling is onze besturen te ondersteunen zodat ze een betere en efficiëntere dienstverlening aan burgers en bedrijven kunnen uitbouwen. Lokale en provinciale besturen kunnen daarom vertrouwen op de gespecialiseerde dienstverlening via onze expertisecentra. In 2010 werd daarom besloten terug naar de basisgedachte te grijpen. Het vernieuwde CIPAL-management kreeg bij haar aantreden een duidelijke opdracht vanuit de bestuursorganen: CIPAL op koers zetten naar 2020, op weg naar een dienstenorganisatie, met onderliggend sterke IT-oplossingen, aan een faire prijs, op basis van een klantgerichte en uitstekende dienstverlening, waar beloftes worden nagekomen en waar competenties kunnen groeien ten dienste van haar vennoten/deelnemers. Samen groeien, samen oogsten, samen proeven werd de nieuwe leuze. Het moderniseren en vereenvoudigen van onze interne processen, alsook het introduceren van een meer klantgerichte benadering maakt mee deel uit van de vernieuwingsoperatie. Om alles in goede banen te leiden, en om nog nauwer aan te sluiten bij de dagelijks leefwereld van onze lokale besturen, werden binnen CIPAL per deelactiviteit operationele zelfstandige eenheden gecreëerd, met meer gedecentraliseerde bevoegdheden en verantwoordelijkheden gericht op concrete resultaten. Er werd resoluut gekozen om nog meer de nadruk te leggen op de door de jaren heen opgebouwde expertise en kennis van onze lokale sector en deze ten dienste te stellen van de lokale en provinciale besturen. Dit werden dan de expertisecentra, gebouwd rond de volgende domeinen: beleid en financiën personeel en organisatie burgerzaken grondgebiedzaken zorg en welzijn cultuur en communicatie bibliotheken, musea en archieven provinciale belastingen Verder hebben we nog enkele overkoepelende en ondersteunende expertisecentra die onze dienstverlening verder aanvullen: ICT en infrastructuur front- en midoffice beleidsinformatie en rapportering Deze verschillende eenheden rapporteren aan één verantwoordelijke die de integratie en kwaliteit van het aanbod bewaakt. Tevens werd aandacht besteed aan het realiseren van een inhaalbeweging op die domeinen waar CIPAL een achterstand dreigde op te lopen of waar omwille van specifieke marktontwikkelingen een versnelling of uitbouw van een voorsprong noodzakelijk was naar de toekomst toe. Dit vertaalde zich concreet in bijkomende inspanningen op het vlak van onder meer softwareontwikkelingen en in investeringen in de opbouw van toekomstgerichte competenties.
Maatregelen werden geïnitieerd om deze competenties en het menselijk kapitaal van CIPAL nog beter te beheren naar de toekomst toe en om CIPAL, naast haar rol als softwareleverancier, vooral ook te (her)positioneren als dienstenaanbieder, of nog belangrijker, als partner en consulent om besturen bij te staan en te begeleiden in het e-government tijdperk. Als partner heeft CIPAL de taak om haar deelnemers te helpen, zodat zij het hoofd kunnen bieden aan de begrotingsuitdagingen door oplossingen aan te bieden die de besturen toelaten in de toekomst nog efficiënter en klantvriendelijker te werken. In 2012 en 2013 werd daarom verder geïnvesteerd in de vernieuwing van het backofficeaanbod. Innoveren in economisch moeilijke omstandigheden vergt durf en moed. Dat geldt zowel voor CIPAL, als voor de pilootbesturen die meestappen in de innovatietrajecten. Er is immers steeds een risico op falen. Maar dat is inherent aan ondernemerschap en innovatie, wat toch nog steeds het basisingrediënt vormt voor duurzame groei. Reeds in de loop van 2012 werden de eerste resultaten zichtbaar. Wie een analyse maakt van het aanbod van CIPAL op de markt in functie van onder meer technologische vernieuwing en functionaliteiten zal tot de conclusie komen dat CIPAL zich onderscheidt met een totaal vernieuwde suite Burgerzaken (incl. specifieke innoverende modules zoals Vreemdelingenzaken); CIPAL vooruitstrevend en vernieuwend is met het aanbod van een volledig vernieuwde suite Grondgebiedzaken, met een doorgedreven automatiseringsgraad en verregaande GIS-integratie; CIPAL een uitgebreid innovatietraject achter de rug heeft op het vlak van HRM met onder meer een ehr portaal, een beleidsportaal, een digitale loonbrief en zo meer CIPAL inzake Zorg en Welzijn nieuwe automatiseringstrajecten opleverde voor Budgethulp, Tewerkstelling en Seniorenzorg CIPAL wellicht de enige speler is die zo ver gaat in haar vernieuwingstraject in functie van de Beleids- en Beheerscyclus In 2011 startte CIPAL met de concrete uitrol van haar oplossingen en diensten met betrekking tot de Beleids- en Beheerscyclus (BBC), een uitrol die in 2012 en 2013 tot volle ontplooïng kwam. CIPAL koos resoluut voor een totale vernieuwing en innovatie, dit in tegenstelling tot de meeste andere spelers op de markt die zich beperkten tot het aanpassen van hun bestaande softwareoplossing. Besturen konden ook samen gebruik maken van BBC-consultancypakketten op basis van een kostendelend principe. Als gevolg van het CIPAL vernieuwingstraject kozen