Richting aan evenementen Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Inhoudelijk kader evenementen... 5 2.1 Beleidsuitgangspunten evenementen... 5 2.1.1 economische en promotionele waarde voor de stad... 5 2.1.2 Inhoudelijke waarde voor de stad... 5 2.1.3 Maatschappelijk, cultureel en sportief belang... 7 2.2 Stimuleren van professionalisering en zelfredzaamheid... 7 2.3 Juridische context... 7 3 Dienstverlening... 9 3.1 Deregulering... 10 3.2 Compensatie leges / precario... 10 3.3 één loket functie... 10 3.4 facilitair bureau en organisatiemodel... 11 3.5 evenementenregels... 12 4 Locatiebeleid...12 4.1 Relatie met de structuurvisie 2030... 13 4.2 Inhoudelijke visie per evenementenzone... 13 4.2.1 Evenementenzone 1: de binnenstad... 14 4.2.2 Evenementenzone 2: de rand van het centrum... 14 4.2.3 Evenementenzone 3: de buitenring... 15 4.3 locatiebeleid per evenementenlocatie... 15 5 Financiën en economische spin-off...17 5.1 Gemeentelijke investeringen... 17 5.2 Evenementen; een economie op zich... 17
1 Inleiding Breda kent evenementen in alle soorten en maten. Samen met evenementenorganisatoren, bewoners en bedrijfsleven werkt de gemeente Breda voortdurend aan de realisatie van een gezamenlijke ambitie: een evenementenaanbod, dat breed maar vernieuwend is, dynamiek in de stad biedt voor zowel inwoners als bezoekers, en de stedelijke ambities versterkt. De gemeente Breda erkent de meerwaarde van zowel grote als kleinere evenementen in de stad. Evenementen zijn vaak diepgeworteld in de stedelijke samenleving en kunnen economisch, cultureel, sportief en/of sociaal-maatschappelijk een grote toegevoegde waarde hebben. De organisatie van evenementen ligt primair bij het particulier initiatief in de stad. Draagvlak in de stad is dan ook bepalend voor de stabiliteit en het succes van een evenement. Samenwerking met en betrokkenheid van lokale partners als het bedrijfsleven, het onderwijs, instellingen en vrijwilligers is van groot belang en wordt waar mogelijk gestimuleerd. De rol van de gemeente is in alle gevallen stimulerend, faciliterend, randvoorwaardenscheppend en regulerend. Het initiatief ligt bij het veld. Het belang van evenementen voor Breda wordt onderschreven in het Coalitieakkoord @Breda 2010-2014, waarin de volgende opdrachten ten aanzien van evenementen is geformuleerd: Evenementen zetten Breda (inter-)nationaal op de kaart. Breda heeft behoefte aan een modern en effectief evenementenbeleid. In januari 2010 heeft de raad de rapportage Breda Evenementenstad besproken. Daarin zijn goede bouwstenen aangedragen voor een nieuw evenementenbeleid. Het college krijgt de opdracht om op grond daarvan evenementenbeleid te ontwikkelen. Hiervoor heeft de coalitie ook investeringsmiddelen gereserveerd. Richtinggevend zijn: goede dienstverlening aan evenementenorganisaties (een loket), oog voor de belangen van omwonenden en heldere kaders voor het financieel toekennen van middelen. Het economisch rendement van evenementen blijft een belangrijke maatstaf, waarbij raakvlakken met citymarketing in beeld worden gebracht. Uitgangspunt blijft dat evenementenorganisaties zoveel mogelijk zelf voorzien in dekking van de kosten van een evenement. (.) Het dossier evenementhal is geen onbeschreven blad. In dat licht past het, om in dit akkoord de nodige terughoudendheid te betrachten. Dat laat onverlet dat de wens om in Breda een volwaardige evenementenhal te hebben, onverminderd gekoesterd wordt door de coalitie. Het is de opdracht aan het college op korte termijn de (on) mogelijkheden van in kaart te brengen en elk concreet voorstel voor een evenementhal serieus te behandelen. Uit deze opdracht blijkt met name de behoefte aan een inhoudelijk kader evenementen, optimale gemeentelijke dienstverlening ten aanzien van evenementen en helderheid omtrent het gebruik van evenementenlocaties. Deze aspecten vormen dan ook de belangrijkste pijlers van deze notitie. De meerwaarde van evenementen voor de stad geldt voor zowel grootschalige evenementen met een bovenlokale uitstraling, als voor kleinere evenementen (al dan niet op wijkniveau), die op het gebied van cultuur, sport of maatschappelijke ontwikkeling bijdragen aan gemeentelijke doelstellingen. Hoewel beide soorten evenementen van even groot belang zijn voor de gemeente Breda, wordt onderkend dat zij een verschillend doel dienen en een verschillende benadering behoeven. Zo zijn grootschalige evenementen naast de inhoudelijke kwaliteit met name belangrijk voor de stedelijke promotie en de economische en toeristische impuls voor de stad. Daarnaast vragen de grote publieksstromen om maatwerk op het gebied van beheersbaarheid. Kleinere evenementen zijn er in eerste instantie voor de inwoners van de (wijken van de) stad en zorgen voor sociale, culturele en sportieve cohesie. In deze notitie wordt richting gegeven aan de manier waarop de gemeente Breda om wil gaan met evenementen. De richtlijnen zoals benoemd in deze notitie gelden voor zowel grote als kleinere evenementen, tenzij anders vermeld. Doel is een optimaal klimaat voor evenementen Notitie Richting aan evenementen pagina 3
