Checklist COMMUNICATIEAUDIT FOD Personeel en Organisatie Directoraat Generaal Organisatie- en Personeelsontwikkeling November 2014
Checklist COMMUNICATIEAUDIT Deze checklist is een hulpmiddel ontwikkeld door het Directoraat Generaal Organisatie- en Personeelsontwikkeling (DG OPO) van de FOD P&O en is bestemd voor federale communicatoren. Dit document biedt een standaardschema voor het uitvoeren van een zelfevaluatie van de communicatie van de eigen organisatie. In eerste instantie gaat het document in op voorafgaande vragen van algemene aard die met de klant/management moeten besproken worden. In een tweede fase beschrijft het de verschillende mogelijke fasen van de audit. Afhankelijk van de vraag van de klant/management kan aan bepaalde fasen de voorrang worden gegeven of kunnen bepaalde fasen zelfs geschrapt worden. Voor elk van deze fasen biedt de checklist analysemethoden (keuzes die per geval gemaakt moeten worden) en de bijbehorende sleutelelementen. De teksten en de gegevens mogen voor niet-commercieel gebruik zonder voorafgaande toestemming gratis worden gereproduceerd met de volgende vermelding: Bron: Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie. Deze checklist maakt deel uit van de toolbox «Evaluatie van de communicatie». U kunt de overige checklists terugvinden op www.fedweb.belgium.be. Vragen en suggesties kunt u sturen naar fedwebteam@p-o.belgium.be Inhoudsopgave 1 Algemeen/Strategie 2 2 Desk research 4 3 Interne audit 6 4 Externe audit 9 5 Aanbeveling 13 6 Eindverslag 14 1/14
1 Algemeen/Strategie 1.1 Contactpersonen/betrokken partijen Wat zijn de contactgegevens van de klant? (naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres) Wat zijn de contactgegevens van de medewerker van de communicatiemedewerker (naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres) 1.2 Context In welke context/welk kader past de communicatieaudit? (bv.: project van het management, politiek project...) Bestaan er officiële documenten in verband met de context van de audit? (bv.: projectfiche...) 1.3 Doelstelling Wat is de doelstelling die wordt nagestreefd met de communicatieaudit? Wat is het verwachte resultaat? 1.4 Scope Wat is het toepassingsgebied van de audit? (bv.: interne communicatie, externe communicatie...) 2/14
1.5 Stakeholders/betrokken partijen Wie is de opdrachtgever? (bv.: directiecomité, voorzitter, DG, ) Wie zijn de actoren? (bv.: stuurgroep, werkgroep, projectleider,...) 1.6 Planning Is er een vastgelegde deadline? Tegen wanneer moet de audit uitgevoerd worden? 3/14
2 Desk research 2.1 Analyse van het beleid van de organisatie Mission statement Businessplan Managementplannen van de DG's Organigram SWOT-analyse PEST-analyse Analyse van de stakeholders Waardencharter Handvest Diversiteit Gebruikerscharter Personeelstevredenheidsenquête Klantentevredenheidsenquête Interne audit van de organisatie Externe audit van de organisatie Risicomanagement Klachtenmanagement 4/14
2.2 Analyse van de communicatie van de organisatie Communicatieplan Communicatiedoelstellingen Communicatiedoelgroepen Communicatieboodschappen (bv.: Q&A ) Interne communicatiekanalen Externe communicatiekanalen Informele communicatiekanalen Tone of voice Top-down communicatie Bottom-up communicatie Transversale communicatie Communicatieprocedures 5/14
3 Interne audit 3.1 Interne enquête bij het personeel Excel-bestand met personeelsgegevens + variabelen waar men rekening mee moet houden E-mail Geslacht Leeftijd Taal Niveau Anciënniteit Chef/medewerker Dienst 3.2 Focusgroepen met medewerkers Samenstelling van representatieve groepen Geslacht Leeftijd Taal Niveau Anciënniteit Dienst 6/14
3.3 Face-to-face interviews met medewerkers Keuze van de gesprekspartners Geslacht Leeftijd Taal Niveau Anciënniteit Dienst 3.4 Seminarie met het middle management Samenstelling van representatieve groepen Geslacht Leeftijd Taal Niveau Anciënniteit Dienst 7/14
3.5 Expertengroep Strategie Lay-out en structuur Inhoud Kwaliteit van de teksten Functionaliteiten Gesprek Techniek 8/14
4 Externe audit 4.1 Enquête bij de klanten/stakeholders Excel-bestand met gegevens van de klanten/stakeholders + variabelen waar men rekening mee moet houden E-mail Geslacht Leeftijd Taal Functie Organisatie 4.2 Focusgroepen met klanten/stakeholders Samenstelling van representatieve groepen Geslacht Leeftijd Taal Functie Organisatie 9/14
4.3 Face to face interviews met klanten / stakeholders Keuze van de gesprekspartners Geslacht Leeftijd Taal Functie Organisatie 10/14
4.4 Interviews met journalisten 4.4.1 Persbestand van de organisatie Media Telefoon E-mail 4.4.2 Gesprekgids Kennis van de organisatie Imago van de organisatie Contacten met de organisatie (bv.: frequentie, inhoud, antwoorden ) Communicatie/bekendheid (algemeen advies) Middelen voor externe communicatie 11/14
4.5 Expertengroep Strategie Layout en structuur Inhoud Kwaliteit van de teksten Functionaliteiten Gesprek Techniek 12/14
5 Aanbeveling 5.1 Strategische communicatiedoelstellingen Strategische assen van de communicatie 5.2 Operationele communicatiedoelstellingen Vertaling van de strategische assen naar operationele communicatiedoelstellingen 5.3 Communicatieacties Op korte termijn Op middellange termijn Op lange termijn 13/14
6 Eindverslag Resultaten van het desk research Resultaten van de interne audit Resultaten van de externe audit Aanbevelingen Bijlagen (bv.: resultaten van enquêtes, PV van de focusgroepen/ interviews ) 14/14