bijna 200 lokale besturen en vier van de vijf Vlaamse provinciebesturen voor de CIPAL-oplossing. We mogen bijgevolg zonder schroom stellen dat CIPAL vandaag de trendsetter geworden is in Vlaanderen op het vlak van de BBC en dit zowel in de ondersteunende software als in de bijhorende dienstverlening rond begeleidings- en veranderingstrajecten. Op de markt onderscheidt CIPAL zich van anderen als een speler die voortdurend innoveert, zo ook op het vlak van oplossingen voor Burgerzaken. CIPAL was dan ook de enige op de markt met een totaal nieuwe toepassing Burgerzaken, waaronder een vreemdelingenmodule. Op het vlak van het personeelsbeleid profileerde CIPAL zich naar de besturen toe eveneens als vernieuwer, door naast de loonberekeningen zelf ook ontwikkelingen te starten op het vlak van humanresourcemanagement en door een juridisch adviserende rol op te nemen. Tevens werd besloten een nieuwe suite
Grondgebiedzaken te ontwikkelen, die zich onder meer differentieert door de sterke integratie van de grafische component (GIS) met het administratieve luik. Er werd bovendien voor de OCMW s ook sterk geïnvesteerd in drie nieuwe modules die zeer nauw aansluiten bij de toepassing NeptunusWeb sociale dienst. Een andere belangrijke mijlpaal op het moment van de jaarwisseling 2012-2013 was de creatie van het partnership tussen CIPAL, Nuhma en Green Valley om op die manier de online dienstverlening (24 uur op 24 uur, 7 dagen op 7 dagen) van overheden, binnen een context van mobiele en sociale media, de komende jaren in een stroomversnelling te brengen. Green Valley ontwikkelt oplossingen die zorgen voor een naadloze integratie tussen de online overheidsloketten (de zogenaamde frontoffice), de dossier- of zaakgeleidingssystemen (die typisch deel uitmaken van de midoffice) en de traditionele backofficetoepassingen van de overheid. Hiermee kan een bestuur invulling geven aan haar ambities op het vlak van procesbeheersing en besluitvormingsondersteuning in de zeer brede zin van het woord. Ook de introductie van vooruitstrevende technologieën in de backofficetoepassingen, zoals de digitale stempel IntelliStamp waarbij officiële documenten op een sluitende juridische manier digitaal ondertekend en afgeleverd kunnen worden, past binnen de strategie van partnerships met gespecialiseerde partners. Vermeldenswaardig is ook dat CIPAL de enige speler op de markt is met een eigen Vlaamse bibliotheektoepassing, Brocade Library Services, gebaseerd op hedendaagse technologie. Om aan de groeiende interesse vanuit het buitenland het hoofd te bieden werden de export- en technische activiteiten die betrekking hebben op de bibliotheekautomatisering in augustus 2013 ondergebracht in een spin-off, Brocade Library Services NV. Een belangrijke investering van de Limburgse Investeringsmaatschappij LRM zorgde hierbij voor de nodige zuurstof om groei te genereren. Verder groeien betekent voor de Vlaamse openbare bibliotheken immers dat er ongetwijfeld schaalvoordelen zullen ontstaan omdat investeringen over een groter aantal partijen verdeeld kunnen worden. CIPAL behoudt wel de controle over deze spin-off. Tevens werd de weg ingeslagen naar de verdere uitbouw van adviesdiensten. De laatste jaren ging de perceptie rond CIPAL vooral in de richting van een softwareleverancier, wat uiteindelijk nooit de doelstelling was van de dienstverlenende intergemeentelijke vereniging. Vandaar dat een strategie op poten werd gezet om CIPAL sterker te profileren als dienstverlener, terug naar de basisgedachte, terug naar een samenwerkingsverband met en voor lokale besturen. Met de resolute keuze voor het gebruik van nieuwe technologieën, zoals de internetprogrammeertaal JAVA, werd ook de basis gelegd om de besturen voor te bereiden op het zogenaamde cloud-tijdperk. Door een combinatie van al de bovenstaande elementen is CIPAL met haar aanbod nog steeds de toonaangevende speler in Vlaanderen. In het Evaluatierapport 2007-2012/Ondernemingsplan 2013-2018 werd duidelijk het kader geschetst voor de werking van de dienstverlenende vereniging CIPAL voor de komende beleidsperiode. Er werd vertrokken van een aantal uitgangspunten en doelstellingen die de werking gedurende de volgende jaren vorm zullen geven. Focus op klantgerichte dienstverlening Focus op duurzame en sterkere intergemeentelijke samenwerking Focus op kostendelende principes
Focus op innovatie en vernieuwing als motor van groei en toegevoegde waarde Focus op beleidsgerichte expertisecentra gericht op het strategisch ambtelijk niveau Focus op versterking van het menselijk kapitaal als hoeksteen van het beleid Focus op efficiëntie- en kwaliteitsverbeteringen in bestaande operationele processen Focus op groei, ondersteund door gezonde financiën Focus op samen groeien, samen oogsten en samen proeven en dit voor heel Vlaanderen Bij het uitzetten van deze krijtlijnen had CIPAL steeds de noden en behoeften van de lokale besturen en haar vennoten/deelnemers voor ogen. CIPAL is dus duidelijk in beweging in de goede richting.