te creëren en de toekomst van evenementen in de pas te laten lopen met de ambitie van de stad. Deze notitie biedt een kader op hoofdlijnen en zet daarmee een grove koers uit voor een langere periode. In een aantal uitvoeringsprogramma s zal vervolgens verder in worden gaan op details. Deze nader uit te werken uitvoeringsprogramma s, die separaat ter besluitvorming zullen worden aangeboden, zijn: - Specifieke nadere regels evenementen (zie 2.3) - Evenementenregels (zie 3.5) - Uitwerking één loket functie (zie 3.3) - Locatiebeleid (zie 4.3) - Uitwerking facilitair bureau en organisatiemodel stakeholders evenementen (zie 3.4) Breda kiest voor een breed aanbod aan evenementen, waarbij de in de stad aanwezige creativiteit en het bijbehorende organisatietalent gekoesterd worden. Dit geldt ook voor de vele vrijwilligers die de Bredase evenementenwereld kent. In deze notitie zijn vier inhoudelijke speerpunten geformuleerd: - water - beeldcultuur - erfgoed - topsport Daarnaast hebben evenementen die het imago van de stad versterken en/of aansluiten bij de in deze notitie geformuleerde voorrang boven evenementen die dit niet doen. Ook vernieuwing wordt gestimuleerd. Vernieuwing van bestaande evenementen, maar ook het geven van ruimte aan nieuwe initiatieven. Verder geldt voor alle evenementen dat een beroep gedaan kan worden op maximaal één subsidieregeling. Het in het verleden regelmatig voorkomende shopgedrag wordt hiermee voorkomen. Tot slot komt een visie op evenementenlocaties aan bod. Samenvatting De gemeente Breda kiest voor een breed evenementenaanbod en omarmt zowel grote als kleinere evenementen. In deze notitie wordt met name ingegaan op inhoudelijke en financiële criteria, dienstverlening en locatiebeleid. De notitie vormt een paraplu voor het evenementenbeleid in Breda, waaraan een vijftal uitvoeringsprogramma s wordt gehangen. In deze notitie zijn vier inhoudelijke speerpunten geformuleerd: - water - beeldcultuur - erfgoed - topsport Notitie Richting aan evenementen pagina 4
2 Inhoudelijk kader evenementen 2.1 Beleidsuitgangspunten evenementen De gemeente Breda streeft naar een sterk en stabiel evenementenklimaat, waarbij de evenementen in hun voortbestaan niet volledig afhankelijk zijn van gemeentelijke subsidie. De rol van de gemeentelijke overheid is stimulerend en faciliterend. De gemeente Breda kiest voor een breed evenementenaanbod, waarbij de van nature in de stad aanwezige voedingsbodem voor een groot scala aan evenementen, het organisatorisch vermogen in de stad en het grote aantal vrijwilligers gekoesterd worden. Het gaat hierbij om grote en kleinere evenementen, die zowel in het centrum als in de wijken georganiseerd worden. Bij de beoordeling van evenementen heeft een aantal factoren prioriteit: 2.1.1 economische en promotionele waarde voor de stad Deze is onder te verdelen in de volgende aspecten: Stadspromotionele waarde De stadspromotionele waarde van met name grote evenementen is aanzienlijk. Bijdrage aan het imago en de bekendheid van de stad Breda en de mate van profilering op regionaal, nationaal en internationaal niveau zijn dan ook van essentieel belang bij de beoordeling van een evenement. Een plan om evenementen veel actiever in te zetten in de stadspromotie zal nader worden uitgewerkt. Economische spin-off Naast de stadspromotionele waarde is de economische impuls van een evenement voor de stad van groot belang. De bijdrage aan de lokale economie wordt daarom als criterium in de beoordeling meegenomen. Hierbij gaat het niet alleen om het stimuleren van bestedingen door bezoekers, maar ook om het bevorderen van bijvoorbeeld werkgelegenheid en toerisme. Publieksbereik Met name grootschalige evenementen trekken vaak veel bezoekers van buiten de stad. Voor deze groep is niet alleen het bezoek op de dag zelf van belang, maar ook het vaker terug laten komen van bezoekers en het verlengen van de verblijfsduur. Uiteraard is het publieksbereik bepalend voor de mate van besteding in de stad. 2.1.2 Inhoudelijke waarde voor de stad Evenementen die aansluiten bij de hieronder geformuleerde uitgangspunten of, beter nog, deze versterken, hebben voorrang op evenementen die dit niet doen. Deze voorrangspositie geldt niet alleen bij de behandeling van een subsidieverzoek, maar ook bijvoorbeeld bij de programmering in tijd en plaats en de vergunningverlening ten opzichte van een evenement dat niet aan de speerpunten voldoet. Hierbij wordt onder andere aangesloten op de Structuurvisie Breda 2030, de visie Binnenstad en het sport- en cultuurbeleid. Notitie Richting aan evenementen pagina 5
De subsidiecriteria voor de speerpunten worden nader uitgewerkt in het uitvoeringsprogramma specifieke nadere regels evenementen. De inhoudelijke onderbouwing voor de vier speerpunten: Gebruik van water als evenementenlocatie Evenementen zijn erg geschikt om de toegankelijkheid en bruikbaarheid van het water verder te vergroten. Het verdient dan ook voorkeur om water bij evenementen nadrukkelijker dan in het verleden in te zetten. Door de verdere transformatie van de haven naar een bruisend waterplein met de nieuwe verhoogde Trambrug wordt het waterplein bij uitstek geschikt als evenemententerrein, met water als piste en de kade als tribune. Ook de singel kan beter benut worden. Openbare op- en afstapsteigers zorgen er voor dat het water optimaal met het land wordt verbonden en dat via de singel verschillende plekken over het water beter bereikbaar worden. Tot slot lenen de Aa of Weerijs en de Mark aan de zuidkant van de stad zich voor meer groene en extensieve evenementen. In het locatiebeleid zal het gebruik van water als evenementenlocatie verder worden uitgewerkt, waarbij rekening gehouden wordt met het monumentale karakter van de singels, de discussie die gevoerd wordt met betrekking tot boten en (illegale) aanlegplaatsen en waarbij belanghebbenden als het Waterschap zullen worden betrokken. Profilering van het thema beeldcultuur Breda heeft een natuurlijke voedingsbodem als het gaat om beeldcultuur. Het hoger beroepsonderwijs biedt een aantal internationaal gerenommeerde bachelor en master opleidingen op dit gebied: De Game Academy (NHTV), Communication and Multimedia Design (Avans) en meerdere opleidingen binnen AKVISint Joost (Avans). Ook de ROC s kennen sterke beeldcultuur gerelateerde opleidingen. Ook het culturele veld is sterk beeldcultuur gericht. MOTI, het Huis voor Beeldcultuur, Breda Photo, IDFX en KOP; het is slechts een greep uit het totale aanbod. Ook de creatieve industrie in Breda heeft een sterke link met beeldcultuur. Zo is er Electron, broedplaats in de Belcrum waar veel (startende) beeldcultuur makers hun atelier of werkplek hebben. Voor de meer gevestigde commerciële partijen is er de Triple O Campus met het Blushuis, het Pakhuis en sinds oktober 2012 het AV huis exclusief voor de audiovisuele industrie. Breda heeft met dit klimaat een onderscheidende troef in handen, die door evenementen verder versterkt kan worden. Beeldcultuur biedt grote kansen voor evenementen en andersom zijn evenementen een prachtig middel om de stad te profileren met dit thema. Profilering van het historische karakter van de stad Allereerst heeft Breda een aantrekkelijke historische binnenstad en biedt daarmee een indrukwekkend decor voor evenementen. Naast het fysieke historische karakter kent Breda een zeer rijke en tot de verbeelding sprekende geschiedenis. Het Nassau- verleden van de stad met bijbehorende monumenten als het Kasteel van Breda en de Grote Kerk, het Turfschip -ons eigen paard van Troje- en de Vrede van Breda, waarbij New York werd ingeruild voor Suriname. Gebeurtenissen van internationaal belang die Breda onderscheiden en bepalend zijn geweest voor de hedendaagse maatschappij. Evenementen zijn bij uitstek geschikt dit verhaal te vertellen en bij te dragen aan de profilering van Breda als historische stad. Profilering van Breda als stad voor (top)sport Binnen haar sportbeleid onderkent de gemeente Breda het belang van aantrekkelijke topsportevenementen voor de stad. Mogelijkheden om deze te versterken en uit te breiden zullen in de toekomst meer en meer benut worden. Daarnaast wil Breda een bijdrage leveren aan de profilering van West-Brabant als wielerregio. Notitie Richting aan evenementen pagina 6
2.1.3 Maatschappelijk, cultureel of sportief belang Evenementen zijn van groot belang voor de leefbaarheid van de stad. Dit geldt voor de grote evenementen, maar vooral ook voor de kleinere, wijkgerichte evenementen. Zij zorgen voor sociale cohesie en steunen voor het overgrote deel op de inzet van vrijwilligers. Naast een maatschappelijke waarde hebben evenementen vaak een cultureel of sportief belang voor de stad. Veelal worden dergelijke evenementen op laagdrempelige wijze, tegen geringe kosten en met hulp van vele enthousiaste vrijwilligers gerealiseerd. Sociale cohesie is dan een belangrijk uitgangspunt. Het inhoudelijk kader van deze evenementen is vastgelegd in de beleidsnota s Factor C (cultuur) en Sportimpuls Breda. Inhoudelijk ligt het accent binnen cultuur op Erfgoed en Beeldcultuur. Het sportbeleid geeft prioriteit aan topsportevenementen. Verder staan de subsidie criteria in de Algemene Subsidieverordening en de Nadere regels (zie 2.3). Voor zowel sport als cultuur zijn specifieke nadere regels geformuleerd, die eveneens reeds zijn vastgesteld. 2.2 Stimuleren van professionalisering en zelfredzaamheid Professionalisering van evenementenorganisatoren is van groot belang voor de continuïteit en het welslagen van een evenement. Daarnaast vindt de gemeente Breda het belangrijk dat evenementen optimaal zelfvoorzienend zijn. Dit leidt tot een aantal beleidsmatige keuzes: Eerst faciliteren, dan subsidiëren. Uitgangspunt is evenementen maximaal te ondersteunen door het waar mogelijk compenseren van gemeentelijke faciliteiten en pas in tweede instantie subsidiering te overwegen. Leges en precario worden tot en met 2014 voor alle evenementen voor 75% gecompenseerd. Uitgangspunt bij de subsidiering van evenementen is het op termijn afbouwen van gemeentelijke subsidie en daarmee het stimuleren van zelfredzaamheid van organisaties. Dit leidt zeker niet in alle gevallen tot het uiteindelijk stopzetten van de subsidie, maar in ieder geval tot het minimaliseren. Om stabiliteit en zekerheid te bieden zal de gemeente waar mogelijk overgaan tot het afsluiten van meerjarencontracten. Hierin zullen afspraken worden gemaakt over de inhoudelijke ontwikkeling van een evenement, de promotie van evenement en stad, maar ook (indien van toepassing) over de manier waarop de subsidie zal worden afgebouwd, in welke termijn en tot welk niveau. Een en ander zal verder worden uitgewerkt in de specifieke nadere regels. Zowel commerciële als niet-commerciële organisaties kunnen een subsidieaanvraag doen en/of een verzoek tot het verstrekken van gemeentelijke faciliteiten. Breda zet in op vernieuwing en het onderscheidend vermogen van evenementen. Om de aandacht van de kritische bezoeker te blijven trekken wordt van evenementenorganisaties gevraagd continu bezig te zijn met doorontwikkeling en vernieuwing. De gemeente zal de organisatoren dan ook vragen om meerjarige ontwikkelingsplannen te overleggen met daarin specifieke aandacht voor vernieuwing. Bij de vernieuwing van bestaande evenementen dient waar mogelijk gezocht te worden naar aansluiting bij de in 2.1 genoemde uitgangspunten. Ruimte voor vernieuwing houdt ook in ruimte voor nieuwe evenementen. Breda staat open voor aansprekende, onderscheidende evenementen die in 2.1 genoemde uitgangspunten versterken. 2.3 Juridische context Evenementenorganisatoren die subsidie aan willen vragen bij de gemeente Breda hebben, evenals andere subsidieaanvragers, helaas maar onvermijdelijk, te maken met een aanzienlijk Notitie Richting aan evenementen pagina 7
aantal regels en criteria. Sommige zijn van toepassing op procedure en inhoud, andere op de beheersbaarheid van evenementen. Allereerst is er de Algemene Subsidieverordening (ASV), waarin algemene bepalingen van de gemeente Breda staan met betrekking tot subsidieverlening. Deze is vastgesteld in maart 2011. Hoewel van toepassing wordt op de ASV in deze notitie niet ingegaan. Per 1 januari 2012 zijn de Nadere regels subsidieverstrekking vastgesteld. Hierin staan aanvullende subsidieregels die betrekking hebben op het toepassen van de verantwoordelijkheidstrap, het bijdragen aan het bereiken van beleidsdoelen en het versterken van samenwerking, vernieuwing en doelmatigheid. Om voor specifieke beleidskaders aanvullende regels te kunnen vaststellen, is ervoor gekozen specifieke nadere regels te formuleren. Deze zijn onder andere vastgesteld voor sport en cultuur, maar nog niet voor evenementen. De Specifieke nadere regels evenementen zullen separaat worden vastgesteld en worden toegevoegd aan de nadere regels. Inhoudelijk zijn, afhankelijk van de aard van het evenement, op dit moment twee beleidsnota s (gedeeltelijk) van toepassing op evenementen: - Factor C voor de kleine en middengrote culturele evenementen; - Sportimpuls Breda voor top- en breedtesportevenementen. Bovenstaande nota s gaan over integraal sport- en cultuurbeleid, waarvan evenementen een onderdeel uitmaken. Deze nota s dekken dus lang niet het hele evenementenveld. De notitie Richting aan evenementen is overkoepelend. Voor het beleidsterrein evenementen worden separaat specifieke nadere regels ter vaststelling voorgelegd. Tot slot is er nog de regelgeving rond de beheersbaarheid van evenementen. De Nota Feestregels is geëvalueerd en zal worden vervangen door de Evenementenregels (Hoofdstuk 4.3). De Evenementenregels worden separaat ter vaststelling voorgelegd. Dit geldt tevens voor de Nota aanvullende feestregels Chassépark. Regels van toepassing op evenementensubsidies Regelingen op procedure en inhoud Subsidietechnisch: ASV Nadere regels Subsidieverstrekking Aangevuld met: Specifieke nadere regels sport OF Specifieke nadere regels cultuur OF Specifieke nadere regels evenementen Vast- Gesteld Ja Ja Ja Ja Nee* Regelingen op beheersbaarheid Nota Feestregels Nota aanvullende feestregels Chassépark wordt vervangen door Evenementenregels Vast- Gesteld Ja Ja Nee* Beleidsinhoudelijk: Overkoepelend: Richting aan evenementen Nee** Vervolgens indien van toepassing: Factor C (Cultuur) OF Sportimpuls Breda Ja Ja *Wordt separaat ter besluitvorming voorgelegd **Ligt hierbij ter besluitvorming voor. Notitie Richting aan evenementen pagina 8
Samenvatting Evenementen worden geprioriteerd op basis van: 1 Economische en promotionele waarde voor de stad (met name de grootschalige evenementen) 2 Inhoudelijke waarde voor de stad / Mate van aansluiten op gemeentelijk strategisch beleid. De thema s die prioriteit hebben zijn het gebruik van water, beeldcultuur, profilering van de historische binnenstad en topsport. 3 Maatschappelijk, cultureel of sportief belang Verder zijn op evenementen de volgende beleidsuitgangspunten van toepassing: Stimuleren van professionalisering en zelfredzaamheid Stimuleren vernieuwing van bestaande evenementen Ruimte voor nieuwe evenementen integrale organisatorische benadering Dit heeft de volgende beleidsmatige consequenties: Eerst faciliteren, dan subsidiëren. Leges en precario voor evenementen worden voor 75% gecompenseerd in ieder geval tot en met 2014. Evenementen zullen steviger ingezet worden voor de stedelijke promotie en samenwerking met lokale partijen wordt actief gestimuleerd Waar mogelijk worden meerjarencontracten gesloten Gemeentelijke subsidie wordt waar mogelijk geleidelijk afgebouwd Zowel commerciële als niet-commerciële organisaties kunnen een subsidieaanvraag indienen en/of een verzoek voor het verstrekken van faciliteiten. Notitie Richting aan evenementen pagina 9
3 Dienstverlening Breda kent een enorme inzet van vrijwilligers als het gaat om evenementen. Dit vrijwilligerslegioen stond en staat nog steeds borg voor het succes van evenementen. De rol van vrijwilligers binnen de evenementenwereld is van groot belang. In het beleidskader Vrijwilliger@Breda staat de ambitie van het gemeentebestuur om tot en met 2014 te zorgen voor een zo optimaal mogelijk vrijwilligersklimaat zodat minimaal één derde van de bevolking vrijwilligerswerk doet of blijft doen. Een belangrijk subdoel is dan ook het verlagen van (administratieve) lasten voor vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties en dus ook voor evenementen. De eisen die aan de evenementenorganisaties worden gesteld zijn echter hoog en complex en nemen de komende jaren toe. De omvang en de daarmee gepaard gaande problemen en kosten stellen evenementenorganisaties voor een opgave die zij niet alleen kunnen oplossen. Die opgave is een enorme uitdaging voor de gemeente; zij heeft de complexe taak enerzijds een dynamisch klimaat te stimuleren en anderzijds openbare orde en veiligheid te borgen. Het proces ter optimalisering van de dienstverlening dat reeds in gang is gezet wordt voortgezet. Hieronder volgt een overzicht van de maatregelen die de gemeente Breda neemt op het gebied van dienstverlening. 3.1 Deregulering In 2010 heeft Breda op basis van landelijke voorbeelden en het regionale project uitgevoerd door Sira Consulting (gericht op deregulering van overheden) maximaal meegewerkt aan deregulering. Resultaat hiervan is dat de vergunningplicht voor aantal kleine evenementen is omgezet naar een meldingsplicht. Dit betekent concreet dat ongeveer een derde (circa 300 evenementen) van de voormalige vergunningplicht ontheven is. In het kader van de herziening van de APV is een verdere deregulering ingezet. Hierbij is voorgesteld de huidige meldingplicht om te zetten in een vrijstellingen en de criteria hiervoor zijn licht verruimd. Verder wordt de mogelijkheid tot het verlenen van meerjarige vergunningen onderzocht. Om zo efficiënt mogelijk te werken en het kastje naar de muur verschijnsel zoveel mogelijk te beperken wordt bovendien de één loket functie ingevoerd. Hierop wordt nader ingegaan in hoofdstuk 4. Bovengenoemde zaken zullen aan bod komen in de uitwerking van de één loketfunctie. 3.2 Compensatie leges / precario De leges en precario voor alle evenementen zullen tot en met 2014 voor 75% gecompenseerd worden. De gemeente Breda vindt het belangrijk om evenementenorganisatoren te helpen bij het bepalen van hun ontwikkelingsrichting en de toekomstmogelijkheden. Ook wil de gemeente evenementen optimaal faciliteren. Enerzijds leidt dit tot de reeds in hoofdstuk 2 besproken beleidskeuze om leges en precario voor evenementen voor 75% te compenseren. 3.3 één loket functie De dienstverlening zal echter ook in niet-financiële zin worden geoptimaliseerd. Hiertoe zal een traject worden ingezet, waarbij uitgangspunten zijn het versimpelen van regelgeving en een klantgerichte benadering richting evenementen. In één procedure zullen aan bod komen de subsidiemogelijkheden, aanvraag van de vergunning maar ook bijvoorbeeld bespreking van de meest geschikte locatie of het gebruik van gemeentelijke faciliteiten. De organisatie moet bij de Notitie Richting aan evenementen pagina 10
aanvraag cq. melding de volledige informatie krijgen van hetgeen door de gemeente gefaciliteerd kan worden. Het één loket model beperkt zich overigens niet tot de fase vanaf de aanvraag. Hieraan vooraf gaat, zeker bij grotere evenementen, een fase waarbij afstemming met de aanvrager, andere afdelingen en eventuele andere participerende partijen (gemeenten, provincie, derden) noodzakelijk is. Juist aan de voorkant kunnen we als gemeente richting geven aan de programmering en kwaliteit van de evenementen en daarmee aan de ambities van de gemeente. En juist hier liggen kansen voor vernieuwing en doorontwikkeling van het evenementenbeleid. Uitwerking van de één loket functie is voorzien in bijbehorend uitvoeringsprogramma. Wat betreft de taken wordt in grote lijnen gedacht aan: - Transparantie en helderheid op het gebied van subsidiemogelijkheden en hiermee het voorkomen van shopgedrag - In één procedure zowel beheersmatige als inhoudelijke beoordeling van het evenement, zodat niet alleen getoetst wordt op beheersbaarheid, maar ook middels maatwerk wordt geadviseerd vanuit de inhoud. - Vergunningentraject - Planning in tijd, ruimte en inhoud Er wordt gericht gestuurd op de programmering van evenementen zodat een evenwichtig aanbod gedurende het jaar optimaal geborgd is. Het betreft hier niet alleen programmering op het gebied van inhoud (aard van het evenement, zie ook 2.1), maar ook van spreiding in tijd en spreiding in locatiegebruik (zie hoofdstuk 4). 3.4 Facilitair bureau en organisatiemodel stakeholders evenementen De afgelopen jaren zijn door de Kerngroep Alliantie (ingesteld door de burgemeester en wethouder evenementen) de eerste stappen gezet om de organisaties op de punten die zij zelf hebben aangedragen nader van informatie te voorzien en met hen nieuwe oplossingen te vinden. Tot nu toe zijn 10 tot 15 organisaties, waaronder vrijwel alle grote evenementen, actief binnen de Alliantie. De Alliantie heeft zelf de volgende resultaten van de eerste periode teruggekoppeld: a. Het onderwerp veiligheid is bij de evenementen nadrukkelijk op de agenda gezet. De noodzaak voor een goed veiligheidsbeleid wordt algemeen onderkend. b. Verkeersregelaars houden hun accreditatie voor één jaar in plaats voor één evenement. Tevens wordt deze accreditatie geldig voor het gehele politiedistrict. c. Een ontwerp voor gezamenlijke promotie is vastgesteld. Met de evenementenorganisaties en de gemeente zal de productie worden voorbereid. d. De alliantie levert in (te) beperkte mate concrete adviezen aan het gemeentebestuur inzake het evenementen- en de subsidiebeleid. In samenwerking met de NHTV en de alliantie evenementen wordt nagedacht over een tweetal zaken: 1 Facilitair bureau evenementen (trekker is kerngroep Alliantie) De Kerngroep Alliantie Breda Evenementenstad komt met een voorstel omtrent een structuur voor een onafhankelijk, professioneel facilitair bureau. Een dergelijk bureau kan in de ogen van de Alliantie en diverse evenementenorganisaties met name ondersteunen in zaken als vergunningaanvraag, autonome toetsing aan de opgestelde criteria, PR en sponsoring. Discussie over het eventuele doel en de opzet van een dergelijk bureau vindt plaats met de evenementenorganisaties. Notitie Richting aan evenementen pagina 11
2 Organisatiemodel stakeholders evenementen, waarbinnen evenementen in een breder kader geplaatst worden met onder andere vertegenwoordiging binnenstad, ondernemers en toeristisch belanghebbenden. (trekker is NHTV) Om evenementen het juiste platform en de juiste ondersteuning te bieden en de stad optimaal te laten profiteren van de spin-off van evenementen is het van belang dat er voor een slagvaardige en effectieve organisatiestructuur gekozen wordt. In veel steden bestaan organisaties die, in verschillende relaties tot de gemeentelijke organisatie, een rol spelen in de overkoepelende promotie van evenementen, citymarketing, het faciliteren van evenementen, aantrekken van sponsoren en zelfs advisering met betrekking tot de toe te kennen subsidies. Het is van belang een zorgvuldige afweging te maken of een dergelijke werkwijze interessant en haalbaar is voor Breda en zo ja in welke vorm. De NHTV zal verschillende scenario s onderzoeken en de resultaten hiervan zullen ter advisering worden meegegeven aan de nieuwe coalitie. De uitwerking hiervan is één van de vijf uitvoeringsprogramma s die uit deze nota voortkomen. 3.5 Evenementenregels Evenementen stimuleren het ontmoeten van mensen op straat, pleinen of parken. De afgelopen jaren is bij dienstverlening aan evenementen meer ingezet op samenwerking tussen alle partners in de stad. Dit heeft geresulteerd in de nota Feestregels. Deze nota gaat over: regulering van evenementen met het oog op de toepassing van wetten en verordeningen die orde, veiligheid, leefbaarheid en dergelijke dienen; toezien op evenementen; samenwerking tussen gemeentelijk afdelingen, partners op het gebied van openbare orde en veiligheid. Ter aanvulling is de Nota aanvullende feestregels Chassépark vastgesteld. Naar aanleiding van beide nota s zijn verbeteringen doorgevoerd in de kwaliteit van regulering en vergunningverlening. De resultaten van de uitgevoerde acties en maatregelen zijn weergegeven in de Evaluatie nota Feestregels. Deze evaluatie is in juni 2011 afgerond na uitgebreide consultatie van bewoners, organisatoren van evenementen en het Evenementenoverleg. Uit de evaluatie is gebleken dat het toegepaste toetsingskader voor vergunningverlening bij evenementen niet meer op alle gebieden actueel is. Daarom is dit kader geactualiseerd, waar mogelijk zijn regels komen te vervallen of vereenvoudigd. Ook is ervoor gekozen de regels een andere titel mee te geven: Evenementenregels. De Evenementenregels vormen één van de vijf uitvoeringsprogramma s van deze notitie en worden separaat ter vaststelling voorgelegd. Samenvatting Voor alle evenementen geldt dat leges en precario voor 75% worden gecompenseerd tot in ieder geval eind 2014. Voor evenementen geldt dat deregulering wordt nagestreefd. Ter optimalisering van de dienstverlening zal een 1 loket functie worden ingevoerd. Hierbij zijn klantgericht werken en een snelle, transparante werkwijze van belang. In samenwerking met de NHTV en de alliantie evenementen wordt nagedacht over een tweetal zaken: - Facilitair bureau - Organisatiemodel stakeholders evenementen waarbinnen de brede link wordt gelegd met o.a. de binnenstad, ondernemers, toerisme et cetera. De nota Feestregels is geëvalueerd. Naar aanleiding hiervan worden nieuwe regels opgesteld, de Evenementenregels. Deze worden separaat ter vaststelling voorgelegd. Notitie Richting aan evenementen pagina 12
4 Locatiebeleid 4.1 Relatie met de structuurvisie 2030 In de Structuurvisie Breda 2030 worden drie stedelijke assen benoemd: de leisure-as, de Markstad en de Spoor-as. Hoewel bij het locatiebeleid evenementen voor een andere driedeling gekozen is (de binnenstad, de rand van het centrum en de buitenring), valt vanuit evenementenoptiek wel degelijk iets over de stedelijke assen te zeggen. De leisure as: Deze as loopt van de woonboulevard via de binnenstad naar de Bavelse Berg. Breda zit in de top tien van de meest aantrekkelijke leisure steden van Nederland en wil deze positie behouden. Evenementen spelen hierbij een belangrijke rol. De leisure as en Markas kruisen elkaar in de binnenstad. De waarde van evenementen voor de binnenstad is evident; zij brengen niet alleen dynamiek en levendigheid maar hebben ook een aanzienlijk economisch en stadspromotioneel belang. Een tweede belangrijk punt aan de as voor wat betreft evenementen is de nog te realiseren evenementenzone aan voet van de Bavelse Berg (zie 5.2.2). De spooras is transformatieruimte. Hier liggen kansen om een aantal regionale ambities in te vullen: er is ruimte voor nieuwe economie. Daarnaast biedt de spooras de kans om Breda te presenteren en te positioneren, ook op Europese schaal. De spoorzone bevat geen formele evenemententerreinen. Wel is de zone op meer incidentele basis interessant voor evenementen. Ook het Havenkwartier is in dit kader interessant; zo is er een cultureel stadsstrand gerealiseerd en komt er een skatehal. Met name incidentele kleinschalige evenementen op het gebied van urban culture en wat meer experimentele evenementen zouden hier goed passen. De Markas De waterlopen die Breda dooraderen zijn een belangrijke drager van de identiteit en kwaliteit van Breda. De Markstad moet gekoesterd en uitgebouwd worden omdat dit Breda onderscheidt van andere steden. Kansen hiervoor zijn er bijvoorbeeld langs de Mark ten noorden van de binnenstad, de derde fase van de Nieuwe Mark en het terrein van de Seeligkazerne. De Markas is van groot belang voor de Bredase evenementen. Niet alleen omdat veel bepalende evenementenlocaties aan het water liggen (zoals de Haven, het Valkenberg, het Chassé Park en het Chasséveld), maar ook omdat waterevenementen zijn toegevoegd aan de lijst met evenementenprioriteiten. 4.2 Inhoudelijke visie per evenementenzone Zoals reeds aangegeven wordt in deze visie op evenementen waar mogelijk aangesloten bij de structuurvisie. Hieronder vindt u een driedeling van de stad in zones. Deze worden hieronder in grote lijnen besproken. Deze zones zijn: De binnenstad De rand van het centrum De buitenring Voor deze driedeling is gekozen omdat het afbreukrisico in de beheersbaarheid van evenementen over het algemeen toeneemt naarmate een evenement meer richting het stadscentrum plaatsvindt. Er zijn per ring dan ook verschillende criteria van toepassing, die in enkele opzichten versoepelen naarmate een locatie verder uit het centrum ligt. Indien een locatie niet genoemd wordt wil dit nadrukkelijk niet zeggen dat de locatie niet van belang is maar dat er geen nadere criteria noodzakelijk zijn voor het terrein. Hieronder worden de drie zones kort en in algemene termen besproken. In het uitvoeringsprogramma Locatiebeleid zal op de individuele locaties in worden gegaan, waarbij in kaart wordt gebracht wat er mogelijk, wenselijk en beheersbaar is. Notitie Richting aan evenementen pagina 13
4.2.1 Evenementenzone 1: de binnenstad Grote Markt - Kerkplein Valkenberg Kasteelplein Haven Havermarkt De binnenstad van Breda vormt een prachtig decor voor evenementen met een rijke historie, een fraai park en sinds enkele jaren een levendige haven. Een decor dat zeker benut moet worden. Voor het economisch rendement van evenementen is het bovendien van groot belang om evenementenbezoekers aan de binnenstad te binden zodat zij hun verblijf combineren met winkel- en horecabezoek. Ruimte voor evenementen is van essentieel belang voor een bruisende binnenstad. Uiteraard is er een spanningsveld tussen een levendige binnenstad met evenementen, de beheersbaarheid ervan en de overlast voor omwonenden. Het streven is om hierin een goede balans te vinden. Omdat het stadscentrum verreweg de meest gewilde locatie is voor evenementenorganisatoren, zijn de volgende criteria opgesteld voor evenementen die in het stadscentrum plaats moeten kunnen vinden. Evenementen die hier niet aan voldoen, worden niet toegestaan in de binnenstad. Bepalende voorwaarde hierbij is uiteraard de beheersbaarheid van het betreffende evenement (zie ook 4.3; locatiebeleid per evenementenlocatie). De criteria voor evenementen in de binnenstad zijn: - Evenementen die een historisch decor behoeven - Evenementen met een typisch Bredase identiteit maar bovenlokale uitstraling - Evenementen die een sterke stadspromotionele waarde hebben - Evenementen die een bijdrage kunnen leveren aan het thema water in de stad - Evenementen die een bijdrage kunnen leveren aan de thema s beeldcultuur en erfgoed - Evenementen die van oudsher in het stadshart plaatsvinden en waarvoor in het verleden toestemming is gegeven NB Nieuwe evenementen met een grote geluidsoverlast zoals een dancefestival worden alleen bij hoge uitzondering in de binnenstad toegelaten en moeten een zeer grote toegevoegde waarde voor de stad hebben. Indien evenementen niet aan één of meer van bovenstaande criteria voldoen, worden zij niet toegestaan in de binnenstad. Uiteraard kan een evenement er andersom wel voor kiezen zich uit het stadscentrum te verplaatsen. Met name het Valkenberg zit aan de grenzen van de maximaal toelaatbare belasting. Voor evenementen die passen in de binnenstad zou ook het Seeligterrein in de toekomst interessant kunnen zijn, mocht de kans zich voordoen (zie 4.2.2) 4.2.2 Evenementenzone 2: de rand van het centrum Chasséveld Chassépark van Coothplein Het Chasséveld houdt voorlopig haar evenementenbestemming, waarbij de parkeerfunctie secundair blijft. Het Chassépark biedt een uniek decor voor middengrote tot grote evenementen die relatief weinig geluid produceren. Hierbij kan gedacht worden aan evenementen op het gebied van (beeld)cultuur, architectuur, erfgoed, urban sports als free running en skateboarden en culinaire evenementen. Bij het architectonisch in het oog springende ontwerp van het Chassépark is destijds nadrukkelijk dynamiek aan het gebied gegeven door er een evenementenbestemming op te leggen. Deze dynamische functie komt echter onvoldoende tot uitdrukking en kan en dient meer benut te worden. Passende evenementen zullen dan ook gestimuleerd worden om op deze locatie plaats te vinden. Zoals al even onder 4.2.1. genoemd wordt het toevoegen van een evenemententerrein aan de rand van het centrum serieus overwogen op het moment dat het Seeligterrein beschikbaar komt. Deze unieke groene plek in het stadscentrum wordt in 2016 afgestoten door Defensie en biedt reële kansen. Zo kan deze locatie het Valkenberg ontlasten, dat qua fysieke belastbaarheid aan haar maximum zit. Extra aantrekkelijk wordt het Seeligterrein omdat de 3 e fase van de Nieuwe Mark het terrein doorkruist, zodat ook de verbinding met het water evident Notitie Richting aan evenementen pagina 14
is. Voor evenementenzone 2 wordt op het moment dat alternatieve locaties voorhanden zijn (zoals de evenementenzone aan de voet van de Bavelse Berg) een grens gesteld aan het aantal Dancefestivals van twee per jaar. Dit geldt tevens voor grootschalige popconcerten; ook hiervoor geldt dan een maximum van twee per jaar. 4.2.3 Evenementenzone 3: de buitenring De buitenring omvat alle evenementenlocaties buiten het centrum. Omdat dit er veel zijn en het bovendien regelmatig om incidentele locaties gaat worden ze niet allemaal separaat genoemd. Dit wil echter niets zeggen over het belang van deze locaties voor de stad. Bavelse Berg Momenteel wordt gebouwd aan de grootste evenementen- en leisure locatie van Breda, evenementenzone de Bavelse Berg. Dit geoutilleerde evenementencomplex en buitenterrein is een aanwinst voor de stad en biedt kansen voor het aantrekken van nieuwe, grote evenementen naar onze stad. Het terrein krijgt een sterke regionale functie. Over de vraag hoe dit terrein kan bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen van de stad zullen gesprekken gevoerd worden met de initiatiefnemer. In het verlengde hiervan kan gesteld worden dat met de komst van de Bavelse Berg de behoefte aan locatiebeleid, en meer specifiek een stedelijke programmering evenementen, toeneemt. Er zal onderzoek gedaan worden naar het profiel van deze locaties en de aard van de evenementen die er al dan niet plaats zouden moeten vinden ( het juiste evenement op de juiste plaats ). Met alle betrokken partijen wordt het gesprek aangegaan met als doel een steekhoudende stedelijke evenementenprogrammering. Met een goede spreiding van evenementen over de stad en rekening houdend met het profiel van de verschillende locaties kan een optimaal rendement worden behaald. Ook het gebruik van het NAC terrein, en stadion, is relevant in dit kader. In 2003 is in het convenant met NAC Breda afgesproken dat zij het stadion voor meerdere doeleinden gaan gebruiken teneinde staatsteun te voorkomen. Evenementen in het stadion wordt als mogelijkheid onderzocht. 4.3 locatiebeleid per evenementenlocatie Naast bovengenoemd onderzoek naar de stedelijke programmering van evenementen met betrekking tot de verschillende evenementenlocaties, die de belangrijkste pijler zal vormen van het locatiebeleid, zullen ook de afzonderlijke locaties tegen het licht gehouden worden. De standaardregels voor evenementen (zie 3.3) zijn niet zonder meer van toepassing op iedere locatie. Er is behoefte aan maatwerk, waarbij per evenementenlocatie de (on)mogelijkheden in kaart worden gebracht. Daarom wordt momenteel een inventarisatie gemaakt van de bestaande evenementenlocaties die binnen de in 5.1 genoemde stedelijke assen vallen. Concreet gaat het om: Valkenbergpark Kasteelplein Grote Markt Nieuwe Haven Kerkplein Havermarkt Chassépark Chasséveld Van Coothplein Het is de bedoeling dat nieuw in gebruik te nemen evenemententerreinen volgens dezelfde methodiek worden gescand zodat er altijd een geüpdate overzicht van de belangrijkste evenementenlocaties bestaat. Bij de inventarisatie zal antwoord worden gegeven op de volgende vragen: - Wat zijn de fysieke kenmerken per evenementenlocatie? - Hoe is het gesteld met de beheersbaarheid van de evenementen per locatie? - Op welke manieren zijn openbare orde / veiligheid per locatie geborgd? Notitie Richting aan evenementen pagina 15
Samenvatting De gemeente Breda onderscheidt 3 evenementenzones: de binnenstad, de rand van het centrum en de buitenring. Vooral als het gaat om zwaar belaste gebieden als de binnenstad en de rand van het centrum is er behoefte aan criteria op basis waarvan evenementen wenselijk en toelaatbaar zijn. In Evenementenzone 1, de binnenstad, zijn evenementen toegestaan die voldoen aan meerdere van onderstaande criteria: een historisch decor behoeven een typisch Bredase identiteit hebben maar bovenlokale uitstraling een sterke stadspromotionele waarde hebben een bijdrage leveren aan het thema water in de stad een bijdrage leveren aan strategische beleiduitgangspunten van de gemeente Breda van oudsher in het stadshart plaatsvinden en waarvoor in het verleden toestemming is gegeven beheersbaar zijn NB: Nieuwe evenementen met een grote geluidsoverlast worden alleen bij hoge uitzondering in de binnenstad toegelaten en moeten een aantoonbare waarde voor de stad hebben. Voor evenementenzone 2, de rand van het centrum, geldt dat: Het Chasséveld haar evenementenbestemming houdt, waarbij de parkeerfunctie secundair blijft Ter ontlasting van de binnenstad en meer specifiek het Valkenberg wordt overwogen op termijn een evenementenbestemming te geven aan het Seeligterrein De oorspronkelijk vastgelegde dynamische functie van het Chassé Park meer benut dient te worden. Passende evenementen zullen gestimuleerd worden om op deze locatie plaats te vinden in intensief overleg met de bewoners. Totdat alternatieve locaties voorhanden zijn (zoals de Bavelse Berg) wordt een grens gesteld aan het aantal Dancefestivals van twee per jaar. Dit geldt tevens voor grootschalige popconcerten; ook hiervoor geldt een maximum van twee per jaar. Voor incidentele en niet te voorziene situaties wordt ook een regeling opgesteld. Evenementenzone 3, de buitenring, is binnenkort een evenementenlocatie rijker; de Bavelse Berg. De komst van dit grootschalige terrein versterkt de behoefte aan een stedelijke evenementenprogrammering (wat vindt waar plaats?) hiernaar zal in het locatiebeleid nader onderzoek worden gedaan. De stedelijke evenementenprogrammering vormt de belangrijkste pijler en uitgangspunt van het totale locatiebeleid. Daarnaast wordt een fysieke inventarisatie gemaakt van alle huidige belangrijke evenementenlocaties. Hierbij worden per evenementenlocatie de (on)mogelijkheden in kaart gebracht. Naar aanleiding hiervan worden analyse gemaakt van de kansen en bedreigingen. Notitie Richting aan evenementen pagina 16
5 Financiën en economische spin-off 5.1 Gemeentelijke investeringen Voor de jaren 2011 tot en met 2014 ziet het evenementenbudget er als volgt uit: Budget Evenementen 2011 2012 2013 2014 Structureel: Structureel evenementenbudget 85.814 85.814 85.814 85.814 Amendement Kadernota 2008 (structureel) 75.000 75.000 75.000 75.000 Raadsbesluit Kadernota 2009 (structureel) 100.000 100.000 100.000 100.000 Indexering 2009 (structureel) 13.436 13.436 13.436 13.436 Totaal structureel 274.250 274.250 274.250 274.250 Incidenteel: eenmalig n.a.v. motie (niet uitsluitend evenementen) 500.000 Coalitieakkoord Koers@Breda 450.000 450.000 450.000 450.000 Bijdrage Brabant culturele hoofdstad 0-90.000-90.000 0 Total incidenteel 450.000 360.000 860.000 450.000 EINDTOTAAL 724.250 634.250 1.134.250 724.250 Binnen het Budget Evenementen geldt een door het college vastgestelde subsidieplafond voor evenementen van 500.000. Dit bedrag wordt vrijwel geheel besteed aan de bestaande evenementen in de stad. Binnen de gemeente is onderzocht welke geldstromen tussen gemeente en evenementenorganisaties bestaan. Op basis van de gegevens blijkt dat in totaliteit jaarlijks ongeveer 2,1 mln. in Bredase evenementen wordt geïnvesteerd. Dit bedrag is de som van alle vormen van subsidie voor alle evenementen (evenementenbudget, budgetten cultuur en sport voor zover het evenementen betreft), inclusief alle investeringen gedaan door de directies Beheer (Verkeer en Reinigen) en Dienstverlening (bv Leges, Precario). 5.2 Evenementen; een economie op zich De gezamenlijke begrotingen van de grotere evenementen bedragen in totaal ongeveer 5,3 mln. De NHTV voert momenteel een onderzoek uit naar de economische opbrengst voor de stad van deze investeringen van gemeente, sponsoren en de evenementenorganisatoren. Hoewel cijfers nog niet voor handen zijn, is wel bekend dat het om een veelvoud van het geïnvesteerde bedrag gaat. Al in een eerder stadium heeft de NHTV in samenwerking met de gemeente en evenementenorganisaties de economische spin-off bij enkele individuele evenementen gedaan. Daaruit blijkt dat evenementen van grote betekenis voor de Bredase economie zijn. Zo zijn bijvoorbeeld Carnaval en het Breda Jazz Festival samen al goed voor ca. 30 mln. aan economische impuls. Breda koestert alle inzet van evenementenorganisatoren en Notitie Richting aan evenementen pagina 17
het evenementenaanbod in de stad. Een structurele impuls zou ook de ambitie om actief aansprekende en bij de stedelijke ambitie passende evenementen te werven kunnen verwezenlijken. Samenvatting De economische spin-off van evenementen is zeer groot. Ook in economisch opzicht is een bestendig evenementenklimaat dus van belang. Hiervoor is een structurele impuls noodzakelijk. Notitie Richting aan evenementen pagina 18